DOCUMENTO DE RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCIAS

DIEGO FERNANDO OCAMPO LOAIZA

DIEGO FERNANDO CIFUENTES

LOGISTICA

11°

INSTITUCION EDUCATIVA EMPRESARIAL

MANUEL QUINTERO PENILLA

CARTAGO (VALLE)
 RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCIAS

RECIBO: La planeación y el aprovisionamiento son funciones logísticas mediante

el cual se provee a una empresa de todo lo necesario para su funcionamiento.
Esto consiste en realizar el aprovisionamiento de los materiales e insumos, en las
cantidades necesaria, con la calidad adecuada, al menor precio posible en el
momento oportuno.

En el área de recepción, se realizan los procesos de negociación y verificación de

los elementos terminados o mercancías, donde se comprueban tanto lo material
como lo físico; para esos procedimientos se necesita que esté listo el personal y
los equipos necesarios con anticipación, para hacer los procesos de descargue de
las mismas, donde el área debe estar descongestionada para agilizar los trasmites
de recepción y el espacio necesario en bodegas para el almacenamiento de los
mismos de acuerdo al volumen de las mercancía y el tiempo de permanencia en
ellos debe ser lo más corto posible para minimizar costos.

En los procesos de recepción, deben ir acompañados de los documentos tales

como:

 Lista de empaque

 Es el documento en el cual los artículos embalados se encuentren detallados por

bultos, con la respectiva indicación de las unidades contenidas en cada uno y, su
contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura comercial y
el conocimiento de embarque. El formato del formulario que presentamos es un
formato típico, pudiendo, cada empresa tener su propio formato.

Según la numeración señalada  en el formato indicamos la clave para el llenado

del mismo.

1. Referencia al número de factura que corresponde a la exportación. Si se

omite la referencia a la factura puede resultar difícil emparejar los
documentos, si estos se separan.
2. Número total de cajas por tipo de mercadería comprendidas en el
embarque. Si no indica la cantidad de cajas que contienen el mismo tipo de
mercancías, será más difícil comprobar la expedición.
3. Para cada tipo de mercancías, los números seguidos a las cajas que
contengan. Si no se numeran las cajas, o se numeran incorrectamente,
pueden producirse confusiones para las autoridades aduaneras y para el
cliente.
4. Contenido de cada caja. Si no se describe correctamente el contenido, será
difícil identificar las partidas.
5. Dimensiones exteriores de cada caja. Si se omiten las dimensiones y la
unidad de medida, pueden surgir dudas.
6. Peso bruto de cada caja. Si se omiten el peso o la unidad de peso, pueden
producirse demoras.
7. Forma de embalar las mercaderías. Si se encuentran en “paletas”, deberá
indicarse. Si requieren una manipulación especial, deberá indicarse
también.
8. Forma de marcar las cajas y los números utilizados.
9. Número total de bultos de la expedición.
10. Volumen total de la expedición, en metros cúbicos.
11. Peso neto total (excluido el embalaje) de la expedición.
12. Peso bruto total de la expedición enviada. Si se omite el peso neto o se
confunde con el peso bruto, pueden surgir malentendidos y gastos
adicionales.

 Factura

a. Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y

entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la
operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la
descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio,
la forma de pago entre otros conceptos.
b. Sobre la factura dice el artículo 773 del código de comercio colombiano:
c. Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá
librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. (…)
d. Vemos que el código de comercio nuestro define la factura como un título
valor, título valor que legitima el valor derecho literal  y autónomo en el
contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho título valor
[factura] no reciba a satisfacción lo allí contenido puede exigirlo
judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mérito ejecutivo.
e. Se debe aclarar eso sí, que la factura para que tenga la naturaleza de título
valor debe cumplir con todos los requisitos que el código de comercio
considera para ello.
f. Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan
valor desde el punto de vista tributario, requisitos que están contemplados
en el artículo 617 del estatuto tributario.

 Nota de remisión
Es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un
contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El
mismo para que tenga efecto y validez deberá ser si o si firmado por el receptor de
la mercancía hecho que dara constancia que la mercadería ha sido recibida
correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

 Registro de tarja

Para empezar a hablar de tarja dentro de las instalaciones portuarias debemos

centrarnos en los 2 aspectos principales en el proceso que son, la mercancía y el
tarjador. En cuanto al tarjador podemos decir que es una persona que tiene que
cumplir con unos lineamientos y de conocimientos para ser una persona capaz de
realizar esta operación, los conocimientos que debe tener un tarjador comienzan
en: saber los diferentes tipos de contenedores y sus respectivas características; la
naturaleza de la carga, si es frágil, perecedera, extra dimensional, peligrosa, para
poder determinar los lugares adecuados para su almacenamiento y los
requerimientos técnicos para su manipulación y movilización; también debe tener
conocimientos en los tipos de documentos necesarios para el recibo, la entrega, la
verificación y el registro de las mercancías dentro de las instalaciones portuarias,
para llevar un estricto control sobre lo que sale a exportación lo que viene de
importación, en los patios(hablando de contenedores y mercancía extra
dimensional) como en las bodegas. También debe tener un amplio conocimiento
en cuanto a las SISO(seguridad industrial y salud ocupacional) la manipulación de
los EPP ,como también conocer los diferentes entes que junto con el hacen parte
del proceso de exportación e importación de mercancías al territorio nacional,
como son la DIAN, el ICA, la POLFA, ATINARCOTICOS, INVIMA. En cuanto a los
procesos del tarjador debe tener agilidad y destreza al momento de realizarlos, como por
ejemplo la entrada y la salida de las mercancías frente a los documentos y
físicamente; La inspección de las mercancías aplicando las técnicas de
verificación con referencia a la información contenida en los documentos.

 Solicitud u orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados

artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de
pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y

presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.

DESPACHO: En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden de

despacho, el jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se
presente en una hora, fecha y sitio donde será llevada la carga; se despacha la
carga de los productos que estén en buen estado, y si se da de productos
defectuosos se dará el proceso de selección y recuperación de los mismos, las
estibas en los vehículos de transportes deben realizarse cumpliendo con las
estipulaciones de manipulación y patrón de estiba correspondiente.

Para los despachos de las mercancías, deberán ir acompañados de los siguientes

documentos como:

 Orden de despacho

Una orden de despacho es un documento que es entregado cuando existen

pedidos de mercancía y estos van a ser transportados y recibidos, además son
muy necesarios para la contabilidad de la empresa que la emite. El objetivo
principal de una orden de despacho es el informar de manera detallada la
mercancía que ha sido despachada por almacén, así como también el ordenar al
almacén las entregas de mercancías para la venta a los clientes.

Este tipo de orden debe ser elaborado por el encargado del almacén de la
empresa, en original y dos copias, de tal modo que el original sea enviado al
cliente anexado a la mercancía, una de las copias a contabilidad y otra al archivo. 

La orden de despacho debe ser llenada sobre todo teniendo en cuenta los
siguientes campos:

- Fecha de emisión.
- Nombre de la entidad
- Nombre y dirección del cliente.
- Lugar y fecha de entrega de los productos.
- Código del producto.
- Descripción del producto.
- Cantidad ordenada del producto.
- Firma del transportista del producto.
- Firma de la persona que recepciona el producto.
- Fecha de recepción del producto.

 Orden de venta

Una orden de venta puede crearse en la opción (Ventas - Orden de Venta)

Los datos a registrar dentro de una Orden de Venta principalmente son:

Campo Descripción Observaciones
Cliente Nombre de cliente Seleccionar al cliente
Por defecto MXP. Seleccionar
Moneda  
si corresponde otra
Al grabar el sistema toma el
Número de
Folio de Orden de consecutivo (Ver Valores
Orden de
Venta Iniciales) o puede registrarse
Venta
un número
Formato de acuerdo a las
Fecha de la
  preferencias (Ver preferencias
Orden
de usuario)
Descripción
Descripción general del  
documento
Cant cantidad  
Número o código
Número de producto o  
servicio
El precio es modificable, aún
Precio Precio unitario cuando vengan de una
cotización

Otras 2 opciones para registrar una orden de venta son:

1. Si es un cliente de primera vez, registrar previamente el cliente en (Ventas -

Nuevo Cliente) y al finalizar presionar el botón (Orden de Ventas)
2. A partir de una Cotización existente. Ir a (Ventas - Reportes -
Cotizaciones ), consultar la cotización y presionar el botón Orden de
Venta

Notas Encabezado:

 Los campos Punto de Envío, Enviar por y Forma de Facturación son

opcionales, y pueden ser de gran utilidad.
 Los departamentos permiten clasificar los documentos y obtener reportes
por departamento (Ver Sistema - Departamentos)
 El almacén es opcional"
Notas Detalle:

 Los grupos de productos y servicios son útiles en la búsqueda de un

producto o servicio dentro de los documentos (Ver Productos y servicios -
Grupos),
 Para registrar los productos y/o servicios se posicionan en el campo
"Número" y con el signo % el sistema despliega el catálogo. También puede
registrar una parte de código de producto como 24% para que presente
todos los códigos que inician o contienen "24".
 Los proyectos permiten clasificar el detalle de documentos, marcando el
cuadro al lado izquierdo de "cantidad". También podrán obtener reportes
por proyecto, inclusive estados de resultados por proyecto. (Ver Proyectos
- Enlistar proyectos)
 Los documentos pueden enviarse desde WAM vía correo electrónico en 2
formatos: HTML (con apariencia de hoja de internet)o con formato PDF con
una mejor presentación. Ambos documentos no son modificables para el
que los recibe y WAM registra la fecha y hora de cuándo fueron enviados
incluyendo un mensaje o comentario para el receptor.
 Si requiere modificar el formato de Orden de Venta (Sistema - Plantillas
Látex) para el formato PDF, (Sistema - Plantillas HTML) para formato
HTML.

INVENTARIO

¿Qué es un inventario?

Un inventario es definible como aquel conjunto de bienes, tanto muebles como

inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar. De este modo, con
los elementos del inventario es posible realizar transacciones, tanto de compra
como de venta, así como también es posible someterlos a ciertos procesos de
elaboración o modificación antes de comerciar con ellos. Estas transacciones de
compra y venta deben realizarse en un período económico determinado y deben
contarse dentro del grupo de activos circulantes de la empresa.

¿Clases de inventario?

Es posible encontrar varios tipos de inventarios, los que son clasificados según el
rubro en el que opere la empresa. Se trata de cinco tipos, entre los que
encontramos en primer lugar:

“INVENTARIO DE MERCANCÍAS”: Éste se encuentra constituido por todos los

bienes de la empresa, ya sean comerciales o mercantiles. Estos bienes son
adquiridos para luego ser vendidos en el mismo estado en el que fueron
comprados, sin someterlos a ningún tipo de proceso. En este inventario deberán
mostrarse todos los elementos que la empresa tiene disponibles para la venta. Si
se cuenta con productos de características especiales y condiciones particulares,
entonces, deberá constituirse una nueva lista que especifique a todos los
elementos que entran en dicha categoría. Un ejemplo de esta situación, sería el
caso de productos que ya han sido comprados, pero que aún no han sido
recibidos por la empresa, así como también aquellos que se han entregado en
consignación o aquellos que han sido utilizadas como un medio de pago a
terceros

 “INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS”: incluye todos los productos

que una empresa industrial o manufacturera ha adquirido, y que deben ser
modificados para encontrarse dispuestos a la venta. Otro tipo de inventario es el
“Inventario de productos en proceso de fabricación”, y tal como su nombre lo
indica, se trata del detalle de productos que se encuentran en pleno proceso de
elaboración. Este tipo de inventario debe, además, detallar la cantidad de
materiales, la mano de obra y todos los gastos de la elaboración que se realicen
hasta la fecha de cierre.

“INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS” es el listado formado por todos esos

materiales con los que se realizará un proceso de elaboración o fabricación de
productos.

“INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FÁBRICA” es aquel que incluye a todos

los materiales con los que se fabricará cierto producto, pero que no se pueden
cuantificar de forma exacta, como podría ser el caso de la pintura, los clavos, entre
otros.

¿Clasificación de los inventarios?

INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO: es el que se lleva en continuo

acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro de detallado
que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades físicas.

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un

control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa
y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en
donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de
adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del
inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de
los inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada
salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el

sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías,
puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo
que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías
compradas.
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante
diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real,
dependiendo del tipo de empresa. Entre los métodos de
valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps ,Método
U.e.p.s;  Método retail, etc.

METODO DEL PROMEDIO PONDERADO

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego
dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto
los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual
que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron
salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el
margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que
las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con
que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la
ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo
en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la
ponderación.
MÉTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos

productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán
aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que
estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento
especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se
compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el
valor pagado en la compra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al
inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando
se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método
de valuación de inventarios manejado por la empresa.

MÉTODO DE ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS).

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los
precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en
los países con tendencias inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le
da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de
adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve
por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que
los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o
salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado
por ellas.
En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario
por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.
CONTABILIZACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA PERMANENTE

En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se

contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de
inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de
inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de
ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de
cada venta, se determina también su costo.
Ejemplo:

1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del
producto. IVA del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)

Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000
Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000
Ventas (4135) [Crédito] 1.000.000
IVA (2408) [Crédito] 160.000
Costo de venta.

1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25%
sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas kardex, sacamos el costo dividiendo
el precio de venta en 1.25%.

Contabilización: Costo de venta (6135) [Debito] 800.000

Inventarios (1435)[Crédito] 800.000

3. Se compran mercancías por 500.000. IVA del 16% y Retención en la fuente

por compras del 3.5%.
4. Contabilización:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000
Iva (2408) [Debito] 80.000
Retención en la fuente (236540) [Crédito] 17.500
Proveedores (2205) [Crédito] 562.500

INVENTARIOS PERIÓDICO: como su nombre lo indica, realiza un control cada

determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico.
Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una
fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber
en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuánto es el costo de
los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de
un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso
realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario
inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el
inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la pérdida del los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Contabilización en el inventario periódico

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se

contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta
compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado,
se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta
de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc
Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina
el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios).
¿El objetivo del inventario es?

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.

Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de
costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las
necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente
adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y
vigilada.