Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.

com

Tema 1.- Concepto de Archivística

Auxiliar de Biblioteca
Centro de Formación Bibliotecaria
 Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.com

Tema 1. Concepto de Archivística.

Antes de entrar en materia propiamente dicho, deberíamos intentar poner un poco de

orden terminológico acerca del mundo de la Documentación o del mundo de las Ciencias de la
Información, ya que este mundo engloba a tres ramas muy bien definidas, a saber: Archivística,
Biblioteconomía y Documentación.

Aunque las tres tienen muchos conceptos e incluso nexos en común, son tres disciplinas
científicas totalmente distintas y con objetos y métodos distintos, sino fuera así no habría tres
disciplinas ni tres cuerpos profesionales distintos, ahora veamos cuáles son las diferencias y
las similitudes.

Empezaremos por la base desde la que parte todas las disciplinas: el objeto sobre el que
vamos a trabajar. Así, tendremos el documento científico, el libro y el documento de archivo,
teniendo cada uno un tratamiento totalmente distinto y específico, sin menoscabo de los puntos
que pudieran tener en común.

Tanto en archivística como en biblioteconomía, lo prioritario son los documentos, sin

embargo, en documentación, lo prioritario es la información elaborada, no los documentos.

En este punto tenemos que tener claro cuál es el fin último de las tres disciplinas, esto es,
la transmisión de la información que se contienen en los documentos.

Pero antes, veamos unas definiciones de las tres disciplinas, obviamente hay muchas,
pero, para este tema, tomaremos aquellas definiciones que creemos que son más completas.

Archivística: Cruz Mundet (2011):

Ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos,
cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso,
y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas.

Biblioteconomía: Carrión Gutiez (1988):

Disciplina encargada de la conservación,

organización y administración de las bibliotecas.

Documentación: López Yepes (1978):

El acto de reunir documentos sobre un tema dado

y el tratamiento de éstos con vistas a su difusión.

Ahora pasemos a ver cuáles son los objetos de estas ciencias y sus diferencias y
similitudes.

2
 Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.com

Documentos de archivos, libros y documentos científicos, diferencias y similitudes.

Lo primero que tenemos que tener claro es que la forma externa no nos va a indicar las
diferencias entre estos objetos.

El libro es un ente en sí mismo, no depende su existencia ni su fin a otros libros, son entes
u objetos independientes, sin embargo, el documento es parte de una acción continuada en el
tiempo, una parte de una serie que tiene su lugar en una producción continuada.

El documento científico puede ser partícipe de ambas concepciones, ya que lo que nos
interesa de él es la información que contiene, no el soporte.

El libro lo podemos considerar en sí mismo, no depende de su pertenencia a ninguna

colección para ser tomado en cuenta, sin embargo, el documento estará siempre relacionado
con un fondo, con una serie, fuera de la cual no tiene razón de ser. Desde el punto de vista
archivístico, la mayoría de las veces un documento de archivo fuera de contexto no tiene valor.

El valor de un archivo reside, no tanto en la riqueza o importancia de sus documentos,

sino en la continuidad de sus series documentales; la riqueza de las bibliotecas está en la
cantidad de ejemplares que contiene y también en el valor de éstos; en un centro de
documentación se valorará la pertinencia de sus documentos científico y la correcta
elaboración de los mismos.

Una de las principales diferencias estriba en la naturaleza cuantitativa de los documentos.

Un libro es múltiple, se hacen tiradas de los que se consideren necesarios, por el contrario,
cada documento de archivo es único, es fruto de una acción que no se repite nunca; un
documento científico puede ser indistintamente tanto un libro como un documento de archivo.

Los libros, en las bibliotecas forman colecciones bibliográficas, los documentos de

archivos forman fondos y los documentos científicos se organizan en bibliografías
especializadas, se puede decir que las bibliotecas y los archivos contienen fondos físicos,
mientras que los centros de documentación no tienen, o no es su fin tener, fondos físicos sino
facilitar el acceso a la información que se necesita.

Funciones de los archivos, bibliotecas y centros de documentación.

Las funciones básicas que van a realizar estas entidades son tres: reunir, conservar y
difundir.

• Reunir:

¿Cómo llegan los documentos y la información?

Para el archivo y el archivero los documentos se reúnen dentro del ámbito de la

producción de documentos de una entidad. Se reúnen los documentos producidos por las
actividades de una institución, sin menoscabo de que el archivero pueda recoger fuera de estos
límites otras documentaciones cuando exista un interés o convenga conservarla en sus
depósitos.

Sin embargo, para una biblioteca la función de reunir no está tan acotada es más amplia y
sólo se limita cuando hablamos de una biblioteca especializada. La tarea de reunir se traduce
en coleccionar.

En el mundo de los centros de documentación, esta función de reunir está precedida por
la selección, que está al principio del proceso documental y esto es así para evitar el “ruido”, la
existencia de documentos no pertinentes en nuestra colección, sin embargo, en el mundo de la
archivística, una vez recogida la producción documental se procede a la selección de aquellos
materiales que serán destinados a la preservación y aquellos que serán objeto de expurgo o
eliminación.

3
 Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.com

• Conservar:

El archivero primero tendrá que conservar materialmente todos los documentos y sobre
éstos se realizará posteriormente una tarea de selección, buscando la conservación definitiva
de aquellos materiales que sean pertinentes.

Para el bibliotecario el almacenamiento es una conservación física de los libros, y en este

caso cuanto más grande la colección mejor para la biblioteca.

Para los centros de documentación no cuenta la conservación material, sólo cuenta la

información, y una vez elaborada ésta deja de tener sentido la conservación física de aquellos
documentos de los cuales han sacado dicha información, de hecho, dada la rápida
obsolescencia de la información hoy día, ni siquiera se requiere la conservación de ésta más
allá de su uso inmediato.

• Difundir:

La difusión hay que entenderla como el servicio a los usuarios a través de la comunicación
de la información que reside en los documentos.

Quizás lo más definitorio a la hora de diferenciar la manera de difundir esta información

entre los distintos tipos de entidades y usuarios sea la rapidez en esta difusión, en la
inmediatez del uso de dicha información, siendo esta rapidez una parte definitoria del trabajo
de los documentalistas, sin embargo, en la elaboración histórica no es necesaria y mucho
menos en la lectura.

Archivos, Bibliotecas y Centros de documentación.

Ahora vamos a ahondar un poco más en las entidades de las que estamos hablando.

Viendo su dependencia de una entidad podemos decir que un archivo está ligado
inevitablemente a una entidad, de la que depende su fondo, ya sea privada o pública; para las
bibliotecas no existe esa dependencia, suelen existir con total independencia de las entidades,
incluso aquellas bibliotecas insertas en una entidad, como una biblioteca hospitalaria, sacada
de ella tiene todo el sentido, cosa que no ocurre con los archivos; los centros de
documentación también pueden ser independientes de las entidades, pero suelen estar
relacionados con instituciones específicas a las cuales sirve, como podrían ser los centros de
documentación del CSIC, de esto podemos deducir lo específico de la información que
difunden.

De todo lo anterior sacamos la conclusión de la necesidad que tienen los archivos y las
bibliotecas de contar con depósitos, un lugar de almacenamiento de los documentos y los
libros, sin embargo, los centros de documentación no necesitan de estos depósitos, ya que una
vez utilizan los documentos no se conservan, se usa su información y se dejan de lado.

Estos centros de documentación son unas bases de datos en sí mismas, son bases de la
información que se precisa, sin embargo, los archivos y bibliotecas se sirven de esas bases de
datos para difundir la información que se les reclama.

Si hablamos del origen y la formación de cada una de estas entidades vemos muy claras
las diferencias:

El archivo se origina de manera natural y fluida en cuanto que sólo precisa de la existencia
de una institución que genere actividades que a su vez genera documentos frutos de sus
actividades. No necesita presupuesto para su formación ni para su crecimiento ya que su
volumen dependerá de la mayor o menor producción documental de la institución, no hay
voluntad creadora.

Una biblioteca se forma por compra, donación o permuta, así mismo tiene o puede tener
una total independencia, su origen es ajeno a la gestión de cualquier institución. Necesita de un

4
 Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.com

presupuesto para su formación y crecimiento y su volumen depende de un presupuesto

económico, además siempre se busca el crecimiento.

El centro de documentación se forma por reunión y acumulación de información, siempre

buscando la exhaustividad y una especialización. Su crecimiento lo controlan los
documentalistas.

Metodología y tratamiento.

El método archivístico está focalizado en reunir, preservar y servir los documentos de

archivo, con las funciones de recoger, conservar, seleccionar, organizar, describir y servir los
documentos de archivo; las bibliotecas coleccionan, conservan, catalogan, clasifican y sirven
los libros, el documentalista reúne, selecciona, clasifica y dinamiza la información.

La selección, se enfoca de manera distinta por cada uno de los profesionales: la selección
en un archivo siempre se practica una vez reunidos los documentos y siempre con vistas a una
conservación permanente o definitiva; la selección en bibliotecas y centros de documentación
es realizada a priori, en virtud de los usuarios en las bibliotecas y para evitar “ruido”
impertinente en los centros de documentación.

Si hablamos de clasificación, en los archivos se realiza sobre documentos, en las

bibliotecas y centros de documentación se hace sobre la información que contienen dichos
documentos.

En los primeros es siempre, o debería ser, consecuencia del principio de procedencia y el

respeto al orden natural, y se realiza a posteriori; en bibliotecas y centros de documentación,
siempre parte de un consenso, lo más generalizado posible, de una agrupación de
conocimientos, en virtud de las necesidades de los usuarios, y por tanto es a priori.

También deberíamos hablar del análisis documental, conjunto de operaciones que se

llevan a cabo con el fin de transformar la información contenida en los documentos para su
recuperación y servicio, es la representación del contenido del documento bajo una forma
distinta del original para facilitar su consulta y recuperación posterior.

Este análisis documental se denomina descripción archivística en los archivos,

catalogación para los libros y análisis documental para los documentos científicos.

Definición de Archivística.
Siguiendo a Antonia Heredia Herrera, la definimos como la ciencia que estudia la
naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para
su utilización.
El diccionario de terminología archivística del CIA (1988) la define así: el estudio teórico y
práctico de los principios procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los
archivos.
T. R. Schellenberg (1958) nos dice de ella: la ciencia que trata de los archivos, de su
conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etc. de las colecciones
de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y
servicio público.
Cruz Mundet (2011) dice: Ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los
archivos, cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo
método se articula en torno a las normas archivísticas.
Siguiendo a Cruz Mundet podemos decir que en su acepción más elemental y etimológica
decimos que la archivística es la ciencia de los archivos, y que como tal ciencia está integrada
por un conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los
archivos, bien que en cuanto tal ciencia es posterior al objeto de su atención; es decir, mientras

5
 Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.com

que los archivos existen desde varios milenios antes de nuestra era, su ciencia es muy
posterior en el tiempo [...]

Así, vemos que la archivística es la ciencia que trata los archivos, en toda su dimensión,
desde la historia, la creación, la organización, su relación con las entidades, con la
administración, con los usuarios, los servicios que presta a la historia, a la gestión
administrativa, todo ello encaminado al servicio máximo que cumple, el servicio a la sociedad.

Tenemos que distinguir el objeto de atención, no podemos llevarnos a equívoco, son los
archivos, no los documentos por sí mismos, de eso se ocupará la diplomática, que estudia el
documento per se, por sí mismo, como unidad, haciendo un estudio pormenorizado de sus
características, su tipología, etc. La archivística los estudia como un conjunto del que forma
parte, un conjunto estructurado, procedente de una institución.

También debemos decir que la archivística no sólo trata del archivo individual, también
estudia los sistemas de archivos, como aquellos archivos integrados en ellos

Una vez aclarado o por lo menos cuestionado el concepto de archivística, conviene que
tengamos claros cuáles son los paradigmas de esta disciplina.

Paradigmas de la archivística.

Natalis de Waily.
www.moyenaygepassion.com

Entendemos por paradigma aquella teoría cuyo núcleo central se acepta sin cuestionar y
que suministra la base y modelo para resolver problemas y avanzar en el conocimiento… RAE
(2012). Podemos decir, siguiendo esto, que un paradigma no sólo es una teoría, una teoría
cualquiera sino aquella y sólo aquella que es modelo de aplicación en los problemas y la que
hace avanzar aquello a lo que se aplica.

• Principio de procedencia.

El respect des fonds o principio de procedencia se ha ido asentando como algo inherente
a la teoría archivística, como principio fundamental y básico de la archivística en contraposición
con algo tan pernicioso en el mundo de los archivos como es la “ordenación por materias”, tan
en boga en tiempos de la Ilustración.

El padre de este principio, ya dentro de las corrientes estructuralistas de su época, fue el

historiador francés Natalis de Wailly, aunque hay autores como Lodolini, que afirman que ya se
usaba en épocas anteriores, como en Dinamarca en 1791, o incluso Philipo Ernest Spiers en
su obra Von Archiven de 1777.

6
 Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.com

Sin embargo, nosotros tomaremos a Wailly como el padre de esta teoría; es a raíz de la
concentración en un solo depósito de todos los archivos franceses, cuando el historiador
francés formula el principio, oponiéndose a una clasificación cronológica de todos los fondos.

Así en 1841, siendo jefe de la Sección Administrativa de los Archivos Departamentales, en

el Ministerio del Interior, elaboró la circular de 24 de abril. En ella se daba a la luz la noción de
“fondo de archivo”:

Reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen
de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos
con sujeción a un orden determinado. (…) Los documentos que apenas se relacionan con un
establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese
establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia…

(…) la clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para

asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. (…) Si en vez de este método,
del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las cosas, se propone un orden teórico
(…) los archivos caerán en un desorden difícil de remediar. En cualquier clasificación distinta a
esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento.

De la aplicación de este principio se derivan 3 premisas, unidas a la noción de fondo:

• Todo fondo es producto natural de la actividad de una entidad, persona

física o jurídica; en consecuencia, resulta imprescindible identificar al productor, su
naturaleza, estructura y área de actividad.

• La concepción de un fondo no viene dada por el uso jurídico-

administrativo o histórico-cultural, sino por su estructura interna, la cual viene dada
por la propia del ente que lo ha producido y por la forma en que dichos documentos
han sido generados a lo largo del tiempo, en el desarrollo de las funciones propias
de aquel.

• La estructuración de un fondo de acuerdo con el principio de

procedencia exige el conocimiento de los procedimientos administrativos del
productor, así como de su propia evolución histórica.

Este principio se define como “aquél según el cual cada documento debe estar situado en
el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen” Elsevier (1964).

Heinrich von Seybel.

Wikipedia

Tenemos que entender a este principio como el configurador de la archivística como una
disciplina científica, con una finalidad esencial: el “orden” en el sentido más amplio ya que ese
“orden” procede de una realidad, los documentos se producen naturalmente a partir de una
institución o persona y a lo largo de un proceso con unas funciones propias y precisas. Por
tanto, el principio de procedencia determina la esencia del archivo, su organización con sus dos
actividades, cada una con sus propias características: la clasificación y la ordenación.

7
 Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.com

Sin embargo, aunque fue un avance determinante, no fue suficiente ya que no cerraba la
puerta a una clasificación a posteriori por asuntos o materias de cada fondo a partir de un cierto
nivel, lo que no satisfacía el objetivo que se perseguía: organizar los archivos con criterios
objetivos, alejar la subjetividad de la organización de los archivos, evitar que con cada
archivero que organizara el archivo se cambiara la organización a su manera y que el siguiente
lo volviera a hacer, y así hasta el infinito, con la pérdida de documentación que esto conlleva.

• Principio de respeto al orden original.

Una vez que el principio de procedencia se expandió a otros países se ve la necesidad de

completarlo, así en unos reglamentos publicados por H. von Seybel, director de los Archivos
del Estado en Prusia, Regulative für die Ordnungsarbeiten in geheimen Staatsarchiv, enunció
un nuevo principio: principio de respeto al orden original o principio del orden original, donde se
indica el necesario respeto al orden que se ha dado en origen a los documentos.

Se puede decir que el principio de procedencia y de respeto al orden originario se fueron

construyendo de forma paralela y estrechamente ligados, aunque para algunos autores son
dos principios distintos, complementarios pero diferentes. Para ellos la prueba son las distintas
posturas que sobre el orden originario mantienen algunos teóricos de la archivística y las
mismas escuelas archivísticas de diferentes países, sin poner en tela de juicio el principio de
respeto a la procedencia de los fondos.

• Ciclo de vida de los documentos.

El record lifecycle, originariamente surgió en USA, dentro de su proceso de configuración

de los archivos federales, su sistema de archivos; un primer e importante paso fue la creación
de los National Archives, 1934, nacido con una finalidad muy clara: recoger todos los fondos
históricos de las administraciones federales y aquellas otras que tuvieran documentación de
interés nacional y que se pudieran rescatar de manos particulares; también tenía otra finalidad,
implementar un sistema totalmente nuevo que solucionase las necesidades documentales de la
administración federal que facilitase el desarrollo de las actividades de dicha administración.

Dicha administración experimentó un crecimiento exponencial en todos los órdenes, con

unas actividades cada vez mayores, y todas estas actividades debían ser actividades
documentadas y esto, a su vez, conllevó un crecimiento del volumen de la documentación
increíble. Al mismo tiempo se iban perfeccionando los medios de producción y reproducción de
los documentos, además, la información contenida en dichos documentos y el valor probatorio
de estos documentos constituían elementos críticos para el desarrollo de organizaciones cada
vez más complejas y competitivas, lo cual llevaba implícito la necesidad de datos para
planificar, información para ser usada en los litigios, etc.

La organización de los documentos se hizo crucial en su concepción clásica y vinculada a

la custodia y para la etapa en la que son necesarios para la actividad de las organizaciones,
por su importancia en la toma de decisiones. Por tanto, la gestión científica tiene su equivalente
en la gestión archivística: el control sistemático de los documentos y de la información.

Philip Coolidge Brooks.

www.trumanlibrary.org

8
 Centro de Formación <Auxiliar de Biblioteca> / www.auxiliardebiblioteca.com

Esta gestión se concibió como un conjunto de técnicas y de procedimientos orientados a

resolver la organización de los documentos mientras son necesarios para la conducción de las
actividades y de los asuntos propios de las organizaciones, concluyendo su actividad una vez
que son seleccionados para su conservación perpetua o su eliminación. Esta actividad fue
denominada records management, y se ocuparía en delante de aportar algunas soluciones que
fueran más allá de la actividad tradicional de la archivística, como era intervenir en la
producción misma de documentos, o en la fase de diseño de las políticas de simplificación y
racionalización del papeleo; sin embargo, su cuerpo de conocimiento y su actividad resultan de
naturaleza esencialmente archivística, ya que las herramientas sobre las que pivota (cuadro de
clasificación, calendario de conservación, instrumentos de descripción, la remisión, el archivos
intermedio, por citar las principales) son aportaciones originaria y netamente archivísticas (Cruz
Mundet, 2006)

A este principio que acabamos de describir, le dio vida Philip Coolidge Brooks, en una
reunión de la Society of American Archivists en 1940, con una ponencia titulada What record
shall we preserve?. Donde definió el concepto del record life cycle, dando cuerpo dogmático al
interés legítimo de los archiveros en la creación y gestión de los documentos. Creaba así uno
de los paradigmas más importantes de la archivística, señalando que el documento tiene una
vida similar a la de un organismo biológico, nace (fase de creación), vive (fase de
mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).

Solon J. Buck
Wikipedia

Este paradigma lo implementó Solon J. Buck, el segundo archivero de USA, quien puso
en marcha el sistema de gestión de documentos en la administración federal durante la
Segunda Guerra Mundial, esto fue formalizado en la Ley de Documentos Federales de 1950
(Federal Records Act), estableciéndose la gestión de documentos en toda la administración
federal.

Habría que entender que los documentos tienen una vida y esa vida se divide en fases:
desde que se planifican estos documentos ya podemos entrever una gestión archivística, una
vez creados, y normalmente durante un corto periodo, se usan intensivamente ya que son
necesarios para la resolución de los asuntos o gestiones administrativas, de las que son
pruebas; pasada esa fase se empiezan a utilizar menos y ya no es necesario su valor
probatorio y es cuando se decide si se elimina o se conserva, pasando a tener un valor distinto,
un valor de futuro y entonces se decide su conservación permanente, siendo su valor un valor
histórico.

En Europa se traduce esta vida de los documentos en distintos tipos de archivos: de

oficina, de gestión, intermedio e histórico, cada uno con sus variantes.