Funciones Del Asistente Administrativo
Funciones Del Asistente Administrativo
Funciones Del Asistente Administrativo
tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales, el asistente
administrativo contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y
metódico, en la terminología tradicional, se denomina asistente administrativo a la persona que escribe la
correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trámite y custodia los
documentos de una oficina; pero en los últimos tiempos el concepto de el asistente administrativo ha
cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser el asistente perfecto de su jefe, hasta el punto de ser capaz
incluso de asumir responsabilidades de éste con credibilidad; la creciente complejidad de la vida empresarial,
ha tenido como consecuencia que el asistente administrativo se encargue preferentemente de asistir a su
superior de manera más directa, será él quien confeccione los informes, memorandos o dossiers; en definitiva,
quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia; por lo tanto, también debe conocer, en líneas
generales, las características generales de éste, para colaborar con él, con cierto conocimiento de la materia, el
trabajo administrativo que deba realizar cada asistente administrativo puede ser muy diferente entre una y
otra, en relación al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene
sus propias características y el asistente administrativo es aquel que tiene el conocimiento de el manejo y
métodos de oficina, redacción, ortografía y sintaxis, retención de impuesto sobre la renta, leyes y reglamentos
del impuesto sobre la renta, principios y prácticas de contabilidad, la elaboración de documentos mercantiles
en el área de su competencia, los procesos administrativos del área de su competencia y computación y
también posee las habilidades de tratar en forma cortés al personal de la Institución y público en general,
analizar declaraciones de impuestos, comprender la información que va a procesar, manejar los diferentes
formatos de compras, tener iniciativa, expresarse claramente en forma oral y escrita, realizar cálculos
numéricos con rapidez y precisión y posee las destrezas en el manejo de máquinas de escribir, el manejo de
microcomputador, el manejo de calculadoras y material de oficina.
FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de
servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos
fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a
justificar y de los fondos fijos y caja chica.
Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.
Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o
equipos de la dependencia.
Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.
Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.
Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta
efectuadas por el personal de la Institución.
Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.
Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca.
Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.
Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y
personas naturales.
Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado.
Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de
viáticos.
Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la
chequera de viáticos.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.