Práctica Final Sistema de Contabilidad Eulalio

2018
Manual de Sistema de
Contabilidad
Edith Soto, Fidelka Ovalle, y Pedro

Julio.
EFP Distribuidora S.R.L.

11/10/2018
Universidad Abierta Para
Adultos
Trabajo Final.
Sistema de Contabilidad
Prof. Eulalio Encarnación
Participantes: Matrículas:
Edith E. Soto 15-6606
Fidelka Ovalle 15-
Pedro Julio 15-
16-02-2018
1
Contenido
Introducción................................................................................................................................4
Manual de Sistema de Contabilidad.............................................................................................5
Objetivos..................................................................................................................................5
Instrucciones para el Uso.........................................................................................................5
Aspectos Organizacionales...........................................................................................................5
Razón Social.............................................................................................................................5
Objeto Social............................................................................................................................6
Domicilio Fiscal.........................................................................................................................6
Organigrama..........................................................................................................................6
Gerente General................................................................................................................7
Contralor.............................................................................................................................7
Auxiliar Contable................................................................................................................8
Créditos y Cobranzas.......................................................................................................8
Mercadeo y ventas............................................................................................................8
Base de la presentación y uso de estimados............................................................................9
Efectivo y equivalentes de efectivo..........................................................................................9
Cuentas por Cobrar..................................................................................................................9
Provisión para Cuentas Incobrables.......................................................................................10
Mobiliarios y Equipos.............................................................................................................10
Impuestos sobre la Renta.......................................................................................................10
Prestaciones Laborales...........................................................................................................10
Reconocimientos de ingresos, Costos y Gastos..........................................................................11
Inventarios.............................................................................................................................11
Gastos pagados por anticipado.........................................................................................11
Sistema de seguridad social...................................................................................................11
Reserva legal..........................................................................................................................11
Impuesto sobre los Activos....................................................................................................12
Ingresos Financieros...............................................................................................................12
Nómina de Pago.....................................................................................................................12
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados................................................................12
Normas de Control Interno........................................................................................................13
Control Interno del Efectivo...................................................................................................13
Control Interno de las Cuentas Por Cobrar.............................................................................14
2
Control Interno de los Inventarios..........................................................................................14
Control Interno de los Gastos Pre pagados............................................................................14
Control Interno para la Propiedad, Planta y Equipo...............................................................15
Control Interno de las Cuentas por Pagar..............................................................................15
Control Interno de la Nómina.................................................................................................15
Control Interno de las ventas.................................................................................................15
Control Interno de las Compras..............................................................................................16
Control Interno del Capital.....................................................................................................16
Procedimientos Contables.........................................................................................................16
Procedimiento para la Reposición de Caja Chica....................................................................16
Procedimiento para las Compras...........................................................................................16
Procedimiento para las Ventas a Crédito...............................................................................17
Procedimiento para las Ventas al Contado.............................................................................17
Procedimiento para el Despacho de Mercancía.....................................................................17
Procedimiento de Créditos y Cobranzas.................................................................................17
Procedimiento para la Nómina...............................................................................................18
Formularios................................................................................................................................18
Plan de Cuentas..........................................................................................................................23
Código de Cuentas..................................................................................................................24
Catálogo de Cuentas...............................................................................................................25
Descripción de Cuentas..........................................................................................................29
Conclusión................................................................................................................................39
3
Introducción
El siguiente trabajo corresponde la descripción de un Manual de Sistema de
Contabilidad de la Empresa Distribuidora AOJA, S.R.L., el mismo es el
resultado de un esfuerzo combinado de varios compañeros de aula, los cuales
adquirimos un amplio conocimiento sobre la importancia y las ventajas que
ofrece iniciar un negocio con un sistema establecido.
En estos tiempos en los que predomina un ambiente competitivo alto, las
empresas deben ajustarse al mismo, siendo la organización de la misma vital
para iniciar con una buena base. En este sentido el Sistema de Contabilidad
nos ofrece el primer paso para determinar toda la información referente a
políticas, normas y procedimientos del área contable, que es una de las áreas
más neurálgicas en las empresas.
A continuación desarrollamos los principales aspectos a considerar en la
elaboración de un Manual de Sistema de Contabilidad, Objetivos, Aspectos
Organizacionales y Formularios a utilizar por la empresa.
4
Manual de Sistema de Contabilidad.
Objetivos.
 Reunir en forma lógica y sistematizada toda la información referente a

políticas, normas y procedimientos del área contable, a fin de brindar
información veraz y actualizada del sistema de contabilidad.
 Servir de ayuda para las instrucciones de adiestramiento al personal en el
área contable y ayudar en el entrenamiento del nuevo personal.
 Mejorar la eficiencia administrativa, ya que evita la duplicidad de trabajos y
la pérdida de tiempo.
 Definir las normas legales y de control interno que van a regular las
actividades y operaciones de la empresa.
 Unificar los criterios utilizados para contabilizar las transacciones.
 Servir como documento guía de consulta, simplificando la práctica contable
mediante la estandarización de los procesos y el trabajo de oficina.
Instrucciones para el Uso.
El presente Manual está estructurado por capítulos, de manera que sea fácil la
comprensión y lectura del mismo.
El Manual es presentado de lo general a lo particular. Para conocer el

contenido de los capítulos que componen el manual, el usuario debe ir al índice
general, en éste, se ubican sus capítulos y sus elementos, permitiendo al
usuario localizar fácilmente los puntos o temas de interés particular.
Aspectos Organizacionales.
Razón Social.
Distribuidora AOJA, SRL
La empresa está constituida bajo la figura de Sociedad de Responsabilidad

Limitada. Su capital social es de Cien Mil Pesos Dominicanos
(RD$100,000.00), conformado por el aporte de los accionistas en Mobiliario y
Equipo de Oficina; Depósito Bancario, con lo cual se divide el Capital Social en
Veinte Mil Acciones (1,000.00) con un valor nominal de Cien Pesos
Dominicanos cada una (100), todas suscritas y pagadas.
5
Objeto Social.
Es una compañía constituida de acuerdo con las leyes de la República

Dominicana, en fecha 1 de Enero del 2018, el objeto principal es Venta al por
mayor de mercancías, así como dedicarse a todas las operaciones de licito
comercio que la Junta General pueda disponer.
Domicilio Fiscal.
La Administración de la compañía tiene su sede en la Calle Rafael Augusto

Sánchez, No. 90, Evaristo Morales, Distrito Nacional, Republica Dominicana.
Organigrama.
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN Y
MERCADEO Y VENTAS DESPACHO
FINANZAS
CONTRALOR SUPERVISOR DE VENTAS JEFE DE DESPACHO
AUXILIAR DE DESPACHADOR
VENDEDOR
CONTABILIDAD
6
Gerente General.
Toma decisiones en el ámbito macro-económico con el objeto de dirigir

correctamente la organización, basado en todos los reportes suministrados por
los demás departamentos.
Ejecutar y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea y de la Junta Directiva.
Ejercer la representación legal de la empresa. Esta atribución podrá ser

delegada con autorización de la junta directiva.
Designar el personal de la empresa y proceder a su remoción, contratación de

asesores y personal especializado, y autorizar las vacaciones y permisos.
Delimitar y desarrollar un plan de acciones con los distintos departamentos en

función de los objetivos y metas.
Emitir, aceptar, endosar, avalar, descontar y protestar letras de cambio,

pagarés y cualquier otro efecto de comercio.
Abrir, movilizar y cerrar cuentas corrientes, a plazo fijo y de cualquier otro tipo.
Establece las directrices sobre las cuales deben funcionar todos los
departamentos para así poder dar cumplimiento a las exigencias de la
Gerencia General y a su vez seguir planes de crecimiento de la organización a
la presidencia.
Contralor.
Supervisar y revisar todos los registros contables-administrativos.
Emite los Estados Financieros a la gerencia y asesora de acuerdo a su criterio

profesional en la utilidad o pérdida contable obtenida en el ejercicio económico
para la toma de decisiones por parte de la gerencia.
Elabora y procesa todos los formularios a declaraciones estimadas y definitivas

que la empresa tenga que cancelar.
Realizar los cálculos de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) e Impuesto Sobre

La Renta (I.S.R).
Revisión de los libros de compra-venta.
Realizar los ajustes y cierres respectivos.
Cálculos de vacaciones, utilidades a trabajadores, liquidaciones de

prestaciones sociales.
7
Auxiliar Contable.
Procesar o registrar contablemente los diarios de (ingresos, gastos, depósitos

bancarios, notas de débitos y notas de créditos a distribuidores), suministrados
por el departamento de administración y gerencia.
Registros contables de otras salidas y entradas de inventarios.
Verificar la documentación completa de los diarios contables.
Emitir los reportes de libros legales tales como: Diario, Mayor e Inventario, así
como los de Compras y Ventas.
Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
Créditos y Cobranzas.
Recibe dinero en efectivo y cheques por concepto de pagos o depósitos

relacionados con la cancelación de facturas o cuentas por cobrar.
Dispone que se hagan los depósitos bancarios y mantiene el control sobre los
mismos.
Hace diariamente el balance de operaciones con la finalidad de cuadrar las

existencias.
Lleva un libro de contabilidad donde se registra todo el movimiento contable de

caja y prepara balance de la misma.
Envía al departamento legal el listado de los clientes morosos.
Elabora los recibos de caja.
Mercadeo y ventas.
Establecer cuotas de representante de ventas individuales, así como el

volumen general de objetivos de la compañía.
Planificación de la distribución, el producto y el precio.
Asegurarse de que los compradores estén satisfechos.
Establecer la estrategia de promociones a utilizar.
8
Base de la presentación y uso de estimados.
Los estados financieros han sido preparados de conformidad con las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF). Estas normas requieren que
la administración haga estados y suposiciones que afectan la aplicación de las
políticas de contabilidad y las cantidades reportadas de activos, pasivos
ingresos y gastos. Los resultados finales de estas estimaciones y suposiciones
podrían ser diferentes a los registrados. Las estimaciones y suposiciones son
revisadas continuamente y los efectos de los cambios, son reconocidos en el
período del cambio y período futuros afectados.
Efectivo y equivalentes de efectivo.
La Compañía considera como efectivo y equivalente de efectivo la

disponibilidad en caja, el efectivo en cuentas corrientes y de ahorros, así como
todas las inversiones en certificados financieros cuyo vencimiento no
sobrepasa los 90 días.
La moneda de curso legal es el peso RD$.
El efectivo recibido será depositado, mediante la elaboración de un recibo de

ingreso y posteriormente un depósito en la Cuenta 77723456, del Banco
Banesco.
Se creara mediante la emisión de un cheque y un memorándum, la creación

del fondo de caja chica por valor de RD$10,000.00, el cual se utilizara para
cubrir los gastos menores de la empresa, el monto máximo a desembolsar en
dicho fondo será de 2,000.00.
Cuentas por Cobrar.
Las cuentas por cobrar están registradas a costo amortizado neto de la

previsión para cuentas por cobrar. La provisión para cuentas de dudoso cobro
es establecida a través de cargos a la cuenta de gastos. Las cuentas dudosas
son incluidas en la reserva cuando la gerencia considera que la cobrabilidad de
las mismas es dudosa, basado en el historial, negociaciones y eventos que
indiquen la improbabilidad de cobro de tales cuentas.
9
Provisión para Cuentas Incobrables.
La provisión de las cuentas incobrables se calcula en base a como lo estipula

la ley 11-92, código tributario, a no más del 4% del balance al cierre de las
cuentas por cobrar a clientes al final del ejercicio fiscal, el cual para esta
empresa es al 31-12 de cada año.
Mobiliarios y Equipos.
El mobiliario y Equipos están registrados al costo de adquisición. La

depreciación se calcula de acuerdo con las disposiciones del código tributario,
Ley 11-92, sus reglamentos y modificaciones y las normas emitidas por la
Dirección General de Impuestos Internos. Según las categorías y tipo de
activos que sigue:
Porcentajes de
Categoría Tipos de activos Depreciación
I Terrenos, Edificaciones, Componentes y mejoras 5%
Mobiliarios de Oficinas y Equipos de Transporte Liviano,

II Computadora tema de Información y Equipos de 25%
Procesamientos de Datos.
Naves Industriales, Tramerías, Anaqueles y componentes

III
eléctricos. 15%
Impuestos sobre la Renta.
El gasto de Impuestos se calcula en base a las disposiciones tributarias y

legales de la República Dominicana.
El impuesto sobre la renta diferida se origina por diferencias de tiempo entre el

monto de los activos y pasivos según los estados financieros y los activos y
pasivos reconocidos para propósitos fiscales, siempre y cuando éstas sean
realizables y significativas.
Prestaciones Laborales.
El Código de Trabajo de la República Dominicana requiere que los patrones

paguen un auxilio de preaviso y cesantía a aquellos empleados que sean
despedidos con causa justificada.
10
La compañía registra el pago de prestaciones como gasto en la medida que los
contratos de trabajo son terminados por esta.
Reconocimientos de ingresos, Costos y Gastos.

Inventarios.
Los Ingresos, Costos y Gastos se reconocen a medida que se devengan y se

registran en los periodos en los cuales se originan.
Para el tratamiento contable de los inventarios, los mismos se valuaran a su

valor realizable, comprendiendo los costos en base a su valor de adquisición, o
costo de valor histórico.
Al final del ejercicio contable se deberá realizar un conteo físico para

determinar y validar la existencia del mismo.
Gastos pagados por anticipado.
Los desembolsos que impliquen la adquisición de pólizas de seguro y

salvaguarda de activos, serán amortizados acorde lo establece la ley 11-92.
Sistema de seguridad social.
Con la entrada en vigencia de la ley No. 87-01 se creó el Sistema Dominicano

de Seguridad Social, el cual dentro de sus características incluye un régimen
contributivo que abarca a los trabajadores públicos y privados, incluyendo al
Estado Dominicano como empleador. Esta ley establece la afiliación obligatoria
del trabajador asalariado a través de las Administradoras de Fondos de
Pensiones (AFP). Esta ley establece que el empleador contribuirá al
financiamiento del régimen contributivo, tanto para el seguro de vejez,
discapacidad y sobre vivencia y para el seguro familiar de salud.
Reserva legal.
El Código de Comercio de la República Dominicana establece que las

empresas deben acumular una reserva equivalente al 5% de los beneficios
netos de cada año, hasta alcanzar el 10% del capital suscrito y pagado. Dicha
reserva no está disponible para ser distribuida entre los accionistas, salvo en el
caso de liquidación de la Compañía.
11
Impuesto sobre los Activos.
Mediante la Ley No. 557-05 establece un impuesto anual sobre los activos de
las personas jurídicas o físicas con negocio de único dueño de un 1% sobre el
balance de los activos netos de depreciación, amortización y reservas de
cuentas incobrables, Las inversiones no forman parte de la base imponible de
este impuesto. Este Impuesto es compensable con el impuesto sobre la renta,
en caso que el impuesto sobre la renta sea mayor. En caso contrario, la
Compañía debe completar el pago del impuesto sobre los activos en dos
cuotas posteriores.
Ingresos Financieros.
Los ingresos financieros comprenden los intereses ganados sobre efectivo en

bancos, los cuales son registrados con cargo a los resultados del año.
Nómina de Pago.
La nómina de pago se elaborara según corresponda la fecha de pago, y se

realizaran las siguientes deducciones:
AFP 2.87% (Empleados)
SFS 3.04% (Empleados)
SRL 1.5% (Lo paga la empresa completamente)
Impuesto Sobre La Renta (Si aplica, Ver tabla Retención DGII www.dgii.gov.do)
Infotep1% (Lo paga la empresa completamente Del total del monto pagado en
la nómina mensual).
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
ENTIDAD: Distribuidora AOJA, SRL es una empresa que trabaja de manera

independiente, posee personalidad jurídica propia y diferente a la de sus socios
u accionistas, teniendo como domicilio especial la ciudad de Santo Domingo,
D.N.
NEGOCIO EN MARCHA: Se presume que toda empresa que emite estados

financieros de acuerdo a un tiempo establecido. Se encuentra en la capacidad
de continuar sus operaciones por un período similar por lo tanto la entidad está
en existencia permanente, salvo especificación en contrario.
12
REALIZACIÓN: Consiste en el registro de aquellos hechos contables ya
efectuados, es decir, no podemos registrar hechos que no hayan ocurrido
puesto que esto afecta la veracidad de los Estados Financieros.
PERÍODO CONTABLE: Establece que toda entidad debe presentar resultados

de sus operaciones en períodos convencionales para poder conocer su
situación independiente de la continuidad del negocio.
DUALIDAD ECONÓMICA: Consiste en que todo hecho contable establece un

débito o un crédito entre las entidades financieras que participan en el
acontecimiento económico el cual debe ser registrado por medio de sistemas
de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que envuelven toda
operación.
REVELACIÓN SUFICIENTE: Significa en la presentación de los resúmenes

financieros los cuales darán de una forma clara y sencilla toda información
necesaria para juzgar los resultados de las operaciones y la situación financiera
de la empresa.
IMPORTANCIA RELATIVA: Consiste en que la información de los Estados

Financieros es de suma importancia ya que una variación de algún resultado
repercuta en las decisiones económicas.
VALOR HISTÓRICO: En Distribuidora AOJA, SRL, se registran todos los

bienes muebles o inmuebles por su valor de adquisición, haciendo las
respectivas depreciaciones y ajustes por inflación cuando las circunstancias
económicas afectan el valor del bien.
Normas de Control Interno.

Control Interno del Efectivo.
 Toda operación de manejo de efectivo debe estar autorizada por la

Gerencia.
 Los empleados que manejan el efectivo deben estar afianzados.
 Toda entrada de dinero se debe registrar diariamente y depositar al día
siguiente en el Banco destinado para tal efecto.
 Se deben archivar los comprobantes tanto de ingresos como de
egresos.
 Se deben realizar conciliaciones bancarias las cuales deben ser
revisadas por el contador.
 No se deben utilizar los fondos de caja chica para cambiar cheques.
 Se deben realizar arqueos sorpresivos de caja chica.
 Todo depósito debe tener anexo comprobante de ingreso.
13
 La apertura de cuentas bancarias deben estar autorizadas por la Junta
Directiva.
 En caso de error al momento de elaborarse un cheque debe ser
debidamente inutilizado.
Control Interno de las Cuentas Por Cobrar.
 Las cuentas por cobrar adecuadamente por su antigüedad.

 Realizar una adecuada segregación de las funciones.
 Cuando se realice la cancelación de una cuenta por ser considerada
incobrable, debe ser autorizada por la Gerencia.
 Los documentos de los efectos por cobrar deben estar físicamente bien
resguardados bajo la custodia de la Gerencia.
Control Interno de los Inventarios.
 Las personas que lleven los registros deben ser distintas a las personas
encargadas de custodiar las existencias de mercancías.
 Deben efectuarse semanalmente conteos físicos de las existencias y
compararse con los registros.
 Las existencias deben ser adecuadamente aseguradas, así como el
local donde se encuentran.
 El registro de existencia debe ser revisado diariamente a fin de
determinar las existencias de poco movimiento y disponibilidad.
 Cualquier salida, faltante o deterioro, debe reportarse el día del hecho y
debe ampararse con un comprobante de salida.
 El registro de existencia debe ser revisado diariamente a fin de
determinar las existencias de poco movimiento y disponibilidad.
Control Interno de los Gastos Pre pagados.
 Los Gastos Pre pagados deben estar registrados bajo la cuenta de

activo.
 Los gastos estarán amparados por documentos originales.
 Las funciones de autorización, registro y custodia deben estar separadas
una de la otra.
 Al finalizar el ejercicio contable se hará el ajuste registrándose la parte
consumida y dejando lo que falta por consumir bajo el próximo ejercicio.
14
Control Interno para la Propiedad, Planta y Equipo.
 Al momento de registrarse la adquisición debe estar autorizada por la

gerencia.
 Los activos fijos deben estar amparados por documentos de propiedad.
 Se debe llevar registros detallados que muestren el costo y la
depreciación acumulada de las distintas partidas que componen la
Propiedad, Planta y Equipo.
 Se debe verificar la existencia y el uso de los activos.
 Los gastos que se produzcan por las reparaciones a estos se cargarán a
la cuenta de gastos.
 Se debe mantener la consistencia en el método de depreciación (línea
recta).
Control Interno de las Cuentas por Pagar.
 El pago de las cuentas por pagar deben ser autorizados por el Gerente
General.
 Todos los documentos deben registrarse inmediatamente con su
comprobante original.
 Se debe realizar la verificación de la suma, multiplicación y descuentos
consignados en la factura.
 Se debe verificar las condiciones de pago, precio y cantidades según
factura contra las órdenes de compra.
 Al efectuarse el pago se debe cancelar la factura con un sello pagado y
la fecha.
Control Interno de la Nómina.
 La contratación del personal y sus remuneraciones deben ser

autorizadas por el Gerente General.
 Las funciones de elaboración, registro y pagos de las nóminas no deben
estar asignados a la misma persona.
 La fecha de pago de la nómina debe estar claramente definida.
 Debe existir un archivo con los expedientes de los trabajadores.
Control Interno de las ventas.
 Las funciones de ventas y registros deben estar separadas.

 Las ventas son realizadas al contado o a crédito previamente autorizado
por la Gerencia General.
15
 Todas las transacciones correspondientes a las ventas de la
Distribuidora AOJA, SRL., deben ser pasadas al Departamento de
Contabilidad oportunamente para ser registradas, las cuales deben
poseer los comprobantes de facturación.
Control Interno de las Compras.
 Las compras deben ser autorizadas por la Gerencia.

 Las funciones de compra deben estar separadas de la de registro y
recepción de la misma.
 Al momento de llegar la mercancía se debe realizar una inspección del
estado físico de la misma.
Control Interno del Capital.
 La Junta Directiva es la que autoriza el pago de Dividendos cuando

hayan sido decretados.
 La Junta Directiva autorizará las reservas que considere necesarias.
Procedimientos Contables.
Procedimiento para la Reposición de Caja Chica.
 El custodio al verificar que ya han transcurrido los primeros días del mes
en curso, solicita la reposición y totaliza los pagos efectuados.
 El administrador prepara el cheque por el monto que le indica el
custodio.
 El administrador registra en el libro de bancos el cheque emitido.
 El Administrador recopila las firmas autorizadas.
 El Administrador hace efectivo el cheque y entrega el cobro del mismo al
custodio, luego archiva los comprobantes junto con el voucher del
cheque.
 El custodio guarda el dinero en la caja de seguridad dispuesta
especialmente para la caja chica.
Procedimiento para las Compras.
 El Administrador determina la existencia de productos para la venta y

determina el número de unidades necesarias.
 El Asistente Administrativo elabora una orden de pedido.
 El Administrador solicita al proveedor el pedido solicitado en la orden de
pedido.
16
 Los vendedores reciben el pedido y lo cotejan con la factura y con la
orden de pedido.
 Si la compra es al contado se procede a hacer la respectiva orden de
pago, y se entrega al Departamento de Contabilidad para su registro
oportuno.
 Si la compra es a crédito se procede a entregarle la factura al
Departamento de Contabilidad para su registro respectivo.
Procedimiento para las Ventas a Crédito.
 Se verifican las necesidades o solicitudes del cliente.

 Se solicita la autorización del representante legal para realizar la
operación a crédito.
 Se establecen las condiciones de pago y se entrega la mercancía al
cliente para que la verifique y la apruebe.
 Se cobra según las condiciones de pago.
Procedimiento para las Ventas al Contado.
 Se verifican las necesidades o solicitudes del cliente.

 Se solicita la autorización del representante legal para realizar la
operación.
 Se entrega la mercancía al cliente para que la verifique y la apruebe.
 Se cobra según la mercancía y se emite la factura.
Procedimiento para el Despacho de Mercancía.
 Despachar la mercancía de productos.

 Lleva el control en formato de los productos recibidos y despachados.
 Se llenan órdenes de despacho.
 El jefe de despacho recibe la mercancía, la cual viene acompañada con
sus respectivas facturas, quien procede a llenar el Informe de
Mercancías Recibidas (3 copias). Original del informe y copia de la
factura para la Gerencia General. Copia (1º) del informe y original de la
factura para el Departamento de Administración. Copia (2º) del informe
lo archiva el Departamento de Despacho.
Procedimiento de Créditos y Cobranzas.
 Suministra información al Departamento de Administración sobre la

solvencia del cliente.
 Recibe factura original y efectúa el registro correspondiente.
17
 Envía factura original al representante de ventas y este realiza las
gestiones de cobranza, recibe los cheques y realiza los depósitos.
 Luego reporta a Crédito y Cobranzas.
 El Departamento de Contabilidad realiza los procedimientos contables y
por tanto archiva la documentación de registro.
Procedimiento para la Nómina.
 El Departamento de Administración Procesa información tomando en

cuenta horas y días laborados en la empresa.
 Calcula aportes y retenciones.
 Elabora orden de pago nómina quincenal de empleados.
 Recibe las copias de las órdenes de pago por nómina
 El Departamento de Contabilidad registra nómina, retenciones y aportes.
Formularios.
Formato del libro diario

Folio no.
Fecha Código Descripción Referencia Débito Crédito
18
Formato de libro mayor
Folio no.
Fecha Código Descripción Referencia Debito Crédito
Formato de libro de inventarios

Folio no.
Fecha Codigo Descripción Referencia Debito Crédito
19
Formato del libro de compras
Distribuidora AOJA, S.R.L.
Compras correspondientes al mes de: año:
FACTURAS COMPRAS
FECHA FACTURA NOMBRE O RIF ALICUOTA TOTAL EXENTAS O BASE IVA
RAZON SOCIAL CON IVA EXONERADOS
Formato del libro de ventas

Distribuidora AOJA, S.R.L.
Ventas correspondientes al mes: año:
FACTURAS TOTAL DE VENTAS
COMPRAS
FECHA FACTURA NOMBRE O RAZON RIF ALICUOTA TOTAL EXENTAS O BASE IVA
SOCIAL CON IVA EXONERADOS
20
COMPROBANTE DE INGRESO
DISTRIBUIDORA AOJA S.R.L.
Calle Rafael Augusto Sánchez, No. 90, Evaristo Morales, Distrito Nacional, R. D.
Telf.: 809-960-1000 REF No.
FACTURA No.
Hemos recibido de:
La cantidad de:
RD$( )
Fecha:
CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNIT TOTAL
SUB-TOTAL
IVA
TOTAL
FIRMA Y SELLO
21
Cheque No. ____________ Banco _____________________ Cuenta_____________________
Pagado a:
Por concepto de:
COMPROBANTE DE EGRESOS
DISTRIBUIDORA AOJA, S.R.L.
Elaborado por: _________________ Recibí Conforme:_______________
Revisado por: _________________ Cédula de Identidad:____________
Firma y Sello __________________
Distribuidora AOJA S.R.L.
22
Período del______________ al _______________
Retenciones
NOMBRE Y C.I. SUELDO S.S.O S.P.F S.P.F DESCUENTOS DÍAS BONOS MONTO A
APELLIDO MENSUAL FERIADOS PAGAR
REVISADO POR: ____________________
AUTORIZADO POR: __________________
PREPARADO POR: ___________________
Plan de Cuentas.
Son un conjunto de cuentas que están lógicamente organizadas atendiendo a

las características de la empresa, y las normas técnicas y legales, para
formular los Estados Financieros y Operativos necesarios para la gestión
administrativa y contable, deben ser flexibles para poder incorporar las cuentas
que se generen en un futuro.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la

implementación de un catálogo de cuentas similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras

financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad del registro diario de las operaciones que

ocurren en la empresa.
23
Código de Cuentas.
El Plan de Cuentas de la Emprendedores Corporativos, SRL está dividido de la

siguiente manera:
X. X. XX. XX. XXXX
NIVEL 5 Cuenta de Movimiento
NIVEL 4 Cuenta de Detalle
NIVEL 3 Cuenta de Control
NIVEL 2 Grupo Financiero
NIVEL 1 Sección Principal
Secciones Principales Cuenta
1 Activo
2 Pasivo
3 Patrimonio
4 Ingresos
5 Costo de Venta
6 Gastos
7 Otros Ingresos y
Egresos
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Catálogo de Cuentas.
CÓDIGO CUENTA
1 ACTIVO
1.1 CIRCULANTE
1.1.01 DISPONIBLE
1.1.01.01 Caja
1.1.01.01.0001 Caja Chica
1.1.01.01.0010 Caja Principal
1.1.01.02 Banco
1.1.01.02.0001 Banco De Reservas Cta. Cte 0109923222
1.1.02 INVERSIONES TEMPORALES
1.1.02.01 Certificado Provincial
1.1.03 EXIGIBLE
1.1.03.01 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
1.1.03.01.9999 Provisión para Cuentas Incobrables
1.1.03.02 CUENTAS POR COBRAR EMPLEAD.
1.1.03.03 CUENTAS POR COBRAR ACCIONIST.
1.1.03.04 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.03.20 ANTICIPOS LABORALES
1.1.04 REALIZABLE
1.1.04.01 INVENTARIO DE MERCANCÍA
1.1.05 GASTOS PREPAGADOS
1.1.05.01 IMPUESTOS
1.1.05.02 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.3 PROPIEDAD Y EQUIPOS DE TRABAJO
1.3.01 PROPIEDADES DE TRABAJO TANGIBLES
25
1.3.01.02 INSTALACIONES FIJAS
1.3.01.05 VEHÍCULO DE REPARTO
1.3.01.05.0999 Deprec. Acumulada Vehículo
1.3.01.07 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
1.3.01.07.0999 Deprec. Acumulada Mobiliario y Equipo
1.3.02 ACTIVOS INTANGIBLES
1.4 CARGOS DIFERIDOS
1.5 INVERSIONES PERMANENTES
1.6 OTROS ACTIVOS
2 PASIVO
2.1 PASIVO CIRCULANTE
2.1.01 IMPUESTOS POR PAGAR
2.1.01.01 I.S.R.
2.1.01.02 Débito Fiscal
2.1.01.03 ITBIS
2.1.02 RETENCIÓN POR ENTERAR
2.1.02.01 I.S.R.
2.1.03 PRÉSTAMOS BANCARIOS
2.1.04 Proveedores
2.1.04.20 CUENTAS POR PAGAR
2.1.07 GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR
2.2 PASIVO A LARGO PLAZO
2.3 CRÉDITOS DIFERIDOS
2.4 OTROS PASIVOS
3 PATRIMONIO
3.1 CAPITAL SOCIAL SUSCRITO Y PAGADO
3.1.01 CAPITAL SOCIAL COMÚN
26
3.2 SUPERÁVIT
3.2.01 SUPERÁVIT DE CAPITAL
3.2.02 SUPERÁVIT GANADO
3.2.02.01 Reserva Legal
3.2.02.02 Utilidades Acumuladas
3.2.02.03 Resultado del Ejercicio
4 INGRESOS
4.1 VENTAS NETAS
4.1.01 VENTAS
4.1.01.12 Descuentos en Ventas
4.1.01.13 Devoluciones en Ventas
4.2 INGRESOS ORDINARIOS
4.3 INGRESOS EXTRAORDINARIOS
5 COSTO DE VENTAS
5.1 COSTO DE MERCANCÍAS VENDIDAS
5.1.01 INVENTARIO DE MERCANCÍAS INICIAL
5.1.02 COMPRAS NETAS
5.1.02.30 Fletes sobre Compras
5.1.02.70 Descuentos sobre Compras
5.1.01.80 Devoluciones sobre Compras
5.1.04 INVENTARIO DE MERCANCÍAS FINAL
6 GASTOS
6.1 GASTOS EN VENTAS
6.1.01 PUBLICIDAD
6.1.03 GASTOS DE REPRESENTACIÓN
6.1.03.01 Traslados
6.1.04 SUELDO PERSONAL DE VENTA
27
6.1.04.01 Vendedores
6.1.04.03 Comisiones en Venta
6.2 GASTOS ADMINISTRATIVOS
6.2.01 SUELDOS
6.2.02 DEPREC. PROPIEDADES Y EQ. DE TRAB.
6.2.02.01 Depreciación Instalaciones Fijas
6.2.02.02 Depreciación Vehículo de Reparto
6.2.02.04 Depreciación Mobiliario y Equipo de Oficina
6.2.03 SERVICIOS PÚBLICOS
6.2.03.01 Electricidad
6.2.03.02 Teléfono
6.2.04 OTROS SERVICIOS VARIOS
6.2.05 GASTOS DE ARTÍCULOS DE OFICINA
6.2.05.01 Papelería
7 OTROS INGRESOS Y EGRESOS
7.1 OTROS INGRESOS
7.1.01 INGRESOS FINANCIEROS
7.2 OTROS EGRESOS
7.2.01 EGRESOS FINANCIEROS
28
Descripción de Cuentas.
Código: 1
Nombre: ACTIVO
Tipo de Cuenta: Real
Saldo: Deudor
Descripción: Está constituida por bienes y derechos de la compañía y los

costos realizados que han de ser aplicados en el futuro.
Código: 1.1
Nombre: ACTIVO CIRCULANTE
Saldo: Deudor
Descripción: Está constituida por las cuentas que representan efectivo, u otros
activos y recursos susceptibles de convertirse en efectivo o de consumirse o
venderse en un período corto igual o inferior a un año.
Código: 1.1.01
Nombre: DISPONIBLE
Saldo: Deudor
Descripción: Comprende el efectivo y sus equivalentes que la empresa posee

sin ninguna restricción para cubrir emergencia al momento.
Código: 1.1.01.01
Nombre: CAJA
Saldo: Deudor
Descripción: Agrupa todas las partidas correspondientes al efectivo manejado

en las cajas de la empresa.
29
Código: 1.1.01.01.0001
Nombre: CAJA CHICA
Saldo: Deudor
Descripción: Representa el efectivo disponible en un fondo fijo para cancelar

gastos menores. Existirán tantas cuentas de movimiento como cajas chicas
maneje la empresa.
Código: 1.1.01.01.0010
Nombre: CAJA PRINCIPAL
Saldo: Deudor
Descripción: Representa el efectivo disponible contenido en la caja principal

de la empresa, que se genera como consecuencia de los cobros a clientes.
Código: 1.1.01.02
Nombre: BANCO
Saldo: Deudor
Descripción: Agrupa los fondos disponibles de efectivo en cuentas bancarias a

nombre de la empresa.
Código: 1.1.03
Nombre: EXIGIBLE
Saldo: Deudor
Descripción: Incluye todos aquellos rubros como las cuentas y efectos por
cobrar, que pueden ser fácilmente convertibles en efectivo en el corto plazo.
30
Código: 1.1.03.01.9999
Nombre: PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES
Tipo de Cuenta: Cuenta de Valoración
Saldo: Acreedor
Descripción: Muestra las estimaciones efectuadas por la empresa respecto a

la incobrabilidad de ventas a crédito. Esta cuenta soporta las estimaciones y las
pérdidas reales por la no recuperación de los derechos.
Código: 1.1.03.20
Nombre: ANTICIPOS
Saldo: Deudor
Descripción: Representa derechos exigibles por la empresa ante el proveedor

en razón de cantidades de dinero que hayan sido anticipadas al mismo.
Código: 1.1.04
Nombre: REALIZABLE
Saldo: Deudor
Descripción: Está conformado por las mercancías en existencia, que

pertenecen a la compañía y que ayudan indirectamente en el alcance del
proceso destinado a la venta.
Código: 1.1.04.01
Nombre: INVENTARIO DE MERCANCÍA
Saldo: Deudor
Descripción: Agrupa las mercancías adquiridas por parte de la empresa para

su inmediata comercialización.
31
Código: 1.1.05
Nombre: GASTOS PREPAGADOS
Saldo: Deudor
Descripción: Son los pagos de los gastos que abarcan uno o más períodos
contables futuros y que se registran como un activo se hayan vencido o
consumido.
Código: 1.1.05.01
Nombre: IMPUESTOS
Saldo: Deudor
Descripción: Agrupa los impuestos pagados en forma anticipada por la

empresa.
Código: 1.1.05.02
Nombre: SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO
Saldo: Deudor
Descripción: Agrupa los costos de las pólizas de seguro que se han cancelado
anticipadamente por la empresa.
Código: 1.3
Nombre: PROPIEDADES Y EQUIPOS DE TRABAJO
Saldo: Deudor
Descripción: Está constituido por todos aquellos bienes que posee la empresa
y reúna ciertas características; son propiedades de la empresa y están
destinados para el uso y no para la venta, tiene cierto valor considerable.
32
Código: 1.3.02
Nombre: ACTIVOS INTANGIBLES
Saldo: Deudor
Descripción: Conformados por aquellas partidas que representan bienes

incorpóreos de los que se esperan beneficios futuros.
Código: 1.4
Nombre: CARGOS DIFERIDOS
Saldo: Deudor
Descripción: Son gastos que la empresa realiza por anticipado y que la

benefician en el largo plazo, es decir, en más de un período contable.
Código: 1.5
Nombre: INVERSIONES PERMANENTES
Saldo: Deudor
Descripción: Están constituidas por inversiones en valores a largo plazo.

Estas representan inversiones de carácter permanente que no están
identificadas con las actividades propias de la empresa y que la misma las
hace con el propósito de obtener beneficios por el rendimiento de las mismas.
Código: 1.6
Nombre: OTROS ACTIVOS
Saldo: Deudor
Descripción: Están representados por aquellos activos con características

especiales no comunes a las actividades propias de la empresa y no pueden
clasificarse dentro de otros grupos.
33
Código: 2
Nombre: PASIVO
Saldo: Acreedor
Descripción: Son todas aquellas obligaciones reales, estimadas, eventuales y

contingentes de la empresa y aquellos ingresos percibidos atribuibles a futuros
ejercicios.
Código: 2.1
Nombre: PASIVO CIRCULANTE
Saldo: Acreedor
Descripción: Está constituida por las deudas que la empresa ha contraído con
terceros, pagaderas a corto plazo, es decir, en un período no mayor de un año.
Código: 2.1.03
Nombre: PRÉSTAMOS BANCARIOS
Saldo: Acreedor
Descripción: Incluye a todas las partidas que representen obligaciones en el

corto plazo ante instituciones financieras por préstamos recibidos
Código: 2.1.04.20
Nombre: CUENTAS POR PAGAR
Saldo: Acreedor
Descripción: Es una deuda contraída con un tercero a través de una factura.
34
Código: 2.2
Nombre: PASIVO A LARGO PLAZO
Saldo: Acreedor
Descripción: Son los compromisos que la empresa debe cubrir en el largo

plazo, es decir, en un período mayor a un año.
Código: 2.3
Nombre: CRÉDITOS DIFERIDOS
Saldo: Acreedor
Descripción: Son ingresos que la empresa recibe por anticipado, o sea,

ingresos recibidos pero no causados y que por su importancia se atribuyen a
ejercicios posteriores.
Código: 2.4
Nombre: OTROS PASIVOS
Saldo: Acreedor
Descripción: Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en ninguna de

las anteriores categorías, por esa razón, se clasificarán como otros pasivos.
Código: 3
Nombre: PATRIMONIO
Saldo: Acreedor
Descripción: Es el patrimonio poseído susceptible de producir una renta. El

patrimonio es la diferencia entre el activo y el pasivo de la empresa, es decir, lo
que sería de los activos si con ellos pagaren todos los pasivos.
35
Código: 3.1
Nombre: CAPITAL SOCIAL SUSCRITO Y PAGADO
Saldo: Acreedor
Descripción: Está representado por acciones o partes sociales que han

emitido a los accionistas o socios como evidencia de su participación en la
entidad. En atención a sus derechos y limitaciones.
Código: 3.2
Nombre: SUPERÁVIT
Saldo: Acreedor
Descripción: Cantidad en que los ingresos superan a las ventas o son las
utilidades habidas por la empresa por diferentes conceptos tales como los
aportes y contribuciones especiales al accionista.
Código: 3.2.02.03
Nombre: RESULTADO DEL EJERCICIO
Saldo: Acreedor
Descripción: Comprende los resultados de los ejercicios económicos o

resultados por exposición a la inflación.
Código: 4
Nombre: INGRESOS
Tipo de Cuenta: Nominal
Saldo: Acreedor
Descripción: Es una entrada de activo en forma de dinero y todos aquellos

ingresos provenientes por aportes del sector privado, ingresos propios.
36
Código: 4.1
Nombre: VENTAS NETAS
Saldo: Acreedor
Descripción: Constituye los ingresos operacionales que se deriven del giro

principal de la empresa y que son un incremento al patrimonio de la entidad
causado por un aumento de los activos o disminución de los ingresos diferidos.
Código: 4.2
Nombre: INGRESOS ORDINARIOS
Saldo: Acreedor
Descripción: Están representados por partidas que no están relacionadas con

los ingresos, costos y gastos operacionales y que deben ser segregados en el
Estado de Resultados.
Código: 5
Nombre: COSTO DE VENTAS
Saldo: Deudor
Descripción: Está constituido por la relación de activos y otros costos que se

encuentran relacionados con la generación de los ingresos operacionales
Código: 5.1
Nombre: COSTO DE LA MERCANCÍA VENDIDA
Saldo: Deudor
Descripción: Al terminar el período fiscal la cuenta inventario de mercancía

tendrá que ajustarse para que refleje el importe de la mercancía disponible.
37
Código: 6
Nombre: GASTOS
Saldo: Deudor
Descripción: Gastos que se han incurrido durante el período.
Código: 6.1
Nombre: GASTOS DE VENTAS
Saldo: Deudor
Descripción: Sub-clasificación de gastos de operación en la que se anotan los

gastos relacionados en forma directa con la venta del producto.
Código: 6.2
Nombre: GASTOS ADMINISTRATIVOS
Saldo: Deudor
Descripción: Comprende los gastos de supervisión y administración en

general, los gastos de personal, gastos de correspondencia, gastos legales,
entre otros.
38
Conclusión
Una vez concluido el Manual de Sistema de Contabilidad de nuestra empresa
EFP Distribuidora, S.R.L., nos sentimos en la capacidad de proveer de esta
herramienta a las nuevas empresas que requieran iniciar sus operaciones.
Nuestra recomendación se basa en saber delimitar las características de tu
empresa para poder estructurar un Manual de Sistema de Contabilidad
adecuado que permita a la nueva empresa operar de manera fluida.
Esperamos el mismo les sirva de orientación a los lectores.
39

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2018

Edith Soto, Fidelka Ovalle, y Pedro

EFP Distribuidora S.R.L.

Edith E. Soto 15-6606

Fidelka Ovalle 15-

Pedro Julio 15-

Contabilidad de la Empresa Distribuidora AOJA, S.R.L., el mismo es el

resultado de un esfuerzo combinado de varios compañeros de aula, los cuales

adquirimos un amplio conocimiento sobre la importancia y las ventajas que

ofrece iniciar un negocio con un sistema establecido.

En estos tiempos en los que predomina un ambiente competitivo alto, las

empresas deben ajustarse al mismo, siendo la organización de la misma vital

nos ofrece el primer paso para determinar toda la información referente a

más neurálgicas en las empresas.

A continuación desarrollamos los principales aspectos a considerar en la

elaboración de un Manual de Sistema de Contabilidad, Objetivos, Aspectos

Organizacionales y Formularios a utilizar por la empresa.

 Reunir en forma lógica y sistematizada toda la información referente a

Instrucciones para el Uso.

El Manual es presentado de lo general a lo particular. Para conocer el

Distribuidora AOJA, SRL

La empresa está constituida bajo la figura de Sociedad de Responsabilidad

Es una compañía constituida de acuerdo con las leyes de la República

La Administración de la compañía tiene su sede en la Calle Rafael Augusto

CONTRALOR SUPERVISOR DE VENTAS JEFE DE DESPACHO

Toma decisiones en el ámbito macro-económico con el objeto de dirigir

Ejecutar y hacer cumplir las decisiones de la Asamblea y de la Junta Directiva.

Ejercer la representación legal de la empresa. Esta atribución podrá ser

Designar el personal de la empresa y proceder a su remoción, contratación de

Delimitar y desarrollar un plan de acciones con los distintos departamentos en

Emitir, aceptar, endosar, avalar, descontar y protestar letras de cambio,

Supervisar y revisar todos los registros contables-administrativos.

Emite los Estados Financieros a la gerencia y asesora de acuerdo a su criterio

Elabora y procesa todos los formularios a declaraciones estimadas y definitivas

Realizar los cálculos de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) e Impuesto Sobre

Revisión de los libros de compra-venta.

Realizar los ajustes y cierres respectivos.

Cálculos de vacaciones, utilidades a trabajadores, liquidaciones de

Procesar o registrar contablemente los diarios de (ingresos, gastos, depósitos

Registros contables de otras salidas y entradas de inventarios.

Verificar la documentación completa de los diarios contables.

Elaboración de Conciliaciones Bancarias.

Recibe dinero en efectivo y cheques por concepto de pagos o depósitos

Hace diariamente el balance de operaciones con la finalidad de cuadrar las

Lleva un libro de contabilidad donde se registra todo el movimiento contable de

Envía al departamento legal el listado de los clientes morosos.

Elabora los recibos de caja.

Establecer cuotas de representante de ventas individuales, así como el

Planificación de la distribución, el producto y el precio.

Asegurarse de que los compradores estén satisfechos.

Establecer la estrategia de promociones a utilizar.

Efectivo y equivalentes de efectivo.

La Compañía considera como efectivo y equivalente de efectivo la

La moneda de curso legal es el peso RD$.

El efectivo recibido será depositado, mediante la elaboración de un recibo de

Se creara mediante la emisión de un cheque y un memorándum, la creación

Cuentas por Cobrar.

Las cuentas por cobrar están registradas a costo amortizado neto de la

La provisión de las cuentas incobrables se calcula en base a como lo estipula

El mobiliario y Equipos están registrados al costo de adquisición. La

Elaborado por: ___ Recibí Conforme:_

Revisado por: _____ Cédula de Identidad: