EIE Unidad 10 Documentos
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UNIDAD DE TRABAJO 10
Gestión de la documentación jurídica empresarial
INDICE:
1. INTRODUCCIÓN
2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
2.1.- El pedido
2.2.- El albarán
2.3.- La ficha de almacén
2.4.- La factura
3. EL PROCESO DE COBRO-PAGO
3.1.- El recibo
3.2.- La remesa
3.3.- El cheque
3.4.- El pagaré
3.5.- La letra de cambio
1.- INTRODUCCIÓN
Dentro de las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores, las empresas han de
utilizar una serie de documentos relacionados con la compraventa de bienes o servicios, con la
forma de pago y cobro de los mismos, así como con las distintas operaciones o transacciones que
realicen con ellos. Para formalizar las compras o ventas se debe cumplimentar una documentación
que relaciona con cada una de las etapas de la compraventa.
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Federico MODULO EIE
Mayor
Zaragoza
UNIDAD TRABAJO 10 PROFESOR: MAMEN CASO
Conviene resaltar que no existen normas en cuanto al diseño de estos impresos que vamos
a ver a continuación, dado que su distribución o forma puede ser realizada por cada empresa y así
darles cierta personalidad o bien adaptarlo a sus necesidades. Lo que sí se encuentra sujeto a
normativa es el contenido de algunos de estos documentos.
2.1.- El pedido
El pedido es un encargo hecho por un cliente a un proveedor para que éste le proporcione
un producto o servicio determinado, de unas características previamente establecidas, en un plazo
fijado, y a un precio y en unas condiciones convenidas.
- De palabra, por teléfono, por carta, por fax, por correo electrónico, etc. Para poder
llevar un control más eficaz, lo mejor es confirmar el pedido por escrito mediante
una carta o impreso que se enviará al vendedor, y quedarse con una copia para
poder contrastar los artículos a su recepción.
- Con un formulario de pedido o impreso. Cada empresa deberá elaborar su propio
modelo de impreso.
- A través de un representante o agente comercial. En estos casos será él quien
formalice el pedido, para posteriormente comunicarlo a la sección de ventas.
El albarán es la nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía, donde se indica las
características y la cantidad de las mercancías recibidas, los datos de la entrega y los nombres del
comprador y vendedor.
Es así un documento que detalla y justifica la entrega de mercancías que se efectúa al cliente y por
tanto tiene un doble propósito;
- Sirve como comprobante de salida de la mercancía del almacén
- por otra parte, acompaña a las mercancías y justifican su entrega.
Hay que señalar que la entrega de la mercancía va a ser efectuada por el proveedor o por el
transportista. Por lo que otro propósito del albarán será:
Al igual que el pedido, el albarán no está regulado legalmente por lo que cada empresa puede diseñar
el modelo que crea más conveniente.
El albarán consta de varias copias (normalmente de diferentes colores), cuyo destino es:
El albarán se constituye así como un elemento de prueba esencial para una futura
reclamación judicial posterior. Si el cliente firma el albarán y el vendedor recibe una
copia de esta recepción, evitaremos futuros problemas a la hora del cobro de las facturas.
- Albarán valorado: Es aquél que tiene la valoración de la mercancía que se entrega, es decir, que
en el que se hace constar el precio, los descuentos y los importes.
- Albarán sin valorar: Es aquél que no tiene la valoración de la mercancía que se entrega, por lo
que en el que solo consta la cantidad y la descripción de lamercancía.
NOTA DE PORTES
Cuando existe una tercera empresa que se encarga del transporte, la empresa compradora recibe a su
vez, una nota de portes que refleja el servicio de transporte efectuado y su coste.
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Si el coste del transporte corre de cargo del comprador, deben proceder a su abono y recibir su
correspondiente recibo.
Si el coste corre a cargo de la empresa vendedora, firma la nota de portes para que la empresa de
transporte pueda recamar el cobro a la empresa vendedora.
En ambos casos es conveniente que la empresa que recibe el pedido, indique las condiciones en las
que el mismo llega, llegó bien, envoltorio roto, completo, etc, así como el día y la hora en la que se
recibe, para una posible reclamación en su caso.
2.4.- La factura
Una vez aceptada la mercancía por el comprador, el vendedor expide la
correspondiente factura.
El modelo de factura es libre, pese a que este documento sí está regulado legalmente
Requisitos
Todas las facturas, o sus copias o matrices contendrán al menos los siguientes datos:
- Nombre y apellidos, denominación o razón social, NIF o CIF y dirección del emisor
de la factura.
- Nombre y apellidos, denominación o razón social, NIF o CIF y dirección del
destinatario de la factura.
- Lugar y fecha de emisión
- Número de factura y en su caso, serie cuando las facturas vayan seriadas. La
numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa. Se puede
añadir la referencia del albarán con el que esté relacionada.
- Descripción de los artículos vendidos, especificando; cantidades, precios unitarios
y el importe bruto total sin IVA.
- Porcentajes e impuestos de los descuentos comerciales y cantidad neta resultante
- Gastos, como comisiones, portes, embalajes, ...etc que puedan atribuirse al cliente
- IVA
(En cuanto al IVA, se detallará la base imponible, el tipo tributario que se aplique y la cuota
que se repercute en dicha factura) por tanto:
- Tipos de tributación y base imponible del IVA
- Cuotas de IVA
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- Total de la factura, que incluye el importe neto de la misma, los gastos y las
cuotas de IVA
- Es posible y legal la forma de configurar facturas en las que no aparece la
cuota de IVA, sino sólo el total de la factura acompañado de la expresión
“IVA incluido”. Si la factura está exenta de IVA, hay que indicarlo también.
-
(Los albaranes pueden convertirse en facturas si a ellos se les añade los datos necesarios para
que cumplan los requisitos legales exigidos a las facturas).
La factura electrónica
3.1.- El recibo
• El recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona que efectúa el pago, como justificante
del mismo.
• La matriz, que queda en el talonario y contiene datos esenciales del recibo, como son: número,
nombre del pagador, cantidad pagada y motivo del pago.
No existe un modelo oficial de recibo, por lo que cada empresa deberá elaborar los suyos
propios. En muchas ocasiones no se cumplimenta el recibo y es la factura la que cumple esa
finalidad. Es el caso de la factura firmada por el vendedor con la expresión pagada. Esto tiene la
misma validez que un recibo, por cuanto acredita el pago del comprador y el cobro del vendedor.
Modelo de recibo:
3.2.- La remesa
3.3.- El cheque
Un cheque es un documento por medio del cual una persona (librador) manda u ordena
a una entidad de crédito (librado) el pago de una cierta cantidad de dinero previamente situada en
poder de aquella, a la orden del mandante o de un tercero (tomador), quedando obligados
solidariamente todos los firmantes. De esta definición podemos extraer que se dan tres personas
distintas en un cheque:
- Librado: Es el banco o entidad de crédito que ha de pagar el cheque a su presentación con
cargo a los fondos del librador.
- Librador: Es la persona que dispone del dinero de la cuenta. Es imprescindible que aparezca
su firma de puño y letra en el cheque.
- Tomador: Es la persona que tiene que recibir el importe del cheque.
Según la Ley Cambiaria y del Cheque, el cheque emitido y pagadero en España debe ser
presentado a su pago en el plazo de 15 dias desde su fecha de emisión.
El cheque emitido en el extranjero y pagadero en España debe presentarse en un plazo de 20 dias si
fue emitido en Europa y de 60 días si fue emitido en otro país. Pasados dichos plazos, la entidad
puede, si lo desea, pagar el cheque que se presente al cobro, salvo que éste haya sido revocado.
El banco está obligado al pago del cheque en el momento de su presentación al cobro siempre
que la cuenta corriente tenga fondos suficientes. Si sólo se dispone de una provisión parcial estará
obligado a entregar su importe
En el caso de que no se disponga de fondos en el momento de presentar el cheque al cobro, se deberá
pagar además de la suma indicada el 10 % del importe no cubierto del cheque y una indemnización
por los daños y perjuicios causados.
Entregar un cheque sin fondos es ilegal, es un delito y puede ser castigado con penas de cárcel.
Cada Banco o entidad financiera puede emitir los cheques con la forma que considere oportuna,
siempre y cuando en el cheque aparezca la leyenda “Páguese por este cheque a…” Lo que sí indica la
normativa es su contenido mínimo para que se considere Cheque:
La forma de emitir un cheque va a determinar quién es su tenedor, y puede hacerse de tres modos:
Al portador Son los cheques que llevan esta expresión: Páguese por este cheque al portador. Deben
pagarse a la persona que lo presente al cobro.
El tomador es el poseedor del cheque, que se transmite con la simple entrega.
Nominativos Se emiten a favor de una persona determinada, que es la que debe cobrarlos.
A la orden Cheques nominativos que pueden ser transmitidos mediante endoso.
Cheques especiales.-
Para aumentar la seguridad del cheque y evitar que personas distintas a las designadas por
el librador puedan cobrarlo, existen unas modalidades de cheque que tienen ese objetivo, y que
son:
Cheque cruzado El librador o tomador de un cheque lo cruza por medio de dos barras paralelas sobre
el anverso, limitando de esta manera la posibilidad de cobrar el cheque en la
ventanilla del banco, ya que el tomador no podrá cobrarlo directamente, sino que
tendrá que presentarlo directamente a través de una entidad financiera.
Pueden ser:
• Cheque cruzado general Si sólo contiene las dos barras paralelas sin otra
mención, o bien si contiene, además, las palabras
‘banco’, ‘compañía’ u otras equivalentes.
• Cheque cruzado especial Cuando, además de las barras cruzadas, se añada
el nombre de una determinada entidad bancaria.
En este caso, sólo podrá presentarse el cheque en
el banco que aparezca designado.
Cheque para abonar en cuenta Es un cheque cruzado especial, en el que el librador o el tomador del
cheque prohíben su pago en efectivo insertando en el anverso la
mención ‘para abonar en cuenta’ u otra equivalente.
En este caso, el librado sólo podrá abonar el cheque mediante un
ingreso en una cuenta bancaria.
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Cheque conformado Es aquel en el que el librado (banco), a través de una declaración, manifiesta
que todos los datos en él señalados son conformes (que existen fondos
suficientes para el pago). Esta conformidad se realiza en el dorso del cheque.
El librado retendrá de la cuenta del librador la cantidad necesaria para pagar
el cheque a su presentación.
-Cheque bancario: Es un cheque por el cual el banco avala la cantidad consignada en el cheque,
esto es asume la garantía de cobro del cheque.
La letra de cambio es un título de crédito formal y completo, por medio del cual una persona
(librador) manda u ordena a otra (librado) el pago de una cierta cantidad de dinero, en lugar
y fecha determinados, a la orden del mandante o de un tercero (tomador), quedando
obligados solidariamente todos los firmantes. Consecuentemente, sus características son:
A nivel operación de compraventa y respecto a una letra de cambio, podemos indicar que la misma es un
documento de crédito que contiene una orden de pago. Este documento lo elabora el vendedor (librador)
y la dirige al comprador (librado) el cual se obliga a pagar la letra a su vencimiento, a la persona o entidad
que se la presente al cobro, denominado tenedor o tomador.
La letra de cambio es por tanto una forma documental de reconocer una deuda con una fecha de
vencimiento determinada.
Medio para obtener beneficios para las Porque al anticipar el importe a los cedentes de las
entidades bancarias letras, les cobrar previamente una comisión, más los
intereses por el tiempo que falta hasta el vencimiento.
En el impreso oficial existen en el reverso unos espacios destinados a los datos de aval y
endoso, en su caso:
Una letra de cambio puede ser endosada tantas veces como se quiera.
- Espacio para otras operaciones cambiarias(3): Aquí se pueden poner sucesivos endosos o
avales, etc.
¿En qué consiste el Protesto? Puede ocurrir que el librado se niegue a pagar la letra de cambio a su
vencimiento o a aceptarla en el momento de su presentación. En este caso, el librador deberá hacer
constar esta circunstancia mediante un protesto. El protesto cumple la función de acreditar que el
librado no pagó o no aceptó la letra en el momento en que ésta le fue presentada. La declaración del
protesto podrá efectuarse levantando un acta notarial y, posteriormente, se podrá acudir a la vía
judicial.
3.4.- El pagaré
El pagaré es un título-valor por el que una persona física (firmante) se obliga a pagar a otra
(beneficiario), una determinada cantidad de dinero en la fecha y lugar que se indican en el título. La
diferencia fundamental es que letra y cheque son mandatos de pago y el pagaré es una promesa de
pago. No existe un modelo oficial, pero el Banco de España ha propuesto unos requisitos básicos
que se asemejan al cheque.
Tarjeta de crédito
Medio de pago y de disposición de cantidades que disponen los titulares de cuentas corrientes
y que sirven para agilizar las operaciones de pago y cobro.
1. Mantex S.A. efectúa un pedido de telas a Industrial Textil S.A. ¿Qué datos debe
incluir en el pedido?
2. Obercor S.A. acaba de hacer una entrega de pinturas de Construcciones Llanos S.A.
Detalla con qué documentos debe acompañarla y cuál es la finalidad de cada uno
de ellos.
3. Explica en qué consiste y cuál es la utilidad de la firma electrónica por lo que
respecta a la posiblidad de emitir facturas de forma telemática.
4. Explica en qué consiste el protesto de una letra de cambio y cuáles son las
circunstancias en que puede darse esta operación.
5. Ordena los siguientes documentos según el orden cronológico en el proceso de la
compraventa: cheque, pedido, factura, recibo, albarán.
6. Explica cual es la función del cheque en el proceso de compraventa.
4.1.- Introducción
A.- EL CONTRATO.-
Un contrato es un acuerdo de voluntades de dos o más partes que hace surgir entre ellas
una relación jurídica obligatoria por la cual quedan vinculadas.
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El contrato mercantil es un contrato sobre actos de comercio, dado que las partes que lo
firman son comerciantes y/o su objeto es un acto de comercio, generando obligaciones y derechos
para las partes, que pueden ser personas físicas y/o jurídicas.
La legislación aplicable a estos contratos está adaptada a las necesidades del tráfico
mercantil, por lo que se rigen por la legislación comercial general contenida en el Código de
Comercio, así como por las leyes especiales en materia mercantil y, en todo lo que éstas no
regulan, por las reglas generales de los contratos del Código Civil. Todos los contratos mercantiles
tienen que cumplir unas condiciones mínimas:
a. Las partes que lo firmen tienen que ser mayores de edad y tener plena capacidad jurídica.
b. Se debe prestar el consentimiento, es decir, que debe haber un acuerdo de las
partes sobre el precio y la cosa.
c. La cosa o los bienes objeto del contrato deben existir en el momento que se
celebra el contrato o deben ser susceptibles de existir (bienes futuros).
1. Vendedor: aquella persona física o jurídica que transfiere la propiedad de una cosa
o un derecho a otro.
2. Comprador: aquella persona física o jurídica que se obliga a pagar un precio cierto
y en dinero al vendedor, a cambio de una cosa que pasará a su propiedad.
Los contratos de compraventa pueden ser verbales, ya que la ley no exige que se
hagan por escrito. Sin embargo, en la práctica es habitual que el consentimiento se
plasme en un documento privado escrito que sirva de prueba. Hay excepciones en
diferentes ordenamientos jurídicos, por ejemplo para el caso de bienes inmuebles, o
ciertos otros contratos que se obligan a realizar por escrito, dado que la ley así lo indica.
El alquiler o arrendamiento es un contrato por virtud del cual una parte, llamada
arrendador, alquila la propiedad de una cosa o de un derecho a otra, llamada
arrendatario, mediante el pago de un precio cierto y en dinero. Los elementos
personales de este contrato se conforman por dos partes:
Los contratos de alquiler pueden ser verbales, ya que la ley no exige que se hagan por escrito. Sin
embargo, en la práctica es habitual que el consentimiento se plasme en un documento privado escrito
que sirva de prueba.
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Las empresas necesitan obtener suministros (agua, gas, electricidad…) en este tipo de contrato, el
suministrador se compromete a desarrollar una serie de prestaciones con una continuidad fijada y
el suministrado a pagar el precio establecido.
En este tipo de contratos suele efectuarse el contrato de adhesión, es decir, las condiciones están
prefijadas por la empresa suministradora mediante un contrato tipo y la empresa suministrada
únicamente las acepta.
Este tipo de contrato tiene la finalidad de prevenir los riesgos derivados de la actividad de la
empresa. Mediante este contrato, una empresa “Asegurada” transmite a otra empresa
“asegurador” las consecuencias negativas que puedan derivar de un hecho o actuación, de un
siniestro o una fuerza mayor, que es el objeto del seguro.
El documento que refleja e contrato se denomina “póliza de seguros” y el pago del seguro se lleva
a cabo mediante lo que denominamos “prima”
Características:
• Partes del contrato de franquicia: Las empresas del franquiciador y del franquiciado, que son
totalmente independientes:
o
Canon de entrada Cantidad de dinero por entrar a formar parte de la
franquicia.
Royalty Parte de los ingresos o de los beneficios, según se
acuerde en el contrato.
Canon de publicidad Dinero para la realización de campañas de
publicidad que redunden en beneficio de toda la
cadena. Por ello, el franquiciador suele enviar
información detallada de los importes
recaudados y el destino que se haya dado a
dichos fondos a cada franquiciado.
• La duración del contrato de franquicia lo determinan las partes en el contrato, pero siempre
ha de ser por un periodo de tiempo tal que permita al franquiciado amortizar la inversión
realizada. Además, en la mayoría de los casos el contrato suele tener una cláusula de
renovación automática por un periodo de tiempo determinado.
• Know how: El franquiciado no tiene libertad para dirigir su empresa, teniéndose que ajustar
al ‘know how’ que le ha comunicado el franquiciador.
Se puede pactar una cláusula en la que se indique que el franquiciado, una vez finalizado el
contrato, no podrá crear un negocio de parecidas características durante un determinado periodo de
tiempo. De no pactarse esta cláusula, el antiguo franquiciado podría aprovecharse de lo aprendido y
aplicar a su nueva empresa el know how del franquiciador, lo cual se considera como una competencia
desleal.
7. Explica por qué motivo crees que los contratos son útiles en las relaciones
mercantiles.
8. Argumenta si es posible que, en un contrato celebrado en España, el precio se
exprese en dólares.
9. ¿Cuáles son los elementos personales en un contrato de compraventa?
10. En un contrato de compraventa de una partida de ordenadores no se ha
especificado quién se hará cargo de los gastos de transporte. En tal caso, ¿quién
deberá hacerse cargo de éstos?