Patrice Loli

Instructor
MOS Master Instructor

MICROSOFT EXCEL 2013

NIVEL INTERMEDIO
MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013 INTERMEDIO

LECCION 1: FÓRMULAS Y FUNCIONES SELECCIONADAS

A. Asignar Celdas Absolutas
B. Calcular con Funciones Estadísticas y lógicas
C. Administrar nombres para la función de búsqueda

LECCION 2: CREAR REPORTES - FILTROS EN 2013

A. Filtrar Datos de forma Automática
B. Filtros Avanzados
C. Criterios Asignados

LECCION 3: ANALIZAR Y OBTENER RESULTADOS CON ANÁLISIS RÁPIDO

A. Subtotales Inmediatos
B. Esquemas
C. Informes en Subtotales
D. Tablas Dinámicas – formas de creación
E. Gráficos Dinámicos

LECCION 4: FILTRAR USANDO SEGMENTACIONES DE DATOS

A. Comparar versiones
B. Insertar campo calculado
C. Edición de la Tabla y estilos de tabla Dinámica
D. Segmentación de Datos
LECCION 1: FÓRMULAS Y FUNCIONES SELECCIONADAS
A. Asignar Celdas Absolutas
Referencias en Excel
Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de cálculo ya que a través de ellas podemos
identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en
cualquiera de ellas.
El objetivo de este artículo es aclarar la mayor cantidad de dudas sobre el tema de referencias en Excel y
será útil para aquellas personas que comienzan a utilizar la herramienta pero también para aquellos que ya
tienen un poco de tiempo utilizando la hoja de cálculo y no han escuchado sobre temas como las referencias
3D o el estilo de referencia F1C1.
Ya que todos los valores de una hoja de cálculo están almacenados en las celdas, es de suma importancia
para los usuarios de Excel conocer la manera en que deberán acceder a dichos valores utilizando las
referencias. Sin más preámbulo, comenzaremos con este estudio de las referencias en Excel.

¿Qué son las referencias en Excel?

Todo usuario de Excel debe saber que todas las hojas están divididas en columnas y filas. Esta división se
hace evidente en la interfaz gráfica de Excel de la siguiente manera:
 Por debajo de la barra de fórmulas se encuentran los encabezados de columna identificados por
una letra.
 En el extremo izquierdo están los encabezados de fila que muestran un número.
 En el área de trabajo tenemos una cuadrícula que delimita el área de cada celda de la hoja y donde
se puede observar que cada una de ellas pertenece a una determinada columna y fila.

En la imagen anterior, la celda seleccionada (celda activa) es la celda que se encuentra bajo la columna B y
en la línea 3 y por lo tanto su dirección dentro de la hoja será B3. La referencia de una celda siempre
constará de dos partes: la primera parte indicará la letra (o letras) de la columna a la que pertenece y la
segunda parte indicará su número de fila.

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Excel siempre nos ayudará a conocer fácilmente la referencia de la celda activa. En primer lugar, el
encabezado de la columna y fila de la celda seleccionada estarán resaltados en un color diferente al resto de
los encabezados. Además el Cuadro de nombres siempre mostrará la referencia de la celda activa tal como lo
puedes observar en la siguiente imagen:

En conclusión, la referencia de una celda nos indica su ubicación dentro de una hoja, es decir, nos ayuda a
conocer rápidamente la columna y fila a las que pertenece.

Tipos de referencias en Excel

Una referencia siempre será la dirección de una celda dentro de una hoja y siempre estará formada por la
columna y fila en donde se ubica la celda. Así que, cuando hablamos de tipos de referencias en
Excel estamos hablando sobre los diferentes tipos de comportamiento que pueden tener las referencias al
momento de ser copiadas a otras celdas.
Es muy fácil copiar fórmulas en Excel, pero ¿qué sucede con las referencias de dicha fórmula al momento de
hacer la copia? Es ahí en donde su comportamiento dependerá del tipo de referencia que se haya utilizado y
analizaremos las alternativas que tenemos en las próximas tres secciones.

Referencias relativas en Excel

De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que al
momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición donde se
está haciendo la copia de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que en la celda C1 tenemos la fórmula
=A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el resultado de esta operación si tenemos los valores 5 y 3
en dichas celdas:

Si ahora copio (Ctrl+C) la fórmula de la celda C1 y la pego (Ctrl+V) en la celda C3, obtendré el siguiente
resultado:

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La fórmula que ha sido copiada a la celda C3 nos devolverá como resultado el valor cero. Al revisar la
fórmula de dicha celda nos daremos cuenta que eso se debe a que Excel ha modificado automáticamente las
referencias de la fórmula. En lugar de la celda A1 ahora tenemos la celda A3, y en lugar de la celda C1 que
teníamos originalmente, ahora tenemos la celda C3.
En este ejemplo hemos copiado la fórmula hacia una celda de la misma columna, pero dos filas por debajo y
eso es lo que indicará a Excel el ajuste a realizar en las referencias. Ya que no hubo cambio en la columna,
ésta permanecerá igual en la nueva fórmula, pero ya que copiamos una celda que está dos filas hacia abajo,
Excel realizará dicho ajuste sumando la misma cantidad de filas a las referencias. Ahora observa lo que
sucede si vuelvo a copiar la fórmula de la celda C1 y la pego en la celda F2.

En esta ocasión la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a la derecha de la celda
original y por lo tanto las referencias se adecúan a tal movimiento añadiendo tres columnas y una fila a cada
referencia de la fórmula copiada.
Las referencias relativas son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un rango de
datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y B tienen valores
numéricos y ahora necesito colocar la multiplicación de ambos valores en la columna C. Para hacerlo
rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio dicha fórmula hacia debajo:

De esta manera obtendremos automáticamente el resultado correcto para cada fila ya que Excel modifica
las referencias en cada fórmula mientras es copiada hacia abajo.

Referencias absolutas en Excel

Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca igual aún
después de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al momento
de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en absoluta y eso lo podemos
hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número de la fila de la siguiente manera:

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Si tomamos el primer ejemplo de la sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la celda C1 y
posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente resultado:

En este caso la celda C3 devolverá el mismo resultado que la celda C1 porque ambas fórmulas hacen
referencia a las mismas celdas aún después de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto al copiar la
fórmula de la celda C1 hacia la derecha:

Al convertir las referencias en absolutas, no importa a donde copiemos la fórmula, dichas referencias
permanecerán siempre fijas. Para dejar en claro el uso de las referencias absolutas, supondremos una tabla
de datos como la siguiente:

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La celda C2 hace el cálculo del área para el primer círculo tomando en cuenta el valor de Pi que está
almacenado en la celda F1. En este momento la referencia a la celda F1 es relativa y si copio la formula hacia
abajo obtendré el siguiente resultado:

Al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modifica la referencia a la celda F1 y le agrega una fila más para
convertirla en una referencia a la celda F2 que es el comportamiento natural de las referencias relativas.
Para hacer que nuestras fórmulas hagan siempre referencia a la celda F1 debemos transformar dicha
referencia en absoluta:

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Observa con detenimiento que la única referencia que he convertido en absoluta es la de la celda $F$1. La
otra referencia a la celda B2 la he dejado como relativa porque necesito que sea modificada por Excel para
tomar el valor del radio de cada círculo conforme se copie la fórmula hacia abajo. El resultado después de
copiar la fórmula será el siguiente:

Todas las fórmulas harán referencia a la celda F1 porque está establecida como absoluta, pero Excel
modificará correctamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el resultado correcto.
Con esto hemos cubierto los dos tipos de referencias en Excel más utilizados.

Referencias mixtas en Excel

En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la columna
como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se les conoce
como referencias mixtas.
Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y dejamos la
fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el símbolo
“$”al número de la fila. En la siguiente imagen podrás ver un resumen de los tipos de referencias que hemos
revisado hasta ahora:

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Si colocas la fórmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la fórmula se
mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la columna $A fija. Por el
contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel modificará el número de fila:

Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la fórmula =A$1 y copiamos hacia
la derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que habremos fijado solamente
la fila:

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Estos son los cuatro tipos de referencias de los cuales puedes elegir al momento de construir tus fórmulas.
Recuerda que esta clasificación se basa en el comportamiento de la referencia al copiar una fórmula.

Cómo cambiar entre tipos de referencia

Un consejo muy útil para hacer más eficiente el tiempo invertido al ingresar cualquier referencia en una
fórmula es el uso de la tecla F4 cuando nos encontramos en el modo de edición. Cuando el cursor de edición
se encuentra sobre una referencia y pulsamos la tecla F4, Excel cambiará el tipo de referencia sin la
necesidad de que ingresemos manualmente el símbolo “$”. Hagamos el siguiente ejemplo para conocer el
funcionamiento de este atajo de teclado:
1. Selecciona la celda B1 e ingresa la fórmula =A1 pero no pulses la tecla Entrar.
2. El cursor de edición se encontrará parpadeando al final de la referencia y si pulsas la tecla F4 una
vez, la referencia se transformará automáticamente en absoluta =$A$1.
3. Si vuelves a pulsar la tecla F4 tendrás una referencia mixta como =A$1.
4. Y si pulsas una cuarta vez la tecla F4, la referencia será cambiada por la otra opción de referencia
mixta =$A1.
5. Al pulsar una quinta vez la tecla F4 volverás a la referencia relativa original.
La tecla F4 solamente cambiará la referencia que está sobre el cursor de edición así que, si quieres aplicar
este cambio en varias referencias de una misma fórmula, entonces deberás colocar el cursor sobre cada
referencia que será cambiada y pulsar F4 cada vez.

Referencias a rangos de celdas

Hasta ahora hemos visto cómo hacer referencia a una sola celda, pero Excel nos permite hacer referencia a
un conjunto de celdas adyacentes utilizando el operador de rango que está representado por los dos puntos
(:) y que deberá colocarse entre dos referencias de celdas. Sin embargo, esas dos referencias de celdas no
son al azar, sino que deben ser el extremo superior izquierdo y el extremo inferior derecho de las celdas
adyacentes a las que deseamos referirnos.
Considera el siguiente grupo de celdas adyacentes donde cada una de ellas tiene un valor numérico. La
referencia para este rango de celdas será B2:D4 y puedes ver que dicho rango es reconocido por Excel al
momento de hacer la suma.

Esto definitivamente es una gran ventaja ya que de lo contrario tendríamos que indicar todas las referencias
a las nueve celdas, pero con este método podemos referirnos fácilmente a todo el rango de celdas. Solo
debes recordar que la primera referencia corresponde a la celda del extremo superior izquierdo y la segunda
referencia a la celda inferior derecha.

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En este ejemplo ambas referencias son relativas, pero nada impide que utilicemos referencias absolutas al
crear una referencia a un rango, por ejemplo: $B$2:$D$4. Todas las reglas que explique anteriormente para
las referencias relativas, absolutas y mixtas también aplicarán para las referencias a rangos de celdas.

Referencias a celdas en otra hoja

En todos los ejemplos mostrados hasta este punto he utilizado referencias dentro de la misma hoja pero en
más de una ocasión nos veremos en la necesidad de hacer referencia a una celda que se encuentra en una
hoja diferente.
La única regla que debemos seguir es utilizar el nombre de la hoja donde se encuentra la celda de nuestro
interés e inmediatamente colocar el signo de exclamación (¡) seguido de la referencia a la celda. De esta
manera, si queremos referirnos a la celda C5 de la Hoja2, debemos hacerlo de la siguiente manera:

Una práctica que es altamente recomendable en las referencias a celdas de otra hoja, es rodear el nombre
de la hoja con comillas simples (‘) ya que eso evitará cualquier error en caso de que el nombre de la hoja
tenga un espacio en blanco, por ejemplo:

Referencias a celdas en otro libro

Si la celda que necesitas acceder se encuentra en otro libro, entonces deberás indicar el nombre del libro
encerrado entre corchetes [] antes del nombre de la hoja de la siguiente manera:

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Este tipo de referencia funcionará solamente si el libro especificado está abierto y además está guardado en
la misma ubicación que el libro actual. En caso contrario será necesario indicar la ruta completa donde se
encuentra dicho libro:

Observa que en este último ejemplo el nombre del libro y la hoja, así como la ruta, están encerrados entre
comillas sencillas lo cual es ampliamente recomendable en caso de tener espacios en blanco en los nombres
de las carpetas de la ruta, o en el nombre del libro u hoja.

Referencias 3D
Las referencias 3D son útiles cuando necesitamos hacer operaciones con las mismas celdas en diferentes
hojas. Por ejemplo, si vamos a sumar la celda A1 de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3, normalmente utilizaríamos la
siguiente fórmula:
=SUMA(Hoja1!A1, Hoja2!A1, Hoja3!A1)
A diferencia de esta nomenclatura, las referencias 3D nos permiten indicar las mismas referencias de una
manera abreviada:
=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)
Es muy importante mencionar que no es posible utilizar este tipo de referencias con cualquier función de
Excel. Las funciones matemáticas y estadísticas son las que permitirán su uso pero no podrás utilizar este
tipo de referencias en funciones de búsqueda como BUSCARV o COINCIDIR.

Además de acceder una sola celda en varias hojas utilizando las Referencias 3D, también puedes crear una
referencia a un rango de celdas de la siguiente manera:
=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1:C25)

El estilo de referencia F1C1

Los ejemplos de este artículo han utilizado el estilo de referencia A1 que es el predeterminado en Excel y
que indica que las columnas serán identificadas por una letra, o combinación de letras, y que las filas serán
identificadas por un número. Existe otro estilo de referencia en Excel, que no es tan común, pero que es
necesario que lo conozcas por si llegas a encontrar algún equipo donde Excel utiliza el estilo de referencia

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F1C1 el cual identifica a las columnas y a las filas por su número. Así que en lugar de utilizar letras para las
columnas, este estilo de referencia utiliza números para todas ellas.
Ya que sería difícil distinguir el número de la columna del número de la fila en una misma referencia, se
antepone la letra “F” al número de la fila y la letra “C” al número de la columna. Algunos ejemplos de
equivalencias en ambos estilos de referencia son los siguientes:

Para que Excel utilice este tipo de referencia debes ir a Archivo > Opciones > Fórmulas > Trabajando con
fórmulas > Estilo de referencia F1C1.

Al seleccionar esta opción y aceptar los cambios, notarás de inmediato un cambio en los encabezados de
columna ya que dejarán de ser letras y se mostrarán como números. Además podrás observar el estilo de
referencia F1C1 en el Cuadro de nombres y ya no estará permitido utilizar el estilo de referencia anterior.

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SI tu libro tenía fórmulas previamente ingresadas entonces Excel se encargará de mostrar automáticamente
las referencias con el nuevo estilo y no será necesaria tu intervención en el cambio. Si quieres regresar al
estilo de referencia A1 será suficiente con desmarcar la opción Estilo de referencia F1C1 del cuadro de
diálogo Opciones de Excel.
La verdad es poco probable que alguna vez te veas forzado a utilizar el estilo de referencia F1C1, pero el
concepto de utilizar valores numéricos para referirse a las columnas y filas es muy utilizado al programar en
VBA ya que es mucho más fácil referirse programáticamente a las columnas por su número que por su letra.

Conclusión
Es importante que conozcas todos los aspectos de las referencias en Excel ya que juegan un papel
fundamental en el uso de la hoja de cálculo y las fórmulas. Si comprendes correctamente su funcionamiento
podrás evitar una gran cantidad de errores, y resultados incorrectos, que se generan en Excel por el uso
incorrecto de las referencias.

B. Calcular con Funciones Estadísticas y lógicas

Funciones estadísticas
Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tus datos. Podrás obtener
la covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribución binomial entre otras.
Encuentra el detalle y ejemplos de cada función haciendo clic sobre su nombre.

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de
datos.
COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve el sesgo de una distribución: una caracterización del
grado de asimetría de una distribución alrededor de su media.
COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento de
correlación del producto Pearson de los puntos dados.
CONTAR Cuenta el número de celdas de un rango que contienen
números.
CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango
especificado.
CONTAR.SI Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición
dada.
CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta el número de celdas que cumplen un determinado
conjunto de condiciones o criterios.
CONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.
COVARIANCE.P Devuelve la covarianza de población, el promedio de los
productos de las desviaciones para cada pareja de puntos de
datos en dos conjuntos de datos.

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COVARIANZA.M Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las
desviaciones para cada pareja de puntos de datos en dos
conjuntos de datos.
CRECIMIENTO Devuelve números en una tendencia de crecimiento exponencial
coincidente con puntos de datos conocidos.
CUARTIL.EXC Devuelve el cuartil de un conjunto de datos en función de los
valores del percentil de 0..1, exclusivo.
CUARTIL.INC Devuelve el cuartil de un conjunto de datos en función de los
valores del percentil de 0..1, inclusive.
CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos.
DESVEST.M Calcula la desviación estándar en función de una muestra (omite
los valores lógicos y el texto).
DESVEST.P Calcula la desviación estándar en función de la población total
proporcionada como argumentos (omite los valores lógicos y el
texto).
DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluyendo
valores lógidos y texto. Los valores lógicos y el texto con valor
FALSO tienen valor asignado 0, los que presentan valor
VERDADERO tienen valor 1.
DESVESTPA Calcula la desviación estándar de la población total, incluyendo
valores lógicos y el texto. Los valores lógicos y el texto con valor
FALSO tienen valor asignado 0, los que presentan un valor
VERDADERO tienen valor 1.
DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones de los
puntos de datos con respecto al promedio de la muestra.
DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media
de los puntos de datos. Los argumentos pueden ser números,
nombres, matrices o referencias que contienen números.
DISTR.BETA.N Devuelve la función de distribución de probabilidad beta.
DISTR.BINOM.N Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta
siguiendo una distribución binomial.
DISTR.CHICUAD Devuelve la probabilidad de cola izquierda de la distribución chi
cuadrado.
DISTR.CHICUAD.CD Devuelve la probabilidad de cola derecha de la distribución chi
cuadrado.
DISTR.EXP.N Devuelve la distribución exponencial.
DISTR.F.CD Devuelve la distribución (de cola derecha) de probabilidad F
(grado de diversidad) para dos conjuntos de datos.
DISTR.F.N Devuelve la distribución (de cola izquierda) de probabilidad F
(grado de diversidad) para dos conjuntos de datos.
DISTR.GAMMA.N Devuelve la distribución gamma.
DISTR.HIPERGEOM.N Devuelve la distribución hipergeométrica.
DISTR.LOGNORM Devuelve la distribución logarítmico-normal de x, donde ln(x) se
distribuye normalmente con los parámetros de media y
desv_estándar.
DISTR.NORM.ESTAND.N Devuelve la distribución normal estándar (tiene una medida de
cero y una desviación estándar de uno).
DISTR.NORM.N Devuelve la distribución normal para la media y la desviación
estándar especificadas.
DISTR.T.2C Devuelve la distribución t de Student de dos colas.
DISTR.T.CD Devuelve la distribución t de Student de cola derecha.
DISTR.T.N Devuelve la distribución t de Student de cola izquierda.

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DISTR.WEIBULL Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo una
distribución de Weibull.
ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error típico del valor de Y previsto para cada X de la
regresión.
ESTIMACION.LINEAL Devuelve estadísticas que describen una tendencia lineal que
coindice con puntos de datos conocidos, mediante una línea
recta usando el método de los mínimos cuadrados.
ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve estadísticas que describen una curva exponencial,
coincidente con puntos de datos conocidos.
FISHER Devuelve la transformación Fisher o coeficiente Z.
FRECUENCIA Calcula la frecuencia con la que ocurre un valor dentro de un
rango de valores y devuelve una matriz vertical de números.
GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, G(x).
GAMMA.LN.EXACTO Devuelve el logaritmo natural de la función gamma, G(x).
INTERSECCION.EJE Calcula el punto en el cual una línea intersectará el eje Y usando
una línea de regresión optimizada trazada a través de los valores
conocidos de X e Y.
INTERVALO.CONFIANZA.NORM Devuelve el intervalo de confianza para una media de población
con una distribución normal.
INTERVALO.CONFIANZA.T Devuelve el intervalo de confianza para una media de población
con una distribución de T de Student.
INV.BETA.N Devuelve el inverso de la función de densidad de probabilidad
beta acumulativa (DISTR.BETA.N).
INV.BINOM Devuelve el menor valor cuya distribución binomial acumulativa
es mayor o igual que un valor de criterio.
INV.CHICUAD Devuelve el inverso de la probabilidad de cola izquierda de la
distribución chi cuadrado.
INV.CHICUAD.CD Devuelve el inverso de la probabilidad de cola derecha de la
distribución chi cuadrado.
INV.F Devuelve el inverso de la distribución de probabilidad F (de cola
izquierda): si p = DISTR.F(x,…), entonces INV.F(p,…) = x.
INV.F.CD Devuelve el inverso de la distribución de probabilidad F (cola
derecha): si p = DISTR.F.CD(x,…), entonces INV.F.CD(p,…) = x.
INV.GAMMA Devuelve el inverso de la distribución gamma acumulativa: si p =
DISTR.GAMMA.N(x,…), entonces INV.GAMMA(p,…) = x.
INV.LOGNORM Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal de x,
donde ln(x) se distribuye de forma normal con los parámetros
Media y desv_estándar.
INV.NORM Devuelve el inverso de la distribución acumulativa normal para
la media y desviación estándar especificadas.
INV.NORM.ESTAND Devuelve el inverso de la distribución normal estándar
acumulativa. Tiene una media de cero y una desviación estándar
de uno.
INV.T Devuelve el inverso de cola izquierda de la distribución t de
Student.
INV.T.2C Devuelve el inverso de dos colas de la distribución t de Student.
JERARQUIA.EQV Devuelve la jerarquía de un número dentro de una lista de
números: su tamaño en relación con otros valores de la lista; si
más de un valor tiene la misma jerarquía, se devuelve la
jerarquía superior de ese conjunto de valores.
JERARQUIA.MEDIA Devuelve la jerarquía de un número dentro de una lista de
números: su tamaño en relación con otros valores de la lista; si

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 más de un valor tiene la misma jerarquía, se devuelve el
promedio de la jerarquía.
K.ESIMO.MAYOR Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos. Por
ejemplo, el trigésimo número más grande.
K.ESIMO.MENOR Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos. Por
ejemplo, el trigésimo número menor.
MAX Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los
valores lógicos y texto.
MAXA Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Incluye
valores lógicos y texto.
MEDIA.ACOTADA Devuelve la media de la porción interior de un conjunto de
valores de datos.
MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica de un conjunto de números
positivos: el recíproco de la media aritmética de los recíprocos.
MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica de una matriz o rango de datos
numéricos positivos.
MEDIANA Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de
números.
MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los
valores lógicos y texto.
MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Incluye valores
lógicos y texto.
MODA.UNO Devuelve el valor más frecuente o repetitivo de una matriz o
rango de datos.
MODA.VARIOS Devuelve una matriz vertical de los valores más frecuentes o
repetitivos de una matriz o rango de datos. Para una matriz
horizontal, use
=TRANSPONER(MODA.VARIOS(número1,número2,…)).
NEGBINOM.DIST Devuelve la distribución binomial negativa, la probabilidad de
encontrar núm_fracasos antes que núm_éxito, con probabilidad
probabilidad_s de éxito.
NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado de una distribución caracterizada
por una media y desviación estándar.
PEARSON Devuelve el coeficiente de correlación producto o momento r de
Pearson, r.
PENDIENTE Devuelve la pendiente de una línea de regresión lineal de los
puntos dados.
PERCENTIL.EXC Devuelve el percentil k-ésimo de los valores de un rango, donde
k está en el rango 0..1, exclusivo.
PERCENTIL.INC Devuelve el percentil k-ésimo de los valores de un rango, donde
k está en el rango 0..1, inclusive.
PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones para un número
determinado de objetos que pueden ser seleccionados de los
objetos totales.
POISSON.DIST Devuelve la distribución de Poisson.
PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se
encuentren entre dos límites o sean iguales a un límite inferior.
PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los
cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias
que contengan números.
PROMEDIO.SI Busca el promedio (media aritmética) de las celdas que cumplen
un determinado criterio o condición.

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 PROMEDIO.SI.CONJUNTO Busca el promedio (media aritmética) de las celdas que cumplen
un determinado conjunto de condiciones o criterios.
PROMEDIOA Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos; 0
evalúa el texto como FALSO; 1 como VERDADERO. Los
argumentos pueden ser números, nombres, matrices o
referencias.
PRONOSTICO Calcula o predice un valor futuro en una tendencia lineal usando
valores existentes.
PRUEBA.CHICUAD Devuelve la prueba de independencia: el valor de distribución
chi cuadrado para la estadística y los grados adecuados de
libertad.
PRUEBA.F.N Devuelve el resultado de una prueba F, la probabilidad de dos
colas de que las varianzas en Matriz1 y Matriz2 no sean
significativamente diferentes.
PRUEBA.FISHER.INV Devuelve la función inversa de la transformación Fisher o
coeficiente Z: si y = FISHER(x), entonces la
PRUEBA.FISHER.INV(y) = x.
PRUEBA.T.N Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student.
PRUEBA.Z.N Devuelve el valor P de una cola de una prueba z.
RANGO.PERCENTIL.EXC Devuelve la jerarquía de un valor en un conjunto de datos como
un porcentaje (0..1, exclusivo) del conjunto de datos.
RANGO.PERCENTIL.INC Devuelve la jerarquía de un valor en un conjunto de datos como
un porcentaje (0..1, inclusive) del conjunto de datos.
TENDENCIA Devuelve números en una tendencia lineal que coincide con
puntos de datos conocidos, usando el método de los mínimos
cuadrados.
VAR.P Calcula la varianza en función de la población total (omite los
valores lógicos y el texto).
VAR.S Calcula la varianza en función de una muestra (omite los valores
lógicos y el texto).
VARA Calcula la varianza de una muestra, incluyendo valores lógicos y
texto. Los valores lógicos y el texto con valor FALSO tienen valor
asignado 0, los de valor lógico VERDADERO tienen valor 1.
VARPA Calcula la varianza de la población total, incluyendo valores
lógicos y texto. Los valores lógicos y el texto con valor FALSO
tienen valor asignado 0, los de valor lógico VERDADERO tienen
valor 1.

Función Excel CONTAR

Cuenta la cantidad de celdas que contienen números.

Sintaxis
CONTAR(valor1, [valor2], …)
 valor1 (obligatorio): Primer celda a considerar o el rango donde se desea contar.
 valor2 (opcional): Celdas o rangos adicionales a considerar. Hasta 255 elementos.
Ejemplos
CONTAR(A1:A5) = Cuenta las celdas dentro del rango A1:A5 que contienen números

Función Excel CONTAR.BLANCO

Cuenta las celdas en blanco dentro de un rango.

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Sintaxis
CONTAR.BLANCO(rango)
 rango (obligatorio): El rango de celdas donde se contarán las celdas en blanco.
Ejemplos
CONTAR.BLANCO(A1:A20) = Número de celdas en blanco en el rango A1:A20

La función CONTAR.SI
La función CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar el número de celdas de un rango que
cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple la condición es
considerada dentro de la cuenta.

Sintaxis de la función CONTAR.SI

Solamente existen dos argumentos para la función CONTAR.SI que son lo siguientes:

 Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean contar.
 Criterio (obligatorio): La condición que determinará las celdas que serán contadas.
El criterio puede ser un número o una expresión que indicará la condición a cumplir, por ejemplo: 55, “>26”,
“VERDE”. El criterio no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas. La función CONTAR.SI solamente
permite especificar una sola condición, en caso de necesitar aplicar varias condiciones se puede utilizar la
función CONTAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo de la función CONTAR.SI
Tengo una lista de artículos y cada uno tiene asociado su color. Ahora necesito contar el total de artículos
que son de color azul y para ello utilizaré la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(B2:B11, "azul")
Al aplicar esta fórmula a los datos de la columna B obtengo la cuenta correcta:

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Puedes observar que el segundo argumento de la función CONTAR.SI está todo en minúsculas mientras que
las celdas de la columna B tienen la primera letra en mayúsculas, sin embargo el valor “Azul” es considerado
dentro de la cuenta por lo que comprobamos que la condición no es sensible a mayúsculas y minúsculas.
Recuerda que la función CONTAR.SI nos permitirá contar el número de celdas dentro de un rango que
cumplan con el criterio que se haya especificado en el segundo argumento de la función.

La función CONTAR.SI.CONJUNTO
La función CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite contar los elementos de un rango que cumplen con
los criterios definidos. Esta función nos permite especificar hasta 127 criterios.

Sintaxis de la función CONTAR.SI.CONJUNTO

La función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos obligatorios y los demás opcionales.

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  Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio1.
 Criterio1 (obligatorio): El criterio con que se evaluará el Rango_criterios1.
 Rango_criterios2 (opcional): El rango de celdas que será evaluado con el Criterio2.
 Criterio2 (opcional): El criterio que evaluará el Rango_criterios2.

A partir del Rango_criterios2, todos los argumentos son opcionales y se permiten hasta 127 rangos y
criterios a evaluar por la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Cada rango especificado debe tener la misma
cantidad de filas (o columnas) que los anteriores.

Ejemplo de la función CONTAR.SI.CONJUNTO

Para ejemplificar el uso de la función CONTAR.SI.CONJUNTO haremos un ejemplo muy sencillo. Tengo una
lista de personas (hombres y mujeres) que están en un rango de edad entre los 15 y los 25 años de edad.
La primera cuenta que necesito hacer es la de conocer el número total de hombres y haré dicha cuenta con
la función CONTAR.SI.CONJUNTO de la siguiente manera:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre")
El resultado de esta fórmula lo puedes observar en la celda F1 de la siguiente imagen:

19
Contar valores con más de una condición
El verdadero potencial de la función CONTAR.SI.CONJUNTO es cuando necesitamos especificar más de un
criterio en nuestra cuenta. Por ejemplo, si en la lista anterior necesito contar los hombres mayores de 18
años puedo utilizar la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B16, "Hombre", C2:C16, ">18")
El resultado se muestra en la celda F2 de la siguiente imagen:

20
Cuando necesites contar elementos en Excel utilizando múltiples criterios, la función
CONTAR.SI.CONJUNTOserá de mucha utilidad.

La función PROMEDIO.SI
La función PROMEDIO.SI en Excel nos permite obtener el promedio o media aritmética de un grupo de
celdas que cumplan con un criterio. Dicho criterio es el que determina si una celda es tomada en cuenta o
no dentro del cálculo.

Sintaxis de la función PROMEDIO.SI

La función PROMEDIO.SI tiene los siguientes argumentos:

21
  Rango (obligatorio): Celdas que serán evaluadas.
 Criterio (obligatorio): Condición que deben cumplir las celdas que serán tomadas en cuenta en el
cálculo del promedio.
 Rango_promedio (opcional): Celdas que contienen los valores a incluir en el cálculo de promedio.
En caso de omitirse se utilizan las celdas de Rango.
Si ninguna celda cumple con la condición establecida entonces la función PROMEDIO.SI devolverá el error
#¡DIV/0!.

Ejemplo de la función PROMEDIO.SI

Tengo una lista de sucursales de una empresa que han reportado sus ingresos de los últimos 3 meses.
Necesito obtener el promedio de ingresos de aquellas sucursales que hayan tenido un ingreso mayor a
60,000. Para ello puedo utilizar la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI(C2:C13, ">60000")
El resultado de la función PROMEDIO.SI lo puedes ver desplegado en la celda F2:

22
El argumento Rango_promedio
Si por el contrario ahora necesito obtener el promedio de ingresos de aquellas sucursales que hayan tenido
un egreso menor a 40,000 podré hacerlo utilizando la función PROMEDIO.SI de la siguiente manera:
=PROMEDIO.SI(D2:D13, "<40000", C2:C13)
En esta caso necesitamos utilizar el argumento Rango_promedio de la función PROMEDIO.SI de manera que
la condición sea aplicada sobre las celdas de la columna D pero el promedio se calcule utilizando las celdas
de la columna C. Observa el resultado:

23
Solamente 3 celdas cumplen esta condición (C5, C9, C10) y son consideradas en este cálculo del promedio
por la función PROMEDIO.SI en Excel.

La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO en Excel

La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO nos devuelve el promedio de un rango de celdas que cumplan con las
condiciones definidas. Esta función nos permitirá incluir hasta 127 criterios distintos para las celdas que
deseamos considerar.

Sintaxis de la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO

La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO tienen 3 argumentos obligatorios y a partir de ellos los demás serán
opcionales.

 Rango_promedio (obligatorio): Las celdas que contienen los valores de los que obtendremos el
promedio.
 Rango_criterios1 (obligatorio): El rango de celdas que contiene los valores que serán evaluados con
la condición determinada.
 Criterio1 (obligatorio): El criterio con el que serán evaluadas las celdas del Rango_criterios1.
 Rango_criterios2 (opcional): El segundo rango de celdas con los valores que serán evaluados por el
Criterio2.
 Criterio2 (opcional): El criterio con el que se evaluará el Rango_criterios2.
A partir de Rango_criterios2 y Criterio2 los argumentos serán opcionales y podremos hasta 127 parejas de
rangos y criterios para decidir las celdas que serán consideradas en el cálculo de promedio.

Ejemplo de la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO

A continuación mostraré un ejemplo muy sencillo de la función PROMEDIO.SI.CONUNTO. Tengo un rango
de celdas en la columna B que contienen el número de Artículos que han entrado al almacén en fechas
específicas.

24
Adicionalmente en la columna C se encuentra el color de dichos artículos. Ahora quiero obtener el promedio
de artículos que son de color rojo y para ello puedo utilizar la siguiente fórmula:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(B2:B11, C2:C11, "Rojo")
El resultado lo puedes observar en la celda F1:

Puedes ver resaltadas en color las celdas que cumplen con el criterio y que por lo tanto son consideradas en
el cálculo del promedio. Ahora bien, si deseo adicionar otra condición a este cálculo para obtener el
promedio de los artículos que son rojos y además medianos, entonces tendré que agregar dos argumentos a
la función PROMEDIO.SI.CONUNTO de la siguiente manera:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(B2:B11, C2:C11, "Rojo", D2:D11, "Mediano")
Observa cómo las celdas que cumplen con la condición se reducen a solamente dos celdas:

25
La función PROMEDIO.SI.CONJUNTO es de gran utilidad cuando deseamos obtener el promedio de un
grupo de celdas que cumplan con más de una condición.

C. Administrar nombres para la función de búsqueda

Funciones de búsqueda y referencia en Excel
Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de
acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de
referencia de las celdas.
Consulta la sintaxis de cada función haciendo clic sobre su nombre.

FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de
celdas contiguas o una única celda.
BUSCAR Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una
matriz.
BUSCARH Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el
valor en la misma columna desde una fila especificada.
BUSCARV Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y
luego devuelve un valor en la misma fila desde una column especificada.
De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.
COINCIDIR Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que
coincide con un valor dado en un orden especificado.
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.
COLUMNAS Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia.
DESREF Devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de
filas y columnas de una referencia dada.
DIRECCION Crea una referencia de celda en forma de texto una vez especificados los
números de fila y columna.
ELEGIR Elige un valor o una acción de una lista de valores a partir de un número
de índice.
FILA Devuelve el número de fila de una referencia.

26
 FILAS Devuelve el número de filas de una referencia o matriz.
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado en el
disco duro, en un servidor de red o en Internet.
IMPORTARDATOSDINAMICOS Extrae datos almacenados en una tabla dinámica.
INDICE Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y
columna en particular, en un rango especificado.
INDIRECTO Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.
RDTR Recupera datos en tiempo real de un programa compatible con
automatizaciones COM.
TRANSPONER Devuelve un rango vertical de celdas como un rango horizontal, o
viceversa.

La función BUSCARV
La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda
a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que
podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.
Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de
nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el
nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En
primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de
cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la
“V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la
columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas
de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas
que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja
de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la
tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función
BUSCARV.

27
Sintaxis de la función BUSCARV
La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

 Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla.

Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que
contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
 Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se
tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
 Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia
delValor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El
Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna
de la tabla la columna número 1.
 Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o
verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta
(FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que
especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de
búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de
números telefónicos seguimos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:
=BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir
con el primer argumento de la función:
=BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de
columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de
búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:

28
 =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva
el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de
columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual
manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una
búsqueda exacta del nombre.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para
buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

29
Errores comunes al usar la función BUSCARV
 Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el
primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
 Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos
un error de tipo #REF!
 Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo
#VALOR!
 Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor
buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo
para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

La función BUSCARH
La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o
un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido, a la función
BUSCARV.
Cuando utilizar la función BUSCARH
Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila de
alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.

Sintaxis de la función BUSCARH

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

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  Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
 Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
 Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.
 Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO
para una coincidencia aproximada.

Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error #N/A.

Ejemplo de la función BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores en los
últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los meses.

Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar
la función BUSCARH de la siguiente manera:
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)
El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento contiene
todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa dicha
información.

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El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese como resultado. Ya
que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de febrero es la fila número 3.
Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una coincidencia exacta al
buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:

Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de argumentos de la
siguiente manera:
=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)
Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la función
sería la siguiente:
=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)
De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila (búsqueda horizontal) y
encontrar fácilmente el valor requerido.

Función INDICE
Devuelve el valor de la celda que se encuentra en la intersección de una fila y una columna dentro de una
matriz especificada.

Sintaxis
INDICE(matriz, núm_fila, [núm_columna])
 matriz (obligatorio): Rango de celdas que compone la matriz donde se hará la intersección.
 núm_fila (obligatorio): Fila de la matriz que contiene el valor buscado.
 núm_columna (opcional): Columna de la matriz que contiene el valor buscado.
Ejemplos
INDICE(A2:E10, 2, 6) = Valor en la intersección de la segunda fila y la sexta columna del rango.
INDICE(A2:E10, 5, 1) = Valor en la intersección de la quinta fila y la primera columna del rango.

32
LECCION 2: CREAR REPORTES - FILTROS EN 2013
A. Filtrar Datos de forma Automática
Filtros en Excel
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos
criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos
ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener
una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no
tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo
Ordenar y filtrar.

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Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de
columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también
podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los
filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Cómo usar los filtros en Excel

Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente
para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores
únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

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Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos
visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos
los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará
solamente las filas con dicho nombre.

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Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido.
Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un
filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas
ocultas.

Filtrar por varias columnas

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el
ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la
región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:

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Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas
columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más
criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.

Cómo quitar un filtro en Excel

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción
Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción
eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos
eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la
ficha Datos > Ordenar y filtrar.

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Filtrar en Excel buscando valores
Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno
o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite
hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de
búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha
encontrado dicha palabra:

Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente aquellos que
deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos.
También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal
como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de
búsqueda.

Filtros de texto en Excel

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de
dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:

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Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar cada
uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente
cuadro de diálogo:

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel mostrará
solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.

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Filtros de número en Excel
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar
filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar valores que
sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio.

Filtros de fecha en Excel

Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la
siguiente imagen:

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Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por períodos
de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.

Filtrar por color en Excel

No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que
esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla
de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En
nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor
superior a $850 en la columna Total.

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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará
habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la
columna.

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B. Filtros Avanzados
Filtro avanzado
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que
deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te
mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

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Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja.
Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es
de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha
Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de
diálogo Filtro avanzado.

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Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las
condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora tengo
un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna?
Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además
pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas
condiciones en otra celda.

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Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero
elRango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los
cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he
especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la
información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de
criterios de la siguiente manera.

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Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y
además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido
que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De esta
manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.

47
LECCION 3: ANALIZAR Y OBTENER RESULTADOS CON
ANÁLISIS RÁPIDO
A. Subtotales Inmediatos
La función SUBTOTALES
La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo interesante es
que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que deseamos aplicar sobre los valores.

Sintaxis de la función SUBTOTALES

 Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo de función que debe ser
utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.
 Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
 Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este argumento es opcional y
hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.

A continuación la tabla de valores numéricos que indican las operaciones que deseamos realizar con
la función SUBTOTALES:

48
Ejemplo de la función SUBTOTALES
Tengo una lista de valores en el rango A1:A10 y deseo utilizar la función SUBTOTALES para calcular el
promedio para lo cual utilizaré la siguiente fórmula:

Observa que al especificar el número 1 como el primer argumento de la función SUBTOTALES estamos
indicando que se utilice la función PROMEDIO. Si por otro lado quisiera obtener la suma de dos listas de
números puedo utilizar la función SUBTOTALES de la siguiente manera:

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Filas ocultas con la función SUBTOTALES
Un posible inconveniente de la función SUBTOTALES es que al momento de ocultar alguna de las filas que
tienen valores incluidos en la operación se tiene un impacto en el resultado. En la siguiente imagen puedes
observar un ejemplo donde hago una cuenta de los elementos del rango A1:A10.

Sin embargo, si oculto las filas 4 y 5, la función SUBTOTALES no refleja ningún cambio y sigue tomando en
cuenta las filas ocultas:

50
Si queremos pasar por alto los valores ocultos podemos hacer uso de un identificador de función diferente
para el primer argumento de la función SUBTOTALES:

Para el ejemplo anterior, si utilizamos el valor 102 en lugar de 2 como el primer argumento de la función
SUBTOTALES obtendremos el siguiente resultado:

51
En este caso la función SUBTOTALES ha pasado por alto los valores de las filas ocultas. Es importante
mencionar que esta funcionalidad de no tomar en cuenta los valores ocultos solamente funcionará con filas
ocultas y no con columnas ocultas.
Recuerda que la función SUBTOTALES en Excel siempre aplicará la función indicada sobre los rangos de
celdas proporcionados como argumentos.

B. Esquemas
Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo
Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno
para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos del esquema,
muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de
esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los
datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente),
un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

1. Para mostrar filas para un nivel, haga clic

en los símbolos de
esquema adecuados.
2. El nivel 1 contiene las ventas totales de
todas las filas de detalle.
3. El nivel 2 contiene las ventas totales para
cada mes en cada región.
4. El nivel 3 contiene las filas de detalle
(sólo las filas de detalle 11 a 13 están
actualmente visibles).
5. Para expandir o contraer datos en el
esquema, haga clic en los símbolos de
esquema y .
Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por
regiones geográficas y meses con varias filas de resumen
y detalles.

C. Informes en Subtotales
Subtotales
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista.
Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar
las filas de detalle de cada subtotal.

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Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular.
Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en
lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales
en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de
subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el
promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se
modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados
Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a
continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores
Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para
las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

53
Subtotales
1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada
columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en
blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior,
haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el
ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo
que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o
cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de
funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los
subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga
valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de
verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar
de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones
de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de
verificación Reemplazar subtotales actuales.

Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de
esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de
detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

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Subtotales anidados
1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna
tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el
rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores,
después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior,
ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte.
¿Cómo?
Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.
1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. Inserte los subtotales exteriores.
¿Cómo?
1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo
anterior, haría clic en Región.
3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que
combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se
insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de
resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que
contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto
de página entre grupos.
6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de
que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
7. Inserte los subtotales anidados.
¿Cómo?
1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo
anterior, esa columna sería Deporte.
3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en
un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales
automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar,
Contar y Promedio.) y otras opciones.
4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de
filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.)
seleccionando una celda de la lista.
2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

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D. Tablas Dinámicas – formas de creación
¿Qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las
características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás
perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan
sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente
situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país,
pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los
tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un
tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que
tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al
utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será
que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinámicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a
primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema
radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales
en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante,
el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.
A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es
presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar
adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.

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Funcionamiento de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes
para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de
una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la
compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad
donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

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Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo
que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener
el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado
deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla.
Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar.
Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es
decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo
mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

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Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla
dinámica:

Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el
total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que las tablas dinámicas te
permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para
poder realizar un buen análisis de la información.

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Cómo crear una tabla dinámica
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la
información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un
ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

60
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que
se considerará en la tabla dinámica.

61
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de
Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta
lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos
elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como
columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Colocaré como
columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo
Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta
después de hacer esta configuración es la siguiente:

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Partes de una tabla dinámica
Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos
disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una
de las partes de una tabla dinámica.

 Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de
los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se
pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.
 Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla
dinámica.
 Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
 Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados
para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener una
tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una
herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.

Filtrar una tabla dinámica

Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando los filtros
que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará
un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

64
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo
está siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón de filtrado y
seleccionar la opción Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica. Solamente haz clic
sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opción Ordenar de A a Z o la opción
Ordenar de Z a A.

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Modificar campos de una tabla dinámica
Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la
tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Lista de campos de una tabla dinámica
Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que se encuentra en la parte
derecha de la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinámica.

Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el
comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

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Quitar un campo de una tabla dinámica
Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el puntero del ratón se
convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es
haciendo clic sobre él y seleccionar la opción Quitar campo.

Mover un campo de una tabla dinámica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo de un área a otra o de
igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú que permiten mover el campo a cualquiera de
las áreas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos de
columna o Mover a valores.

67
Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinámica

Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el área deseada.
También puedes marcar la caja de selección del campo lo cual hará que sea agregado a alguna de las áreas
predeterminadas.

Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy poderoso y esa fortaleza
proviene de la facilidad que provee para manipular la información de acuerdo a tus necesidades.

Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica

De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los
valores de una tabla dinámica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra función diferente
como el promedio o la cuenta de elementos.
Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y
seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor:

68
En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

 Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si el campo es de tipo
texto (en lugar de la Suma).
 Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
 Máx. Obtiene el valor numérico más alto.
 Mín. Obtiene el valor numérico más bajo.
 Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe algún campo de texto será
ignorado.
 Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico.
 Desvest. Obtiene la desviación estándar.
 Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población.
 Var. Calcula la varianza de una muestra.
 Varp. Calcula la varianza en función de la población.
 Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo seleccionado.

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E. Gráficos Dinámicos
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta
automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en
la comprensión de los datos de una tabla dinámica.

Cómo crear un gráfico dinámico en Excel

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como
base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro
del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas
utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el
gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

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De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del
gráfico dinámico:

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Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Mover un gráfico dinámico

Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia hoja de Excel para poder trabajar
con él de manera independiente e inclusive aplicar algún estilo y formato personalizado.

Mover un gráfico dinámico a otra hoja

Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comando Mover
gráficoque se encuentre en el grupo Ubicación dentro de la ficha Diseño.

Se mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y podrás seleccionar una nueva hoja donde será colocado.

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Modificar el estilo de un gráfico dinámico
Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación original puedes modificar
su estilo con los comandos de la ficha Diseño, Presentación y Formato:

Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del gráfico
dinámico. Con los comandos de la ficha Presentación podrás personalizar aún más el gráfico dinámico
agregando títulos, rótulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitirá refinar los estilos de
forma del gráfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinámica

Es probable que el origen de datos de una tabla dinámica haya cambiado de ubicación y ahora tengas que
considerar este cambio en tu tabla dinámica. A continuación unos pasos muy sencillos para modificar el
origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la
ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica el cual te permitirá ampliar (o
reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinámica.

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Acepta los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que has especificado.

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LECCION 4: FILTRAR USANDO SEGMENTACIONES DE DATOS
A. Comparar versiones
Recuperar un archivo de Excel
Seguramente has pasado por la amarga experiencia de perder todo el trabajo que habías realizado por
haber olvidado guardar el libro de Excel o porque tal vez hubo un corte de energía eléctrica y el trabajo que
no se había guardado se perdió.
Excel 2010 incluye algunas características especiales que nos ayudarán a hacer menos frecuentes esos
momentos de tristeza o frustración y nos ayudarán a recuperar archivos de Excel no guardados.

Autorrecuperación en Excel
La funcionalidad de autorrecuperación realiza un respaldo automático del archivo de una manera periódica.
Eso sucede tras bambalinas, es decir, nunca te darás cuenta del momento preciso en que se realiza el
guardado automático sin embargo puedes configurar la frecuencia con la que esto sucede.
Para modificar la frecuencia de la autorrecuperación debes abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel y
dentro de la sección Guardar debes especificar el número de minutos que pasarán entre cada acción de
guardado automático.

Aunque la autorrecuperación ha estado presente en versiones anteriores de Excel, lo que es completamente

nuevo es la posibilidad de acceder a todas las versiones autoguardadas del libro.

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Recuperar versiones autoguardadas
Para ver las versiones autoguardadas de un libro debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción
Información. La sección Versiones mostrará todas las versiones autoguardadas del libro.

Para abrir cualquiera de estas versiones solamente debes hacer clic sobre su nombre y el archivo se
mostrará en pantalla. Podrás distinguir la versión autoguardada por un mensaje que se mostrará por debajo
de la cinta de opciones.

Con las dos versiones en pantalla puedes decidir si prefieres la versión autoguardada haciendo clic sobre el
botón Restaurar o simplemente puedes copiar información de una versión a otra en caso de que solamente
desees recuperar algunas partes de la versión autoguardada. Debes tomar muy en cuenta que una vez que
se cierra un libro todas sus versiones autoguardadas son eliminadas.

Recuperar archivos Excel no guardados

Cuando cerramos un libro sin guardar los cambios suceden dos cosas. Lo primero que sucede es que Excel
verifica si existen versiones autoguardadas del archivo. Si encuentra al menos una versión autoguardada
entonces mostrará un cuadro de diálogo como el siguiente:

Este cuadro de diálogo nos informa que si hacemos clic sobre el botón No guardar el libro de Excel se
cerrará pero tendremos una copia del archivo disponible temporalmente. Para recuperar la versión del
archivo sin guardar, vuelve a abrir el archivo de Excel y ve a la ficha Inicio y elige la opción Información.
Dentro de la sección Versiones observarás la versión disponible del archivo que tendrá la leyenda “(cuando
se cerró sin guardar)”.

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Si quieres ver las versiones de todos los libros no guardados debes pulsar el botón Administrar versiones y
seleccionar la opción Recupera libros no guardados. Las versiones temporales de los libros no guardados
estarán disponibles por solo cuatro días o hasta que se vuelva a editar el archivo.

B. Insertar campo calculado

Campos calculados en tabla dinámica
Las tablas dinámicas nos permiten hacer uso de campos calculados los cuales son columnas que obtienen su
valor de la operación realizada entre algunas de las otras columnas existentes en la tabla dinámica.
Supongamos la siguiente tabla dinámica en donde tenemos el resumen de las ventas de nuestros productos
para el año pasado.

Ahora queremos insertar una nueva columna que contendrá nuestro pronóstico de ventas para el próximo
año y el cual hemos estimado que tendrá un crecimiento del 4%. Esta nueva columna la podemos agregar
como un campo calculado a la tabla dinámica de la siguiente manera.
Dentro del título Herramientas de tabla dinámica selecciona la ficha Opciones y posteriormente el botón
Cálculos el cual desplegará varias opciones y deberás seleccionar Campos, elementos y conjuntos para
finalmente seleccionar la opción Campo calculado.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar campo calculado en donde podremos especificar un Nombre para
nuestro campo.

Además del nombre del campo debemos especificar la Fórmula que Excel utilizará para realizar el cálculo de
la nueva columna. Puede observar un recuadro donde aparecen enlistados todos los Campos de la tabla
dinámica de manera que al seleccionar alguno de ellos y presionar el botón Insertar campo se insertará su
nombre en la fórmula. Una vez que hayas terminado de configurar el nuevo campo calculado pulsa el botón
Aceptar y Excel insertará el campo.

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Al actualizar los datos de la tabla dinámica los campos calculados reflejarán automáticamente los nuevos
cálculos. Recuerda que un campo calculado es una nueva columna que ha sido creada realizando
operaciones con los campos existentes de una tabla dinámica.

C. Edición de la Tabla y estilos de tabla Dinámica

Dar formato a una tabla dinámica

Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente como si fuera una
tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinámica.
La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica para que se
muestre.

Esta ficha está dividida en tres grupos.

 Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinámica así como
modificar aspectos básicos de diseño.

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 Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten restringir la selección de
estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la
opción “Filas con bandas”, entonces se mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

 Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinámica. Con
tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la tabla

Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los estilos disponibles.
Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la tabla dinámica.

80
Formato de valores en una tabla dinámica
En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados de una tabla dinámica
de manera de puedan tener el formato de número adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinámica:

81
Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del área
Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor.

Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

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Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de
celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:

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Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará el nuevo formato a
todos los valores de la tabla dinámica:

D. Segmentación de Datos
La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel 2010 que permite hacer
un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar fácilmente la
información por más de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y posteriormente en la ficha
Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación
de datos.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinámica y Excel
colocará un filtro para cada campo seleccionado:

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Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones
del filtro.

Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de
nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón Borrar filtro que se encuentra en la esquina
superior derecha de cada panel.

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Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo cual te permitirá
hacer un buen análisis de la información.

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