UNIDAD 7:

LOS TRÁMITES PARA LA CREACIÓN

DE LA EMPRESA:
Introducción:

Una vez decidida la forma jurídica que va a tener nuestro negocio, debemos analizar los
trámites administrativos que debemos llevar a cabo para iniciar la actividad.

Estos trámites administrativos son imprescindibles y requieren cumplimentar una gran

cantidad de documentación.

1.-Los trámites para la constitución de nuestro negocio:

Estos trámites varían en función de la forma jurídica que le queramos dar a nuestra
empresa.

1.1.-El empresario individual:

Tan solo necesita aportar su DNI, y no requiere de ningún tipo de trámite específico.

1.2.-Las sociedades mercantiles:

La Sociedad mercantil necesita de una serie de requisitos para su constitución. Son:

a) La solicitud de certificación negativa del nombre o razón social. Este trámite está
dirigido a averiguar que no existe una sociedad con el mismo nombre que nosotros
queremos poner a la nuestra.

b) La solicitud de calificación para sociedades laborales y sociedades cooperativas.

c) Escritura pública de constitución de la sociedad.

d) Justificación de aportaciones dinerarias o no dinerarias (en especie).

e) Solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF). El Nif es como el DNI de la

empresa.

f) Liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos

documentados.

g) Inscripción en el registro correspondiente.

1.3.-La comunidad de bienes y la sociedad civil:

Las comunidades de bienes y las sociedades civiles necesitan de una serie de requisitos
para su constitución, que son los siguientes:

a) El Dni de los promotores.

b) La solicitud del número de identificación fiscal (NIF).

c) El contrato privado o público de constitución.

d) El impuesto sobre transmisiones patrimoniales.

Examinamos en profundidad los trámites para la constitución de cada una de los

tipos de sociedades:

1.-LA COMUNIDAD DE BIENES Y LA SOCIEDAD CIVIL:

Una comunidad de bienes se forma cuando varias personas se asocian y ponen en

común bienes y/o derechos.

Una sociedad civil se forma o constituye mediante un contrato entre dos o más personas
que ponen en común dinero, bienes o trabajo para desarrollar una actividad económica y
repartirse los beneficios generados por ella.

Para la formación tanto de una como de otra es necesario:

a) Un contrato público o privado de constitución:

En este contrato deben aparecer el nombre de la sociedad, el domicilio social, el objeto

social y el nombre de los socios. El contrato recoge los acuerdos a los que lleguen los
asociados, los relacionados con el reparto de beneficios, la distribución del trabajo,
etc… se puede acordar cualquier cosa siempre que sea legal, y no se puede excluir a un
socio de la participación en los beneficios.

b) Solicitud de NIF:

El NIF es el número de identificación fiscal, que es el DNI de la empresa. Se solicita en

la Agencia Tributaria que corresponda al domicilio de la empresa. Para su obtención se
deben presentar el impreso modelo 036, la copia simple de la escritura de constitución
de la sociedad, la fotocopia del DNI del que lo solicita (uno de los socios).

c) El ITPAJD, es el impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos

documentados. Se paga un 1% del capital aportado por los socios a la sociedad.
2.-LAS SOCIEDADES MERCANTILES:

Los trámites para constituir una sociedad mercantil son 7 pasos:

1.-La solicitud de certificación negativa del nombre o razón social: En necesario

comprobar que el nombre que le queremos dar a nuestra sociedad no ha sido utilizado
anteriormente por alguien, no coincide con el de ninguna otra sociedad existente.

Para ello debemos solicitar un certificado de no coincidencia en el Registro Mercantil.

En la solicitud debemos incluir hasta un máximo de 5 denominaciones sociales, y se

concederá la primera de las 5 denominaciones que no esté solicitada.

Lo que se pretende evitar es que exista otra sociedad con el mismo nombre que la que se
pretende constituir.

En el caso de las cooperativas se presenta la solicitud de certificación negativa o de

no coincidencia en el Registro de Cooperativas.

Se puede solicitar el certificado de no coincidencia en este enlace:

https://goo.gl/AZuKED

2.-La solicitud de calificación para sociedades laborales y sociedades cooperativas:

Es necesario presentar la solicitud de calificación de sus estatutos, para comprobar

que cumplen con la ley. Para ello es necesario presentar:

a) La certificación negativa del nombre. (Certificado de no coincidencia).

b) El acta de la asamblea constituyente.

c) El proyecto de Estatutos.

d) La relación de promotores.

La presentación de esta documentación se hará en La dirección General de

Cooperativas y Sociedades Laborales. (Bien en la sede nacional, si la cooperativa o
sociedad laboral es de ámbito nacional, o en la sede de la comunidad autónoma si tiene
un ámbito inferior al nacional.

3.-Justificación de aportaciones dinerarias o no dinerarias:

La aportación de capital (aportación dineraria) a la sociedad debe justificarse

mediante un certificado bancario que acredite un desembolso de una determinada
cantidad de dinero en una cuenta de la sociedad.
Si la aportación es no dineraria, debe constar en las escrituras de constitución de la
sociedad.

4.-La escritura pública de constitución de la sociedad:

La escritura de constitución de una sociedad es el acto en el que los socios fundadores

firman ante notario la creación de la misma, y en este mismo acto se aprueban los
Estatutos de la Sociedad”, que forman parte de la misma escritura, y que es donde se
fijan las reglas de funcionamiento de la sociedad.

En los Estatutos de la sociedad se pueden recoger todos los pactos que los socios
estimen convenientes, siempre que no sean contrarios a la ley.

En la escritura de constitución de la sociedad limitada, que es la más habitual de entre

todas las sociedades, deben constar los siguientes datos:

1.-La identidad (nombre y apellidos) de los socios.

2.-Su intención de constituir una sociedad limitada.

3.-La descripción de las aportaciones realizadas por cada socio.

4.-Los Estatutos de la Sociedad.

5.-La forma de organización del órgano de administración de la sociedad.

6.-Los nombres y apellidos de los administradores de la sociedad.

7.-Todos los pactos que los socios quieran establecer siempre que no sean contrarios a
derecho.

5.-La solicitud de número de identificación Fiscal: NIF.

Una vez que se ha constituido la sociedad en escritura pública, hemos de solicitar el NIF
en un plazo máximo de 30 días en la delegación de hacienda de la provincia donde la
sociedad tenga su domicilio, debiendo presentar los siguientes documentos:

1.-El impreso oficial (modelo 036)

2.-Fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad.

3.-Fotocopia del DNI de la persona que firma la solicitud.

Con esta documentación, el funcionario correspondiente nos entrega un NIF

provisional, que tiene una validez de 6 meses, que antes de que transcurran debemos
retirar el NIF definitivo, presentando los siguientes documentos:

1.-El reguardo del modelo de solicitud presentado.

2.-El original de la primera copia de la escritura de constitución.

3.-La fotocopia de la inscripción en el registro mercantil.

6.-El pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos

Documentados.

El impuesto recae sobre la “constitución, el aumento o disminución de capital, la

fusión, la escisión y la disolución de la sociedad”.

El impuesto debe ser pagado dentro de los 30 días hábiles a la fecha de la escritura y se
paga en la delegación territorial de la comunidad donde esté domiciliada la empresa.

El impuesto es un 1% sobre el capital.

7.-La inscripción en el Registro Mercantil:

El registro mercantil es una oficina pública donde se registran todas las empresas (los
empresarios individuales y las sociedades mercantiles), y sirve para garantizar la
seguridad jurídica y que cualquier persona pueda obtener información acerca de una
empresa determinada.

En el registro mercantil se inscriben los actos relativos a las sociedades y empresarios

individuales.

La finalidad del registro mercantil es la de dar publicidad a las situaciones jurídico-

mercantiles, y que estas situaciones puedan ser conocidas por todo aquel que esté
interesado.

La sociedad no adquiere personalidad jurídica hasta que no se inscribe en el

Registro Mercantil.

La inscripción debe solicitarse en los 30 días siguientes al otorgamiento de la

escritura, y es necesario presentar los siguientes documentos:

1.-Una copia de la escritura pública de constitución.

2.-La certificación de no coincidencia del nombre.

3.-Documento acreditativo del pago del impuesto sobre transmisiones patrimoniales

y actos jurídicos documentados.
3.-LA PUESTA EN MARCHA DE LA EMPRESA:

La puesta en marcha de la empresa requiere de unos trámites que la empresa debe

realizar con posterioridad a la constitución de la sociedad, es decir, una vez adquirida la
personalidad jurídica y que son necesarios para poder empezar a funcionar.

Estos trámites son:

3.1.-Darse de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores:

Este alta es necesaria realizarla antes del inicio de la actividad, y se realiza mediante el
modelo 036 – 037.

El objeto de esta alta es comunicar a la Administración Pública el comienzo y el tipo de

actividad de la empresa, sus características, las características del local y la modalidad
tributaria elegida.

3.2.-Darse de alta en el Impuesto Sobre Actividades Económicas (IAE):

El IAE es un impuesto que grava las actividades empresariales, profesionales o

artísticas.

Para todos los emprendedores es obligatorio darse de alta en este impuesto cuando crean
su nuevo negocio.

Este impuesto lo pagan exclusivamente las empresas que facturen al año más de 1
millón de euros, las que facturen menos de 1 millón de € están exentas del pago de este
impuesto.

3.3.-Diligencia y legalización de los libros obligatorios:

Es obligatorio que todos los empresarios deben llevar una contabilidad ordenada, y
todas las entradas y salidas de su negocio perfectamente anotadas. Son obligatorios un
libro diario y un libro de inventarios y cuentas anuales.

Los empresarios individuales, las sociedades y las cooperativas, tienen unas

obligaciones parecidas, cada una de ellas con sus particularidades.

Los libros contables deben legalizarse, y esta legalización puede llevarse a cabo de
varias formas:

1.-De forma ordinaria, mediante su presentación en el Registro Mercantil. Debe estar

totalmente en blanco y con sus páginas numeradas.
2.-Es posible también hacer la legalización a posteriori, después de haber realizado las
anotaciones contables, antes de que pasen 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio
económico.

3.-Es posible también realizar la legalización de los libros contables en hojas sueltas
(impresas) que posteriormente se encuadernan de forma correlativa siguiendo un orden
de fechas.

4.-Otra forma de legalizar los libros contables más actualizada y vía online es a travñes
de la página web www.registradores.org

3.4.-La inscripción de la empresa en la Seguridad Social:

Es necesario que antes del inicio de la actividad de la empresa, todos los empresarios
que vayan a contratar personal, se inscriban en el Régimen General de la Seguridad
Social.

Dicha inscripción se realiza en la Tesorería General de la Seguridad Social.

Para la inscripción es necesaria la presentación del DNI, en el caso de que el solicitante

sea una persona física, y certificado de la sociedad del Registro Mercantil si el que
lo solicita es una persona jurídica.

Junto con esto, es necesaria la presentación del alta en el IAE, la copia de la escritura
de constitución de la sociedad y el impreso de alta de un trabajador al menos.

Una vez que se inscribe la empresa se le asigna un número patronal, que se utilizará en
las relaciones con los organismos de la Seguridad Social. Este número es único dentro
de cada provincia y debe inscribirse en cada provincia donde la empresa tenga centros
de trabajo.

3.5.-El Alta del Empresario:

Toda aquella persona que se dé de alta en el IAE (Impuesto de actividades económicas)

con objeto de ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios debe inscribirse
en el Régimen General de Trabajadores Autónomos, independientemente de que
realice una actividad por cuenta ajena (que trabaje para otra empresa como asalariado) y
esté dado de alta en el régimen general. Están incluidos todos los españoles que residen
es España y todos los extranjeros que residen en España o que se encuentran legalmente
en España.

En alta en el Régimen General de Trabajadores Autónomos debe ser en la provincia

donde vaya a ejercer su actividad profesional, dentro de los 30 días naturales desde que
nace la obligación de darse de alta. (Es decir, desde que se da de alta en el IAE o
empieza efectivamente a trabajar).
La afiliación y la cotización a la Seguridad Social del autónomo serán únicas, aunque se
realicen distintas actividades totalmente diferentes (inmobiliaria, venta de artículos
deportivos, ….), y es una única cuota que se paga mensualmente.

Desde hace varios años existe una tarifa plana de 50 € al mes durante el primer año
para aquellas personas que se den de alta por primera vez en la Seguridad Social.

3.6.-La afiliación y alta de los trabajadores:

La afiliación de los trabajadores a la Seguridad Social es obligatoria para todos los

trabajadores por cuenta ajena. Es única y vitalicia, una persona sale del sistema de
seguridad social con su muerte.

El empresario está obligado a solicitar la afiliación a la Seguridad Social de sus

trabajadores que empiezan a trabajar a su servicios, y si la afiliación no se realiza
voluntariamente por el empresario, se podrá solicitar por el trabajador o bien la podrá
hacer de oficio la Seguridad Social.

La solicitud de alta en la Seguridad Social se debe realizar en los 5 días naturales

siguientes a la fecha en que el trabajador empezó a trabajar.

Una vez que se realiza la afiliación del trabajador, se le encuadra en el régimen que le
corresponde en función de la actividad a realizar.

Es importante que la afiliación a la Seguridad Social es una para toda la vida y

coincide con la primera vez que se da de alta al trabajador en la Seguridad Social.
Cuando el trabajador cambia de empresa no hay que afiliarlo de nuevo, pues ya está
afiliado, tan solo darlo de alta en la nueva empresa.

Los socios poseen una serie de particularidades que pasamos a enumerar:

1.-Si el socio trabaja personalmente en la empresa y no realiza funciones de dirección,

tiene que inscribirse en el régimen general.

2.-Si el socio no recibe salario por su actividad, aunque sí recibe una participación en
los beneficios de la empresa, debe inscribirse en el régimen especial de trabajadores
autónomos.

3.-Si el socio realiza tareas de administración de la sociedad, deberá inscribirse en el

régimen general de trabajadores autónomos.

3.7.-La compra de locales:

Si para el desarrollo de nuestra actividad como empresarios necesitamos comprar
locales, es imprescindible comprobar la calificación urbanística de los mismos, para
ver el uso permitido en el local.

Para ello, debemos visitar al servicio técnico del ayuntamiento y consultar la cédula
urbanística, donde comprobaremos el régimen urbanístico del local en cuestión, que
debe ser de uso comercial.

La compra se realizará con un contrato de compraventa, donde deben apareces los

nombres del comprador/es, del vendedor/es, y una descripción del local que vamos a
adquirir.

La declaración de alta de nuestro local, una vez adquirido, debe presentarse en la

Delegación de Hacienda.

NOTA:

Es importante hacer un inciso para ver la calificación de los días.

1.-Dias hábiles: Los días hábiles son los días laborables según el calendario oficial.

2.-Día inhábil: Son los días que no son válidos para el cómputo de plazos y para realizar
determinados actos.

3.-Dia laborable: Son los días en los que se realiza la actividad económica con
regularidad.

4.-Días Naturales: Son todos los días, de lunes a domingo, los 365 días del año.

3.8.-El Arrendamiento de Locales:

A veces, sobre todo cuando no tenemos el capital suficiente para la compra de un local
al inicio de nuestra andadura como empresarios, podemos obtener el uso de un local
mediante un contrato de arrendamiento.

Los contratos de arrendamiento pueden ser verbales o escritos pero es muy aconsejable
hacerlos por escrito. Se puede hacer un contrato privado entre las partes o ante notario.

Para hacer un contrato de arrendamiento de local, lo más habitual es que el propietario

del mismo (arrendador) exija al arrendatario el depósito de una fianza equivalente a dos
mensualidades.

La fianza se exige como garantía frente a los posibles desperfectos que pueda ocasionar
el arrendador en el local. Si, finalizado el tiempo estipulado en el contrato de
arrendamiento, la propiedad está en perfecto estado de conservación, el arrendador
devolverá la fianza al arrendatario. Si, por el contrario, existen desperfectos en el local,
el arrendador utilizará el importe de esos dos meses de fianza para con ese importe
arreglar los desperfectos.

En caso de que sobrara algo de dinero una vez arreglados los desperfectos, el arrendador
entregará ese dinero al arrendatario. Si faltara dinero, el arrendador tiene la posibilidad
de demandar al arrendatario para que cubra la cantidad de dinero que falta para arreglar
los desperfectos ocasionados.

Existe una modalidad que es el traspaso de local, que consiste en que el arrendatario de
un local, realiza una cesión del local a u tercero que queda subrogado en su posición (en
los mismos derechos y obligaciones nacidos del contrato de arrendamiento).

El traspaso se formaliza en escritura pública, y el nuevo arrendatario se subroga en los

derechos y obligaciones del anterior arrendatario.

Si tenemos necesidad de hacer obras en el local donde vamos a realizar nuestra

actividad empresarial, es necesario solicitar al ayuntamiento la licencia de obras.

En el caso de que el local sea arrendado, necesitamos el permiso del propietario del
local que debe autorizarnos expresamente a hacer las obras.

3.9.- La solicitud de licencia de apertura:

Tiene como finalidad el autorizar el uso del local para desarrollar la actividad
económica, una vez comprobado que se cumplen las condiciones urbanísticas, de
seguridad y medioambientales.

La licencia de apertura se solicita al ayuntamiento donde se encuentre el local, y es

necesaria para los primeros establecimientos, los traslados a otros locales, los
traspasos, las variaciones y/o ampliaciones de actividades y para la ampliación de
locales.

Cuando vamos a proceder a la apertura de un nuevo centro de trabajo o a la

reanudación de la actividad después de una profunda reforma se debe comunicar a la
dirección general de trabajo.

En esta comunicación han de incluirse los datos de la empresa, la actividad que se va a

desarrollar, el número de trabajadores y las características del centro de trabajo.
Los trámites para solicitar la apertura de nuestro negocio son los que hemos visto, ahora
vamos a ver los sitios donde tenemos que acudir para realizar estos trámites.

-Tramites que se realizan en el ayuntamiento:

-Solicitud del permiso para la licencia de obras.

-Solicitud de la licencia de apertura.

-Tributos de carácter municipal.

-Trámites que se realizan en la Delegación Provincial de Trabajo y Seguridad

Social:

-Comunicación de la apertura del centro de trabajo.

-Sellar el calendario laboral.

-Oficinas de empleo:

-Registro de los contratos realizados a los trabajadores.

-Delegación de Hacienda:

-Alta en el Impuesto de Actividades económicas (IAE)

-Alta en el IVA.

-Alta en el IBI (El IBI es el impuesto sobre bienes inmuebles, en el caso de que el dueño
del inmueble sea el titular del local).

-Alta en Estimación Objetiva o Estimación Directa.

-Legalización de los libros obligatorios.

-Obtención del NIF (Número de identificación fiscal).

-Tesorería General de la Seguridad Social:

-Inscripción en el régimen especial de los Autónomos.

-Inscripción de la empresa en la Seguridad Social.

-Alta en la Seguridad Social de los trabajadores, y afiliación, en su caso.

-Dirección provincial de industria:

-Inscripción en el registro de la propiedad industrial.

4.-La ventanilla única empresarial:

La ventanilla única empresarial se creó en 1999 con el objetivo de hacer más fácil la
creación de una empresa.

Las funciones de la ventanilla única empresarial son informar y orientar al

emprendedor en la creación de su empresa y facilitar la tramitación de toda la
documentación necesaria para crear su empresa, con el asesoramiento, la información y
los consejos necesarios para que el proceso de creación de la empresa sea lo más
cómodo posible.

5.-El proceso telemático para la creación de una empresa:

El certificado electrónico de la empresa es un documento muy importante para la

empresa, pues identifica a una persona jurídica con una clave para poder realizar firmas
electrónicas.

El futuro empresario debe dirigirse a los puntos de atención al emprendedor (PAE),

donde se le asesorará en todo lo necesario para realizar su proyecto empresarial y se le
facilitará toda la información para la puesta en marcha de su empresa utilizando los
medios telemáticos.

Otra forma de realizar los trámites para la creación de la empresa es a través de la

página web www.circe.es

5.1.-El procedimiento para crear una empresa individual.

1.-Es necesario cumplimentar el documento único electrónico (DUE). En este

documento se incluyen todos los datos necesarios para realizar la tramitación de la
empresa, que se realizará a través del programa PACDUE.

Una vez cumplimentado el documento y realizada la tramitación, el propio sistema

(Sistema de tramitación telemática STT-CIRCE) envía a cada organismo que
interviene en la creación de la empresa la documentación correspondiente.

2.-El DUE (documento único electrónico) se envía a la Tesorería General de la

Seguridad Social (TSGG). La TSGG crea los Códigos de Cuenta de Cotización.

3.-Puesta en conocimiento del inicio de la actividad a la Agencia Tributaria.

4.-Inscripción en la Agencia Española de Protección de Datos de toda la información

y datos de carácter personal que el empresario haya puesto en el documento único
electrónico (DUE).
5.2.-Procedimiento para crear una sociedad:

1.-Necesaria cumplimentación del DUE (Documento único electrónico).

2.-Otorgamiento de la escritura de constitución de la sociedad. Se envían

telemáticamente los datos a la notaría y el empresario acude a la Notaría cuando le den
cita. En la Notaría se procede al otorgamiento de la escritura de constitución de la
sociedad.

3.-En Notaría, una vez realizada la escritura, se envía a la Agencia Tributaria, y se

solicita el NIF provisional.

4.-Se realiza la liquidación del ITPAJD (Impuesto de transmisiones patrimoniales

y actos jurídicos documentados).

5.-Una vez que tenemos un NIF asignado, y el ITPAJD pagado, se remite el

Certificado de la denominación social y el certificado del pago del ITPAJD al
registro mercantil provincial, y el registrador mercantil procede a la inscripción de la
empresa en el Registro.

6.-El DUE se envía a la Tesorería general de la Seguridad Social, donde se generan

los Códigos de Cuenta de Cotización y se da de alta a los socios de la empresa y a los
trabajadores.

7.-Se expide la escritura escrita, la notaría recibe del registro mercantil provincial la
información y la incorpora a la escritura de constitución de la sociedad.

8.-La notaría solicita el NIF definitivo, una vez con la escritura de constitución de la
sociedad completada.

9.-Se inscriben en la Agencia de Protección de Datos los datos necesarios.