PROCESO DE CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

PROCESO DE CAPACITACIÓN

La capacitación se refiere a los métodos usados para proporcionar al personal

de una empresa las habilidades que éstos necesitan para realizar su trabajo. Ésta
abarca desde cursos sencillos sobre terminología hasta cursos complejos que
permiten entender el funcionamiento de un nuevo sistema; tales cursos pueden ser
teóricos o prácticos, o combinados.

La capacitación es un proceso que lleva a mejorar continuamente las actividades

laborales, con el fin de implantar mejores formas de trabajo. Ésta es una actividad
sistemática, planificada y permanente, cuyo propósito general es: preparar
desarrollar e integrar al recurso humano en el proceso productivo, mediante la
entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias
para el mejor desempeño de todos los trabajadores. En este sentido, la
capacitación va dirigida al perfeccionamiento técnico del trabajador, para que éste
se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas. Producir resultados
de calidad, dar excelente servicio a los clientes, prevenir y solucionar
anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización.

Por medio de la capacitación el perfil del trabajador se adecua al perfil de

conocimientos, habilidades y actitudes requerido en un puesto de trabajo. La
capacitación no debe confundirse con el adiestramiento, este último implica una
transmisión de conocimientos que hacen apto al individuo ya sea para un equipo o
maquinaria.

El proceso de capacitación se puede acometer de dos modos. Primero, el que se

produce por y dentro el mismo grupo de trabajo; se da un intercambio que
fomenta el aprendizaje a través de experiencias compartidas. En este aspecto, la
capacitación de saberes es inherente al oficio específico de cada trabajador.
Segundo, la que es acometida por una persona ajena al ámbito de la organización.
Por ejemplo, facilitadores externos de empresas especializadas en el área. Se
capacita al personal de una empresa para alcanzar la satisfacción por
el trabajo que realiza; pues si un empleado no está satisfecho con la labor que lleva
a cabo no podrá efectuar un trabajo eficiente.

El proceso de capacitación es un proceso continuo. El mismo está constituido de

cinco pasos, a que continuación mencionamos:

• 1. Analizar las necesidades. Identifica habilidades y necesidades de los

conocimientos y desempeño.

• 2. Diseñar la forma de enseñanza: Se elabora el contenido del programa,

folletos, libros, actividades…
 • 3. Validación: Se eliminan los defectos del programa y se hace una
presentación restringida a un grupo pequeño de personas.

• 4. Aplicación: Se dicta el programa de capacitación.

• 5. Evaluación: Se determina el éxito o fracaso del programa.

PROCESO DE ADIESTRAMIENTO

El adiestramiento es un proceso educacional a corto plazo, mediante el cual las

personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades
en función de objetivos definidos.
El adiestramiento es, en primer lugar, la educación profesional que adapta al
individuo para un cargo o función dentro de una organización. Éste implica la
transmisión de conocimientos, sea éste información de los productos, de
los servicios, de la organización, de la política organizacional… En segundo
término, implica un desarrollo de habilidades entendido como
un entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que el personal va a
ejecutar.

Se realiza cuando un trabajador tiene poca experiencia o se contrata para

un trabajo que le es totalmente nuevo. Una vez que los trabajadores han sido
incorporados a una empresa, ésta tiene el compromiso de desarrollar en
ellos actitudes y conocimientos indispensables para que cumplan bien su labor. El
adiestramiento de personal, además de completar el proceso de selección,
orienta al nuevo trabajador o empleado sobre las características y particularidades
propias del trabajo a ejecutar. Ofrece al trabajador la oportunidad de actualizar y
renovar sus conocimientos, para que estén a tono con los avances técnicos.

En este sentido, el adiestramiento consiste en proporcionar o fortalecer los

conocimientos que el individuo necesita para el eficiente desempeño de sus
actividades laborales; de acuerdo con los cambios tecnológicos, los nuevos
requerimientos de procesos de trabajo en la organización. Es un proceso
educacional a corto plazo aplicado de manera organizada. El adiestramiento está
orientado de manera directa a las tareas y operaciones que van a ejecutarse.

Los programas de adiestramiento constituyen una herramienta para lograr que el

personal adquiera los conocimientos necesarios, que le permitan ampliar y
desarrollar las aptitudes para ejecutar el trabajo en forma eficiente. Los programas
de adiestramiento constituyen un factor relevante en el mejoramiento de los niveles
de productividad. Lo cual implica la puesta en práctica de un conjunto de elementos
que favorecen el desenvolvimiento laboral de los trabajadores, por medio del
suministro de un conjunto de herramientas que facilitan la realización de las
actividades, mediante el desarrollo intensivo y continuo de habilidades que
favorecen el logro de los objetivos establecidos para alcanzar la eficiencia
organizacional.
En los programas de adiestramiento existen varias técnicas, una que se aplica es
el método de los cuatro pasos:

• Prepare al trabajador.

• Muéstrele el trabajo.

• Póngalo a prueba.

• Sígalo en la práctica.

Un método alternativo es el siguiente:

• El instructor dice y hace.

• El instructor dice y el alumno hace.

• El alumno dice y el instructor hace.

• El alumno hace y dice.

Existen varios tipos de adiestramientos, entre éstos tenemos:

• Inducción: Es la orientación general que se le da al empleado para adecuarlo

al puesto, al grupo ya la institución. Este tipo de formación tiene
la meta de crear una actitud favorable del empleado y facilitar su proceso
de integración.

• Adiestramiento a través de la experiencia: Consiste en reunir un grupo de

personas en base a tareas o áreas similares para intercambiar experiencias,
métodos y recursos. En tales espacios se debe establecer un flujo
informativo precisando objetivos, expectativas, dinámicas, metodología,
aspectos organizativos y el código para el análisis. Este tipo de formación
es útil, pues de la experiencia de los individuos o grupos se enriquece el
trabajo y se comparten vivencias significativas.

• Adiestramiento "en" y "para" la organización: Consiste en desarrollar al

máximo el potencial humano de la institución, por vía de la implementación
de un sistema de educación permanente que abarque las siguientes etapas:

✓ Preparación y actualización para el mejor desempeño del cargo.

✓ Preparación para otros cargos que pudiera ocupar el empleado.

✓ Preparación para el desarrollo general integral.

Los objetivos del adiestramiento, son los siguientes:

• Incrementar la productividad.
 • Promover la eficiencia del trabajador, sea obrero, empleado o funcionario.

• Proporcionar al trabajador una preparación que le permita desempeñar su

puesto con mayor responsabilidad.

• Promover un ambiente de mayor seguridad.

• Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias, mediante los

intercambios personales surgidos con ocasión del adiestramiento.

• Promover el mejoramiento de los sistemas y procedimientos.

• Contribuir a reducir los movimientos de personal, tales como renuncias y

destituciones.

• Contribuir a reducir las quejas de empleados proporcionando una ética de

trabajo más elevada.

• Facilitar la supervisión de personal.

• Promover los ascensos sobre la base del mérito personal.

• Contribuir a la reducción de los accidentes de trabajo.

• Reducir el costo de operación.

PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

Los programas de capacitación son la traducción de las expectativas y

necesidades de una organización en determinado periodo de tiempo. Éste
corresponde a la realidad que se espera concretar efectivamente en un determinado
plazo y, por lo mismo, debe estar vinculada a los recursos disponibles y las
disponibilidades organizacionales.

Para la elaboración de un programa de capacitación se pueden considerar, por lo

menos, tres criterios:

• 1. Distribución personalizada de los recursos: El énfasis se enfoca en lograr

que la mayor cantidad de funcionarios participen de la capacitación. Implica
determinar el presupuesto disponible y sobre esa base asignar la
capacitación, se prioriza la cobertura de las actividades que se aprueben.

• 2. Distribución centrada en la capacitación específica: Aquella destinada a

resolver brechas de competencias que están dirigidas a debilidades de la
organización. Las acciones se orientan, a veces, a temas que están alejados
de los intereses y motivaciones de los funcionarios.
 • 3. Distribución orientada a la capacitación específica, que también da
cuenta de la capacitación general: En este tipo de escenarios los procesos
de detección de necesidades dan cuenta de toda su fortaleza, en la medida
que han sido capaces de considerar, sin exclusiones previas, todas las
perspectivas y expectativas vigentes en la organización.

Es preciso concordar que los programas de capacitación comprenden cuatro

subsistemas:

• 1. Detección de las necesidades de capacitación.

• 2. Diseño del programa de capacitación.

• 3. Ejecución de la capacitación.

• 4. Evaluación de los resultados de la capacitación.

Para desarrollar el segundo componente resulta ineludible abordar previamente el

tema de la identificación de las materias para las cuales se precisa capacitación.
Por lo cual, se deben articular en torno a un programa que concuerde con las
prioridades de la organización.

De allí que los programas de capacitación exigen una planificación que incluye los
siguientes aspectos:

• Enfoque de una necesidad especifica cada vez.

• Definición clara del objetivo de la capacitación.

• División del trabajo a ser desarrollado en módulos, paquetes o ciclos.

• Elección de los métodos de capacitación considerando la tecnología

disponible.

• Definición de los recursos necesarios para la implementación de la

capacitación, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales,
maquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales,
etc.

• Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser

capacitado. Se debe considerar:

✓ Número de personas.

✓ Disponibilidad de tiempo.

✓ Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.

✓ Características personales de comportamiento.

 ✓ Local donde se efectuará la capacitación considerando las alternativas
en el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.

✓ Periodicidad de la capacitación considerando el horario más oportuno o

la ocasión más propicia.

✓ Cálculo de la relación costo-beneficio del programa.

✓ Control y evaluación de los resultados considerando la verificación de

puntos críticos que requieran ajustes o modificaciones en el programa
para
mejorar su eficiencia.

Una vez determinada la naturaleza de las habilidades, los conocimientos o

comportamientos terminales deseados como resultado de la capacitación, el
siguiente paso es la elección de las técnicas que van a utilizarse en el programa de
capacitación con el fin de optimizar el aprendizaje.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA CAPACITACIÓN

El contenido de la capacitación involucra cuatro tipos de cambios de

comportamiento, a saber:

• 1. Transmisión de informaciones: Distribuir información entre los entrenados

como un cuerpo de conocimientos.

• 2. Desarrollo de habilidades: Destrezas y conocimientos directamente

relacionados con el desempeño del cargo actual. Es una capacitación
orientada de manera directa a las tareas y operaciones del trabajador.

• 3. Desarrollo de actitudes: Se refiere al cambio de actitudes negativas por

actitudes más favorables entre los trabajadores, aumento de la motivación,
desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión.

• 4. Desarrollo de conceptos: la capacitación puede estar conducida a elevar

el nivel de abstracción y conceptualización de ideas, ya sea para facilitar la
aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para elevar el nivel de
generalización.

El contenido de los programas de capacitación conlleva a

establecer principios fundamentales inherentes a éstos, entre los cuales tenemos:

• Las necesidades de las personas.

• El crecimiento individual.

• La participación como aprendizaje activo.

 • La capacidad para dar respuestas a necesidades de la realidad y la
posibilidad de aplicarlas a la vida cotidiana.

• Los conocimientos y experiencias de los participantes revalorizan y

refuerzan el aprendizaje existente, al incorporar nuevos conocimientos.

• La capacitación en equipo que permite mayor posibilidad de interacción e

intercambio.

• Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de

la organización.

• Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en

sus cargos actuales sino también para otras funciones para las cuales la
persona puede ser considerada.

• Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales
están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su
motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y
gerencia.

• El individuo debe acompañar los resultados de su desempeño.

• La persona aprende mejor cuando está motivada para aprender.

• La distribución de los periodos de aprendizaje debe considerar la fatiga, la

monotonía y los periodos adecuados para la asimilación de lo aprendido.

• El ejercicio y la práctica son indispensables para el aprendizaje y la retención

de habilidades.

• El aprendizaje eficiente depende de la utilización de técnicas adecuadas.

• Ayuda al individuo en la solución de problemas y en la toma de decisiones.

• Aumenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.

• Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.

• Sube el nivel de satisfacción con el puesto.

• Permite el logro de metas individuales.

• Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Con respecto a las organizaciones, tenemos que:

• Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas.

• Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.

• Eleva la moral de la fuerza de trabajo.

• Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización.

• Crea mejor imagen.

• Mejora la relación jefes-subordinados.

• Es un auxiliar para la comprensión y adopción de políticas.

• Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.

• Promueve el desarrollo con vistas a la promoción.

• Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.

• Incrementa la productividad y calidad del trabajo.

• Ayuda a mantener bajos los costos.

• Desarrolla el sentido de responsabilidad hacia la empresa.

• Logra que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeño de

sus puestos.

• Mantiene a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados.

• Mejora las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la

empresa.

• Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.

• Ayuda en la orientación de nuevos empleados.

• Proporciona información sobre disposiciones oficiales.

• Hace viables las políticas de la organización.

• Alienta la cohesión de grupos.

• Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.

• Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.