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FLUJO DE TRANSACCIONES SIGNIFICATIVOS DEL CICLO CONTABLE DE GASTOS

Relación de las actividades principales de negocios en el ciclo de gastos:

Actividades Principales de Negocios

Compras

Procesamiento de cuentas por pagar

Procesamiento de Desembolsos

Mantenimiento de archivo maestro de proveedores

COMPRENDER EL FLUJO DE LAS TRANSACCIONES

1. PARA CADA ACTIVIDAD PRINCIPAL DE NEGOCIOS, describir el flujo de las transacciones (es decir, el proceso) involucrado desde el inicio de la
transacción hasta su incorporación en la siguiente actividad principal de negocios o en los estados financieros.

La descripción debe incluir, respecto al inicio, registro, procesamiento y reporte de las transacciones:

- Comprensión de los registros contables (electrónicos o manuales).

- Información de soporte utilizada.

- Saldos de cuenta y revelaciones relacionadas.

COMPRENDER LAS ACTIVIDADES DE CONTROL DENTRO DEL CICLO DE NEGOCIOS

Describir los controles “clave” identificados dentro del ciclo de negocios, incluyendo las revisiones de la administración y las conciliaciones de los auxiliares
con el mayor general. Usar la caja de texto para cualquier descripción narrativa que se considere necesaria y la tabla para describir nuestra comprensión de
cada control.
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Descripción de actividades de control “clave”.

Compras

Dentro de la Compañía existen dos clases de compras según su naturaleza:

A. Compras de servicios (terceros)

B. Compras de inventario

A. Compras de servicios (terceros)

Las compras de suministros de oficina, papelería, servicios y otros artículos menores son realizadas por los diferentes departamentos en forma
directa según sus necesidades (Mercadeo, Compras, Sistemas, Ventas, Logística, Control y Personal). Las compras a proveedores registrados se
realizan con días de crédito y por medio de trámite de cheque o transferencia, si son proveedores no registrados pueden cancelarse por medio de
caja chica las compras iguales o menores a ¢72,000.00 o por medio de relación de gastos las compras mayores a este monto, utilizando una
orden de pago.

El procedimiento de reintegro de la caja chica es uniforme al procedimiento de desembolsos que más adelante se describe.

El procedimiento de reintegro por medio de orden de pago (no de caja chica) se realiza por medio de cheque o transferencia.

Procesamiento de Desembolsos:

Cuando se genera la cuenta por pagar se reciben las facturas de las tiendas, enviadas originales desde el proveedor o impresas desde la
plataforma; que la gran mayoría son originales; y se inicia el trámite en donde dichas facturas se revisan en el departamento de cuentas por pagar.
Se hace un análisis de pago y se concilian las facturas con las notas de recibo, si existen diferencias, éstas se evalúan y se pasan a los
departamentos respectivos para que hagan las correcciones, ya sea a compras o a inventario. Luego de recibidas las correcciones, se pasa al
proceso de confección de cheque o transferencia a cargo del responsable de caja. En cuentas por pagar también hace el registro en el libro de
bancos y se le da el estatus de pagado o pendiente. El cheque o transferencia es luego registrado en el departamento de contabilidad por medio
de la interfaz correspondiente.
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El proceso de trámite de cheque o transferencia empieza con la solicitud de cada departamento de matricular al proveedor nuevo para lo cual es
necesario completar la solicitud de inclusión de proveedor que se entrega a cuentas por pagar para que se cree el código de proveedor en el
sistema.

Una vez creado el proveedor cada departamento debe generar la respectiva orden de compra y nota de recibo y entregarla al departamento de
cuentas por pagar. En conjunto con este procedimiento, se debe verificar que los documentos correspondientes a la factura electrónica se
encuentren disponibles en la plataforma correspondiente, para proceder con la aceptación o rechazo, según corresponda; únicamente las facturas
aceptadas en la plataforma son procesadas para cancelar al proveedor. (Control 1)

El siguiente paso del proceso es la emisión de una orden de pago y posteriormente la generación de un cheque o transferencia de acuerdo a los
días crédito e instrucciones de pago definidas en la inclusión de proveedor. Los pagos se realizan el día viernes de cada semana y caja se
encarga de imprimir un listado de los pagos entregados a los proveedores, el cual se entrega a contabilidad para su respectivo registro, una vez
generado el proceso de la Interfaz de Pagos.

Como parte del registro contable, para la mayoría de las facturas de terceros existe una Interfaz donde se carga el gasto contra la cuenta por
pagar transitoria; posteriormente, a la hora de realizar el desembolso, se cancela esta cuenta transitoria y se debita en el banco el monto aplicado.

B. Compra de Inventario:

Para la compra de inventario, el proceso comienza con la orden de pedido que emite la sección de reposición, la cual es girada a los proveedores
que están dentro de la base de proveedores existente, la cual puede ser por medio automático o manual. Cabe señalar que Ferretería EPA no
cotiza con diversos oferentes, con anterioridad se crearon convenios y contratos con diversos proveedores para poder optar a mejores precios.
Luego se crea la orden de compra que es emitida por la sección de reposición y firmada por el departamento de compras, se procede a evaluar los
términos de la orden por parte del departamento de compras, en caso de:

· Proveedores Nacionales:

Por lo regular son muy pocos los proveedores de contado. Para ellos EPA procede a transferir a la cuenta del proveedor un monto que cubra las
necesidades de facturación para que, al momento de solicitar alguna compra al proveedor, EPA tenga recursos a favor contra los cuales el
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proveedor pueda facturar.

Para los proveedores de crédito, se envía al proveedor la Orden de compra y seguidamente se recibe el producto en las tiendas con la factura
para poder generar la nota de recibo.

· Proveedores Internacionales:

La empresa busca no utilizar los adelantos a proveedores importados regularmente, sin embargo, en casos particulares y con previa
revisión, se utiliza este concepto para suplir alguna necesidad de compra que surja.

Procesamiento de Cuentas por Pagar:

El trámite es a treinta días en la mayoría de los casos, sin embargo, hay proveedores de 60 y hasta 90 días de crédito y otros de 15 o menos días.
Se tramita con facturas originales o con el PDF recibido en el portal de factura electrónica, con previa revisión de cumplimiento con los archivos
XML, se carga la cuenta por pagar al momento de elaborar la nota de recibido por parte del departamento de recepción y el inventario. La cuenta
por pagar se descarga cuando el cheque es retirado o la transferencia es aprobada por alguno de los Gerentes de Departamento autorizados para
tal efecto (Control, Ventas, Compras, Gerente General).

Mantenimiento del Archivo Maestro de Proveedores

Se mantiene una base de datos en AS400 (Sistema Propio de EPA) el cual es constantemente actualizado según las necesidades que tengan
dentro de la compañía; no existen restricciones para un nuevo proveedor excepto cuando se tenga un convenio con un proveedor específico. Cabe
señalar que el mantenimiento de dicha base está a cargo de Control. La sección de finanzas puede ingresar, cambiar plazo de compra, modificar
teléfonos, etc., de todos los proveedores.
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COMPRENDER LAS ACTIVIDADES DE CONTROL SOBRE TRANSACCIONES CON PARTES RELACIONADAS

3. Describir el proceso sobre la autorización, registro y revelación de las transacciones con partes relacionadas. Identificar y documentar los controles “clave”
relacionados.

FERRETERÍA EPA S.A. (en adelante EPA), con cédula de persona jurídica 3-101354271, representada por la señora Jeannette Montero Luthmer
y Credix World S.A. (en adelante CREDIX), con cédula de persona jurídica 3-101-575885, representada por el señor Jorge Chacón Caballero;
ambos con facultades suficientes para este acto,. Acuerdan lo siguiente:

1. En junio de 2009 se constituyó la sociedad CREDIX, en la cual EPA contaba con una participación del 96% y el señor Alberto España con una
participación del 4%.

2. Que, con el afán de brindar un beneficio adicional a los colaboradores, en 2010 se reformó los estatutos de la Asociación Solidarista de EPA
(ASEEPA), para que, en virtud de la relación accionaria con CREDIX, sus colaboradores formaran parte de ASEEPA. Por lo anterior la ASEEPA
pasó a llamarse Asociación Solidarista de Empleados de Ferretería EPA y Afines S.A.

3. El 13 de setiembre de 2010 EPA cedió la totalidad de sus acciones en CREDIX

4. En febrero de 2012, el señor Alberto España salió de Credix y vendió la totalidad su participación a los otros socios de la compañía.

5. Actualmente en las Juntas Directivas de EPA Y CREDIX, no se cuenta con familiares relacionados a ambas entidades, que ejerzan control,
control conjunto o influencia significativa sobre alguna o ambas compañías

6. Ninguna de las dos empresas son miembros del mismo grupo ni son negocios conjuntos de una tercera parte.

7. Con el único afán de seguir brindando un beneficio laboral a los colaboradores de EPA Y CREDIX y en aras de no generar un deterioro en las
condiciones y beneficios, se ha acordado no desligar a CREDIX de ASEEPA, hasta el personal de CREDIX cuente con las condiciones requeridas
para conformar una Asociación Solidarista propia. PT 23321
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COMPRENDER LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES DE LA ENTIDAD

4. Describir las políticas y procedimientos establecidos para mantener una segregación de funciones apropiada, e identificar los controles “clave”
relacionados.

Para cada departamento, el solicitante no es el mismo que autoriza la solicitud; para la revisión de la solicitud se tiene a cargo al jefe inmediato en
primera instancia y el visto bueno lo realiza el Gerente del Departamento, para que luego sea analizado por el Responsable de Cuentas por pagar y
se proceda a emitir el cheque o transferencia que estará a cargo del Responsable de Caja (validado y firmado por los Gerentes autorizados). Como
paso final, se realiza el registro contable.

COMPRENDER LAS ACTIVIDADES DE CONTROL SOBRE LOS ASIENTOS DE DIARIO

5. Describir las transacciones que se procesan sistemáticamente y las que no, identificar y documentar los controles “clave” relacionados.

Todas las transacciones se procesan sistemáticamente y se realizan validaciones durante y al final de cada cierre de mes para minimizar la posibilidad de
errores y mantener una adecuada precisión en la información.

6. Describir la manera en que el sistema de información ingresa los hechos y condiciones, distintas a las clases de transacciones que son significativas para
los estados financieros, incluyendo el historial del procesamiento de errores, con identificación específica de los errores observados en el año actual y una
explicación de la causa de dichos errores. Identificar y documentar los controles “clave” relacionados.

No se han identificado errores importantes en el procesamiento.

¿Ha habido cambios en cualquiera de las actividades de control que realiza la entidad en este ciclo de negocios desde la NO
auditoría pasada?