El programa de calidad 5s es extremadamente importante en la planificación estratégica

de las organizaciones, ya que es la base para la implementación de la gestión de calidad

total, una necesidad para las empresas que, en un mercado cada día más competitivo,
desean sobrevivir y hacer que su negocio prospere.

¿Qué es exactamente el programa de calidad 5s?

El programa de calidad 5s se refiere a una serie de técnicas desarrolladas en Japón,

utilizado originalmente por las amas de casa con el fin de mantener a todos los miembros
de una familia comprometidos con el celo, la organización y la administración de la casa.
Por esta razón, es también conocido como housekeeping, una expresión que, traducida
al español, significa literalmente el mantenimiento de la casa.

El método de las 5S es una técnica de gestión originaria de Japón basta en cinco

principios o fases muy sencillas, que comienzan por S (en japonés) y que son las que dan
nombre al método. Su origen está en 1960 en la ciudad de Toyota y su objetivo era
conseguir lugares de trabajo que estuviesen mejor organizados. Para ello se basa en dos
principios básicos: el orden y la limpieza.

En realidad, es una herramienta de aumento de la productividad muy barata, puesto que

genera grandes beneficios sin necesidad de invertir grandes cantidades económicas.

El programa de calidad 5s recibe su nombre debido a las iniciales de cada una de las
cinco técnicas que lo constituyen. Estas técnicas se basan en sentidos con los conceptos
y objetivos propios que están interconectados entre sí y forman un ciclo. Son:

 Seiri (Uso) – separar lo necesario de lo innecesario.

 Seiton (Ordenación) – poner todo en su lugar.
 Seiso (Limpieza) – limpiar y cuidar el ambiente.
 Seiketsu (Estandarizar) – crear reglas para mantener la limpieza y el orden.
 Shitsuke (Disciplina) – comprometerse, convirtiendo las reglas en hábitos.

El programa de calidad 5s fue esencial para reconstruir la economía japonesa después de

la Segunda Guerra Mundial

Ocurrió que, en los años 60, unos años después del final de la Segunda Guerra Mundial,
Japón se encontraba en un período de reconstrucción y haciéndole frente a la llamada
crisis de competitividad.

La industria iba de mal en peor y sus líderes detectaron la necesidad de rediseñar todo el
proceso productivo desde la base, con un enfoque total en la calidad. Con ese nuevo plan
estratégico en mente, los industriales japoneses notaron que el programa de calidad 5s
sería perfecto, ya que a mediano y largo plazo podría causar cambios de comportamiento
en todos los niveles jerárquicos, desde los directores a los trabajadores.

A través del programa de calidad 5S, las fábricas fueron capaces de mejorar rápidamente
el clima organizacional y recuperar la motivación de todos sus empleados, que con más
calidad de vida aumentaron la productividad y la eficiencia, e hicieron que las industrias
japonesas volvieran a ser competitivas a nivel internacional, un factor importante en el
impulso de la economía del país.
El programa de calidad 5s aplicado en la gestión empresarial

Con el éxito del programa de calidad 5S en las fábricas japonesas, el mismo pasó a ser
utilizado por empresas de otros sectores del país y más tarde fue copiado por
organizaciones de todo el mundo, que comenzaron a buscar una mayor productividad y
reducción de costes, con procesos más eficientes y eficaces, y entornos de trabajo más
favorables, organizados y agradables.

 Seiri (Utilización) – retirar del lugar de trabajo todo lo que no tiene utilidad.

 Seiton (Ordenación) – organizar el ambiente de trabajo eficazmente.
 Seiso (Limpieza) – mantener el lugar de trabajo siempre limpio.
 Seiketsu (Estandarizar) – crear un folleto con normas y conductas claras para
mantener e incorporar estos tres sentidos a la propia cultura de la empresa.
 Shitsuke (Disciplina) – todos los directores, funcionarios y empleados deben
involucrarse y ayudar incentivando la mejora continua.
Objetivos de la estrategia de las 5S

 Personal — relacionados con la actitud, cambios de conducta, eliminación de

malos hábitos
Fomentar en el personal de la empresa la necesidad de mejorar continuamente,
tanto en el ámbito personal como en el laboral, además de abandonar prácticas
erróneas y despertar un espíritu emprendedor en el desarrollo de actividades
de mejora y eliminar paradigmas que detienen el progreso por malos hábitos.

Según la experiencia a nivel mundial, el éxito viene por poseer una actitud
dispuesta a producir cambios de manera constantes, mediante la colaboración,
entusiasmo, dedicación y aportación de ideas para desarrollarlas.

 Equipo de trabajo — con base en liderazgo práctico para la solución de

problemas
En los equipos de trabajo surgen líderes que impulsan la implementación de
actividades de mejora, quienes estimulan que los demás se involucren ya sea
en la generación de ideas para la solución de problemas como la participación
de los miembros del equipo. Por otro lado, tanto la Alta Dirección como los
líderes asumen el papel protagónico de involucrarse ellos mismos dando el
ejemplo y animando a los demás a que cooperen con un espíritu de unidad.
 Empresarial — enfocado a las mejoras del ambiente de trabajo y logro de
objetivos
Es importante fomentar la cooperación, participación e integración entre los
equipos de trabajo en general o equipos que desarrollan proyectos de mejora,
lo que facilitará su anuencia en la creación o mantenimiento de un ambiente
laboral bien organizado, y la motivación de lograr mejores resultados aplicando
la creatividad y el sentido común. Es importante definir acciones que apoyen a
 la consecución de los objetivos planteados previamente (relacionado con las
5S) que sean ejecutadas por los equipos de las áreas de trabajo asumiendo la
responsabilidad de cumplir con lo encomendado, y que la Alta Dirección
proporcione los insumos necesarios para que aquellos desarrollen el proceso
de mejoramiento.

Beneficios de la estrategia de las 5S

 Reduce elementos innecesarios de trabajo

 Facilita el acceso y devolución de objetos u elementos de trabajo
 Evita la pérdida de tiempo en la búsqueda de elementos de trabajo en lugares
no organizados ni
apropiados
 Reducción de fuentes que originan suciedad
 Mantiene las condiciones necesarias para el cuidado de las herramientas,
equipo, maquinaria, mobiliario,
instalaciones y otros materiales
 Entorno visualmente agradable
 Creación y mantenimiento de condiciones seguras para realizar el trabajo
 Mejora el control visual de elementos de trabajo
 Crea las bases para incorporar nuevas metodologías de mejoramiento continuo
 Es aplicable en cualquier tipo de trabajo: manufactura o de servicio
 Participación en equipo
 Es un medio para lograr las “siete eficacias”

Ejemplo de aplicación del método de las 5S

1. Primera S
la identificación de lo que no es necesario puede realizarse de muchos modos. Entre los
más eficaces están las listas y las tarjetas rojas. Un producto que lleva una tarjeta roja
significa que debe desecharse. Normalmente las tarjetas rojas deben estar debidamente
cumplimentadas. Esto hay que evaluarlo, ya que quizá no sea necesario eliminar todos
los productos con tarjeta roja. También hay tener planificado qué se va a hacer con los
elementos sobrantes. El beneficio de haber eliminado los productos innecesarios es que
se recupera espacio y se gana en seguridad al despejarse las zonas de paso.

2. Segunda S
Para ordenar hay que seguir un criterio y uno de esos posibles criterios de ordenación es
la frecuencia de uso. Lo primero es identificar los lugares de almacenamiento, qué objetos
irán en cada lugar y cuántos de ellos irán a ese lugar. La identificación del objeto y del
lugar donde se guardará tiene que ser la misma. De esta forma se gana el tiempo que se
perdía buscando objetos que no estaban identificados. Además, si algo no está en su sitio
se ve fácilmente. Hemos comentado que hay que determinar la frecuencia de uso. Por
tanto, según cómo sea el objeto y cuánto se use irá a un lugar u otro. Lo normal es que
aquello de uso frecuente esté en un lugar más visible y accesible.
3. Tercera S
Es fundamental detectar las zonas donde se genera suciedad para tenerlas limpias. Con
la limpieza se mejora la calidad de los productos, el ambiente de trabajo es más
confortable y agradable e incluso pueden disminuir los accidentes. Como ejemplo de esto
último podemos pensar en una nave donde en algún punto del lugar se producen
derrames de líquido, lo cual compromete la seguridad de los trabajadores. Si se da esto
habrá que buscar algún modo de evitarlo.

4. Cuarta S
Estandarizar significa definir lo siguiente:
Qué debe estar ubicado en el puesto de trabajo y dónde debe estar ubicado.
Qué hay que limpiar, cuándo hay que limpiar y quién es el responsable de esta tarea.
Existen también auditorías 5S que normalmente sirven para mostrar la evolución de la
metodología 5S en la empresa. Estas auditorías pueden ser rutinarias o darse como
consecuencia de cambios significativos en el ambiente de trabajo. Las hacen
profesionales especializados en este tipo de auditorías que no tienen ninguna relación con
el área auditada. En la auditoría 5S no se suelen definir plazos para la corrección de las
anomalías, como sucede con las auditorías internas o externas de normas. Lo que ocurre
es que si llega la siguiente auditoría y el problema no se ha solucionado volverá a
registrarse y se exigirán cambios al responsable del área. Todo el personal de la empresa
debe conocer los estándares que hay que cumplir para que puedan utilizarlos y si es
mediante controles visuales mucho mejor. La estandarización mediante controles visuales
se realiza con imágenes y textos de tal forma que las normas de comportamiento queden
claras. Esto se hace mediante carteles, paneles informativos, identificación por colores y
señales de control. Las señales de control suelen ser dispositivos de medición, como los
termómetros y los medidores de presión. Un ejemplo de identificación por colores lo
tenemos en las tuberías. Según la función que tenga y el fluido que conduzca el color de
la tubería es diferente. Cuando se establecen estándares claros es más fácil detectar
cualquier desviación y mantener el trabajo realizado, así como reducir los tiempos de
formación del personal.

5. Quinta S
La disciplina es la guinda del pastel, ya que se trata de seguir todas las normas y
estándares establecidos por la empresa. Para ello hay que conseguir que el personal siga
una serie de hábitos para mantener el trabajo realizado en las etapas anteriores.
Conseguir esto supone observar los estándares establecidos, ejecutar el plan de acciones
acordado después de las autorías y formar al personal para que cumpla con los
estándares. La disciplina no es algo que aparece por arte de magia, sino que hay que
fomentarla. Para conseguirlo lo primero que hay que hacer es fijar unos estándares e
instruir a los trabajadores para que los conozcan y los pongan en práctica. También se
pueden integrar las 5S dentro de las pautas de trabajo, estableciendo un plan de
auditorías programadas.
Just in time
Las fábricas niponas destacan por su eficiencia y métodos aplicados. Tal es así que se ha
acuñado un método llamado “Método Toyota” (o TPS de Toyota Production System) que
han adoptado el resto de industrias fuera y dentro del sector del motor. Eso da una idea
clara de lo eficiente que puede llegar a ser este método de trabajo.
Ese método se ha llamado de una forma más genérica JIT (Just In Time) o justo a tiempo.
Y su nombre describe muy bien para qué sirve. Como puedes intuir, se basa en cómo se
tratan la entrega de los materiales necesarios para la fabricación. Permite reducir costes,
y siempre tener a disposición lo necesario parar que la producción no se detenga.
Este método llega a ser tan eficiente que en algunos casos las piezas o materiales
necesarios para la producción se llegan a producir el mismo día que se instalan y salen ya
montados en los coches y otros productos manufacturados. De hecho, se usa como una
prueba o benchmark de la eficiencia en el sector.

Kaizen
El método Kaizen es una filosofía de mejora continua aplicable a cualquier ámbito de
nuestras vidas. Grandes marcas como Toyota, Honda y Sony aplican con éxito esta
filosofía de origen nipona al marco empresarial.
El método Kaizen, una filosofía de vida muy popular en el ámbito empresarial, se basa en
la idea de que pequeñas acciones, realizadas de forma organizada y continua, pueden
hacernos alcanzar objetivos muy importantes.
El término Kaizen, por su parte, deriva de la fusión de dos palabras japonesas: “Kai” y
“Zen”. Traducidas al español significan, respectivamente, “cambio” y “mejor”, lo que hace
referencia a un proceso de mejora continua.
Para qué sirve el método Kaizen
La finalidad de la metodología Kaizen es lograr metas y objetivos de forma gradual y
continuada (es decir, sin interrupciones). Se eliminan aquellas pérdidas de tiempo que
pueden generarse por una mala gestión de los procesos productivos.
Al facilitar la gestión y organización de las jornadas laborales
El ciclo PDCA o círculo de Deming
En la práctica, el método Kaizen se apoya en un sistema de cuatro pasos, conocido como
“enfoque PDCA” por sus siglas en inglés o “círculo de Deming” por su creador Edward
Deming:

 Plan (planificar): primera etapa de todo proyecto, consiste en analizar el estado de

nuestra empresa y fijar unas metas claras y alcanzables.
  Do (hacer): implementar el plan definido en base a un calendario de ejecución
organizado por prioridades.
 Check (comprobar): analizar el grado de cumplimiento de los objetivos para
identificar ineficiencias y corregir eventuales errores. Entre las herramientas de
control más utilizadas destacan la ley de Pareto, las Check lists y las métricas de
rendimiento (KPIs). Para llevar a cabo esta fase, es recomendable el uso de un
software de evaluación del desempeño flexible (cuantos más modelos de
evaluación permita, ¡mejor!) y capaz de generar gráficos e informes con el
desempeño y rendimiento.
 Act (actuar): aplicar las medidas correctoras que correspondan y estudiar sus
resultados con el objetivo de crear un nuevo plan de acción, más eficiente y
productivo.
El método de “los 5 por qué”
Responde al principio fundamental de método, según Masaaki Imai: descubrir el origen de
los problemas para alcanzar una solución duradera.

Hay que preguntarse cinco veces "por qué": Los informes no salen adelante.

 ¿Por qué? Porque se pidieron hace muy poco tiempo y no ha dado tiempo debido
al volumen de trabajo
 ¿Por qué? Porque faltan los datos de los comerciales
 ¿Por qué? Falta el albarán del cliente más importante
 ¿Por qué? Porque la persona encargada ha estado de vacaciones y se ha
retrasado su lanzamiento.
 ¿Por qué? Porque el sistema con el que hacemos los gráficos ha fallado.
Las retrospectivas
Las reuniones stand-up son un claro ejemplo de esta metodología ágil. El equipo hace un
repaso de las tareas que ha hecho en los últimos días, explica su estado y cuenta los
próximos pasos y si hay algún problema en el que puedan intervenir sus compañeros.
El método Kanban
Es una técnica visual que se basa en el "justo a tiempo", es decir, proporcionar la
información necesaria en el momento oportuno y no sobrecargarlos con información inútil
o que no necesitan todavía.

Cómo ayuda el método Kaizen a tu empresa

 Mejor timing empresarial

 Optimizar la gestión documental
Las 5S de Toyota, la base del método Kaizen
El eslogan de Toyota, “Siempre Mejor”, se basa explícitamente en búsqueda de la mejora
continua y en las 5S de la metodología Kaizen, cuya implementación dentro del gigante
japonés del automóvil se debió principalmente a la labor y a la intuición de tres personas:
Sakichi Toyoda, el fundador de la empresa, su hijo Kiichiro y el ingeniero Taiichi Ohno.

Para fomentar la producción, los tres se inspiraron en el funcionamiento de los

supermercados, que suelen reponer los productos en función de las necesidades de los
consumidores.

Este sistema, en el que la producción industrial se planifica en base a los pedidos de los
clientes, se conoce como Kanban y es una de las aplicaciones más exitosas y conocidas
de la filosofía Kaizen.

El Caso Honda
Tal y como su competidora Toyota, Honda es sinónimo de tecnología, calidad y fiabilidad.
Parte de este éxito se debe al método Kaizen, que la empresa nipona aplica a través de
sus llamados Círculos de Calidad Honda (New Honda Circles).

Estos “círculos” consisten en unas competiciones anuales en las cuales los empleados de
Honda se reparten en 5 macro grupos con el objetivo de identificar un problema, definir un
proyecto y proponer soluciones adecuadas.

Sony y el método Kaizen

Desde la década de 1980, Sony aplica la metodología Kaizen de la mejora continua en
busca del llamado sistema “cero defectos”.

Este concepto, cuya traducción literal del japonés sería “a prueba de errores”, se marca
como objetivo una total ausencia de desperdicios en los tiempos y métodos de ejecución
de cualquier proceso empresarial.

Videos:
https://youtu.be/cImUeZOcGsA
https://youtu.be/QSa2vbab0zw

Fuentes:

https://www.gestion.org/principios-del-metodo-de-las-5s/
https://www.emprendices.co/estrategia-de-las-5s-metodologia-mejorar-estacion-de-
trabajo/
https://www.heflo.com/es/blog/calidad/entienda-programa-calidad-5s-importancia-exito-
las-empresas/#:~:text=El%20programa%20de%20calidad%205s%20se%20refiere%20a
%20una%20serie,la%20administraci%C3%B3n%20de%20la%20casa.
https://empresas.infoempleo.com/hrtrends/metodo-5s-como-funciona
https://www.tecnoloblog.com/just-in-time/
https://www.bizneo.com/blog/metodo-kaizen/#Que_es_el_metodo_Kaizen
http://www.euskalit.net/pdf/folleto2.pdf