Acta de Constitucion Del Fondo Fijo de Caja Menor

ACTA DE CONSTITUCION DEL FONDO FIJO
DE CAJA MENOR
FECHA: 22-02-2021
NOMBRE RESPONSABLE: Carlos López Rodríguez
VALOR FONDO ASIGNADO: $ 600.000.00 (Seiscientos Mil Pesos)
DEPENDENCIA: Área administrativa
En la ciudad de Cartagena de indias a los (22) días del mes de febrero del año 2021, se reunieron: Maicol León Gonzales,
Representante Legal de caribbean group of associates s.a.s y el señor (a) carlos López rodríguez. Quien a la fecha posee
vínculo laboral con la Institución en el cargo de coordinador de contable para acordar la constitución de la caja menor y la
asignación del fondo fijo de la misma, por lo cual decidieron lo siguiente:
 Se constituye a partir de la fecha el FONDO FIJO DE CAJA MENOR por valor de seiscientos mil pesos ($ 600.000), el cual tiene
por objeto atender los gastos de menor cuantía que deba realizar la Entidad, a diario.
 El gasto máximo autorizado por caja menor será equivalente al 70% del monto del Fondo Fijo de Caja Menor.
 Se asigna como responsable de la Caja Menor a él (la) funcionario (a) de caribbean group of associates s.a.s, quien declara
que conoce el procedimiento correspondiente, el alcance y limitaciones de esta labor y las acepta en su totalidad.
 El funcionario (a) aquí comprometido con esta labor se hace responsable por la custodia y el manejo de los dineros
entregados a título de fondos de la caja menor, y autoriza por este medio el descuento de su nómina y/o prestaciones
sociales, de los valores no justificados o mal administrados, sin perjuicio de las sanciones penales, civiles y tributarias a que
haya lugar.
 caribbean group of associates s.a.s, se compromete a dar el apoyo y atención necesaria para el correcto y adecuado
desempeño de esta labor por parte del funcionario.
 caribbean group of associates s.a.s, se compromete a suministrar los recursos físicos necesarios y suficientes a la funcionario
y responsable de la caja menor para el manejo y custodia de los dineros a ella entregad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Para lograr un buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. El valor máximo a pagar a través del fondo corresponderá al 70% del monto del Fondo de Caja Menor.
2. Todos los gastos, por pequeños que sean, deben estar respaldados por su respectivo soporte el cual debe reunir los
siguientes requisitos: fecha, nombre del beneficiario del pago, valor en números y letras, concepto del pago y firma
del beneficiario y todos los demás requisitos de ley. (anexar el R.U.T. en caso de que sea un pago de un servicio del
régimen no responsable).
3. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.
4. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 70% puede procederse a hacer un nuevo reembolso, no
es necesario esperar hasta que se haya agotado el 100%.
5. Si al finalizar el mes el Fondo Fijo de Caja Menor no se ha ejecutado en su totalidad, se elaborará una Nota de
Contabilidad para causar los gastos efectuados durante el mes y no llevar gastos de un mes a otro.
6. Los anexos deben organizarse debidamente en orden cronológico o por código contable.
7. Ordenados los soportes se procede a hacer una numeración consecutiva y así mismo se registrarán en la Relación de
reembolso de Caja Menor. Todos los soportes deberán llevar el sello “CANCELADO” ó “PAGADO” en el anverso.
8. Elaborada la relación de Reembolso se pasará a contabilidad para la respectiva revisión. Una vez visada volverá al
departamento de Tesorería para proceder a elaborar el comprobante de pago
9. Los soportes pequeños no permiten un archivo o empaste adecuado, por lo tanto, deben pegarse en orden en una
hoja tamaño carta para facilitar y asegurar un archivo correcto.
10. Los soportes suministrados en papel químico deben fotocopiarse porque este papel no garantiza la información ya
que se borra al poco tiempo.
11. Semanalmente y de forma sorpresiva, el departamento de Contabilidad practicará un arqueo de Caja menor,
estableciendo los sobrantes o faltantes, los cuales contabilizará estableciendo las debidas responsabilidades.
12. Al finalizar el año debe cerrarse el Fondo Fijo de Caja Menor, y elaborar la relación de gastos y devolviendo el dinero
sobrante. Luego se procederá al cierre mediante un asiento contable.
Este documento se firma en señal de aceptación y consentimiento por los aquí intervinieron.
Maicol león Gonzales Carlos López Rodríguez
Representante legal Coordinador contable
CC. 1.450.450.221 CC. 1.678.908.006

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