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GUIA 4 .1
Almacenamiento e
inventario de productos
farmacéuticos

Objetivo General del Módulo Al finalizar el módulo, las personas participantes estarán
en capacidad de almacenar productos farmacéuticos y proporcionarles mantenimiento de
manera eficiente, con la temperatura requerida
Almacenamiento e inventario de productos farmacéuticos

Gisela Sanchez
giselasanchez0315@gmail.com
Condiciones de almacenamiento
• Temperatura adecuada.
• Las temperaturas de almacenamiento.
• Humedad relativa.
• Condición del ambiente.
• Normas de higiene.
• (BPA) buenas prácticas de almacenamiento.
- Si los medicamentos se adquieren a otro
proveedor diferente a
DEFINICIONES
• ALMACENAMIENTO: Es un proceso del sistema de suministros que tiene
por objeto mantener y garantizar la calidad, la conservación y el cuidado
de los insumos, para que la prestación de los servicios se brinde con
calidad.
• BODEGA ZONA FRANCA: Es un espacio destinado, bajo ciertas
condiciones, al almacenamiento
de distintos bienes, ubicada en la avenida troncal del occidente Mosquera,
Cundinamarca.
• BIOLOGICO: Son medicamentos obtenidos a partir de organismos vivos
o sus tejidos cuyas fuentes
y métodos de producción incluyen cultivos de células o de
microorganismos o la extracción a partir de tejidos o de fluidos biológicos
como la sangre.
• BIOSEGURIDAD: Es el conjunto de medidas preventivas dirigidas a
mantener controlados los factores de riesgo biológicos, físicos o químicos;
previniendo que su desarrollo o producto final
atente contra la salud y seguridad de trabajadores, pacientes, visitantes y
medio ambiente.
• ESTABILIDAD: Aptitud de un principio activo o de un medicamento, de
mantener en el tiempo sus
propiedades originales dentro de las especificaciones establecidas, en
relación a su identidad,
concentración o potencia, calidad, pureza y apariencia física.
• FECHA DE VENCIMIENTO: Fecha de expiración, vencimiento o
caducidad, correspondiente a la
indicada por el mes y año calendario y en algunos casos, además por el
día, conforme a lo aprobado
en el respectivo registro sanitario; más allá de la cual no pueda esperarse
que el producto conserve
su estabilidad.
• INSPECCIÓN: Proceso a través del cual se supervisa para corroborar si el
producto cumple con los
requisitos de calidad.
• MUESTREO: Método idóneo para investigar características en diferentes
poblaciones que por su tamaño
se hace prácticamente imposible analizar uno a uno sus elementos. A
través de él se llega a conclusiones generalizadas de todo un lote
aplicando las leyes aplicando las leyes de la probabilidad en una muestra
tomada al azar
• MUESTRA: Conjunto de unidades escogidas, cuyas observaciones son
representativas y pueden
inferirse a toda la población.
• DEFECTO: Cualquier desviación del producto a las especificaciones
previamente establecidas.
• DEFECTO CRÍTICO: Aquel que puede llegar a impedir la utilización del
producto y atenta contra la
vida del paciente.
• DEFECTO MAYOR: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el uso del
producto.
• DEFECTO MENOR: Aquel que no reduce materialmente el uso del
producto.
• DISPOSITIVO MEDICO: Son cualquier instrumento, aparato, máquina,
software, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado
solo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y
programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación,
destinado por el fabricante para el uso en seres humanos en los siguientes
casos:
• Diagnóstico Prevención, supervisión o alivio de una enfermedad (por
ejemplo, un eco cardiógrafo, endoscopio, laringoscopio, etc.).
• Diagnóstico Prevención, supervisión, tratamiento, alivio o compensación
de una lesión o de
una deficiencia (Por ejemplo un desfibrilador, espéculo, suturas,
laparoscopio, etc.).
• Investigación Sustitución, modificación o soporte de la estructura
anatómica o de un proceso fisiológico (Por ejemplo marcapasos, válvulas
cardíacas, Prótesis de Cadera, etc.).
• Diagnóstico del embarazo y control de la concepción (Por ejemplo los
preservativos).
• Cuidado durante el embarazo, nacimiento o después del mismo,
incluyendo el cuidado del recién nacido (Por ejemplo fórceps, incubadoras
pediátricas, ecógrafos, etc.).
• Productos para la desinfección y/o esterilización de dispositivos.
Los dispositivos médicos NO desarrollan una acción terapéutica, como sí lo
hacen los medicamentos, los cuales ejercen su acción principal por medios
farmacológicos, inmunológicos o
metabólicos; sin embargo, muchas veces el dispositivo es utilizado para
administrar productos farmacéuticos, por ejemplo una jeringa.
• EXCIPIENTE: Es aquel compuesto o mezcla de compuestos que en las
concentraciones presentes
en una forma farmacéutica, el cual no presente actividad farmacológica
significativa. El excipiente sirve para dar forma, tamaño y volumen a un
producto y para darle estabilidad, biodisponibilidad, aceptabilidad y
facilidad de administración.
• FÁRMACO: Es el principio activo de un producto farmacéutico.
• INVENTARIO: Principio básico del control de existencias. Su objetivo
primordial es comparar las existencias físicas contra el movimiento
(entradas y salidas), lo que permite determinar la eficiencia de los mismos,
así como tan bien alimentar al sistema de información que va a permitir
tomar decisiones administrativas en cuanto a la programación de
compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores, entre otros.
• INVENTARIO GENERAL: La información obtenida de éste tipo de
inventario, sirve para evidenciar si hubo perdida o ganancia durante el
ejercicio, para elaborar el presupuesto de la próxima vigencia y para
identificar Medicamentos deteriorados y vencidos.
• INVENTARIO PERIÓDICO: Se realiza a intervalos definidos de acuerdo
con las políticas de compra y/o entrega a la Institución, que puede ser
cada tres, cuatro o seis meses. El control de las existencias se hará
entones en los períodos establecidos. INVENTARIO PERMANENTE: En éste
tipo de inventario el control se lleva a cabo cada vez que se realiza un
movimiento del insumo y ayuda a detectar de una forma más rápida
cualquier inconsistencia que se pueda presentar en el manejo del
inventario, permitiendo agilidad en la toma de decisiones de acción
correctiva.
• MEDICAMENTO: Es aquél preparado farmacéutico obtenido a partir de
principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma
farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico,
tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases,
rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por
cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.
• REACTIVO DE DIAGNOSTICO: Es un producto reactivo, calibrador,
elaborado en material de control, utilizado sólo o en asociación con otros,
destinado por el fabricante a ser utilizado in vitro para el estudio de
muestras procedentes del cuerpo humano, incluidas las donaciones de
sangre, órganos y tejidos, principalmente con el fin de proporcionar
información relacionada con: un estado fisiológico o patológico, una
anomalía congénita, la determinación de la seguridad y compatibilidad
con receptores potenciales, la supervisión de medidas terapéuticas

7. BUENAS PRÁCTICAS DE ALMACENAMIENTO

Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA), son un conjunto de
normas mínimas de almacenamiento para los establecimientos de
importación, distribución, dispensación y expendio de productos
farmacéuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamiento y
procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de
las características y propiedades de los insumos, medicamentos y
biológicos.
El presente Manual, está ligado con otras normas y procesos relacionados,
como son las normas de Buenas Prácticas de Almacenamiento, estudios
de estabilidad de medicamentos y biológicos, procesos de distribución y
cadena de frío, especialmente para vacunas y productos biológicos,
contribuyendo de esta manera a establecer un sistema integral de
garantía de calidad, que permita la utilización de medicamentos e insumos
afines en condiciones de oportunidad y calidad a fin de cumplir esa noble
función de proteger, sanar, diagnosticar o devolver la salud al paciente.
La Buenas Prácticas de Almacenamiento BPA, hacen parte del Sistema
Integrado de Gestión de Calidad y su objetivo es garantizar que los
insumos (dispositivos médicos), medicamentos y biológicos se almacenen
y se distribuyan de conformidad con los estándares de calidad con los que
fueron elaborados y liberados por el proveedor en función al uso para que
el que están destinados.
Las BPA cubren tanto las actividades operativas de almacenamiento,
transporte y distribución como las de control y seguimiento como
requisitos básicos. Las BPA establecen los siguientes parámetros Las
instalaciones de la bodega de los productos farmacéuticos y afines en
donde se almacenan, distribuya o dispensen medicamentos y biológicos e
insumos (dispositivos médicos) están localizados, protegidos, construidos,
adaptados y mantenidos de forma adecuada de acuerdo con las
operaciones que se llevan a cabo, para minimizar el margen de error
cumplen con los protocolos de limpieza y desinfección como también con
el mantenimiento correspondiente, con el fin de evitar contaminación o
cualquier factor que pueda afectar la calidad de los medicamentos e
insumos y biológicos.
Por lo tanto se planeó el diseño y la localización del establecimiento con
los siguientes factores:
• La Localización o conveniencia geográfica
• Necesidad de estructuras especiales
• Disminución de Riesgo de inundación, incendio y otros peligros naturales
• Materiales de alto riesgo
• Clase de sistema de manejo mecánico seleccionado (estanterías de flujo,
racks de doble
profundidad, etc).
• Aspectos relacionados con las condiciones climáticas predominantes.
Área: Con capacidad para el desarrollo adecuado de las actividades que
evitan confusión y aumentan la eficiencia y la seguridad. Es importante
resaltar que cuenta con la condición para almacenar los medicamentos e
insumos (dispositivos médicos) y biológicos en los volúmenes requeridos,
dentro de sus parámetros garantizan la conservación de su calidad y la
seguridad en su manejo. Su almacenamiento bajo condiciones de
refrigeración y/o congelamiento, cuenta con un área amplia en las
instalaciones.
Las áreas identificadas y señalizadas son las siguientes:
• Área de Recepción
• Área de cuarentena
• Área de Rechazo
• Área de devoluciones
• Área de Almacenamiento
• Área de separación y aislamiento de pedidos refrigerados (precámara)
• Área de Refrigeración (cuarto 1, cuarto 2 y cuarto de congelación)
• Área de Oficinas
• Cafetería
• Servicios sanitarios y vestier.
•
7.1.2. Componentes de las instalaciones
Condiciones Generales:
Teniendo en cuenta que la bodega almacena insumos que requieren
condiciones especiales, al tratarse en
su mayoría de medicamentos y biológicos en sus instalaciones se cumple
con los siguientes requerimientos
técnicos:
Zona Seca:
Para un adecuado almacenamiento de los medicamentos y dispositivos
médicos se deben cumplir con las
siguientes especificaciones de infraestructura:
• Drenajes, tuberías y canaletas: De buena capacidad, bien ubicados e
inclinados para prevenir la
formación de lodos y/o acumulación de residuos y para facilitar el
mantenimiento y la limpieza
regular. Si estuvieran presentes drenajes o sifones dentro del almacén,
estos deben ser de tamaño
adecuado y no deben permitir la contracorriente.
• Techos y azoteas: Contar con techos resistentes, uniformes y de fácil
limpieza y sanitización. El
diseño inclinado de los techos permite la caída de agua. Los techos con un
poco de “saliente”
proporcionan protección extra contra las lluvias y la luz solar directa
(sombra). La instalación de un
doble techo permite el aislamiento y asegura un ambiente fresco para el
almacenamiento de los
medicamentos y biológicos.
• Pisos: Contar con pisos de material impermeable, resistentes, uniforme
y con sistema de drenaje
que permita la fácil limpieza y Sanitización. Los pisos deben garantizar la
seguridad en el tránsito
frecuente de los productos (medicamentos, insumos, dispositivos médicos
y biológicos) de equipos pesados y del personal que permanece en el
establecimiento. Se deben considerar materiales con superficies lisas y
antideslizantes para evitar la acumulación de suciedad y la conservación
de equipos.
• Paredes: Tener paredes impermeables, solidas, de fácil limpieza y
Sanitización y resistentes a factores ambientales como humedad y
temperatura, preferiblemente de color claro y lisas. Las paredes en lo
posible deben estar construidas con materiales que favorezcan la
ventilación y recubiertas con pinturas resistentes al agua para garantizar
su fácil limpieza (en sitios húmedos pueden ser adicionados a las pinturas
productos químicos para evitar el crecimiento de hongos).
• Puertas: Se cuenta con amplias puertas para permitir el tránsito fácil y
libre de productos y equipos resistentes, robustos y debidamente
certificados para proporcionar seguridad.
• Ventanas: De existir las ventanas preferiblemente ubicarlas en las partes
más altas de las instalaciones para permitir una ventilación adecuada y
con sistemas de protección como filtros, para evitar la entrada del polvo,
insectos y otras plagas¸ además de evitar condiciones de seguridad.
• Iluminación: Contar con luz natural y/o artificial que permita la
conservación apropiada e
identificación de los medicamentos, dispositivos médicos e insumos y
buen manejo de la documentación. Así mismo adecuada y suficiente para
el desarrollo normal de las actividades que se lleven a cabo en la bodega.
Se debe tener presente que aunque los bienes e insumos (dispositivos
médicos), medicamentos y/o biológicos no deben estar expuestos a la luz
solar, directa, la iluminación natural evitará el uso de lámparas o bombillas
de luz fluorescente (rayos UV) o de luz incandescente (que emite calor);
las dos con efectos negativos sobre la estabilidad de insumos (dispositivos
médicos), medicamentos y/o biológicos. Es fundamental el uso de una
planta eléctrica en caso de interrupción (o cortes) del servicio.
• Ventilación: Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial
que garantice la conservación
adecuada y suficiente para garantizar la máxima circulación de aire, con lo
cual se contribuye al
control de la temperatura interior de la bodega y se evita la condensación
de humedad sobre los productos o sobre las paredes. No debe entenderse
por ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que podrían
permitir la contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con
polvo, humo o gases o sistema de filtros y/o suciedad del exterior.
• Rayos solares: Evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los
medicamentos y dispositivos médicos.
• Condiciones de temperatura y humedad: Registrar diariamente
Temperatura y Humedad relativa en los formatos ABIF28 - Control de
Temperatura y Humedad Relativa y formato ABIF29 Control de
Temperatura en Cuartos Fríos y de Congelación.
• No contacto con el piso: Los medicamentos o dispositivos médicos no
deben estar en contacto directo con el piso. Se ubicará en estibas o
estanterías de material sanitario, impermeable y de fácil limpieza.
• Medidas de seguridad: En las áreas de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos
se contará con alarmas sensibles al humo y extintores de incendios. En
esta área no se podrán acumular residuos.
Condiciones físicas:
 Buena circulación del aire, que permite mantener la vida útil del
medicamento y dispositivos médicos.
 Cuenta con un sistema que evita que los rayos solares puedan llegar
hasta los medicamentos.
 Los cuartos fríos y congeladores de la bodega Zona Franca cuentan con
una planta eléctrica de
suplencia de 80 KVA con transferencia automática electrónica que
suministra electricidad por el tiempo necesario.
 La bodega consta de cuatro (4) niveles:
Piso 1: Recepción y Bodega. Se cuenta con una zona de acceso para
descargue y recepción al interior de la bodega, delimitada en dos
secciones la primera donde se ubican los medicamentos, dispositivos
médicos, equipos e insumos de uso en salud pública, la segunda zona
corresponde a cuartos fríos donde se almacenan los biológicos y
dispositivos médicos que requieran refrigeración.
Pisos 2 y 3: parte Administrativa.
Piso 4: puestos de trabajo Programa Ampliado de Inmunizaciones- PAI.
7.2. PLAN DE SANEAMIENTO BÁSICO
Las Instalaciones permanecen en condiciones adecuadas de higiene,
limpieza y orden, para las que se tienen en cuenta las siguientes
disposiciones:
• Las labores de limpieza se realizan mediante contrato con una empresa
especializada y se controlan con los formatos ABIF014 Frecuencia de Aseo
de Baños Bodega Zona Franca, ABIF15 Limpieza
Almacén General de Medicamentos y/o Insumos y Cuartos Fríos Zona
Franca y ABIF16 Lista de Chequeo de Limpieza del Almacén Bodega de
Zona Franca.
• Las labores para el control de Plagas y roedores, se realiza mediante
contrato con una empresa
especializada, hacen entrega de los certificados de fumigación, ratización
que incluya el nombre de la sustancia química utilizada y un plano de
ubicación de los cebos.
7.2.1. Programa de limpieza
Para asegurar las condiciones adecuadas de higiene de las instalaciones se
realizan actividades rutinarias y permanentes de aseo en las que se
remueven los residuos sólidos y la suciedad producto de la operación y el
tránsito del personal, así como del ambiente (lluvia y polvo). Las labores
de limpieza se realizan de manera ordinaria o básica diariamente y estricta
cada 15 días y en zonas de difícil acceso según la necesidad se programa.
Los implementos de aseo utilizados para el desarrollo de la limpieza básica
son escobas, recogedores, traperos, mopas, toallas, baldes, carro
exprimidor, esponjas, cepillos entre otros. Para la limpieza estricta
seutiliza maquinaria especializada para el lavado de pisos. La limpieza de
los equipos de refrigeración, cuarto
de máquinas, canales, techos y fachada se realizan de manera
extraordinaria por personal de mantenimiento.
Cada vez que se ejecuta una labor de aseo se diligencian los registros o
formatos correspondientes a las actividades de limpieza para su
seguimiento y control. Se cuenta con actividades realizadas que indican el
responsable de ejecutarlas así como quien las verifica.
Tabla No. 1. Control de Limpieza, Bodega Zona Franca, Ministerio de Salud
y Protección Social.

Programar el servicio de limpieza con una empresa especializada.

Hay dos tipos de limpieza:
a. Limpieza Básica: que consiste en limpiar el piso y lo que se ve sucio en
estanterías, cajas, paredes, ventanas y techos.
b. Limpieza Estricta: que consiste en limpiar el piso y todas las estanterías,
cajas, paredes, ventanas y techos.
Contratista La empresa especializada en la limpieza, realiza la limpieza
básica todos los días y la
limpieza estricta cada 15 días.
Contratista Se recogen los papeles y desperdicios de la bodega que se
dispondrán en bolsas o cajas de acuerdo con tipo de residuos.
Contratista Pasar un trapo seco por las cajas en los estantes para eliminar
el polvo.
Contratista Los estantes se limpiarán con un trapo húmedo para eliminar
el polvo.
Contratista Aspirar el polvo de las ventanas y luego pasar un paño
humedecido con solución desinfectante.
Contratista Se aspiran y limpian las esquinas, las hendiduras del piso y
debajo de las estibas.
Contratista Se barren los pisos sin levantar polvo, se trapean con
detergente y/o desinfectante y luego se quita con agua.
Contratista Las acciones anteriores de limpieza son registradas en el
registro denominado:
ABIF15 Limpieza Almacén General de Medicamentos y/o insumos y
Cuartos Fríos
se registra la limpieza que se realiza a los baños adyacentes a la bodega.
Contratista La empresa especializada en la limpieza entregara
mensualmente el registro de lo controles a la dirección técnica para ser
archivada en la carpeta respectiva de limpieza.
Contratista Las basuras que salen se pesarán y se dejará registrado en el
formato. ABIF21 Plan de Gestión Integral de Residuos PGIR Control de
Residuos No Peligrosos
Contratista La basura se saca y la logística de Zona Franca se encarga de
recogerla 1 vez al día
7.2.2. Programa de control de plagas
Las plagas que podrían ingresar a las instalaciones, alojándose o causando
daño a los insumos, (dispositivos médicos), medicamentos y biológicos
almacenados pueden ser:
Roedores: se controla su entrada a las instalaciones, manteniéndolas
limpias, evitando la acumulación de
residuos, cuidando que no existan orificios, colocando las rejilla en la
drenajes de los servicios sanitarios y zona de cargue y descargue.
Aves: se controla su anidamiento e ingreso a las instalaciones cuidando los
ductos de ventilación y con la limpieza de los techos en la parte exterior.
Insectos voladores: se controla manteniendo cerradas las puertas y
ventanas de la bodega. En la zona de cargue y descargue se cuenta con
sistemas de cortina de aire y trampa de luz (UV o fluorescente),
combinada con sistemas de electrocución.
Insectos rastreros, y otras plagas estructurales: para su control las
instalaciones se mantienen limpias, evitando la acumulación de residuos y
el ingreso de elementos deteriorados por estas plagas, tales como estibas
de madera y cajas de cartón en mal estado.
Se cuenta con unas actividades que indican el responsable de ejecutarlas,
así como quien las verifica.
Tabla No. 2. Control de Plagas, Bodega Zona Franca, Ministerio de Salud y
Protección Social.
ACTIVIDADES
Regente y/o
Químico
Farmacéutico
Elaborar el plan anual de desinfección de tanques y control de plagas, que
se realizará como mínimo dos veces al año. (Se anexa cronograma anual).
Regente y/o Químico Farmacéutico
Coordinar la realización de las actividades de inspección y monitoreo de
presencia de plagas con el Grupo de Recursos Físicos del Ministerio,
avisando con mínimo dos semanas de anticipación.
Contratista (Empresa para control plagas)
Realizar un diagnóstico de las instalaciones con el fin de determinar el tipo
de plagas presentes o que pueden llegar, los posibles lugares de ingreso, o
anidación.
La empresa que realice fumigación y desratización garantiza que los
medicamentos e insumos farmacéuticos no se contaminen durante el
proceso ni se vean afectadas sus características técnicas, De ser necesarios
se solicita cambiar la ubicación temporal
de algunos medicamentos para que estos no se contaminen.
Regente y/o Químico Farmacéutico
Verificar que el proceso de control y monitoreo de plagas sea completo
cubriendo todas las áreas del almacén, realizar Inspeccionar visual por
parte de personal del almacén que se haya llevado a cabo exitosamente y
que no se hayan afectado los productos almacenados.
Regente y/o Químico
Farmacéutico
Solicitar a la empresa que realiza el control de plagas los certificados de la
fumigación, de la desratización, y un plano de ubicación de las estaciones
de control (cebadero y atrapamiento), así como de los productos usados,
los cuales se anexarán a la carpeta de control de plagas y roedores de la
Bodega.
Regente y/o
Químico
Farmacéutico
Registrar y archivar en carpetas del Almacén los documentos de las
actividades realizadas según el cronograma anual de control de plagas.
7.2.3. Programa de manejo de residuos sólidos
Con el fin de dar un manejo adecuado a los residuos que se generan en la
bodega de Zona Franca, relacionado con la recepción, almacenamiento y
envío de insumos de interés en salud pública; además de otros desechos
producto de la actividad administrativa y del personal, a fin de minimizar
su generación y aprovecharlos, se cuenta con el documento ABIS01
Documento Plan Gestión Integral de Residuos.
Realizar el manejo de los residuos sólidos y líquidos mediante en los
formatos ABIF21 Plan de Gestión
Los insumos, medicamentos y biológicos que por cualquier razón se
clasifiquen como no aptos para el uso,
es decir inservibles o inutilizables, deben ser sometidos a
desnaturalización. Ver Guía para la Administración
de Bienes e Insumos ABIG01.
Por la naturaleza misma de los medicamentos y productos relacionados, el
procedimiento de
desnaturalización deberá ser llevado a cabo por una empresa
especializada, certificada para ejercer esta labor.

7.3. INSTALACIONES, EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA

La bodega de insumos del almacén general del Ministerio de Salud y
Protección Social, cuenta con infraestructura, equipos e instrumentos que
garantizan el almacenamiento adecuado de los mismos, su 7.3.1.
Distribución Las instalaciones cuentan con una zona de almacén y oficinas
administrativas, dentro de la zona de almacén se cuenta con cuatro áreas
debidamente delimitadas y marcadas:
Almacenamiento: Área destinada a mantener los productos o insumos en
forma ordenada y en condiciones adecuadas para conservar sus
características de calidad; se cuentan dos grandes áreas del
almacenamiento zona de los cuartos fríos y la zona seca. Para el diseño de
las áreas de almacenamiento se tuvieron en cuanta los volúmenes a
manejar, las necesidades anuales de los programas de interés en salud
pública que manejan insumos, las frecuencias de compra, las rotaciones
de inventarios y posibles contingencias, todo esto estimando una
proyección de uso mayor a 10 años.
Embalaje: Área destinada para las labores de empaque y desempaque de
los insumos a almacenar o en preparación para la distribución.
Tránsito: Área destinada al tránsito de montacargas para movimiento de
cargas y tránsito de personal operativo, debidamente identificadas.
Residuos: Área para manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la
reglamentación vigente.
Dentro de la zona administrativa se cuenta con las áreas de oficinas,
baños, duchas y casilleros, totalmente separadas de las áreas
anteriormente mencionadas.
Rechazo: Destinada para el almacenamiento temporal de los insumos que
tienen alguna característica de incumplimiento por calidad, averiados o
vencidos. Se encuentra totalmente delimitada y demarcada evitando
confusiones o intercambios, se controla mediante el formato ABIF35
Producto Rechazado
Devoluciones: destinada para el almacenamiento temporal de los insumos
que tienen alguna característica de incumplimiento de requisitos del
cliente (entidad territorial), un reclamo, o condición administrativa.
Teniendo en cuenta que la bodega almacena insumos que requieren
condiciones especiales, al tratarse en
su mayoría de medicamentos, biológicos y dispositivos médicos en sus
instalaciones se cumple con los
siguientes requerimientos técnicos:
Zona cuartos fríos:
• Se cuenta con equipos que garantizan el rango de temperatura para
refrigeración +2°C a +8°C
• Se cuenta con equipos que garantizan el rango de temperatura para
congelación -10°C a -15°C
• Los pisos son impermeables, sólidos sin juntas, incombustibles, de fácil
limpieza, antideslizantes,
uniformes y con nivelación adecuada para facilitar el drenaje.
• La iluminación es uniforme y simétrica, calculada según el espacio y la
distribución de insumos.
• El cuarto de máquinas cuenta con piso en concreto pulido, alrededor del
perímetro de este cuarto se encuentra instalada una malla metálica
pintada que permite excelente ventilación y protege contra vandalismo,
igualmente se cuenta con un portón de acceso con cerradura para facilitar
movimiento de equipos.
• No contacto con el piso: Los biológicos no están en contacto directo con
el piso. Siempre de ubican
en estibas o estanterías impermeable y de fácil limpieza.
Zona Seca:
• Se cuenta con un área que mantiene la temperatura hasta 25°C apta
para el almacenamiento de los medicamentos y demás insumos de uso de
uso en Salud Pública.
• Los pisos son lisos, tienen recubrimiento con pintura epóxica especial
para tráfico pesado, derrame de químicos, antideslizante, incombustibles
y de fácil limpieza y con nivelación adecuada para facilitar el drenaje.
• La iluminación es uniforme y simétrica, calculada según el espacio y la
distribución de insumos.
• Los medicamentos y demás insumos de uso en Salud Pública no están en
contacto directo con el piso. Siempre de ubican en estibas o estanterías
impermeable y de fácil limpieza.

7.3.3. Tipo de Almacenamiento

Para la bodega de insumos del almacén general del Ministerio de Salud y
Protección Social se emplea el tipo de almacenamiento bajo techo con
única técnicas de almacenamiento el almacenamiento en estanterías.
El almacenamiento en estanterías y estructuras consiste en situar los
distintos tipos y formas de carga en estantes y estructuras alveolares de
altura variable, sirviéndose para ello de equipos de manutención manual o
mecánica. En la bodega de insumos del almacén general se cuenta con
estantería de tipo estático, ya que los sistemas en los que el dispositivo de
almacenamiento y las cargas permanecen inmóviles durante todo el
proceso Para el diseño de la estantería, se tuvieron en cuanta las cargas, el
tipo de insumos a almacenar, las condiciones ambientales y la
normatividad nacional vigente. La estantería está fabricada en metal con
acabado en pintura, que soportas las temperaturas de trabajo.
La estantería metálica es de tipo larguero, de doble profundidad, con
panel metálico en mallado, que permite una mejor acomodación de los
insumos, cuenta con protectores de puntales, en la totalidad de los
puntales frontales.
Ilustración No. 1. Estantería, Bodega Zona Franca, Ministerio de Salud y
Protección Social.
En la zona de cuartos fríos cuenta con cuatro niveles, para un total de 900
posiciones, en la zona seca se cuenta con cinco niveles para un total de
608 posiciones.

Para la ubicación en el almacén de los medicamentos e insumos de uso en

salud pública, se utiliza el sistema de almacenamiento caótico.
Riesgos de la estantería:
Los riesgos asociados al montaje de estantería con la que se cuenta en las
instalaciones son:
• Caída parcial o total de carga sobre pasillos o zonas de trabajo
ocasionada por choque o golpe
contra las estructuras con equipos o vehículos de manutención, esto
puede ocasionar el desenganche de los largueros y/u otros componentes,
deformaciones elásticas o permanentes de los elementos y/o el desplome
de las cargas y/o elementos portantes. • Accidentes de circulación, que
pueden ser ocasionados por choques entre vehículos o atropellos a
peatones. Las causas principales de este tipo de accidentes son deficiencia
en iluminación, exceso de velocidad de los equipos de elevación; cruces
mal señalizados; mala manipulación de equipos.
Como medidas de prevención para minimizar la probabilidad de
ocurrencia de los riesgos mencionados se tiene las siguientes:
✓ Instalación de protectores de puntal en todos los puntales frontales.

✓ Demarcación de pasillos de trabajo independientes

✓ Demarcación de pasillos peatonales.

✓ Capacitación del personal en manejo de montacargas.

✓ No permitir la circulación de los montacargas con carga elevada.

Ilustración No. 2. Riesgos de la estantería, Bodega Zona Franca, Ministerio
de Salud y Protección Social.

Para el almacenamiento en las estanterías siempre se debe emplear

estibas que no sean de madera, ya que, por las características de los
insumos a almacenar, sumados a las condiciones ambientales este
material no garantiza las condiciones de asepsia e higiene necesarias.
Cuando las estibas estén vacías deben ser apiladas y ubicadas fuera de los
pasillos de las áreas de almacenamiento para garantizar el libre tránsito
para la prevención de riesgos relacionados con accidentes de estantería se
cuenta con el intermediario de seguros vigente por parte del Ministerio,
los cuales realizan visitas anuales y reportan el cumplimiento de los
requisitos de la normatividad vigente en riesgos laborales. 7.3.4.
Mantenimiento infraestructura y equipos:
Teniendo en cuanta que el mantenimiento es concebido como toda
aquella actividad que se lleve a cabo
para mantener en óptimas condiciones equipos, procesos o
infraestructuras y que pueda cumplir adecuadamente con su función y
buscando tener al 100 % la disponibilidad y la confiablidad de la totalidad
de los equipos que forman parte de la logística de almacenamiento de los
insumos del almacén general del Ministerio de Salud y Protección social,
se cuenta con un plan de mantenimiento que contempla los siguientes dos
tipos de mantenimiento:
Mantenimiento correctivo:
Actividades encaminadas a corregir defectos o fallas presentadas de
equipos o instalaciones, el cual se genera por una falla, la cual puede o no
implicar una detención parcial o total del equipo o del servicio de
infraestructura, cuya consecuencia es una disminución en la producción o
en la pérdida económica para la Entidad. Resulta imposible planificarlo.
Este tipo de mantenimiento se realiza cuando una instalación o un equipo,
no se encuentran en las condiciones deseadas y es necesario
identificarlos, sacarlos de servicio, establecer un plan de contingencia para
suplir la función de ese equipo y arreglarlos dentro del menor tiempo
posible.
Una vez detectado el daño o la inconformidad, por lo general a través del
personal que habitualmente hace uso de las instalaciones o de los
equipos, se debe proceder de inmediato o contactar o a la persona
responsable para que efectué dicho mantenimiento.
Como en el caso del mantenimiento preventivo, asegurarse de contar con
un registro, en el cual se consignen todas las actividades que se han
realizado o que sea necesario realizar en el corto plazo y con un informe
de servicios como el indicado en el literal anterior.
Mantenimiento preventivo:
Conjunto de actividades que se realizan de manera periódicas con miras a
garantizar el correcto funcionamiento de equipos o instalaciones al igual
que su total disponibilidad, así mismo un conjunto de Procedimientos
eléctricos mecánicos, electrónicos o de Infraestructura aplicados
planificada mente sobre una pieza, equipo, instrumento o instalación que
tienen como fin garantizar la continuidad del funcionamiento
de acuerdo con las especificaciones técnicas y, reducir la probabilidad de
parada o mal funcionamiento del equipo o infraestructura.
Debe contar con un cronograma anual que establezca las rutinas de
mantenimiento preventivo específicas para cada equipo o instalación, las
fechas para el desarrollo de las mismas, el responsable de verificar el
cumplimiento, la frecuencia establecida y las fechas del último y del
próximo mantenimiento.
Una vez efectuadas las actividades, solicitar a la persona responsable que
entregue un reporte de servicios, manejo bajo un formato que incluya el
informe de servicios, la fecha de revisión, el nombre del usuario, elárea la
instalación y el equipo las actividades realizadas, nombre y firma del
responsable y de quien verifica y las observaciones.
El mantenimiento de los equipos con los que se cuenta, exige personal
técnico capacitado y con experiencia específica en la actividad,
periodicidad en las actividades y respuesta inmediata ante sucesos que
pongan en riesgo los insumos allí almacenada o la logística de distribución.
En el caso de los cuartos fríos, se debe considerar que el tiempo máximo
antes de que la temperatura supere el valor de 8°C no supera las dos
horas luego de apagados los equipos. Es por esta razón que siempre se
exige sistemas frigoríficos de respaldo con el 100% de la capacidad de
carga térmica.
Adicional a las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de
cada equipo e infraestructura con la que se cuenta, para el Programa de
Mantenimiento las actividades de calibración de equipos e inspecciones
de seguridad, las cuales garantizan la correcta medición de los equipos y la
seguridad para todo el personal operativo y visitante que ingresa a las
instalaciones. En cuanto a las calibraciones de los equipos se debe seguir
los lineamientos del Programa de Mantenimiento del Ministerio de Salud
y Protección Social.
Así mismo se agrupan estos equipos por familias y se evalúa el grado de
criticidad para la realización del Cronograma de Mantenimiento
realizándolo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en cuartos fríos y
en planta eléctrica cada 8 días, la Guía de Mantenimiento relacionada con
revisión de presiones, temperaturas, amperajes, fugas de refrigerante,
ruidos adicionales, limpieza en general del equipo con registro fotográfico,
como ruta orientadora de las intervenciones por equipo.
Para hacer un seguimiento a las características de los equipos, su
adecuado mantenimiento se establecen formatos de obligatorio
cumplimiento, se asocian los siguientes:
• ABIF38 Hoja de Vida de Equipo de Refrigeración: Responsable del
diligenciamiento por la Dirección de Promoción y Prevención,
específicamente el encargado de Cadena de Frío del Programa Ampliado
de Inmunizaciones PAI
• ABIF39 Hoja de Vida de Planta Eléctrica- Responsable del
diligenciamiento por la Dirección de Promoción y Prevención,
específicamente el encargado de Cadena de Frío del Programa Ampliado
de Inmunizaciones PAI
• ABIF40 Bitácora de Encendido de la Planta Eléctrica- Responsable del
diligenciamiento contratista
de Mantenimiento de la Subdirección de Gestión de Operaciones
• ABIF41 Bitácora de Fallas- Responsable del diligenciamiento contratista
de Mantenimiento
• ABIF42 Limpieza General de Refrigeradores y Cuartos Fríos- Responsable
de diligenciamiento contratista de aseo del Grupo de Servicios de Apoyo
Logístico de la Subdirección Administrativa
• ABIF44 Seguimiento Temperaturas del Sistema Monitoreo Digital-
Responsable del diligenciamiento por la Dirección de Promoción y
Prevención, específicamente el encargado de Cadena de Frío del Programa
Ampliado de Inmunizaciones Calibración, mantenimiento y verificación de
instrumentos de medición: Su objetivo es establecer una relación entre los
valores y sus incertidumbres de medida asociadas para crear controles
para la verificación y calibración de los instrumentos de medición de
termómetros láser, monitores de temperatura, higrómetros, manómetros
de presión, indicadores de temperatura digital con sensores
(termocuplas), básculas o balanzas, así mismo construye una relación que
permite obtener un resultado de medida a partir de su medición.
La calibración se define como: “la comparación de un estándar de
medición, o de un instrumento, con un estándar o instrumento de mayor
exactitud, para detectar y cuantificar imprecisiones y reportarlas o
eliminarlas mediante un ajuste” En este sentido, la calibración es la
actividad de control de calidad más importante dentro de la medición, ya
que establece la relación del valor medido por un equipo con un valor
convencionalmente real, dando validez y trazabilidad ad a la medición.
La trazabilidad es un concepto fundamental que debe considerase en los
programas de calibración se define como: “propiedad del resultado de una
medición o del valor de un patrón, tal que ésta pueda ser relacionada con
referencias determinadas, generalmente patrones nacionales o
internacionales, por medio de una cadena ininterrumpida de
comparaciones teniendo todas incertidumbres determinadas”. Cuando se
utilizan los instrumentos de medición de manera continua, la exactitud y
la precisión de la medición varían gradualmente a causa del desgaste de
sus partes o por interferencias causadas por la acumulación de polvo o
mugre, por lo que es necesario validarlas por medio de una calibración y
corregirlas, si es necesario.
Teniendo en cuenta la anterior, los instrumentos de medición y control,
utilizados en la bodega de Zona Franca como: termómetros láser,
monitores de temperatura, termohigrómetros, manómetros de presión,
indicadores de temperatura digital con sensores (termocuplas), básculas o
balanzas, son calibrados de acuerdo con cronograma de calibración para
garantizar que se encuentren dentro de los límites establecidos; está
calibración de equipos de medición la temperatura debe ser la apropiada
para garantizar la precisión que se requiere en su medida, teniendo en
cuenta su trazabilidad de medición y temperatura, se garantizan mediante
la calibración del equipo de medida frente a patrones de medición
trazables a patrones de medición internacionales o nacionales.
Los equipos de medición y control utilizados en la bodega de Zona Franca
del Ministerio de Salud y Protección Social, se encuentran identificados
para establecer su estado de calibración dentro del formato Hoja de vida
del instrumento de medición, en el cual se registran las especificaciones,
características metrológicas del equipo, las calibraciones realizadas y su
resultado y la vida útil del equipo, teniendo como soporte los respectivos
certificados de calibración de los equipos, los cuales se conservan en caso
de requerirse, así mismo para establecer los lineamientos de los estudios
de mercados para la adquisición de instrumentos de medición que
garantice la participación de 3 proveedores como mínimo.
El Ministerio de Salud y Protección Social, contrata empresas externas
certificadas, para la calibración para todos los equipos de medición. Cada
instrumento se calibra apegándose a las condiciones de operación,
conforme a procedimientos basados tanto en las instrucciones específicas
del manual de operación del instrumento, como en las directrices
generales provistas por los métodos normalizados. En el caso de que una
calibración no cumpla con los criterios de medición, este debe ser
corregido y verificar el producto al cual esta medición pudo haber
afectado. Ver Actividades de Prevención para el Manejo de Eventos de
Cuartos Fríos. Adicionalmente Los equipos de medición y control, son
sometidos a actividades de mantenimiento mensual y de verificación
trimestral de la exactitud en los resultados de medición. El mantenimiento
mensual incluye:
Limpieza general, verificación de baterías (rango de medida máx. error
10%) y verificación del funcionamiento de botones. Los resultados de las
actividades de mantenimiento mensual y verificación trimestral se
registran en el formato ABIF54 Mantenimiento y verificación de
Instrumento de Medición.
En el caso de la verificación trimestral, se comparan las medidas
proporcionadas por el instrumento, frente a las de un equipo de apoyo
con calibración vigente y de iguales características, con el fin de confirmar
que el equipo mide con un error menor al máximo permitido indicado en
el formato ABIF54.
Procedimiento Verificación: Según el instrumento que corresponda, se
toman y comparan tres (3)
mediciones de Humedad Relativa (%), cuatro (4) mediciones de
temperatura (ºC), cuatro (4) de presión (PSI)
y cuatro (4) mediciones de masa (Kg), en diferentes horas del día. Los
criterios o parámetros de medición
para establecer el máximo error permitido durante el proceso de
verificación se obtienen de los certificados
de calibración:
Temperatura 1ºC
Humedad relativa 5%
Presión 1.50%
Masa 0.20%
Durante la ejecución de los programas de calibración los cuales se
registran en el Formato ABIF31 – Plan anual de calibración de los
instrumentos de medición, y calificación operacional y de desempeño de
los cuartos fríos y de congelación de la bodega de zona franca, se efectúan
diferentes tipos de calibraciones cuya complejidad y aplicación pueden
variar en función de las circunstancias y de los objetivos establecidos con
el propósito de crear una valoración numérica, para determinar el
porcentaje de cumplimiento de la misma, es necesario para el
cumplimiento de la verificación de calibración de los instrumentos de
medición de termómetros láser, termo higrómetros, básculas o balanzas,
realizar un mes antes de la fecha de su vencimiento el seguimiento
respectivo, facilitando así la certificación de las mismas con el fin de
mantener un control de la calibración de todos los equipos utilizados.
Adicionalmente, la Bodega de Zona Franca cuenta con un software para
administración y seguimiento a distancia de las instalaciones de
refrigeración (Sitrad). Dicho sistema evalúa, configura y almacena,
continuamente, datos de temperatura, tiempo, presión y voltaje,
permitiendo la modificación de los parámetros de operación de los
instrumentos con total seguridad y precisión, vía Internet, a través de la
computadora o celular. Obtiene gráficos e informes generados a partir de
los datos almacenados; Este software envía mensajes de alertas en el caso
de que las variables no estén de acuerdo con los límites deseados.
Para la toma de la muestra de temperatura, el Sitrad cuenta con unos
controladores electrónicos digitales dispuestas con un sensor de
temperatura (Termocupla) que va dentro de la unidad evaporadora del
equipo
de cada cuarto frio, estos sensores están incluidos dentro del proceso de
calibración.