COD.

: FECHA EMISIÓN Páginas

CEL-MAN-00032 22 diciembre 2020 1 de 43

TITULO:
INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN REV.: 03
DE ÓRDENES DE TRABAJO CON IFS

INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN

DE ÓRDENES DE TRABAJO
CON IFS EN CELEC EP
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INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN REV.: 03
DE ÓRDENES DE TRABAJO CON IFS

CONTENIDO

1. OBJETIVO. ................................................................................................. 5

2. ALCANCE. .................................................................................................. 6

3. POLÍTICAS. ................................................................................................ 6

4. FLUJO DE LA ORDEN DE TRABAJO....................................................... 7

5. AVISOS DE FALLO .................................................................................... 9

5.1. Forma de acceso. ..................................................................................................9

5.2. Desarrollo del Aviso de Fallo. ........................................................................... 10

6. PREPARAR ÓRDENES DE TRABAJO ................................................... 16

6.1. Estado OT: OBSERVADO. ............................................................................. 17

6.2. Estado OT: EN PREPARACIÓN. .................................................................. 19

6.2.1. En pestaña “Preparar” ................................................................................. 20

6.2.2. En pestaña “Notas Libres” ........................................................................... 21

6.2.3. En pestaña “Trabajos”.................................................................................. 21

6.2.4. En pestaña “Actividades” ............................................................................. 22

6.2.5. En pestaña “Materiales” ............................................................................... 25

6.2.6. En pestaña “Herramientas” ......................................................................... 25

6.3. Estado OT: PREPARADA. ............................................................................. 28

6.4. Estado OT: LANZADA.................................................................................... 29

7. REPORTAR ÓRDENES DE TRABAJO ................................................... 31

7.1. Estado OT: REPORTADA. ............................................................................. 33

7.1.1. En pestaña “Reportar” ................................................................................. 33

7.1.2. En pestaña “Reporte de tiempos” ................................................................ 36

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7.1.3. En pestaña “Materiales” ............................................................................... 38

7.1.4. En pestaña “Herramientas” ......................................................................... 39

7.2. Estado OT: TERMINADA. ............................................................................. 41

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Controles de Aprobación

Cargo Nombre Firma

Especialista TIC MAX YAKOB

BALLADARES
Max Balladares Noboa NOBOA
Soporte Aplicaciones 2020.12.22
11:58:30 -05'00'

JOSE LUIS
Especialista de Producción José Luis Carrión CARRION TORRES
2020.12.22
12:42:24 -05'00'

VLADIMIR Firmado digitalmente

por VLADIMIR
Subdirector de Producción Vladimir Burbano GONZALO GONZALO BURBANO
BURBANO VILLARREAL
Fecha: 2020.12.31
VILLARREAL 13:01:54 -05'00'
Historial de cambios

Versión Fecha Elaborado por Revisado por Cambio Estado

Título, Firmas
Vladimir Burbano
Electrónicas y
03 22/12/2020 Max Balladares Noboa Vigente
Aprobación de
(Aprobador)
documento

02 01/12/2020 Max Balladares Noboa José Luis Carrión. Firmas Electrónicas Obsoleto

José Luis Carrión. Publicación en

01 20/10/2020 Max Balladares Noboa módulo IFS Obsoleto
Rafael Callay Documental

José Luis Carrión.

00 24/09/2020 Max Balladares Noboa Documento original. Obsoleto
Rafael Callay

DOCUMENTO DE PROPIEDAD DE LA CORPORACIÓN ELÉCTRICA DEL ECUADOR – CELEC EP. NO DEBE SER REPRODUCIDO,
CORREGIDO O FACILITADO SIN LA EXPRESA AUTORIZACIÓN DEL GERENTE GENERAL.
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INSTRUCTIVO PARA CARGA ESTANDARIZADA

DE ÓRDENES DE TRABAJO EN IFS
USUARIOS FINALES
1. OBJETIVO.

Dar a conocer los pasos necesarios para registrar todas las actividades e información
que compone una orden de trabajo, dentro de la que podemos destacar: fechas
planificadas, personal, materiales y repuestos, herramientas y documentos
complementarios; requeridos para llevar de manera sistematizada la gestión de
mantenimiento de las diversas centrales de generación, subestaciones y líneas de
transmisión de la Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC EP dentro del EAM
Corporativo IFS Mantenimiento.

Objetivos de Planificación.

Mejorar el nivel de la Planificación de Mantenimiento, en función de la aplicación de las

distintas herramientas del sistema y la programación y planificación ingresada, para
generar órdenes de trabajo.

Dar a conocer a los usuarios finales una herramienta con funcionalidades que faciliten
y prioricen el trabajo de Mantenimiento Preventivo, de manera que refleje una
disminución del mantenimiento correctivo.

Objetivos de Operación.

Acceder a la información completa de todas las intervenciones realizadas sobre los

objetos y equipos de la Corporación, reforzando el concepto de gestión de activos y por
ende los análisis y conclusiones resultantes de dichas intervenciones.

Soportar el proceso de gestión de activos, mediante la gestión de Reportes de

Novedades o Fallo (Avisos de Falla en el EAM Corporativo).

Facilitar la generación de órdenes de trabajo basadas en calendario y condición, así

como la utilización de mantenimientos basados en eventos específicos.
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2. ALCANCE.

El instructivo detalla los pasos e información que debe registrarse en el EAM Corporativo
para el correcto manejo del sistema IFS Módulo de Mantenimiento; con respecto al
proceso de generación, programación y reporte de OT en todas las dependencias de la
Corporación.

El proceso de gestión de mantenimiento mediante órdenes de trabajo dentro del sistema

IFS, implica a todos los objetos Funcionales, preferentemente de nivel 8 y 10, así como
Seriales que son parte de la estructura de las Centrales Hidráulicas, Eólicas y Térmicas,
además de las Subestaciones y Líneas de Transmisión; y se enfoca en las actividades
propias de dos de los elementos que pertenecen al ciclo de un activo:

 Preparar Orden de Trabajo

 Reportar Orden de Trabajo

3. POLÍTICAS.

Para cumplir con el proceso de mantenimiento y la creación de órdenes de trabajo, es

necesario enmarcase en:

 Los permisos asignados a cada usuario serán otorgados acorde al rol o función que
desempeña dentro de la empresa (central de generación, subestación o línea de
transmisión); otorgando accesos restrictivos o permisivos a varios componentes del
módulo de mantenimiento del sistema IFS.

 Cada usuario que tenga su respectivo acceso al sistema (Licencia de acceso al

Módulo de Mantenimiento de IFS) es responsable de los procesos en los que se
involucre acorde al rol y licencia otorgada para su ejecución dentro del mismo.

 Los datos de parametrización del módulo de mantenimiento IFS (clases, contadores,

datos básicos) son los mismos para toda la Corporación por lo que cualquier cambio
o añadidura debe ser aprobado previamente por el Comité Asesor Interno de
Mantenimiento (CAI) o quien se haya delegado para el efecto.

 La configuración de los nombres de usuario para ingreso al sistema, se realizará

utilizando la primera letra del nombre más el apellido como identificador. Cuando
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existan coincidencias en el nombre de usuario, el personal de matriz seleccionará

un nombre de cuenta que evite duplicados.

 Los pasos detallados en el presente instructivo son una guía general de como el
empleado debe ingresar la información de las órdenes de trabajo, por lo que deberán
cumplirse en su totalidad, especialmente en aquellos casos en donde han sido
definidos agrupadores de texto puntuales tales como: causas y descripciones de
Aviso de Fallo, detalle y descripción del reporte de OT, causas reales de afectación
de equipo, entre otras; cuyo objetivo es la recopilación de una mayor cantidad de
información para toma de decisiones más acertadas.

4. FLUJO DE LA ORDEN DE TRABAJO

El flujo de la orden de trabajo describe de manera gráfica, las diferentes interacciones

que existen entre las áreas que intervienen en el proceso de: planificación,
programación, ejecución y cierre de las intervenciones realizadas sobre los activos
mantenibles de la Corporación.

En ella se describen los “roles” que serán asignados al personal de la Corporación,

quienes serán los encargados de realizar las distintas actividades y pasos detallados en
el presente instructivo para cumplir con el flujo de la orden de trabajo desde su
generación hasta la terminación de las actividades y envío de la OT a datos históricos.

Es necesario destacar que cada cambio de roles en el flujo de la OT implica un cambio

de “Estado” de la misma, conforme a la funcionalidad propia del EAM, así como la
revisión y autorización implícita de cada rol para la ejecución de las actividades
precedentes.

El flujo de la OT comprende además diagramas relacionados con los permisos y

aislamientos que pueden ejecutarse en determinadas intervenciones y la forma como
se relacionan con las órdenes de trabajo.

A continuación, se muestra los elementos que componen el diagrama de flujo de la OT

que todo el personal de la corporación debe cumplir:
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5. AVISOS DE FALLO

Funcionalidad que documenta la incidencia de un mal funcionamiento o novedad en las

operaciones normales de un elemento u objeto mantenible, así como una falla en las
funciones que este equipo debe realizar con normalidad.

Se debe tener presente que dichos equipos u objetos mantenibles deben encontrarse
descritos en la “Estructura de Objetos” de las centrales de generación, subestaciones o
líneas de transmisión pertenecientes a la Corporación.

5.1. Forma de acceso.

Se describe la ruta de acceso a la funcionalidad de “Aviso de Fallo”:

Ruta: Servicio y Mantenimiento/Gestión de Orden Trabajo/Informe de Fallo/Aviso Fallo

Rol: TODOS LOS INVOLUCRADOS EN MANTENIMIENTO
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Una forma adicional de acceso, es a través de la funcionalidad de “Explorador de Objetos

de Equipo” propia del módulo de mantenimiento.

5.2. Desarrollo del Aviso de Fallo.

Las siguientes imágenes muestran las diferentes actividades que son necesarias de realizar
para lograr completar de manera correcta la creación de un Aviso de Falla en el módulo de
mantenimiento de IFS.
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Pantalla que muestra el formulario del “Aviso de Fallo” que se crea en el sistema; en este
caso el formulario ya está creado completamente.

El ingreso de la información correspondiente a un Aviso de Fallo contiene tres agrupadores

principales: Información Obligatoria, Información de Avería y Códigos de Fallo todos ellos
reflejan los datos levantados en campo respecto de la novedad o fallo que se está
reportando.

De todos los campos descritos, el campo DESC. FALLO: (Descripción de Fallo) es aquel
que refleja la mayor cantidad de información que debe ser mostrada para que la
intervención que se programe sobre los equipos, sea la más adecuada y por ende facilite
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al grupo que intervendrá, de las herramientas correctas para análisis y determinación de

las acciones que se tomarán.

Debe cumplir en su formato de ingreso de información, con cuatro agrupadores o “títulos”

que se describen de manera estructurada la información acerca de la novedad que se está
reportando, lineamientos dictados por la Corporación. Se muestra a continuación un detalle
de los mismos:

Descripción de la Falla: Cómo, Qué y Dónde se detectó el defecto o falla que se reporta.

Ejemplo: Durante la ronda operativa se identificó una fuga de combustible a través de la

unión bridada del tanque y la válvula principal de salida de DO.

Acción Tomada: Que se hizo inicialmente para mitigar o identificar el defecto, novedad o
falla que se está reportando.

Ejemplo: Ajuste de pernos de la unión bridada, sin embargo, la fuga persiste.

Posibles causas de la Falla: Análisis preliminar de causas por las que se produce la
novedad o falla.

Ejemplo: Se presume que el sello presenta desgaste significativo.

Recomendaciones: Sugerencias acerca de la intervención para eliminar el defecto,

novedad o falla y su recurrencia.

Ejemplo: Se sugiere luego de la inspección realizar cambio de sello en la brida.

Una vez ingresada toda la información la imagen del Aviso de Fallo se mostrará de manera
similar al siguiente gráfico:
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Cabe recalcar que un Aviso de Fallo puede contener información adjunta, la misma que
puede ser imágenes, resúmenes de estudios o pruebas realizadas sobre los equipos,
audios sobre el problema o novedad reportada e incluso videos que muestren de manera
más certera la información que se desea transmitir para la toma de decisiones sobre los
trabajos que se realizarán en la intervención.

Para ello es necesario apoyarse en el módulo de Gestión Documental del ERP IFS.

Una vez que se ha terminado el ingreso de toda la información esta debe ser enviada al
siguiente rol: (Jefe de Área) para que se de el inicio formal del Flujo de la Orden de Trabajo.
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Para hacerlo se deberá utilizar el menú emergente de la funcionalidad del aviso de fallo,
mediante la activación con el click derecho del mouse y seleccionando la opción Enviar a
para luego escoger entre dos opciones: Enviar a Colega la que permite el envío de una
“Tarea” a la persona que desempeña el siguiente rol; y la opción Receptor Correo como
Vínculo que permite la emisión de un correo electrónico al destinatario que usted desee,
siempre que el programa de envío de correos, esté configurado directamente en el equipo
desde donde se está ejecutando esta actividad.

Una vez que el aviso de fallo ha sido generado, e iniciado el recorrido en el Flujo de la OT,
se podrá visualizar como una orden de trabajo convencional.

Es necesario notar, que el estado inicial de la orden de trabajo será: “InformeFallo” el

cuál describe que la OT ha iniciado con su generación y está en proceso de desarrollo de
los pasos adicionales para continuar con el avance en el Flujo de la misma.
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Cabe destacar que, en los formatos de orden de trabajo convencionales, se puede observar
los campos referentes al agrupador “Información Aviso Fallo” con información, lo que
permite a simple vista identificar que una OT viene originalmente del reporte de una
novedad o fallo.
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6. PREPARAR ÓRDENES DE TRABAJO

Las órdenes de trabajo cumplen un proceso de preparación que se lo realiza

independientemente de donde hayan sido generadas, ya sea desde un Aviso de Fallo,
desde una Acción de Mantenimiento Preventivo (considerando que pueden venir de un
plan anual de mantenimiento o haber sido generadas al cumplimiento de una condición
dada) o por una Orden de Trabajo Manual que nace de la identificación del personal de la
corporación para realizar mejoras en los activos que posee.

El estado inicial de la OT, asignado por el sistema conforme la generación que se haya
realizado, será Petición de Trabajo o Informe de Fallo según corresponda.
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6.1. Estado OT: OBSERVADO. Rol: JEFE DE ÁREA

El flujo de la orden de trabajo se basa en los diferentes cambios de estado por lo que la
OT atraviesa, siendo el siguiente estado: Observado que implica que hay una aprobación
del inicio del desarrollo de la orden y la autorización respectiva para su preparación.
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CONSIDERACIONES IMPORTANTES:

 Puede corregirse o cambiarse la descripción corta de la orden de trabajo,

especialmente cuando se tratan de OT que vienen de AMP (Acciones de
Mantenimiento Preventivo) para de este modo identificar de mejor manera el trabajo
que se va a realizar mediante el “título” de la OT.

 Se debe completar, de ser necesario, los campos “Tipo de Trabajo” y “Prioridad”

con los datos que sean requeridos según el trabajo que se va a realizar.

 Si se tiene el conocimiento y la certeza del tema, se podrían ingresar las fechas de

inicio y finalización de la OT.

 En la pestaña PREPARAR, se debe ingresar la persona que estará a cargo de la

preparación de la OT en el campo Encargado
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 La OT debe contener información, obligatoriamente, en el campo Evento misma

que será ingresada manualmente en las OT que nacen de un aviso de fallo o que
son creadas manualmente; y que vienen ya descritas cuando la OT nace de una
planificación (AMP).

 Mantenimiento Mayor, Menor (normal) o De Mejora (los únicos que pueden ser
seleccionados por las centrales de generación) mostrados en el campo Evento
están definidos por parte de matriz en un documento que refleja las posiciones del
área técnica y financiera a la vez. Para la Unidad de Negocio Transelectric, existen
tres eventos adicionales: Mantenimiento Normal (menor) de Subestación, de
Línea de Transmisión o de Telecomunicaciones.

6.2. Estado OT: EN PREPARACIÓN. Rol: EMISOR

El estado de la OT En Preparación refleja que una orden de trabajo contiene toda la

información necesaria para ejecutar los trabajos de mantenimiento sobre el objeto
mantenible, especialmente: actividades u operaciones, materiales y herramientas
necesarias para su correcta intervención.

A continuación, se presentan las consideraciones que se deberá tener al momento de

ingresar la información por parte de este rol.
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CONSIDERACIONES IMPORTANTES:

 Verificar fechas de inicio y finalización acordes a la preparación definida para la

intervención; si es necesario modificarlas. Si no están incluidas, deberá hacérselo
en este momento.

 Confirmar el tipo de trabajo que se ejecutará, así como la prioridad.

6.2.1. En pestaña “Preparar”

• Confirmar que campo encargado contenga la identificación del responsable de la

ejecución del trabajo físico en el equipo.

• Confirmar que exista un evento seleccionado para la OT.

• Colocar la descripción trabajo ya sea manualmente o completarla si viene de un

trabajo estándar o AMP programada.
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6.2.2. En pestaña “Notas Libres”

• Conservar siempre la numeración descrita en el gráfico precedente (No Pág)

• Ingresar información que sirve de base para la toma de decisiones respecto de crear
o no permisos y aislamientos.

• Adicionalmente se detalla información importante para otras áreas como seguridad

industrial, gestión ambiental y operación.

• Campos que hacen referencia a información que se considere necesaria de incluir

en la OT como por ejemplo: razón por la que fue cancelada, detalles de la
emergencia si se presentó, nombre del encargado alterno de la OT, entre otras.

6.2.3. En pestaña “Trabajos”

• Ingresar el agrupador TAREAS que contiene todas las actividades u operaciones

que se realizarán para la ejecución de los trabajos de gestión de activos.

• El ingreso puede ser de forma manual o automática, esto último, seleccionando un

trabajo estándar ya creado en el sistema y asociándolo a la OT en proceso de
elaboración, forma que debería ser la más utilizada por el personal de la
Corporación.
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• Verificar las fechas de ejecución de cada una de las actividades y de ser necesario
ajustarlas.

• Verificar que exista una organización de mantenimiento responsable de la

ejecución de las actividades

• Verificar la cantidad de personas que serán utilizadas para llevar a cabo la

actividad

• Verificar las horas planificadas para la ejecución de las actividades

6.2.4. En pestaña “Actividades”

La pestaña ACTIVIDADES refleja la asignación del personal acorde a los parámetros

definidos para la ejecución de la orden de trabajo. Si bien existen varias formas de ingresar
esta información, se considera que la más adecuada es con el uso de una rutina de
asignación de personal que se muestra a continuación.

• Seleccionar todas las actividades y con click derecho escoger, en el menú

emergente, la funcionalidad de Asignar Empleados.

• En la nueva pantalla, asignar, acorde a disponibilidad existente, el personal que se

encargará de la ejecución de cada una de las actividades necesarias para la
intervención.
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Una vez realizada esta rutina se mostrará la siguiente pantalla:

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• Verificar que las opciones: Mostrar Todo y Excluir Programa se encuentren

seleccionadas.

• Verificar la cantidad de personal necesario para cada actividad y seleccionarlo.

• Verificar las condiciones de Org Mant. y Cualificación que permitirán un acceso

más rápido al personal que cumpla los requisitos necesarios para la ejecución de la
actividad mostrada.

• Aplicar dicha selección utilizando el botón adecuado para el efecto.

• Una vez seleccionado el personal, por cada tarea que contempla el mantenimiento,
se muestra la imagen de asignación correspondiente a la identificación del
empleado que ejecutará dicha actividad, así como el número de horas asignadas y
la cualificación correspondiente del mismo.

Se debe considerar que el agrupador que hace referencia a las actividades contiene
campos adicionales en donde se puede ingresar información de gran valía que puede ser
utilizada acorde con las necesidades de cada mantenimiento, tal como: actividades
predecesoras, equipo necesario, observaciones generales, enlaces con otras actividades,
entre otras.

Estos campos pueden ser configurados, adicionalmente, tanto en los trabajos estándar
como en las acciones de mantenimiento preventivo.
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6.2.5. En pestaña “Materiales”

 Crear primero la orden de material colocando la identificación (firma) de la persona que

será la encargada de retirar dichos materiales. Usualmente es el mismo empleado que
figura como responsable de la ejecución de la OT, aunque no necesariamente.

 Ingresar el artículo o código de los materiales y la cantidad necesaria para ejecutar el

trabajo. Es importante considerar que los materiales solicitados deben pertenecer a la
agrupación contable destinada para mantenimiento.

 Los materiales pueden ser tomados del listado creado para cada objeto previamente y
asociado a él.

6.2.6. En pestaña “Herramientas”

Esta pestaña muestra la información de los elementos que se utilizarán en la ejecución de

una orden de trabajo, relacionado con las herramientas y equipos necesarios para realizar
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la actividad programada. Se debe tener presente que todos los recursos de herramienta
están asociados a la Unidad de Negocio y no a cada central o zona.

• Ingresar la información de las herramientas necesarias para la ejecución de los

trabajos acorde al campo Cód Herramienta/Instalación o al tipo
Herramienta/Instalación. La información que debe registrarse es cantidad de
herramientas que se utilizará, así como las horas necesarias para utilizarlas en las
actividades que se desarrollen.

• De ser necesario, el sistema permite la asociación de las herramientas a cada tarea

o actividad para lo cual se deberá escoger la identificación de la mismas con los
botones de “Lista de Valores” (F8)

Una vez ingresada toda la información para la preparación de la OT es necesario

transmitirla al siguiente rol que se encargará de continuar con el flujo de la misma.
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El envío de esta información se lo debe realizar con el uso de la asignación de tareas

personales.

La funcionalidad Enviar a Colega permite informar a una o varias personas generando una
tarea para cada una; esta puede contener un mensaje pequeño que quiera mostrarse al
destinatario.

De igual manera existe la opción Enviar correo como vínculo que permite el enlace del
EAM, módulo mantenimiento, con el programa de correo electrónico propio del equipo.

Esta funcionalidad debe aplicarse para cada cambio de estado a través del flujo de la OT
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6.3. Estado OT: PREPARADA. Rol: PROGRAMADOR GENERAL

El estado de la OT Preparada se debe colocar una vez que se hayan realizado las
siguientes actividades en la misma:

 En la pestaña Preparar se debe ingresar los datos correspondientes al Estado

Operativo información que se puede obtener de la lectura de los campos de notas libres
y es propio del personal del área de Operación.

 Al mismo tiempo, es necesario verificar el campo obligatorio EVENTO que detalla la

información general de la OT y su enlace con el área financiera y contable, información
que debe estar correctamente detallada para evitar errores al momento de cruces y
cierres contables de las órdenes de trabajo.

 En la mayoría de casos existe la posibilidad de “regresar” el estado de la OT conforme

se requiera.
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6.4. Estado OT: LANZADA. Rol: OPERACIÓN

El estado de la OT Lanzado implica que el personal encargado de la custodia de equipos

de la central, subestación o línea de transmisión (usualmente perteneciente al área de
Operación) está enterada de las actividades que deben realizarse en los equipos y aprueba
su ejecución, previo el cumplimiento de procesos internos propios de su área, mismos que
se reflejan en las funcionalidades de permisos y aislamientos del sistema.

Si el caso lo amerita, conforme las indicaciones en el campo estado oper se deberá crear
los permisos y aislamientos.

El proceso de lanzamiento de la orden de trabajo, para aquellas OT que nacen de una

planificación (Acciones de Mantenimiento Preventivo por Calendario) deberá realizarse al
menos 7 días antes de la fecha inicial de intervención; esto con el fin de que el personal de
mantenimiento pueda programar de manera adecuada su ejecución incluyendo el retiro de
materiales de bodega previo a la fecha indicada.
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Es necesario aclarar que el lanzamiento de la OT, implica un proceso interno de Lanzar

las Solicitudes de Material lo que permitirá a los bodegueros de cada central o subestación
el destinar con anterioridad los materiales que van a ser utilizados en una orden de trabajo.

Todo el proceso de la PREPARACIÓN DE ÓRDENES DE TRABAJO es considerado hasta

el estado de la OT Lanzado ya que, en este punto, la orden queda lista para esperar la
ejecución física de los trabajos de mantenimiento programados.

Los estados de Iniciado y Trabajo Realizado de cuya ejecución se encarga el personal de

operación, se activan para poder registra el tiempo real de inicio del trabajo físico sobre el
objeto mantenible, así como su finalización real. En estos casos se considera al tiempo de
intervención real como los valores de indisponibilidad del equipo.

Ejecución física de la
Iniciado intervención Realizado
Rol: Rol:
CONSIGNADOR Personal de Mantenimiento CONSIGNADOR
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7. REPORTAR ÓRDENES DE TRABAJO

Funcionalidad que permite detallar las observaciones y resultados encontrados durante la

ejecución física de las actividades propias de la intervención y mantenimiento realizado
sobre un objeto.

Ruta: Servicio y Mantenimiento/Gestión de Orden Trabajo/Reporte/Reportar Orden de

Trabajo
Rol: SUPERVISOR / TÉCNICO DE MANTENIMIENTO

Toda orden de trabajo debe ser reportada mostrando información detallada de las
soluciones y actividades que se realizaron para alcanzar la finalización del mantenimiento,
devolviendo al activo a su normal condición de operación y funcionamiento, con el fin de ir
formando la base de conocimiento propia de la Corporación que resulta de la compilación
de todos los reportes elaborados.
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Esta base de conocimiento permitirá, en un futuro mediato, desarrollar estándares de

trabajo más adecuados a las mejores soluciones encontradas al resolver los mismos
problemas en las distintas unidades de negocio que componen la Corporación
homologando de esta forma todos los procesos de intervención en aquellas actividades e
intervenciones en donde se lo pueda hacer.

Es importante recordar que el estado en el que la OT se encontraría para iniciar con el

proceso de reporte es Realizado pudiendo, en aquellos casos en los que amerite, realizar
algunas tareas de reporte cuando el trabajo físico se está realizando aún. Esto último
especialmente enfocado en aquellas actividades cuya duración es de períodos de tiempo
más largos, por ejemplo, siete días logrando por parte del personal de mantenimiento, que
se reporte diariamente las actividades realizadas para de este modo obtener toda la
información completa al final.
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7.1. Estado OT: REPORTADA. Rol: EJECUTOR

El estado de la OT Reportada hace referencia a la terminación de las actividades que se

deben realizar para informar que una orden de trabajo cumplió su cometido en la
intervención realizada. La información contenida en los campos del Reporte de OT servirá
tanto para el análisis histórico de datos sobre el objeto mantenido, como para el disparo de
actividades complementarías, incluso nuevas órdenes de trabajo para cuando se requiera
complementar la solución presentada.

7.1.1. En pestaña “Reportar”

 Ingresar los campos concernientes a Información, misma que contendrá un resumen

estructurado de las actividades que se realizaron en la intervención del objeto
mantenible.

 Cuando se trata de un Aviso de Fallo se deberá ingresar todos los campos de: clase,
tipo, causa y acción ejecutada; escogiendo los valores correspondientes de la lista de
valores que la Corporación destino para el efecto (tecla F8). En los otros casos (OT
planificadas desde AMP) se deberá llenar solo el último agrupador, es decir la acción
ejecutada.

 Ingresar detalles de la causa cuando amerite, esto es la Causa Real identificada sobre
el defecto, fallo o novedad presentada, de tal forma que sirva para realizar análisis
previo mucho más certero si se volviese a presentar el mismo inconveniente en el
equipo o uno de similares características.

 Ingresar trabajo realizado y detalle trabajo que son los campos más importantes de
esta pestaña, ya que contienen la información general de las actividades realizadas en
su conjunto. Cabe recalcar que esta información es la que se utilizará como principal
para el levantamiento de la base de conocimiento de la Corporación y es de vital
importancia en aquellas actividades que son inesperadas, es decir donde las novedades
que se presentan no tienen historia previa de similares ocurrencias.
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Los DETALLES DE CAUSA deben permitir entender el problema que se presentó con
una descripción adecuada según el tipo de mantenimiento que fue ejecutado.
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TRABAJO REALIZADO: Representa un pequeño título resumen de las actividades

realizadas en la intervención ejecutada.

DETALLE TRABAJO: Incluye información obligatoria cuyo desglose y análisis permitirá un

mejor entendimiento de la solución aplicada.

La descripción e información que debe incluir de manera obligatoria son los siguientes:

• HALLAZGOS: ¿Cómo lo encontré? estado al momento de intervenir el activo.

• TRABAJO REALIZADO: ¿Qué trabajo realicé? Breve compendio de las actividades

más importantes y relevantes. Ejemplo: Intervención, cambio de, calibración de,
comprobación de, revisión de, inspección de, etc.

• ESTADO: ¿En qué estado se dejó el objeto de mantenimiento? Ejemplo: En línea,

disponible, fuera de servicio, en buen estado, en mal estado, se realizaron pruebas,
se entregó a operación, holguras, tolerancias, medidas admisibles, etc.

• NOTA: Información relevante acerca de la ejecución. Información que se considere

importante resaltar sobre las actividades llevadas a cabo. Ejemplo: Detalle de
adjuntos, detalle de repuestos, número de partes, número de serie,
recomendaciones sobre futuras intervenciones, causas de retraso en intervención,
creación de nuevos avisos de fallo dependientes del actual, etc.
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7.1.2. En pestaña “Reporte de tiempos”

Pestaña que refleja el ingreso de información real de horas y actividades desarrolladas por
el personal de mantenimiento.

 Es necesario efectuar la verificación de fechas de reporte real, es decir colocar la

fecha en la que exactamente se realizó la actividad que se está reportando.

 De igual manera es importante el registrar las horas efectivas trabajadas,

independientemente de que este número sea mayor o menor de las que fueron
programadas originalmente para la intervención.

• Para realizar esta tarea, se debe escoger la opción correspondiente desde el menú
emergente, esto es: Crear desde Reparto.
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• Luego se debe seleccionar las actividades y los campos de personal a reportar

utilizando los botones todo (perteneciente al agrupador “Reportar a”) el que
ingresará los valores completos del personal que fue asignado, así como sus horas
y actividades acorde a la programación realizada por el Supervisor de
mantenimiento o quién lo represente en sus funciones; así como el botón Todo que
en cambio permitirá la selección de todos los elementos o actividades programadas
al mismo tiempo.

• En la pantalla anterior se destaca el ingreso de horas de trabajo; tiempo que se

puede confirmar o corregir acorde a como se hayan desarrollado las actividades
físicas en la OT.

• Cuando existan casos en los que se requirió de personal adicional al originalmente

programado, el sistema permite el ingreso del mismo, a través de la opción
Asignar/Reasignar a planificación que no es otra cosa sino escoger a que
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actividades de las originalmente programadas voy a asignar el nuevo personal y las

horas de intervención del mismo. En definitiva, agregar o eliminar personal asociado
a las actividades desarrolladas en la OT.

7.1.3. En pestaña “Materiales”

El reporte de Materiales solo implica la confirmación, por parte del personal de

mantenimiento, de que todos los materiales usados en las órdenes de trabajo han sido
retirados de bodega y por ende están descargadas de los registros respectivos en el ERP
en el módulo de Distribución - Inventarios.

Esto no requiere de actividad alguna por parte de mantenimiento, sin embargo se aconseja
que de tener diferencias en la salida de material, es decir no se ha descargado aún del
sistema los materiales o repuestos que se utilizaron en la OT; o está realizado en cantidades
distintas a las entregadas al grupo de trabajo, se hable con el personal de bodega para que
aclaren el tema y lo solucionen antes del cambio de estado por parte del personal de
mantenimiento.

El estado de la orden de material deberá ser CERRADO.

Se debe considerar que si la orden de material no se encuentra en estado Cerrado cuando

se haga el cambio de estado de la OT, por parte del personal de mantenimiento que se
haya definido (técnico, supervisor o jefe) a Reportada; el sistema presentará un mensaje
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informativo como último recurso antes de la ejecución de cambio en donde advierte sobre
la no “salida de todo el material” que la orden requiere, si a este mensaje el personal de
mantenimiento no lo toma en consideración y cambia el estado de la OT de forma
automática también cambia el estado de la pestaña de Materiales a CERRADA
impidiendo al personal de bodega, realizar cualquier otro trámite de salida de material
pendiente o en su defecto reingreso de sobrantes, lo que afecta directamente a la
contabilidad de la Unidad de Negocio y la Corporación.

Esto implicará errores contables al finalizar el ciclo de la OT, mismos que deberán ser
corregidos tanto por el personal de mantenimiento como por el personal de las bodegas en
un proceso que implica la reapertura de a OT y todo lo que ello conlleva.

7.1.4. En pestaña “Equipos y Herramientas”

El reporte de Equipos y Herramientas detalla la cantidad de horas utilizadas por cada una
de las herramientas en todos los trabajos de mantenimiento realizados. Se puede reportar
las veces que sean necesarias e incluso en diferentes días, es decir en la ejecución de la
intervención mientras las actividades se llevan a cabo.

Las herramientas pueden ser asociadas a una actividad en específico al momento del
reporte, de ser necesario. Para ello es necesario tener claro que el reporte de tiempo de la
misma NO puede ser mayor a las horas reportadas de la Actividad a la que está asociada;
si esto ocurre, el sistema generará un aviso de error y no permitirá grabar la información del
reporte de uso de las herramientas mientras no se solvente este problema.
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Del mismo modo pueden añadirse nuevas herramientas con el tiempo en horas utilizado
por las mismas en la intervención, a pesar de no haber sido programadas en su uso
originalmente.

Una vez que se ha completado la información de reporte de actividades, detalle de

tiempos por persona, materiales y herramientas se procede con el cambio de estado de
la orden de trabajo a “REPORTADO” con lo que termina la participación del encargado del
grupo de trabajo que intervino físicamente en el objeto mantenible y la OT.
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7.2. Estado OT: TERMINADA. Rol: JEFE DE ÁREA

El último estado de la orden de trabajo que se realiza durante le ejecución del Flujo de la
OT es Terminado y hace referencia a la aprobación de todo el reporte de la OT, las
actividades realizadas junto con las horas de ejecución, los materiales y repuestos que se
utilizaron en la misma, las horas y cantidad de herramientas ocupadas, así como los
reportes de gastos externos a la actividad si es que los hubieren.

Para lograr esto es necesario efectuar un último paso en la orden de trabajo, esto es la
aprobación de las contabilizaciones de la misma. Esto se lo realiza de la siguiente forma:

 Una vez que se ha cambiado el estado de la OT a Reportada, es enviada para su

última revisión al rol de aprobación general (Jefe de Área) usualmente
representados por los jefes de mantenimiento o de central; quienes deben aprobar
las CONTABILIZACIONES de la OT, es decir verificar y autorizar que los costos
relacionados al personal y herramientas usados en la ejecución del trabajo son los
correctos.

 Esta aprobación se lo hace utilizando la funcionalidad del sistema: Autorizar filas

Seleccionadas ubicado en el menú emergente de la pestaña Contabilizaciones.
Este paso implica una transacción contable dentro del sistema que afectará el centro
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de costo al que está relacionado el objeto de mantenimiento y reflejará en el reporte

de costos general, las actividades de personal y herramienta sobre dicho objeto.

Una vez que han sido aprobadas las contabilizaciones el empleado (jefe de área o central)
deberá aprobar toda la OT realizando el cambio de estado respectivo a TERMINADA

Realizado este último cambio, la OT desaparece y se coloca en la funcionalidad de OT

HISTÓRICA mostrándose solamente en las opciones del sistema destinadas para este fin.

Las órdenes de trabajo históricas se muestran en la pantalla de resumen dentro del

Análisis de la Gestión de Orden de Trabajo. Las mismas pueden ser visibles, mostrando
con el menú emergente, la funcionalidad que permite este cambio.
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Como se aprecia, la visualización de la OT histórica es un compendio de todas las pestañas

que el sistema utiliza en el flujo completo de la OT.

Se puede notar que los campos son solamente de lectura es decir que no pueden ser
modificados salvo que la orden de trabajo sea reabierta.