MÓDULO DE APRENDIZAJE

CONTABILIDAD V
UNIDAD 4
Las materias primas en la producción
PROGRAMA CONTADURÍA PÚBLICA

FACULTAD DE EDUCACION A DISTANCIA Y VIRTUAL

2019
Tabla de contenido Página
Introducción 1
Conceptos previos 2
Introducción 1
Conceptos previos 2
Mapa conceptual Unidad 4 2
Logros 3
Las materias primas en la producción 3
Definición de inventarios 4
Materias primas
Clasificación de las materias primas 4
Los Materiales o la Materia Prima 6
Estados de operación para una empresa manufacturera 6
Contabilidad de materias primas 6
Los costos de los materiales: Compra de materias primas 6
Los procesos administrativos de las materias primas 8
Uso de la orden de trabajo 15
Contabilización de la materia prima 15
Los elementos que afectan el costo de la materia prima. 16
Casos de comprensión 20
Mecanismo de Toma de Decisiones 23
Los niveles de existencias 23
El tamaño óptimo de pedido 25
Los costos primos. 28
Control 28
Resumen 30
Bibliografía recomendada 31
Nexo 31
Seguimiento al autoaprendizaje 33

Créditos: 3
Tipo de asignatura: Teórico - práctica.

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TABLA DE CONVENCIONES

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 Introducción

La producción o manufactura es el proceso mediante el cual las materias primas se

convierten en un producto terminado. Los materiales constituyen un elemento
esencial de costo de la producción. Producir significa transformar, convertir, agregar
valor a los materiales a través de la mano de obra para que se conviertan en
productos terminados. Dado que hasta ahora se han trabajado contabilidades
financieras, éstas se hallan en un ámbito comercial, de intercambio de productos
obteniendo una ganancia a través del costo de ventas clásico: Comprar pan a $100
y luego venderlo a $200.

Por el contrario, en las empresas manufactureras o productivas, ya sea de bienes o

servicios, para vender el pan debo hacerlo, fabricarlos, construirlo, debo generar
riqueza o un cambio entre los materiales iníciales en un producto terminado. En este
sentido mi objeto social será la producción y venta de pan, para lo cual en primera
instancia transformaré los materiales, harina, huevos, en un producto terminado:
pan, el cual posteriormente será comercializado. Para saber el costo de la
producción del pan, es necesario acudir a la contabilidad administrativa, como lo
hemos visto en las unidades anteriores.

Entonces el primer paso para transformar, para producir, es la compra de los

materiales, los cuales serán colocados temporalmente en una bodega, donde un
fabricante procederá a transformarlos en productos terminados incurriendo en los
costos de conversión (mano de obra directa y costos indirectos de fabricación). En
este fascículo se analizarán el costeo y el control de materiales, así como sus
relaciones con las formas tradicionales de ser contabilizados y los procedimientos
administrativos necesarios para la toma de decisiones.
2

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El concepto y aplicación de los materiales se realizará en el ambiente o sistema de
costeo por órdenes de trabajo. En los próximos fascículos completaremos nuestro
proceso productivo con los elementos restantes del costo: la mano de obra y los
costos indirectos de fabricación.

Conceptos previos

Para la adecuada comprensión de los contenidos de este fascículo, es necesario

que recuerde y repase los conceptos contables de inventarios, sistemas de
inventarios, tarjetas de kardex, normas contables relativas a los inventarios, y así
mismo, repase los conceptos integrantes de un estado de costos de la Unidad 3.

4.1 Consulte su libro guía de

Sistemas de Información Contable III y Soluciones Gerenciales II y realice varios
ejercicios sobre el manejo de inventarios PEPS; UEPS y Promedio Ponderado.
Investigue y recuerde el término juego de inventarios, explique la diferencia entre
los sistemas de inventario permanente y periódico.

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Mapa conceptual Unidad 4
3

Al finalizar el estudio del presente fascículo el estudiante estará en capacidad de:

Definir Materias primas y describir la dinámica de la contabilización de las mismas,
dadas las disposiciones de los PCGA.

Reconocer y diferenciar los materiales directos de los indirectos.

Identificar los elementos necesarios para los procesos administrativos en relación
con la materia prima.

Relacionar las formas y sistemas de inventarios, con el tamaño óptimo de pedido,

en relación con la contabilización de los materiales en procesos.

Preparar asientos de diario para contabilizar la salida de materiales y el recibo en

procesos de la materia prima, a través de las órdenes de trabajo.
Comprender el concepto de costo primo.

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Las materias primas en la producción

Definición de inventarios

A partir de la NIC 2 se definen Inventarios como activos: (a) poseídos para ser
vendidos en el curso normal de la operación; (b) en proceso de producción con
vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos
en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

Es decir, los inventarios comprenden, primero, los productos terminados, o sea, los
que contienen el total de los costos de producción: materias primas, mano de obra
y costos indirectos. El segundo se refiere a los productos en proceso, es decir, los
inventarios que contienen parcialmente los costos de producción. En tercer lugar, el
inventario de materias primas, o sea, los materiales que se someten a un proceso
de transformación para convertirlos en productos terminados.

La misma norma presenta la siguiente descripción del activo inventarios:

Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos
renovables y no renovables, que se van a utilizar en procesos de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los
negocios del ente económico. El activo inventarios incorpora las siguientes cuentas:
materias primas, productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en
desarrollo, productos terminados, semovientes, materiales, repuestos y accesorios
e inventarios en tránsito.

Materias primas

Esta cuenta registra el valor de los elementos básicos adquiridos a nivel nacional o
internacional para ser usados en el proceso de fabricación. El costo de la materia
prima lo constituye el monto total del valor de las mismas, más los cargos incurridos
para colocarlas en bodega antes de ser utilizada; también se aumenta por la
diferencia en el cambio resultante del ajuste de las obligaciones en moneda
extranjera contraídas para su adquisición, como afirma la NIC 2: El costo de los
inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y
transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su
condición y ubicación actuales. Así el costo de adquisición de los inventarios
comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos

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(que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los
transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la
adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos
comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el
costo de adquisición.
Clasificación de las materias primas

Las materias primas son sometidas a un proceso de transformación en el cual se

aplican los denominados costos de conversión para transformarlas en productos
terminados. En el proceso de transformación se suele emplear una amplia gama de
materias primas las cuales se clasifican en materias primas directas o materiales
directos, y materias primas indirectas o materiales indirectos. Las materias primas
directas, hacen referencia a todos los materiales que integran físicamente el
producto terminado o que se pueden asociar fácilmente con él. Por ejemplo, la tela
que se emplea en la fabricación de uniformes hace parte del producto y su costo se
puede clasificar como costo de material directo.

(La materialidad de un producto

refiere a lo que lo constituye y es visible en sí mismo, así una camisa posee materia
prima directa tela, ya que si tuviéramos nuestra camisa sin coser, parecería una
camisa, la haría material, a diferencia del hilo el cual a veces resulta ser invisible,
no se ve, aun siendo esencial, es una materia prima indirecta, otro factor clave de
distinción desde la contabilidad administrativa es la medición, el consumo de la
materia prima directa puede medirse fácilmente, el de la indirecta no).

Por materiales indirectos se entiende aquellos elementos que integran físicamente

el producto pero que pierden su identidad, o que por efectos de materialidad o
conveniencia se toman como indirectos. El hilo que se emplea en la fabricación de
uniformes hace parte del producto pero su costo generalmente no es fácilmente
asociable con el costo de una unidad procesada, o su costo por uniforme, puede
ser bastante insignificante para ser medido como costo de material directo.

4.2 Elija 10 productos terminados,

y enumere los materiales de los cuales fueron hechos, clasifique los materiales en

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FEDV - Programa <<Nombre>>
materiales directos y materiales indirectos, indique si usted puede calcular el
porcentaje de cada material dentro del producto total, por ejemplo el pupitre en el
que usted se sienta, tiene materiales directos como madera, cuero y tubo, así se
puede afirmar que el 40% del pupitre es de madera, y así sucesivamente, además
también se puede afirmar que el pupitre tiene tachuelas, pegante, etc., los cuales
serían los materiales indirectos.
Entregue su informe al tutor.
6

Los Materiales o la Materia Prima

Estados de operación para una empresa manufacturera

Debemos recordar que en una empresa manufacturera la obtención de los costos

de ventas soporte para el estado de resultados proviene del estado de costos, el
cual posee tres costos inventariarles, o mejor, tres inventarios que forman parte
integral del estado de costos. Estos tres inventarios están representados en los
materiales o materia prima directa, el juego de inventarios de productos en procesos
y el juego de inventarios de productos terminados. En este sentido nos dedicaremos
a la primera parte del juego inventario de materias primas o de materiales directos.

Contabilidad de materias primas

Los costos de los materiales: Compra de materias primas

Afirma Sinisterra (2006) que el presupuesto de compras de materias primas se

deriva básicamente del presupuesto de producción, en el que se determinan
cronológicamente las cantidades requeridas para satisfacer las necesidades de
producción. El propósito del presupuesto de compras no se relaciona únicamente
con la fijación de unos volúmenes necesarios para determinadas fechas, sino
también involucra el aspecto financiero. Si no se presupuestan correctamente las
compras de materias primas, se podrían derivar suministros prematuros con el
consecuente costo del capital invertido, o aumentar el riesgo de interrupciones a la
producción si se hacen aprovisionamientos tardíos. Se concluye que el presupuesto

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de compras de materias primas debe pretender reducir las existencias de
inventarios.

El departamento de compras toma del presupuesto de materias primas y del

presupuesto de compras la información necesaria sobre cantidades planeadas y
costos unitarios, siendo su responsabilidad la colocación de los pedidos y que las
fechas de entrega de los proveedores coincidan con las señaladas en el
presupuesto.

Los sistemas de inventarios

Afirma Sinisterra (2006) que el registro contable de las transacciones relacionadas

con el inventario de materias primas en los negocios productivos constituye un
aspecto importante, pues de él depende considerablemente la exactitud en la
valuación de las existencias que se presentan en el balance general y la
determinación del costo de ventas que incide en la medición del resultado neto
operacional. Contablemente existen dos sistemas que proporcionan toda una
estructura para el registro de los inventarios de materias primas, denominados
sistema periódico o de juego de inventarios y sistema permanente o perpetuo

Sistema permanente

Este sistema contribuye más eficazmente al control de las materias primas y a la

determinación del tamaño óptimo de los inventarios, lo anterior ha favorecido para
que este sistema sea más generalmente utilizado en contabilidad de costos que el
sistema periódico. Bajo este sistema de inventario, los registros contables observan
las reglas utilizadas para contabilizar las entradas y salidas de activos, lo cual
permite conocer permanentemente la cantidad de unidades en existencia y su valor
a través de la cuenta Materias Primas. La empresa no necesita esperar la
terminación del período para conocer su saldo, pues esta cuenta se debita por las
compras y se acredita por el consumo, permitiendo así conocer el costo de cada
unidad en existencia y el costo de cada unidad usada. Es decir, el sistema perpetuo
permite mantener actualizado el saldo y constituye un mecanismo eficiente de
control sobre las existencias reales, lo cual facilita la preparación de los estados
financieros básicos, balance general y estado de resultados.

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 Método PEPS: (Primero en
entrar primero en salir) Este método se fundamenta en que las materias primas que
se despachan al proceso productivo corresponden a aquellas partidas que tienen
más tiempo almacenados en bodega. El costo de venta tiende a ser menor, los
inventarios finales quedan a un mayor valor, las utilidades son mayores.
Método UEPS: (Último en entrar primero en salir) Este método se basa en que las
materias primas entregadas al proceso productivo corresponden siempre al último
lote comprado. El costo de venta es mayor, el inventario final tiende a quedar a un
menor valor y la utilidad es menor.
Método Precio Promedio
Ponderado: Las materias primas entregadas al proceso productivo son valorizadas
con precio promedio ponderado que se obtiene dividiendo el saldo en valores por el
saldo en unidades.
Sistema periódico
En este sistema no se observan las reglas que se utilizan para contabilizar las
entradas de activos. Durante el período contable la cuenta Materias primas no se
debita al comprar ni se acredita al usar materias primas; es decir, la cuenta
permanece desactualizada durante el período y es necesario esperar la terminación
del mismo para corregir su saldo. Cuando se compran materiales se

adquiere un activo. La compra de materias primas en este sistema se registra

debitando la cuenta Compras de materias primas, la cual comprende el valor
pagado y/o causado por el ente económico en la adquisición de materias primas
que se van a utilizar en la producción durante un período determinado. La cuenta
que refleja la adquisición de materiales indirectos se denomina Compras de
materiales indirectos. Ambas cuentas hacen parte de las cuentas temporales que
se cierran al final del período contra Costo de ventas.

4.3 Realice un ejemplo en el cual se

diferencie una compra y una venta de productos por sistema de inventario periódico
y permanente, utilizando los nombres conceptuales de las cuentas para cada caso.
Registre varios movimientos de su ejemplo de sistemas de inventarios permanente,

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es decir, realice varias compras de un material con diferentes precios, y finalmente
realice las tarjetas de kardex por los tres sistemas de valuación de inventarios.

Tarjetas de existencias o kardex

Son registros que permiten llevar las entradas y salidas de materias primas en
unidades y valores, según lo aprehendido en asignaturas anteriores los métodos de
valuación de inventarios son PEPS, UEPS y Promedio
Ponderado.

Los procesos administrativos de las materias primas

La contabilidad administrativa requiere de la planeación permanente para tomar las
mejores decisiones en los tiempos más eficientes, en este sentido la elección de
proveedores debe derivar de un análisis juicioso y crítico de lo que requiere la
compañía. Asimismo veremos el flujo administrativo que debe seguir la compra y
manejo de la materia prima.

Requisición de compra Una

requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros

Solicitud de compra de materias primas

Este formato se elabora en producción o planeación de la producción para hacer

conocer la necesidad de adquirir determinadas materias primas al departamento de
compras. El procedimiento con este formato se inicia cuando se advierte la falta de
materias primas en Almacén o cuando las existencias llegan al nuevo pedido y
termina cuando la solicitud de compra se entrega al departamento de compras. El
responsable del formato es el funcionario del departamento solicitante. A
continuación se presenta un ejemplo de requisición.

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Posteriormente el departamento de compras, el cual se encuentra en el sector
administrativo realizará la orden de compra para lo cual requiere de
Cotizaciones, a través de la selección de proveedores, la elección de los mismos
debe estar determinada por los procedimientos de control interno pertinentes.

Al elegir el proveedor se realiza la orden de compra con las características

determinadas y especificadas por el mismo, el proveedor recibe la orden de compra,
genera el pedido y de acuerdo a las condiciones pactadas con compras, lo entrega
generando la factura de compra, la cual es el primer soporte contable para la
entrada de los materiales al kardex.

En las empresas con las que se trabajó en los fascículos iníciales, analice el flujo
de compras de cada compañía, revise los formatos que utilizan, si no los utilizan
constrúyalos para cada una de ellas. Investigue los procedimientos de Control
interno que debe seguir el departamento de compras. Analice por qué el
departamento de compras pertenece al área administrativa y no al de producción.
Discuta sus hallazgos con el tutor.

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Un último procedimiento que puede suceder en la adquisición de las materias
primas, es devoluciones al proveedor. Generalmente las devoluciones no son
agradables para ninguna de las dos partes y corresponde al control de calidad
pretender un mínimo de devoluciones. En este sentido las devoluciones se pueden
dar por productos defectuosos, no cumplimiento los plazos, etc. Es importante
recordar que esta devolución de mercancías debe hacerse a través de una nota
contable, identificando el producto, el costo o valor y la factura a la que pertenece.

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Informe de recepción de materias primas al almacén

Afirma Polimeni (1998) que cuando se despachan los artículos ordenados al

proveedor, el departamento de recepción los desempaca y los cuenta.

(Es importante tener en cuenta que la cantidad solicitada no aparece registrada en

la copia de la orden de compra. Esta omisión intencional garantiza que los artículos
entregados sean realmente contados. Por ello los artículos se revisan para tener la
seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden
de compra y de la lista de empaque (una lista, preparada por el proveedor, que se
adjunta al pedido y que detalla lo que hay en el envío). Luego el departamento de
recepción emite un informe de recepción. Este formato debe contener: Nombre del
proveedor, número de la orden de compra, fecha en que se recibe el pedido,
cantidad recibida, descripción de los artículos, diferencias con la orden de compra
(o mención de artículos dañados) y firma autorizada.
1

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Figura 4.3
Formato de entrada a Almacén

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Fuente: http://imagenes.mailxmail.com/cursos/imagenes/5/5/departamento-de-
recepcion-formato-de-entrada-demateriales_
23355_5_1.jpg

Afirma Polimeni (1998) que la factura del vendedor (factura del proveedor) se
incluye dentro del ciclo porque para propósitos de control interno, los tres
documentos, orden de compra, informe de recepción y factura del proveedor, deben
confrontarse y aprobarse por una persona independiente.

De lo contrario, por ejemplo, el agente de compras que situó la orden, podría

aprobar la factura a un precio superior al de la orden de compra y quizá recibir una
comisión del proveedor. En este caso lo mejor sería que las personas de una
sección no relacionada con el departamento de contabilidad se responsabilizaran
de la revisión y aprobación, puesto que no tendrían conflicto de intereses.

Salida de materiales de la bodega

La persona encargada de la bodega es responsable del adecuado almacenamiento,
protección y salida de todos los materiales bajo su custodia.
La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de
materiales, preparado por el gerente de producción o por el supervisor del
departamento. Cada formato de requisición de materiales indica el número de la
orden o el departamento que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el
costo unitario y el costo total de los artículos despachados.

En la figura siguiente se muestra un formato de requisición de materiales, solicitados

por el departamento de ensamblaje.

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Figura 4.4.

El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que se

carga a producción por los materiales utilizados. El cálculo del costo total de los
materiales entregados parece relativamente simple: el costo unitario de un artículo
se multiplica por la cantidad comprada. Acá se debe tener en cuenta que el valor
que ingresa al kardex de materiales también se verá afectada por valores como los
descuentos comerciales, fletes y demás erogaciones hasta colocar el material en la
bodega, aspectos que veremos más adelante.

Devoluciones internas o de fábrica:

Algunas veces producción devuelve materiales al almacén, bien sea porque hubo
excedente, equivocaciones en el despacho o defectos en los materiales, para lo
cual se requiere de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que
sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacén. Este Informe, tiene
el efecto inverso de una

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Requisición de Materiales y muestra los materiales que se devuelven al almacén.
Su formato es semejante a la requisición. Los datos más importantes que debe
incluir este informe son: fecha y número de la devolución, identificación del
departamento que devuelve los materiales, la cantidad y descripción de los
materiales, el costo unitario y costo total de los materiales devueltos, firma de la
persona que autoriza la devolución, firma de la persona que devuelve los materiales
y firma de la persona que la recibe en el almacén.

La figura siguiente presenta el Informe de Materiales Devueltos.

Afirma Palenque (2006) que no existe un criterio único para registrar las
devoluciones de materiales de producción al almacén. No obstante, el área de costo
recomienda utilizar el siguiente criterio: Si se trata de sobrantes de materias primas
a una orden de trabajo, va a existir la posibilidad de destinarlos a otra orden, razón
por la cual el Almacén deberá hacer su respectiva recepción y ubicación. Si se trata
de materias primas defectuosas o dañadas, el documento deberá indicar el tipo de
avería y las causas de su origen. De lo anterior se desprenderán acciones que
permitirán asignar responsabilidades, si se trata de material averiado en producción,
e incluso proceder a tramitar su devolución al proveedor, si se trata de averías
detectadas en producción.
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Uso de la orden de trabajo

La orden de trabajo adquiere importancia cuando se trasladan los materiales de la

bodega a productos en proceso, la importancia radica en el adecuado registro y
control frente al costo unitario de entrada y salida de los mismos, tanto cuando se
envían a procesos, como cuando se devuelven de proceso a materias primas. En la
Unidad 6 se hará un ejercicio extenso que ejemplifique esta situación.

Contabilización de la compra de materias primas

La contabilización de la compra de las materias primas no difiere de las formas de

contabilización realizadas anteriormente. A continuación se hará una breve
descripción de los procesos contables más comunes.

Las facturas de compras de materias primas se basan en el original de la factura

expedida por el proveedor, así como de la orden de compra y del documento que
informa sobre eventuales devoluciones de materiales al proveedor. El departamento
de contabilidad procede a la revisión de los anteriores documentos básicos y luego
efectúa los registros en los libros.
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 IVA descontable significa que
quien lo paga tiene el derecho a recuperarlo, ya sea solicitando su devolución a la
Dirección de Impuestos o deduciéndolo del impuesto que cobre al cliente en el
momento de la venta del bien o del servicio. Un contribuyente que paga el impuesto
descontable efectúa un desembolso ahora pero posteriormente lo recupera como
devolución o como deducción. Sinisterra (2007).
El IVA no descontable es el impuesto que paga un contribuyente pero que por
ningún mecanismo podrá recuperar o deducir. Sinisterra (2007).

Elementos que afectan el costo de la materia prima

Transporte, fletes y acarreos

Las operaciones de los negocios manufactureros comprenden una serie de

actividades relacionadas con la compra y el consumo de materias primas, que
inciden en el valor de los inventarios que se presentan en el balance general, y en
el costo de las materias primas usadas, las cuales afectan el resultado operacional.
Entre estas actividades, relacionadas con las materias primas, figuran
principalmente: Transporte, fletes, y acarreos, cuando corre a cargo del comprador.

Desde la NIC 2, el costo de las materias primas debe estar constituido por el valor
total de las mismas, más los cargos incurridos hasta colocarlas en bodega para ser
utilizadas por producción. Lo anterior significa que el del transporte, fletes, acarreos,
seguros, etc., debe añadirse a la cuenta Materias primas. De esta forma, el costo
unitario de las materias primas en la tarjeta de existencias va a reflejar el costo
adicional del transporte, fletes y acarreos.

Impuesto sobre las ventas

Afirma Sinisterra (2006) que para contabilizar las facturas de compras es importante
tener especial atención con el impuesto; al valor agregado IVA, el cual es un
gravamen que pesa sobre la venta de bienes corporales muebles, la prestación de
servicios o la importación de bienes. En los servicios intermedios de la producción,
con o sin adición de materias primas, la tarifa aplicable es la que corresponda al
bien que resulte de la prestación del servicio.

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FEDV - Programa <<Nombre>>
A partir de la norma tributaria el IVA se clasifica en dos grupos: descontable y no
descontable.

El descuento comercial
normalmente se expresa como un porcentaje, el cual se deduce del precio de lista
para no afectar el costo de las materias primas compradas.
Para contabilizar la compra de materias primas sujetas a un descuento comercial
se resta del precio de lista el descuento comercial.
Desde la norma tributaria los hechos económicos afectados con el IVA no
descontable se cargarán como un mayor costo a la cuenta Materias primas, a partir
de lo anterior el IVA podría ser un mayor costo de la materia prima adquirida y su
ingreso al kardex se dará por el valor de costo más el impuesto.

4.4
Investigue de qué forma la aplicación de la retención en la fuente por compras afecta
el costo de la materia prima. ¿Cuáles serían los asientos contables en la
determinación de la retención en la fuente en compras?
Discuta sus hallazgos con el tutor.

Descuento comercial

En su afán por rivalizar en el mercado, los proveedores de materias primas ofrecen

descuentos comerciales a sus clientes. En muchos casos el descuento comercial
hace parte de un esfuerzo para promocionar los productos o para inducir al cliente
a adquirir mayores cantidades. El porcentaje del descuento comercial y el valor del
mismo normalmente se indican en la factura de venta, aunque el valor del descuento
no se contabiliza en los libros de contabilidad del comprador ni del vendedor.

El descuento comercial representa simplemente un medio para determinar el precio

de las materias primas compradas.

El siguiente ejemplo ilustrado por Sinisterra (2006) nos nuestra la importancia del
descuento comercial, suponga que Industrias Fénix adquirió a crédito 2.000

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unidades de materia prima a $2.300 con un descuento comercial del 10%. La
empresa pertenece al régimen común y utiliza una tarifa general del 16% y retención
en la fuente del 3.5%. El precio que se registraría en los libros se calcula así:
18

Recuerde que se debe excluir el impuesto de ventas de la base para calcular la

retención. En el kárdex de materias primas, las unidades ingresarían con un costo
unitario de $2.070 y no de $2.300, debido a que el proveedor ofreció un descuento
comercial de $230 en cada unidad. Si la empresa utilizara el sistema periódico
debitaría la cuenta Compras de materias primas en vez de Materias primas. Como
se observa, el valor del descuento comercial no figura en el registro anterior puesto
que éste se efectúa por el precio neto de la factura de compra.

Descuento financiero

En un hecho económico que involucra adquisición de materias primas a crédito,

muchas veces el proveedor estipula en la factura un descuento a favor del cliente
para agilizar el cobro de la factura antes de su fecha de vencimiento. La decisión de
tomar este descuento está influenciada por aspectos como la disponibilidad de
efectivo o el monto del descuento financiero. El descuento financiero también se

22
FEDV - Programa <<Nombre>>
conoce con los nombres descuento por pronto pago o descuento de caja. El cliente
puede optar por aprovechar o no el descuento ofrecido. Los productores de materias
19

primas y la red de distribución venden los bienes a crédito y en el momento de la

venta estipulan condiciones de pago y plazo, el cual puede oscilar entre 20 días y
más de tres meses.

El descuento financiero no afecta el

costo de la materia prima, es una decisión del departamento financiero para el
manejo de capital de trabajo o de sus flujos de efectivo.

Devolución de materias primas al proveedor

En los hechos económicos que se celebran entre las empresas se suele conceder
a los clientes la facultad de devolver materias primas que no satisfagan los patrones
de calidad que se tengan establecidos. Las materias primas pueden presentar
averías por un inadecuado manejo, acarreo o transporte, o simplemente
imperfecciones provenientes de producción. Hay casos en los cuales el proveedor
concede rebajas en los precios de venta a sus clientes, a cambio de que éstos no
practiquen la devolución de las unidades defectuosas, caso en el cual se configura
una rebaja en compras para el cliente. Las devoluciones y rebajas se agrupan en la
misma cuenta Devoluciones en compras, así la rebaja no configure devolución física
de materias primas, como sí la devolución. En ambos casos se presentan
disminuciones en los pasivos con los proveedores.

Consumo de materias primas

Como se recordará, las empresas de manufactura utilizan las requisiciones de

materias primas para controlar las entregas de materiales que hace el Almacén a
los departamentos de producción. Cuando los materiales sondespachados, se debe
registrar contablemente la salida de los mismos para fabricar las diferentes órdenes
de trabajo, y a su vez acumular los costos en las respectivas hojas de costos.

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20

El consumo de los materiales directos a una orden de trabajo se debita en la cuenta

Productos en proceso. Esta cuenta registra el costo de los artículos semiproducidos
y para lo cual se ha incurrido en costos de materiales, mano de obra y costos
indirectos, requiriendo de procesos adicionales para convertirlos en productos
terminados. Por su parte, el consumo de materiales indirectos se debita a la cuenta
Costos indirectos reales, debido a que no afectan una orden de trabajo específica.
Se acumulan en esa cuenta para luego ser distribuidos entre las diferentes órdenes
de trabajo producidas en el período, a través de algún mecanismo de distribución,
como se verá en el siguiente fascículo.

El consumo de materiales origina un crédito a la cuenta Materias primas, y en control

de existencias, la tarjeta de kárdex debe reflejar el consumo a través de la columna
Salidas.

Devolución de materias primas al Almacén

Cuando un departamento de producción devuelve al Almacén materias primas que

habían salido para su consumo, elabora el documento Devolución de materias
primas al almacén, en el cual se indica la clase y cantidad de materiales a devolver,
así como la orden de trabajo de la cual provienen. La situación descrita origina un
asiento contable para aumentar la cuenta Materias primas y para disminuir las
cuentas de Productos en proceso, si se trata de una devolución de materiales
directos; o de Costos indirectos reales, si se trata de una devolución de materiales
indirectos. El registro contable de la devolución al Almacén no compromete al
proveedor, por tratarse de una devolución interna.

Casos para aplicación y comprensión.

Metálicas Muñoz Ltda. Registró las siguientes transacciones durante el pasado mes
de marzo, relacionadas con la lámina tubular referencia LT-05.

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Se pide: Registrar en el diario las transacciones de marzo utilizando el sistema de
inventario permanente, Elaborar una tarjeta de existencias para las láminas
tubulares LT-05

Registros Diarios

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 26
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2

Mecanismos de Toma de Decisiones

Los niveles de existencias

Los niveles de existencias consisten en determinar la cantidad en unidades físicas

(kilos, litros, piezas, toneladas, etc.) que debe tener la empresa almacenada en su
bodega. Las variables a considerar para el cálculo de los niveles de existencia:

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A) Consumo: Es la cantidad proyectada que se espera consumir de acuerdo a los
programas de producción. Esta información se debe basar en información
estadística que debe estar registrada para estos fines.

B) Tiempo de reposición: Es el tiempo que demoran los proveedores en abastecer

con materias primas a la empresa. Dicho de otra forma este tiempo es el período
comprendido desde la necesidad de comprar
que los materiales están en disposición de la bodega para su consumo.

C) Stock de seguridad y factores especiales: Es una cantidad específica para

cada empresa que permite cubrir probables eventualidades derivadas de causas no
controlables ya sea externas o internas a la empresa. Estas causas pueden ser
desabastecimiento por un desastre natural, consumo extraordinario de materia
prima por uso indebido, o causas no previstas.

Nivel de existencia mínima

Este concepto se refiere a la cantidad mínima de material necesario para satisfacer

las necesidades de funcionamiento u operación de la empresa.

Existencia mínima = (consumo máximo X tiempo de reposición máximo)+

stock de seguridad

Nivel de existencia crítica

Se refiere al límite más bajo en que puede llegar la cantidad almacenada en bodega.
Bajo este punto puede producirse una interrupción en el flujo de abastecimiento.

Existencia critica = existencia mínima - (consumo promedio X tiempo de

reposición promedio)

Nivel de existencias máxima

Se refiere al límite superior que se puede alcanzar en el nivel de existencias que se

produzcan pérdidas de intereses sobre el capital invertido.

Existencia máxima = (existencia mínima - (consumo mínimo * tiempo de

reposición mínimo))+ Tamaño óptimo de pedido

Ejercicio de aplicación

29
FEDV - Programa <<Nombre>>
Una empresa presenta los siguientes datos estadísticos de consumo y tiempo de
reposición de un producto, para un período de 5 meses:

25
Se pide: determinar existencia mínima, crítica y máxima.

Nota: La división por 30 días se debe a que los consumos son mensuales.
Para la existencia crítica el consumo promedio y el tiempo de reposición promedio
se obtiene dividiendo los totales de las columnas respectivas por el número de
meses, que son 5.

El tamaño óptimo de pedido

Un elemento esencial del control es la cantidad óptima de materia prima que debe
estar almacenada en bodega, y ¿Cuál es la cantidad de materia prima que debe
comprarse en la forma más económica posible?, afirma Sinisterra (2006) que la
adquisición de activos implica salida de fondos y la inversión de fondos en activos
no debe ser excesiva ni insuficiente por los riesgos que conlleva. La inversión
excesiva de fondos en materias primas supone riesgos como los siguientes:

Pérdida por deterioro y obsolescencia

Mayores costos de almacenamiento o espacio ocupado
Mayores costos de transporte, fletes, acarreos, seguros e impuestos
Mayor trabajo de oficina y costos de papelería

30
FEDV - Programa <<Nombre>>
Costo de oportunidad de los fondos que no están siendo utilizados por producción
su parte, inversión insuficiente de fondos en inventarios de materias primas implica
los siguientes riesgos:

• Desaprovechamiento de descuentos comerciales por volumen

26

• Interrupciones y trastornos en la producción

• Pérdidas de ventas y de clientes

• Pérdida del crédito mercantil

• Costos extras de compras y de transporte

• Subutilización en la capacidad de almacenamiento

• Costos extras ocasionados por tandas antieconómicas de producción

• Costos incurridos no utilizados, por ejemplo, de mano de obra en tiempo de no

producción.

Los costos por no mantener los inventarios de materias primas en los niveles
adecuados muchas veces no son evidentes en los registros. Por ejemplo, los
registros ordinarios de contabilidad no muestran el costo de oportunidad
correspondiente al interés sobre la inversión inactiva que generalmente constituye
uno de los costos más elevados de mantener inventarios adicionales.

Para responder la pregunta inicial de cómo se determina el nivel de materias primas

adecuado para la empresa, se deben clasificar los costos relacionados con el
inventario en tres grupos. El primer grupo se conoce con el nombre de Costo de
Pedido, y hace referencia a los costos asociados con la adquisición del inventario.
Como ejemplos de este primer grupo se pueden señalar los siguientes: Costos de
operar una oficina de compras, Salarios del departamento de compras, Servicio
telefónico, Papelería, Cotizaciones, Depreciación del equipo de compras, Costos de
transporte

31
FEDV - Programa <<Nombre>>
El segundo grupo, conocido como Costo de Mantenimiento, hace
a los costos que surgen al tener un inventario en existencia.

Entre los ejemplos de este segundo grupo figuran: Costos de recibo,

Costos de almacenamiento en bodega, Costos de manejo, Costos de impuestos,
seguros y depreciación, Costos de pérdidas originadas por
27

obsolescencia y deterioro, Costo de oportunidad o interés sobre el capital invertido

en inventarios.

El último grupo, conocido como costo de no mantener existencias suficientes,

comprende todos los costos resultantes de no tener inventario suficiente para
satisfacer las necesidades de los clientes. Identificar los costos de este tercer grupo
puede ser más difícil que los dos primeros, pero es importante hacerlo por lo
característico que puede resultar para la organización. Ejemplos del tercer grupo
pueden ser: Pérdidas de ventas y de clientes, Costos extras de transporte y de
compra, Desaprovechamiento de descuentos por volumen, Subutilización en la
capacidad.

Determinar el tamaño óptimo de pedido de materias primas implica reducir al

mínimo el total de estos tres grupos de costos, no obstante los contrasentidos que
puedan presentarse, porque por ejemplo, si los niveles de inventarió aumentan, los
costos de mantenimiento del inventario también crecerán, pero los costos de no
mantener existencias suficientes disminuirán.

Para determinar el tamaño óptimo de pedido (TOP) o cantidad económica de pedido

se suelen utilizar dos métodos: el método tabular y el método de fórmula.

El método de fórmula permite también determinar el tamaño óptimo de pedido a

través de una forma sencilla y directa. Lo primero que se debe hacer es establecer
la relación entre los costos de pedido y los costos de mantenimiento al nivel del
costo económico de pedido. Esa relación aparece en la gráfica que muestra que al
nivel TOP los valores de los dos son iguales, es decir, CP = CM. A partir de la
anterior igualdad se deriva la siguiente fórmula:

32
FEDV - Programa <<Nombre>>
En donde:

Los costos primos

El costo primo es la relación entre los dos primeros elementos del costo, es decir
entre los materiales y la mano de obra directa. En este sentido la importancia
analítica que se le da al costo primo se halla en la relación de este con el costo total.
El costo primo es un determinante material de lo controlable que he registrado con
detalle en la orden de trabajo. Si mi costo primo posee un alto grado de participación
en el costo del producto debo analizar los componentes del mismo enfocado en la
productividad que relaciona el manejo y uso de la mano de obra frente a los
materiales.

Control Interno de los materiales

Es de gran importancia que una compañía cuente con un buen sistema de control
de inventario de materiales. El logro de un buen control mantiene los costos a un
nivel mínimo y la producción de planta en un plan de trabajo constante e
ininterrumpido. Los siguientes conceptos deben emplearse en un sistema de control
de inventarios:

El inventario es el resultado de la compra de materias primas y partes.

También es el resultado de aplicar la mano de obra y los costos indirectos de

fabricación a las materias primas para producir artículos terminados.

33
FEDV - Programa <<Nombre>>
La reducción del inventario es el resultado del uso normal y de encontrar usos
alternativos o desechar los ítems innecesarios.
29

El pedido cíclico es un método en el

que se revisan los materiales disponibles en un regular o periódico. Por ejemplo, el
inventario de materiales podría revisarse cada 30 días. La duración del ciclo variará
según el tipo de materiales que se revisan. Polimeni (1998)
El método mínimo-máximo se basa en el supuesto de que los inventarios de
materiales tienen niveles mínimos y máximos.
Una vez determinadas las cantidades mínimas y máximas específicas, la cantidad
mínima representa el punto del pedido. Polimeni (1998)
El método de doble compartimiento se utiliza cuando los materiales son
relativamente económicos y/o no esenciales.
Este sistema tiene la ventaja de ser simple y requiere un mínimo de tiempo de
oficina. Polimeni (1998)
El sistema de pedido automático es aquel en el que los pedidos se hacen
"automáticamente", tan pronto como el nivel de inventario alcanza una cantidad
predeterminada del punto de pedido. Polimeni (1998)
El plan ABC se utiliza cuando una empresa tiene gran cantidad de ítems
individuales, cada Uno con un valor diferente.
El control de materiales de un artículo de alto valor será diferente del control de uno
de bajo valor. Así, el plan ABC es una forma sistemática de agrupar los materiales
en clasificaciones y determinar el grado de control que cada grupo merece.
Polimeni(1998)

Control Interno de los materiales

Es de gran importancia que una compañía cuente con un buen sistema de control
de inventario de materiales. El logro de un buen control mantiene los costos a un
nivel mínimo y la producción de planta en un plan de trabajo constante e
ininterrumpido. Los siguientes conceptos deben emplearse en un sistema de control
de inventarios:

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El inventario es el resultado de la compra de materias primas y partes.

También es el resultado de aplicar la mano de obra y los costos indirectos de

fabricación a las materias primas para producir artículos terminados.

La reducción del inventario es el resultado del uso normal y de encontrar usos

alternativos o desechar los ítems innecesarios.

La inversión óptima en inventario se basa en técnicas cuantitativas diseñadas para

minimizar el costo de mantener y organizar el inventario.
La compra eficiente, la administración y la inversión en materiales dependen de un
pronóstico exacto de ventas y de la programación de la producción.

Los pronósticos ayudan a determinar en qué momento se ordenan los materiales.

El control del inventario se logra mediante la programación de la producción.

El control de inventarios es más que mantener registros de inventario. El control lo

realizan las personas que hacen juicios personales con base en sus experiencias
pasadas. Sus decisiones se toman dentro de una estructura general de los objetivos
y las políticas de la organización para lograrlos. El control es relativo, no absoluto.

Afirma Polimeni (1998) que los métodos de control de inventario variarán en gran
parte según el costo de los materiales y su importancia en el proceso de
manufactura. Los materiales costosos o aquellos que son esenciales para la
producción, tienden a que su programa de control se revise con mayor frecuencia
por un personal experimentado, a pesar del costo y el esfuerzo de hacerlo.

Los procedimientos de control comúnmente utilizados son: 1) el pedido cíclico, 2) el

método mínimo-máximo, 3) el método de doble compartimiento, 4) el sistema de
pedido automático y 5) el plan ABC.

4.5
Señale tres ejemplos de costos que se incluyen en el costo de llevar inventarios.
Investigue los términos tiempo de espera y margen de seguridad

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 En grupo, realicen 5 ejercicios de
su libro guía en los que se utilicen materias primas bajo el sistema de órdenes de
trabajo. La práctica debe incluir todas las contabilizaciones en el diario, las órdenes
de trabajo y terminar con los estados de costos y resultados. Un anticipo de lo que
será el primer parcial.

Los materiales son los elementos básicos que se transforman en artículos

terminados en el proceso de producción. Los costos de los materiales pueden
dividirse en costos directos y costos indirectos; esta clasificación usualmente se
hace con base en la relación de los materiales con el producto terminado.

Por lo general, la contabilización de materiales en una compañía manufacturera

comprende dos actividades: la compra de materiales (que exige una requisición de
compra, una orden de compra y un informe de recepción) y el uso de los materiales
(que requiere un formato de requisición de materiales).

Los materiales pueden ser registrados en los libros de contabilidad en un sistema

de inventario periódico o perpetuo. El sistema periódico es relativamente sencillo y
no mantiene un registro continuo del gran volumen de materiales utilizados. En
contraste, en el sistema perpetuo el costo de los materiales usados se determina a
medida que los materiales se utilizan en producción.

Un control eficiente de inventario mantiene los costos a nivel bajo y ayuda a que la
producción transcurra normalmente. Los procedimientos de control a
menudo utilizados son el pedido cíclico, el método mínimo-máximo, el método de
doble compartimiento, el sistema de pedido automático y el plan ABC.

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HORNGREN, C., Datar, S., & Foster, G. (2006). Contabilidad de Costos, Un

Enfoque Gerencial . Mexico: Pearson Prentice Hall.

IASB. International Accounting Standards Board: NIC 2. Inventarios

2007.

JIAMBALVO, J. (2003). Contabilidad Administrativa. Mexico: Limusa.

PALENQUE, J. M. (2006). Contabilidad y Decisiones. Santa Cruz: Ediciones

ESSE .

POLIMENI, F. (1998). Contabilidad de Costos. Mexico: Mc Graw Hill.

SINISTERRA, G. (2006). Contabilidad de Costos. Bogotá: ECOE

Ediciones.(Texto guía).

En la próxima Unidad se abordará el tema de la Mano de Obra, en los costos por

órdenes de trabajo, así mismo se construirán estados de costos en empresas
manufactureras bajo el sistema de costos de órdenes de trabajo acumulando de
forma específica los materiales y la mano de Obra
Directa.
32

33

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Seguimiento de Autoaprendizaje

Nombre__________________________ Apellidos _________________________

Fecha: ________________ Ciudad ______________Semestre: ______________

Parte 1. Preguntas abiertas

1. Explique las diferencias entre los sistemas de inventarios, explique por qué la
norma tributaria no admite el sistema periódico.

2. Explique las diferencias entre los sistemas de valuación inventarios. Explique por
qué la norma tributaria, ni la NIC 2 no admite el sistema UEPS.

. Explique la diferencia entre descuento comercial y descuento financiero y cuál de

ellos afecta a los costos.

4. Explique como el IVA y la retención en la fuente pueden afectar a los costos.

5. Explique cuál es el valor de entrada de un material al kardex cuando éste ha sido

importado y los costos los asume el comprador.

6. Haga una tabla resumen de los mecanismos de control interno para las materias
primas.

Parte 2. Ejercicios

1. La empresa Inversiones Control produce alarmas de monitoreo, para lo cual

requiere de un insumo denominado filamentos de cobre, debido a que el mercado
del cobre tiene una sobreoferta el proveedor, que es una empresa chilena, le otorga
un descuento comercial del 15% a nuestra empresa, así mismo se requieren por
parte del operador logístico de unos fletes para poner el producto en la Bodega, por
valor de $3.600.000, y al nacionalizar la mercancía el día 10 de agosto nos cobran
un 16% de IVA sobre el valor de la factura.

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Inversiones Control decide comprar 500 unidades a U$30 cada unidad el 1 de
agosto de 2009, además de esto se puede obtener un descuento financiero del 13%
si pagamos la factura antes de que se embarque, lo cual muy comedidamente
autoriza el gerente financiero de Inversiones Control, a partir de todo lo anterior
contabilice o registre los movimientos referentes a la transacción, y explique a qué
costo unitario ingresa al kardex el articulo descrito.

Nota el valor del dólar el 1 de agosto era $1850

2. Carrocerías Kali Ltda. Fabrica carrocerías de estacas para camiones y

camionetas en su sede de Cali. Para cumplir con su objetivo requiere de las
siguientes materias primas:

Materia Prima Referencia

Costo

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 40
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