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    Matriz de Comunicacion - Sig 2020

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    Mary Barrios
    Este documento presenta una matriz de comunicación informativa para los sistemas integrados de gestión de la Gobernación de Santander. La matriz describe los diferentes tipos de información que deben comunicarse, quien es responsable de comunicarla, a quien va dirigida la comunicación, como se realiza y con qué frecuencia. La matriz cubre temas como normogramas, informes de gestión, requerimientos de información, planes de mejoramiento, indicadores de gestión, políticas y objetivos del SIG.

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    Mary Barrios
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    Este documento presenta una matriz de comunicación informativa para los sistemas integrados de gestión de la Gobernación de Santander. La matriz describe los diferentes tipos de información que deben comunicarse, quien es responsable de comunicarla, a quien va dirigida la comunicación, como se realiza y con qué frecuencia. La matriz cubre temas como normogramas, informes de gestión, requerimientos de información, planes de mejoramiento, indicadores de gestión, políticas y objetivos del SIG.

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    matriz_de_comunicacion_-_sig_2020

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    Republica de Colombia CÓDIGO AP-TIC-RG-04

    VERSIÓN 3
    MATRIZ DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA FECHA DE APROBACIÓN 19/06/2019

    Gobernación de Santander PÁGINA 1 de 6

    PROCESO SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN


    SISTEMAS INTEGRADOS DE RESPONSABLE DE LA SECRETARIA DIRECTOR(A) SISTEMAS
    SECRETARIA U OFICINA
    GESTIÓN U OFICINA INTEGRADOS DE GESTIÓN

    DONDE SE
    QUE SE DEBE QUIEN DEBE
    GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
    COMUNICAR COMUNICAR
    COMUNICACIÓN

    Sistemas Integrados Profesional Medio magnético, Cada vez que


    Normograma Dirección del SIG Publicación del Normograma
    de gestión universitario correo electronico se actualize

    Jefe de Oficina Despacho del


    Sistemas Integrados gobernador Cada vez que
    Informes de Gestión Profesional Escrito Informe
    de gestión Asamblea se requiera.
    Universitario Departamental

    Jefe de Oficina
    Requerimientos de Sistemas Integrados Cada vez que
    Profesional Entes de control Escrito Informe
    información de gestión se requiera.
    Universitario

    Sistemas Integrados Jefe de Oficina


    de gestión Formato formulación y
    Profesional De acuerdo a la
    Planes de Control interno seguimiento de planes de
    Universitario Escrito frecuencia
    mejoramiento mejoramiento por proceso,
    establecida
    individual
    Republica de Colombia CÓDIGO AP-TIC-RG-04

    VERSIÓN 3
    MATRIZ DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA FECHA DE APROBACIÓN 19/06/2019

    Gobernación de Santander PÁGINA 2 de 6

    DONDE SE
    QUE SE DEBE QUIEN DEBE
    GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
    COMUNICAR COMUNICAR
    COMUNICACIÓN
    Sistemas Integrados
    de gestión Jefe de Oficina
    Respuesta a las A quien formule la Cada vez que
    Profesional Escrito Carta
    PQRSD PQRSD se requiera
    Universitario

    Sistemas Integrados
    Formulación y de gestión Profesional De acuerdo a la
    medición de los Indicadores formulados y
    Universitario Dirección SIG Digital frecuencia de
    indicadores de medidos a través del aplicativo
    medición
    gestión del proceso.

    Sistemas Integrados
    de gestión Profesional
    Plan de acción y Plan Secretaria de
    Universitario Escrito Bimestral Plan de acción, plan indicativo
    indicativo planeación

    Evidencias de las Sistemas Integrados


    actividades de gestión Profesional Evaluación y seguimiento al
    planteadas en el plan Universitario Según Fecha plan anticorrupción y atención
    Control interno Escrito
    anticorrupción y establecida al ciudadano. Seguimiento a
    atención al los riesgos de corrupción.
    ciudadano.
    Sistemas Integrados
    de gestión Después de
    Profesional auditorias Acción de mejora, correctiva y
    Acciones correctivas Universitario Dirección SIG Escrito
    internas y preventiva.
    externas.
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    VERSIÓN 3
    MATRIZ DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA FECHA DE APROBACIÓN 19/06/2019

    Gobernación de Santander PÁGINA 3 de 6

    DONDE SE
    QUE SE DEBE QUIEN DEBE
    GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
    COMUNICAR COMUNICAR
    COMUNICACIÓN
    Sistemas Integrados
    Solicitud de bienes y de gestión Auxiliar Grupo de
    Cada vez que Solicitud de bienes y
    Requerimiento de administrativo administración de Escrito
    se necesite Requerimientos de servicios
    servicios recursos físicos

    Sistemas Integrados Jefe de la oficina,


    de gestión Cada vez que
    Política y objetivos del
    profesional Todos los servidores se modifique, Registro de reunión
    Universitario Escrito, reuniones
    SIG públicos inducción y Circular
    reinducción

    Sistemas Integrados Jefe de la Oficina


    de gestión Gobernador de
    informe de revisión Escrito, correo Informe de revisión por la alta
    Santander, Alta Anual
    por la dirección electrónico direccón
    Dirección

    Jefe de oficina, Gobernador


    Informe de auditoría interna o
    Informe de auditorías Sistemas Integrados Secretario de Escrito, correo
    Profesional Anual externa
    internas y externas de gestión planeación electrónico
    Universitario Carta
    Control interno

    Creación,
    modificación y Profesional
    Sistemas Integrados Escrito, correo Cada vez que
    eliminación de la Universitario, Oficinas gestoras Circular, Carta
    de gestión electrónico sea necesario
    información técnico
    documentada
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    VERSIÓN 3
    MATRIZ DE COMUNICACIÓN INFORMATIVA FECHA DE APROBACIÓN 19/06/2019

    Gobernación de Santander PÁGINA 4 de 6

    DONDE SE
    QUE SE DEBE QUIEN DEBE
    GENERA LA ¿A QUIEN? ¿CÓMO? ¿CUANDO? REGISTRO
    COMUNICAR COMUNICAR
    COMUNICACIÓN

    Presentación del
    Sistemas Integrados Nuevos servidores Capacitaciones, Cada vez que
    Sistema Integrado de Jefe de oficina Registro de reunión
    de gestión públicos reuniones sea necesario
    Gestión

    Programa de auditoria Sistemas Integrados Oficina de Control Escrito, correo


    Jefe de oficina Anual Carta
    Interna de gestión Interno electrónico

    Profesional
    Noticias y novedades Sistemas Integrados Todos los servidores Cada vez que
    Universitario, INTRANET Carta, Circular
    del SIG de gestión públicos sea necesario
    Técnico

    Plan de auditoria Sistemas Integrados Secretarios de


    Jefe de oficina Escrito Anual
    externa de gestión despacho Carta
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    VERSIÓN 3
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    Gobernación de Santander PÁGINA 6 de 6

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