PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Segunda parte informe de consultoría sobre control

Docente: Jairo Calderón Acero

Estudiantes:

Andrea Catalina Cuervo Mora ID 705084

Nidia Marcela Hernández Hernández ID 803897

Paula Andrea Pereira Bulla ID 806044

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Bogotá, D.C Sede sur, 2021

 Introducción

Para la empresa Bayport Colombia S.A.S es de gran importancia hacer un

seguimiento adecuado y oportuno a todos los procesos. Los indicadores son la
herramienta que permiten identificar los objetivos alcanzados en cuanto a los
objetivos planteados, para que se puedan tomar acciones correctivas o
preventivas frente a alguna situación que se pueda presentar.

Objetivo General

Determinar la importancia de los indicadores de la empresa Bayport Colombia

S.A.S, para el logro de los objetivos estratégicos.
 Justificación de la importancia de los indicadores

Dentro de cualquier organización es imprescindible pararse a analizar y medir qué

impacto, repercusión y retorno ha tenido cada una de las acciones que se han
tomado y llevado a cabo. De nada sirve lanzar acciones sin saber si éstas son
efectivas o, por el contrario, no han tenido la repercusión que se esperaba de
ellas. Esta parte de análisis y control tan fundamental en las empresas, suele ser
una de las más olvidadas. Ya sea por tiempo o por presupuesto, lo cierto es que
son pocas las organizaciones que optan por llevar un buen control de todas las
acciones acontecidas. Es por estos motivos que queremos remarcar la
importancia de los indicadores
Dichas etapas comprenden desde los insumos que una empresa requiere para
funcionar (materia prima, inventarios, talento, información, etc.), pasando por los
procesos internos de transformación de dichos insumos hasta llegar a los
entregables a los clientes finales (productos, servicio, etc.) Se recomienda que se
establezcan primero aquellos indicadores que están directamente relacionados
con los objetivos estratégicos. Estos suelen comprender aquellas grandes metas
de la organización tanto a nivel comercial (Ventas US$, Participación de mercado,
etc.) como a nivel financiero (ROE, %Margen Neto, EBIDTDA, etc.). Luego pueden
irse definiendo los indicadores de las distintas áreas intermedias que sostienen el
cumplimiento de los objetivos principales. De esta manera el sistema de
indicadores contribuye a alinear a toda la organización hacia una misma meta.
Un indicador de gestión es una forma de medir la empresa, donde nos muestra
cómo se está logrando las metas y los objetivos estratégicos. En Bayport
Colombia se utilizan indicadores de gestión en múltiples niveles para evaluar el
éxito al alcanzar lo definido en la planeación estratégica, también se puede decir
que son una hoja de ruta, una referencia, una herramienta de medición con los
cuales podemos cumplir con los objetivos planteados periódicamente al interior de
la compañía.
Podemos evidenciar que los indicadores son de suma importancia en la empresa
ya que con ellos podemos revisar si vamos por un buen camino porque podemos
medir

controlar y mejorar los procesos con el fin de cumplir con el objetivo general o
alcanzar la visión de la empresa aplicando planes de mejora en caso de
necesitarlo ya que facilita a sus integrantes su desempeño permitiéndoles evaluar
la gestión y mejorar los niveles de aprendizaje en la organización

TIPO DE INDICADORES
Los indicadores son unidades de medición que permiten evaluar el rendimiento
de los procesos internos de la firma, ya sea para medir la rentabilidad,
productividad, calidad de servicio, gestión del tiempo, entre otros. En este sentido,
lo que es un indicador de evaluación se puede utilizar para medir el desempeño
global del estudio o el desempeño de un área, proceso o persona específica.

● INDICADORES DE GESTION CORPORATIVA:

son indicadores que permiten evaluar el desempeño total o global de la
organización.

● INDICADOR DE GESTION POR UNIDAD ESTRATEGICA DE NEGOCIO:

Son los indicadores que permiten evaluar el desempeño de las diferentes
unidades de negocio en aquellas organizaciones que realizan su actividad con
diferencia de unidades de negocio.

● INDICADORES DE GESTION DE ACTIVIDAD DE AREAS

FUNCIONALES:
son los indicadores diseñados para medir y evaluar el desempeño de las áreas
funcionales de la organización Bayport Colombia.

● INDICADORES DE GESTION ESPECIFICA:

son los indicadores destinados a evaluar el desempeño de actividades específicas
en la organización, una dependencia o una tarea.

● INDICADORES DE GESTION DE PRESUPUESTO:

Son los Indicadores relacionados con la ejecución del presupuesto sobre la
libranza en función del direccionamiento estratégico de la organización
para un determinado periodo de tiempo.

● INDICADOR DE EFICIENCIA:
son los indicadores para evaluar la optimización de los recursos en un
determinado periodo de tiempo por parte de la organización.
 ● INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD:
son los indicadores que evalúan la relación entre los recursos requeridos para
realizar una actividad y los recursos obtenidos para la respectiva
actividad.

● INDICADOR DE EFICACIA:
son los indicadores que evalúan el grado de cumplimiento o el logro de
los objetivos organizacionales.

INDICADORES BAYPORT COLOMBIA S.A.S

En toda compañía es indispensable el tener claro cuáles son el o los objetivos

estratégicos para la consecución y logro de los mismos, pero, adicional a ello,
cada área y/o proceso de la organización debe establecer también sus objetivos
propios para el correcto funcionamiento de la empresa y que estén 100%
alienados con el objetivo estratégico, esto con el fin de que cada colaborador de la
compañía tenga claras sus funciones y el cómo desarrollarlas o ejecutarlas en el
tiempo; con base a lo anterior a continuación se mostraran los indicadores de 3
 áreas importantes de Bayport Colombia con el fin de conocer cuáles son sus
objetivos, metas y actividades a realizar al interior de la compañía y como estos
aportan al desarrollo del objetivo estratégico general, estas áreas son: Mercadeo,
Ventas y Servicio al Cliente.

Objetivo
de los Responsable
Proceso Metas Indicadores Acciones Recursos
proceso s
s

% de avance Contratar
Diseño
en la Jefe de agencia para el Humano y
plan de
implementació Mercadeo diseño de plan Financiero
marketing
n del plan de marketing

Diseño de
Publicitar Increment
nuevas e Humano,
la o de Indicadores de Gerente
innovadoras Tecnológico y
imagen y clientes clientes comercial
piezas Financiero
Mercade marca activos
publicitarias
o de la
compañí Aumentar
Humano,
a a nivel el índice Indicador de Gerente Implementació
Tecnológico y
nacional de cartera cartera comercial n de BTL
Financiero
activa

Cobertura % de
Trade
total en participación Gerente Humano y
Marketing en
ciudades en el territorio comercial Financiero
oficinas
principales Nacional

Objetivo de los Responsable

Proceso Metas Indicadores Acciones Recursos
procesos s

Analizar el Generar
mercado requerimientos
Tiempo de
identificando los Director al área de Tecnológic
Automatizació respuesta en
comportamiento Tecnología y tecnología oy
n de procesos términos de
s de la desarrollo para mejoras Financiero
Ventas desembolso
competencia con en proceso de
el fin de desembolso
incrementar el
volumen de Crecimiento Numero de Gerente Realizar
del 20% en pagadurías visitas a Humano
ventas comercial
pagadurías de activas pagadurías
 baja para reforzar
colocación lazos

Investigar
pagadurías
Apertura de
Gerente de que puedan
códigos Humano
Portafolio ser atractivas
nuevos
para la
compañía

Búsqueda de
nuevos
clientes
Incremento del
Indicador de Gerente potenciales en
9% en el total Humano
rentabilidad comercial ciudades
de la cartera
donde se
pretende
incursionar

Ampliar Número de
Gerente de Análisis de Humano y
portafolio de productos
Portafolio mercado Financiero
productos nuevos

Objetivo
Proces de los Responsable
Metas Indicadores Acciones Recursos
o proceso s
s

Servicio Resoluci Protocolos Jefe de Humano,

ón de TMO (Líneas Optimización del
al de atención Servicio al Tecnológico
PQR´S inboud y IVR
Cliente telefónica Cliente Financiero
de Outbound)
 Humano,
Incrementar
Apertura de Cantidad de Tecnológico,
Gerente número de
nuevas oficinas y Financiero e
comercial asesores y
oficinas asesores por infraestructur
oficinas
oficina a

Número de
Implementaci Director Humano,
requerimient Diseño de sitio
ón portal Tecnología y Tecnológico
os auto Web
manera clientes desarrollo y Financiero
gestionados
ágil,
rápida y
oportuna Director Humano,
Implementaci Numero de Implementación
Tecnología y Tecnológico
ón Guía Bot interacciones de Guía Bot
desarrollo y Financiero
cliente-red

Diseño e
Aplicación Número de Director implementación Humano,
Móvil para solicitudes Tecnología y de App para Tecnológico
clientes recibidas por desarrollo atención de y Financiero
la aplicación clientes

FORMULAS

PROCES INTERPRETACIÒ
O INDICADOR FORMULA N

Mercadeo Es un indicador de
resultado que
muestra la
cantidad de pasos
% Avance Plan ejecutados en el
Mercadeo Cantidad de pasos ejecutados *0.20 desarrollo del plan

No. Clientes Total Clientes al cierre de año de 2021-Total clientes cierre Mide la cantidad
de año 2020 de clientes
cerrados durante
el año, comparado
con el año
anterior, esto con
el fin de medir el
incremento de
 clientes activos.

Refleja la
cobertura total en
las ciudades
% Participación No. Ciudades principales actuales *100% – 94%) principales.

Este indicador
muestra por cada
solicitud realizada
cual es el tiempo
de respuesta en
Tiempo de términos de
respuesta (Fecha de desembolso - fecha de solicitud) / Tiempo Actual desembolso

Indica el número
de pagadurías que
Ventas pagadurías Activas (No. pagadurías*20) /100 están activas

Mide la
rentabilidad que ha
tenido la
organización en el
Rentabilidad (Total cartera*9) /100 proceso de ventas.

Muestra el Numero
de productos
No. Productos nuevos de la
Nuevos Total líneas Producto-3 >= 1 organización.

Servicio al Es un indicador de
Cliente desempeño que
mide la frecuencia
o el tiempo de
duración de
llamadas con cada
cliente durante la
jornada laboral,
teniendo en cuenta
el total de
Tiempo total duración llamadas/No. Total de llamadas llamadas
TMO atendidas atendidas.

Refleja la cantidad
de requerimientos
No. (No. De casos fecha de medición-No. Casos fecha inicio realizados por los
Requerimientos implementación) /100 clientes.

No. Interacciones (No. De casos fecha de medición-No. Casos fecha inicio Es un indicador de
implementación) /100 productividad que
mide las
interacciones que
se tiene en el
 servicio al cliente.

Mide el número de
solicitudes
realizadas por los
clientes en
(No. De casos fecha de medición-No. Casos fecha inicio determinador
No. Solicitudes implementación) /100 periodo.

Plan de Mejora

➔ Incrementar la eficiencia y eficacia de la gestión y de los desarrollos estratégicos.

➔ Implementar actividades innovadoras, adecuadas y pertinentes para los

programas de salud.

➔ Evaluar los resultados comparados con los límites y las metas entre periodos.

➔ Tener un plan de acciones a desarrollar en un futuro.

Conclusiones

En la actualidad lograr que una empresa sea eficiente y competitiva, constituye un gran

reto, la definición de diferentes indicadores es un pilar clave para la adopción de los

nuevos patrones de gestión empresarial, ejercer un mayor control y lograr la efectividad

deseada. En la definición de administración está implícito el concepto productividad como

una de las metas principales a lograr, que implica eficiencia, eficacia, y efectividad, a su

vez la productividad en su fórmula considera la calidad para el buen desempeño individual

y organizacional. El establecimiento de un conjunto de indicadores que permitan medir la

efectividad de la gestión, en la organización resulta pertinente para garantizar una toma

acertada de decisiones y el perfeccionamiento efectivo del sistema de dirección.

REFERENCIAS
● Bernal, C. y Sierra H. (2008). Proceso administrativo para las organizaciones
del siglo XXI. México: Pearson Torres, G. P. (2011). Liderazgo y Dirección: dos
conceptos distintos con resultados diferentes. Revista Facultad de Ciencias
Económicas: Investigación y Reflexión.

● Bayport Colombia. (2020). Bayport Colombia . Recuperado el 03 de 08 de

2020, de https://www.bayportcolombia.com/entidades-financieras-en-
colombia