SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

CONCEPTOS BÁSICOS IMPORTANTES

1. Sistema: Es un conjunto de funciones que operan en armonía o con un mismo

propósito, y que puede ser ideal o real. Por su propia naturaleza, un sistema
posee reglas o normas que regulan su
funcionamiento y como tal, puede ser
entendido, aprendido y enseñado. Por
consiguiente, si hablamos de sistemas,
podemos referirnos a cuestiones tan
distintas como el funcionamiento de una nave espacial o la lógica de una lengua.

Cualquier sistema es más o menos

complejo, pero debe poseer una
coherencia discreta acerca de sus
propiedades y operación. En general, los
elementos o módulos de un sistema
interactúan y se interrelacionan entre sí.
En ocasiones, existen subsistemas
dentro de un sistema. Este fenómeno es característico de los sistemas biológicos,
en el cual variados niveles de subsistemas (células) dan lugar a un sistema de
mayor envergadura (un organismo vivo). La misma consideración cabe para la
ecología, en la cual distintos sistemas de menor magnitud (un charco, el subsuelo)
confluyen en sistemas organizados a gran escala, como un ecosistema completo.

2. Gestión: La palabra gestión proviene del latín gestĭo, y hace la referencia a la

administración de recursos, sea dentro de una institución estatal o privada, para
alcanzar los objetivos propuestos por la misma.

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Para ello, uno o más individuos dirigen los proyectos laborales de otras
personas para poder mejorar los resultados, que de otra manera no podrían ser
obtenidos.

La gestión se sirve de diversos

instrumentos para poder funcionar, los
primeros hacen referencia al control y
mejoramiento de los procesos, en segundo
lugar se encuentran los archivos, estos se
encargaran de conservar datos y por último
los instrumentos para afianzar datos y poder tomar decisiones acertadas.

De todos modos es importante saber que estas herramientas varían a lo largo de

los años, es decir que no son estáticas, sobre todo aquellas que refieren al mundo
de la informática. Es por ello que los gestores deben cambiar los instrumentos que
utilizan a menudo.

Una de las técnicas que se usa dentro de la gestión

es la fragmentación de las instituciones. Esto quiere
decir que se debe intentar diferenciar sectores o
departamentos. Dentro de cada sector se aplicarán los
instrumentos mencionados anteriormente para poder
gestionarlos de manera separada y coordinarlo con los restantes.

3. Integración: La integración es la acción y efecto

de integrar o integrarse a algo, proviene del latín
integración y constituye completar un todo con las
partes que hacían falta ya sea objeto o persona. Es
un fenómeno que sucede cuando un grupo de
individuo une a alguien que se encuentra por fuera sin importar sus características
y diferencias.

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La integración viene siendo lo opuesto a la discriminación o ciertos actos en donde

algunas personas sufren el desprecio y aislamiento social. Es importante tener en
cuenta que para que exista una integración verdadera los individuos deben dejar a
un lado todos los prejuicios, miedos, temores o dudas sobre la otra persona.

Por otra parte, la integración también se emplea

en el ámbito científico ya que se utiliza en las
matemáticas para referirse a la integración, que
es básicamente la suma de infinitos sumandos,
infinitamente pequeños. El cálculo integral es
muy usado en la ingeniería para calcular
volúmenes de regiones y sólido de revolución.
Los primeros en usar este método fue Isaac Newton, Isaac Barrow, entre otros.

Como se mencionó en un principio también existe la integración social que no es

más que un proceso dinámico que involucra muchos factores que agrupa a
diferentes personas de distintos grupos sociales ya sean culturales, religiosas,
económicos para estar bajo un mismo precepto.

La integración social se puede deber de manera explícita

en los distintos gobiernos que tienen planes sociales, ya
que buscan que las personas que pertenecen a estratos
sociales más bajos logren elevar su nivel de vida.
También existe una integración denominada racial y
básicamente lo que busca es que exista una igualdad
entre las personas de distinto color o raza, desarrollando la tolerancia para que
todas las culturas tengan cabida.

4. Calidad: La Calidad es aquella cualidad de las cosas que son

de excelente creación, fabricación o procedencia, Calidad describe lo que es
bueno, por definición, todo lo que es de calidad supone un buen desempeño. Todo

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lo que posee un cualitativo de calidad supone que ha pasado por una serie de
pruebas o referencias las cuales dan la garantía de que es óptimo. Sin embargo
esta es la definición directa, producto de la generalización de lo bueno y bonito
que la sociedad ha categorizado, la mirada indirecta nos arroja una definición más
general. La calidad es aquella condición del producto ya realizado la cual nos
indica que tan bueno o malo puede ser.

La calidad de un producto se orienta en campos como la mercadotecnia como

aquella característica que es visible desde diferentes puntos de vista, nos revela la
importancia y las condiciones bajo las cuales fue elaborado. En el caso de las
empresas que manufacturan productos a gran escala, si producen una serie de
elementos con materiales de primera, estos serán de
una calidad de primera, como consecuencia, el precio con
el que salen al mercado marca un elevado
compromiso por parte del comprador a la hora de
adquirirlo, por lo que no llega a todos los estratos de la
población. Como la intención es abordar a un buen nutrido
grupo de población, esta empresa decide utilizar
materiales de menor calidad, para fabricar un producto
con las mismas funcionalidades aunque no con la misma autonomía pero
de menor precio.

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La calidad de un producto se
demuestra en ciertos casos por
el precio que tienen, de igual
manera, la historia forma parte
también de la reseña que pueda
tener un producto por sus
cualidades, tal es el caso de
las compañías que dada su altísima
reputación causan un impacto en el comercio muy favorable en cuentas, haciendo
saber automáticamente que su producto es de calidad y por consiguiente las
personas lo adquieren sin importar mucho el valor elevado. La calidad también es
una condición o requisito que se pone en un contrato, por ejemplo, La
consignación de esta habitación se hace en calidad de arrendamiento,
a cambio de esto, el cliente paga una cuota mensual que incluye todos los
beneficios que se incluyen en el contrato.

5. Seguridad e Higiene Ocupacional: La Seguridad y Salud Laboral o Seguridad

y Salud en el Trabajo (denominada anteriormente como "seguridad e higiene en el
trabajo") es un proceso interdisciplinario originado como un subsistema de la
Administración de Recursos
Humanos debido a las relaciones
de trabajo entre el empleado y
patrono. Tiene por objeto la
aplicación de medidas y el
desarrollo de las actividades
necesarias para la prevención de
riesgos derivados del trabajo.

Se construye en un medio ambiente de trabajo adecuado, con condiciones de

trabajo justas, donde los trabajadores puedan desarrollar una actividad con

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dignidad y donde sea posible su participación para la mejora de las condiciones de

salud y seguridad.

El concepto de salud fue definido en el preámbulo de la Constitución de

la Organización Mundial de la Salud (Nueva York, 1946) como el completo
bienestar físico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones
o enfermedades. También puede definirse como el nivel de eficacia funcional o
metabólica de un organismo tanto a nivel micro (celular) como en el macro
(social).

El trabajo puede considerarse una fuente de salud porque aporta a quien lo realiza
una serie de aspectos positivos y favorables. Por ejemplo, con el salario que se
percibe se pueden adquirir los bienes necesarios para la manutención y bienestar
general, se desarrolla una actividad física y mental que revitaliza el organismo al
mantenerlo activo y despierto, se desarrollan y activan las relaciones sociales con
otras personas a través de la cooperación necesaria para realizar las tareas, y
aumenta la autoestima porque permite a las personas sentirse útiles a la sociedad.
No obstante, el trabajo también puede causar diferentes daños a la salud de tipo
psíquico, físico o emocional, según sean las condiciones sociales y materiales en
que este se realice.

Para prevenir los daños a la salud ocasionados por el trabajo está constituida
la Organización Internacional del Trabajo (OIT); es el principal organismo
internacional encargado de la mejora permanente de las condiciones de trabajo

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mediante convenios que se toman en sus conferencias anuales y las directivas

que emanan de ellas. La OIT es un organismo especializado de las Naciones
Unidas de composición tripartita que reúne a gobiernos, empleadores y
trabajadores de sus estados miembros con el fin de emprender acciones conjuntas
destinadas a promover el trabajo decente en el mundo.

6. Medio Ambiente: El medio ambiente es el

espacio en el que se desarrolla la vida de los
seres vivos y que permite la interacción de los
mismos. Sin embargo este sistema no solo
está conformado por seres vivos, sino también
por elementos abióticos (sin vida) y por
elementos artificiales.

Cuando se habla de seres vivos se hace referencia a los factores bióticos, sea
flora, fauna o incluso los seres humanos. En oposición, los factores abióticos son
aquellos que carecen de vida. Sin embargo estos elementos resultan esenciales
para la subsistencia de los organismos vivos, como el aire, el suelo y
el agua. Entre los elementos artificiales incluimos a las relaciones
socioeconómicas, como la urbanización, los conflictos dentro de una sociedad,
entre otros.

El medio ambiente, según otros autores, es

considerado como la suma de las relaciones
culturales y sociales, en un entorno, en momento
histórico y un lugar en particular. Esto quiere decir que
esta definición incluye las costumbres y el folklore
dentro del concepto de medio ambiente, entre muchas otras cosas.

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SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

Los sistemas Integrados de gestión
son una herramienta que posibilita la
integración de datos y los procesos
de una empresa en un sistema único.
Permite la automatización y el
almacenamiento de todas las informaciones del negocio, optimizando la
comunicación entre departamentos y facilitando, en consecuencia, la gestión y la
producción.

Los sistemas integrados de gestión garantizan la fiabilidad de los datos, ya que la

información viaja en tiempo real. Podemos visualizarlo como un banco de
datos que contiene informaciones sobre la integración y la retroalimentación. Esto
redunda en la optimización de la gestión y en un mejor control del proceso.

Los sistemas integrados de gestión simplifican el proceso de

producción y brinda por una mayor comprensión de los pasos
que llevan al producto final. Cuando una organización establece
una orden de venta, se obtienen datos sobre la logística para la
fabricación del producto.

En resumen, el Sistema Integrado de Gestión es un mecanismo viable de

organización para la reducción de costes, mejoras operativas, motivación del
empleado, gestión eficiente, utilización de los recursos, así como un medio para el
desarrollo sostenible. Sin embargo no debemos de olvidar que la implantación de un
sistema integral de gestión en la empresa no está exenta de dificultades, muchas de
ellas provenientes de la distinta naturaleza de los sistemas de gestión a integrar, la
resistencia interna a los procesos de cambio, la falta de recursos, el personal no está
capacitado, la dirección no se involucra o no se realizan actividades de seguimiento y
acciones correctivas.

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Componentes de los Sistemas Integrados de Gestión.

1. Estrategia Organizacional: Definir con claridad los objetivos en base la

situación empresarial, la meta que se persigue con la realización de sus esfuerzos.
Es un proceso mediante el cual la empresa analiza su entorno competitivo, para
descubrir sus oportunidades y amenazas como su
ambiente interno, recursos y capacidades internas así
como las fuerzas competitivas e integra ambos análisis
para determinar ventajas que permitan generar una
posición sostenible en el tiempo.

2. Procesos: Marcan la ruta a seguir, las funciones y

responsabilidades del recurso humano, se utilizan
para poner en marcha los objetivos propuestos.
Los procesos son parte de la ingeniería
organizacional, más que una herramienta la revisión
de procesos de negocio, es una necesidad
constante.

3. Talento Humano: Es un elemento clave para cumplir sus actividades con

eficiencia a través de la formación profesional.
La distribución funcional es el modelo
organizacional que articula el elemento del
recurso humano y las instrucciones necesarias
para el cumplimiento de las funciones en forma
eficiente y eficaz. Para que no se imponga el
modelo informal de comportamiento se debe definir un modelo de funcionamiento
mediante instrumentos como los organigramas y de procesos. Es parte de los
retos de la gestión de recursos humanos.

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4. Sistemas de Información y Tecnología: Influyen directamente en el entorno

de la organización. Dentro del sistema de gestión se debe tener en cuenta que
este factor puede impactar en las demás variables internas de la organización,
como el uso de robots, o las telecomunicaciones.
La estructura formal solamente describe la
anatomía básica de la organización, las
empresas deben preocuparse también de la
filosofía organizacional y los sistemas de
información.

Disciplinas de los Sistemas Integrados de Gestión.

 Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001-2015): La certificación en el

estándar del sistema de gestión de calidad integrado ISO 9001 demuestra
que la organización cumple los estrictos requisitos del sistema de gestión
de la calidad en las siguientes
áreas: instalaciones, personas,
formación, servicios y equipos.
Alcanzar esta certificación se
considera como el primer paso en
la implementación de un proceso
de mejora continua en toda la
organización.
 Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001-2015): Obtener la certificación
ISO 14001 es esencial para cualquier
organización que pretenda establecer,
implementar, mantener y mejorar un
sistema de gestión ambiental eficiente.
La medida en que se aplican las normas ISO 14001 se basa en factores
tales como las políticas ambientales específicas de la organización, los

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tipos de productos y servicios que proporciona, y su ubicación y

condiciones de operación.

 Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional (ISO 45001-

2018): El nuevo estándar de seguridad y salud
laboral ISO 45001 proporcionará un marco para reducir
los riesgos laborales, mejorar la seguridad de los
empleados y crear mejores condiciones de trabajo para
los empleados en todo el mundo.

BENEFICIOS DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

Externos:
1. Favorece el acceso de una certificación externa de reconocimiento
internacional.
2. Asegura a todos los clientes, proveedores y otras partes interesadas. La
empresa desarrolla su actividad cumpliendo con la legislación y según la
metodología de mejora continua.
3. La imagen que ofrece la empresa se ve mejorada ante la sociedad.

4. Refuerza la búsqueda para mejorar la satisfacción del cliente y la de los

socios.
5. Crea un interés especial al maximizar la calidad del producto, lo que
permite que se ofrezca al mercado una oferta con valor añadido.

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Internos:
1. Son un aliciente para que la empresa invierta en innovación. Esto genera
un valor añadido para sus accionistas.
2. Incrementa la confianza, participando y comunicando internamente lo que
se produce entre el personal de la empresa, incluyendo a la alta dirección.
3. Establece la política, los objetivos, los programas, el control y la revisión
única.
4. Al ser la documentación única, esta se ve simplificada para ofrecer una
mayor transparencia y facilitar su utilización, se reducen los costos
asociados en su mantenimiento.
5. Hablamos de un sistema único, lo que supone que se utilice, desarrolle y
mantenga más fácilmente a medio o largo plazo.
6. El proceso de certificación es mucho más sencillo, se establece una
importante reducción de los costos.
7. Las auditorías se pueden llevar a cabo de una forma simultánea por un
equipo de auditores multifuncionales.
8. La preparación e implementación de las auditorías, implican un menor costo
ya que simplifica mucho el proceso.

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IMPLEMENTACIÓN INTEGRADA DE LOS SISTEMAS GESTIÓN

La implementación de varios sistemas de gestión en forma conjunta genera

importantes ahorros y sinergias, entre los que es posible mencionar a los
siguientes:
 Aprovechamiento de conductas y procesos ya internalizados en forma
previa por la empresa.

 Unificación de controles y operaciones que incumben a distintas unidades.

 Reafirmación de una concepción sistémica de las operaciones de la

organización.

 Reducción importante de estructura, esfuerzos, y costos.

 Utilización de un enfoque único para la implementación de la estrategia

organizativa hacia los objetivos de negocio.

 Mayor visibilidad de la misión y las políticas

de la organización a través de una
estructura documental integrada.

 Mejor claridad de la red de responsabilidades.

 Mejora del desarrollo y la transferencia de know how.

 Mejora de la ejecución de las operaciones y de los métodos internos de

gestión.

 Mayor motivación del personal y menor número de conflictos

interfuncionales.

 Menor cantidad y mayor coordinación de las múltiples auditorías.

 Aumento de la confianza de los clientes y de la imagen positiva en la

comunidad y el mercado.

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¿Cómo se consigue la integración de sistemas Integrados de

Gestión?

Para lograr una implantación efectiva de un

sistema de gestión integrado, es esencial contar
con el compromiso e implicación de todas las
personas que participan en la empresa, pero, de
un modo más especial, de la Dirección de la
misma. Para simplificar la explicación de cómo se realiza la integración de
sistemas podemos imaginarnos un árbol. El tronco del mismo sería la parte que es
común a todos los sistemas de gestión que se van a integrar, cada una de las
ramas del árbol es la parte específica de un sistema de gestión concreto. Este
ejemplo nos sirve para hacernos una idea de lo relevante que resulta evitar
duplicidades.

MODELO PARA IMPLEMENTACIÓN INTEGRADA DE SISTEMAS DE

GESTIÓN

En virtud de que no existe una norma aplicable específicamente para implementar

los SIG (Sistema Integrado de Gestión), hay numerosos modelos o fórmulas
procedentes principalmente del mundo empresarial, concretamente de
consultoras, que consisten en integrar los principios que rigen la calidad y la
mejora continua en un concepto más amplio enfocado a minimizar el riesgo laboral
y los efectos sobre el medio ambiente.

Al mismo tiempo hay que considerar que sí existe una correspondencia entre las
normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, lo que favorece notablemente su
integración e implementación conjunta.

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En general, los numerosos modelos o fórmulas para implementar un SIG se
podrían sintetizar mediante la consideración de dos dimensiones definitorias del
modelo de integración: el nivel de integración y el modo de integración.
En cuando a la primera dimensión, se consideran tres niveles progresivos de
integración:
 Alineamiento: El alineamiento de los tres sistemas ocurre cuando cada uno de
ellos está bajo la órbita de un departamento o unidad cuyo responsable sigue
autónomamente sus propias metas y objetivos. La integración es sólo documental
y, aunque simplifica la burocracia, no es real desde el punto de vista de la
estrategia organizativa.

 Combinación: La combinación de los sistemas es un nivel de integración que

mantiene la separación departamental de las responsabilidades, las políticas,
planes y objetivos, los procedimientos de emergencia y el sistema de evaluación y
revisión de los resultados. Aparecen los procedimientos operativos comunes tanto
para el control de la documentación y el registro de los datos, como para las
acciones correctoras y preventivas, la formación y la auditoría interna.

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 Integración: La integraci6n total de los sistemas es el

estado final con un sistema único SIG (SGC-SGA-SGSSO)
plenamente integrado en sus aspectos documentales
(política, manual de gestión, procedimientos operativos y
procedimientos técnicos administrativos de apoyo), y en
los referentes a la autoridad y dirección.
En relación con la segunda dimensión, la integración puede ser realizada
mediante tres vías:

 Por políticas: La dirección fija las políticas y objetivos globales que se

desplegarán en áreas de mejora por proyectos, no existiendo mucha
discrecionalidad en los niveles operativos.
 Modo cultural: Si la integración es cultural es en los mismos niveles
operativos donde se definen las áreas de mejora por proyectos.
 Por procesos: Las políticas y objetivos globales definidos por la dirección
se desplegarán y se harán operativos sobre la base de los procesos
existentes y no de los proyectos a desarrollar.

MODELO COMUN USADO PARA EVALUAR LOS SISTEMAS

INTEGRADOS DE GESTION

Ciclo PVHA: La utilización continua del PHVA brinda

una solución que realmente permite mantener la
competitividad de los productos y servicios, mejorar la
calidad, reduce los costos, mejora la productividad,
reduce los precios, aumenta la participación de mercado,
supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de
trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa.

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 Planificar: Esta primera fase consiste en construir los objetivos, estrategias,

métodos y procesos que sean necesarios para conseguir las metas planteadas, es
la formulación del plan de acción, de acuerdo a las políticas de la
organización. Pero antes, se debe realizar un diagnóstico de la situación real de la
empresa, analizando su macro y micro entorno.
 Hacer: La segunda fase consiste en la ejecución e implementación del plan de
acción realizado.
 Verificar: esta tercera, se fundamenta en realizar el seguimiento y medición de las
acciones, evaluando los resultados de las tareas ejecutadas.

 Actuar: La última fase del ciclo radica en tomar las acciones para mejorar el
desempeño de los procesos, dependiendo si los resultados no se ajustan a las
metas u objetivos definidos, realizando las correcciones y modificaciones que sean
necesarias.

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO EN UNA EMPRESA CON

ALGUNA NORMA YA IMPLANTADA

Si estamos frente a una empresa que ya tiene como base la certificación de su

sistema de gestión de la calidad de acuerdo a la norma ISO 9001 o a cualquier
otra, el proceso va a resultar más sencillo al contar con una estructura base
coherente.

Se pueden seguir distintas opciones en función del grado de adaptabilidad a los

cambios que presente la empresa, a la cantidad de recursos disponibles o al
periodo de tiempo del que se dispone.

 Se implanta el nuevo sistema de forma paralela y se deja en común las

directrices operativas. Más adelante, se realiza la integración completa de
los sistemas restantes.

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 Implantar el sistema integrado desde cero, a pesar de que significa

poner todo patas para arriba, es un modo más rápido que el anterior.

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO EN UNA EMPRESA SIN

NINGUNA NORMA IMPLANTADA

Cuando la empresa no cuenta con la implantación de ningún sistema de gestión

previo, se diseña la implantación de modo integrado desde el inicio, el desarrollo
da comienzo por la parte común de cada sistema de gestión. Para las partes que
son más específicas de cada disciplina:

 Se implantan, uno por uno, las diferentes partes concretas de los sistemas de
gestión para conseguir la integración final.
 Realizar el desarrollo de estas partes concretas por procesos.
 La integración de sistemas será efectiva cuando se consiga:
o La designación de un único responsable del sistema de gestión integrado.
o La incorporación total de los sistemas integrados en todas las operaciones
de la empresa.
o Elaboración mínima de documentos y registros. Políticas, objetivos y metas
coherentes entre sí.

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CONCLUSIONES SOBRE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE

GESTIÓN

Los Sistemas de Gestión se crearon debido a la necesidad y a la presión social de

hacer bien las cosas y de igual forma de la ética de las organizaciones que
participan activamente dentro del sistema económico. Podría decirse que estás
actividades que se implantan debido a que está en busca de la certificación, para
el reconocimiento público de que las cosas se están haciendo bien.
Por otro lado, encontramos que la estandarización de estos Sistemas de Gestión
permite que todos vayamos para el mismo lado. La implantación de las
certificaciones logra el aprendizaje y mejoramiento de las organizaciones en todos
sus sentidos, dándole a estas un valor agregado. Muchas veces los sistemas de
gestión no están dentro de las organizaciones por el mismo desconocimiento que
se tiene de estas, al implantarla como Norma Internacional da que sean
reconocidas y sobretodo aplicadas, en beneficio de toda la comunidad y de las
mismas organizaciones. Las Normas Internacionales permiten un reconocimiento
global de las organizaciones, donde la certificación permite entrar en un mercado
económico mundial, con el valor agregado de la certificación. Hay una gran
variedad de Normas Internacionales, donde la más reconocida, la más aplicada es
la ISO 9001 que habla de Gestión de la Calidad, pero es un espectro bastante
amplio donde se encuentran Gestión en temas relevantes y de gran importancia
para la sociedad, cómo la Gestión Ambiental, la Responsabilidad Social, Gestión
en la Seguridad de la Información, entre otros.

Por otra parte, los sistemas de gestión ambiental y de salud ocupacional, son
normas que apoyan e integran los sistemas de gestión de calidad.
Los sistemas integrados crean un sistema complejo siendo este tanto cíclico como
lineal en diferentes partes del sistema siendo el final un tema de
transdisciplinariedad, donde los sistemas de gestión, terminan siendo
alternativamente influyentes de diferentes áreas de trabajo.

MSc. Breyner Estupiñan.