Este documento describe la metodología para elaborar presupuestos. Explica que se deben considerar factores internos y externos, y que el proceso incluye 5 etapas: 1) preiniciación, 2) elaboración, 3) ejecución, 4) control y 5) evaluación. También provee lineamientos generales como crear conciencia, considerar el contexto de cada empresa, y definir roles y responsabilidades.
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Este documento describe la metodología para elaborar presupuestos. Explica que se deben considerar factores internos y externos, y que el proceso incluye 5 etapas: 1) preiniciación, 2) elaboración, 3) ejecución, 4) control y 5) evaluación. También provee lineamientos generales como crear conciencia, considerar el contexto de cada empresa, y definir roles y responsabilidades.
Este documento describe la metodología para elaborar presupuestos. Explica que se deben considerar factores internos y externos, y que el proceso incluye 5 etapas: 1) preiniciación, 2) elaboración, 3) ejecución, 4) control y 5) evaluación. También provee lineamientos generales como crear conciencia, considerar el contexto de cada empresa, y definir roles y responsabilidades.
Este documento describe la metodología para elaborar presupuestos. Explica que se deben considerar factores internos y externos, y que el proceso incluye 5 etapas: 1) preiniciación, 2) elaboración, 3) ejecución, 4) control y 5) evaluación. También provee lineamientos generales como crear conciencia, considerar el contexto de cada empresa, y definir roles y responsabilidades.
Resumen: Metodología para la elaboración de presupuestos.
La principal consideración es la existencia de reglas internas y normativas que
dificultan contar con autonomía para desarrollar la planeación financiera de los
proyectos, lo que dificulta la forma de agrupar y estandarizar la información contable
haciendo necesario tener diversas metodologías y formatos según sea el caso. Por otro
lado, al no contar con los insumos adecuados se cae en problemas de costeos
equivocados lo que se refleja en evaluaciones de costo/beneficio alejadas de los
resultados esperados durante la planeación.
Es así, como la importancia de tener un buen sistema de control interno respecto a la
información financiera de los proyectos, ha ganado importancia en los últimos años, esto
debido a lo práctico que resulta para un adecuado manejo de los recursos, para facilitar
la evaluación costo / beneficio y para evitar desgastes en los procesos administrativos.
Es bueno resaltar, que las entidades públicas que apliquen controles internos en sus
operaciones financieras, contarán con sistemas más ágiles, es por eso, la importancia
de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para
darle una mejor visión sobre su gestión.
Es frecuente encontrar empresarios que creen que pueden lograr el éxito de sus
empresas sin ninguna necesidad de apoyarse en los presupuestos. Sin embargo, de una
manera u otra, de manera consciente o inconsciente, aún aquellos que dicen que no utilizan presupuestos, que los utilizan, ya que consultan sus elementos esenciales,
aunque la estructura de la empresa no haya una persona encargada del trabajo
presupuestal. Para de esta manera, las actividades tales como la de estimar el costo de
la nómina, la facturación, los pasivos, el flujo de caja, se llevan a cabo implícitamente en
la inactividad presupuestal.
Lineamientos generales para la elaboración de un presupuesto:
➢ Crear conciencia en todos los integrantes de la organización sobre la conveniencia
de elaborar presupuestos, tomando en consideración su naturaleza flexible y
también sus limitaciones.
➢ De acuerdo con las características de cada empresa, por su tipo de actividad, su
crédito comercial o prestigio mercantil, su imagen ante los canales de distribución
previstos y sus coeficientes de eficiencia y productividad, definitivamente
condicionarán las metas presupuestales.
➢ El entorno económico, social, tecnológico y competitivo tanto nacional como
internacional, es indispensable la consulta de los presupuestos, ya que incide en
la formulación de los planes, programas, proyectos y objetivos que constituyen la
base del Bussiness Plan que es un presupuesto a largo plazo (Planeación
Estratégica). ➢ Es necesario indicar la responsabilidad de los encargados de los presupuestos,
elaborar formatos, y definir criterios muy claros sobre la recepción y suministro de
información.
Etapas de preparación de un presupuesto:
Ya sea que una empresa tenga implantado un sistema de presupuestos como
herramienta de planeación y control, o que se trate de implementar, en ambos casos se
deben considerar las etapas siguientes en su preparación:
1. Preiniciación. Para las etapas anteriores se sugiere elaborar una gráfica de GANTT
en donde en cada renglón se establecen los 5 puntos listados. Se abrirán al menos 9
columnas, como sigue: Junta directiva, Gerencia general, Comité de planeación, Función
de compras, Función de producción, Función de ventas, Función de recursos humanos,
Función de Tesorería, Presupuestos.
2. Elaboración del presupuesto. Con base en los planes aprobados por cada nivel
funcional por parte de la dirección, ingresa en la etapa durante la cual estos planes
adquieren dimensión monetaria en términos presupuestarios.
3. Ejecución. La ejecución no es otra cosa que poner en marcha los planes, con el
consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados. El comité de presupuestos se
debe constituir como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman
esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y
humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas
propuestas. En esta etapa, el director de Presupuestos tiene la responsabilidad de
prestar colaboración a las gerencias, con el fin de asegurar el logro de los objetivos que
se consagraron en los planes.
4. Control. El Presupuesto es como un termómetro que mire la ejecución de todas y cada
una de las actividades empresariales. Sin embargo, dicho presupuesto estaría
incompleto si no se le incorpora la etapa de control, en la cual, mediante un monitoreo o
supervisión, seguimiento y acompañamiento en tiempo real, esto puede determinar hasta
qué punto puede manchar la empresa con el presupuesto como un patrón de medida.
De esta forma, mediante el ejercicio diario del control, se tienen que ir comparando los
pronósticos contra los hechos reales y pidiéndoles a los responsables una explicación
de las variaciones.
5. Evaluación. Al finalizar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara
un informe crítico de los resultados obtenidos que menciona no sólo las variaciones, sino
también el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades de la
empresa. Se hace necesario analizar las fallas en cada una de las etapas y reconocer
los logros.
Las herramientas utilizadas en la elaboración de los presupuestos son diversos y su valor
radica en facilitar los cálculos que favorezcan la correcta ejecución y el debido control
del sistema presupuestario. Entre las principales herramientas utilizadas, está la
