TEMA

04: Cuerpo de Auxiliares

Administrativos del Estado
(Estabilización)

Correo electrónico: conceptos

elementales y funcionamiento.
El entorno de trabajo.
Enviar, recibir, responder y reenviar
mensajes.
Creación de mensajes.
Reglas de mensaje.
Libreta de direcciones.

Bloque III. Ofimática.

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ÍNDICE:

I. CORREO ELECTRÓNICO: CONCEPTOS ELEMENTALES Y FUNCIONAMIENTO... 3

II. EL ENTORNO DE TRABAJO.................................................................................. 8
III. ENVIAR, RECIBIR, RESPONDER Y REENVIAR MENSAJES. ................................. 11
IV. CREACIÓN DE MENSAJES. ............................................................................... 14
V. REGLAS DE MENSAJE. ...................................................................................... 15
VI. LIBRETA DE DIRECCIONES. ............................................................................... 17

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1. CORREO ELECTRÓNICO: CONCEPTOS ELEMENTALES Y
FUNCIONAMIENTO.

Introducción.

Correo electrónico, o en inglés e-mail (electronic mail), es un servicio de red

que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también
denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante
sistemas de comunicación electrónicos.

El correo electrónico antecede a la Internet, y de hecho, para que ésta

pudiera ser creada, fue una herramienta crucial. El correo electrónico
comenzó a utilizarse en 1965 en una supercomputadora de tiempo
compartido y, para 1966, se había extendido rápidamente para utilizarse en
las redes de computadoras. En 1971 Ray Tomlinson incorporó el uso de la
arroba (@). Eligió la arroba como divisor entre el usuario y la computadora
en la que se aloja la casilla de correo porque no existía la arroba en ningún
nombre ni apellido. Desde entonces la arroba se lee "at" (en). Así,
usuario@máquina.com se lee usuario en máquina punto com.

Para que una persona pueda enviar un correo a otra, ambas han de tener
una dirección de correo electrónico. Esta dirección la tiene que dar un
proveedor de correo, que son quienes ofrecen el servicio de envío y
recepción. Es posible utilizar un programa específico de correo electrónico
(cliente de correo electrónico o MUA, del inglés Mail User Agent) o una
interfaz web, a la que se accede a través de un navegador web (programa
que permite visualizar la información que contiene una página web).

Para enviar un mensaje por correo electrónico es necesario, lógicamente,

conocer la dirección del destinatario o destinatarios. Además, en la mayoría
de programas, deberemos configurar los siguientes campos:

• Subject o asunto: refleja el tema del mensaje, de forma breve.

• Copias a otros destinatarios (CC): además de al destinatario

principal. La lista de destinatarios aquí introducida aparece en todos
los mensajes, por lo que cada uno de ellos sabrá a qué otros
usuarios se ha remitido el mensaje.

• Copias ocultas (CCO): destinatarios cuya dirección no figurará en el

mensaje, por lo que los demás no conocerán que ha recibido el
mismo.

Definiciones y términos.

Los protocolos utilizados en el correo electrónico son:

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 • SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, protocolo de transferencia
sencilla de correo). Es el principal protocolo de correo electrónico.
Lo utilizan los servidores para transferirse mensajes, y también lo
utilizan los cliente para enviar mensajes.

• POP3 (Post Office Portocol, protocolo de oficina postal). Permite

recibir mensajes, solicita autentificación al usuario antes de
devolverle sus mensajes, sin embargo, la contraseña se envía sin
encriptar. Lo habitual con este protocolo es que el usuario
descargue los mensajes del servidor y los almacene en su
ordenador.

• IMAP y HTTP (Internet Message Access Protocol, protocolo de

acceso a mensajes). El Protocolo de acceso a mensajes de Internet
(IMAP, Internet Message Access Protocol) y el Protocolo de
transferencia de hipertexto (HTTP, Hypertext Transfer Protocol) son
protocolos de Internet para obtener acceso a los mensajes que se
almacenan en un servidor.

Con IMAP o HTTP, puede abrir el correo electrónico desde cualquier

equipo que disponga de una conexión a Internet. Una vez
configurada la cuenta IMAP, puede especificar las carpetas que
desea mostrar y las que desea ocultar. La cuenta HTTP siempre
muestra todas las carpetas disponibles. Utilizan contraseñas
encriptadas.

• MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions, extensiones de correo

multipropósito). Es una extensión del formato de los correos
electrónicos para permitir no sólo mensajes de texto ASCII.

Al enviar un mensaje, el ordenador transmite el SMTP. Este servidor coge

nuestro mensaje, examina la dirección del destinatario y decide la mejor
ruta para que llegue al destino.

El mensaje va saltando por distintos ordenadores hasta llegar al servidor POP

del destinatario, el cual lo transfiere al ordenador final. Puede pasar que en
su camino haya algún ordenador fuera de servicio, entonces se guarda el
mensaje hasta que se solucione el problema, momento en el que se volverá
a enviar.

Proveedores de correo.

Hay varios tipos de proveedores de correo, que se diferencian sobre todo

por la calidad del servicio que ofrecen. Básicamente, se pueden dividir en
dos tipos:

• Los correos gratuitos.

• Los de pago.

Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de
publicidad: unos, incrustada en cada mensaje, y otros, en la interfaz que se
usa para leer el correo.

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 Muchos sólo permiten ver el correo desde un sitio web propio del proveedor,
para asegurarse de que los usuarios reciben la publicidad que se encuentra
ahí. En cambio, otros permiten también usar un programa de correo
configurado para que se descargue el correo de forma automática.

Una desventaja de estos correos es que, en cada dirección, la parte que

hay a la derecha de la @ muestra el nombre del proveedor. Este tipo de
direcciones desagradan a algunos (sobre todo, a empresas) y por eso es
común comprar o registrar gratuitamente (en ciertos países) un dominio
propio, para dar un aspecto más profesional.

Los principales proveedores de servicios de correo electrónico gratuito son:

• Gmail.com el correo gratuito más popular. Gmail es posiblemente el

mejor proveedor de servicios de correo electrónico gratuito en el
momento.
• Outlook.com
• Zoho Mail
• Mail.com
• Yahoo!
• GMX
• Hushmail
• Inbox.com

Los correos de pago, normalmente, ofrecen todos los servicios disponibles. Es

el tipo de correo que un proveedor de Internet da cuando se contrata la
conexión.

También es muy común que una empresa registradora de dominios venda,

junto con el dominio, varias cuentas de correo para usar junto con ese
dominio. Casi todos los proveedores de correo dan el servicio de correo
web: permiten enviar y recibir correos mediante un sitio web diseñado para
ello, y por tanto usando sólo un navegador web.

El correo web es cómodo para mucha gente, pues permite ver y almacenar
los mensajes desde cualquier sitio (en un servidor remoto, accesible por el
sitio web) en vez de en un ordenador personal concreto.

Como desventaja, es difícil de ampliar con otras funcionalidades, pues el

sitio ofrece un conjunto de servicios concretos y no podemos cambiarlos.
Además, suele ser más lento que un programa de correo, ya que hay que
estar continuamente conectado a sitios web y leer los correos de uno en
uno.

Clientes de correo.

También están los clientes de correo electrónico, que son programas para
gestionar los mensajes recibidos y poder escribir nuevos.

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 Suelen incorporar muchas más funcionalidades que el correo web, ya que
todo el control del correo pasa a estar en el ordenador del usuario. Por
ejemplo, algunos incorporan potentes filtros anti-correo (AntiSPAM) no
deseado.

Como desventaja, necesitan que el proveedor de correo ofrezca este

servicio, ya que no todos permiten usar un programa especializado
(algunos sólo dan correo web). En caso de que sí lo permita, el proveedor
tiene que explicar detalladamente cómo hay que configurar el
programa de correo.

Esta información siempre está en su sitio web, ya que es imprescindible para

poder hacer funcionar el programa, y es distinta en cada proveedor. Entre
los datos necesarios están: el tipo de conexión (POP o IMAP), la dirección
del servidor de correo, y el nombre de usuario y contraseña. Con estos
datos, el programa ya es capaz de obtener y descargar nuestro correo.

El funcionamiento de un programa de correo es muy diferente al de un

correo web: un programa de correo descarga de golpe todos los mensajes
que tenemos disponibles, y luego pueden ser leídos sin estar conectados a
Internet (además, se quedan grabados en el ordenador).

En cambio, en un sitio web se leen de uno en uno, y hay que estar

conectado a la red todo el tiempo. Los principales programas que realizan
las funciones de cliente de correo electrónico son:

• Windows Live Mail: Windows.

• Evolution: GNU/Linux.
• Mail: Mac OS X e iOS.
• Outlook Express: Windows.
• Thunderbird: Windows, GNU/Linux, Mac OS X.

Inconveniente.

El principal problema actual es el correo no deseado, que se refiere a la

recepción de correos no solicitados, normalmente de publicidad engañosa.
Además del correo no deseado, existen otros problemas que afectan a la
seguridad y veracidad de este medio de comunicación (virus, suplantación
de identidad, hoaxes, etc.)

Como precauciones a adoptar, se recomiendan las siguientes:

• Cuando recibamos un mensaje de correo electrónico que hable de

algo que desconocemos (aunque nos lo haya mandado alguien
que conocemos) conviene consultar su veracidad (por ejemplo, a
partir de buscadores de la web, tratando de consultar en el sitio
web de la supuesta fuente de la información o en webs serias,
fiables y especializadas en el tipo de información en cuestión).

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 Cuando el mensaje recibido lleve uno o varios ficheros adjuntos
tendremos cuidado, especialmente si el mensaje nos lo manda
alguien que no conocemos. Hay peligro de que los archivos
contengan virus (u otro tipo de malware). Sólo los abriremos si
estamos seguros de su procedencia e inocuidad.

• Sólo si estamos seguros de que lo que dice el mensaje es cierto e

importante de ser conocido por nuestros contactos lo reenviaremos,
teniendo cuidado de poner las direcciones de correo electrónico
de los destinatarios en la casilla CCO (puede ser necesario poner
sólo nuestra dirección de correo electrónico en la casilla Para) y
borrando del cuerpo del mensaje encabezados previos con
direcciones de correo electrónico.

• Cuando en un mensaje sospechoso se nos ofrezca darnos de baja

de futura recepción de mensajes o de un boletín no haremos caso,
es decir, no responderemos el mensaje, ni escribiremos a ninguna
dirección supuestamente creada para tal fin (del tipo
bajas@xxxxxxx.es o unsubscribe@xxxxxxx.com), ni pincharemos sobre
un enlace para ello.

Si hiciéramos algo de lo citado confirmaríamos a los remitentes de

correo basura que nuestra cuenta de correo electrónico existe y
está activa y, en adelante, recibiríamos más mensajes no deseados.

Si nuestro proveedor de correo lo ofrece podemos pinchar en "Es

spam" o "Correo no deseado" o "Marcar como spam". Así
ayudaremos a combatir el correo basura.

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2. EL ENTORNO DE TRABAJO.

Microsoft Outlook 2019.

Microsoft Outlook 2019 es una de los programas desarrollados por Microsoft

y sigue la estructura y tipo de funcionamiento a través de cintas de
opciones de programas como Word, Excel o Access.

Pestañas del programa.

• Archivo: contiene las opciones básicas de guardar, imprimir o incluso

configurar datos y páginas, y opciones generales del programa.

• Inicio: contiene las funciones básicas de Microsoft Outlook 2019.

• Enviar y Recibir: contiene todas las opciones necesarias para enviar y

también recibir mensajes.

• Carpeta: contiene herramientas que permiten organizar de una

manera más profesional el correo.

• Vista: contiene opciones para poder modificar la visualización del

contenido de la pantalla principal.

Al iniciar Outlook 2019, nos mostraran una ventana, la cual se puede dividir
en las siguientes partes.

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 Nº NOMBRE DESCRIPCIÓN

Almacenan de manera
1 PESTAÑAS organizada las opciones de la
barra de herramientas.
Herramientas a usar por el
CINTA O BARRA DE
2 usuario clasificadas por
HERRAMIENTAS
acciones.
Muestra el contenido de los
3 PANEL DE LECTURA
mensajes.
Muestra todas las carpetas
4 CARPETAS DE CORREO donde se pueden alojar los
mensajes.
Para acceder al correo, tareas,
5 OTRAS HERRAMIENTAS
agenda de contactos, ….
Cambia el zoom de la página y
6 OPCIONES DE VISTA
la forma de la vista.

Elementos comunes a los programas de correo electrónico.

El manejo del correo en Outlook 2019 es muy rápido e intuitivo, con una
sencilla vista rápida para reconocer sus opciones. Lo primero sería ver la
zona del "Correo" lo que llamamos "Las carpetas del correo'; que muestra las
opciones más comunes del servidor de correo.

Al lado de cada opción aparece un número, que se corresponde con la

cantidad de elementos que están sin leer en cada una de las carpetas.

• Bandeja de entrada: contendrá todos los mensajes entrantes, es

decir todos los mensajes que nos llegan del servidor de correo.

• Borrador cuando creamos un mensaje y elegimos Guardar, este

pasa al borrador en espera de ser enviado posteriormente.

• Elementos enviados contiene todos los mensajes que se han

enviados desde nuestro programa de correo. Cuando se envía un
mensaje va directamente a la bandeja de salida y cuando ya se ha
enviado, desparece de esta y pasa a elementos enviados.

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• Elementos eliminados: al eliminar cualquier mensaje (tecla SUPR), o
cualquier grupo de mensajes (selección alternativa “ALT+CLIC en
cada uno de los mensajes”, o selección múltiple “seleccionamos el
primero y pulsamos MAY+CLIC en el último”) y luego también
pulsamos SUPR, estos van directamente a elementos eliminados. Si
deseamos eliminar cualquier mensaje y que no vaya a elementos
eliminados, deberemos mantener pulsada la tecla de MAY sobre el
mensaje o mensajes seleccionados y a continuación pulsar la tecla
de SUPR.

• Bandeja de salida: en el momento de crear un mensaje y enviarlo,

este pasa a la bandeja de salida, mientras no salga de dicha
bandeja, el mensaje aún no se ha enviado.

• Correo no deseado contiene todos los mensajes que no han sido

solicitados y que no son esperados por el usuario que los recibe.

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3. ENVIAR, RECIBIR, RESPONDER Y REENVIAR MENSAJES.

Outlook 2019.

Enviar un mensaje de correo:

1. Haga clic en Correo electrónico nuevo o presione Ctrl + N.

2. Si hay varias cuentas de correo configuradas en Microsoft Outlook,

aparecerá el botón De y se mostrará la cuenta desde la que se
enviará el mensaje. Para cambiar la cuenta, haga clic en De y elija la
cuenta.

3. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.

4. Escriba los nombres o las direcciones de correo de los destinatarios en

los cuadros Para, CC o CCO. Separe con punto y coma cuando
escriba más de un destinatario.

CC:

CC son las siglas en inglés de Carbon Copy, o Copia de Carbón

o también llamado Con Copia. En este campo se debe incluir a
aquellas personas a las que se quiere enviar el mensaje, para
que estén enterados, sin que el mensaje original esté dirigido a
ellos.

Aquellos que estén en el campo CC de un correo no tienen

obligación de responderlo, aunque podrán hacerlo si tienen
algo que aportar. Para ello, lo más común es pulsar Responder a
todos. Esta opción incluirá a todos los destinatarios (Para y CC)
en la respuesta.

CCO:

CCO son las siglas en español de Copia de Carbón Oculta o,

Con Copia Oculta. El funcionamiento es el mismo que en CC,
con la única diferencia de que los destinatarios no podrán ver a
aquellas personas a las que se les ha enviado la copia oculta.

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 Para seleccionar los nombres de los destinatarios de una de las listas de
la Libreta de direcciones, haga clic en Para, CC o CCO y después en
los nombres que busca.

No veo el cuadro CCO. ¿Cómo puedo activarlo?

Para ver el cuadro CCO en este y en todos los mensajes futuros, en la

pestaña Opciones, en el grupo Mostrar campos, haga clic en CCO.

5. Haga clic en Adjuntar archivo para agregar datos adjuntos. O haga

clic en Adjuntar elemento para adjuntar elementos de Outlook, como
mensajes de correo electrónico, contactos, tareas o elementos de
calendario.

6. Después de finalizar la redacción del mensaje, seleccione Enviar.

Adjuntar un archivo a un mensaje.

1. Cree un mensaje, o para un mensaje existente, haga clic en

Responder, Responder a todos o Reenviar.

2. En la ventana del mensaje, haga clic en mensaje.

3. En el grupo Incluir, haga clic en Adjuntar archivo.

4. Busque y haga clic en el archivo que desea adjuntar y, a

continuación, haga clic en Insertar.

Recibir mensajes.

Al ejecutar Outlook, si se encuentra conectado a Internet,

automáticamente hace un escaneo por las cuentas para ver si existen
mensajes nuevos. Si existen se almacenan en la bandeja de entrada de la
cuenta de correo correspondiente.

También es posible ejecutar ese escaneo de forma manual haciendo clic

sobre el botón Enviar y recibir todas las cuentas de la barra de acceso
rápido o de la ficha Enviar o Recibir. Al pulsar sobre este botón aparece el
cuadro de diálogo Progreso de envío o recepción de Outlook donde le
informa sobre las operaciones realizadas, si ha tenido éxito la descarga del
servidor de correo o no.

Outlook incluye una utilidad de filtrado automático para que determinados

mensajes pasen directamente a la carpeta de Correo electrónico no
deseado y no se almacenen en la bandeja de entrada.

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 Si espera un correo de una determinada persona y no lo recibe en la
bandeja de entrada, compruebe que Outlook no lo haya colocado en esta
carpeta.

Responder el correo.

Cuando selecciona un mensaje y pulsa el botón Responder situado en

la ficha Inicio o Mensaje, se abrirá una ventana de Mensaje nuevo, el
remitente del mensaje original se agrega automáticamente en el cuadro
Para, añade RE: al principio de la línea de Asunto y sitúa el punto de
inserción al principio del mensaje. Sin embargo, si pulsa el botón
Responder a todos, se creará un mensaje y se dirige al remitente y a
cualquier destinatario adicional del mensaje original.

Por defecto, todas las respuestas incluyen el texto completo del mensaje
original, separado del texto de respuesta mediante una línea.

Reenviar el correo.

Cuando desea enviar un mensaje que ha recibido de una persona a otra

tercera, seleccione el mensaje y pulse el botón Reenviar situado en el
grupo Responder de las fichas Inicio o Mensaje para abrir la ventana de
Mensaje nuevo con el contenido del mensaje original. Escriba una o más
direcciones, añada comentario personal y pulse el botón Enviar.

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4. CREACIÓN DE MENSAJES.

1. Haga clic en inicio > nuevo correo electrónico o presione CTRL + N.

2. Si se han configurado varias cuentas de correo electrónico, aparece el

botón de y se muestra la cuenta que enviará el mensaje. Para cambiar la
cuenta, haga clic en de.

3. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.

4. Escriba los nombres o las direcciones de correo de los destinatarios en los

cuadros Para, CC o CCO. Separe con punto y coma cuando escriba más
de un destinatario. Para seleccionar los nombres de los destinatarios de una
de las listas de la Libreta de direcciones, haga clic en Para, CC o CCO y
después en los nombres que busca.

5. Haga clic en Adjuntar archivo para agregar datos adjuntos. También puede
hacer clic en Adjuntar elemento para adjuntar elementos de Outlook, como
mensajes de correo electrónico, tareas, contactos o elementos de
calendario. Si no le gusta la fuente o el estilo de su correo, puede cambiar
su aspecto. También es una buena idea revisar la ortografía de tu mensaje
antes de enviarlo.

6. Después de finalizar la redacción del mensaje, seleccione Enviar.

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5. REGLAS DE MENSAJE.

Las reglas le permiten mover, marcar y responder a mensajes de correo

electrónico automáticamente. También puede usar reglas para reproducir
sonidos, mover mensajes a carpetas o mostrar alertas de nuevos elementos.

La regla más común es una que le permite mover un elemento de un

remitente determinado o con determinadas palabras en la línea de asunto a
otra carpeta. Puede crear esta regla directamente desde un mensaje que
haya recibido.

1. Haga clic derecho en un mensaje en la Bandeja de entrada o en otra

carpeta de correo electrónico y seleccione Reglas.

2. Seleccione una de las opciones. Outlook automáticamente sugiere

crear una regla basada en el remitente y los destinatarios. Para ver
más opciones, seleccione Crear regla.

3. En el cuadro de diálogo Crear regla, seleccione una o varias de las tres

primeras casillas de verificación.

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 4. En la sección Haga lo siguiente, si desea la regla para mover un
mensaje a una carpeta, active la casilla Mover el elemento a la
carpeta; a continuación, seleccione la carpeta en el cuadro de
diálogo Seleccionar carpeta que aparece y, a continuación, haga clic
en Aceptar.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.

Eliminar una regla.

Puede eliminar una regla cuando ya no la necesite.

1. En la pestaña Archivo, elija Administrar reglas y alertas.

2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la pestaña Reglas de

correo electrónico, elija la regla que quiera eliminar.

3. Elija Eliminar > Aceptar.

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6. LIBRETA DE DIRECCIONES.

Libreta de direcciones es una colección de libretas de direcciones que puede

utilizar para almacenar nombres, direcciones de correo electrónico, números
de fax y listas de distribución.

Para acceder a la libreta de direcciones haga clic en el botón Libreta de

direcciones del grupo Buscar situado en la ficha Inicio.

Outlook mostrará a lista de contactos con los grupos y contactos

almacenados en ella.

La carpeta Contactos de Microsoft Outlook es la ubicación en la que se

organiza y guarda la información acerca de las personas, las organizaciones y
las empresas.

Para añadir un nuevo contacto siga uno de estos procedimientos.

Agregar un contacto desde cero.

1. Haga clic en Personas en la parte inferior de la pantalla.

2. En el menú Archivo, seleccione Nuevo contacto o presione Ctrl+N.

Sugerencia: Para crear un contacto desde otra carpeta Outlook,

presione Ctrl+Mayús+C.

3. Escriba un nombre y cualquier otra información que quiera incluir para

el contacto.

4. Si desea crear inmediatamente otro contacto, elija Guardar & Nuevo

(de esta forma, no tiene que volver a empezar para cada contacto).

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 Sugerencias:

• Para agregar otro contacto de la misma compañía, elija la

flecha abajo junto a Guardar & Nuevo y, a continuación,
elija Contacto de la misma compañía.

5. Cuando haya terminado de escribir nuevos contactos, elija Guardar &

Cerrar.

Puede capturar y organizar información sobre las personas guardando

nuevos contactos en la libreta de direcciones. Los contactos son como
tarjetas electrónicas que guarda la información de contacto de una
persona. Un contacto puede ser tan básico como un nombre y una
dirección de correo electrónico, o incluir más información, como una
dirección de calle, varios números de teléfono y una imagen de perfil.

Tiene el control de qué información se agrega (y actualiza y quita) a

una tarjeta de contacto.

Una vez que haya guardado a alguien como contacto, puede escribir
las primeras letras de su nombre en un correo electrónico y Outlook
rellenará su dirección de correo electrónico por usted.

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 O con unos pocos clics, puede llamar a esa persona sin tener que
buscar su número de teléfono.

Buscar personas y contactos.

1. Haga clic en Usuarios en la parte inferior de la pantalla.

2. Sobre la lista de contactos, haga clic en el cuadro Buscar contactos.

3. Empiece escribiendo el nombre de la persona u otra información que

desee buscar, como un número telefónico o el nombre de una
compañía.

4. Seleccione la persona que desee en los resultados de la búsqueda.

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Queda prohibida la reproducción total o parcial por cualquier medio de
nuestras ediciones, incluido el escaneo a soporte digital, así como la
indexación temática del texto mediante sistemas de reconocimiento óptico de
caracteres para uso individual, en redes informáticas o bases de datos,
públicas o privadas, independientemente de su fin, salvo autorización por
escrito de la editorial.

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