COSTEO POR ACTIVIDADES ABC

En ingls es llamado A.B.C Costing System. Este mtodo de Costos Basados en "Actividades y, (debe agregarse), Niveles de Responsabilidad", es tan slo enfocar o ampliar el Sistema de Administracin por reas y Niveles de Responsabilidad (conocido como "Administracin por Objetivos", desde 1954), al rea de Costos de Produccin y cambiar o dar otro enfoque y estructura al prorrateo de Gastos Indirectos de Fabricacin, exclusivamente.

A=ACTIVITY B=BASED C=COSTING

El costeo por actividades aparece a mediados de la dcada de los 80, sus promotores: Cooper Robn y Kaplan Robert, determinando que el costo de los productos debe comprender el costo de las actividades necesarias para fabricarlo y venderlo y el costo de las materias primas. El Mtodo de "Costos Basados en Actividades" (A.B.C.) mide el costo y desempeo de las actividades, fundamentado en el uso de recursos, as como organizando las relaciones de los responsables de los Centros de Costos, de las diferentes actividades. El Costeo Basado en Actividades, ABC Costing, es un procedimiento que propende por la correcta relacin de los Costos Indirectos de Produccin y de los Gastos Administrativos con un producto, servicio o actividad especficos, mediante una adecuada identificacin de aquellas actividades o procesos de apoyo, la utilizacin de bases de asignacin -driver- y su medicin razonable en cada uno de los objetos o unidades de costeo. El modelo ABC permite mayor exactitud en la asignacin de los costos de las empresas y permite la visin de ellas por actividad, entendiendo por actividad segn definicin dada en el texto de la maestra en Administracin de Empresas del MG Jaime Humberto solano "es lo que hace una empresa, la forma en que los tiempos se consume y las salidas de los procesos, es decir transformar recursos (materiales, mano de obra, tecnologa) en salidas". Otras ideas extradas de otros autores la sealan a la actividad como: La Actuacin o conjunto de actuaciones que se realizan en la empresa para la obtencin de un bien o servicio. Son el ncleo de acumulacin de los costos. Figura 1:

En la figura se denota que el sistema l ABC se basa en el principio de que la actividad es la causa que determina la incurrencia en costos y que los productos o servicios consumen actividades. Por tal razn se considera oportuno considerar el concepto de proceso, actividad y objeto de costo. Proceso. Consiste en una serie de actividades interrelacionadas, destinadas a un objetivo comn. Actividad es un conjunto de tareas o acciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad o demanda en la empresa. Estas constituyen procesos que consumen recursos para producir bienes o servicios. Una actividad describe la forma en que una empresa emplea sus recursos, siendo estas el centro de anlisis y estudio del sistema de costo ABC. Objeto de costo es el producto, servicio o departamento donde se acumulan, miden y asignan los costos. En el siguiente diagrama se muestra la interrelacin entre los elementos antes expuestos.

Los objetivos fundamentales del Costeo Basado en Actividades son:

Medir los costos de los recursos utilizados al desarrollar las actividades en un negocio o entidad. Describir y aplicar su desarrollo conceptual mostrando sus alcances en la contabilidad gerencial. Ser una medida de desempeo, que permita mejorar los objetivos de satisfaccin y eliminar el desperdicio en actividades operativas. Proporcionar herramientas para la planeacin del negocio, determinacin de utilidades, control y reduccin de costos y toma de decisiones estratgicas. Los beneficios del mtodo de "Costos Basados en Actividades" (A.B.C.) son: Claramente visualizar, los logros sobre los costos de los productos y descubrir las fallas en las asignaciones de recursos, por lo tanto, de costos. Precisar la manera de valuar o no las actividades La informacin confiable para soportar decisiones estratgicas. Alienta el trabajo en equipo en las reas de Produccin y Contabilidad, ya que sin ello, no se puede tener la idea clara de Ingeniera de Produccin y la diversidad de Costos, surgiendo la interaccin de reas.

Identifica y precisa los costos de cada actividad. Para lograr el punto anterior, se necesita una revisin de estructura, en cuanto a "reas y Niveles de Responsabilidad", de la Organizacin.

Importancia del sistema de costeo gerencial ABC

Es un modelo gerencial y no un modelo contable. Los recursos son consumidos por las actividades y estos a su vez son consumidos por los objetos de costos (resultados). Considera todos los costos y gastos como recursos. Muestra la empresa como conjunto de actividades y/o procesos ms que como una jerarqua departamental. Es una metodologa que asigna costos a los productos o servicios con base en el consumo de actividades.

Los pasos a seguir para lograr el ABC, son:

Analizar e identificar las actividades de apoyo, a la fabricacin que aportan los "Departamentos de Servicio" (los productivos y los generales) denominados por los autores " Departamentos Indirectos". Formar grupos de costos homogneos (costos de cada grupo, referido a una actividad) valundolas, las actividades, separadamente. Un argumento clsico en el que se basan los autores del ABC, es que dicen que: "no son los productos sino las actividades, quienes causan los costos, y son los artculos fabricados quienes absorben las actividades. Contradiciendo la primera parte con la segunda, pues los productos originan las actividades, por lo que es lgico que aquellos absorban sus costos, de acuerdo con el "Principio de Origen y Beneficio", que es inobjetable. Localizar las "Medidas de Actividad", identificndolas en "Unidades de Actividad", que mejor apliquen el origen y la variacin de los gastos de referencia. Estas medidas, en el Idioma Ingls se conocen como "Cost Drivers", que en castellano podran ser "Generadores del Costo" u "Origen del Costo". Procede ahora obtener el "Costo Unitario de Proveer cada Actividad al Proceso de Fabricacin", dividiendo el costo total de cada actividad entre el "NMERO DE UNIDADES DE ACTIVIDAD CONSUMIDAS" de la "Medida de Actividad Identificada". Identificar el "Nmero de Unidades de Actividad", consumidas por cada producto. Aplicacin de los Gastos Indirectos de Fabricacin a los artculos elaborados, multiplicando el "Costo Unitario de Proveer Cada Actividad", por el nmero de "Unidades de Actividad" ocupadas para cada producto. La asignacin de costos por este mtodo se da en dos etapas donde la primera consiste en acumular los CIF por centros de costos con la diferencia que no solamente se utilizan ms centros que en los mtodos tradicionales sino que estos toman otro nombre: se denominan ACTIVIDADES. En la segunda etapa los costos se asignan a los trabajos de acuerdo con el nmero de actividades que se requieren para ser completados. El mtodo para la obtencin de costos ABC slo se refiere a un elemento del Costo de Produccin, o sea, a los Gastos Indirectos de Fabricacin. El costo de operacin interviene importantemente en la obtencin de utilidades o en originar prdidas. Uno de los objetivos del ABC es concientizar a la Organizacin, y en particular a la Alta Gerencia , lo importantes que son los Departamentos de "Servicio Indirecto", cuestin que siempre se ha sabido, pues si fueran innecesarios, se hubieran desaparecido o minimizado, como acontece con los inventarios utilizando "Justo a Tiempo", aunque siempre puede aplicarse. Con ABC se obtienen "costos unitarios de productos mucho ms precisos y tiles". El Mtodo ABC no es til si se ocupa slo l para la obtencin de los Costos, porque queda corto en las ms importantes tomas de decisiones, as como Direccin y Planeacin Estratgicas, que repercuten en la vida de la Empresa, puesto que ABC dista mucho de alcanzar el Costo Total, o su aproximacin: Costo Integral-Conjunto. El Mtodo usa algo que se le ha criticado duramente al Costo Tradicional: los prorrateos.

El ABC presenta un espejismo al asignar, prorratear, o identificar los Gastos Indirectos de Produccin a las Actividades, pero en realidad, hacia la unidad de fabricacin quiz los prorrateos hayan aumentado, para despus ser aplicados en mucha mayor cantidad, pues todo lo puesto en actividades, es indirecto a la unidad elaborada, por lo que son indispensables los prorrateos, presentando menos verdad que el Costo Tradicional, respecto a la unidad. Los orgenes del Costo, ocupados por el Mtodo de Costos Tradicional, han sido el volumen de produccin, la unidad elaborada o por hacerse, y el tiempo, en cambio, el Mtodo ABC, reconoce o propone muchos otros "Orgenes del Costo", segn las actividades, es decir, agrega el aspecto "Actividad", que explica el comportamiento desde ese punto de vista, el cual no haba sido considerado en el Mtodo Tradicional, mismo que no quiere decir que sea el correcto hacia el Costo Unitario de Fabricacin, por todas las subjetivas caractersticas, o bases habidas en cada uno de los pasos, para obtener el Costo Unitario de Fabricacin con el Mtodo ABC, circunstancia que no acontece con el Mtodo de Costo Integral-Conjunto, que adems del "Origen Causa", toma en consideracin el "Efecto", no pensado por el Mtodo ABC.

Conductores de costos: Un conductor de costos es un suceso que afecta al costo / funcionamiento de un grupo de actividades relacionadas. Los conductores de costos familiares incluyen el nmero de configuraciones de mquina, nmero de avisos de cambios de ingeniera y nmero de rdenes de compra. Los conductores de costos reflejan las demandas colocadas sobre las actividades en los niveles de actividad y produccin. Al controlar el conductor de costos, se pueden eliminar los costos innecesarios, lo que tiene como resultado una mejora en el costo del producto o del servicio. Identificacin directa: La identificacin directa implica atribuir costos a aquellos productos o procesos que consumen recursos. Muchos costos generales ocultos se pueden identificar de forma efectiva a los productos, proporcionando de esta manera un costo del producto ms exacto.

El ABC ha hecho aportaciones como la necesidad de entender las causas de los Gastos Indirectos de Fabricacin. Y tiene tanto Costo Administrativo, que lleva a la necesidad de hacer, hacia l, el estudio de Costo-Beneficio-Utilidad. El Mtodo ABC analiza, identifica, agrupa las actividades; localiza las "Medidas de Actividad", las encuentra en "Unidades de Actividad", que mejor expliquen el origen y la variacin de los Gastos Indirectos de Fabricacin; obtiene el "Costo Unitario" de proveer cada actividad el proceso de elaboracin, al dividir el costo total de los Gastos Indirectos de Fabricacin de cada actividad, entre el nmero de unidades de actividades consumidas, de la medida de unidad reconocida; identifica el "Nmero de Unidades de Actividad" consumidas por cada producto; para por ltimo aplicar los Gastos Indirectos a los artculos elaborados, multiplicando el "Costo Unitario de Proveer cada Actividad", por el nmero de unidades de actividad de cada producto. En concreto, el Mtodo ABC, es el proceso de agrupar lgica las actividades, de precisar la autoridad responsable, estableciendo relaciones de trabajo, de tal forma que tanto la Entidad cuento el personal, alcancen sus objetivos.

Ejemplo a seguir para el clculo del costo utilizando el modelo ABC.

Localizacin de los Costos Indirectos en los Centros de Costo. Esta primera etapa como antes se ha analizado, puede eliminarse por no tener significacin contable alguna a la hora de la asignacin de los costos, primeramente hay que localizar, si no estn definidos, todos los centros de costo que tiene o puede tener la empresa, determinar todos los costos indirectos y luego localizarlos por centros de costo. Para facilitar la explicacin conformamos un cuadro donde aparece como quedara conformada la estructura de la tabla. Estas demostraciones se pueden apreciar en la tabla 1.1. Tabla 1.1."Estructura Costos Indirectos de Produccin por Centros de costos"
Centros de Costos. 1 X 2 X 3 4 X 5 6 X 7 . X . X . X . X . n X

Costos indirectos de Produccin. CIP-1

CIP-2 Totales. X

X X

X X X

X X X

X X

X X X X X

X X

X X

Dividir la empresa en actividades.

Para identificar las actividades de cada uno de los centros de costo de la entidad, debido a las caractersticas de la misma, se deben realizar entrevistas y cuestionarios a los responsables de cada centro de costo y a algunos trabajadores de ms experiencia as como para identificar las tareas que se realizan en cada rea. Los resultados facilitarn no slo la definicin de las actividades sino la mejora de la gestin del proceso y de los recursos humanos. El anlisis operacional de cada rea permite definir un gran nmero de actividades. Posteriormente con la relacin de actividades definidas se proceder al estudio de una posible eliminacin, adicin o integracin. Los criterios con mayor concordancia son: Tareas que no se corresponden con el objetivo del rea. Duplicidad de tareas. Omisin de tareas necesarias.

Despus de definidas las actividades y tareas se procede a clasificar las actividades de la entidad. A continuacin mostramos en la tabla 1.2 como quedara la estructura de la tabla de clasificacin de actividades. Tabla 1.2. "Estructura de la tabla Clasificacin de las actividades."
Criterio 1 Actividades. Principal (P) A1 A2 Totales. X X X X X Auxiliar (A) Criterio 2 Repetitiva (R) X X X X No repetitiva (NR) Criterio3 Aade valor. (AV) X X X No aade valor (NAV)

Con los resultados de esta tabla se conocer que por ciento del total de actividades representa cada uno de los criterios de clasificacin que se tuvieron en cuenta. La identificacin y caracterizacin de las actividades permite continuar con el diseo del sistema de costos repartiendo los costos indirectos entre las mismas. Reparto de los Costos Indirectos de Produccin entre las Actividades. El Prorrateo de los costos de cada centro de costo entre las distintas actividades que en l tienen lugar, suele llevarse a efecto, generalmente de una manera sencilla, por cuanto en la mayora de las ocasiones resultar fcil identificar esos costos con las actividades, sobre todo cuando se han de disear actividades de tal manera que todos los costos sean directos respecto a ellas. La observacin del tabla 1.3. nos posibilita un mayor anlisis al mostrarnos la estructura de las tablas al hacer el reparto de los costos indirectos por actividades. Este reparto debe hacerse por cada uno de los centros de costo y para las dos monedas. En estos cuadros los CIP estarn identificados por un cdigo numrico.

Tabla 1.3. "Reparto de CIP por actividades."

Centro de Costo Costos Indirectos de Produccin. Actividades. 1 A1 A2 Total. X X 2 X X 3 X X 4 X X 5 X X 7 X X 8 X X 9 X X 10 11 12 13 Total X X X X X X X X XX XX

XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX

En esta tabla es opcional mostrar la base de distribucin de los costos indirectos y el porciento que representa para cada actividad. Distribucin de los costos indirectos a travs de los conductores.

La seleccin de los conductores. Ms adecuados est en funcin del parmetro que ms influye en la variacin de los costos. Su obtencin se realiza mediante dos formas: una cuantitativa y otra cualitativa. En el primer caso se genera a travs del sistema informativo actual y en el segundo caso se obtiene con el mtodo de expertos, por lo que deber ser incluido en el sistema informativo. Los datos necesarios para el inductor de costo se encuentran en tres estadios segn los registros informativos actuales. Estos pueden encontrarse directamente en la base informativa, adecuarla o abrir nuevos registros. Para el clculo de los inductores se propone la determinacin del costo unitario de los inductores dividiendo los costos totales indirectos de cada actividad principal entre el nmero del inductor. Este representa la medida del consumo de recursos que cada inductor ha necesitado para llevar a cabo su misin, o en otros trminos el costo que cada inductor genera dentro de una actividad concreta. Conociendo el costo unitario por conductores. se procede a asignar los costos de las actividades auxiliares a las principales (Tabla 1.4) y luego se asigna el costo de las actividades principales a los objetivos de costo. Tabla 1.4 "Reparto del costo de actividad auxiliar a actividades principales." Actividad auxiliar, inductor y Actividades Principales. costo. AP-1 AP-2 . Actividad x conductores.: xxxx Costo: xxxxxx . . . . . AP - N Total Conductor % X X X X X X X X X xx x X X X X X X X X 100 Costo. X X X X X X X X X x

Posteriormente se proceder a totalizar el costo final de las actividades principales para distribuirlo entre los servicios.

Asignar los costos de las actividades a los servicios. Una vez ya se han obtenido los costos por inductor se puede proceder a asignar los costos de las actividades principales a los objetivos de costo (grupo de productos o servicios). Para este paso nos vamos a auxiliar en la Tabla 1.5 Tabla 1.5 "Mapa de actividades." ACTIVIDADES. Servicios. A A1 A2 A3 . . . . . . . . . . . . An Totales. X X X X X X xx X X X X X X X X X X X xx X X X X X X X X X xx X X X X X X X X X xx X X X X X X X X X xx X X X X X X X X X xx X X X X X X X X X X xx X X X X X X X X X xx X X X X X X X X X xx X X X X X X X X X X X X B X X C D E F G H I