Manual DE Organización Y Funciones

MANUAL
DE
ORGANIZACIÓN
Y
FUNCIONES
Elaborado por:
Angela Helyn Poma Bullon
Aprobado por:
William Espinoza Villa
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CAPÍTULO I
ORGANIZACIÓN
I. REPRESENTANTE LEGAL
El Representante Legal tiene a su cargo la administración, gestión comercial y

financiera del establecimiento. Además es responsable del cumplimiento de los
presupuestos de gastos y ventas, así como del cumplimiento de las normas legales
en cuanto a tributación y crecimiento del establecimiento.
II. DIRECTOR TÉCNICO
El Director Técnico reporta al Representante Legal. También es responsable ante la

Dirección de Salud de cumplir con las funciones que se le señalan con relación a las
normas vigentes técnico-operativas del establecimiento.
III. TÉCNICO EN FARMACIA
El Técnico reportará al Director Técnico, debe leer los POES (Procedimientos

Operativos Estándar) y aplicar lo descrito en ellos. Es responsable de mantener las
instalaciones del establecimiento en orden, limpias y en buen estado, y de registrar
todo lo que suceda en ella. Debe cumplir todas las reglas y prohibiciones señaladas
en el Área de Almacenamiento.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

POMA BULLON ANGELA HELYN POMA BULLON ANGELA HELYN WILLIAM ESPINOZA VILLA
Nombre C.Q.F. N° 15240 C.Q.F. N°15240 DNI N° 46518956
Cargo Director Técnico Director Técnico Representante Legal
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CAPÍTULO II
FUNCIONES
 ASPECTO ADMINISTRATIVO
 Controlar y aprobar los gastos de acuerdo con el presupuesto del año
 Establecer las políticas de descuentos y promociones del establecimiento
 Mantener constante y estrecha relación con los diferentes proveedores a fin de
garantizar un stock adecuado
 Entregar los formatos para Notificaciones de Sospecha de Reacciones
Adversas e Incidentes Adversos, en la cantidad necesaria para cumplir con el
POES respectivo
 INVENTARIO
a) Establecer la fecha de realización del inventario total o periódico
b) Proporcionar un listado de existencias impreso y actualizado
c) Valorizar las diferencias encontradas
d) Establecer las sanciones en caso de que la investigación realizada a raíz de
productos faltantes haya determinado que hubo uno o más miembros del
personal involucrados
 RECEPCIÓN
a) Asegurar que el proceso respectivo se realice en forma minuciosa y
cumpliendo con lo establecido en las Buenas Prácticas de Almacenamiento
b) Llevar a cabo el procedimiento de Recepción Técnica, verificando los

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siguientes aspectos:
o Características físicas
o Condiciones de almacenamiento
o Características organolépticas
o Características relacionadas con:
 Rótulo y etiqueta
 Embalaje
 Empaque
 Envase
 Tapa
 Impresión
 Blíster
o Formas farmacéuticas:
 Líquidos no estériles (jarabes, elíxires, suspensiones, emulsiones,
soluciones, tinturas, extractos y gotas)
 Líquidos estériles (inyectables de pequeño volumen, gran volumen y
oftálmicos)
 Sólidos no estériles (tabletas, polvos, granulados, grageas, tabletas
vaginales, cápsulas duras y blandas, comprimidos y polvos efervescentes)
 Sólidos estériles (polvos y liofilizados para aplicación inyectable)
 Cremas
 Ungüentos
 ALMACENAMIENTO
a) Verificar que se llenen debidamente los formatos de temperatura y humedad

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b) Constatar que los estantes mantengan la distancia reglamentaria mínima de 30

cm con respecto a la pared
c) Verificar que los productos se manejen según los sistemas FIFO y FEFO
 DISPENSACIÓN
a) Comprobar que el Técnico en Farmacia se encuentre debidamente uniformado
e identificado
b) Verificar que las recetas cumplan con todos los requisitos establecidos como
paso previo al despacho
c) Tomar nota de aquellos casos en los que la receta no cumpla con dichos
requisitos, para su notificación a las autoridades pertinentes
d) Asegurar que el personal cumpla con las formalidades debidas en el proceso
de atención al público
 EVALUACIÓN DE UNA RECETA
a) Registrar en el Libro de Ocurrencias todos aquellos casos en los que la receta
no cumpla con los requisitos exigidos, para su notificación a las autoridades
pertinentes
b) Entregar el producto al cliente con las recomendaciones necesarias en relación
con el uso adecuado, condiciones de conservación, contraindicaciones y
precauciones
 MANEJO DE MEDICAMENTOS VENCIDOS, DETERIORADOS Y OTROS
a) Registrar en el Libro de Ocurrencias la relación de todos los productos retirados
b) Solicitar el canje de productos con el proveedor (de ser el caso)
c) Efectuar cada 3 (TRES) meses la destrucción de los productos separados que
no hayan sido canjeados
 DEVOLUCIÓN
a) Confrontar los datos contenidos en el cargo por devolución con el producto
devuelto
b) Investigar el motivo de la devolución

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c) Llenar el formato correspondiente

d) Determinar el destino de la mercadería devuelta: destrucción o
reacondicionamiento para regresar al hábil
 NOTIFICACIÓN DE SOSPECHA DE REACCIÓN O INCIDENTE ADVERSO
a) Registrar en el formato respectivo toda sospecha de reacción adversa e

incidente adverso
b) Registrar dicho evento en el Libro de Ocurrencias
c) Archivar los reportes cronológicamente
d) Remitir el original del formato a la Dirección de Salud
 INVENTARIO
a) Verificar que el inventario se efectúe siguiendo las pautas establecidas en el
POES respectivo
b) Realizar una investigación exhaustiva en la eventualidad de productos faltantes
c) Notificar al Representante Legal los resultados del inventario
 CAPACITACIÓN
a) Indicar al Técnico en Farmacia las expectativas en cuanto a su desempeño
b) Entregarle un ejemplar de los POES
c) Verificar que haya recibido y llenado debidamente la Constancia de Lectura de
Procedimientos
d) Llenar el formato correspondiente una vez llevado a cabo el proceso de
capacitación
e) Efectuar evaluaciones periódicas del personal técnico
 LIMPIEZA
a) Llenar el formato correspondiente, archivarlo y entregarle uno nuevo al Técnico
en Farmacia
 FUMIGACIÓN
a) Llenar el formato correspondiente una vez realizado el proceso de fumigación

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 RECEPCIÓN
a) Verificar las condiciones de transporte
b) Confrontar los productos recibidos con la factura
c) Realizar la confrontación física de los productos con lo consignado en la orden
de compra, con la finalidad de corroborar si lo recibido coincide con lo pedido
d) Anotar las discrepancias existentes en la factura o guía de remisión a fin de
realizar los reclamos correspondientes
 ALMACENAMIENTO
a) Llevar a cabo el control y registro de temperatura en el formato respectivo
b) Llevar a cabo el control y registro de humedad en el formato respectivo
c) Realizar el manejo del almacén según los sistemas FIFO y FEFO
d) Almacenar los productos de acuerdo a su fecha de vencimiento
e) Ubicar los productos de cara hacia el pasadizo para una fácil identificación
f) Colocar los rótulos respectivos a los productos cuya fecha de vencimiento esté
próxima a los 6 (SEIS) meses
g) Colocar los productos aprobados por el Director Técnico en los lugares
establecidos
h) Tomar las precauciones debidas en el manejo de los productos teniendo en
cuenta sus características
 EXPENDIO
a) Atender al público con prontitud y cortesía
b) Identificar los productos, verificar su existencia y escogerlos dando preferencia
a los que tengan la fecha de vencimiento más próxima
c) Informar al cliente, incluyendo las alternativas genéricas (de ser el caso)
d) Anotar en el Registro de Faltantes todo producto que no se encuentre en stock
e) Llenar la factura o boleta respectiva y entregarla al cliente para su cancelación
f) En caso de que el Director Técnico realice una sustitución, anotar en el dorso
de la receta:
o Nombre del producto

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o Nombre del laboratorio fabricante

o Fecha de la dispensación
- MANEJO DE MEDICAMENTOS VENCIDOS, DETERIORADOS Y OTROS

a) Revisar el registro de productos próximos a vencerse, una semana antes de fin
de mes
b) Separar los productos vencidos de los anaqueles de venta o del área de
almacenamiento
c) Verificar el estado de conservación de otros productos y retirar aquéllos que no
se encuentren en condiciones adecuadas para el consumo
d) Verificar y seleccionar aquellos productos para los que exista un compromiso
de canje
e) Colocar todos los productos separados en el lugar previamente señalado
 DEVOLUCIÓN
a) Notificar la llegada de productos devueltos, ya sea por vencimiento o por
cualquier otra circunstancia
b) Entregar al Director Técnico una copia del cargo por devolución
c) Llevar dichos productos al área respectiva
d) Rotularlos debidamente
e) Embalar los productos devueltos por vencimiento
f) Quedarán completamente sellados y permanecerán en el Área de Productos
Vencidos hasta el día de su destrucción, en que se verificará que no hayan sido
manipulados
 INVENTARIO
a) Limpiar y ordenar el establecimiento un día antes de su realización
b) Realizar el inventario mediante el sistema de tarjetas, empleando el listado de
existencias que el Representante Legal haya entregado previamente
c) Verificar la conformidad de la igualdad o diferencia entre la cantidad declarada
y la cantidad registrada al momento del inventario
d) Llenar el formato respectivo

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 CAPACITACIÓN
a) Leer los POES proporcionados por el Director Técnico
b) Firmar la Constancia de Lectura de Procedimientos
c) Llenar el formato respectivo una vez concluida la capacitación
 LIMPIEZA
a) Llevar a cabo la limpieza del establecimiento todos los días y a primera hora
b) Realizar las tareas de limpieza siguiendo las pautas del POES correspondiente
c) Llenar el formato respectivo
 FUMIGACIÓN
a) Proteger adecuadamente las diferentes áreas del establecimiento y los
productos almacenados en ellas
b) Realizar la ventilación (natural o artificial) del establecimiento antes del reinicio
de labores
c) Efectuar una limpieza exhaustiva del establecimiento
d) Inspeccionar las áreas fumigadas a fin de determinar el efecto de la fumigación
CAPÍTULO III
RESPONSABILIDADES
 ASPECTO LEGAL

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a) Cumplir con las normas legales en materia tributaria

b) Observar las disposiciones municipales vigentes
a) Planificar, supervisar y evaluar la gestión general, comercial y financiera del
establecimiento
b) Trabajar en coordinación con el personal que labora en el establecimiento para
poder optimizar los procedimientos operativos
c) Entregar uniformes para el Director Técnico y el Técnico en Farmacia
d) Proporcionar los artículos necesarios para la higiene personal:
o Toalla
o Jabón
o Papel higiénico
e) Asegurar que el establecimiento cuente con los siguientes documentos:
o Procedimientos Operativos Estándar (POES)
o Buenas Prácticas de Almacenamiento
o Buenas Prácticas de Dispensación
o Manual de Buenas Prácticas de Farmacovigilancia
o Capacitación, Funciones y Responsabilidades del Personal
o Emergencias Toxicológicas y Primeros Auxilios
f) Comprobar que se disponga de los siguientes formatos:
o Control de asistencia
o Guía de autoinspección
o Registro de pedidos
o Registro de proveedores
o Registro de recepción de productos farmacéuticos y/o dispositivos médicos
o Registro de temperatura y humedad
o Registro de dispensación

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P á g i n a | 11
o Registro de recetas
o Registro de revisión de recetas
o Registro de errores de dispensación
o Balance de estupefacientes, de ser el caso
o Balance de psicotrópicos, de ser el caso
o Registro de intervención farmacéutica
o Reporte de sospecha de reacciones adversas a medicamentos
o Notificación de sospecha de incidente adverso a dispositivos médicos
o Registro de productos con vencimiento cercano
o Registro de retiro de productos
o Registro de destrucción de productos
o Registro de quejas y reclamos
o Registro de sugerencias
o Registro de canjes y devoluciones
o Registro de inventario
o Registro de capacitación
o Constancia de lectura de procedimientos
o Registro de inducción
o Registro de evaluación
o Control de limpieza
o Cronograma de fumigación
g) Controlar que tanto él como el Director Técnico firmen cada una de las páginas
de los POES en los recuadros correspondientes
h) Constatar que se cuente con el listado actualizado de Medicamentos
Esenciales Genéricos y sus Alternativas de Marca
i) Confirmar que se disponga de Libros Oficiales Foliados de:
o Ocurrencias

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o Control de Estupefacientes (de ser el caso)

o Control de Psicotrópicos (de ser el caso)
o Recetas (si se va a realizar preparados farmacéuticos)
j) Asegurar que se cuente con archivos físicos para:
o Notificación de sospecha de reacciones adversas a medicamentos
o Notificación de sospecha de incidentes adversos a dispositivos médicos
o Alertas DIGEMID (ordenadas cronológicamente)
k) Asegurar que el establecimiento tenga los siguientes instrumentos:
o Dos termómetros ambientales
o Un higrómetro
o Un extintor con carga vigente
l) Asegurar que se cuente con:
o Un botiquín de primeros auxilios
o Dos parihuelas
m)Constatar que se disponga de un plano de Distribución de Áreas
n) Confirmar que se cuente con los rótulos apropiados para señalar las siguientes
áreas:
o Atención Farmacéutica Personalizada
o Recepción
o Almacenamiento
o Cuarentena
o Productos Controlados (de ser el caso)
o Productos de Baja
o Productos Rechazados
o Dispensación y/o Expendio
o Gestión Administrativa
o) Asegurar que las instalaciones eléctricas se encuentren en óptimas

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P á g i n a | 13
condiciones y no presenten cables expuestos

 ALMACENAMIENTO
a) Asegurar que dicha área cuente con:
o Un tamaño acorde con el tamaño del envase, cantidad y características de
los productos
o Buenas condiciones de luz
o Ventilación apropiada (natural y artificial)
o Espacio suficiente para realizar la limpieza diaria
b) Comprobar que se disponga de los rótulos apropiados para señalar:
o Las prohibiciones de:
 Comer
 Beber
 Botar basura al piso
o Las zonas de seguridad en caso de sismos
 DISPENSACIÓN
a) Asegurar que se exhiba en un lugar visible la siguiente información relativa al
Director Técnico:
o Copia legible del título profesional
o Nombre
o Horario de atención
b) Asegurar que se exhiba en un lugar visible la siguiente información relativa al
establecimiento:
o Horario de atención
o Autorización Sanitaria de Funcionamiento
 INVENTARIO
a) Asegurar la realización de inventarios periódicos
b) Proporcionar los materiales necesarios para llevar a cabo los inventarios
 CAPACITACIÓN

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a) Facilitar los materiales para el proceso de capacitación del personal

 LIMPIEZA
a) Facilitar los materiales para la realización de las tareas de limpieza:
o Cera
o Lejía
o Detergente
o Desinfectante
o Baldes
o Escobas
o Cepillos
o Trapeadores
o Franela
 FUMIGACIÓN
a) Asegurar la realización de fumigaciones periódicas
 SEGURIDAD DEL PERSONAL
a) Asegurar que todo el personal sepa utilizar los extintores

 ASPECTO LEGAL
a) Cumplir y hacer cumplir todas las recomendaciones y/o exigencias solicitadas
por la Dirección de Salud (DISA)
b) Informar a la DISA de cualquier cambio en el establecimiento
c) Coordinar con el Representante Legal los asuntos relativos a los diversos
productos a fin de cumplir con las normas vigentes
d) Reportar adecuadamente las sospechas de Reacciones Adversas a
Medicamentos y las sospechas de Reacciones Adversas a Dispositivos
Médicos
a) Trabajar en coordinación con el Representante Legal del establecimiento a fin

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de optimizar los procedimientos operativos

b) Coordinar con los laboratorios fabricantes lo relativo a la documentación
necesaria para realizar la verificación de los productos (de ser el caso)
c) Constatar que el establecimiento cuente con la documentación requerida por
las autoridades del sector salud
d) Firmar cada una de las páginas de los POES en los recuadros
correspondientes
e) Comprobar que el establecimiento disponga de: termómetros, higrómetro y
extintor con carga vigente
f) Verificar que el establecimiento cuente con un botiquín de primeros auxilios y
dos parihuelas
g) Comprobar que el establecimiento tenga un plano de Distribución de Áreas
h) Verificar que el establecimiento disponga de rótulos apropiados para señalar
las diferentes áreas
i) Verificar la calidad de los productos farmacéuticos, cosméticos y de higiene
personal
j) Comprobar la correcta recepción, almacenamiento y dispensación de los
productos
k) Supervisar que el personal a su cargo cumpla con las Buenas Prácticas de
Almacenamiento y Dispensación
l) Estar correctamente uniformado
m)Exhibir el nombre y cargo en el carnet que lo identifica
 RECEPCIÓN
a) Asegurar que el proceso de recepción de productos se realice cumpliendo con
lo establecido en las Buenas Prácticas de Almacenamiento
 ALMACENAMIENTO
a) Asegurar que el proceso de almacenamiento se realice de modo que los
productos se conserven en óptimas condiciones
b) Comprobar que el área de almacén cuente con un tamaño adecuado
c) Verificar que el almacén disponga de buenas condiciones de luz y ventilación

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 DISPENSACIÓN
a) Asegurar que el proceso de despacho de productos al público se realice
siguiendo las Buenas Prácticas establecidas
a) Llevar un buen manejo de los productos que se dispensan mediante receta
 INVENTARIO
a) Llevar un buen control de los productos farmacéuticos y de su movimiento
 CAPACITACIÓN
a) Brindar al personal técnico los conocimientos necesarios para que cumpla
satisfactoriamente con sus labores dentro del establecimiento
 LIMPIEZA
a) Mantener las diversas áreas del establecimiento limpias y ordenadas para
conservar la óptima calidad de los productos
a) Prestar la debida atención a las indicaciones del Representante Legal y del
Director Técnico a fin de optimizar los procedimientos operativos
b) Mantener la documentación interna del establecimiento en orden y
correctamente archivada
c) Llevar el control del movimiento de los productos ya sea por escrito o mediante
sistemas informáticos
d) Recibir los productos cumpliendo con las Buenas Prácticas respectivas
e) Observar todas las reglas señaladas en el Área de Almacenamiento
f) Realizar la limpieza del Área de Almacenamiento
g) Realizar la limpieza del área de Dispensación
h) Estar correctamente uniformado
i) Exhibir el nombre y cargo en el carnet que lo identifica
 RECEPCIÓN

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a) Contribuir a que el proceso de recepción de productos cumpla con los

principios de las Buenas Prácticas de Almacenamiento
 ALMACENAMIENTO
a) Conformar su desempeño en el área de almacén con las Buenas Prácticas
respectivas, a fin de que los productos se conserven en óptimas condiciones
 EXPENDIO
a) Desempeñar sus labores en el proceso de despacho de productos al público
siguiendo las Buenas Prácticas respectivas
a) Contribuir a que el manejo de los pedidos con receta cumpla con lo establecido
en la normatividad vigente
 INVENTARIO
a) Efectuar las labores pertinentes en forma minuciosa a fin de que se recabe la
información más precisa posible acerca de las existencias del establecimiento
 CAPACITACIÓN
a) Participar activa y responsablemente en el proceso de adquisición de los
conocimientos necesarios para optimizar su desempeño dentro del
establecimiento
 LIMPIEZA
a) Realizar adecuadamente las diversas tareas destinadas a mantener las
condiciones de higiene y limpieza que garanticen la idoneidad de los productos
en el establecimiento

Firma
ÍNDICE
Página
Capítulo I 2
Organización 2
Capítulo II 3
Funciones 3
I. Representante Legal 3
II. Director Técnico 3
III. Técnico en Farmacia 6
Capítulo III 10
Responsabilidades 10
I. Representante Legal 10
II. Director Técnico 14
III. Técnico en Farmacia 16
ÍNDICE 18

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El Representante Legal tiene a su cargo la administración, gestión comercial y

II. DIRECTOR TÉCNICO

El Director Técnico reporta al Representante Legal. También es responsable ante la

III. TÉCNICO EN FARMACIA

El Técnico reportará al Director Técnico, debe leer los POES (Procedimientos

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II. DIRECTOR TÉCNICO

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a) Verificar que se llenen debidamente los formatos de temperatura y humedad

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b) Constatar que los estantes mantengan la distancia reglamentaria mínima de 30

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c) Llenar el formato correspondiente

a) Registrar en el formato respectivo toda sospecha de reacción adversa e

III. TÉCNICO EN FARMACIA

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o Nombre del laboratorio fabricante

- MANEJO DE MEDICAMENTOS VENCIDOS, DETERIORADOS Y OTROS

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a) Cumplir con las normas legales en materia tributaria

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o Control de Estupefacientes (de ser el caso)

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condiciones y no presenten cables expuestos

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a) Facilitar los materiales para el proceso de capacitación del personal

II. DIRECTOR TÉCNICO

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de optimizar los procedimientos operativos

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III. TÉCNICO EN FARMACIA

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a) Contribuir a que el proceso de recepción de productos cumpla con los

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