Barras de Herramientas de Word.

 
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los
nombres de los diferentes elementos los hemos señalado con líneas y
texto en color rojo. 
Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando
hablemos de la Barra de estado o de la Banda de opciones. 

Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos

los comandos de 
Word 2007. En Word 2007 la banda de opciones tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más
importantes y los que el usuario va utilizando.

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar,

cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y
Edición.
 En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón
Office, lo que antes era el menú Archivo, que en esta nueva versióon de
Word, aparece como un botón redondo de color naranja con el logo de
Office. 

Agregar sombreado, color o rellenos gráficos. 

Para sombrear, dar color o rellenar gráficos siga uno
de estos procedimientos: Agregar sombreado a texto
o a una tabla. 
1. Seleccione el texto o la tabla a la que desee agregar sombreado. 
Si desea aplicar sombreado a determinadas celdas de una tabla,
selecciónelas sin olvidar incluir la marca de fin de celda. 
2. En el menú Formato, haga clic en Bordes y sombreado y, a continuación,
haga clic en la ficha Sombreado. 
3. Seleccione las opciones que desee. 

Saltos de página y paginación 

 Cuando llena una página con texto o gráficos, Microsoft Word inserta un
salto de página automático y comienza una nueva página.
Para forzar un salto de página en un lugar específico, puede insertar un
salto de página manual. Si trabaja en documento de varias páginas de
longitud e inserta saltos de página manuales, a menudo es preciso
cambiarlos cuando modifica el documento. Esto se evita estableciendo
opciones de paginación para controlar los puntos en los que Word inserta
saltos de página automáticos. Por ejemplo, puede evitar que se produzca un
salto de página dentro de un párrafo o dentro de una fila de tabla. 

O bien, asegúrese de que un salto de página no se produce entre dos

párrafos, por ejemplo, entre un título y el párrafo que le sigue. 

Agregar, quitar o cambiar el orden de los elementos en

una lista desplegable. 1. Abra la plantilla que
contiene el que desee cambiar. 
2. Quite la protección de la plantilla haciendo clic en el botón Proteger
formulario de la barra de herramientas Formularios. 
3. Haga doble clic en el campo de formulario con lista desplegable que
desee cambiar. 4. Siga uno de estos procedimientos y, a continuación,
haga clic en Aceptar: • Para agregar un elemento, escriba el nombre del
elemento en el cuadro Elemento de la lista y, a continuación, haga clic
en Agregar 
• Para eliminar un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro
Elementos en la lista y, a continuación, haga clic en Quitar. 
• Para mover un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro
Elementos en la lista y, a continuación, haga clic en los botones
de flecha Mover. 
5. Si desea borrar la información que haya introducido mientras
trabajaba con el formulario, haga clic en Restablecer campos de
formularios de la barra de herramientas Formularios. 6. Proteja el
formulario haciendo clic en Proteger formulario de la barra de
herramientas Formularios. 

Los bordes avanzados y los rellenos gráficos pueden agregar interés y

énfasis a distintas secciones del documento. 
Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos
gráficos, imágenes y marcos Web. Se puede sombrear párrafos y texto. Se
puede aplicar rellenos con colores o texturas a los objetos gráficos.
Modificar un estilo. 
Para modificar rápidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo
específico, puede volver a definir el estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo
de los títulos principales es fuente Arial 14 pto, alineación a la izquierda y en
negrita y, posteriormente, decide que sea fuente Arial Narrow 16 pto y
centrado, no es necesario volver a dar formato a todos los títulos principales
del documento. Simplemente tendrá que cambiar las propiedades de dicho
estilo. 

Quitar un fondo o una marca de agua. 

Los fondos se muestran sólo en la vista diseño Web y no están diseñados
para imprimirlos. Las marcas de agua están diseñadas para los documentos
impresos. 

Quitar un fondo. 
1. En el menú Formato, elija Fondo. 
2. Haga clic en Sin relleno. 

Quitar una marca de agua. 

1. En el menú Formato, elija Fondo y, a continuación, haga clic en
Marca de agua impresa. 2. Haga clic en Sin marca de agua. 

Insertar marcadores. 
Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par
de pasos bien sencillos: - Posicionarnos donde queramos
incluir una marca o seleccionar el texto. 
- Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o
presionar Ctrl + Mayús + F5. Podemos ordenar los marcadores por
Nombre o por Posición. 
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar. 
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar. 
El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es
decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la
posición del documento a la que está asociado el marcador. 
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos
la opción Marcadores ocultos. 
Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder
el mneú Archivo y hacer clic en el botón Opciones de Word.
Una vez abierto el cuadro de diálogo dseberemos seleccoinar la categoría
Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha deberemos bajar hasta
encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, allí
marcaremos la opción Mostrar marcadores. 
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el diálogo Opciones veremos en
nuestro documento aquellos marcadores que hemos incluido.
Documentos Maestros. 
Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un
documento normal (gráficos, tablas, formato de texto, etc.) y además
contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que
pueden tratarse independientemente como documentos normales. 

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que

por sus características está previsto que sea muy extenso (un libro
compuesto de varios capítulos). Los documentos maestros permiten
organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en
subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar. 

Botones del documento maestro. 

Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña
Vista – Esquema. O pulsando sobre el 4º icono de la lista de vistas
que está en la parte inferior izquierda de la pantalla. 

Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema: 

Estos son las nuevas opciones que aparecerán: 

Son los botones destinados a documentos maestros. 

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros. 

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el

documento maestro.
Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un
subdocumento a raíz de un título. Lo veremos más detalladamente a lo largo
de la unidad.
Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo
desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar
parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento. 

Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el

documento maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y
combinarlos en uno solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento
podemos dividirlo en varios subdocumentos. 
Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo
como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando
en grupo. 

Crear Documento maestro. 

Para crear un documento maestro tenemos dos opciones: 

Crear un esquema de un documento maestro. 

Esta opción sirve cuando tenemos muy claro la organización, estructura y
desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o índice) con
todos los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la
selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos
individuales. 

Imaginemos que tenemos la planificación de un libro bien estructurado y

sabemos el número de capítulos con sus títulos, entonces podemos hacer el
documento maestro con un esquema y destinar cada título de un capítulo a
un subdocumento. Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos: 
- Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su
nivel correspondiente. 
- Seleccionamos el primer título del capítulo del libro. 
- Presionamos sobre para crear un subdocumento. 
- A continuación podemos redactar el contenido del subdocumento. 

Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento. 

Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además
crea un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo
guarda en el mismo lugar donde tenemos el documento maestro.
Convertir documentos existentes en un documento maestro. 
La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y
queremos fusionarlos en un único documento maestro sin tener que estar
cortando y pegando. Además, si creamos un documento cortando y
pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso
sea el documento más se ralentizará el sistema al trabajar con él. 
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos
seguir los siguientes pasos: 
- Crear un nuevo documento que será el documento maestro. 
- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista - Esquema o
presionando sobre Basándonos en el mismo ejemplo que vimos
anteriormente tenemos los capítulos ya creados. 
- Escribimos el título del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga
el nivel de esquema 1. - Para insertar el primer subdocumento (Capitulo
1) presionamos sobre . - Aparece el cuadro de diálogo Insertar
subdocumento, para que seleccionemos que documento queremos
insertar. 
- Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir. 
- Con el resto de capítulos se realiza el mismo procedimiento y al final
tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos.
Los Índices. 
Índice: Índice es una lista de palabras y el número de página donde se
encentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabétiicamente. El índice
se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de
manera rápida y sencilla. 

Insertar marcas de índice. 

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas
entradas que deseemos que pposteriormente aparezcan en nuestro índice. 
 Existen 2 formas de marcar las entradas del índice: 
De forma automátoica: 
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos
crearnos un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de
índice. 

El nuevo documento debe tener las siguientes características: 

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice. 
En la primera columna debemos tener las entradas del documento
original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las
entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es
"Capítulo 2. Tipos de vehículos" en la columna tendremos que escribir
ese texto idénticamente, si escribiéramos"capitulo 2. Tipos de vehículos"
no sería correcto ya que la "c" está en minúscula y la "i" no está
acentuada y por tanto la tomaría como otra frase. 
- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos
que aparezca en el índice. - Deberemos hacer estos pasos por cada
entrada que queramos que aparezca en el índice. - Una vez
confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal. 

De forma manual: 
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes
pasos: - Comenzando desde el principio del documento selecciona las
frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde
vayas a insertar una marca. 
- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o
presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X. 
- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habiamos seleccionado el
texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario
debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que
posteriormente aparecerá en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas
aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las
subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos
estrechamente relecionados con ella que también aparecen en el
documento. Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos
crear una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer
referencia a un intervalo de páginas. 

Podemos hacer que el número de página tenga el

formato de negrita y cursiva. - Pulsamos Marcar para
que se lleve a cabo el marcado. 
- Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase
o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo
de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la
frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las
marcas. 
- Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar. 

Referencias cruzadas. 
Lo primero que tendríiamos que hacer es insertar los marcadores en los
lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en
el punto anterior. 
Seguidamente nos tendríamos que colocar en el punto del documento en el
que deseamos insertar la referencia cruzada e ir a la pestaña Insertar y
hacer clic en el botón Referencia cruzada. Aparecería el cuadro de diálogo
Referencia cruzada. 
En el desplegable Tipo eligiríamos Marcador y en la parte inferior del
diálogo aparecerian los marcadores que hayamos creado previamente. 
Ya sólo quedaria seleccionar un marcador y hacer clic en el botón Insertar. 
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un
hipervínculo. 

Encabezados y pies de página. 

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio
de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título
del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la
página, y suele contener los números de página. 
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de
los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción
Editar. 

Se mostrará una nueva pestaña: 

Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado,
el cursor se ha situado 
dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y
pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles. 
Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo
creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los
iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una
vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página
 finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página,
a la derecha de la ventana. 

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Tablas de contenido. 
Una tabla de contenidos está formada por los títulos de los apartados que
aparecen en el documento. 

Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: 

1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos
que aparezcan en la tabla de contenidos. 
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC). 

Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos. 

1. Crear el documento en vista esquema. 
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o
disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De este
modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado. 
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema. 

Generar la tabla de contenidos. 

Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos 
visto anteriormente y por lo tanto ya estén definidos los elementos que 
formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla. 

Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de 

contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al 
inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú 
Tabla de contenido. 

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas. 

Eligiendo uno de ellos se generará una tabla de contenidos de 
forma instantánea, con el estilo que tiene predefinido. 
Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de 
muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la 
estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción
Insertar tabla de contenido, donde aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo. 
En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar
podemos ir viendo la presentación que tendrá el estilo seleccionado. 

Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números

de página, Alinear números de página a la derecha y si queremos sustituir
los números de página por hiperenlaces marcaremos la opción Usar
hipervínculos en lugar de número de página. 

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar

el menú Tabla de contenido. 

Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla

se eliminará; pero pulsando en Guardar selección en galería de tablas de
contenido podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se añadirá al
desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.
Imágenes prediseñadas. 
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel 
lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta 
imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las 
palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en 
blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. 

Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que tengan

relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen. 
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. 
También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se
realizará la búsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de
Office o en Colecciones web. También se pueden traer imágenes desde
Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office Online. 

Desde archivo. 
Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos
Abrir un documento Word.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el
botón Insertar y la imagen se copiará en nuestro documento. 

Insertar imagen vinculada. 

Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá
la opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en
el archivo origen, éstos se verán reflejados en el documento Word. 
En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se
inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos la imagen
también desaparecerá del documento Word. 

Manipular imágenes. 
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose
sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará enmarcada por unos
pequeños círculos. 

Una vez seleccionada podremos manipularla selecionando la pestaña Formato: 

Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y
cuando cambie de forma a 
una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. 

Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones diponibles en la

sección Tamaño de esta pestaña: 
Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para
ello haz clic en Recortar, se activará el modo de recorte. 
Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hast ala
posición que deseas enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir
extraer una zona de la imagen.
Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte. 
En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial
haciendo más amplia la zona de recorte utilizando de nuevo la herramienta
Recortar. 

Podrás acceder a otras muchas opciones, veamos: 

Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen. 
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. 
Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este
desplegable también encontrarás la opción Color transparente para hacer
transparente un color a escoger en imágenes con determinados formatos de
imagen (como por ejemplo JPG). 
Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo
completo (o solo las seleccionadas) para que ocupen menos espacio en
disco. 
Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen,
como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original
mediante este botón. 
Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como
se puede ver en los iconos de la ventana. 
Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias
formas, tal y como se puede ver en los iconos de esta ventana.
Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se
encuentren en su mismo nivel. 
Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se
encuentren en su mismo nivel. 
Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja. 
Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con
ellos como si fuese uno solo. Girar. Muestra un menú con
diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen. 

Insertar gráficos de Excel. 

Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón
Gráfico. Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el
tipo de gráfico que quieres insertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa
Aceptar. 
Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que
vemos en la siguiente imagen. 

Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico , que

aparece en la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico. 

También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar

muchos de las opciones de presentación del gráfico, como sus ejes,
leyenda, títulos, etiquetas, etc.
Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos
establecer el estilo y visulaización del gráfico tanto globalmente como de
cada uno de sus componentes. 

Diagramas. 
Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de
elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa
una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de
cargos en una empresa. 
Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser
obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un
grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias
donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o
componentes con una secuencia lógica 

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas

características específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo
forman.
Crear organigramas. 
Para insertar un organigrama debemos: 
- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt. 

Se abrirá este cuadro de diálogo, seleccionar el tipo de diagrama que

quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo
Jerarquía. 
Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3
subordinados y un asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y
escribir el texto que deseemos. 
Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.
Agregar formas. 
Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama. 
Este botón sirve para modificar el diseño del organigrama. 
Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y
moverlo dentro del recuadro del organigrama. Es tan fácil como hacer clic,
arrastrar y soltar. 

Cambiar el orden de los elementos. 

Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha
a izquierda. 

Cambiar el diseño. 
Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos
intercambiar el diseño de nuestro diagrama por uno de su misma categoría
con un solo clic. 
Para ello, en la pestaña Diseño hacemos clic en el desplegable Diseños
para ver la lista de posibles cambios: 
Bastará con que seleccionemos uno de ellos. El cambio se efectuará
automáticamente. 
También podemos seleccionar la opción Más diseños para abrir el cuadro
de dialogo de Elegir un gráfico SmartArt.
El Panel de texto. 
Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente a
nuestro diagrama. 

Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos
editarlo utilizando 
este panel. 
Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en
el panel y cambiar sus 
propiedades desde la pestaña Inicio.
Combinar correspondencia. 
Conceptos Previos. 
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos
elementos fundamentales: el documento principal y el origen de
datos. 

Documento principal. 
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que
toman su valor del origen de datos. 

Crear el documento principal. 

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de
correspondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para
cobinar correspondencia. 

La pestaña Correspondencia. 
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas
cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que
ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña
Correspondencia. 
Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las
ampliaremos más adelante. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. 
Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como
vimos con el asistente. 
Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como
vimos con el asistente. 
Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.
Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los
datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta
forma es más fácil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más
adelante. Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está
disponible con un documento 
de tipo etiquetas. 
En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por
los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún
tipo de error por tu parte en la creación de la carta. 

Buscar un registro. 
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones
de desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón . Permite ir a un
registro concreto indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene
que buscar. 
Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que
vemos a la derecha. 

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar. 

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que
tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botón Buscar
siguiente. 

Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica

mediante un mensaje. 

Destinatarios de combinar correspondencia. 

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde
Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de
ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de
combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que sólo
se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.
Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto. 

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los
datos del origen de datos 
que se combinarán con el documento principal). 
Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará
una carta (o mensaje de correo electrónico, o etiqueta, etc.). 

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificación

sirve para indicar los destinatarios que se combinarán, normalmente estarán
todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca
en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla
haciendo clic sobre ella. 

Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic

sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edición.
Se abrirá este cuadro de diálogo: 
Desde aquí podremos cambiar los datos del
destinatario o incluso añadir nuevos. 
Si la lista es muy extensa con el botón Buscando se abrirá el cuadro de
diálogo Buscar entrada donde podemos introducir un valor y un campo y se
posicionará en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo. 
Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos
los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del
encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo. 

Filtrar destinatarios. 
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un
determinado valor en un campo de combinación (por
ejemplo queremos los clientes de Barcelona),
primero tenemos que situarnos en el cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia,
por ejemplo con el icono , a continuación hacemos
clic en la flecha que está en el encabezado del
campo Provincia y se despliega una lista con varias
opciones: 
(Todos) se seleccionan todos los valores de población. 
(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen
población. 
(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios
que tienen un valor en el campo población.
Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que
aparecen en la población del origen de datos (en este caso tenemos
clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno
de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que
tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán. 
(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a
continuación: En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición
que deberán cumplir los registros del 
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una
condición o varias. En la primera línea se va formando la primera condición. 

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición. 

En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a
utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor
que, mayor que, etc). 
Vacío: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que
salgan combinados los clientes que no tengan dirección, seleccionamos
Campo: dirección y Comparación: No vacío, en Comparado con: no
pondremos nada. 
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo
excepto cuando la comparación es Vacío o No vacío. 

Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre

igual a Juan, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de
nombre Juan. 

Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para

formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y
dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo
en el campo dirección.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo. 
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar. 
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color. 

Ordenar destinatarios. 
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por
ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para
que luego sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el
nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los
destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el
nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden
inverso. 

También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos

ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por
población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso
tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y
ordenar. 

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que

queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado),
aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, a continuación hacer clic
sobre la pestaña Ordenar registros. 
Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual
queremos ordenar los registros, y 
si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o
descendente (de mayor a menor). Para ordenar por más campos
rellenar Luego por. 
Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.
Utilizando Macros. 
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían
realizarse automáticamente utilizando las propiedades de las macros. 

Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un

orden determinado por el usuario, actuando como una única instrucción y
que pueden asignarse a un botón. 

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones: 

- Automatizar una serie de pasos. 
- Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas
funcionalidades. - Insertar texto o gráficos que solemos utilizar
frecuentemente. Por ejemplo, el eslogán de la empresa, si lo tenemos en
una macro únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo
insertamos mediante una macro. 

Consultar la lista de comandos existentes en Word. 

Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos
siguiendo los siguientes pasos. - Accede a la pestaña Vista - Macros
- Ver macros. 
Aparece el cuadro de diálogo Macros. 
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. 
Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word. 
Con estos comandos únicamente podemos ejecutarlos de forma normal o si
están compuestos de una serie de pasos ejecutarlos Paso a paso.
Crear macros con la grabadora. 
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy
claro que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora
ésta almacenará todos los comandos que vayamos realizando. Así pues si
hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué
ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones
serán guardadas en la macro y posteriormente al ejecutarla se llevaran a
cabo. 

Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber

exactamente que tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que
debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias
veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga sin ningún
error. 

Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no

podemos utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos
hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos
en la Unidad 3. 

Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a

grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del
documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla
para posteriores documentos. 

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y

deplegar el menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro. 

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar 

macro que vemos a la derecha. 
Nombre de macro. Aquí escribiremos el 
nombre de la macro que vamos a crear. 
Al asignar un nombre a la macro debemos 
tener en cuenta las siguientes condiciones: 
- Debe comenzar con una letra. 
- No debe ser un nombre mayor de 80 
caracteres entre letras y números. 
- No puede contener espacios ni 
símbolos.
 Guardar la macro. 
- Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos
efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde. 
- Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la
macro seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra
de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda
automáticamente una vez hemos pulsado el botón Detener. 

Insertar la macro en la barra de acceso rápido. 

Insertar la macro en una barra de menús o en una barra de herramientas. 
Para insertar la macro en la barra de acceso rápido una vez la hemos
creado y le hemos dado un nombre: 
Accedemos al Botón Office - Opciones de Word. 
Aparece el diálogo Opciones de Word. 
Seleccionamos al categoría Personalizar. 
- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas
todas la macros 
que hayamos grabado.
- Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar>> para que se
añada a la barra de herramientas. 
La macro se añadirá al listado de comandos en barra. 
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá
seleccionándola y haciendo clci en el botón Modificar. 
Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos preestablecidos para
que puedas seleccionar uno y además puedas modificar su nombre. 

Asignar una combinación de teclas a la macro. 

Si en el cuadro de diálogo anterior pulsamos el botón Personalizar, se abrirá
el cuadro de diálogo que vemos en esta imagen. También se abrirá este
diálogo si al crear la macro, en el diálogo Grabar macro, pulsamos en el
icono del teclado. 
Este diálogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada
una combinación de 
teclas. 
Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de método abreviado, y
pulsamos una combinación de teclas, esta se reflejará en dicho recuadro.
Editar el código de la macro. 
Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola, además
puede servirnos de uitilidad si tenemos conocimientos de programación en
Visual Basic si se han encontrado errores al ejecutar la macro. 

Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT + F11 y dentro

del diálogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar
y pulsamos Modificar. 

Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada

como vemos en la imagen.

Ejecutar macros. 
Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos: 
- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros. 
- Seleccionar la macro de la lista. 
- Pulsar Ejecutar. 
O si la hemos asociado a un botón de la barra de menú o a una
combinación de teclas simplemente con pulsar sobre la opción indicada,
tenemos suficiente. 

También podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de

diversas opciones de auto ejecución.
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word. 
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word. 
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla
donde tenemos la macro. 
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la
plantilla donde tenemos la macro. 
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla
donde tenemos la macro. Si queremos que se ejecute la macro en alguna
de estas opciones debemos asignarle el nombre ese a la macro. Por
ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento
ejecute una serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew. 

Eliminar macros. 
Para eliminar una macro debemos acceder al diálogo de macros,
seleccionar la macro a eliminar y pulsar sobre Eliminar. 

Formularios. 
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que
otras personas los completen y nos los hagan llegar rellenados. Para ello
Word 2007 permite la introducción y uso de formularios en nuestros
documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formulario
incluyendo cajas de texto o cuadros de selección, donde el lector del
documento podrá rellenar los datos que le solicitemos, de forma parecida a
como rellenábamos los documentos basados en plantillas. 

Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y texto

que debe ser rellenado por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir
controles, campos especiales que permiten introducir información de forma
muy variada. 

Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero

debemos activar la Ficha de programador en la Banda de opciones. Para
hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en el Botón Office. En la
sección Más frecuentes, buscaremos y marcaremos la opción Mostrar ficha
Programador en la cinta de opciones.
Ahora, disponemos de una nueva pestaña, llamada Programador. 
Propiedades comunes de los controles. 
En la sección Controles encontramos los distintos tipos de controles que
podemos agregar al documento. 

Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos

insertar el control y hacer clic sobre el tipo de control deseado en la ficha
Programador. 

Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades,

seleccionándolo haciendo clic sobre él, y pulsando en . 

Todos los controles comparten las siguientes propiedades: 

El Título mostrará el texto que escribamos al editar contenido. 
Por ejemplo, el título Nombre: se mostraría . 
La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando está
activado el Modo Diseño.

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido,

impediremos que el lector pueda borrar el control, y marcando No se puede
editar el contenido, no podrá editar su contenido. Estas propiedades solo
tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen las
verán.
Los controles que incorporen texto, mostrarán también opciones para
aplicarles estilos. Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar
sobre él desaparece para ser sustituido por el texto a rellenar. 

Controles de contenido. 
Los controles Texto enriquecido y Texto permite introducir un cuadro de
texto, que el usuario podrá rellenar. La diferencia entre ambos es que el
control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato. 

Las propiedades especiales de estos controles son: 

Permitir retornos de carro, sólo disponible en el control de Texto (sin
formato) permite o no, que se puedan crear varios párrafos al pulsar la tecla
Intro. 

Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir

el texto, este se creará como texto normal y el control desaparecerá. 

El control Imagen , permite que el usuario pueda 

añadir una imagen pulsando sobre él. 

Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado

permiten al usuario elegir entre una serie de elementos 
disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro 
combinado aparece plegado en un principio y permite al 
usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece 
ya desplegado y sólo permite elegir una opción entre las existentes. 

Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las
Propiedades del control. El botón Agregar... nos permite añadir un
nuevo valor. 

Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar

y Quitar respectivamente. Podemos modificar el orden en que se
mostrarán con los botones Subir y Bajar.
El Selector de fecha , despliega un calendario donde el usuario marcará una
fecha. En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para
especificar con qué formato queremos que aparezca la fecha. 
Proteger Formularios. 
Ahora nos queda un último paso, si dejáramos el documento tal cual, el
usuario podría editar y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que
únicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger el documento de
la siguiente forma: 

Primero, debemos marcar la opción Restringir formato y edición, en el

desplegable del botón Proteger documento. 

Abrimos así el panel Restringir formato y edición. 

La opción que nos interesa para rellenar formularios, la eligimos en 
la sección Restricciones de edición, seleccionando la opción 
Rellenando formularios. 

Para que la protección tenga efecto, pulsamos el botón Sí, aplicar la 
protección. 

Se muestra un diálogo en el que podemos elegir una contraseña. 

Sólo podrán deshabilitar la protección aquellos usuarios que 
conozcan la contraseña. 

De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si

lo hacemos como una plantilla, los usuarios podrán rellenar el formulario
partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo que rellenen como
un documento normal. 

Asignar campos. 
El icono abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas
asociaciones, este cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que
veamos en pantalla un botón Asignar campos.
Combinar al imprimir. 
La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado
de la combinación. Podemos imprimir Todos los registros (todos los
destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro actual (el que
estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ...
Hasta: ...). 
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar,
dejarlo en blanco indica desde el primero. 
En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar,
dejarlo en blanco indica hasta el último. 
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo
(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). 
Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces. 
Combinar en correo electrónico. 
La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta
del resultado de la combinación en un correo electrónico. Con la creciente y
casi inevitable utilización del correo electrónico es evidente que esta utilidad
nos va a ahorrar mucho trabajo. 
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha, en este,
además de indicar qué grupo de registros queremos enviar (como con la
opción Combinar al imprimir) debemos completar los parámetros del
mensaje a enviar. 

En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la

dirección de e-mail del destinatario. 
En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje. 
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de
formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Comentarios. 
Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un
documento con varias personas, sino deseas realizar cambios sobre el
documento original pero quieres matizar o apostillar algún concepto, es muy
interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas
que comparten el texto. 
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser
que lo indiquemos a la hora de imprimir. 

Insertar un comentario. 
Para insertar un comentario sobre el documento debemos
seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el texto del cual
vamos a crear un comentario. 
- Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario .
Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del
documento unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese
globo es donde podemos introducir el texto del comentario. 

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o

de otra. Por ejemplo estando en vista Normal o Lectura nos aparece una
sección lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto
con una línea discontinua enlazada al texto comentado. 

El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo en este

comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario,
entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC--> AulaClic) y el número
de comentarios que ha realizado este autor, a continuación muestra el texto
del comentario. 

En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero

para poder ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión. 

Para ello deberemos desplegar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar

donde lo queremos 
mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda
del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vería como
vemos en la imagen de abajo. Vemos que en el panel nos da algo más de
información por ejemplo en el centro nos muestra el 
nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de
cuando introdujo el comentario y un reglón más abajo muestra el
comentario. 

Veamos el resto de botones de la barra de revisión que hacen referencia

a comentarios. Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este
antes del punto donde nos encontremos. Comentario siguiente. Nos lleva
al siguiente comentario del punto donde nos encontremos. Elimina el
comentario seleccionado. 

Buscar un comentario. 
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un
comentario de una persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al
diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio, deplegando el menú Buscar y
seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5. 

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a,

seleccionamos de la lista Comentario y en el cuadro despegable de la
derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del
mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor. 

Mostrar / ocultar comentarios. 

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese. 

Desplegando el menú del botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar 

podemos marcar o desmarcar la opción que pone Comentarios. El 
hacerlos visibles u ocultarlos es automático, si la opción está 
seleccionada los comentarios serán visibles de lo contrario no se 
verán.
Imprimir comentarios. 
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse. 

En el menú Control de cambios, podemos acceder a la opción Cambiar

opciones de seguimiento, abrirá un cuadro de diálogo y en la última sección
donde pone Globos existe la opción Orientación del papel donde podemos
escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen. 
Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los
comentarios en el papel. Conservar. Deja el
documento conforme está y lo imprime según lo
vemos. 
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal
para que quepan mejor los globos. 
Además de esto en el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de
en la opción Imprimir tener seleccionada la opción Documento con marcas. 

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios. 

Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras: 
- Manualmente con los botones, 
Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios 
realizados sobre el documento podemos desplazarnos al 
anterior cambio. 
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios 
realizados sobre el documento podemos desplazarnos al 
siguiente cambio. 
Luego simplemente deberemos hacer clic en el botón Aceptar para aplicar
el cambio propuesto. - O automáticamente 
Deplegando la opción Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del
documento. Esta opción sirve para aceptar todos los cambios encontrados
con respecto al documento original. 
Desde el menú que tenemos en el botón Mostrar marcas de la pestaña
Revisar podemos escoger que tipo de marcas queremos ver y cuales
queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas (utilizadas
mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de
Formato.
Convertir a HTML. 
Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay
algunas características de formato que no están disponibles en HTML y, por
lo tanto, no serán visibles al ver la página en un navegador como Internet
Explorer, Mozilla o Netscape Navigator. 

Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble
tachado y el contorno no tendrán ningún efecto sobre los caracteres en
HTML, es decir, que en HTML estas características de formato
desaparecen. 

Hay otras características de formato que varían de aspecto en HTML, por

ejemplo, todos los estilos de bordes de las tablas y cuadros de texto son
vistos en HTML como borde simple; el texto en varias columnas es
convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el
final de la página HTML; la alineación de los gráficos y tablas respecto al
texto también puede variar ligeramente; el texto en vertical es convertido en
texto horizontal. 

Por último, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo,
los números de línea, los encabezados y pies de página y los márgenes de
la página. 

Si surge alguna de estas incopatibilidades, Word nos lo comunicará en un

mensaje.
Elementos de Excel. 
Las Barras. 
La barra de título 
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando 
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que
lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la
derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar . 

La barra de acceso rápido 

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de
Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . 

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para
ello haz clic en la 
flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de
opciones de acceso rápido. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde
podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del 
curso:
La Banda de Opciones 
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas
en pestañas. Al hacer 
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. 
El Botón Office
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver
las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,
Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes accerder desde el
modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. 

Este menú contiene tres tipos básicos de elementos: 

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre
ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no
aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento
actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de
diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la
opción Abrir. 
La barra de fórmulas 
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados. Cuando 
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante. 

La barra de etiquetas 
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. 

Las barras de desplazamiento 

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer
clic en los triángulos. 

La Ayuda. 
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel. 
Un método consiste en utilizar la Banda de opciones,
haciendo clic en el interrogante:
Guardar un libro de trabajo. 
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y
queremos poder recuperarlo en otra ocasión para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier
operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta
operación se denomina Guardar. También cuando
tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos,
para que los cambios permanezcan deberemos
guardar el libro antes de cerrar. 

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. 

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre: 
Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como. 
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el
recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar,
sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre
el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo
documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el
documento original tendrás que seguir estos pasos: 

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para

seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. 
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a
tu archivo. Por último haz clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que
tenía antes de la modificación. Para ello: 
Selecciona la opción Guardar del Botón Office. 
O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se
guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la
combinación de teclas Ctrl + G. 
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que
nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. 

Cerrar un libro de trabajo. 

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de
él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas. 
Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office 
Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar. 
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado
no el de la barra de 
título que cerraría el programa Excel. 
Si quieres saber cómo cerrar de golpe todos los libros abiertos:
Empezar un nuevo libro de trabajo. 
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo
vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación
se denomina Nuevo. 
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: 
Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo. 
O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U. 

En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic

en Aceptar . 

Abrir un libro de trabajo ya existente. 

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la
operación se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente
selecciona la opción Abrir del Botón Office.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: 
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. 
Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador. 
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. 
Aparecerán una lista de carpetas, haz doble clic sobre la carpeta donde se
encuentra el archivo a recuperar. 
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.
Introducir datos. 
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números
o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: 

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear
los datos que desees introducir. 

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas,

como puedes observar en el dibujo siguiente: 
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
métodos que te explicamos a continuación: 
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. 
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es
decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la
derecha. 
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda
activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información
cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la
celda seguirá con el valor que tenía. 

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un

recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo
detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o
no. 

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo

raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para
encontrar el error.
Tipos de datos. 
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce
directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un
texto. 

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una
técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos,
etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de
fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. 
Errores en los datos. 
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se
produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise
o no. 

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el
aspecto que ves a la derecha: 
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botón Sí o rechazar utilizando el botón No. 

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con
un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error. 

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda

#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo
de error. Por ejemplo: 

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. 

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos. 

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. 

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. 

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. 

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. 

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos

en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica

una intersección de dos áreas que no se intersectan. 

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá

además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: error valor.
Este símbolo se utilizará como hemos visto antes. 

Crear una tabla dinámica. 

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es
dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen,
etc.
Para crear una tabla dinámica, Excel 
nos proporciona las tablas y gráficos 
dinámicos. 

Supongamos que tenemos una 

colección de datos de los artículos del 
almacen con el número de referencia y 
el mes de compra, además sabemos 
la cantidad comprada y el importe del 
mismo. 

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder
examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. 

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también
podemos 
desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para
crear un gráfico dinámico).
 Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí
podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango
de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel. 

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos

seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las
cabeceras. 
Pulsamos Aceptar para seguir. 

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla: 

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en
la tabla dinámica. 

Con esta herramienta podríamos contruir una tabla dinámica con 

la siguiente estructura: 
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. 
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. 
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para 
cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos
listados a su lugar correspondiente al pie del panel. 

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , el campo MES a y

finalmente el campo IMPORTE a la sección . 

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. 

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en
el campo fila tenemos las 
referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes. 

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. 

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones: 
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento
podremos quitar un campo 
de un zona arrastrándolo fuera. 

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla

y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total,
obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: 
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos
en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si
te aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él y
selecciona la opción Mover a rótulos de fila. 

Eliminar una tabla dinámica. 

Para eliminar una tabla dinámica simplemente 

debemos seleccionar la tabla en su totalidad y 
presionar la tecla Supr. 

Aplicar filtros a una tabla dinámica. 

Otra característica útil de las tablas dinámicas es 
permitir filtrar los resultados y así visualizar 
unicamente los que nos interesen en un momento 
determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es 
importante. 

Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla 

están acompañados, en su parte derecha, de una flecha 
indicando una lista desplegable. 

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de 

columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con 
los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de 
 verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos 
ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en 
este caso todos los meses. 

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses

desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento
podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla
(Seleccionar todo). 

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para
cerrar y dejarlo como estaba. 

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado

más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con
referencia 1236 de Abril. 

Gráficos con tablas dinámicas. 

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el
botón Gráfico dinámico 
de la pestaña Opciones. 
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade
más o nos convenga más según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí
deberemos escoger el gráfico que más nos convenga. 
Modificar los datos de una tabla. 
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear 
directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos 
utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien 
sobre todo si la lista es muy grande. 

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario

escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). 
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para
que esté activa, y pulsar 
en el icono Formulario . 
Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones,
podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos.
Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el
icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de
opciones.
Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: 
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. 
Eliminar: Eliminar el registro que está activo. 
Restaurar: Deshace los cambios efectuados. 
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. 
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. 
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. 
Cerrar: Cierra el formulario. 

Ordenar una tabla de datos. 

A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es
decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a
la vez. 

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por
el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido,
después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y
escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de
la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o
descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al
desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de
la columna. 

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por

ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de
nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos
aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar
los campos por los 
que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si
ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar
Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético
(A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. 
Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días
de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y
podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles,
ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de
ordenación seguirá el mismo patrón.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,
aumentamos o 
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se
ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los
demás niveles en orden descendente. 

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve

para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar
más opciones en el criterio de la ordenación.
Crear un resumen de datos. 
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos
estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de
los campos de la lista. 
Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre,
dirección, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media
de los niños por localidad. 
Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de
vehículos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste
total de cada marca.
Para agregar los subtotales automáticamente debemos 
situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la 
opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en 
la pestaña Diseño. 
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una
pestaña con una lista de las funciones que podemos usar
para calcular el total de esa columna. 

Insertar función con el asistente. 

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda
si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente
para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. 
Si queremos introducir una función en una celda: 
- Situarse en la celda donde queremos introducir la función. 
- Hacer clic en la pestaña Fórmulas. 
Elegir la opción Insertar función. 
O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. 
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una
función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta forma no es
necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el
nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones
que tienen que ver con la descripción escrita. 
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar
previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una
categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones
de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy
seguros de la categoría podemos elegir Todas. 

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta. 

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos

aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.
También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener
una descripción más completa de dicha función. 
Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar. 

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo

Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la
función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que
generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer
clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver
toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la
celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de
celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del
rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar
la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. 
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento.
Sólo en caso de que existiera. 

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el

tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los
argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. 
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una
función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de
la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función
=SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). 

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que

nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. 
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la
flecha de la derecha del botón. 

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la

derecha: 
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma,
como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el
valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo).
Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a
través de Más Funciones.
Funciones de fecha y hora. 
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las
funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. 

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. 

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que

nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de
serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la
fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día
0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan
núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la
referencia de una celda que contenga una fecha. 
Función  Descripción

AHORA()  Devuelve la fecha y la hora actual

AÑO(núm_de_serie)  Devuelve el año en formato año

DIA(núm_de_serie)  Devuelve el día del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)  Calcula el número de días entre

las dos fechas
 DIASEM(núm_de_serie;tipo)  Devuelve un número del 1 al 7

FECHA(año;mes;día)  Devuelve la fecha en formato

fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha)  Devuelve la fecha en formato de

fecha

HORA(núm_de_serie)  Devuelve la hora como un número

del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha)  Convierte una hora de texto en un

número

HOY()  Devuelve la fecha actual

MES(núm_de_serie)  Devuelve el número del

mes en el rango del 1
(enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(núm_de_serie)  Devuelve el minuto en el rango de

0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo)  Convierte horas, minutos y

segundos dados como
números

SEGUNDO(núm_de_serie)  Devuelve el segundo en el rango

de 0 a 59

Funciones de texto. 
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los
números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas
para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. 
Función  Descripción

CARACTER(número)  Devuelve el
carácter
específicado por el
número

CODIGO(texto)  Devuelve el código

ASCII del primer
caracter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)  Devuelve una
cadena de
caracteres con la
unión

DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)  Redondea un
número pasado
como parámetro

DERECHA(texto;núm_de_caracteres)  Devuelve el número

de caracteres
especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_i Devuelve la
nicial) posición inicial del
texto buscado

ESPACIOS(texto)  Devuelve el mismo

texto pero sin
espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)  Devuelve los

caracteres
indicados de una
cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)  Encuentra una

cadena dentro de
un texto

IGUAL(texto1;texto2)  Devuelve un valor

lógico
(verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)  Devuelve el número

de caracteres
especificados

LARGO(texto)  Devuelve la
longitud del texto

LIMPIAR(texto)  Limpia el texto de

caracteres no
imprimibles

MAYUSC(texto)  Convierte a
mayúsculas
MINUSC(texto)  Convierte a
minúsculas

MONEDA(número;núm_de_decimales)  Convierte a
moneda

NOMPROPIO(texto)  Convierte a
mayúscula la
primera letra del
texto

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_car Reemplaza parte

acteres;texto_nuevo) de una cadena de
texto por otra

REPETIR(texto;núm_de_veces)  Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ Reemplaza el texto

ocurrencia) con texto nuevo

T(valor)  Comprueba que el

valor es texto

TEXTO(valor;formato)  Convierte un valor a

texto

TEXTOBAHT(número)  Convierte un
número a texto
tailandés (Baht)

VALOR(texto)  Convierte un texto a

número

Funciones de búsqueda. 
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para
trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de
funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar
alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos
pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo
similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº
de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el
nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo
conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos. 
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función  Descripción

AREAS(ref)  Devuelve el
número de rangos
de celdas
contiguas

BUSCAR(...)  Busca valores de

un rango de una
columna o una fila

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicado Busca en
r_filas;ordenado) la primera
fila de la
tabla o
matriz de
valores

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicado Busca un valor en

r_columnas;ordenado) la primera columna
de la izquierda

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de Devuelve la
_coincidencia) posición relativa de
un elemento

COLUMNA(ref)  Devuelve el
número de
columna de una
referencia

COLUMNAS(matriz)  Devuelve el
número de
columnas que
componen la
matriz

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)  Devuelve una

referencia a un
rango

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)  Crea una

referencia de celda
en forma de texto

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)  Elige un valor o

una accion de una
 lista de valores

FILA(ref)  Devuelve el
número de fila

FILAS(matriz)  Devuelve el
número de filas

HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descript Crea un acceso

ivo) directo a un
documento

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_ Extrae datos

dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) almacenados en
una tabla dinámica

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)  Devuelve el
valor de una
celda en la
intersección de
una fila y una
columna

INDIRECTO(ref;a1)  Devuelve una

referencia
especificada

TRANSPONER(matriz)  Intercambia las

filas por las
columnas en una
matriz

Otras funciones. 
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran
abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran
utilidad. 

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

Función  Descripción

Funciones matemáticas y
trigonométricas

ABS(número)  Devuelve el valor absoluto de un

número
ALEATORIO()  Devuelve un número entre 0 y 1

COMBINAT(número;tamaño)  Devuelve el número de

combinaciones para un
número determinado de
elementos

COS(número)  Devuelve el coseno de un ángulo

ENTERO(número)  Redondea un número hasta el

entero inferior más próximo

EXP(número)  Realiza el cálculo de elevar "e" a

la potencia de un número
determinado

FACT(número)  Devuelve el factorial de un número

NUMERO.ROMANO(número,forma)  Devuelve el número pasado en

formato decimal a número
Romano

PI()  Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(número;potencia)  Realiza el cálculo de elevar un

número a la potencia indicada

PRODUCTO(número1;número2;...)  Devuelve el resultado de realizar el

producto de todos los números
pasados como argumentos

RAIZ(número)  Devuelve la raiz cuadrada del número

indicado

RESIDUO(número;núm_divisor)  Devuelve el resto de la división

Funciones estadísticas

MEDIA.ARMO(número1;número2;...)  Devuelve la media armónica

de un conjunto de números
positivos

MAX(número1;número2;...)  Devuelve el valor máximo de la lista de

valores

MIN(número1;número2;...)  Devuelve el valor mínimo de la lista de

valores
MEDIANA(número1;número2;...)  Devuelve la mediana de la lista de
valores

MODA(número1;número2;...)  Devuelve el valor que más se

repite en la lista de valores

PROMEDIO(número1;número2;...)  Devuelve la media aritmética de la lista

de valores

VAR(número1;número2;...)  Devuelve la varianza de una lista de

valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)  Devuelve el valor k-ésimo mayor

de un conjunto de datos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k)  Devuelve el valor k-ésimo menor

de un conjunto de datos

Funciones lógicas

FALSO()  Devuelve el valor lógico

Falso

VERDADERO  Devuelve el valor lógico

Verdadero

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)  Devuelve un valor u

otro, según se
cumpla o no una
condición

NO(valor_lógico)  Invierte el valor lógico

proporcionado

Y(valor_logico1;valor_logico2;...)  Comprueba si todos los

valores son verdaderos

O(valor_logico1;valor_logico2;...)  Comprueba si
algún valor
lógico es
verdadero y
devuelve
VERDADERO
 Funciones de
información

ESBLANCO(valor)  Comprueba si se refiere a una celda vacía

ESERR(valor)  Comprueba si un valor es un error

ESLOGICO(valor)  Comprueba si un valor es lógico

ESNOTEXTO(valor)  Comprueba si un valor no es de tipo texto

ESTEXTO(valor)  Comprueba si un valor es de tipo texto

ESNUMERO(valor)  Comprueba si un valor es de tipo numérico

TIPO(valor)  Devuelve un número que representa el tipo de

datos del valor

Power Point es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que
permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. 

Con Power Point podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero
con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos
permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar
el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos,
imágenes, e incluso texto WordArt. 

También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos

revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor
pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más
cosas que veremos a lo largo del curso. 

Las Barras. 
La barra de título. 
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre
provisional Presentación1, hasta que la guardemos y le demos el nombre
que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para
minimizar , restaurar y cerrar . 

La barra de acceso rápido. 

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como
Guardar , Deshacer o Repetir . 

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.
Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los
comandos que quieras añadir.
Haz clic en Más comandos para ver un listado de todos los disponibles en
PowerPoint 2007. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás
añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
La Banda de Opciones. 
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas
en pestañas. Al hacer 
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. 

Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestañas. Pero las
más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como
hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones
no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. 

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento

en que te encuentres cuando trabajes con Power Point. Está diseñada para
mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. 

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De

esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones
indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a
esa opción sin la necesidad del ratón. 
Las opciones no disponibles en el momento actual se
muestran semitransparentes. 
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. 

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará

para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las
pestañas y las opciones quedarán ocultas. 

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a

hacer clic en cualquier pestaña.
El área de esquema muestra los títulos de las
diapositivas que vamos creando con su número e
 incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura
si seleccionamos su pestaña . 

Al seleccionar una diapositiva en el área de

esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva
en el área de trabajo para poder modificarla. 

Los Botones de vistas. 

Con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual
queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo
podemos tener una vista general de todas las diapositivas
que tenemos, también podemos ejecutar la presentación
para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado
nos indica la vista en la que nos encontramos. 

El Area de notas. 
Será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación.
Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos
hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.
Crear una Presentación. 
A continuación veremos cómo crear una Presentación con una de las
plantillas que incorpora el propio PowerPoint. 

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las
diapositivas que puede necesitar nuestra presentación. 

Crear una Presentación con una Plantilla. 

Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos: 
- Despliega el Botón Office. 
- Selecciona la opción Nuevo. 
- En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría
Plantillas instaladas y te aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te
mostramos a continuación. 
Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha
te aparecerá una vista 
previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. 
 Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el
botón Crear.

En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos moderno y así es lo que
nos ha generado:
Esto soo es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de
aquí deberemos ir añadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos
nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta plantilla. 

Siempre podras buscar más plantillas desde la caja de texto del cuadro de diálogo
Nueva presentación:

Las plantillas que descarges se almacenarán en la categoría Plantillas

instaladas. También podrás encontrar más plantillas en la página oficial
de Office o buscándolas en Internet. 

Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la

opción Guardar o también se puede hacer con el botón . 

Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una

ventana similar a la que mostramos a continuación. 
De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual
queremos guardar la presentación. 
También podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se
creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. 
Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el
cual queremos guardar la prsentación y por último pulsaremos en el botón
Guardar. 
Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para
que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 97-
2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el
formato adecuado de la lista desplegable. 

Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la

presentación con la extensión pptx. 

Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el

botón de guardar de la barra de acceso rápido o seleccionamos la opción
Guardar del Botón Office no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado
anteriormente, guardará los cambios sin preguntar.
Si queremos guardar una presentación con otro nombre (por ejemplo
queremos crear una nueva presentación utilizando una presentación que ya
tenemos) desplegaremos el Botón Office y seleccionamos la opción Guardar
como, entonces aparecerá la misma ventana que cuando pulsamos por
primera vez en el botón Guardar. Cuando utilizamos esta opción tenemos al
final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos
Guardar como) y otra con el nuevo nombre. 

Guardar una presentación como página Web. 

Para guardar una presentación como página Web y así poder verla con un
navegador, despliega el Botón Office y haz clic en la opción Guardar como. 
De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual
queremos guardar la presentacón, después en la casilla de Nombre de
archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por
último pulsaremos en el botón Guardar. 

El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con
la opción Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la
presentación. 

Abrir una Presentación. 

Para abrir una presentación deberemos ir al Botón Office y seleccionar la
opción Abrir o pulsar la combinación de teclas CTRL + A.
En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones
abiertas (en nuestro caso Reunión Administrativos y aulaClic). Si la
presentación que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos bastará
con hacer clic en su nombre. Este listado se ve generando a medida que
usamos PowerPoint con los últimos documentos abiertos. 

Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el
botón y el archivo quedará fijado en la lista, de modo que siempre que abrás
el Botón Office podrás encontrarlo rápidamente. 

Pulsando Abrir se abrirá la siguiente ventana: 

En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la
cual se encuentra la presentación que queremos abrir, a continuación
seleccionamos la carpeta que contiene la presentación. Una vez hayamos
seleccionado la presentación pulsamos en el botón Abrir.

Para que cuando seleccionemos una presentación

aparezca una pequeña representación de ella en la
zona de la derecha deberemos hacer clic en el botón de
vistas y elegir Vista Previa. 
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una
presentación es importante saber cómo manejarnos en
los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. 

Vista Normal. 
La vista normal es la que se utiliza para trabajar 
habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la 
diapositiva que seleccionamos. 

Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y

selecciona la opción Normal. También puedes pulsar en el botón que
aparece a la derecha en la barra de estado.
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual
podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte
derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. 

En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen

aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.
Vista Clasificador de diapositivas. 
Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que hacer clic en la
pestaña Vista y seleccionar la opción Clasificador de diapositivas. 
También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de
esquema en la parte izquierda. 
Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el
orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada
diapositiva. 
Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación,
nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para
mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas. 
Vista Presentación con diapositivas. 
La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de
la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los
efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas
que forman la presentación.
Para ver la diapositiva en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona
la opción Presentación con diapositivas. 

También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de

esquema o pulsar la tecla F5. Para salir de la vista presentación pulsa la
tecla ESC. 
Zoom. 
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos
encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en la
diapositiva sobre la cual quieres que se aplique el zoom y después
selecciona la pestaña Vista y selecciona la opción Zoom. 

Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la 
que te mostramos a continuación. 
En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos 
aplicar a las vistas. 
Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista 
(33,50,66,100,...) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros 
especifiquemos en el cuadro Porcentaje. 

También se puede aplicar el zoom a través de la barra de estado con el

control , desplaza el marcador para establecer el zoom que quieres aplicar.
Aquí te mostramos un ejemplo de cómo puedes aplicar el zoom a las
diapositivas del área de esquema.