Tecnologia en La Contabilidad

¿Qué es un sistema contable?
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, debe
ejecutar tres pasos básicos:
a) Registro de la actividad financiera
b) Clasificación de la información
c) Resumen de la información
El proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación
de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Tecnología de información en la Contabilidad
En la siguiente gráfica se analiza el uso de la información para la toma de decisiones en las diferentes
áreas del negocio:
En cada periodo histórico, la contabilidad como sistema de información se ha adaptado a las

necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos
tecnológicos. Los contadores se preguntan qué información demandan los usuarios.
Los sistemas contables son utilizados tanto por usuarios internos, como el caso de un gerente, como por
externos que podrían ser autoridades (SHCP).
Anteriormente los directivos de las empresas demandaban balances mensuales, los cuales eran muy
costosos ya que se llevaba una contabilidad manual; sin embargo, hoy en día cualquier programa te
permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como vemos, es muy importante
para el contador conocer los avances tecnológicos en cada momento.
APLICACIONES CONTABLES INFORMÁTICAS
Al igual que los sistemas informáticos la contabilidad ha avanzado a través del tiempo, es por esto que
esta ha tenido la necesidad de avanzar en cuanto a su escritura y para eso recurre a el uso de las
tecnologías para no solo facilitar el ingreso de información sino que también ayuda a que esta se
actualice en todo momento, esto se da implementando software de aplicación que permiten el
procesamiento de la información, a su vez facilitan al hombre la realización de las tareas cotidianas, se
definen como “herramientas de software que permite utilizar una computadora para propósitos
específicos”; estos traen unos paquetes mas bajo costos pueden mostrar mas aplicaciones diseñadas
para trabajar juntas.
Actualmente las empresas necesitan tener información ágil y oportuna, por eso estas han implementado
diferentes software que proporcionan proyecciones de las operaciones del negocio en un futuro. Dentro
del mercado existen diferentes tipos de software de aplicación, los cuales pueden cubrir necesidades
muy generales o muy específicas.
Entre los diferentes tipos de programas de contabilidad que se pueden encontrar en el Mercado
tenemos
ORION PLUS incluye los MEDIOS MAGNÉTICOS o INFORMACIÓN EXOGENA de la ley 117 de 2012 y el
IMPUESTO DE CONSUMO de la ley 1607 del 2012, buen precio y facilita la tarea del contador.
HELISSA: sistema permite que la información este actualizada, debido a que este implemento NIIF.
CONTAPYME: Permite exportación e importación directa a MSEXCEL de los maestros o catálogos del
sistema como terceros, elementos de control y plan de cuentas.
SIIGO: Sotfware contables especializados en pymes, el cual sistematiza la información y lleva las NIIF
INSERTADAS.
Estos programas han ido cambiando de acuerdo a las necesidades del mercado, y así su ambientación,
distribución, colores, aplicaciones, etc., se han modificado; con esto cubren necesidades cada vez
mayores.
CARACTERÍSTICAS DE LOS PAQUETES DE SOFTWARE CONTABLE:
FLEXIBILIDAD : –
Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa.
-Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.

COMPATIBILIDAD.
-Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office.
-Con otros programas contables y financieros.
-Permita importar y exportar información con otros programas.
FÁCIL MANEJO.
-No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.
-Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.
-Indica la mayor información relativa en una sola vista.
-Desglose de la información por periodos contables.
SEGURIDAD.
-Claves de acceso.
-Definición de usuarios con diferentes atributos.
-Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel.
-Informe de cualquier inconformidad con el balance.
UNIFORMIDAD.
-Plan único de cuentas básico incluido.
-Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.
OPCIONES AVANZADAS.
-Que tenga un generador de informes especializados.
-Facilidad de actualización del software.
-Soporte contable en linea.
VENTAJAS DE UTILIZAR SOFTWARE CONTABLE
Rapidez y oportunidad: Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar
en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.
Volumen de producción: Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema

contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.
Protección contra errores: Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable
hace los cálculos con mayor exactitud.
Preparación automática de informes: En un sistema contable computarizado, los informes se pueden
producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales
que ayuden a la administración a tomar decisiones.
SISTEMAS COMPUTARIZADOS DE CONTABILIDAD
Los Sistema de Contabilidad Computarizada son los que se valen de computadoras para llevar a cabo los
movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales.
Este tipo de sistemas contables computarizados permite a la organización:
• Aumentar el rendimiento de trabajo.
• Se pueden manejar un número de operaciones mucho mayor a un sistema manual de contabilidad.
• Disminuye los márgenes de error.
REQUERIMIENTOS
Para tener un sistema computarizado se necesitan una serie es requerimientos
Todos los contribuyentes que utilizan o deseen usar Sistemas Contables Computarizados para el manejo
de los registros contables, deberán solicitar autorización ante su Administración de Rentas.
Las personas naturales o jurídicas que establezcan sucursales en cualquier parte del territorio nacional,
deberán tener formularios con numeración consecutiva iniciando con el número uno y una serie
diferente de la utilizada por su casa matriz.
Para que el Sistema Computarizado funcione como libros legales de Registros Contables, debe imprimir
lo siguiente:
1. Balance General (consolidado cuando tenga sucursales) y todos sus anexos.
2. Estado de Resultados (consolidado) y sus anexos.
3. Balanza de Comprobación donde se aprecien los saldos del mes anterior, movimientos debe y haber,
y nuevo saldo del mes que se está cerrando.
Todos los contribuyentes que a la fecha usan y comunicaron la utilización de sistemas contables
computarizados, deberán cumplir con los requisitos aquí establecidos, informándoles a más tardar
sesenta días posteriores a la publicación de la presente Disposición.
Los sistemas contables computarizados pueden encontrarse en dos maneras de trabajo:
1. Monousuario. Donde sólo una persona puede trabajar en el mismo. Es una forma de trabajo para
micro empresas o pymes, donde sólo se tiene un usuario que lleva el control de la contabilidad. La
ventaja que ofrece trabajar en forma monousuario es que proporciona una protección de datos
confidenciales o clasificados como muy importantes, que no pueden ser manipulados por terceros,
limitando a personas que no están autorizadas a ver la información contable de la empresa.
2. Multisaurio: varios usuarios pueden tener acceso al sistema contable al mismo tiempo, esto permite
dividir tareas y a su vez construir una sola base de datos. Sin embargo, empiezan a tenerse controles
sobre todo en seguridad y manejo de la información contable que se encuentran en la base de datos.
3. Sistema contable integral. Conforme va creciendo la empresa en el número de operaciones y de

departamentos administrativos, el departamento de nómina comienza a independizarse del área de
finanzas, compras, inventarios, etc. Se combina la forma de trabajo multiusuario en un sistema integral
de contabilidad, donde cada departamento tiene un subsistema, y se crean interfaces de información
con el sistema contable, lo cual produce información propia y, al final, todo se acumula en la base de
datos contable, para de esta forma generar la información financiera de la empresa.

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En cada periodo histórico, la contabilidad como sistema de información se ha adaptado a las

APLICACIONES CONTABLES INFORMÁTICAS

CARACTERÍSTICAS DE LOS PAQUETES DE SOFTWARE CONTABLE:

-Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.

-Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office.

-Con otros programas contables y financieros.

-Permita importar y exportar información con otros programas.

-No requiere personal especializado en computación para el manejo del software.

-Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel.

-Indica la mayor información relativa en una sola vista.

-Desglose de la información por periodos contables.

-Definición de usuarios con diferentes atributos.

-Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel.

-Informe de cualquier inconformidad con el balance.

-Plan único de cuentas básico incluido.

-Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla.

-Que tenga un generador de informes especializados.

-Facilidad de actualización del software.

-Soporte contable en linea.

VENTAJAS DE UTILIZAR SOFTWARE CONTABLE

Volumen de producción: Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema

SISTEMAS COMPUTARIZADOS DE CONTABILIDAD

Este tipo de sistemas contables computarizados permite a la organización:

• Aumentar el rendimiento de trabajo.

• Se pueden manejar un número de operaciones mucho mayor a un sistema manual de contabilidad.

• Disminuye los márgenes de error.

Para tener un sistema computarizado se necesitan una serie es requerimientos

1. Balance General (consolidado cuando tenga sucursales) y todos sus anexos.

2. Estado de Resultados (consolidado) y sus anexos.

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3. Sistema contable integral. Conforme va creciendo la empresa en el número de operaciones y de

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