NOMBRE DEL CURSO

NIVEL BÁSICO

MICROSOFT
EXCEL

NOMBRE DE LA FACULTAD 1
 MS EXCEL BÁSICO

Módulo 3 Funciones básicas en MS Excel

Índice

Funciones básicas en MS Excel ................................................................................ 3

Unidad 1: Manejo de funciones básicas ................................................................... 4
1.1 Insertar Funciones ............................................................................................... 5
1.2 Función SUMA .................................................................................................... 6
1.3 Función PROMEDIO ........................................................................................... 7
1.4 Funciones MAX y MIN ......................................................................................... 9
1.5 Funciones matemáticas ..................................................................................... 10
1.5.1 Función REDONDEAR .............................................................. 10
1.5.2 Función RESIDUO..................................................................... 11
1.5.3 Función ENTERO ...................................................................... 12
1.6 Casos prácticos usando funciones matemáticas ............................................... 13

Unidad 2: Funciones de texto .................................................................................. 18

2.1 Función CONCAT .............................................................................................. 18
2.2 Función IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE .................................................... 20
2.3 Separar texto en columnas ................................................................................ 22
2.4 Caso práctico: crear un código usando funciones de texto ................................ 25

Unidad 3: Introducción a las funciones lógicas ..................................................... 28

3.1 Función SI ......................................................................................................... 28
3.2 Formato condicional .......................................................................................... 29
3.2.1 Cómo agregar un formato condicional ............................................................... 30
3.2.2 Cómo cambiar o quitar un formato condicional .................................................. 34
3.3 Casos prácticos usando funciones lógicas......................................................... 35

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Funciones básicas en MS Excel

•Totaliza Libros de Ventas, de Compras, Diario,

Mayor, hace cálculo de Balances y cambios en
Libros contables la situación financiera de varios años, para
compararlos

•Permite hallar máximos, mínimo, sumas,

promedios, contar elementos numéricos,
Base de datos contar elementos no numéricos de datos que
se han registrado en los distintos campos de la
tabla

•Permite crear cadenas de texto de nombres y

Funciones de texto apellidos que se encuentran en distintos
campos de una tabla.

•Sirve de apoyo para la toma de decisiones al

obtener promedios de ventas o de
Gestión de base de proyecciones de ventas de una empresa.
datos •Permite comparar resultados parciales de
promedios y sumas de datos agrupados por
meses, trimestres, semanas.

INFOPUC 3
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Unidad 1: Manejo de funciones básicas

Una función en MS Excel es una fórmula predefinida, que tiene por objetivo el realizar
cálculos utilizando valores específicos en un orden determinado. Tienen por finalidad
obtener un resultado. Las funciones utilizan constantes o celdas para operar;
denominadas parámetros o argumentos.

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos o referencias, y deben
producir un valor válido. Los argumentos también pueden ser constantes o fórmulas, y
las fórmulas pueden contener otras funciones. Cuando los argumentos son un rango o
bloque de celdas, los argumentos aparecen así:

Ilustración 1 Ejemplo de la función Promedio

El resultado obtenido es 20.333333

Los caracteres de una función se digitan de determinada forma y en un orden

determinado, denominado sintaxis, el que se debe respetar para que la función devuelva
el resultado correcto y esperado.

La sintaxis de la función es la siguiente:

Ilustración 2 Sintaxis de la función Promedio

Las cantidades se pueden escribir directamente usando la sintaxis que proporciona MS

Excel:
=PROMEDIO (12;15;34) Si se considera las direcciones de las celdas que contienen a
los argumentos la función PROMEDIO se presentará:

Ilustración 3 Función promedio tomando celdas de una en una

Los paréntesis indican a MS Excel dónde empiezan y donde terminan los argumentos
de las funciones. Siempre deberá existir un paréntesis de apertura y otro de cierre, sin
espacios antes o después de cada uno.

Para cálculos complejos, se puede anidar una función a otra. En Microsoft Excel podrá
anidar hasta siete niveles de funciones en una sola fórmula. Siguiendo el ejemplo, si se
quiere que en el valor obtenido no aparezcan decimales, se puede utilizar la siguiente
función Redondear con la función Promedio:

Ilustración 4 Función Promedio anidada con función Redondear

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A continuación, se detallará cómo insertar las funciones, y particularmente, las de suma,

promedio, máximo, mínimo y funciones matemáticas.

1.1 Insertar Funciones

Microsoft Excel 2016 tienen incorporadas 343 funciones organizadas en 14 categorías:
Financieras, Fecha y hora, Matemáticas y trigonométricas, Estadísticas, Búsqueda y
referencia, Bases de datos, Texto, Lógica, Información, Ingeniería, Cubo,
Compatibilidad, Web y Definidas por el usuario. La importancia del uso de las funciones
es que ellas permiten ahorrar tiempo pues realizan cálculos ya definidos.

MS Excel tiene varias formas de insertar una función en una celda (o celdas) para
realizar operaciones. A continuación, se presenta las tres maneras de insertar una
función:
 Con el botón de Pegar funciones de la barra de fórmula

Ilustración 5: Al costado de la Barra de fórmulas

 Con el botón de Insertar función de la Pestaña o Cinta de Opciones Fórmula.

Ilustración 6: Botón Barra de fórmulas

 Con la Opción del cuadro desplegable del botón de Comando Autosuma de la

Pestaña o Cinta de Opciones Inicio.

Ilustración 7: Al desplegar botón Autosuma escoger Más funciones

Haciendo uso de cualquiera de las tres opciones, se abrirá el siguiente cuadro de

diálogo:

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1, Buscar una función

2. Seleccionar una categoría

3. Seleccionar una función

4. Descripción de la función

5. Aceptar o cancelar

Ilustración 8: Cuadro de diálogo Insertar función

Ahora, para escoger la función a usar, hay dos posibilidades:

 Usar en el cuadro Buscar
Para ello, en dicho cuadro deberá escribir el nombre de la función (o parte de ella) y
luego hacer clic en el botón Ir.

 Seleccionar una categoría

Para ello, primero, seleccionar la categoría donde se encuentra la función buscada.
Dentro de la categoría, seleccionar la función, que, en el caso del ejemplo, serían
las funciones usadas recientemente. Luego, en la zona inferior será visible una breve
descripción de lo que hace la función. Para finalizar la selección, hacer clic en
Aceptar.
En caso de no recordar la categoría de la función a ingresar, se puede elegir la
categoría “Todas” y buscar en la lista la función (ordenadas alfabéticamente)

Las funciones básicas SUMA, PROMEDIO, MAX y MIN serán desarrolladas a

continuación.

1.2 Función SUMA

La función SUMA calcula la suma de todos los números en una lista. Esta lista puede
ser un rango de celdas o un grupo de celdas no necesariamente contiguas, es decir,
esta función utiliza como datos: números, referencias a rangos de celdas o los nombres
que se asigna a estos rangos.

A continuación, presentan dos ejemplos de aplicación de esta función.

Ejemplo 1
Se desea hallar la suma de gastos. Dichos gastos están señalados en las celdas de B2
a B5, tal como muestra en la figura 35. El resultado se colocará en la celda B6.

Para realizar lo pedido, ubicar la celda B6 y dentro de ella escribir la expresión:

=SUMA(B2:B5)

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Al dar clic al finalizar la expresión escrita, mostrará en la celda B6 el valor de 1070.

Ilustración 9:. Ejemplo de la Función SUMA

Ejemplo 2
Se desea hallar la suma de los gastos de los meses de marzo y junio. Dichos gastos
están detallados en las celdas de A2 a A5 y de a C2 a C5, tal como se muestra en la
figura 36. El resultado se colocará en la celda C7.

Para realizar lo pedido, se debe ubicar la celda C7 y dentro de ella escribir la expresión:
=SUMA(A2:A5,C2:C5)

Al dar clic al finalizar la expresión escrita, mostrará en la celda C7 el valor de 3070.

Ilustración 10: Ejemplo 2 Función SUMA

1.3 Función PROMEDIO

La función PROMEDIO calcula la media aritmética de un grupo de datos. La media
aritmética de un grupo de datos es definida de la siguiente forma:
𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡 𝑙𝑙𝑙𝑙𝑙𝑙 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑
𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀𝑀 𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴é𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡𝑡 =
𝑁𝑁ú𝑚𝑚𝑚𝑚𝑚𝑚𝑚𝑚 𝑑𝑑𝑑𝑑 𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑𝑑

La función PROMEDIO utiliza como datos: números, referencias a rangos de celdas o

los nombres que se asigna a estos rangos. A continuación, presentan dos ejemplos de
aplicación de esta función.

Ejemplo 1
Se desea hallar el promedio de gastos del mes de marzo y del producto A. Dichos gastos
están en las columnas de la A hasta la D, tal como muestran las figuras 37 y 38. Los
resultados estarán en las celdas C7 y C8.

INFOPUC 7
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Para calcular el promedio de los gastos de marzo, se debe ubicar la celda C7 y dentro
de ella escribir la expresión: =PROMEDIO(B2:B5)

Al dar clic al finalizar la expresión escrita, se mostrará en la celda C7 el valor de 267,5.

Para calcular el promedio de los gastos del producto B, se debe ubicar la celda C8 y
dentro de ella escribir la expresión: =PROMEDIO(B3:D3)

Al dar clic al finalizar la expresión escrita, estará en la celda C8 el valor de 483,3333…..

Ilustración 11: Ejemplo 1 Función PROMEDIO (GASTOS MARZO)

Ilustración 12: Ejemplo 1 Función PROMEDIO (GASTOS PRODUCTO B)

Ejemplo 2
Se desea hallar el promedio de todos los gastos de los meses de marzo, abril y mayo.
Dichos gastos están consignados en las columnas de la B a la D, tal como se muestra
en la figura 39. El resultado estará en la celda C7.

Para realizar un cálculo más sencillo se ha decidido crear un nombre de rango para las
celdas de B2 a D5. Dicho nombre será DATOS.

Para calcular el promedio solicitado, ubicar la celda C7 y dentro de ella escribir la

expresión: =PROMEDIO(DATOS)

Al dar clic al finalizar la expresión escrita, se mostrará en la celda C7 el valor de

393.3333….

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Ilustración 13: Ejemplo 2 Función PROMEDIO (Usando nombres de rango)

Tener presente
La función PROMEDIO no considera los argumentos de tipo texto.

1.4 Funciones MAX y MIN

La función MAX devuelve el valor máximo de una lista de valores.

La función MIN devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Las funciones MAX y MIN utilizan como datos: números, referencias a rangos de celdas
o los nombres que se asigna a estos rangos. A continuación, se presentan un ejemplo
de aplicación de estas funciones.

Ejemplo
Se desea hallar el máximo gasto en el mes de abril y el mínimo gasto del producto C.
Dichos gastos están en las columnas de la A hasta la D, tal como se muestran en las
figuras 40 y 41. Los resultados serán colocados en las celdas C7 y C8.

Para calcular el máximo gasto en el mes de abril, se debe ubicar la celda C7 y dentro
de ella escribir la expresión: =MAX(C2:C5)

Al dar clic al finalizar la expresión escrita, se mostrará en la celda C7 el valor de 600.

Para calcular el mínimo gasto del producto C, ubicar la celda C8 y dentro de ella escribir
la expresión: =MIN(B4:D4)

INFOPUC 9
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Al dar clic al finalizar la expresión escrita, estará en la celda C8 el valor de 450.

Ilustración 14:.Ejemplo Función MAX

Ilustración 15:.Ejemplo Función MIN

Como se ha podido comprobar las funciones MAX y MIN, es muy sencillo el hallar los
valores máximos o mínimos de un grupo de valores aplicando estas funciones.

1.5 Funciones matemáticas

Una categoría muy importante dentro de las funciones de MS Excel son las funciones
Matemáticas y Trigonométricas. Estas funciones realizan cálculos más complejos, por
ejemplo, redondear un número, reducir el número de decimales u obtener el resto
después de realizar una división. A continuación, se presentan las más usadas:
REDONDEAR, RESIDUO y ENTERO.

1.5.1 Función REDONDEAR

La función REDONDEAR permite reducir el número de decimales redondeando de
manera automática hacia arriba o hacia abajo. A continuación, se desarrolla un ejemplo
de aplicación de esta función.

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Ejemplo
Se desea obtener el promedio de cuatro notas de un curso. Este resultado debe ser un
número entero lo cual se logrará redondeando el promedio sin decimales.

Para calcular lo pedido, realizar lo siguiente:

 Primero, calcular el promedio. Para ello, ubicar la celda F2 y dentro de ella, escribir
la expresión: =PROMEDIO(B2:E2)
 Ahora, para redondear el promedio, ubicar la celda G2 y dentro de ella, escribir la
expresión: =REDONDEAR(F2,0). Esto significa que el valor ubicado en la celda F2
será redondeado a cero decimales.
 Al dar clic al finalizar la expresión escrita, mostrará el valor redondeado en la celda
G2. En el caso del ejemplo, el promedio obtenido es 12.75. Si el primer decimal es
5 o más, a la parte entera del promedio se le sumará 1. El resultado final será 13.

Ilustración 16: Función REDONDEAR

Esta función es útil cuando los cálculos internos se realizan con el número de decimales
especificados en la función REDONDEAR.

Tener en cuenta
Si lo que se busca es solo “mostrar” menos o más decimales, pero seguir calculando
con todos ellos, utilizar la opción de formato en la opción Inicio, dentro de la sección
Número.

1.5.2 Función RESIDUO

La función RESIDUO permite obtener el resto o residuo de una división entera.

Recordar
Los elementos de la división entera son: Dividendo, divisor, cociente
y residuo, relacionados de la siguiente manera:
Dividendo=(Divisor*Cociente)+Residuo

Por ejemplo, al dividir 10 entre 3, el cociente tendrá el valor de 3; y como el resto el valor
de 1. A continuación, se presentan dos ejemplos de aplicación de la función Residuo.

INFOPUC 11
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Ejemplos
 En la primera operación, el dividendo está en la celda A2, el divisor en la celda B2.
Luego, se aplicará la fórmula =RESIDUO(A2,B2) en la celda C2 obteniendo como
resultado el valor 5.

 En la segunda operación, el dividendo está en la celda A2, el divisor en la celda B2.

Luego se aplicará la fórmula =RESIDUO(A2,B2) en la celda C2 obteniendo como
resultado el valor 0.

Ilustración 17: Función RESIDUO

Tener en cuenta
Recordar que el resultado de la función RESIDUO es siempre un número entero ≥ 0

1.5.3 Función ENTERO

La función ENTERO permite obtener la parte entera de un número decimal. A
continuación, se presenta un ejemplo de aplicación de la función ENTERO.

Ejemplo

Se desea obtener la parte entera de un número. Dicho número está en la casilla F9.
Para obtener la parte entera de dicho número, ubicar la celda G9 y dentro de ella
escribir la expresión: =ENTERO(F9). Al dar clic al finalizar la expresión escrita,
mostrará el valor de 5 en la celda G9.

Ilustración 18: Función ENTERO

Esta función es sumamente útil cuando, por ejemplo, se usan fórmulas con fechas y
horas, ya que, al restarlas, los residuos son días (o meses) y minutos (o segundos),
respectivamente.

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1.6 Casos prácticos usando funciones matemáticas

A continuación, se presentarán dos casos prácticos que permitirán profundizar los
conocimientos adquiridos sobre el uso de las funciones matemáticas.

Caso 1: Redondear un promedio

Cuando se realizan operaciones como sumas o restas los resultados, por lo general,
tienen un número definido de decimales, sin embargo, al multiplicar o dividir o utilizar
funciones como PROMEDIO, los decimales pueden aumentar y muchas veces es
necesario reducirlos (o desaparecerlos).

El siguiente ejemplo nos pide calcular la nota final de un grupo de alumnos según la
siguiente fórmula:
NOTA FINAL= 0.20*PROM.PRACTICAS+0.35*EXAMEN 1+45*EXAMEN 2

El promedio de prácticas debe ser un número redondeado a dos decimales y la nota

final no deberá tener ningún decimal.

Ilustración 19: Cálculo de promedios

Para que calcular la NOTA FINAL REDONDEADA en la celda I3, primero se debe
calcular promedio de prácticas en la celda F3 con la función PROMEDIO y con dos
decimales. El procedimiento para insertar la función, REDONDEAR, la cual anidará la
función Promedio, ya que se debe “redondear” el “promedio” de las prácticas a dos
decimales (son dos funciones en una sola fórmula):

 Ubicar la celda F3 y elegir Insertar Función de la pestaña Fórmulas

 En la ventana Insertar función buscar la función REDONDEAR (es una función

de la categoría Matemáticas y trigonométricas) y hacer clic en el botón Aceptar,
aparecerá

Ilustración 20: Primero la función REDONDEAR

INFOPUC 13
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 En la ventana Argumentos de función, hacer clic en el primer argumento

(Número). Observar que en el lugar del cuadro de nombres aparece una lista
donde se podrá escoger la función PROMEDIO; si no está en la lista elegir la
opción Más funciones.

.
Ilustración 21: Insertar función desde la lista de la barra de fórmulas

 En la Ventana Num_decimales, escribir el número 2.

Ilustración 22: Dentro de redondear insertar promedio

 Ubicar el cursor en la ventana Número, usar el Asistente para Anidar funciones y

hacer clic sobre PROMEDIO.

Ilustración 23: Dentro de redondear usar el Asistente de funciones en que se convierte el

cuadro de Nombres e insertar promedio

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ 14

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Ilustración 24: PROMEDIO

 Verificar el intervalo de las notas para encontrar el PROMEDIO, C3:E3

 Hacer clic en Aceptar.

 Finalmente, en la celda I3 hallar la NOTA FINAL de acuerdo con la fórmula

indicada al inicio del ejemplo,

Ilustración 25: REDONDEAR

 Redondear a cero decimales, para ello escribir la fórmula y luego ingresar y digitar
REDONDEAR((FORMULA);0).

Ilustración 26: Aplicar función REDONDEAR

Este caso 1 ha explicado algunas funciones matemáticas y cómo puede usarse en

conjunto con otras funciones y/o fórmulas. A este tipo de acciones se le conoce como el
anidamiento de funciones.

Caso 2: Cambiar minutos a horas

Existen situaciones en las que los valores que representan minutos o segundos y se
necesita presentarlos como horas:minutos:segundos. También pueden considerarse
valores no enteros (con decimales) de horas o minutos. Ejemplo: 33.39 horas (que no
significa 33 horas 39 segundos).
En realidad 67.45 horas equivalen a: 1 día, 10 horas, 35 minutos y 24 segundos que
puede ser expresado utilizando funciones matemáticas. Las equivalencias en el ejercicio
serán:

1 DIA 24 HORAS
1 HORA 60 MINUTOS
1 MINUTO 60 SEGUNDOS

Se desea convertir un grupo de valores en minutos a un formato de horas y minutos.

Así, en la columna A existen valores de minutos totales que deberán transformarse a
horas y minutos en la columna D. Además, en la columna Texto Ilustrativo se debe
presentar un texto con el siguiente formato: “X horas Y minutos”. Para resolver el

INFOPUC 15
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problema hay dos columnas (C y D) donde aparecerán las horas y los minutos,
respectivamente como se muestra en la ilustración:

Ilustración 27: Convertir minutos a horas

En primer lugar, en la celda B2 se calculará el número de horas dividiendo los minutos

totales entre 60 y aparecerán las horas con decimales, la parte decimal representa una
fracción de hora, es decir, minutos. Para obtener la parte entera se aplicará la función
ENTERO como está en la ilustración:

Ilustración 28: Cálculo del número entero de horas

Al aplicar la función Entero, se encontró que el número ubicado en la celda A2 (156)

contiene dos (2) horas enteras, y queda una fracción de hora de 0.6. Este “residuo”
representa entonces los minutos restantes. La función que permite hallar estos minutos
es la función RESIDUO. Por ello, en la celda C2 se escribirá la siguiente expresión:

=RESIDUO(A2,60)

Ilustración 29: El residuo serán los minutos

Una vez hallados los valores de horas y de minutos, crear el texto ilustrativo
correspondiente. Para ello, en la celda D2, se debe concatenar los valores de horas y
minutos obtenidos mediante la siguiente fórmula:

=CONCAT(B2;" horas y ";C2;" minutos")

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ 16

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Finalmente, copiar la fórmula escrita en la celda D2 a toda la columna D, utilizando el

botón de relleno desde la celda D2 arrastrando la fórmula hacia abajo.

Ilustración 30: Copiar al resto de celdas

Este caso 2 permite aplicar las funciones ENTERO y RESIDUO, y, además, se ha

aplicado, a manera de introducción, la función de texto CONCAT que será revisará en
el siguiente tema.

INFOPUC 17
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Unidad 2: Funciones de texto

Las funciones de texto permiten manipular cadenas de caracteres o también llamados
valores de texto. En este tema se revisará las siguientes funciones: CONCAT,
IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE.

2.1 Función CONCAT

La función CONCAT (en versiones anteriores se llamaba CONCATENAR) permitirá unir
textos que están ubicados en distintas celdas y al insertar espacios o símbolos entre
ellos podrá armar cadenas de texto. La sintaxis de la función es:

=CONCAT (texto1,texto2,...)

Donde Texto1, texto2, ... son elementos de texto que serán unidos en un único
elemento de texto. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o
referencias a celdas. La cantidad de textos que pueden concatenarse van de 1 a 255
elementos.

Esta función es de suma utilidad cuando se quiere juntar textos en una sola expresión.

A continuación, se presentan dos ejemplos de aplicación de esta función.

Ejemplo 1
Se tiene una hoja de cálculo con las siguientes columnas: CODIGO DEL CLIENTE,
Apellido paterno, Apellido materno y Nombres. Para crear en una única celda el
nombre completo de la persona, el formato del nombre completo debe ser el siguiente:

Nombres/ApellidoPaterno/ApellidoMaterno

Para hallar lo pedido, en la celda F2 se escribe la siguiente expresión:

=CONCAT(D2,”/”,B2,”/”C2). Al dar clic se obtiene el nombre completo del primer cliente.

Finalmente, copiar la expresión hallada desde la celda F2 hacia abajo dentro de la

columna F.

Ilustración 31: Función CONCAT cadenas de texto

Los resultados finales serán los mostrados en la figura 58:

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ 18

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Ilustración 32:.Nombres y Apellidos

Se debe observar que en la fórmula se ha colocado como carácter de separación a la

barra inclinada “/”. El carácter separador será el que el formato pedido solicite.

Ejemplo 2
Se desea crear un código para cada uno de los clientes utilizando los datos mostrados
en la figura 59. El código a elaborar debe tener el siguiente formato: Letra-Número.

La letra debe ser la letra que indica el sexo de un cliente y el número debe ser la edad
de dicho cliente. La siguiente figura muestra la hoja de cálculo donde están los datos de
los clientes y la columna donde se creará el código solicitado.

Ilustración 33: CONCATENAR cadenas de texto y números

Se debe observar que en la fórmula están concatenado textos, números y un carácter

separador. En este ejemplo, el carácter de separación fue el guión “-”.

INFOPUC 19
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2.2 Función IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE

La función IZQUIERDA extrae los caracteres situados en el extremo izquierdo de una
cadena de texto. La sintaxis de esta función es:

=IZQUIERDA(texto,núm_de_caracteres)
Donde:
Texto es la cadena de texto a la que se le va a extraer una cantidad de caracteres
Núm_de_caracteres es el número de caracteres que se desea extraer contando desde
el extremo izquierdo del texto.
La función DERECHA devuelve los últimos caracteres del extremo derecho de una
cadena de texto. La sintaxis de esta función es:

=DERECHA(texto,núm_de_caracteres)
Donde:
Texto es la cadena de texto a la que se le va a extraer una cantidad de caracteres
Núm_de_caracteres es el número de caracteres que desea extraer contando desde el
extremo derecho del texto.
La función EXTRAE devuelve un número específico de caracteres de una cadena de
texto, comenzando en la posición que especifique. La sintaxis de esta función es:

=EXTRAE(texto,posición_inicial,núm_de_caracteres)

Donde:
Texto es la cadena de texto a la que se le va a extraer una cantidad de caracteres
Posición_inicial es la posición del primer carácter que desea extraer del argumento de
texto.
Núm_de_caracteres es el número de caracteres de texto que se han de extraer.

Adicionalmente, hay que tener en cuenta los siguientes casos:

Casos
Si la posición inicial es mayor que la longitud del texto, el resultado será “” (texto vacío)

Si la posición inicial es menor que la longitud de texto y

la posición inicial más el número de caracteres es mayor que la longitud de texto, el
resultado será un texto que contendrá los caracteres entre la posición inicial y final del
texto

Si la posición inicial es menor que 1, el resultado será #¡VALOR!

Si el número de caracteres es menor que 0, el resultado será #¡VALOR!
Tabla 1. Casos Uso de la función EXTRAE

A continuación, se presentan algunos ejemplos de aplicación de estas funciones.

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Ejemplo
En la figura 60, se muestran las compras realizadas por una empresa. Estas compras
están representadas mediante códigos, los cuales contienen la empresa que vendió un
producto, la cantidad adquirida, el precio unitario del producto y la fecha en que se
realizó la compra, en ese orden.

Ilustración 34 Códigos proporcionados

Para encontrar el nombre del proveedor, utilizar la función IZQUIERDA tal como se
muestra en la figura 61 mediante la expresión: =IZQUIERDA(A3,3)

Ilustración 35: Función IZQUIERDA

Para encontrar la cantidad de productos adquiridos, utilizar la función EXTRAE, como

se muestra en la figura. Dentro de la casilla Texto escribir A3. En la casilla Posición
inicial, escribir la ubicación del primer carácter contando desde la izquierda, que para el
ejemplo es 5, y en la casilla Núm_de_caracteres se debe colocar 3 que es el número
correspondiente al número de caracteres que representan la cantidad adquirida. Esta
expresión será: mediante la expresión: =EXTRAE(A3,5,3)

Ilustración 36: EXTRAE para encontrar cantidad adquirida

INFOPUC 21
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Para obtener los dígitos del Precio Unitario, se utiliza nuevamente la función EXTRAE,
en las casillas Texto, Pósición_inicial Núm_de_caracteres colocando A3, 9 y 3,
respectivamente. La expresión a usar será: =EXTRAE(A3,9,3)

Ilustración 37: Función EXTRAE para encontrar la cantidad adquirida

Finalmente, para encontrar la Fecha de compra, utilizar la función DERECHA. En la

casilla Texto escribir la celda A3 y esta vez en el número de caracteres colocar el número
6 y recordar que se cuenta desde la derecha del texto.

Ilustración 38: Función DERECHA proporciona la fecha de compra

Las funciones IZQUIERDA y DERECHA son utilizadas para armar códigos,

los cuales se suelen formar con las primeras o últimas letras del nombre del
producto, curso, condición, fecha, proveedor, lugar etc.

2.3 Separar texto en columnas

Cuando se trabaja con listas de nombres, y datos como DNI, edades, direcciones,
distritos de residencia, los datos que aparecen en una celda en la lista que están en la
figura, en la celda B2 aparecen los apellidos y nombres de una persona:
VIVAS/MARTINEZ/MARCO.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ 22

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Lo más probable es que para enviar correspondencia usando estos datos, debería de
presentarse los nombres y Apellidos, de la siguiente manera MARCO VIVAS
MARTINEZ, sin / de separación, y en ese orden. MS Excel tiene una herramienta que
permite separar el texto en varias columnas: Texto en columnas.

Ilustración 39: Separar texto en columnas

Para separar el texto en columnas, se deberá proceder de la siguiente manera:

a. Seleccionar el rango de celdas que contenga los valores de texto (en el ejemplo
B2:B117), el rango puede contener un gran número de filas, pero solo una columna
de ancho.
b. En la pestaña Datos, grupo Herramientas de datos, hacer clic en el botón Texto en
columnas.

c. Aparecerá la ventana del Asistente para convertir texto en columnas.

d. En el paso 1 de dicho asistente especificar qué tipo de datos se quiere separar. en
este caso Excel detecta que los datos están delimitados.

Ilustración 40: Asistente para separar texto en columnas

e. Si los datos tuvieran un número fijo de caracteres como en un código se utiliza la

opción ‘De ancho fijo’.

INFOPUC 23
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f. Hacer clic en Siguiente.

Ilustración 41: Paso 2 del Asistente

g. En este paso se debe escoger el separador que está delimitando el texto. Para el
ejemplo, el delimitador no es ninguno de los mostrados, por lo tanto, escoger Otro:
y escribir “/”.
h. Se puede observar que en la ventana inferior del asistente muestra la vista previa
de los datos. Hacer clic en Siguiente.
i. En la ventana del paso 3 hacer clic en el ícono para indicar a Excel a partir de
cuál celda va a separar el texto, para el ejemplo B2, y hacer clic en Enter.

Ilustración 42: Paso 3 del Asistente: escoger la celda

j. Ahora en la ventana del paso 3 del Asistente, hacer clic en Finalizar y el resultado
será el que muestra la siguiente figura. Para obtener el texto deseado utilice la
función CONCAT.

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Ilustración 43: Texto dividido en columnas

k. Aplique la función en la columna F, =CONCAT(E2;" ";C2;" ";D2) y se obtendrá el

texto con los nombres seguidos de los apellidos.

Ilustración 44: Texto final en una columna

Recordar
Para el ejemplo mostrado, el texto se dividió y se colocó en las columnas adyacentes
a la columna original que estaban vacías. Si las columnas estuvieran llenas, verificar
dónde se van a dividir los textos (columnas libres) antes de realizar el paso 9.

2.4 Caso práctico: crear un código usando funciones de texto

Muchas veces al descargar tablas que se desean procesar, se presentan agrupadas en
una sola celda. Esta herramienta de texto en columnas y la función CONCAT, serán
útiles para reagrupar la información.

Una aplicación característica de las funciones de texto es la de poder crear un código

para los registros de nuestra base a partir de los datos que se tengan de cada uno.

Ejemplo ilustrativo
El gimnasio “Fitness” tiene una base de datos de sus clientes, pero para poder brindarles
un mejor servicio personalizado se debe crear un código que permita identificarlos
fácilmente y manejar la información que se tiene de ellos.

La siguiente figura muestra los datos de los clientes de este gimnasio. La columna A
debe contener este código que se va a crear.

Ilustración 45: Crear un código

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Las condiciones que debe cumplir este código son:

a. El código está formado por las dos primeras letras del Ap.Paterno
b. Las dos últimas letras del Ap. Materno.
c. La segunda y tercera letra del nombre
d. Un guion
e. Las tres primeras letras de CIVIL
f. El año de nacimiento

Situado en la celda A2 desarrollar:

 Identificar las funciones que ayudarán a obtener cada una de las partes del código
(que son siete) y luego “unirlas” con la función CONCAT.
 Para esquematizar cómo obtener cada elemento de la función CONCAT, con la cual
obtendrá el código, tal como se muestra en el siguiente cuadro.

Función a Referencia o
Condición utilizar sintaxis de la
fórmula
Las dos primeras letras de Ap. IZQUIERDA IZQUIERDA(B2,2)
Paterno
Las dos últimas letras de Ap. G2
Materno

La segunda y tercera letra del EXTRAE =EXTRAE(D2,2,2)

nombre

“-“ Es un texto “-“

Las tres primeras letras de CIVIL IZQUIERDA IZQUIERDA(F2,1,3)

Cuatro últimos caracteres de la DERECHA DERECHA(G2,1,1)
Fecha de Nacimiento

La tercera letra del primer nombre EXTRAE DERECHA(F2,3,1)

Tabla 2 Condición, función y referencia

 En la celda A2, insertar la función CONCAT

Ilustración 46:.Crear un código, con CONCAT, en Texto1

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En la ventana del Texto1, Anidar la Función IZQUIERDA. = IZQUIERDA(B2,2), al

aceptar se cerrará las dos funciones y aparecerá para el primer CODIGO DE
CLIENTE: VI, en realidad en la celda A2 está la función anidada:
=CONCAT(IZQUIERDA(B2;2)).

 Ubicar el cursor nuevamente sobre A2, volver a hacer clic sobre el botón y se
volverá a Abrir el cuadro de diálogo de la función CONCAT, en la ventana Texto2.
Se anidará o colocará la función DERECHA(C2;2), hacer clic en Aceptar.

Ilustración 47: Crear un código, con función DERECHA en Txto2

 Continuar escribiendo o anidando funciones. El resultado (código requerido)

aparecerá en la celda A2. Luego, copiar hacia abajo la función anidada.

El código resultante para el primer registro de la tabla es: VIEZAR-DIV53

Las funciones que anidará en cada texto son:

Texto 1 → IZQUIERDA(B11;2)
Texto 2 → DERECHA(C11;2)
Texto 3 → EXTRAE(D11;2;2)
Texto 4 → IZQUIERDA(F11;3)
Texto 5 → G11

Ilustración 48: El código completo

Finalmente, es importante comprender que las funciones de texto en MS Excel tienen

por objetivo manipular las cadenas de texto según los resultados que se desea obtener.
Estas funciones pueden ser muy útiles al trabajar bases de datos con textos, y pueden
combinarse para obtener mejores resultados.

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Unidad 3: Introducción a las funciones lógicas

MS Excel incluye la creación de fórmulas para analizar distintos valores o referencias,
utilizando las funciones lógicas; las cuales, a través de expresiones condicionales,
permiten obtener comparaciones según los parámetros requeridos.

3.1 Función SI
La función SI es la función condicional más usada en MS Excel. En ella se puede
verificar una condición y de acuerdo con su resultado (VERDADERO o FALSO) se
obtendrán valores que se indiquen. La sintaxis de la función SI es la siguiente:

=SI(Prueba_lógica,Valor_si_verdadero,Valor_si_falso)
Donde:
• Prueba_lógica es la condición que será evaluada y que de acuerdo con su
resultado se aplicará a uno de los siguientes argumentos.
• Valor_si_verdadero es el valor que se devolverá si el resultado de la prueba
lógica es VERDADERO.
• Valor_si_falso es el valor que se devolverá si el resultado de la prueba lógica
es FALSO.

A continuación, se presentan dos ejemplos de aplicación de esta función.

Ejemplo 1
En la siguiente figura, se muestra una hoja de cálculo con los datos de un grupo de
personas. A partir de los datos mostrados, se desea escribir en la columna C un mensaje
que indique si la persona es o no, mayor de edad. Para ello, debe considerarse que la
edad de la persona sea mayor o igual que 18, mostrando el texto “Mayor de edad”. En
caso contrario, el mensaje es “Menor de edad”. Al dar clic, se expresará el mensaje
correspondiente. Finalmente, se arrastra la expresión en la columna C hacia abajo.

Ilustración 49: Formato condicional

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Ejemplo 2
Un empresario desea incrementar el sueldo de sus empleados. Para ello, ha creado una
hoja de cálculo con los datos de sus tres empleados. A partir de los datos mostrados,
se desea calcular el monto del nuevo sueldo en la columna C. Para ello, debe
considerarse que si el campo Bono dice “Si” se incrementará el sueldo en un 10%, en
caso contrario, no se incrementará el sueldo. Finalmente, se arrastra la expresión en la
columna C hacia abajo.

Ilustración 50: Formato condicional

Se puede afirmar que las funciones lógicas de Excel ayudan a establecer si, en una
base de datos dada, se cumplen o no ciertas condiciones. La herramienta permite
aplicar una o más funciones lógicas según los parámetros o restricciones que se utilicen
para la comparación de los datos.

3.2 Formato condicional

Cuando se tiene datos numerosos en tablas con muchos campos y registros, el formato
condicional facilita colocar mensaje o resaltar datos obtenidos como resultado de una
función. La herramienta se encuentra en la cinta Inicio

Ilustración 51: Formato condicional

Si se coloca el mouse sobre el botón Formato condicional como muestra la figura

anterior aparecerá la definición de la herramienta:

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Ilustración 52: Ventana de la herramienta Formato condicional

Entonces el formato condicional resalta de distintas maneras las celdas que sea desea
resaltar con colores, figuras, colores. Una ventaja diferencial de Excel 2016.

El formato condicional es uno de los más importantes formatos

de Excel; con él se puede dar diversas apariencias a los datos
dependiendo si cumplen o no ciertas condiciones, las cuales
pueden ser un mensaje, una cantidad límite.

3.2.1 Cómo agregar un formato condicional

Se aplica formato condicional a celdas que cumplen una condición y se insertan textos
que las identifican. A continuación, se desarrolla una aplicación, que asignará formato
condicional, según el resultado de una función lógica SI:

Se presenta una tabla en donde se ha otorgado crédito a 10 clientes. Estos créditos son
de distintos montos, el máximo a otorgar de S/ 2,000. El mensaje que aparece en la
columna D es consecuencia de una función lógica. Para el primer registro en D2, existe
la siguiente función SI:

=SI(C2>=2000;"No se otorga Crédito";"Aprobado")

Se desea que el Mensaje de los créditos que han sido denegados “No se otorga Crédito”,
aparezca con fondo amarillo, la fuente en Rojo y Negrita.

Ilustración 53: Mensaje en celdas que cumplen condición

Para aplicar Formato condicional, ubicar el botón de Formato Condicional en la cinta

Inicio y hacer clic sobre él.

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El procedimiento es el siguiente:

 En la Tabla se deberá seleccionar el intervalo D2:D11.

Ilustración 54: Mensaje por aplicación de prueba lógica

 Hacer clic en la lista desplegable del botón formato condicional como se indica en
la siguiente imagen.

Ilustración 55: Opciones de Formato Condicional

 En la lista que aparecerá seleccione Nueva regla…

Ilustración 56: Opción Nueva Regla

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 A continuación, se abrirá la ventana Nueva regla de formato donde indicará el

formato deseado.

Ilustración 57: Aparece por defecto

 Observar que hay reglas y formatos predeterminados para aplicar.

Ilustración 58: Variedad de opciones

 En esta ventana, en el cuadro Seleccionar un tipo de regla: escoja Aplicar

formato únicamente a las celdas que contengan, ya que solo se aplicará
formato a aquellas donde está el texto “No se otorga Crédito”.

Ilustración 59: Ventana nueva regla de formato

 En el cuadro Editar una descripción de regla: seleccionar la opción “Igual a” y

escribir “No se otorga Crédito” como criterio de igualdad.

Ilustración 60: Criterios para la regla de formato

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 Hacer clic en el botón Formato y aparecerá la ventana Formato de celdas; en la

pestaña Fuente seleccionar las características solicitadas de las celdas, como
negrita y color rojo.

Ilustración 61: Formatos de Fuente

 Luego en la pestaña Relleno escoger el color solicitado: amarillo. Recordar que si

no se encuentra el color, se puede personalizar en la paleta seleccionando Más
colores.

Ilustración 62: Aplicando el nuevo formato en color de Relleno

 Hacer clic en Aceptar dos veces hasta regresar a la ventana Nueva regla de
formato donde se podrá observar la celda, finalmente y si está correcto, hacer clic
en Aceptar.

Ilustración 63: Visualizando el nuevo formato

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 El resultado será el siguiente:

Ilustración 64: Resultado de aplicar formato condicional

Como se observa en la tabla, se distingue claramente a los clientes a quienes se ha

otorgado crédito y a quienes ha sido denegados “No se otorga Crédito”, aparezca con
fondo amarillo, la fuente en Rojo y Negrita.

3.2.2 Cómo cambiar o quitar un formato condicional

Para modificar un formato condicional o ingresar un formato adicional, debe seguir los
primeros pasos de procedimiento explicado en el acápite anterior, luego, debe
seleccionar el intervalo de celdas cuyo formato se desea modificar y a continuación,
seguir las siguientes indicaciones:

 Seleccionar intervalo de celdas cuyo formato condicional se desee cambiar o borrar,

en la cinta Inicio, hacer clic en el botón Formato condicional.

 En vez de escoger Nueva Regla… escoja Administrar reglas.

Ilustración 65:Administrador de Reglas

 Aparecerá la ventana Administrador de reglas de formato condicionales, escoger la

opción Editar regla o Nueva regla, según sea el caso.

Ilustración 66: Mostrar Reglas de formato condicional

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 Ahora en la ventana Editar regla de formato aplicar las modificaciones que se desee
y hacer clic en Aceptar.

Ilustración 67: Editando regla de formato condicional

 Si se desea eliminar alguna o todas las reglas del formato condicional, seleccionar
la(s) regla(s) y hacer clic en Eliminar regla.

Ilustración 68: Borrando una o más reglas de formato condicional

 Si desea borrar todas las reglas (todo el formato condicional) seleccionar las celdas
y hacer clic en Borrar reglas del Menú Formato condicional según muestra la figura:

Ilustración 69: Borrando todas reglas de formato condicional

3.3 Casos prácticos usando funciones lógicas

Caso 1: Obtener textos como resultado de funciones condicionales

Cuando es necesario colocar textos diferentes según se cumpla una condición o no, se
utiliza la función lógica SI.Hay dos posibilidades:

Posibilidad 1: Cuando la función condicional evalúa el contenido de una celda.

En la siguiente tabla, se muestra lo siguiente:
 En la columna B, se tiene un campo de NOMBRES Y APELLIDOS
 En la segunda columna C, se tiene el campo SEXO, el cual contiene una letra que
identifica el sexo de la persona.

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 Se desea crear un saludo en la columna D en el campo TEXTO tomando en cuenta

lo siguiente:
 -Si el SEXO es F, el texto a mostrar será: Estimada Sra(ita), caso contrario, el texto
será: Estimado Sr.

Para hallar lo solicitado, se debe ubicar el cursor en la celda D2 y luego se inserta la

función SI con las siguientes consideraciones: en la casilla Prueba lógica se debe
escribir C2=”F”, en la casilla Valor_si_verdadero escribir “Estimada Sra(ita)” y en la
casilla Valor_si_falso escribir “Estimado Sr.”. A continuación, al darle clic se expresará
el mensaje correspondiente.

Ilustración 70: Introducir textos con función SI

Ilustración 71: Insertar función SI y escribir Textos

Ilustración 72: Argumentos de la función SI

Finalmente, se copia la fórmula arrastrando el cursor hacia abajo desde la celda D2.

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Ilustración 73: Resultado de Función SI para introducir textos

Posibilidad 2: Cuando la función condicional evalúa el contenido de la celda con

operadores matemáticos.
Se tiene una lista de alumnos con sus notas finales. Se desea crear un mensaje que
sea consecuencia de la nota final. Si es mayor o igual a 11, el mensaje será
APROBADO, caso contrario, el mensaje será DESAPROBADO.

Para hallar lo solicitado, se debe ubicar el cursor en la celda D3 y luego se inserta la

función SI con las siguientes consideraciones: en la casilla Prueba lógica escribir
C3>=11, en la casilla Valor_si_verdadero indicar “APROBADO” y en la casilla
Valor_si_falso indicar “DESAPROBADO”. A continuación, al darle clic se mostrará el
mensaje correspondiente.

Ilustración 74: Texto condicional comparando valores

Finalmente, se copia la fórmula arrastrando el cursor hacia abajo desde la celda D3.

Ilustración 75: Texto final como resultado de la función SI

Caso 2: Utilizar fórmulas en los resultados de las funciones

condicionales
Se tiene una lista de documentos a pagar entre Facturas, Boletas, Recibos, Letras y
Pagarés. De todos estos documentos, al único que se le debe de sumar el Impuesto
general a las ventas (I.G.V.) es a las Facturas. Se desea completar los datos de las
columnas IGV y Tot P.Compra en Soles considerando lo antes mencionado y además
que el impuesto general a las ventas es el 18% del Tot. V. Compra. Para resolver lo
pedido, se deberá realizar lo siguiente:

 Primero, calcular el IGV solo de las facturas y usar la función SI. Si el documento
es Factura, calculará el IGV multiplicando al Tot.V.Compra por 18%, en caso
contrario, el IGV será 0.

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Ilustración 76: Insertar función lógica Si, para calcular el IGV solo a las Factura

Así, se debe ubicar el cursor en la celda E3 y luego se inserta la función SI con

las siguientes consideraciones: en la casilla Prueba lógica se debe escribir
A3=”Factura”, en la casilla Valor_si_verdadero escribir D3*18% y en la casilla
Valor_si_falso escribir 0. A continuación, al darle clic se mostrará el monto
correspondiente.

Ilustración 77: Fórmulas en el resultado de la función SI

 Luego, para hallar el Tot. P.Compra en Soles, se debe ubicar el cursor en la

celda F3 y luego se escribir la siguiente expresión: =D3+E3. A continuación, al
dar clic se dará el monto final correspondiente.
 Finalmente, se copian las fórmulas arrastrando el cursor hacia abajo desde las
celdas E3 y F3.
.

Ilustración 78: Resultado de la función SI

Luego de haber revisado el material de estudio, reforzar el aprendizaje a través del

trabajo individual propuesto para esta Unidad. Para ello, ingresar a la plataforma
educativa Paideia Infopuc, donde se encuentran las indicaciones y la fecha
programada 1 de las actividades del módulo, en el CRONOGRAMA.

1
La fecha la encontrará en el calendario de actividades del curso.

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