22

4. Administración: Proceso Administrativo

Mapa conceptual

Administración

Se apoya en
diversas disciplinas

Ciencias Ciencias Disciplinas

sociales exactas técnicas

Que le confiere características

- Universalidad
distintivas:
- Valor instrumental
- Flexibilidad
- Interdisciplina

La administración
posee una metodolo-
gía básica

Proceso
administrativo

Planeación Organización Integración Dirección Control

Se rige por:
Principios
y valores
 CARACTERÍSTICAS INHERENTES DE LA DISCIPLINA ADMINISTRATIVA 23

2.1 La administración y su importancia

La administración es una actividad indispensable en cualquier organización, de
hecho es la manera más efectiva para garantizar su competitividad. Existen diver-
sos conceptos de administración, coloquialmente se dice que: “administración es
hacer algo a través de otros”, otra acepción es lo que se conoce como la “ley de
oro de la administración”, entendida como hacer más con menos.
Para entender el proceso de administración basta con analizar en qué consis-
ten cada uno de los elementos de la anterior definición:
• Objetivos. La administración siempre está enfocada a lograr fines o resul-
tados.
• Eficiencia. Se obtiene cuando se logran los objetivos en tiempo y con la
máxima calidad
• Competitividad. Es la capacidad de una organización para generar productos
y/o servicios con valor agregado en cuanto a costos, beneficios, características
y calidad, con respecto a los de otras empresas de productos similares.
• Calidad. Implica la satisfacción de las expectativas del cliente mediante el
cumplimiento de los requisitos.
• Coordinación de recursos. Es cuando se optimizan los recursos necesa-
rios para lograr la operación de cualquier empresa a través de la adminis-
tración. La administración es el
• Productividad. Implica la obtención de los máximos resultados con el proceso de coordinación
mínimo de recursos. En este sentido, la productividad es la relación que de recursos para
existe entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determi- obtener la máxima
nado bien o servicio y los resultados obtenidos. Es la obtención de los productividad, calidad,
máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia, eficiencia y
eficacia. De esta forma se aplica la administración como disciplina. competitividad en el
Si se analizan los elementos anteriores es posible concluir que la adminis- logro de los objetivos
tración es la herramienta más poderosa para la permanencia y competitividad de de una organización.
cualquier organización.
La importancia de la administración es indiscutible debido a que reporta
múltiples ventajas:
• A través de sus técnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad y
simplificación en el trabajo con los consecuentes ahorros de tiempo y costo.
• De acuerdo con lo anterior, incide en la productividad, eficiencia, calidad y
competitividad de cualquier organización.
• Propicia la obtención de los máximos rendimientos y la permanencia en el
mercado.

2.2 Características inherentes de la disciplina

administrativa
La administración posee ciertas características que la diferencian de otras disci-
plinas:
Universalidad. Es indispensable en cualquier grupo social, ya sea una empresa
pública o privada o en cualquier tipo de institución.
Valor instrumental. Su finalidad es eminentemente práctica, siendo la adminis-
tración un medio para lograr los objetivos de un grupo.
24 CAPÍTULO 2 • PROCESO ADMINISTRATIVO

Multidisciplina. Utiliza y aplica conocimientos de varias ciencias y técnicas.

Especificidad. Aunque la administración se auxilia de diversas ciencias, su
campo de acción es específico, por lo que no puede confundirse con otras disci-
plinas.
Versatilidad. Los principios administrativos son flexibles y se adaptan a las
necesidades de cada grupo social en donde se aplican.

FIGURA 2–1

Características de la
Universalidad
administración

Multidisciplina Características de Valor

la administración instrumental

Especificidad

2.3 Ciencias y disciplinas en las que se fundamenta

la administración
La administración se fundamenta y se relaciona con diversas ciencias y técnicas,
tales como:

2.3.1 Ciencias sociales

Sociología. La sociología industrial aporta conocimientos acerca de la estructura
social de las organizaciones así como de las características de los grupos y las
interacciones que surgen en los fenómenos sociales.
Psicología. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del compor-
tamiento humano en el trabajo. Contribuye con técnicas en las áreas de selección
de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de motivación,
incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación y estudios
sobre ausentismo, entre otras.
Derecho. El derecho es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la
sociedad. Las organizaciones operan dentro de un marco normativo. De esta forma,
la estructura organizacional de la empresa, así como los principios de la adminis-
tración, deben respetar el marco legal donde se desarrollen. El ejercicio de la
administración implica el conocimiento de las disciplinas legales vigentes en mate-
ria de derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder
manejar adecuadamente cualquier tipo de organización.
 CIENCIAS Y DISCIPLINAS EN LAS QUE SE FUNDAMENTA LA ADMINISTRACIÓN 25

Economía. Las organizaciones existen dentro de un entorno económico, por lo que

el conocimiento de las variables y leyes del mercado y del marco económico son
fundamentales para la aplicación de algunas herramientas administrativas. La
economía aporta valiosos datos a la gestión de las organizaciones, tales como estu-
dios de factibilidad, disponibilidad, competencia, problemas de exportación e
importación, balanza de pagos, indicadores económicos y proyecciones, entre otros.
Antropología. El objetivo de esta disciplina es el estudio de la cultura y el desa-
rrollo del ser humano en sociedad. La cultura de un país, sus valores, tradiciones e
historia influyen en la cultura de las organizaciones y consecuentemente, esta
ciencia es de gran valía para la administración.

2.3.2 Ciencias exactas

Matemáticas. Las matemáticas proporcionan herramientas para la toma de deci-
siones en todas y cada una de las etapas del proceso administrativo. Las aporta-
ciones más importantes de las matemáticas son: las matemáticas aplicadas,
específicamente en modelos probabilísticos; simulación; estadística e investi-
gación de operaciones, que auxilian al directivo en el proceso de decisión.

2.3.3 Disciplinas técnicas

Ingeniería industrial. La administración como disciplina surgió a principios del
siglo xx junto con la ingeniería industrial, y la última agrupa una serie de
conocimientos cuya finalidad es la optimización de recursos. Ambas disciplinas
están íntimamente ligadas, se interrelacionan y han intercambiado valiosas técnicas.
Contabilidad. Disciplina indispensable para la administración, ya que a través de
ésta se registran y analizan los movimientos financieros de una organización. La
contabilidad es básica en la toma de decisiones.
Informática y telecomunicaciones. La administración está íntimamente rela-
cionada con la tecnología ya que en la actualidad es indispensable para la
operación eficiente de cualquier organización. La informática aporta conocimien-
tos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de información, asimismo, con las
telecomunicaciones la empresa posee la infraestructura tecnológica para la trans-
ferencia de datos. Ambas disciplinas son básicas en el mundo global.
de

FIGURA 2–2
d

Ciencias - Sociología - Derecho

auxiliares

- Psicología - Economía Ciencias y disciplinas

sociales - Antropología auxiliares de la
ili

administración
la administración

Ciencias
disciplinas

- Matemáticas
exactas - Estadística
i y di i li

Disciplinas - Ingeniería - Informática

Ciencias

Industrial - Telecomunicaciones
técnicas - Contabilidad
Ci
26 CAPÍTULO 2 • PROCESO ADMINISTRATIVO

La competitividad es la 2.4 Competitividad y administración

capacidad de una Además de la calidad del producto o servicio, existen múltiples factores que pro-
organización para generar mueven una mayor competitividad, por ejemplo, el precio, las estrategias de mer-
productos con valor cado y el servicio. Un excelente producto o servicio, sin el soporte de una adecuada
agregado en cuanto a administración no tendrá permanencia en el mercado. De ahí la importancia de esta
costos, beneficios, disciplina y sus técnicas para garantizar la competitividad y el éxito empresarial.
Los productos o servicios deben reunir ciertas características particulares que
características y calidad,
los diferencien de otros similares, de tal forma que cumplan con las expectativas
respecto a los de otras
del cliente, con la finalidad de asegurar su aceptación en el mercado.
empresas de productos
similares.

Las ventajas competitivas 2.5 Proceso administrativo

son las características del La administración comprende una serie de fases, etapas o funciones, cuyo
producto o servicio que le conocimiento resulta esencial para aplicar el método, los principios y las téc-
confieren supremacía nicas de esta disciplina correctamente.
sobre la competencia. En la administración de cualquier empresa existen dos fases: una estruc-
tural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de
obtenerlos; y otra operacional, en la que se ejecutan todas las actividades
El proceso administrativo necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
es el conjunto de fases o Lyndall F. Urwick llama a estas dos fases de la administración mecánica
etapas sucesivas a través y dinámica. La mecánica administrativa es la parte de diseño y arquitectura
de las cuales se efectúa la de la administración en la que se establece lo que debe hacerse. Mientras que
administración. durante la dinámica se implanta lo establecido durante la mecánica, en pocas
palabras se refiere a la operación de la empresa.
 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 27

2.6 Etapas del proceso administrativo Un proceso es el conjunto

Existen diversos criterios acerca del número de etapas que constituyen el proceso de pasos o etapas para
administrativo aunque, de hecho, para todos los autores los elementos o funciones llevar a cabo una
de la administración sean los mismos. A continuación se menciona el criterio que actividad.
se utilizará en este texto.

FIGURA 2–3

Etapas del proceso

administrativo

CONTROL PLANEACIÓN
¿Cómo se ha ¿Qué se quiere
efectuado? obtener?

DIRECCIÓN ORGANIZACIÓN
Ver que se haga ¿ Cómo se hace?

INTEGRACIÓN
¿Con quién?

Planeación. Es cuando se determinan los escenarios futuros y el rumbo hacia

donde se dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se pre-
tenden obtener y las estrategias para lograrlos minimizando riesgos.
Organización. Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos,
funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de métodos, y la apli-
cación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo.
Integración. Es la función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos
necesarios para poner en marcha las operaciones.
Dirección. Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso administrativo
mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo.
Control. Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen
estándares para evaluar los resultados obtenidos con el objetivo de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.
En esta obra se estudia el criterio de las cinco etapas porque es uno de los más
aceptados, además de que ofrece mayor claridad para fines didácticos.
El proceso administrativo es la metodología básica para aplicar cualquier
enfoque de administración o gestión. Es decir, el hecho de que existan nuevas
corrientes administrativas, requiere para su implementación la aplicación del pro-
ceso administrativo.
Un resumen de las fases, etapas y elementos y principios que conforman el
proceso administrativo, se presenta en la figura 2-4.
28 CAPÍTULO 2 • PROCESO ADMINISTRATIVO

FIGURA 2–4
–Filosofía
–Misión Fases, etapas y
–Visión elementos del proceso
–Planeación –Valores administrativo
–Estrategias
–Fase mecánica –Políticas
o estructural –Programas
–Presupuestos
Proceso administrativo

–Jerarquización
–Organización –División del trabajo –Departamentalización
–Descripción de funciones

–Recursos humanos
–Recursos materiales
– Integración
–Recursos técnicos
–Recursos financieros

–Toma de decisiones
–Dirección –Integración
o ejecución –Motivación
–Fase dinámica –Comunicación
u operativa –Liderazgo

–Establecimiento de estándares
–Control –Medición
–Corrección
–Retroalimentación

Los principios de 2.7 Principios de administración

administración son De la misma manera que en otras ciencias y disciplinas existen principios y leyes
verdades de carácter que se observan durante su aplicación en el proceso administrativo, existen ciertos
universal que surgen a principios que han sido debidamente comprobados y que promueven la competi-
partir de la experiencia y tividad y el éxito de la empresa.
que han sido debidamente
comprobadas. Sirven para
aplicar la administración
con un mínimo margen
de error.
 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN 29

FIGURA 2–5
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
Principios de
ETAPA PRINCIPIO administración

– Factibilidad
– Objetividad
– Flexibilidad
Planeación
– Cuantificación
– Unidad
– Del cambio de estrategias

– De la misión
– Simplificación
– Especialización
– Jerarquía
Organización – Paridad de autoridad y responsabilidad
– Unidad de mando
– Difusión
– Amplitud o tramo de control
– De la coordinación
– Adecuación

– Provisión de elementos necesarios

Integración – Calidad de los proveedores
– El hombre adecuado para el puesto
adecuado

– De la resolución del conflicto

– Aprovechamiento del conflicto
Dirección – Impersonalidad de mando
– Coordinación de intereses
– De la vía jerárquica

– Equilibrio
– Indicadores o estándares
– Oportunidad
Control – Desviaciones
– Costeabilidad
– Excepción
– Función controlada
30 CAPÍTULO 2 • PROCESO ADMINISTRATIVO

2.8 Ética y valores en la administración

La administración se rige por una serie de valores que proporcionan el sustento
ético que permite orientar la conducta del administrador durante su ejercicio. La
observancia de estos valores influye directamente en el bienestar de la sociedad.
De hecho, todas las organizaciones deben de poseer un código de ética y una
filosofía organizacional que oriente todas sus acciones.
Los valores éticos de la administración son:
2.8.1 Sociales
Son los de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar de la comunidad a
través de:
• Calidad del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesi-
dades de la sociedad.
• Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.
• Cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener al gobierno.
• Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.
• Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

2.8.2 Organizacionales
Su finalidad es mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo
social:
• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.
• Optimizar la coordinación de recursos.
• Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
• Proporcionar servicios y productos.

2.8.3 Económicos
Se orientan a la obtención de beneficios económicos:
• Generar riqueza para la sociedad y los accionistas.
• Máxima obtención de utilidades.
• Manejo adecuado de recursos financieros.
• Desarrollo económico del grupo social.
• Promover la inversión.
 ÉTICA Y VALORES EN LA ADMINISTRACIÓN 31

Etapa/ Etapa/
Importancia Principio Técnica
concepto proceso
Planeación • Permite encaminar • Filosofía Del objetivo Cuantitativas
• Determinación de y aprovechar mejor • Valores • Unidad • CPM
escenarios futuros y los esfuerzos y • Visión • Objetividad y • PERT
del rumbo a donde recursos. • Misión cuantificación Cualitativas
se dirige la empresa, • Reduce los niveles • Propósitos • Gráfica de Gantt
y de los resultados de incertidumbre. • Premisas Del cambio de • Análisis FODA
que se pretenden • Permite hacer frente • Investigación estrategias
obtener para mini- a las contingencias. • Objetivos • Flexibilidad
mizar riesgos y defi- • Es un sistema racio- • Estrategias
nir las estrategias nal para la toma de • Políticas
para lograr la misión decisiones, evitando • Programas
de la organización con las corazonadas.
una mayor probabilidad • Es la base para el
de éxito. sistema de control.

Organización • Suministra los métodos División del trabajo • Vía jerárquica • Organigramas
• Consiste en el diseño para que se puedan • Jerarquización • Tramo de control • Manuales
y determinación de desempeñar las activi- • Departamenta- • Delegación • Diagramas de flujo
las estructuras, pro- dades eficientemente. lización • Simplificación o de procedimiento
cesos, funciones y • Reduce costos e incre- • Descripción de • Unidad de mando • Carta de distribu-
responsabilidades, menta la productividad. funciones • Especialización ción del trabajo
así como del estable- • Reduce o elimina la • Análisis de puestos
cimiento de métodos, duplicidad de Coordinación
y la aplicación de funciones.
técnicas tendientes a
la simplificación del
trabajo.

Integración • De la calidad de los • Definición de necesi- • Cumplimiento de Recursos humanos

• Selección y obtención insumos dependen dades y requerimientos requisitos • Exámenes
de los recursos los resultados: implica de los recursos, • Proveedor confiable psicométricos
necesarios para una reducción de costos. estándares de calidad • Adecuación • La entrevista
ejecutar los planes. • Correcta selección de y tiempos • Calidad • El análisis de
• Comprende recursos recursos humanos. • Determinación puestos
materiales, humanos • Especificación de las de fuentes de
tecnológicos y características, canti- abastecimiento Otros recursos
financieros. dades y calidad de • Elección de • Cuantitativas
los recursos. proveedores • Cualitativas
• Selección de recursos
de acuerdo a
estándares

Dirección • Ejecución de • Toma de decisiones • Aprovechamiento Cuantitativas

• Es la ejecución de actividades. • Motivación del conflicto • Modelos
todas las etapas del • Toma de decisiones. • Comunicación • Resolución del matemáticos
proceso administrativo • Comportamiento, • Liderazgo conflicto • Programación lineal
mediante la conduc- actitudes y conductas • Del objetivo de la • Estadística
ción y orientación del adecuadas. supervisión directa • Camino crítico
factor humano, y el • Influir, guiar o dirigir • De la vía jerárquica
ejercicio del liderazgo a grupos de trabajo. Cualitativas
hacia el logro de la • Tormenta de ideas
misión y visión de • Delphi
la empresa.

Control • Sirve para comprobar • Establecimiento de • De la función • Sistemas de

• Establecimiento de los la efectividad de la estándares controlada información
estándares para evaluar gestión. • Medición • De las desviaciones • Gráficas y diagramas
los resultados obteni- • Promueve el asegura- • Corrección • Autocontrol • Estudio de métodos
dos, con el objeto de miento de la calidad. • Excepción • Indicadores
comparar, corregir • Protege los activos Retroalimentación • Control interno
desviaciones, preve- de la empresa. • Métodos
nirlas y mejorarlas • Establece las medidas cuantitativos
continuamente. para prevenir errores,
reducir costos y tiempo.

FIGURA 2–6

Etapas, principios y técnicas del proceso administrativo

32 CAPÍTULO 2 • PROCESO ADMINISTRATIVO

Autor Año Etapas

Comando,
Henry Fayol 1886 Previsión Organización Control
coordinación
Harry Arthur Hopf 1935 Planeación Organización Coordinación Control
Previsión, Comando, coordi-
Lyndall Urwick 1943 Organización Control
planeación nación
Organización,
William Newman 1951 Planeación obtención de Dirección Control
recursos

R.C. Davis 1951 Planeación Organización Control

Organización,
Koontz y O’Donnell 1955 Planeación Dirección Control
integración
John E. Mee 1956 Planeación Organización Motivación Control
George R. Terry 1956 Planeación Organización Ejecución Control
Motivación,
Louis A. Allen 1958 Planeación Organización Control
coordinación
Dalton Mc. Farland 1958 Planeación Organización Control
Deming Edwards 1960 Planear Hacer Verificar Actuar
Previsión, Organización,
Agustín Reyes Ponce 1960 Dirección Control
planeación integración
Organización, Dirección,
Isaac Guzmán V. 1961 Planeación Control
integración ejecución
J. Antonio Fernández 1967 Planeación Implementación Control
Organización,
R. Alec Mackenzie 1969 Planeación Dirección Control
integración
Robert C. Appley 1971 Dirección Control
William P. Leonard 1971 Planeación Organización Dirección Control
Sisk y Sverdlik 1974 Planeación Organización Liderazgo Control

Leonard Kazmier 1974 Planeación Organización Dirección Control

Organización,
Robert F. Buchele 1976 Planeación Liderazgo
staffing

Planeación,
Burt K. Scanlian 1978 toma de Organización Dirección Control
decisiones

Carmichael y Sarchet 1978 Planeación Organización Coordinación Control

Fuente: Fernández Arena, José A. El proceso administrativo. Herrero, México, 1990. Datos actualizados por la autora a partir de 1969.

FIGURA 2–7

Diversos criterios en las etapas del proceso administrativo