ADMIN 07 Correo Electronico
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7 Libreta de direcciones.
ADMINISTRATIVOS ESTADO (versión 062021)
Las cuentas de correo POP3 e IMAP son las que están disponibles al contratar un
servicio de hosting. Hace unos años, también nos suministraba una cuenta de correo
POP3 nuestro Proveedor de Servicios de Internet (ISP), que es la empresa a través de
la cual tenemos acceso a Internet (Movistar, Vodafone,…). Pero actualmente, no
suelen facilitarnos ya una cuenta de este tipo, ya que el usuario puede crearse una
cuenta de correo web, tipo Gmail, por ejemplo.
Las cuentas de correo HTTP son aquellas que se consiguen dándonos de alta en
un servicio de correo web, como Gmail.
posteriormente, los mensajes son eliminados del servidor y la conexión finalizada. Este
proceso permite que el usuario pueda acceder a su cuenta de correo electrónico, así
como abrir y editar sus mensajes, sin que el cliente y el servidor estén conectados. El
proceso de descarga de la información dependerá del tamaño de los mensajes y de sus
archivos adjuntos. Cada mensaje puede ser descargado únicamente por un cliente
POP3.
Para manejar este tipo de cuentas de correo es necesario tener un cliente de
correo (Windows Mail, Microsoft Outlook, Eudora, Mozilla Thunderbird,…) con
nuestra cuenta de correo configurada (se explica más adelante la forma de configurar
la cuenta).
5. Más adelante (quizás días después), Bea aprieta el botón "Recibir nuevo
correo" en su programa cliente de correo. Esto empieza una conexión,
mediante el protocolo POP3 o IMAP (en las cuentas IMAP funciona todo igual,
excepto una diferencia que se comentará posteriormente), al ordenador que
está guardando los correos nuevos que le han llegado. Este ordenador
(pop3.b.com) es el mismo que el del paso anterior (mx.b.com), ya que se
encarga tanto de recibir correos del exterior como de entregárselos a sus
usuarios. En el esquema, Bea recibe el mensaje de Ana mediante el protocolo
POP3.
Otro inconveniente de este tipo de cuentas es que si vamos a otro equipo, para
poder consultar nuestro correo tendríamos que configurar en ese ordenador la cuenta
de correo (puede ser que no recordemos los nombres de los servidores de correo de
nuestro proveedor). Para evitar este inconveniente, la empresa que gestiona las
cuentas POP3 e IMAP (hosting web) permite consultar el correo a través de una
página web (desde el cliente de correo podemos indicar el número de días que
permanece una copia del mensaje en el servidor, aunque los mensajes se hayan
descargado). De esa forma, se puede consultar el correo desde otro equipo.
La principal ventaja de estas cuentas es que, una vez descargados los mensajes,
podemos hacer con ellos distintas acciones: leerlos, borrarlos, organizarlos, aunque no
estemos conectados a Internet, ya que están almacenados en el disco duro de nuestro
ordenador.
Con este tipo de cuentas tenemos acceso a las carpetas de correo del servidor de
correo y podemos almacenar y procesar el correo sin necesidad de descargarlo en el
equipo en el que trabajamos.
Con IMAP ahorramos tiempo, ya que podemos ver los encabezados de los
mensajes de correo electrónico, el remitente y el tema del mensaje y, a continuación,
descargar sólo aquellos mensajes que nos interese leer. El correo se guarda en el
servidor de correo, algo que suele ser seguro, y las copias de seguridad las realiza el
administrador de correo o el proveedor de alojamiento.
El principal inconveniente es que suele ser un acceso algo más lento, ya que
mientras estamos trabajando con nuestros mensajes, tenemos que estar
permanentemente conectados a Internet. Y no podemos acceder a los mensajes si falla
en un momento determinado nuestro acceso a Internet.
Una vez creada la cuenta podemos acceder a ella a través de la pestaña Archivo
Información Configuración de la cuenta. Para entrar a modificar la cuenta,
bastará dar dos golpes sobre ella o bien, seleccionarla y pulsar el botón Cambiar.
Podemos crear varias cuentas de correo para ser gestionadas todas ellas desde
el mismo cliente de correo. En ese caso, cuando recibimos un correo podemos ver a
qué cuenta la han mandado y, cuando enviamos nosotros correo, hacerlo con una
cuenta u otra.
Por tanto, desde el cliente de correo podemos centralizar los envíos y
recepciones de cuentas de correo distintas.
EL ENTORNO DE TRABAJO
Podremos enviar mensajes, leer los mensajes que hemos recibido y después,
eliminarlos, responderlos o reenviarlos.
Panel de
carpetas Lista de mensajes:
Mensajes que
tenemos en la carpeta
que está seleccionada
PANEL DE CARPETAS
En el Panel de carpetas aparecen los siguientes elementos:
Fuentes RSS: Really Simple Syndication (RSS) constituye una forma rápida
de leer las últimas actualizaciones de nuestros sitios web favoritos.
Muchos sitios web ofrecen Fuentes RSS para que, cuando se publique un
artículo de noticias o un resumen de un artículo, también se
envíe a la carpeta Fuente RSS en Outlook. Para suscribirse
debemos tener la URL de la fuente RSS, como por ejemplo:
http://msn.com/rss/news.aspx.
En todos los casos podremos actuar como en la Bandeja de Entrada para ver los
mensajes. Al colocarnos en una de estas carpetas, en el panel Lista de mensajes,
aparecen los mensajes contenidos en esa carpeta. Y al pulsar sobre uno de ellos
aparece en la parte derecha el mensaje, en el Panel de Vista Previa del Mensaje.
Un mensaje también puede verse pulsando doble clic sobre él. El mensaje se
abrirá en una ventana independiente.
También podemos crear todas las carpetas que consideremos
necesarias para tener nuestros mensajes bien organizados
(seleccionando la cuenta de correo y pestaña Carpeta Nueva
carpeta (CTRL + MAY + E), o bien, botón derecho en la cuenta).
En la pestaña Vista Panel de carpetas podemos mostrar el
panel de carpetas, desactivarlo, o minimizarlo. También podemos
poner en este panel la sección Favoritos (y añadir a esta sección la
carpeta que nos interese).
PANEL DE LECTURA
Panel en el que se visualiza el mensaje que seleccionamos en el panel de Lista de
mensajes.
ADJUNTAR ARCHIVOS
A un mensaje que enviamos podemos adjuntarle uno o varios archivos.
Las cuentas de correo web suelen tener limitaciones al adjuntar archivos (por
ejemplo, que un archivo no sea mayor que cierto tamaño y que adjuntemos
como máximo un número determinado de archivos).
Para adjuntar archivos pulsaremos el botón Adjuntar archivo (de la pestaña
Mensaje). Se mostrará una ventana donde podemos elegir qué archivos queremos
adjuntar (se pueden elegir varios a la vez).
Una vez elegidos, aparecerá un apartado donde se verán los
ficheros que hemos adjuntado. Si alguno de ellos lo queremos
quitar, bastará seleccionarlo con un clic y pulsar la tecla SUPR.
También los podemos abrir para visualizarlos haciendo dos clics en
el archivo. Y en cada fichero adjunto aparece un desplegable con
varias opciones: Abrir (2 clics), Impresión rápida, Guardar como,
Quitar datos adjuntos (SUPR) y Copiar.
FIRMAR UN MENSAJE
Podemos crear una firma para firmar nuestros mensajes. Para ello
acceder a la pestaña Mensaje botón Firma Firmas. Podremos crear una
firma con un texto que insertaremos o cogiéndola de un archivo; y también
podemos indicar si queremos poner o no la firma de forma automática, tanto
en los mensajes nuevos como en los reenvíos
y respuestas.
Si la firma no se inserta de forma
automática, firmaremos los mensajes con el
botón Firma y eligiendo la firma deseada (si
hemos creado varias firmas distintas,
aparecerían todas y podemos seleccionar la
que nos interesa).
RECEPCIÓN DE MENSAJES
Cuando conectamos a Internet y accedemos al cliente de correo
electrónico Outlook, podemos recibir automáticamente los mensajes.
Para ello acceder a la pestaña Archivo Opciones Avanzado y
activar Enviar inmediatamente al conectarse.
Si esto no es así, tendremos que pulsar el botón Enviar y Recibir todas las
carpetas (F9).
También podemos hacer que Microsoft Outlook compruebe periódicamente si
han llegado nuevos mensajes al buzón. Para ello, al lado de la opción que acabamos
de comentar, pulsar el botón Enviar y recibir y activar la opción Programar el envío y
recepción automáticos cada xx minutos.
En la pestaña Archivo Opciones Avanzado, también hay otra opción para
que Windows emita un aviso sonoro al llegar un mensaje.
Si el mensaje lleva ficheros adjuntos veremos el dibujo de
un clip al lado del mensaje en el Panel de Lista de mensajes.
Abrimos el mensaje con dos clics y visualizaremos además del
mensaje los ficheros adjuntos. Pulsando sobre ellos dos clics
podemos abrirlos (opción Abrir). En cada archivo adjunto
aparece un desplegable con opciones para Abrir el archivo,
Imprimirlo, Guardar (ese archivo o todos), Quitar datos adjuntos
y Copiar.
En las cuentas de correo web, como accedemos a ellas a través de una página
web, se actualiza cada vez que realizamos alguna acción en pantalla, por lo que
recibimos inmediatamente los mensajes.
RESPONDER MENSAJES
Una vez leído un mensaje, podemos realizar varias tareas. Una de ellas es
responder al mensaje.
Para ello, pulsaremos el botón Responder (CTRL + R) de la cinta de
opciones (pestaña Mensaje o pestaña Inicio) si queremos enviarle una
respuesta al que envió el mensaje. Aparecerá la ventana para mandarle el
mensaje y el destinatario del mensaje ya estará rellenado (con el email del
remitente del mensaje).
También aparece rellenado el asunto, en el que pondrá “RE: xxx”, siendo xxx el
asunto del mensaje original (si se desea se puede borrar todo el asunto y poner en su
lugar lo que queramos).
En el cuerpo del mensaje aparecerá el mensaje que nos enviaron y la
contestación se sitúa encima. Si no queremos incluir en la respuesta el mensaje
original, podemos borrarlo. Y para que no salga nunca, en la pestaña Archivo
Opciones Correo, tenemos diversas opciones para incluirlo o no y cómo hacerlo,
bien sea al responder un mensaje o al reenviarlo.
REENVIAR MENSAJES
Un mensaje que nos ha llegado podemos reenviarlo a otros usuarios.
Para ello pulsar el botón Reenviar (CTRL + F) que se encuentra en la pestaña
Mensaje (si tenemos el mensaje en una ventana) o en la pestaña Inicio (de la
pantalla principal de Outlook). Tendremos que rellenar todos los datos,
excepto el asunto, que suele salir automático. Microsoft Outlook nos pondrá en el
asunto “RV: xxx”, siendo xxx el asunto original. Como antes, se puede dejar o se puede
cambiar.
En las cuentas web es todo similar (a veces aparece FW: en lugar de RV:).
CONTACTOS
En la parte inferior izquierda de la pantalla aparece el botón PERSONAS. Al pulsar
este botón accedemos a la ventana CONTACTOS, donde podemos crear contactos, o
elegir un contacto para enviarle un correo electrónico o programar una reunión.
Desde la pantalla de CONTACTOS se pueden crear nuevos contactos, crear
grupos, ver los datos que más nos interesen en diferentes vistas,… Se pueden crear
carpetas para tener los contactos clasificados. En resumen, una completa agenda de
todos nuestros contactos:
Agregar contacto: Pulsar el botón Nuevo contacto (CTRL + U).
Aparece una ficha donde podemos dar el nombre completo del
contacto, empresa de trabajo, números de teléfono de contacto,
dirección postal, página web o fotografía del contacto.
REGLAS DE MENSAJE
Podemos poner reglas de mensaje para que cuando lleguen los mensajes se
realicen distintas tareas con ellos, dependiendo
cómo sea el contenido del mensaje.
A partir de este momento, todos los mensajes que lleguen a nuestro correo del
remitente PLUS ULTRA FORMACION (nombre del contacto que tenemos
guardado) se moverán de forma
automática a la carpeta PLUS ULTRA,
excepto si en el asunto aparece la
palabra URGENTE.
REUNIÓN
Al programar una reunión, podemos enviar
una invitación de reunión a una o más personas.
Outlook realiza un seguimiento de los usuarios que
aceptan la solicitud y reserva tiempo en el
calendario para la reunión. Cuando creamos una
solicitud de reunión, podemos agregar datos
adjuntos o establecer una ubicación.
Para programar una reunión lo haremos por el
botón Nuevos elementos Reunión. Una vez
rellenados los datos y enviado el mensaje, en el
calendario se marca el evento de dicha reunión.
CITA
Las citas son actividades programadas en el calendario que no implican invitar a
otras personas ni reservar recursos. Puede convertir una cita en una reunión
agregando asistentes.
Mediante una cita podemos realizar una anotación en el calendario.
Para crear una cita iremos al botón Nuevos elementos Cita (CTRL + MAY + A).
Nos pedirá el Asunto, la Ubicación, Hora de inicio y finalización y podemos añadir el
texto que nos interese.
TAREA
Outlook permite que le indiquemos cuales son nuestras tareas a realizar,
establecer su detalle y determinar cuando éstas deben finalizarse. Con esta
información, la aplicación nos ayuda a organizar nuestro trabajo, indicando lo que
debemos hacer en el día de hoy, que se encuentra terminado y que llevamos con
retraso.
No hay que confundir las tareas con el calendario. El calendario se utiliza para
organizar los eventos que debemos atender en un momento determinado del tiempo,
pudiendo requerir de una ubicación y de unos participantes, como por ejemplo las
reuniones. En cambio, las tareas no deben realizarse en un momento concreto,
pueden tener una fecha de inicio / fin, pero son acciones que pueden realizarse en
cualquier momento.
NOTA
Outlook permite crear notas tipo post-it. Para ello acceder a la opción Notas
(esquina inferior izquierda, pulsar botón tres puntos y elegir Notas).
Elegir los
Correo botones que
electrónico aparecen en
esta zona y el
orden
Tareas
Calendario
Personas (contactos)
Una vez escritas las notas, se pueden ver de diversas formas y se pueden
reenviar como adjunto de un mensaje de correo electrónico.
CALENDARIO
1
Este documento ha sido extraído de documentación publicada por la empresa ARSYS INTERNET S.L.
GOOGLE DRIVE
Otra de las facilidades que nos ofrece es que podemos tenerlo en cualquier
dispositivo, siempre sincronizado, y por lo tanto consultar cualquier documento que
tengamos en la nube de Drive. Incluso si estamos sin conexión, los cambios que
hagamos en nuestros documentos de Drive se subirán automáticamente a la nube en
cuanto la recuperemos.
GOOGLE GROUPS
Dentro del entorno de Gmail también encontramos Google Groups, con el que
podemos crear listas de correo de forma sencilla, incluyendo a varios clientes,
miembros de la empresa o de un departamento, por ejemplo. Enviando un email a la
2
Este apartado se ha extraído, en su mayor parte, de la página web:
https://ticnegocios.camaravalencia.com/servicios/tendencias/herramientas-colaborativas-para-
trabajar-en-la-nube-google-y-microsoft/.
Puedes acceder a esta página donde encontrarás vídeos que explican cada herramienta.
GOOGLE CALENDAR
MICROSOFT ONEDRIVE
3
Office Online es gratuita; no confundir con Office 365, en la que hay que pagar una suscripción anual o
mensual (según le interese al usuario). Office 365 tiene más aplicaciones, como por ejemplo, Access. Al
contratar Office 365 Microsoft nos asigna también almacenamiento en OneDrive (1 Tb), y según el plan
elegido, otras opciones, como puede ser SharePoint, Skype empresarial, Buzón de correo con 50 Gb y
envío de adjuntos hasta 150 Mb, Microsoft Teams (solución completa de chats y reuniones en línea
entre varios usuarios realizando videoconferencias) …
Más información sobre esta posibilidad y los distintos planes en la web de Microsoft
Web App, y OneNote Web App. De esta forma, Microsoft se subió a la nube en un
cambio de estrategia que muchos esperaban dado que, de lo contrario, en poco
tiempo Google podría hacerse con mucho más mercado del que ya tenía. Con Office
Online, como ocurre con Google Drive, podremos crear y compartir archivos en la
nube con otros usuarios.
A los programas clásicos, Microsoft Office Online sumó después Office Sway, un
programa de presentación de diapositivas o vídeos en línea, y también Docs.com, un
sitio web donde los usuarios pueden descubrir, subir y compartir documentos de
Office en su página de perfil de Microsoft o Facebook.
SKYPE
SKYPE EMPRESARIAL
Está totalmente integrado con Outlook, algo que nos permite programar
reuniones, mantener un historial de conversaciones, ver información de presencia y
responder mensajes de correo electrónico. También puede buscar e iniciar un mensaje
instantáneo o una conversación telefónica si hay una persona disponible.
En función de las necesidades de cada pyme, las compañías pueden adoptar las
herramientas colaborativas que más se ajusten a sus demandas y configurar procesos
de comunicación y trabajo mucho más eficaces. Además, favoreceremos la relación
transversal entre departamentos, la generación de conocimiento común o, claro está,
la productividad.
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