1.1 Administración Del Tiempo

1.
1 Administración del tiempo
Administración del tiempo

Tu capacidad para administrar el tiempo, como cualquier otra práctica en tu carrera como
ejecutivo, determinará tu éxito o fracaso. El tiempo es un recurso indispensable e insustituible
para el logro. Es tu bien más preciado. No se puede guardar ni puede ser recuperado una vez
perdido. Todo lo que tienes que hacer requiere tiempo y cuanto mejor utilices tu tiempo, más
lograrás y mayor será tu recompensa.
La gestión del tiempo es esencial para la salud máxima y la eficacia personal. El el grado en
el que sientes el control de tu tiempo y tu vida es un determinante importante de tu nivel de
paz interior, armonía y bienestar mental. La sensación de estar fuera de control de tu tiempo
es la principal fuente de estrés, ansiedad y depresión. Cuanto mejor puedas organizar y
controlar los hechos cruciales de tu vida, mejor te sentirás, poco a poco, tendrás más energía,
dormirás mejor y conseguirás hacer más cosas
Si queremos definir un concepto de administración del tiempo este puede ser: “la capacidad
para gestionar nuestras actividades de tal manera que se cumplan de una forma eficaz y/o
eficiente”
Eficaz y eficiente
Ser eficaz se puede entender como el logro de los objetivos sin tener en cuenta los recursos
utilizados y ser eficiente se refiere a alcanzar los objetivos optimizando los recursos. Sin
embargo, para saber si somos eficaces o eficientes debemos de calcular la productividad para
determinar un estándar, con la siguiente fórmula:
Productividad= objetivos/actividades
Recursos
Urgente e importante

Cuando Dwight Eisenhower llegó a presidente, intentó arreglarlo todo de tal forma que sus
asesores sólo le presentarán los asuntos urgentes e importantes. Todo lo demás quedaba
delegado a los ministros. Sin embargo, no tardó en descubrir que lo urgente y lo importante
rara vez van juntos. Este concepto también se aplica a nuestras vidas. Las cosas importantes
pocas veces son urgentes y las cosas urgentes casi nunca son importantes. La urgencia de
cambiar un neumático pinchado cuando usted llega tarde a una cita es mucho mayor qué
recordar que tiene pendiente el pago del seguro del coche, pero su importancia es, en la
mayoría de los casos, relativamente pequeña.
Actividades urgentes: son aquellas que requieren de una atención inmediata.

Actividades importantes: son aquellas vitales para el logro de nuestros objetivos de cualquier
índole.
Mitos y enemigos del tiempo.

Los mitos del tiempo son frases que hemos incluido en nuestro vocabulario y que al
analizarlas indican una mala gestión de nuestras actividades, por ejemplo:
- No tengo tiempo
- El tiempo vuela
- Nos ahorramos “x” tiempo
- Tengo el tiempo encima
- Perder el tiempo
Los enemigos del tiempo son todas las circunstancias que obstaculizan el logro de nuestras
actividades relacionadas a nuestros objetivos. Estos se pueden clasificar como internos y
externos. Los primeros los podemos controlar y los segundos no tenemos un control del 100%
sobre ellos.
Ejemplo de externos:
- Uso del teléfono (llamadas inesperadas)

- Redes sociales (notificaciones)
- Televisión

- Visitas inesperadas
Ejemplo de internos:
- Aplazar las actividades
- Falta de objetivos
- Falta de planes
- No definir prioridades
- Falta de autodisciplina
Planeación del tiempo y sus herramientas

Agenda ejecutiva
Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración
del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Es también un registro
de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas. La
agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas
en el establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado
hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda ejecutiva.
Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda se puede conocer
también como ‘’’las órdenes del día’’’. La agenda se distribuye generalmente a los
participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados
de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión.
Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunión, le
sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión
Matriz de administración del tiempo

Urgente No urgente
Importante Cuadrante 1 Cuadrante 2
No importante Cuadrante 3 Cuadrante 4
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser

actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos

con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos,
etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver
problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si

bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que
permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa
sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son:
Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos
antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc.
Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la
respuesta a desafíos futuros.
Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin
Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será
nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución,
no presionan sobre nosotros. Si no, que nosotros debemos presionar sobre ellas.
Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a
los Cuadrantes 1 o 2. Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra
energía.
Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las

interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y
necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros
y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación
constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal
frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa
postergar nuestros deseos y aspiraciones.
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no

planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este

cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para
enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales
resultantes de este cuadrante.
Elementos que integran un planificador de uso del tiempo

Un planificador de uso del tiempo es una herramienta de la planeación que nos permite
gestionar nuestras actividades.
Sus elementos son:
Objetivo
Se entiende como el fin que se pretende lograr en un periodo de tiempo determinado.
Metas
Fines parciales que contribuyen al logro de los objetivos. Se alcanzan en un menor tiempo
que el objetivo.

Lista de pendientes
Hay que hacerlo al fin del día anterior. Esto permite ordenar lo que quedó pendiente y
focalizarse en las prioridades de mañana y generar que el inconsciente vaya trabajando sobre
ellas. O en forma alternativa, se pueden planificar al inicio del día, permitiéndole focalizarse
en la jornada que tiene por delante. Elija la mejor forma de planificar el día, y manténgala.
Decida en concreto cuando empieza y termina el día, tanto en el trabajo como en casa.
Lista de actividades (priorizadas)

A la hora de jerarquizar y priorizar las tareas a lo largo de la jornada laboral, es necesario
distinguir los siguientes conceptos: importancia, urgencia y grado de dificultad.
- Urgencia: es la secretaria quién decide la prioridad o urgencia de una tarea.
- Importancia: se debe desde el punto de vista de quien demanda un servicio y de quien
tiene que realizar el servicio.
- Dificultad: hay que conocer el grado de dificultad que permitirá distribuir las tareas en
horas altas (hill) o bajas (valle).
Horarios
- Las horas de alto rendimiento: es el momento en el que las personas desarrollan su máxima
actividad.
- Las horas de bajo rendimiento: es el momento en el que las personas están menos activas.
Es necesario conocer su existencia para saber cuándo debemos realizar las tareas que
necesitan más rendimiento y concentración y para cuando realizar las tareas de tipo rutinario
que no necesitan esfuerzo mental ni concentración.
Holguras para atención de contingencias

Dejar espacio para imprevistos. Una consideración de altísima importancia es tener muy claro
que durante el día se presentarán imprevistos, nuevas actividades no programadas, retraso en
la terminación de otras, imposibilidad de iniciar algunas. En general debe tenerse presente
que éstos serán mayores mientras más interrelación tengamos con otros. Por lo tanto y en
armonía con la “ley” de que “no todo es controlable”, debemos estar preparados para navegar

dentro de un día lleno de alteraciones y cambios. Por eso es muy prudente al hacer una lista
diaria, dejar suficiente holgura para manejar la incertidumbre.
Si no reconocemos esta realidad y hacemos listas muy ajustadas, muy exigentes,

terminaremos el día con una sensación de agotamiento y frustración. Habremos trabajado
mucho y avanzado poco en nuestra lista. Esa sensación puede llevarnos a la equivocada
conclusión de que las “listas no sirven”
- Holgura libre: Es lo que puede retrasarse una tarea sin que afecte a las fechas de comienzo
de las tareas sucesoras.
- Holgura total: Es lo que puede retrasarse una tarea sin que afecte a la duración del proyecto.
La holgura total es menos restrictiva que la holgura libre, la holgura total sólo hace referencia
al retraso del proyecto, pero no a la posibilidad de retrasar el inicio de una tarea sucesora.
Referencia:
- Casares, A. (1993) Planeación de vida y carrera. México. Limusa

- Mandino, O. (2012) La universidad del éxito: Los maestros más reconocidos le enseñarán,
lección a lección, a conseguir logros. Penguin Random House Grupo Editorial España.
- Tracy, B. (2016) Administración del tiempo. Grupo Nelson.

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Actividades urgentes: son aquellas que requieren de una atención inmediata.

Mitos y enemigos del tiempo.

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Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser

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Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si

Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las

Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no

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Elementos que integran un planificador de uso del tiempo

Sus elementos son:

Administración del tiempo

Lista de actividades (priorizadas)

Holguras para atención de contingencias

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Si no reconocemos esta realidad y hacemos listas muy ajustadas, muy exigentes,

- Casares, A. (1993) Planeación de vida y carrera. México. Limusa

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