¿Cómo hacer Revisión por la

Dirección Paso a Paso?

Es hora de verificar el desempeño del Sistema de Gestión de tu organización,

en este artículo aprenderás a realizar una Revisión por la Dirección eficaz paso
a paso, así le darás el enfoque más adecuado, guiando la atención a los puntos
claves de tu gestión. 
¿Estás listo para ahondar en el conocimiento más completo del requisito 9.3
de la Norma ISO 90001:2015 que existe en toda la web? Espero que sí, no
puedes perderte todo este contenido.
ÍNDICE [Mostrar]

 ¿Cómo hacer la Revisión por la Dirección? [ PASOS] 

 ¿Qué pide el requisito 9.3 Revisión por la Dirección?
 ¿Qué es Revisión por la Dirección o Revisión del Sistema de Gestión?
 ¿Quién hace la Revisión por la Dirección?
 Beneficio de hacer una Revisión por la Dirección
 ¿Con qué frecuencia programar una revisión por la Dirección?
 ¿Cuáles son las entradas de una Revisión por la Dirección?
 ¿Es necesario que todas las entradas se aborden en una sola reunión?
 ¿Cuáles son las SALIDAS de la Revisión por la Dirección?
 ¿Qué registro debo tener para evidenciar la revisión por la dirección?
 No confundir Revisión por la dirección con reuniones operacionales o de seguimiento
 ¿Tengo que hacer un Procedimiento?
 ¿Cómo hacer la Revisión por la Dirección? [ PASOS] 
1. Fijar la fecha de la reunión de revisión por la dirección e informar a
los involucrados.
2. Solicitar la información necesaria a las áreas involucradas.
3. Recopilar la información de las entradas para la reunión y colocarlas
en una presentación.
4. Ejecutar la reunión y analizar la información.
5. Registrar los acuerdos y resultados en minuta o informe de revisión
por la dirección.
6. Enviar los acuerdos a las partes involucradas.
7. Colocar los acuerdos generados en planes o acciones correctivas.
8. Revisar periódicamente el avance de los acuerdos e informar el
estatus en la siguiente reunión.

¿Qué pide el requisito 9.3 Revisión por la Dirección?

En la Norma ISO 9001:2015 la cláusula 9.3.1 establece que “La Alta
Dirección debe  revisar el sistema de gestión de la Organización, a intervalos
planificados, para garantizar su conveniencia, adecuación, eficacia y
alineación continua con la dirección estratégica de la organización”. En otras
palabras, debe identificar cualquier cambio en su SGC que pueda hacer que su
organización sea más o menos adecuada. 
Adecuación significa que la organización debe asegurarse de que las personas,
los procesos, la infraestructura y su entorno sean satisfactorios para cumplir
con el SGC.
Al abordar la eficacia, la organización debe lograr las actividades planificadas.
Por último, la organización debe aprovechar cualquier oportunidad para
realinearse con el SGC si hay cambios.
¿Qué es Revisión por la Dirección o Revisión del Sistema
de Gestión?

Es una reunión con la alta gerencia, en la que se realiza una revisión de todo el
sistema de gestión implementado en la organización, para asegurar su
conveniencia, adecuación y eficacia, mientras se aborda la posible necesidad
de cambios, partes interesadas, indicadores, falta de recursos y otros
elementos que puedan perjudicar el desempeño y logro de los objetivos.
¿Quién hace la Revisión por la Dirección?
 El líder de esta reunión es
el encargado del sistema de gestión, esta persona se encarga de recopilar toda
la información a discutir en la revisión y  documenta los acuerdos de la
misma.
Se debe incluir la representación de la alta dirección, Gerente o CEO, además
de los Gerentes de las áreas, los Gerentes de instalaciones y/o los propietarios
de procesos críticos, en definitiva deben asistir las personas que son
encargadas de tomar decisiones en la organización.

Beneficio de hacer una Revisión por la Dirección

El principal beneficio es demostrar que el Sistema de Gestión esta alineado
con la dirección estratégica de la empresa, o mejor dicho que los dos apuntan
hacia los mismos objetivos, pues en muchos casos se observa que los sistemas
trabajan por un  lado y la organización por otro lado, es decir, que los
objetivos del sistema no apuntan a resolver las necesidades de la entidad, por
lo que se vuelve engorroso para los encargados de implementar el SGC, pues
creen que es un trabajo adicional a sus labores y no lo ven como algo que
contribuye a la mejora económica de la empresa.
Otro beneficio es que en esa reunión se solicitan recursos necesarios para el
funcionamiento del SGC y se toman decisiones claves para el mismo, además
se llega a distintos acuerdos importantes con las áreas involucradas.

La reunión de revisión por la dirección demuestra el compromiso de la

Gerencia y el Liderazgo de la entidad con el sistema de gestión, punto que es
vital para el avance eficaz del mismo.
 ¿Con qué frecuencia programar una revisión por la
Dirección?
La frecuencia debe ser definida por el encargado del sistema de gestión, de
acuerdo a las necesidades del SGC. Las revisiones por la dirección pueden ser
trimestral, semestral o anual.
Generalmente, se hace por lo menos 1 vez al año, dependiendo de la
complejidad de la organización. En unas se puede realizar con una frecuencia
de 6 meses y en otras he visto que las hacen de forma trimestral, como dije
anteriormente depende mucho de los cambios en el SGC y eso varía mucho de
una empresa a otra.
¿Cuáles son las entradas de una Revisión por la
Dirección?

De acuerdo a la Norma ISO 9001:2015, las entradas o la información a revisar

en la reunión de revisión por la dirección son las siguientes:
1. Estado de la revisiones por la dirección previas. (Aquí debes leer
los acuerdos de la reunión pasada y verificar que se hayan cumplido).
2. Cambios en asuntos externos e internos que son relevantes para
el sistema gestión de la calidad, incluyendo su dirección
estratégica.(Para hablar de los cambios debes revisar la FODA o la
herramienta que hayas usado para definir contexto interno y externo).
3. Información sobre el desempeño de la calidad, incluidas
tendencias e indicadores para:
a)Satisfacción del cliente. (Aquí se revisan las encuestas, quejas,
felicitaciones y reclamos del cliente).
b) La retroalimentación de las partes interesadas pertinentes. (Aquí
revisas los comentarios o cambios de las partes interesadas relevantes para al
Sistema de gestión de la calidad).
c) El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad.(Aquí debes
mostrar las tendencias/resultados de los objetivos de la calidad, es decir,
presentar si se han logrado o no).
d) El desempeño de los procesos y la Conformidad de los productos y
servicios. (Aquí muestras los rechazos de producto o servicio no conforme,
muestras diagrama Pareto, indicadores o herramientas que uses para medir tu
proceso central o proceso productivo).
Ejemplo: ¿Cuánto se produjo de Enero 2020-Enero 2021?, ¿Cuánto
desperdicio hubo?, perdida de horas hombre y de recursos a nivel productivo,
en fin, datos de resultados que tengan relevancia para la Alta Dirección.
e) Las no conformidades y acciones correctivas . (Muestra solo las
tendencias, cuantas no conformidades abiertas y cerradas, si tienes abiertas sin
gestionar es recomendable que menciones allí la NC y el responsable de la
misma).
f) Los resultados de seguimiento y medición. (Generalmente aquí se
muestran los indicadores de los procesos pertinentes al sistema de gestión, este
se refiere al requisito 9.1.1, aquí puedes colocar los resultados de las
mediciones y seguimiento que hayas determinado para este apartado).
g)Los resultados de las Auditorias .( Reportar cuantas auditorias internas,
externas, o de cliente se han ejecutado y el nro. de no conformidades
resultantes, esto puedes hacerlo también presentando el programa de
auditorias junto a sus resultados).
h) El desempeño de los proveedores externos (Asociado al requisito 8.4).
i) La adecuación de los recursos (Aquí se reporta la necesidad de recursos
para el mantenimiento del sistema de gestión, ver requisito 7.1).
j) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las
oportunidades. (véase 6.1, por lo general debes mostrar si la gestión de
riesgos ha minimizado los errores o las fallas en los procesos).
k) las oportunidades de mejora. (ver requisito 10.1).

¿Es necesario que todas las entradas se aborden en una

sola reunión?
La revisión por la dirección debe ejecutarse con una frecuencia planificada, no
es necesario que todas las entradas se aborden al mismo tiempo o en una
sola reunión, pero la planificación requiere demostrar como la alta gerencia
revisa todos los elementos del requisito 9.3.2, bien sea través de una sola
reunión o mediante una combinación de actividades relacionadas. Ejemplo
reuniones de seguimiento o informes que evidencien que la alta dirección
revisó esos puntos.
¿Cuáles son las SALIDAS de la Revisión por la
Dirección?

El requisito 9.3.3 salidas de la revisión por la dirección dice lo siguiente:

Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones y
acciones relacionadas con:
a) las oportunidades de mejora;
b) cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad;
c) las necesidades de recursos.
La organización debe conservar información documentada como evidencia
de los resultados de las revisiones por la dirección.
¿Qué registro debo tener para evidenciar la revisión por
la dirección?
La información documentada que solicita el mencionado requisito 9.3.3, debe
contener lo citado en el mismo, puedes evidenciar este punto mediante
informes con acuerdos, actas o minuta de reunión, incluso puedes agregar la
presentación que usas en la reunión para evidenciar que todos los puntos
fueron abordados.
No confundir Revisión por la dirección con reuniones
operacionales o de seguimiento
Para mantener un Sistema de Gestión se deben ejecutar reuniones operativas,
tanto de revisión de resultados de Indicadores de gestión, como de revisión de
producto no conforme, seguimiento a las acciones correctivas, riesgos y
revisión de reclamos del cliente o consumidor, entre otros temas de interés.
Es muy común ver como confunden estas reuniones operacionales o de
seguimiento, con la reunión de Revisión por la Dirección y no es lo mismo,
pues las reuniones de revisión por la dirección están muy enfocadas a la
alineación del sistema de gestión con la razón de ser de la organización,
solicitud de recursos, entre otras decisiones que requieren de la presencia de la
Alta Dirección, Gerente General o CEO; además se debe dejar evidencia de la
realización de la misma.
 Las reuniones de seguimiento u
operativas se enfocan en resolver problemas específicos y para dar
seguimiento al Sistema de gestión y a la operatividad de la entidad, en estas
reuniones no es necesaria la presencia de la Alta Gerencia.
En el caso de que en la reunión de seguimiento esté presente la alta dirección,
la misma puede servir también para abordar partes de la revisión por la
dirección, en caso de que la  quieras hacer de manera fraccionada.

¿Tengo que hacer un Procedimiento?

La Norma no exige procedimiento, pero es bueno mantener uno, pues en el
puedes colocar todos los lineamientos de la revisión por la dirección, tales
como: la frecuencia de ejecución, cada cuanto tiempo se revisan los acuerdos
provenientes de dicha reunión, inclusive como se va a hacer seguimiento a
cada una de las decisiones tomadas.

La ISO 9001-2015 solo exige conservar registro de las salidas o

acuerdos provenientes de la revisión del sistema de gestión, pero como
mencioné anteriormente es recomendable poseer un
procedimiento describiendo los lineamientos de la reunión.