RREPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓNUNIVERSOTARIA,

CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DE YARACUY
“ARISTIDES BASTIDAS”
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
INDEPENDENCIA ESTADO YARACUY

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

DE LAS RESIDENCIAS ESTUDIANTILES DE CABALLEROS DEL INSTITUTO
UNIVERSITARIO ADVENTISTA DE VENEZUELA.

TUTOR: PARTICIPANTES:
DIOMIRA GONZÁLEZ ARIAS, MARY
RIBEIRO, LOURDES
VALDEZ, GÉNESIS

NIRGUA, MAYO 2020

 RREPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓNUNIVERSOTARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DE YARACUY
“ARISTIDES BASTIDAS”
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
INDEPENDENCIA ESTADO YARACUY

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

DE LAS RESIDENCIAS ESTUDIANTILES DE CABALLEROS DEL INSTITUTO
UNIVERSITARIO ADVENTISTA DE VENEZUELA.

TUTOR: PARTICIPANTES:
DIOMIRA GONZÁLEZ ARIAS, MARY
RIBEIRO, LOURDES
VALDEZ, GÉNESIS

NIRGUA, MAYO 2020

 RREPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓNUNIVERSOTARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DE YARACUY
“ARISTIDES BASTIDAS”
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
INDEPENDENCIA ESTADO YARACUY

CONSTANCIA DE APROBACIÓN DEL PROYECTO FORMATIVO

Nosotros los abajo firmantes consideramos que el Proyecto Formativo titulado:

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO DE LAS RESIDENCIAS ESTUDIANTILES DE
CABALLEROS DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO ADVENTISTA DE
VENEZUELA.
presentado por los Bachilleres:
ARIAS, MARY C.I:
RIBEIRO, LOURDES C.I: 27.129.893
VALDEZ, GÉNESIS C.I: 21.124.259
cursantes del Programa Nacional de Formación en Administración, reúne los méritos
y condiciones suficientes para su aprobación.

En Independencia, a los ________ días del Mes de __________ del Año 2021.
Prof. Asesor
(González Diomira)
C.I.

Comité Evaluador Comité Evaluador

(Apellidos y Nombres) (Apellidos y Nombres)
C.I. C.I.
 DEDICATORIA

El presente trabajo de investigación lo dedicamos principalmente a Dios, por

ser el inspirador y darnos fuerza para continuar en este proceso de obtener uno de los
anhelos más deseados.

A nuestros padres, por su amor, trabajo y sacrificio en todos estos años, gracias
a ustedes hemos logrado llegar hasta aquí y convertirnos en lo que somos. Ha sido el
orgullo y el privilegio de ser sus hijos, son los mejores padres.

A todas las personas que nos han apoyado y han hecho que el trabajo se realice
con éxito en especial a aquellos que nos abrieron las puertas y compartieron sus
conocimientos.

iv
 AGRADECIMIENTO

Agradecemos a Dios por bendecirnos, por la vida, por guiarnos a lo largo de

nuestra existencia, ser el apoyo y fortaleza en aquellos momentos de dificultad y de
debilidad.

A nuestros padres porque siempre nos han guiado y estuvieron presentes

durante este largo camino.

A todos los profesores, los cuales nos han impartido muchos conocimientos y
debido a su dedicación y entrega, hoy podemos culminar con éxito este proyecto,

A todos nuestros compañeros porque siempre podemos encontrar en ellos una

mano amiga.

A la institución por su esfuerzo y por abrir sus puertas para que nosotros
pudiésemos continuar con la prosecución de nuestra carrera.

v
 ÍNDICE

DEDICATORIA.........................................................................................................iv

AGRADECIMIENTO.................................................................................................v

RESUMEN................................................................................................................viii

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................1

MOMENTO I DIAGNOSTICO SITUACIONAL....................................................4

Descripción del contexto Organizacional..................................................................5

Contextualización de la Realidad Seleccionada para el Estudio.............................14

Realidad de Estudio............................................................................................15

Alternativa de Transformación................................................................................16

Propósitos de la Investigación.................................................................................17

Propósito General...............................................................................................17

Propósitos Específicos........................................................................................17

Relevancia de la investigación................................................................................18

Aspectos teóricos.....................................................................................................20

Referencias teóricas............................................................................................20

Referencias Conceptuales...................................................................................21

Aspectos Legales.....................................................................................................22

Orientación Metodológica.......................................................................................25

Sujetos Investigados................................................................................................27

Informantes claves...................................................................................................28

Técnicas e instrumentos de recolección de la información.....................................29

Técnicas para el Procesamiento y Análisis de la Información................................30

Árbol de Problema...................................................................................................32
MOMENTO II PLANIFICACIÓN DE LA ACCIÓN...........................................33

Plan acción para la Alternativa de Transformación.................................................33

MOMENTO III EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN...................................................37

Acción Reflexión Acción........................................................................................37

Producto o Servicio.................................................................................................38

MOMENTO IV SISTEMATIZACIÓN- EVALUACIÓN.....................................39

Valoración de los Hallazgos....................................................................................39

Devolución Sistemática del Conocimiento..............................................................39

Triangulación...........................................................................................................40

Triangulación de Tiempo....................................................................................41

MOMENTO V PUNTUALIZACIONES FINALES..............................................44

Reflexiones Finales..................................................................................................44

REFERENCIAS.........................................................................................................46

ANEXOS.....................................................................................................................48

ANEXO A - ENTREVISTA...................................................................................49
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RESUMEN

En el presente proyecto socio-integrador, hecho en las Residencias Estudiantiles

de Caballeros del Instituto Universitario Adventista de Venezuela (IUNAV) tiene
como objetivo principal crear un manual de funciones y procedimientos en dichas
residencias. Cabe destacar que los manuales son de gran importancia en las
organizaciones, ya que estos facilitan la eficiencia de los procesos. El estudio se basó
en un proyecto de aprendizaje, bajo la modalidad de investigación cualitativa, en la
cual se observaron algunos problemas, donde los investigadores aplicaron técnicas de
investigación, instrumentos como entrevistas y observación directa por los
participantes y encuestas individuales y grupales, lo cual promueve la
corresponsabilidad entre los miembros y la búsqueda para así llegar al problema
existente con mayor necesidad y efectividad. Por ultimo los conocimientos de los
manuales de funciones y procesos le colocan muy poca importancia, también se
observó escasa información necesaria para desarrollar el manual.

viii
 INTRODUCCIÓN

El quehacer de los prestadores del servicio de las diferentes disciplinas, se

caracteriza por una investigación como mecanismo para conocer y proponer
soluciones a través de los proyectos socio integradores que respondan ante las
necesidades o problemas de las organizaciones.
Por otra parte, el proyecto socio integrador se concibe como un espacio en el
que se persigue la formación del participante y la transformación de la sociedad
constituyéndose en un escenario de participación y encuentro del hecho educativo con
la realidad comunal, donde igualmente genera convivencia académica respondiendo a
la integración de experiencias, impulsando la formación humanista y la creación de
una sociedad basada en valores y principios.
El proyecto socio integrador tiene la modalidad de investigación cualitativa.
Como parte del proceso de evaluación del eje curricular, los participantes deben
presentar un informe final que explique los procesos y actividades realizadas en la
organización durante el tiempo de formación, y ofrecer opciones de solución de los
problemas y/o necesidades encontradas.
Por consiguiente, se establecen los lineamientos de la UPTYAB, que el trabajo
será presentado en 5 partes siguientes:
El MOMENTO I corresponde la descripción del proyecto, en la que se presenta
el diagnóstico situacional, la historia de la organización, contextualización de la
realidad seleccionada y los objetivos: generales y específicos del proyecto.
El MOMENTO II se realiza una planificación del proyecto, donde está
conformada por el plan de acción y el cronograma de actividades.
El MOMENTO III fue la ejecución de la acción donde se explica el propósito
del proyecto para la residencia estudiantil de caballeros, y donde se explica el
producto y servicio, el cual son los manuales y su función.

1
 El MOMENTO IV la valoración de hallazgos se realizaron entrevistas vía
online, la triangulación del tiempo se menciona algunas fechas del cronograma donde
se realizó actividades importantes y se realizó un antes, durante y después.
El MOMENTO V se realiza las reflexiones finales, primero se conoció la
necesidad del manual de procedimientos y funciones, donde se define detalladamente
cada función de cada puesto de trabajo y donde se realiza de manera más fácil y
eficazmente algunos procesos administrativos.
Finalmente, se incorporan las referencias bibliográficas consultadas y anexos.

2
 MOMENTO I

DIAGNOSTICO SITUACIONAL

El presente proyecto socio-integrador consiste en la elaboración de un manual

de funciones y procedimientos del personal administrativo de las residencias
estudiantiles para caballeros del IUNAV ubicado en la Carretera Panamericana,
Estado Yaracuy municipio Nirgua parroquia Salom. El propósito del mismo permitirá
establecer los lineamientos para el adecuado desempeño y el rendimiento de los
colaboradores y empleados del departamento de preceptoría de caballeros,
determinando las asignaciones a ejecutar y los responsables de las mismas.

Como resultado, promover la sana convivencia y favorecer la adaptación, la

organización, el fortalecimiento de las relaciones interpersonales, la utilización
positiva del tiempo libre, las actividades de recreación, el desarrollo de hábitos y
técnicas de estudio y la educación complementaria que contribuya al desarrollo
personal, espiritual, social y académico de los empleados administrativos de las
residencias y alcanzar un mayor desempeño y rendimiento en su área laboral

Descripción del contexto Organizacional

Reseña Histórica

La Escuela Secundaria Adventista de Venezuela fue fundada en 1962, al paso

de los años se convirtió en el Instituto Vocacional de Venezuela. En 1989 con la
creación de la Unión Venezolana Antillana (UVA), organización que representa la
Iglesia Adventista de Venezuela, surge la necesidad de una Institución de Educación
Superior en nuestro país, como parte de la red de instituciones universitarias de la
Iglesia Adventista a nivel mundial. En 1996 se introduce el proyecto ante el

3
Ministerio de Educación para la creación del Instituto Universitario Adventista de
Venezuela (IUNAV). El 2 de diciembre de 1998, el Consejo Nacional de
Universidades (CNU), emitió opinión favorable a la creación del IUNAV. Para
autorizar el funcionamiento, el 23 de julio de 1999, el presidente de la República
Hugo Rafael Chávez, a través del Decreto N°. 227, acredito la institución.

Con lo dicho en el párrafo anterior se autoriza al IUNAV, con sede en Nirgua,

Estado Yaracuy para ofrecer las siguientes carreras:
 Administración de Personal
 Administración de Empresas
 Educación Preescolar
 Informática

Actualmente, en el año 2019 se firmó convenio con la Universidad Politécnica

Territorial de Yaracuy “Arístides Bastidas” (UPTYAB) para dictar en el IUNAV los
programas en la modalidad de prosecución, en Licenciatura en Administración e
Ingeniería en Informática.

En el IUNAV, se celebran eventos de vital importancia para el desarrollo y

motivación de todos sus trabajadores, tales como son la celebración de los 20 años de
aniversario del IUNAV, el aniversario de Instituto Vocacional de Venezuela
(INSTIVOC), el aniversario del Seminario Teológico Adventista de Venezuela
(SETAVEN), día internacional del trabajador, la Semana de Oración Institucional, el
día de la Biblia, el día del pastor, el día del profesor universitario, el día de la
secretaria, el día del abogado, el día colportor, día mundial de los Jóvenes
Adventistas, día de oración de las Universidades Adventistas.

El IUNAV ha contado con construcciones atractivas y mayor comodidad para

la comunidad: como una guardería; preescolar, escuela primaria y secundaria de
INSTIVOC; edificio de SETAVEN; portada del IUNAV; academia de música; un
4
auditorio; apartamentos para profesores activos en la educación universitaria del
campus; reconstrucción y asfaltado de las calles dentro del campus; fachada de la
Institución; paredes perimetrales que consta con un cercado eléctrico; reconstrucción
de los baños de planta alta de las residencias de señoritas y cercado eléctrico;
reconstrucción del jardín de oración.

En la organización hay algunas Instituciones y organizaciones comunitarias que

prestan servicios a la comunidad, entre ellos están INSTIVOC; Asociación de
alimentos VENEPAN; El Centro de Idiomas. Los servicios disponibles con la que
cuenta la organización y los que están constantemente disponibles en el IUNAV,
electricidad, gas, el agua, el servicio de internet, y el aseo urbano.

La organización posee un Factor ambiental tropical. El clima y temperatura del

sector Salom donde se encuentra ubicada dicha organización, es cálido y frio de
montaña lo cual es de muy buena recepción por sus visitantes. Sus temperaturas
varían entre 19°C y los 34°C, la media anual es de 21°C. La fauna del municipio
Nirgua está representada por la danta, la lapa, el cunaguaro y el mono capuchino, en
el orden de los mamíferos. Entre las aves se encuentran la perdiz de montaña, la
camata, el quetzal dorado y el águila blanquinegra. Abundan las serpientes venenosas
como la mapanare y el rapo de candela, entre las no venenosas la reinita y el
tragavenado. También se puede encontrar en el estado la rana marsupial y el sapito
montañoso, entre otros.

La flora y, la vegetación en el estado Yaracuy se caracterizan por ser de sabana,

selva nublada y bosques de galería, estos últimos se forman en los márgenes de ríos.
En el estado Yaracuy el 39% de sus tierras presentan condiciones favorables para el
desarrollo de actividades agrícolas, de las cuales un 15 % corresponde a tierras de
muy alto potencial, localizadas en la depresión Turbio-Yaracuy y en el Valle de Aroa,
áreas que gozan de una excelente ubicación geográfica y accesibilidad respecto a los

5
mayores mercados del país; y el 24% restante corresponde a las tierras de moderado a
bajo potencial.

Los recursos forestales de Yaracuy son el Algarrobo, el bucare, el cedro, el

jabillo, el mijao, el roble y el samán, maderas duras y blandas; dichos recursos están
ubicados principalmente en la Sierra de Aroa y en el Macizo de Nirgua. Estas zonas
boscosas de gran porcentaje son las fuentes productoras de aguas para áreas de
desarrollo agrícolas y consumo humano en los Valles de Aroa y Yaracuy, por lo
tanto, su conservación es importante como zona protectora y reserva hidráulica. El
árbol emblemático del Estado es el Chaguaramo o Palma Real de Venezuela.

El relieve del estado Yaracuy está situado entre tres de los nueve ámbitos en los
cuales se ha dividido nuestro país. Efectivamente, la mayor parte del estado pertenece
a la Cordillera Central (toda la región donde se encuentra Nirgua, Chivacoa,
Urachiche, Guama y Aroa); en el sistema coriano se encuentra su capital, San Felipe
y Albarico y el resto del estado se considera situado en la región de los Llanos. Por la
misma razón de estar ubicado entre las nueve regiones del país, tiene un relieve
bastante variado y por lo tanto también, clima y vegetación diferente; efectivamente
tiene montañas, sierras, llanuras, planicies y depresiones o valles. Las
contaminaciones ambientales que se registra en la comunidad, es la quema de cerros
una de las más frecuentes y dañinas para la sociedad.

Dentro de los aspectos socio-productivos y económicos del IUNAV se

encuentra el departamento de la finca la cual produce leche, queso, suero y granos; y
VENEPAN produce cereales, variedad de panes integrales, entre otros.

El último censo demográfico del año 2020 en el IUNAV actualmente consta

con ciento dieciséis (106) personas residentes, y adicionalmente doscientos treinta y
cinco (235) estudiantes internos, incluyendo mujeres y hombres. Y doscientas

6
cuarenta y cuatro (244) estudiantes externos; para un total de cuatrocientos setenta y
nueve (479) personas que hacen parte de la población flotante de esta comunidad.
La ubicación geográfica política y territorial exacta de la comunidad; al Norte:
sabana Dulce; Sur: La Herrera, Madera; Este: Las Cañadas, el Vapor; Oeste: Orujito,
el Pantano. Y la ubicación práctica de la organización queda, El IUNAV, Las
Lagunas, ubicado en el kilómetro 1.5 de la carretera Panamericana, es la primera
población que se encuentra al entrar a la avenida camino Salom.

Croquis: (figura 1)

Fuente: Google Map

El nombre decretado para la organización es, Instituto Universitario Adventista

de Venezuela, conocida por sus siglas (IUNAV). La Actividad a la que se dedica la
organización es principalmente proporcionar una educación cristiana y calificar al
estudiante para las necesidades profesionales requeridas por el mercado laboral.
7
 Los Objetivos que se planteó la comunidad es en armonía con su filosofía y
misión, el IUNAV se propone lograr los siguientes objetivos generales
Desarrollo Integral.

1. Enfocar todo el programa educativo tomando como base el concepto del

origen superior y elevado destino del hombre.
2. Lograr que a través del programa educativo los estudiantes obtengan un
desarrollo armónico de su personalidad y puedan ejercer plenamente todas
sus capacidades.
3. He de asegurar que el proceso educativo contribuya a que cada estudiante
tenga plena conciencia de sus responsabilidades hacia su prójimo y el
medio ambiente.
4. Estimular actitudes optimistas ante las diferentes circunstancias de la vida,
y ayudar a los estudiantes a desarrollar una personalidad y carácter
basados en una correcta jerarquía de valores éticos, estéticos, cívicos, y
espirituales.

Vida Universitaria

1. Ofrecer un programa que reúna las condiciones adecuadas para que se

pueda adquirir una preparación del más alto nivel académico.
2. Ofrecer oportunidades de comunicación efectiva a través de las cuales se
adquiera una actitud amable y cortés, se desarrollen correctamente las
capacidades sociales del ser humano, se fomente un espíritu de
compañerismo y pueda presentar con propiedad ideas y opiniones.
3. Desarrollar condiciones para la investigación en los diferentes aspectos del
saber, orientándola hacia la solución de problemas específicos.
4. Inculcar el respeto por la vida en sus diversas manifestaciones.
5. Ofrecer un programa para el desarrollo físico del ser humano a través de
actividades que proporcionen la mayor utilidad.

8
 6. Programar actividades y cursos que enfoquen la responsabilidad del ser
humano hacia su prójimo y al cuidado y protección del medio ambiente.
7. Establecer programas de investigación diseñados para mejorar la salud del
ser humano y el cuidado del medio ambiente.
8. Ofrecer programas que promuevan la dignidad de las actividades técnicas
y manuales, mediante las cuales los estudiantes tengan la oportunidad de
desarrollar su utilidad práctica.
9. Ofrecer programas que fomenten el aprecio por las expresiones artísticas y
culturales.
10. Fomentar la capacidad de razonar de causa efecto para la toma de
decisiones y la acción constructiva y creativa.
11. Inculcar el concepto de que el desarrollo intelectual, físico y espiritual
del individuo es un compromiso personal con uno mismo, y que debe estar
orientado al servicio.

Extensión universitaria:

1. Proyectar la acción académica y cultural a la comunidad, para contribuir al

progreso y desarrollo de la misma.
2. Instruir acerca de la necesidad de un mejor aprovechamiento social de los
recursos naturales y contribuir a preservar el equilibrio ecológico.
3. Enriquecer y difundir la cultura con la incorporación de las ideas y valores
cristianos.
4. Fortalecer el amor a la Patria y el respeto a las demás naciones, con un
sentido de convivencia internacional.
5. Promover y desarrollar la investigación académica y los programas de
extensión universitaria.

La comunidad universitaria cuenta con una misión, visión y valores

establecidos desde su inicio su Misión es formar profesionales comprometidos al

9
servicio de Dios y la sociedad en integridad, amor y excelencia, haciendo uso óptimo
de los recursos disponibles. Su Visión es ser reconocida como una Institución de alto
nivel educativo, integrando las creencias bíblicas con el desarrollo armonioso de
todas las facultades del educando, comprometida con la redención del ser humano
como ideal más noble. Sus Valores son Amor, Servicio, Integridad y Excelencia.

10
 Organigrama de la organización: (figura 2)

1
1

11
 Contextualización de la Realidad Seleccionada para el Estudio

El origen del estudio se desarrolló a medida que se observó y se realizó un

análisis en el cual determino una insuficiencia de información correspondiente a
procedimientos y funciones de cargos, en las residencias estudiantiles del IUNAV.
El proceso de investigación se llevó a cabo por medio de entrevistas no
estructuradas, dirigidas al personal a cargo, siendo un medio de apoyo en el
proceso del estudio. Como respuesta el personal administrativo de las residencias
estudiantiles, manifestaron interés en ejecutar el proceso del manual, identificando
también las debilidades y fortalezas que se tienen y mejorar progresivamente en el
desarrollo de las funciones distribuidas equitativa y eficientemente.

A medida que se realizó el estudio resaltamos la necesidad del manual de

procedimiento y funciones, que ayudara a conocer la distribución de funciones y
procedimientos que se llevaran a cabo durante el puesto de trabajo asignado,

12
fortaleciendo las debilidades y ejecutar ideas que impulsan a mejorar las fortalezas
que se tienen.
Se realizó una entrevista con los participantes en función de una serie de
preguntas informativas e importantes para el desarrollo de tal manual y su
implementación inmediata ya que se observó la deficiencia de los departamentos
sin dicha información, fue ejecutada por los investigadores, que utilizaron como
instrumento las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son sus funciones o tareas?

1. ¿Su dependencia cuenta con un organigrama? Si es la respuesta es sí,
¿conoce usted los diferentes puestos que aparecen en el organigrama?
2. ¿Conoce las políticas y los procedimientos de su cargo?
3. ¿Cuáles son las funciones de su puesto?
4. ¿Qué habilidades posee usted que considere importante para su desempeño
en el cargo?
5. ¿Considera usted que el trabajo es importante para la organización?
6. ¿Están establecidas las políticas y los procedimientos por escrito? si la
respuesta es sí mencioné cuáles serían
7. ¿Tiene Visión y Misión definida por escrito? si es así mencione cuales son
de lo contrario, como las definiría
8. ¿Cree usted que deberían de estar escritas las actividades de cada puesto
de trabajo y por qué?
9. ¿Mencione cuales actividades ha realizado que no correspondan a su
cargo?
10. ¿Ha participado usted en la elaboración de manuales, formatos, o
tutoriales?

Según Piñango (2005) para obtener un listado de necesidades o carencia de

una comunidad, el investigador puede recurrir a los siguientes criterios:
 Identificando la ausencia de algo: servicios, apoyos, programas,
modelos de comparación.

13
  Comparando con niveles deseables a raíz de las referencias teóricas,
filosóficas o políticas.
 Consultando a miembros o actores que ejerzan liderazgo en la
organización.
 Detectando disfuncionalidades, ausencia de planes, manuales,
normativas.
 Por recomendación de expertos o el tutor (a) del proyecto.

Realidad de Estudio

Al hacer la entrevista no estructurada en las Residencias Estudiantiles del

IUNAV se observaron algunas necesidades, entre las cuales destaco la ausencia de
manual de funciones y procedimientos que tiene la residencia de caballeros. La
técnica que se utilizó para la jerarquización de necesidades fue el árbol del
problema, esta técnica esta explicada en el momento I en las técnicas para el
procesamiento y análisis de información.
Los resultados que alojaron esta técnica, es que no existía un manual de
procedimientos y funciones para el desenvolvimiento y ejecución de los cargos.
Es preocupante la situación porque sin un manual es imposible administrar cada
una de las responsabilidades y asignaciones de funciones; la falta de estas, pueden
generar un descontrol en el manejo del puesto que se ocupa, generando
controversia en la ejecución de las actividades. Nace la necesidad de crear un
Manual para mejorar y fortalecer las debilidades, evitando errores.
Es un instrumento que permite reducir costos de oficina debido a que
uniforma los métodos; por lo que es importante registrarlo por escrito y ponerse a
disposición del personal como una guía del trabajo. Cuando no se tiene un método
genera desperdicios de tiempo y esfuerzo.

PAGINA WEB: MILENIO.

UNIVERIDAD TECNOLOGICA DEL VALLE DEL MEZQUITAL. [Página
Web en línea] Disponible en: https://www.milenio.com/opinion/varios-

14
autores/universidadtecnologica-delvalle-del-mezquital/importancia-manuales-
herramientas-comunicacion-mipymes-2da. [consulta: 18 de Febrero del 2014].

El Control Interno ha existido siempre. Desde que se crearon las primeras

organizaciones existe la necesidad de implantar controles sobre las personas que
en ellas participan y sobre sus operaciones”. (Baquero, 2013).

El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control

Interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organización (Palma, 2005).

Según Melinkoff, (1990) los procedimientos consisten en describir

detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por
medio del cual se garantiza la disminución de errores.

Alternativa de Transformación

Se realizará la descripción de procedimientos y funciones, paso a paso se

determinará las responsabilidades de lo que se necesita y espera en los diferentes
puestos de trabajo, dando origen a la iniciativa de crear un Manual de
procedimientos y funciones de las residencias estudiantiles del IUNAV,
mejorando el manejo y distribuciones de las funciones, y el desenvolviendo de las
actividades administrativas, y garantiza el control y disminución de pérdida de
tiempo.

Será de gran beneficio para los preceptores de las Residencias Estudiantiles

de Caballeros, para que así coordinen las funciones a plenitud de lo que requiere.
El proyecto se realizará dentro de las instalaciones del IUNAV, en el hogar de

15
caballeros, el tiempo en que se tomará este manual de procedimiento y funciones
promoverá la armonía laboral, creando a su vez un ambiente agradable, como
resultado se obtienen clientes satisfechos por el servicio ofrecido durante su
estadía en dichas residencias.

Propósitos de la Investigación

1. Realizar entrevistas al personal de las residencias para detallar información

de cada puesto de trabajo.
2. Describir, analizar, y ejecutar los procesos administrativos aplicando técnicas
y procedimientos en el entorno laboral.
3. Colaborar con el personal administrativo a que tales procesos sean más
satisfactorios al momento de realizarlos.

Propósito General

Elaborar un manual de funciones y procedimientos de las Residencias

Estudiantiles de Caballeros del Instituto Universitario Adventista de Venezuela.

Propósitos Específicos

1) Indagar la situación actual en cuanto a los procedimientos que se realizan

en las Residencias Estudiantiles de Caballeros.
2) Evaluar las funciones que cumple el personal administrativo de las
Residencias Estudiantiles de Caballeros.
3) Elaborar un flujo grama que cual describa cada proceso administrativo que
se llevara a cabo en las Residencias Estudiantiles de Caballeros.

16
 Relevancia de la investigación

A través del Manual de funciones y procedimientos del departamento de

preceptoría de las residencias de caballeros habrá mejores controles en la
organización, dirección y toma de decisiones como también mayor armonía en el
clima laborar; la logística es fundamental para el óptimo funcionamiento de las
preceptoría que dan el servicio directo a los residentes; comúnmente los
problemas administrativos surgen cuando hay que determinar la labor a ejecutarse,
designar a las personas adecuadas para desarrollarlas, e incluyendo la
disponibilidad de los recursos con que se cuenta para realizar los procesos que se
originan del plan establecido inicialmente. Por lo tanto, es importante seguir un
plan diseñado para obtener los resultados previstos.

Los autores que realizan dicha investigación de la elaboración del manual de

funciones y procedimientos para las Residencias Estudiantiles de Caballeros del
Instituto Universitario Adventista de Venezuela, en sus tiempos académicos
residieron en las mismas, por lo tanto poseen información veraz sobre el servicio
dado por los administradores y empleados de las residencias, obteniendo el
conocimiento que en dichas residencias no se utiliza un manual de procedimientos
y funciones ya sea porque no les dan el uso adecuado por falta de conocimiento en
su operación, por falta de tiempo para revisarlas, la inversión costosa para
elaborarlos-actualizarlos o por la experiencia recabada durante los años de trabajo
que consideran ya no son necesarios.

Ante lo mencionado previamente, es imprescindible contar con un manual

en la organización que sea utilizado como herramienta que permita conocer el
funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución; para uniformar y
controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria,
transmitir prácticas y conocimientos, desarrollar controles preventivos, evaluar y

17
medir los resultados que se obtengan; y de ser el caso tomar medidas correctivas
mejorando así sus funciones.

Asimismo, el manual contribuirá a mejorar la eficiencia y organización del

manejo de los recursos humano mediante la motivación de los empleados del
departamento de preceptoría ya que auxilia en la inducción, al adiestramiento y
capacitación del personal describiendo en forma detallada las actividades de cada
puesto, a su vez ayuda a la coordinación de actividades y evita duplicidades,
además, facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno mediante
lineamientos para el adecuado desempeño en las tareas asignadas y a su vez
aportar seguridad, responsabilidad y un excelente servicio a la población residente
de las mismas.

Por consiguiente, la realización de la presente investigación contribuye en el

desarrollo educativo de los autores debido, tanto a la dificultad y complejidad que
dicha investigación presenta, como a la oportunidad que tienen los autores de
adquirir las bases teóricas y prácticas para la formulación y evaluación de un
proyecto de esta índole; también les facilita experiencia sobre la base de la
recopilación y análisis sistemático de todos los antecedentes técnicos, legales,
económicos, ambientales y financieros que permitan juzgar cualitativamente y
cuantitativamente las ventajas y desventajas de implementar manuales de
procedimientos.

Cabe considerar, por otra parte, que los manuales representan una guía
práctica muy útil para lograr una eficiente administración ya que sirve como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, en la cual se
establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la
empresa. En este sentido es un instrumento que facilita el aprendizaje organizativo
y un conocimiento rápido y sistemático de los aspectos esenciales de la gestión, de
los elementos organizativos y del entorno.

18
 Desde otro punto de vista, pero no menos preponderante que los
anteriormente mencionados, los autores de la presente investigación consideran de
suma importancia, la connotación espiritual. Dado que, una de las primeras
palabras que se hallan en la Biblia está relacionada con el orden y la presencia de
Dios (Génesis 1:2). Pues bien, los autores sugieren en el manual de funciones y
procedimientos de las residencias de caballeros establecer lineamientos de cultos
devocionales para fortalecer el ámbito espiritual alcanzando armonía y un mejor
clima laboral.

Aspectos teóricos

Investigaciones previas:
• Estatales
• Nacionales
• Internacionales

Referencias teóricas

Como toda actividad el elaborar un manual de procedimientos trae consigo

una planeación, de una forma sencilla Lazzaro (1995) los describe de la siguiente
manera: programar los procedimientos en el orden de su importancia y estimar el
tiempo empleado para completar el manual, determinar las necesidades del
personal directivo, proporcionar a la dirección una tabla de tiempo o diagrama de
Gantt para el desarrollo del manual, programar el trabajo de procedimientos a fin
de capitalizar las oportunidades naturales de la secuencia del trabajo, decidir sobre
detalles físicos del manual (tipo, formato, etc.).

Referencias Conceptuales

19
 El manual de funciones y procedimientos es una de las diferentes
clasificaciones que tienen los manuales administrativos, son un elemento
fundamental para transmitir las reglas o normas que debe seguir el trabajo en las
organizaciones. A continuación, se citan las definiciones de algunos conceptos
básicos incluidos en el presente trabajo.

Gómez Ceja (1997) lo describe así el manual de procedimientos es un

documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de
ellas. También manual según Múnera (2002), es la forma en la cual se gestionan,
dentro de los diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales
se pueda aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja
en la organización.

Conviene recordar con respecto a la función, las ideas que plantea William
P. Leonard (1975) "Esta clase de auditorías sirve para evaluar la capacidad
administrativa en todos los niveles. Tiene por finalidad descubrir los puntos de
peligro en potencia, hacer resaltar las probables oportunidades, eliminar
desperdicios o pérdidas innecesarias, observar el desempeño y valorar la eficacia
de los controles, confirmar a la dirección que las políticas y procedimientos de la
empresa están siendo cumplidos, revisar los planes y objetivos generales, estudiar
nuevas ideas, mejorías y nuevas clases de equipos, así como determinar si la
empresa está produciendo beneficios debidos.".

En el mismo reglón de ideas (Palma, 2010) expresa que “El manual de

procedimientos es un documento del sistema de Control Interno, el cual se crea
para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades
que se realizan en una organización.”. De acuerdo con lo expuesto anteriormente
se puede decir que un manual de procedimientos es un documento de apoyo para

20
el personal de una entidad, en el cual contiene políticas, controles un detalle
exhaustivo de todas las actividades a realizarse en una tarea específica.

Aspectos Legales

El artículo Nº59 de la LOTTT (Ley Orgánica del Trabajo, Los Trabajadores

y Las Trabajadoras) es muy claro al puntualizar todos los elementos que deben
formar parte del contrato de trabajo, entre ellos: identificación de las partes,
denominación del puesto de trabajo, con una descripción de los servicios a prestar,
que se determinará con la mayor precisión posible.

Es aquí donde las Descripciones de Cargo en el manual de procedimiento,

cobran especial importancia, por cuanto son documentos de apoyo a la gestión de
RR.HH., que contienen un conjunto de información, entre las cuales se puede
mencionar: objetivo y alcance el cargo, propósito, lista de funciones, actividades
y/o tareas, requisitos y exigencias del puesto de trabajo, nivel de experiencia,
conocimientos, habilidades y destrezas; convirtiéndose además en una
herramienta de apoyo en procesos de selección de personal e incluso de
evaluación de desempeño.

Vinculación con el Plan de la Patria:

Objetivo Histórico N° 4

Contribuir al desarrollo de una nueva geopolítica internacional, en la cual

tome cuerpo el mundo multicéntrico y pluripolar, que permita lograr el equilibrio
del universo y garantizar la paz planetaria".

Objetivo Nacional

4.1.1. Fortalecer la Alianza Bolivariana para los Pueblos de Nuestra

América (ALBA) como el espacio vital de relacionamiento político de la

21
Revolución Bolivariana, en su visión integral de las dimensiones transformadoras
de la sociedad: económica, política, social, cultural y espacial, así como de
direccionalidad histórica antiimperialista y de desarrollo pleno y soberano para la
democracia de los pueblos.

Objetivo estratégico

"4.1.4. Profundizar el relacionamiento y cooperación con los pueblos del

Mercosur, fortaleciendo este como un espacio de cooperación e integración social,
política, económica, productiva y comercial".

Objetivo general

"4.1.10. Continuar impulsando una nueva política comunicacional en

nuestra América, con especial énfasis en los nuevos sistemas y medios de
información regionales y el impulso de nuevas herramientas comunicacionales"

Las Líneas de Investigación

Las líneas de investigación asociadas al PNFA, comprenden aquellos

estudios que describen la realidad comunal, municipal, estatal, regional y
nacional, así como la caracterización, cualitativa y cuantitativa, de las relaciones
sociedad–recursos disponibles, a los fines de satisfacer las necesidades reales y
sentidas a través de las diferentes formas asociativas que se traducen en relaciones
económicas, sociales, de participación popular, en redes de cooperación, y en
nuevas formas de planificación, integración y manejo de recursos, entre otras.
Esto significa el estudio de las diversas formas de organización, así como la
gestión de los factores productivos en aspectos tales como planificación,
organización, dirección, ejecución y control, para favorecer el crecimiento
económico y el bienestar social de las comunidades. Por ende, nuestra
investigación está vinculada a la línea 3 ya que se deriva en la construcción de un

22
nuevo modelo que facilite la eficiencia de los procesos administrativos en el
ámbito de la gestión pública.

Objetivo General

Desarrollar los valores socialistas mediante la conciencia colectiva a través

del trabajo liberador y productivo para todos, que contribuya a erradicar la
corrupción dentro de las organizaciones.

Objetivos específicos

1. Fortalecer la creación del ser colectivo capaz de comprometerse con sus

congéneres por un bienestar superior al individual aplicando principios de justicia
y equidad de manera de satisfacer las necesidades fundamentales.
2. Promover el trabajo liberador y productivo, mediante la superación de la
subcultura de la corrupción en las instituciones a fin de que atiendan los valores
supremos que permitan alcanzar la libertad, independencia, paz, solidaridad y el
bien común, teniendo como eje central el trabajo libera.

Orientación Metodológica

La orientación metodológica presenta la información relacionada con los

medios de investigación debido a que se debe indicar los enfoques metodológicos,
tomando en cuenta los procedimientos lógicos y operaciones dentro de la
investigación con el objetivo de mantener los procedimientos utilizados. Una
investigación es una actividad orientada a la búsqueda continua y progresiva de
nuevos conocimientos donde se involucran metodologías aplicaciones para la
resolución de problemas o interrogantes desde distintos enfoques, así como
diversos aspectos y conceptos teóricos necesarios para recabar la información más
relevante de la investigación.

23
 Según Tamayo (2007) señala que “el objetivo es medir los resultados de un
programa en razón de los objetivos propuestos para el mismo, con el fin de tomar
decisiones sobre su proyección y programación para un futuro”.

En este sentido en este trabajo de investigación se ha trabajado el método de

investigación tipo cualitativo dado que hace referencia a un grupo de métodos de
investigación de base lingüística semiótica usada principalmente en ciencias
sociales. Se suele considerar técnicas cualitativas todas aquellas distintas a la
encuesta y al experimento. Es decir, entrevistas abiertas, grupos de discusión o
técnicas de observación y observación participante.

También se utilizó una investigación de tipo descriptiva bajo la modalidad

de proyecto factible, ya que a través de esta se permitió una vista más clara, y real
de la magnitud del problema, ayudando al diagnóstico que presentan las Oficinas
de las Residencias Estudiantiles de Caballeros del Instituto Universitario
Adventista de Venezuela (IUNAV), igualmente mejorando las condiciones, dando
respuestas a los problemas planteados y cumpliendo con los objetivos presentados
en la presente investigación.

Se considera que también la modalidad explicativa debido a que la misma

permite dar respuestas de las interrogantes que surgen del planteamiento del
problema y del diagnóstico de la situación actual de las Oficinas de las
Residencias. Estas están relacionadas con la identificación de causas y
consecuencias de los procesos realizados en dichas oficinas. A partir de ello se
pueden establecer las recomendaciones y conclusiones necesarias del estudio.

Seguidamente el diseño de investigación que mantiene el presente proyecto

es de investigación de campo, ya que, durante el proceso de recolección de datos,
mediante entrevistas no estructuradas, permitió el contacto de manera directa con
el personal que labora en las Oficinas de las Residencias Estudiantiles del
IUNAV, obteniendo así una descripción de las funciones y procesos que se llevan
en la respectiva área y el déficit de información en cuanto a las oficinas

24
administrativas, donde no existe un manual que facilite tal información y
procesos.

El método del proyecto está enmarcado también bajo la modalidad de

Investigación Acción Participativa, definido por Tamayo y Tamayo (1999), como
“el modelo de investigación participativa permite integrar en el proceso a los
miembros de la comunidad como investigadores activos, en vez de tomarlos como
objetos investigados”.

Según Auguste Comte “el método científico se caracteriza por prescindir de

la búsqueda de causas reales. Las ciencias se limitan a establecer relaciones entre
los fenómenos observables”.

Puede definirse que es necesario recurrir a métodos reales que faciliten la

solución a la necesidad de distribuir o asignar la responsabilidad adecuada de cada
cargo, de las residencias estudiantiles en el cual no estaba definida por escrito, ni
por ningún otro medio.

Esta investigación queda como la interacción Investigador-Institución,

donde la misma será encargada de la supervisión y control del proyecto socio-
integrador, además este método permite que los investigadores participen dentro
de la comunidad definida, con la finalidad de generar respuestas a las necesidades
visibles. Este tipo de investigación Acción Participativa permite enriquecer
habilidades, destrezas y conocimientos de terceros, ya que busca que la
comunidad abordada sea motivada a participar en el proyecto, cuyo fin es integrar
las metodologías académicas con el campo laboral para generar conocimientos
previos y atacar las debilidades en tales áreas.

La finalidad del presente proyecto es la evaluación y desarrollo de las

actividades y funciones realizadas dentro del plantel, fue necesario reevaluar las
asignaciones de la preceptoría y del personal administrativo de las residencias
estudiantiles del IUNAV, para estipular las responsabilidades de cada persona.

25
Cabe señalar que la investigación tiene como objetivo medir los resultados de
mejoría al obtener un manual de funciones y procedimientos, que garantiza la
optimización de deberes.
Sujetos Investigados

Cabe destacar, que con la práctica del proyecto socio integrador, que el
personal de las residencias de caballeros logrará la eficacia laboral, debido a que
el proceso será más eficiente y acertado. La población directamente estudiada y
beneficiada en la residencia de caballeros aproximadamente está conformada por
ocho (8) integrantes y, los cuales estos pertenecen a la gestión interna de las
residencias y se benefician de forma directa.

Cuadro N.º 1. Población Beneficiada

Residencia de caballeros
Preceptor General
Preceptor asociado
Monitores (4)
Personal de limpieza (2)
Fuente: Arias, Ribeiro y Valdez (2020).

Informantes claves

Los informantes claves según Martínez (1991), son “personas con

conocimientos especiales, estatus y buena capacidad de información”. Los
investigadores deben cuidar, al hacer la selección, que dichos informantes
representen lo mejor posible la comunidad estudiada.
En este sentido, aunque el personal laboral que se beneficia y participa
directamente de la residencia para caballeros consta de ocho (8) personas entre
ellos: un preceptor general y un preceptor asociado, cuatro monitores y dos
empleados de limpieza. Los investigadores tienen como propósito, recaudar

26
información directa y veraz para la realización del Manual de funciones y
procedimientos.

De igual manera Light y otros citados por Maxwell (1996) exponen que con
un solo número de localizaciones o de casos, se considera suficiente para la
selección de la muestra a propósito. La misma lógica puede ser considerada para
la selección de los actores o informantes.

Técnicas e instrumentos de recolección de la información

Para recoger la información se aplicó un instrumento que cumple con la

técnica de la entrevista en profundidad. El mismo facilitó la compilación de
información necesaria para construir el proceso de descripción, categorización y
teorización. La técnica más usual para llevar a cabo el método Interactivo Cíclico
explican Glaser y Strauss (1967) es el dialogo coloquial o entrevista en
profundidad. Estos autores la consideran adecuada para descubrir estructuras.

La aplicación de la entrevista permite tener respuestas que conducen a

representar el modelo adoptado por los actores sociales de su experiencia. Es por
ello por lo que la entrevista en profundidad se realizó mediante una conversación
entre dos personas, un entrevistador y un informante apoyado de una guía de
entrevista y/o encuesta como instrumento.

Se entiende por guía de entrevista, la comunicación establecida por medio

de un cuestionario o guía entre el investigador y el sujeto de estudio a fin de
obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el tema propuesto.
Es un cuestionario previamente establecido por el investigador, con el que se
pretende conocer lo que hacen, opinan o plantean los entrevistados mediante el
uso de preguntas abiertas y/o cerradas.

La Encuesta, según Méndez (1995) “tiene aplicación en aquellos problemas

que se pueden investigar por método de observación, análisis de fuentes

27
documentales y demás sistemas de conocimiento. La encuesta permite el
conocimiento de las motivaciones, actitudes, opiniones de los individuos con
relación a su objeto de investigación” (p.106).

El fin de aplicar estos instrumentos radicó fundamentalmente en recabar

información y conocer las actividades que se realizan en el departamento de
preceptoría de las residencias y las actividades que se pretenden realizar, saber
quién debe realizarlas; así como cuáles son los procesos que se siguen
diariamente. Por lo tanto, la entrevista estuvo dirigida y registrada por el
entrevistador con el propósito de favorecer la producción del discurso
conversacional y continuo. Con este procedimiento, la entrevista se ajusta al nivel
denominado interacción verbal, que es el que se relaciona con la apertura de los
informantes claves a la comunicación y a la aceptación de las reglas.

La última etapa del proceso de la investigación según Zorrilla y Torres

(1992, p.77) consiste en interpretar los resultados obtenidos con la ayuda de los
instrumentos construidos para ello, Dicha interpretación es producto de la
operación que se realiza entre el análisis y la síntesis. Es decir, es el proceso
mental con el cual se trata de encontrar una significación más completa y amplia
de la información empírica recabada. Así pues, si se emplearon varias técnicas
para recabar información, se recomienda analizar e interpretar por separado los
datos.

Técnicas para el Procesamiento y Análisis de la Información.

Según Fidias Arias (2006), establece “se describen las distintas operaciones
a las que serán sometidos los datos que se obtengan: clasificación, registro,
tabulación y codificación si fuere el caso”. (p.111).

Por otra parte, Balestrini Mirian (1997), define que “el análisis implica el
establecimiento de categorías, la ordenación y manipulación de los datos para

28
resumirlos y poder sacar algunos resultados en función de las interrogantes de la
investigación”. (p. 169).

En el presente proyecto luego de obtenidos los datos se han usado varias

técnicas de análisis de la información que son fundamentales para la correcta
interpretación y obtención de resultados oportunos. Como objetivo principal la
idea es comprender estos procesos. En primera instancia los datos obtenidos en las
entrevistas presenciales y entrevistas digitales se han codificado y clasificado con
el objetivo de encontrar nuevos contextos y también se ha realizado una
segmentación que ha permitido la interpretación de los datos.

Como paso final el objetivo es presentar esta información de la mejor

manera para que sea entendible, clara y concisa para, presentando el resultado del
procesamiento de estos datos obtenidos se ha encontrado como Fortalezas la
seguridad y autoridad a los entes regentes, también que la experiencia del personal
administrativo, las Oportunidades que se tendría con la creación de este manual un
mejor desenvolvimiento en el trabajo, también que el trabajo se realizaría con
mayor eficacia y habría mejor control de la población residente. Como resultado
del Análisis de la información obtenida a través de las encuestas se ha notado una
gran debilidad en la Residencias de Caballeros ya que hay poca flexibilidad con
los subordinados y residentes. Los objetivos de este manual podrían dejar de
cumplirse o dejarse a un lado si la amenaza viene principalmente por una rebelión
de la población por falta de flexibilidad.

También se desea presentar la problemática principal la cual se intenta

solucionar mediante el desarrollo de este proyecto socio integrador, Luego de
estar definido el problema central se exponen las causas que lo generan y los
efectos o consecuencias negativas generadas. La técnica adecuada para relacionar
causas y efectos es la Lluvia de Ideas que consiste en hacer una lista de las
posibles causas y efectos. Para su representación de manera gráfica se usa una
técnica denominada Árbol del Problema que cumple precisamente con ese
objetivo.

29
 Árbol de Problema

Cuadro N.º 2. Árbol del Problema

Tiempo No tener presente y

Falta de
perdido entre al día los deberes
organización
tareas

Carencia de manual de procedimientos en las Residencias

Estudiantiles de Caballeros

Descuido de la organización Falta de interés de parte

del hogar por parte de la de los entes regentes de
institución los hogares

Fuente: Arias, Ribeiro y Valdez (2020).

30
 MOMENTO II

PLANIFICACIÓN DE LA ACCIÓN

Plan acción para la Alternativa de Transformación

Kroeger (2000), define el plan de acción, es un plan que prioriza las

iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta
manera, un plan de acción se constituye como una especie de guía que brinda un
marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto. (p.2).

El siguiente proyecto se ejecutó en las Residencias Estudiantiles del

IUNAV, en conjunto con el personal encargado el cual está compuesto por una
serie de trabajos que deben realizarse, con un tiempo específico, utilizando ciertos
recursos cuyo fin es lograr un objetivo propuesto
.

31
Propósito General: ELABORAR UN MANUAL DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA RESIDENCIAS ESTUDIANTILES
DE CABALLEROS DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO ADVENTISTA DE VENEZUELA.

N.º Estrategia o acción Propósitos Actividades Recursos Fecha Involucrados Costos

Investigadores
Conversatorio Investigadores
Visitar las residencias estudiantiles Conocer las
1 19-02-2020
donde se ejecutará el proyecto. instalaciones Personal administrativo de las
Cámaras Preceptores de las residencias
residencias
Investigadores
Diagnosticar las necesidades más
Evaluar funciones por Formulario de
2 vulnerables de las residencias 23-02-2020 Investigadores
cargo preguntas Preceptores
estudiantiles
Facilitar manual de Investigadores
Realizar entrevista online con los Formulario de
3 funciones y 12-04-2020 Investigadores
preceptores preguntas
procedimientos Preceptores
Realizar Entrevistas a
Mejorar los Investigadores Investigadores
Recopilar información suministrada los preceptores y
4 procedimientos y 19-04-2020
por los preceptores vía online encargados de las
funciones del personal Preceptores Preceptores y encargados
residencias 20$

Investigadores Investigadores
Diseñar un manual de funciones y . Facilitar los procesos
Preceptores de las residencias
procedimientos para el área administrativos de las Reunión con tutor
5 Preceptores 24-04-2020 Material de trabajo
administrativa de las residencias residencias interno y participantes
estudiantiles estudiantiles
Material de trabajo

Conversación con el Investigadores

Promover la eficiencia
Presentar formalmente el manual personal autorizado y
y eficacia dentro de Investigadores
6 de procesos y funciones en las participantes para dar Preceptores de las residencias 27-10-2020
los cargos
residencias estudiantiles inicio con las pautas
desempeñados
del proyecto a ejecutar Material de trabajo
Fuente: Arias, Ribeiro y Valdez (2020)

32
 Cronograma para la Ejecución del Plan de Acción

Mes- Semana N.º de horas

N ACTIVIDAD Febrero 2020 Marzo 2020 Abril 2020 Mayo 2020 Junio 2020 Septiembre 2020 Octubre 2020 Noviembre 2020

Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1 Asesoría con la profesora: Diomira González 3

2 Seminario de Proyecto, por la profesora. Diomira Gonzalez 3

Visita al hogar de caballeros y observar los métodos de
3 3
trabajos
4 Asesoría con la profesora: Diomira González para Momento I 3
Formular preguntas para los instrumentos que se aplicaron en
5 4
el hogar de caballeros
Reunión de Asesoría con la profesora: Dignora Valdivez
6 4
(información suministrada con respecto a datos del instituto).

7 Reunión de los investigadores para momento II del proyecto 2

8 Reunión de los investigadores/preceptores 3

Reunión de los investigadores, para evaluar funciones por

9 4
cargo de los hogares
Reunión de Investigadores, para encuestas al personal
10 2
administrativo, vía WhatsApp

11 Revisión de proyecto con la profesora Diomira González 3

Reunión de los integrantes para continuar con el momento II,

12 2
distribución de puntos
Reunión con todos los investigadores, para verificación de
13 3
información del proyecto.
Asesoría para la elaboración de Manual de funciones y
14 4
procedimientos.
Reunión con todos los integrantes para la mejora del
15 3
momento II y III

16 Segunda reunión con los preceptores/investigadores 4

Reunión de los integrantes, vía WhatsApp, correo, para el

17 4
momento III y IV
Reunión vía online para ir culminando el manual de
18 3
funciones

33
 Asesoría con la tutora para revisión de proyecto momento III
19 4
y IV .

20 Reunión para realizar ajustes al manual de procedimientos 5

Reunión tutor/investigadores para culminar los manuales de

21 5
función y procedimientos

22 Reunión para realizar ajustes del proyecto socio integrador 4

23 Reunión para el momento V y finalizar 6

24 Asesoría con la tutora para corrección de conclusión 5

Reunión para realizar correcciones del proyecto hecha por la

25 5
tutora
Reunión para realizar ajustes al proyecto socio integrador
26 6
para la entrega final
Reunión para realizar ajustes al proyecto socio integrador
27 3
para la entrega final

Fuente: Arias, Ribeiro y Valdez (2020) Total, de horas del proyecto a dedicar para servicio comunitario 100

34
 MOMENTO III

EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN

Acción Reflexión Acción

Como primera instancia los investigadores visitaron las residencias

estudiantiles para conocer y saber cuál era la necesidad primordial, se conversó
con los preceptores, por medio de la encuesta se dio a conocer la necesidad. Los
investigadores realizaron entrevistas directamente con los preceptores de las
Residencias Estudiantiles de Caballeros en el Instituto Universitario Adventista
Venezuela, se planifico un cronograma de actividades el cual se cumplió
satisfactoriamente en el trascurso de este periodo. El propósito de los
investigadores con el personal de las residencias de caballeros es, crear un manual
de funciones y procedimientos administrativos el cual minimizará errores y
mejorará los controles en la organización.

Debido a la situación actual de Venezuela por cuestiones del virus Covid-

19, se ha complicado reunirse con el personal administrativo de las residencias
estudiantiles del IUNAV debido a la cuarentena, por ende, se han hecho
entrevistas, conversatorios y encuestas por medios de redes sociales, ya sea
correo, WhatsApp, y otras, para mantener mejores medidas de seguridad. El
resultado de este manual fue favorable para el desarrollo de las actividades para
determinar las funciones del personal que labora y así saber con precisión cada
función que deben realizar dentro de las residencias estudiantiles dado por
satisfactorio, ya que no existían manuales que facilitaran información precisa al
personal. Se recomienda a las Residencia de Caballeros junto con el
Departamento de Talento Humano y con jefes de unidades, que verifiquen y
actualicen los manuales por lo menos una vez al año, en dado caso si algunas de

35
las actividades o funciones del cargo cambian para incluirlas y obtener mejores
resultados.
Producto o Servicio

El manual de funciones y procedimientos administrativos para las

Residencias Estudiantiles de Caballeros del Instituto Universitario Adventista de
Venezuela servirá como herramienta para orientar al personal administrativo en la
ejecución de su trabajo y también un instrumento que facilitará la evaluación de la
gestión en el interior de la entidad por parte del área de control, también a tener un
mejor adiestramiento y capacitación. De igual manera le proporcionará al personal
administrativo una visión general de la entidad y de la forma explícita las
interrelaciones con el resto de los puestos de trabajo. Los investigadores asumen
el reto de transmitir al personal administrativo del área, de una manera sencilla y
clara, la forma en que se debe desarrollar el trabajo y la importancia de hacerlo
bien en términos de eficacia, economía y celeridad.

36
 MOMENTO IV

SISTEMATIZACIÓN- EVALUACIÓN

Valoración de los Hallazgos

Los investigadores realizaron entrevistas con el personal administrativo de

la residencia estudiantil de caballeros, mediante este conversatorio, se observó la
necesidad de un manual de funciones y procedimientos, pero luego debido a la
situación en que se encuentra Venezuela a causa del Covid-19 se realizó vía
online.

Devolución Sistemática del Conocimiento

La presente investigación se inició con la fase del diagnóstico, bajo los

lineamientos de la investigación acción participativa, que buscó en la Residencias
de Caballeros del Instituto Universitario Adventista de Venezuela en Nirgua
estado Yaracuy.

Cuando se habla de devolución de conocimientos se toma en cuenta la fase

de diagnóstico, planificación y ejecución del proyecto de Elaboración del Manual
de Funciones y Procedimientos para las Residencias de Caballeros del Instituto
Universitario Adventista de Venezuela en Nirgua estado Yaracuy, donde
colaboraron con las distintas actividades propuestas parte del personal
administrativo, motivo por el cual se podría hablar más bien de la construcción
colectiva del conocimiento.

El proceso de sistematización o intercambio de conocimiento comenzó con

el reconocimiento y aceptación por parte de la comunidad para el desarrollo de las
distintas actividades.

37
 La realización de este proyecto fue en las residencias estudiantiles del
IUNAV, en el transcurso de este proyecto fue satisfactorio mediante la
participación de los investigadores y los involucrados, el personal administrativo
de las residencias estudiantiles mostró interés en el desarrollo del Manual de
funciones y procedimientos en su dependencia.

Este proceso el cual llego a desarrollar este proyecto, nos instó a mejorar
cada día más, siendo proactivos a la hora de trabajar, y participar como equipos en
el momento de acatar una solicitud, las sugerencias que podríamos sugerir es que
puedan emplear este material, que les será de gran apoyo para lograr el éxito, sin
planificación no tendrían ningún rumbo, todo sería un completo caos, causando
disparidad de opiniones y descuido de las funciones Procuramos la eficiencia y
eficacia en los trabajadores para que todos a su vez tengan éxito en el área laboral.

Triangulación

Según Ruiz (2007) “la triangulación es un tipo de control de calidad…una

estrategia metodológica {y es} esencialmente multi-estratégica. Es una
metodología; un proceso de enriquecimiento de las conclusiones o hallazgos
obtenidos en una investigación previa”.

En este mismo sentido esta investigación es el resultado de los datos

obtenidos por los involucrados en el proceso, Asimismo se recurrió al análisis de
datos provenientes de fuentes secundarias tales como manuales similares como lo
es el “Manual Para Preceptores” de Donald W. Murray con el objetivo de
contrastar los resultados obtenidos. Por otro lado, se puede hablar de triangulación
de investigador ya que el estudio fue realizado por un equipo de personas cuyas
distintas perspectivas enriquecieron el proceso de investigación tanto en la fase de
recogida de datos como en la fase de análisis de los mismos.

38
 Triangulación de Tiempo

Según Bisquerra (1996), “permite reconocer y analizar datos desde distintos

ángulos para compararlos y contrastarlos entre sí” en el puesto de trabajo de los
individuos.

En las diversas actividades a seguir, plasmadas en el plan de acción, a partir

de marzo de este año, parte de los participantes del grupo de investigación, se
dirigió a las Preceptoría de la Residencia de Caballeros del Instituto Universitario
Adventista de Venezuela a realizar los primeros contactos con los informantes
clave, igualmente se les notifico sobre el trabajo para presentarle la idea del
proyecto ce crear un Manual de Funciones y un Manual de Procedimientos para su
departamento.

En el siguiente orden de actividades se presentan los acontecimientos

previstos en el plan de acción para llevar a cabo la realización del presente
proyecto e intercambio de conocimiento.

El día 19 de febrero del 2020 se realizó una visita a las residencias

estudiantiles de caballeros donde se ejecutará el proyecto.

El día 23 de febrero del 2020 se realizó una Reunión de los investigadores

para Diagnosticar las necesidades más vulnerables de las Residencias
Estudiantiles de Caballeros

El día 12 de abril del 2020 se Realizó una entrevista online con los
preceptores de las Residencias Estudiantiles de Caballeros.

El día 19 de abril del 2020 se realizó una entrevista a distancia vía

WhatsApp con los preceptores de las Residencias Estudiantiles de Caballeros, con
el objetivo de Recopilar más información de las Funciones y Procedimientos.

39
 El día 24 de abril del 2020 se empezó con la realización y diseño de un
manual de funciones y procedimientos para el área administrativa de las
Residencias Estudiantiles de Caballeros.

El día 03 de diciembre del 2020 se realizó una reunión con el personal

administrativo de las Residencias Estudiantiles de Caballeros para Presentar
formalmente el manual de procesos y funciones.

Al mismo tiempo, la continuidad de actividades, se fue dando con éxito y se

realizaron entrevistas donde se contempló la importancia de trabajar en equipo,
para que las funciones de los cargos puedan ejecutarse correctamente, resaltando
que no solo es necesario el trabajar en equipo, sino también tener las pautas
establecidas de lo que se requiere en el puesto de trabajo, en este caso en las
Residencias Estudiantiles de Caballeros, debido a que trabajan para un personal
con distintas personalidades, y necesidades.

Este proyecto fue grato, porque algunos de los investigadores no habían

participado en la creación de manuales de funciones y procedimientos, por lo
tanto, el aprender, es vivir diariamente, así que se cumplió con lo previsto durante
este periodo de tiempo, podemos destacar que es de suma importancia el manejo
de información, que pueda seguir la misma línea, donde se ejecuten las
asignaciones ya prescrita, garantizando la eficiencia y eficacia en el puesto de
trabajo.

40
 Cuadro N.º 3. Triangulación

Las Residencias Estudiantiles de Caballeros del Instituto Universitario Adventista de

Venezuela, presentaron diversos casos de necesidades, una de ella era la falta de
manual de funciones la cual hace que las responsabilidades no se definan
exactamente, y haya deficiencia en los procesos administrativos.

ANTES

Se realizaron actividades como

entrevistas, conversatorios online y
diálogos para definir la necesidad de las
Residencias Estudiantiles de Caballeros,
La finalidad del proyecto se cuyo propósito fue de prioridad la de
cumplió satisfactoriamente, crear un manual de Funciones y
debido al manual de funciones DESPUÉS DURANTE Procedimientos para el personal
y procedimientos, para la administrativo, el cual mejore el control
ejecución de asignaciones del y funcionamiento de la dependencia.
cargo de manera eficiente.

Fuente: Arias, Ribeiro y Valdez. 2020

41
 MOMENTO V

PUNTUALIZACIONES FINALES

Reflexiones Finales

Las acciones efectuadas antes, durante y después, facilitan visualizar la

importancia adyacente de cada uno de los miembros que participaron en la
elaboración o creación del manual de funciones y procedimientos para las
residencias estudiantiles del IUNAV, ya que mediante este proceso se destacó las
necesidades que debían ser suplidas, como lo era el manejo de funciones de cargo
y de procedimientos del mismo, cumpliendo con lo pautado por las autoridades de
la organización, siendo de manera efectiva y exitosa.

Los trabajadores podrían estar aún más motivados por cumplir con sus
responsabilidades y funciones dentro de lo asignado, promoviendo la
optimización en las funciones y procesos que se manejen en el área, rompiendo
con la discordia o disparidad de opiniones al ejecutar cualquier función,
eliminando el descontento y la pérdida de tiempo, por no tener escrito las
descripciones de cargo, es por ello que es de suma importancia el evaluar la
motivación laboral de cada uno de los trabajadores y poner eliminar esa barrera
que impide progresar en el puesto desempeñado.

Los investigadores aprendieron que los trabajos en equipo son gratificantes,

cuando se proponen alcanzar una meta, un propósito, y este lo fue tanto para cada
uno de los integrantes como los involucrados del personal administrativo, el
interés denota grandeza de querer tener éxito, por lo tanto luchan por eliminar
cualquier desventaja o deficiencia que impida el crecimiento laboral en sus
trabajadores, el hecho de participar en la elaboración del manual de funciones
otorga virtud y prosigue a la eficiencia y eficacia en el área laboral.

42
 Este proyecto socio productivo de crear un manual de funciones y
procedimientos de las Residencias Estudiantiles de Caballeros en el Instituto
Universitario Adventista de Venezuela, propuso comprender cuan es la
importancia de tener definida detalladamente cual es la función de cada persona
en su puesto de trabajo, de tener claro cuáles son sus responsabilidades dentro de
la organización. Es necesario tener en cuenta en todo momento los manuales, ya
que son instrumentos importantes que nos facilitaran conocimientos más sencillos
al momento de realizarlos.

43
 REFERENCIAS

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 ANEXOS

ANEXO A - ENTREVISTA

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