SERVICIO AL CLIENTE

A medida que la competencia es cada vez mayor y los productos ofertados en el mercado son cada
vez más variados, los consumidores se vuelven cada vez más exigentes. Ellos ya no solo buscan
calidad y buenos precios, sino también un buen servicio al cliente.

El cliente es el activo más valioso que posee una organización. Es necesario que las empresas lo
traten como tal y estén pendientes de su forma de pensar y de su forma de percibir la
organización. Surge entonces la pregunta ¿Quién es el cliente? Y la respuesta a esta pregunta
parece como un destello deslumbrante de lo obvio; pero muchas empresas no se dan cuenta de lo
que son realmente los clientes y de cómo se deben tratar.

¿QUIÉN ES EL CLIENTE?
Un cliente es quien accede a un producto o servicio por medio de una transacción financiera
(dinero) u otro medio de pago. Quien compra es el comprador y quien consume es el consumidor.
Normalmente, cliente, comprador y consumidor son la misma persona.

Según la American Marketing Association (A.M.A.), “el cliente es el comprador potencial o real de
los productos o servicios”.

Según The Chartered Institute of Marketing (CIM, del Reino Unido), “el cliente es una persona que
adquiere bienes o servicios (no necesariamente el consumidor final)”

Según el diccionario de Marketing, de Cultura S.A., “cliente es la persona y organización que

realiza una compra. Puede estar comprando en su nombre y disfrutar personalmente del bien
adquirido o comprar para otro, como el caso de los artículos infantiles. Es la parte de la población
más importante de la compañía.

Karl Albrecht en su libro “La excelencia del servicio” (2001) nos presenta 7 principios para definir al
cliente:

 Un cliente es la persona más importante en cualquier negocio.

 Un cliente no depende de nosotros. Nosotros dependemos de él.
 Un cliente no es una interrupción de nuestro trabajo. Es un objetivo.
 Un cliente nos hace un favor cuando llega. No le estamos haciendo un favor atendiéndolo.
 Un cliente es una parte esencial de nuestro negocio; no es ningún extraño.
 Un cliente no es sólo dinero en la registradora. Es un ser humano con sentimientos y
merece un tratamiento respetuoso.
 Un cliente merece la atención más comedida que podamos darle. Es el alma de todo
negocio.

TIPOS DE CLIENTES
Se establece una diferencia entre dos tipos de clientes, clientes internos y clientes externos,
porque se parte de la idea de que ambos tipos de clientes deben sentirse satisfechos al recibir, no
solo un producto o servicio, sino un conjunto de éstos, es decir, deben sentir que sus necesidades

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son satisfechas. Las características y diferencias entre clientes internos y clientes externos son las
siguientes:
 Los clientes externos son aquellas personas que acuden a las empresas u organizaciones a
comprar un producto o servicio, tal como comprar alimentos, utilizar medios de
transporte, viajes, compra de automóviles, etc. Una vez que han obtenido el producto o
servicio deseado, lo retribuyen mediante dinero y pagan el precio total del producto o
servicio recibido. Pueden abandonar a su proveedor habitual cuando consideren que ya
no les gusta, bien porque la calidad del servicio ha cambiado o porque pueden encontrar
muy diferentes proveedores en el mercado.

Hay diferentes tipos de clientes externos: el cliente minorista, el cliente mayorista, los
distribuidores, etc. Con cada uno de ellos la empresa u organización establece una forma
de atención y comunicación diferente.

Claves para el trato exitoso con los clientes externos:

1. Identificar
2. Diferenciar
3. Interactuar
4. Personalizar

Tipos de clientes externos que impiden brindar un servicio

 El cadillo
 El gemidos
 El agrio
 El desesperado
 El sabio
 El me da igual
 El prepotente

 Los cliente internos son aquellas personas dentro de la empresa u organización que
trabajan en labores de administración, proceso productivo, almacén, investigación o
dirección, y son considerados clientes porque necesitan recibir de otros compañeros o
miembros de la empresa u organización, productos o servicios para poder seguir
realizando su trabajo. No solo no pagan por ese producto o servicio que reciben, sino que
se les remunera por su actividad laboral.

Lo que en clientes externos se consideran proveedores (lugar donde compran), para los
clientes internos su proveedor es la misma empresa en la que trabajan y reciben su
salario. Esta diferencia es fundamental, porque a los clientes internos no les resulta fácil
cambiar de empresa o lugar de trabajo, mientras que los clientes externos pueden decidir
donde proveerse.

Las funciones del cliente interno son:

1. Representar a la empresa
2. Intentar formar más clientes

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 3. Aumentar las cantidades vendidas
4. Aumentar las frecuencias de ventas
5. Obtener referentes y referencias
6. Lograr la fidelidad de los clientes
Tipos de clientes internos que destruyen el servicio:
 El gruñón
 El olvidadizo
 El mete patas
 El “Yo no sé”
 El solo promesas
 El inflexible
 El pigmeo
 El sonrisas

¿QUE ES EL SERVICIO AL CLIENTE?

Es necesario diferenciar entre el producto por el cual paga el cliente y el servicio que rodea a ese
producto. El servicio al cliente es todo esfuerzo encaminado a atender al cliente y a resolver sus
inquietudes, sugerencias, dudas o reclamos. Es decir, el servicio al cliente es todo momento de
contacto entre el cliente y la empresa.

Una empresa se crea para generar rentabilidad a la vez que satisface las necesidades y
expectativas de sus clientes, por tanto, debe desempeñarse con equilibrio en tres variables:
1. Calidad del producto
2. Calidad del servicio al cliente
3. Costos
No se debe polarizar en una de estas variables, se trata de encontrar el justo medio entre las tres,
de manera que el producto cumpla con las especificaciones y necesidades del cliente siendo
competitivo frente a otros productos en calidad y precio; y que a su vez vaya acompañado de un
valor agregado representado en servicio integral y atención amable, respetuosa, y oportuna.

DIFERENCIA ENTRE ATENCIÓN AL CLIENTE Y SERVICIO AL CLIENTE

Es común encontrar que las personas, y por tanto las empresas, confundan “atención al cliente”
con “servicio al cliente”. Pecamos en creer que la responsabilidad del tema de servicio al cliente es
exclusivo del personal que está en contacto directo con él, es decir, recepcionista, cajeros,
vendedores o personal de “la mal llamada área de Servicio al Cliente”.

Por qué se referencia como “la mal llamada área de servicio al cliente” porque generalmente esta
área está conformada por personal que se limita a “atender reclamos” de parte de los clientes,
pero que tienen poco poder para solucionar los problemas que los generan. Este sistema se
enmarca en un enfoque reactivo y acotado, en vez de proactivo e integral.

Supongamos que un cliente se contacta con una empresa para solicitar un pedido especial. La
persona que la atiende lo hace de forma muy gentil, amable y servicial. Atiende todos sus
requerimientos y hace unos compromisos de entrega acordes con lo solicitado. El cliente se va
feliz, porque fue muy bien atendido.
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Cuando llega la fecha de entrega del pedido, este no le es entregado. Se comunica con la empresa
y allí le indican que hubo un problema con su pedido y no le podrá ser entregado sino hasta dentro
de una semana.

¿Estamos frente a una falla de atención al cliente o de servicio al cliente? En este momento
tenemos un problema de servicio y de nada sirvió haber prestado una excelente atención.

La atención al cliente se refiere al trato que le damos al cliente cuando interactuamos con él. El
servicio al cliente es la articulación sistemática y armoniosa de los procesos y acciones que buscan
lograr la satisfacción del cliente. El servicio es más que amabilidad y gentileza, es disposición a
servir con efectividad.

Si queremos hablar de un "Servicio al cliente de calidad” estos dos conceptos: “atención y

servicio”, deben formar una relación indisoluble que los vuelve uno solo. Para brindar excelente
atención es necesario que, quienes entren en contacto con el cliente, pongan en práctica una serie
de habilidades personales basadas en la comunicación, la empatía y la asertividad. Y para
complementarlo con un excelente servicio, es indispensable una visión sistémica de la
organización y del servicio como tal.

Todos los trabajadores de la organización, que de alguna u otra manera participan en la

generación de los productos y servicios, deben poner en práctica habilidades técnicas como el
conocimiento de los productos, servicios, procesos, programación, trabajo en equipo y entorno de
trabajo.

FACTORES QUE INTERVIENEN EN EL SERVICIO AL CLIENTE

 Amabilidad: amabilidad hace referencia al trato amable, cortés y servicial. Se da, por ejemplo,
cuando los trabajadores saludan al cliente con una sonrisa sincera, cuando le hacen saber que
están para servirlo, cuando le hacen sentir que están genuinamente interesados en
satisfacerlo antes que en venderle, etc.

 Atención personalizada: la atención personalizada es la atención directa o personal que toma

en cuenta las necesidades, gustos y preferencias particulares del cliente. Se da, por ejemplo,
cuando un mismo trabajador atiende a un cliente durante todo el proceso de compra, cuando
se le brinda al cliente un producto diseñado especialmente de acuerdo a sus necesidades,
gustos y preferencias particulares, etc.

 Rapidez en la atención: la rapidez en la atención es la rapidez con la que se le toman los

pedidos al cliente, se le entrega su producto, o se le atienden sus consultas o reclamos. Se da,
por ejemplo, cuando se cuenta con procesos simples y eficientes, cuando se cuenta con un
número suficiente de personal, cuando se le capacita al personal para que brinden una rápida
atención, etc.

 Ambiente agradable: un ambiente agradable es un ambiente acogedor en donde el cliente se

siente a gusto. Se da, por ejemplo, cuando los trabajadores le dan al cliente un trato amable y

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 amigable, cuando el local del negocio cuenta con una buena decoración, una iluminación
adecuada, una música agradable, etc.

 Comodidad: comodidad hace referencia a la comodidad que se le brinda al cliente cuando

visita el local. Se da, por ejemplo, cuando el local cuenta con espacios lo suficientemente
amplios como para que el cliente se sienta a gusto, sillas o sillones cómodos, mesas amplias,
estacionamiento vehicular, un lugar en donde pueda guardadas sus pertenencias, etc.

 Seguridad: seguridad hace referencia a la seguridad que existe en el local y que, por tanto, se
le da al cliente al momento de visitarlo. Se da, por ejemplo, cuando se cuenta con suficiente
personal de seguridad, cuando se tienen claramente marcadas las zonas de seguridad, cuando
se tienen claramente señalizadas las vías de escape, cuando se cuenta con botiquines médicos,
etc.

 Higiene: higiene hace referencia a la limpieza o aseo que hay en el local o en los trabajadores.
Se da, por ejemplo, cuando los baños del local se encuentran siempre limpios, cuando no hay
papeles en el piso, cuando los trabajadores están bien aseados, con el uniforme o la
vestimenta impecable y las uñas recortadas, etc.

Una empresa o negocio brinda un buen servicio al cliente cuando ha trabajado en varios de estos
factores; por ejemplo, cuando trata a sus clientes con amabilidad, les da un trato personalizado,
los atiende con rapidez, les ofrece un ambiente agradable, y los hace sentir cómodos y seguros.

LA IMPORTANCIA DEL SERVICIO AL CLIENTE

Cuando un cliente encuentra el producto que buscaba, y además recibe un buen servicio al cliente,
queda satisfecho y esa satisfacción hace que regrese y vuelva a comprarnos, y que muy
probablemente nos recomiende con otros consumidores.

Pero por otro lado, si un cliente, haya encontrado o no el producto que buscaba, recibe una mala
atención, no solo dejará de visitarnos, sino que muy probablemente también hablará mal de
nosotros y contará la experiencia negativa que tuvo a un promedio de entre 9 a 20 personas
dependiendo de su grado de indignación.

Si a ello le sumamos el hecho de que la competencia cada vez es mayor y los productos ofertados
en el mercado se equiparan cada vez más en calidad y en precio, es posible afirmar que hoy en día
es fundamental brindar un buen servicio al cliente si queremos mantenernos competitivos en el
mercado.

Debemos evitar que el cliente sea mal atendido, y así que deje de visitarnos o pueda llegar a
hablar mal de nosotros, y más bien procurar que reciba un buen servicio al cliente, y así lograr su
fidelización, tener buenas posibilidades de que nos recomiende con otros consumidores, y poder
diferenciarnos o destacar ante los demás competidores.

El buen servicio al cliente debe estar presente en todos los aspectos del negocio en donde haya
alguna interacción con el cliente, desde el saludo del personal de seguridad que está en la puerta
del local, hasta la llamada contestada por la secretaria. Para lo cual es necesario capacitar y

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motivar permanentemente al personal para que brinde un buen servicio al cliente, no solo a
aquellos trabajadores que tengan contacto frecuente con el cliente, sino a todos los que en algún
momento puedan llegar a tenerlo, desde el encargado de la limpieza hasta el gerente general.

Asimismo, el buen servicio al cliente no solo debe darse durante el proceso de venta, sino también
una vez que esta se haya concretado.

EL TRIÁNGULO DEL SERVICIO

Karl Albrecht en su libro “La excelencia del servicio” (2001), ilustró como un triángulo la filosofía
del servicio y definió cada uno de sus componentes:

1. El Cliente: Es la persona que compra los bienes o servicios que vendemos y como tal es a
quien debemos identificar y conocer.

2. La Estrategia: Una vez se conoce al cliente tanto en su parte demográfica (donde se le

ubica, qué hace, con quién vive, nivel de ingresos, entre otros), como psicográfica (que
corresponde a lo que piensa y siente con respecto a nuestro producto o servicio), se
establece la estrategia.

La estrategia tiene dos orientaciones: Una interna que tiene que ver con el servicio y otra
externa que corresponde a la PROMESA DEL SERVICIO que se ofrece a los clientes. Esta
promesa que se hace a los clientes debe ser monitoreada, debe medirse el nivel o grado
en que se cumple; a ello se le denomina ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO, sobre los que
se precisará más adelante al finalizar los componentes del triángulo de servicio.

3. La Gente: Este es el grupo de todas las personas que trabajan con la empresa, desde su
presidente hasta la persona que hace el aseo. Las personas deben conocer, comprender y
comprometerse con la estrategia y particularmente con la promesa de servicio.
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 4. Los Sistemas: La empresa define y establece unas maneras o sistemas para dirigir el
negocio. Unos sistemas pretenden coordinar a todo el personal que labora en la empresa.
Otros sistemas están diseñados para que el cliente interactúe con el negocio y viceversa.
Finalmente, otros sistemas se conectan con la estrategia del servicio, ya que en la medida
en que la estrategia está centrada en el servicio al cliente, irá influenciando en los sistemas
para focalizarlos también en el cliente. Se habla de cuatro tipos de sistemas que existen
en toda organización

 EL SISTEMA GERENCIAL: Está conformado por el grupo directivo, son quienes orientan a la
organización en el mediano y largo plazo a través de decisiones y planes estratégicos.
Hacen parte de este sistema los propietarios, los ejecutivos y los gerentes.

 EL SISTEMA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: Está conformado por las pautas

establecidas tanto para empleados como para los clientes. Señalan la forma de actuar e
interactuar en la venta de bienes y servicios, generalmente recogidos en los manuales de
procesos y procedimientos.

 EL SISTEMA TÉCNICO: Está conformado por los elementos o herramientas que se utilizan
para la producción y entrega de los bienes y servicios objeto del negocio: software,
hardware, mecanismos de comunicaciones, plantas de ensamble, entre otros.

 EL SISTEMA HUMANO: Está conformado por la gente, las personas que hacen parte de la
organización y la forma en que interactúan entre sí, si se trabaja en equipo o de manera
aislada, si hay cooperación y la forma en que se solucionan los problemas.

Se deben plantear dos preguntas para reflexionar ante cada uno de estos cuatro sistemas:
 ¿Son amables con los clientes?
Se entiende que un sistema es amable con el cliente cuando le facilita hacer negocios con
la Compañía.

 ¿Son amables con los empleados?

Un sistema es amable con el empleado cuando le facilita ofrecer un mejor servicio a los
clientes.

Para el sistema de normas y procedimientos podríamos preguntarnos: ¿las normas y los

procedimientos le permiten al empleado ubicar al cliente en primer lugar y satisfacer sus
necesidades y expectativas? O por el contrario, ¿lo obligan a ser frio y anteponer el
diligenciamiento de formatos sin alternativas para atender oportunamente al cliente?

LOS MOMENTOS DE VERDAD

En su libro “El momento de la verdad”, Jan Carlzon (1991) expone su teoría de los momentos de
verdad. En ella plantea que estos momentos son cualquier instante en el que cliente y empresa
entran en contacto, y que, con base en ese instante, el cliente se forma una idea de la empresa, de
la calidad del servicio y hasta de la calidad del producto.

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Un momento de verdad, por sí solo no es positivo o negativo, es la forma en que se maneje ese
encuentro, el que lo convierte en una experiencia positiva o negativa para el cliente. Lo
importante es que la organización se anticipe, identifique los posibles momentos de verdad y los
maneje para que sean una experiencia positiva para el cliente, y por tanto para la compañía.

Un momento de verdad es el instante en que el cliente tiene contacto con la organización, ya sea
con las personas o las cosas que identifican a nuestra organización. Así que el solo hecho de
encontrar parqueadero cuando viene a la organización ya es un momento de verdad, el parquear
sin dificultades y con seguridad es un segundo momento de verdad, el ubicar fácilmente la entrada
al negocio es un tercer momento, el aseo y luminosidad de los espacios es otro momento, el
recibir un saludo por parte del vendedor o del cajero puede ser otro momento de verdad. Una sola
visita de un cliente puede llegar a sumar decenas de momentos de verdad.

Es importante identificar los posibles momentos de verdad que pueda experimentar el cliente y
actuar permanentemente bajo un plan que busque que esas experiencias del cliente sean
positivas. A este plan se le conoce como EL CICLO DEL SERVICIO.

Cuando un cliente vive momentos de verdad negativos, empieza a asociar la mala calidad del
servicio con la mala calidad del producto sin haber entrado en contacto con el producto mismo. Es
decir, no basta con productos de buena calidad, la calidad del servicio es igualmente importante.

EL CICLO DEL SERVICIO

Se denomina así al mapa que representa los momentos de verdad a medida que los experimentan
los clientes. Se activa cada vez que un cliente entra en contacto con nuestra empresa.

Para elaborar el ciclo de servicio se debe dibujar un circulo y en forma secuencial se van señalando
cada uno de los contactos (momentos de verdad), que vive el cliente, numerándolos y viéndolos
desde la óptica del cliente. Cuando todas las personas que participan en el ciclo del servicio a
través de los momentos de verdad, reconocen cómo su desempeño y actitudes impactan positiva
o negativamente en la imagen y sensación del cliente, tienden a mejorar y a reconocer que del
trabajo en equipo depende que el cliente regrese.

A manera de ejemplo, este gráfico representa un ciclo del servicio de un banco:

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MOMENTOS CRÍTICOS DE LA VERDAD
Al analizar uno a uno los momentos de verdad, se identifican algunos cuyo buen manejo es
fundamental para mantener al cliente satisfecho, se les denomina momentos críticos de la verdad.

El gerente hábil, debe ubicar frente a estos momentos críticos de la verdad, a los empleados que
cuenten con las habilidades necesarias y suficientes para asegurar experiencias positivas en los
clientes. Esto aumenta las posibilidades de generar confianza en los clientes, lealtad y nuevas
compras. Se trata entonces de escuchar al cliente, de conocerlo y actuar para suministrarle los
bienes y/o servicios, que satisfagan sus necesidades y prestarle un servicio que cubra sus
expectativas.

EL MAL SERVICIO Y SUS COSTOS

Para hablar del mal servicio y sus costos debemos tener en cuenta los momentos de verdad. Como
ya lo vimos, la teoría de Carlzon plantea que en estos breves encuentros, el cliente toma una
determinación acerca de la calidad del servicio o productos ofrecidos por la empresa. Cada
momento de verdad es una oportunidad de perder o mantener clientes, dependiendo de la
atención que le hubiesen dado los funcionarios a los mismos.

Está en manos del trabajador mostrar lo mejor de si mismo, de la organización y de su cultura

corporativa; para dar al cliente la mejor imagen y disposición hacia él. También es importante
indagar del cliente qué es importante para él, para darle un servicio que éste evalúe como
agradable y eficiente, garantizando un momento de verdad a favor y útil para conservar a los
clientes satisfechos.

Es ampliamente reconocido en muchas compañías, que cuesta 10 veces más, lograr un cliente
nuevo y 20 veces más recuperar uno perdido, que sostener los clientes actuales. Esto es porque a
los clientes actuales es cada vez menos necesario dar a conocer los beneficios de la compañía y sus
productos pues el cliente actual ya los conoce y los aprecia.

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Cuando se pierden los clientes se debe hacer el cálculo de las pérdidas por los ingresos dejados de
percibir, y tener en cuenta que si no se corrigen los errores que llevaron a perderlos, otros se irán
por el mismo concepto. Es entonces cuando viene el efecto dominó.

El valor puntual del costo de pérdidas por fallas en servicio al cliente puede variar de una
compañía a otra dependiendo del valor del producto o servicio que preste.

ACTITUDES QUE DETERMINAN EL MAL SERVICIO

A partir de la idea anterior podemos inferir que los momentos de verdad, son momentos de
riesgo; y que de su cantidad y el tipo de respuesta que le den los trabajadores que están en
contacto con el cliente, dependerá el triunfo de una compañía o su fracaso.

El cliente maltratado es un cliente perdido, que seguramente hablará mal por el maltrato. Por el
contrario, un cliente satisfecho por una buena atención y un buen servicio, sigue comprando y
refiere a sus amigos el buen producto y el buen servicio.

En torno a los clientes giran las compañías, esto resulta absolutamente obvio. Sin embargo, a
veces se nos olvida y se llega al punto de considerar al cliente como el enemigo a vencer en la
contienda diaria del trabajo; algunos los consideran una molestia, un generador de problemas y el
que amarga su existencia todos los días, incrementando sus cargas laborales para solucionar los
inconvenientes que generan.

Del trato que les demos en todos los momentos de verdad, depende su continuidad; este trato
debe ser genuinamente presentado y no fingido, debe nacer de lo más profundo de nuestros
valores para que sea sincero y ellas lo perciba fácilmente, además, debe darse en todos los
funcionarios y en las diferentes instancias, ya sea en la preventa, la venta y en la postventa. Jamás
debemos tener actitudes como: Apatía, desinterés, frialdad, indiferencia, rigidez o intransigencia.

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ESTRATEGIAS DE SERVICIO AL CLIENTE
El cliente es en la actualidad, el centro en torno al cual gravitan todos los intereses de una
organización. Hoy, no sólo es indispensable estudiar sus características, necesidades, expectativas,
deseos, etc., también es necesario que la empresa cree estrategias y programas para el análisis y la
resolución de sus quejas, sugerencias e inquietudes y para mejorar el servicio ofrecido. A
continuación, presentaremos una serie de estrategias, técnicas y métodos que usan las compañías
en su objetivo de ofrecer al cliente una experiencia positiva e inolvidable.

1. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO (ANS)

Un acuerdo de nivel de servicio es un acuerdo negociado entre dos partes donde una de ellas
es el cliente y la otra un proveedor de servicios. Este acuerdo tiene por objeto fijar el nivel
acordado para la calidad del servicio comprometido.

El ANS se constituye en una herramienta que ayuda a las dos partes a ponerse de acuerdo en
aspectos como: Tiempo de respuesta, disponibilidad horaria, documentación disponible,
personal asignado al servicio, garantía, servicio postventa, entre otras características del
servicio.

Un ANS debe contemplar como mínimo dos elementos: La descripción de los servicios
comprometidos bajo el ANS y el nivel operativo normal o comprometido.

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 En esencia los ANS establecen la relación entre ambas partes: proveedor y cliente. En ellos se
identifican y definen las necesidades del cliente a la vez que se controlan sus expectativas de
servicio en relación a la capacidad del proveedor. A través de los ANS se proporciona un marco
de entendimiento, se simplifican asuntos complicados, se reducen las áreas de conflicto y se
favorece el diálogo ante la disputa.

Los ANS se convierten en un punto de referencia para la mejora continua al interior de la

organización, toda vez que al medir los niveles de servicio que se están prestando, se cuenta
con información vital para mejorarlos y por ende aumentar los niveles de calidad del servicio.

La MEJORA CONTINUA es la filosofía personal y empresarial, donde se busca siempre la

oportunidad de mejorar tanto los productos como el servicio al cliente; ya sea mediante
pequeños pasos pero de manera continua o, a través de grandes transformaciones, siempre
en busca de mejorar.

La organización debe honrar su palabra, es decir, antes de comprometer un nivel de servicio

debe estar seguro de poderlo cumplir. En la medida en que se supere el nivel comprometido,
puede fijar nuevos niveles de desempeño, que le permitirán aumentar su competitividad y
diferenciarse de su competencia.

El servicio no es una responsabilidad única de la persona que entra en contacto directo con el
cliente, sino que se trata de una cadena de servicio, donde participan todas las personas que
hacen parte de la organización. Es conveniente y necesario que se establezcan ANS internos
entre las áreas, de manera que a lo largo del proceso de servicio al cliente, se cumplen los
niveles respectivos que permiten cumplir los ANS externos.

2. LA EVALUACIÓN DEL SERVICIO

El servicio es un valor percibido por los clientes de manera subjetiva y para nada tangible,
depende del punto de vista de cada persona y puede variar tantas veces como clientes tenga
una compañía. Ante este panorama es difícil lograr un nivel de servicio que satisfaga al 100 %
de los clientes y los mantenga fieles al producto o propuesta de servicio que tenga la
organización.

Por eso se hace importante cuestionar permanentemente la percepción que tienen los clientes
sobre la calidad de nuestro servicio. Se deben generar métodos de tabulación de información
que produzcan cuestionarios cada vez más cercanos a los puntos de interés de los clientes en
lo concerniente al producto o servicio que se ofrece.

Se hace necesario contar con un sistema de evaluación cuyos resultados sirvan para mejorar
hacia el interior de la organización y permita mostrar los cambios y progresos que tiene la
empresa, basados en las inquietudes y sugerencias de los clientes, lo que permitirá lograr, en
parte, la fidelidad de los mismos.
Hacer de la evaluación un hábito no es tan difícil como exigente; una organización orientada
hacia el servicio convierte en símbolo o propósito estratégico el conocimiento de sus clientes y

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 nunca renuncia a sus esfuerzos de descubrir todo lo que se pueda sobre sus clientes.

Con la información que arroje la evaluación de los clientes, se deben generar objetivos que se
vuelvan casi directrices de cambio, en procura de lograr entregar a los clientes lo que ellos
están pidiendo en materia de servicio. En esto debe participar toda la organización, desde los
directivos hasta la gran masa de funcionarios de los demás niveles.

La utilidad de conocer la opinión de los clientes se da si se toma acción con la información, de

lo contrario se transitará por el camino de la incertidumbre sobre la fidelidad de los clientes y
la empresa será presa fácil de cualquier competidor que ofrezca un mejor paquete de servicio.

2.1. LA LIBRETA DE CALIFICACIONES DEL CLIENTE

La libreta de calificaciones del cliente es un instrumento que nos permite recolectar
información real, donde se califica el nivel del servicio que el cliente vive en su relación con
nosotros.

Esta libreta se estructura con tres niveles de información:

a. Los atributos claves de la calidad del servicio: Son los temas o materias que el cliente
mentalmente califica en cada momento de verdad, son los aspectos tangibles y
cuantificables de nuestra empresa desde la visión del cliente. Así por ejemplo, si nuestro
negocio fuera de comidas, independiente si es un restaurante elegante o de comidas
rápidas, los factores claves del servicio estarán constituidos por la calidad de la comida y el
aseo, que son los factores que todo cliente espera encontrar en cualquier sitio que elija
para comer.

Otros factores del servicio pueden ser la disponibilidad de parqueadero, la disponibilidad

de cartas o letreros señalando los platos y sus precios, la celeridad con que atienden, etc.
Factores que el cliente considera secundarios dependiendo el tipo de restaurante que
seleccione, pero en cualquiera de ellos espera encontrar calidad de la comida y aseo en el
sitio, por ello se les seleccionó a estos dos atributos como atributos claves de la calidad del
servicio.

b. La Conveniencia relativa e importancia de los atributos: Es necesario identificar qué tan

importante es un atributo para el cliente. Hay que reconocer que esto varía de un cliente a
otro, inclusive para el mismo cliente, puede ser relativa esa importancia, depende de la
ocasión y/o del tiempo de que dispone. También puede darse que el cliente tiene la
expectativa de un atributo que nunca se nos había ocurrido.

c. Puntajes de nuestro negocio sobre los atributos del servicio: Una vez que conocemos los
atributos que son importantes para el cliente y que asignamos pesos específicos (nivel de
importancia) a los mismos, viene lo más importante y es conocer la calificación que el
cliente asigna a nuestro desempeño frente a cada uno de esos atributos.

Es importante revisar con cierta frecuencia, si esos atributos siguen siendo los importantes

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 para el cliente, o si por el contrario, ahora son otros.

La libreta de calificaciones es la herramienta que nos impulsa hacia el mejoramiento continuo

del servicio. Es la base para que todos los empleados que hacen parte directa del contacto con
el cliente, estén orientados hacia la satisfacción del cliente.

3. MANEJO DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

Como ya hemos mencionado, el cliente es en la actualidad, el centro en torno al cual gravitan
todos los intereses de una organización. Hoy es indispensable estudiar sus características,
necesidades, expectativas, deseos, etc. y crear estrategias y programas para el análisis y la
resolución de sus quejas, sugerencias e inquietudes.

Cuando el cliente accede a los productos o servicios de la compañía, está generándose dentro
de él un concepto global de la organización, que puede ser positivo o negativo. Si se mantiene
un equilibrio positivo, es decir, el producto, el servicio y su entorno funcionan bien; se tiene un
cliente satisfecho. Pero puede presentarse una falla en el producto, en el servicio o en el
entorno, que evidentemente va a afectar la satisfacción del cliente. Es aquí cuando debe
activarse toda la infraestructura de servicio que debe comenzar por una muy buena actitud
hacia el cliente, una escucha atenta a sus observaciones y una resolución pronta a su reclamo.
Todos estos factores son parte fundamental del concepto de relaciones humanas, que llevadas
a cabalidad puede garantizar clientes fieles y satisfechos aun cuando hayan tenido productos o
servicios con fallas. Entre las conclusiones del Centro de Estudios Técnicos Empresariales de
Madrid (2005), se encontró que:

“un cliente que se queja es un cliente que nos está dando la oportunidad de subsanar los
errores para seguir comprándonos. Se debe considerar que la reclamación es una nueva
oportunidad”.

Este concepto deja en claro la necesidad de visualizar soluciones en donde, en apariencia,

existen problemas. Lamentablemente, son pocos los que asumen la atención cuidadosa de las
reclamaciones del cliente bajo esta óptica. Cada queja nos da la posibilidad de identificar algo
susceptible de mejorar.
John Hallward manifestó que: “Para el consumidor, la decisión de compra de una marca en
perjuicio de otra se basa en lo que le aporta a nivel personal y emocional. La solución pasa por
centrarse en el consumidor y en sus emociones, valores personales y factores de motivación
personal”

Es por ello que toda empresa debe contar con un procedimiento para atender de manera
efectiva las quejas y reclamos de los clientes, considerando los siguientes factores como
principios básicos que deben ser aplicados en todo momento:

 Saber escuchar: Se trata de escuchar al cliente y analizar detalladamente las razones y

justificaciones que este argumenta. La clave se encuentra en evitar la implementación de
un mecanismo de autodefensa y sólo escuchar sin interrumpir y hasta que el cliente
finalice.

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 Saber disculparse: Cuando se reconoce que hubo un error o algo resultó mal, se debe
evidenciar ofreciendo disculpas por ello. El pedir disculpas a tiempo y en forma oportuna,
coadyuva a replantear la intercomunicación con el cliente en otros términos. Cuando se
pide disculpas, se está mostrando un matiz humano dentro de una relación de negocios.
Este tipo de disculpa es de tinte profesional pero tiene, en la mente de nuestro cliente, un
claro efecto emocional.

 Saber preguntar y repreguntar: El saber preguntar en forma correcta es importante desde

dos puntos de vista: primero, nos ayudará a comprender aún más el punto de vista del
cliente, sus sensaciones y sentimientos hacia el evento o circunstancia que estima lo
perjudica. Y segundo: le demuestra al cliente, nuestro grado de interés y compenetración
con el problema en tratamiento.

 Saber alinearse con el cliente: En general, el cliente que manifiesta su inconformidad

espera en primer lugar ser escuchado y comprendido, que se entienda la causa de su
molestia. Por lo tanto, responder en una forma que implique comprensión es importante,
es decir, compartir el mismo punto de vista del afectado. Esta percepción, por parte del
cliente, ayuda para restablecer el vínculo que había sido afectado negativamente.

 Saber examinar opciones: Se recomienda preguntar al cliente qué tipo de solución

consideraría adecuada para su problema o inconveniente. Esto se puede lograr a través de
preguntas hechas hacia el cliente. Por ejemplo: “cómo desearía que su problema fuese
resuelto?” o ”Cuál sería una solución aceptable para usted?”

 Saber otorgar compensación por el inconveniente ocasionado: Para demostrar un

verdadero interés en conservar al cliente, una compensación económica es el mejor
remedio en esta instancia. Un servicio o producto adicional sin costo o un descuento por
un determinado periodo de tiempo, son actos que el cliente valora.

 Saber personalizar: En la mayoría de los casos el cliente adquiere productos y servicios

sobre una base emocional más que científica. Es decir, en toda venta interviene un factor
emocional que determina la adquisición o no de un producto o servicio. Si un
representante de ventas provee nombres y números de teléfonos (su número de
extensión, por ejemplo), estaría personalizando la relación comercial y eso es apreciado
por el cliente.

3.1. SINGULARIZACIÓN DE LOS CLIENTES

Si uno es verdaderamente serio en hacer que el negocio se oriente al cliente, no solamente
responde a las quejas de los clientes sino que las singulariza.

Cada queja representa una oportunidad de hacerlo mejor. Nuestra experiencia ha demostrado
que hay varios tipos de clientes y que cada uno se motiva con diferentes valores, actitudes y
creencias. Cuando ellos se quejan, sus comportamientos reflejan estos componentes. Toda la
gente que ofrece un servicio debe saber la forma de oír las quejas cuidadosamente y

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 responderlas de manera personalizada teniendo en cuenta que vienen de diferentes tipos de
clientes, como los descritos a continuación:

 El cliente sumiso: Este tipo de personas es tímido, reticente y opuesto a quejarse. En

virtud de que puede sentirse intimidado por pensar en quejarse, generalmente sufre en
silencio. Estos clientes constituyen aquel grupo que no nos da la oportunidad para hacer
las cosas bien, sino que tranquilamente se va hacia la competencia. Para abordar este
cliente debemos ser muy insistentes y persuasivos para lograr información de los
inconvenientes que ha tenido con el servicio y/o producto.

 El cliente agresivo: Este tipo se queja fácilmente, con frecuencia en voz alta y por largo
tiempo. Si bien es difícil tratar con él, por lo menos no tenemos que adivinar qué fue lo
que salió mal desde el punto de vista del cliente. Lo peligroso con estos clientes es que el
empleado que lo atienda puede perder la cordura y trenzarse en un combate con él, lo
mejor con ellos es permitirles desahogarse sin contradecirlo pero tampoco dándole razón
si no la tiene.

 El cliente abusivo: Hay una pequeña minoría de clientes cuya misión en la vida es violentar
nuestros negocios. Ellos son los que ponen en tela de juicio las garantías de los productos
en inventar malos tratamientos por parte de los empleados. Su meta es tanto hacer que se
resuelva su queja como también “ganar” para obtener algo a lo que no tiene derecho. Algo
que va más allá de los límites de una compensación adecuada y sensata por un producto
que falló o un servicio no satisfactorio. En estos casos podría ser mejor aceptar el hecho de
que cuando nos convertimos en una organización orientada hacia el cliente, nos volvemos
más vulnerables a este tipo de clientes.

 El cliente quejumbroso crónico: Estos nunca están satisfechos, siempre hay algo malo con
el producto o servicio que han recibido. Su misión en la vida es quejarse. A pesar de todo
esto, ellos también son clientes, no se pueden desechar, por frustrante que sea su trato.
Con el quejumbroso parece que todos los esfuerzos por solucionar los reclamos son
inútiles. Con ellos hay que armarse de gran paciencia y tratar de resolver la inquietud con
la mejor de las simpatías.

Puede que aparte de los clientes anteriormente descritos existan otros más que formen parte del
portafolio de clientes en su compañía, pero el común denominador para tratar con todos es una
gran dosis de paciencia, una capacitación sólida en formas de tratar con los clientes y, además,
sobre los productos que se representan, y una disposición a escuchar atentamente sus reclamos
sin importar el tono utilizado por ellos y resolver las inquietudes de manera clara, sincera y
comprometida.

3.2. GESTIÓN DE LAS RECLAMACIONES

José María Ferré, en su libro “El cliente y el consumidor, protagonistas del mercado” (2003),
plantea que los clientes son cada vez más exigentes y, al mismo tiempo, perdonan menos los
errores que las empresas puedan cometer a lo largo de los diferentes procesos que directa o
indirectamente están relacionados con su actividad comercial. Las consecuencias de estos
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 errores, que pueden ser ocasionados por múltiples causas, tanto de tipo administrativo como
logístico, de servicio, de relación, o de producción, son bien conocidas por las empresas.

La gestión de las reclamaciones y consultas del cliente, de forma individualizada, sea cual sea
su naturaleza, y con la óptica real de servirlo, consiste en crear dentro de la empresa un tipo
de “defensor del cliente” que dé la máxima rapidez a la consulta y a la resolución de la
reclamación. Este defensor del cliente debe contar con todo un plan estratégico para hacer de
este servicio un producto reconocido por su efectividad, eficiencia, amabilidad y velocidad de
respuesta, garantizando que cada cliente que hace reclamos se mantendrá como cliente fiel
de la compañía. Las características de la gestión de las reclamaciones son las siguientes:

 Centralización de todo tipo de llamadas procedentes de los clientes.

 Asignación a cada consulta y/o reclamación de una persona que será el Gerente de
Reclamaciones del problema del cliente.
 Resolución del problema y/o consulta dentro de un plazo de tiempo corto (que se fija
como objetivo, por ejemplo, a las 24 horas).
 Medios suficientes para poder atender el volumen de incidencias.

Es importante observar que la Gestión de las Reclamaciones es un concepto simple y no

plantea grandes discusiones. También debe señalarse inmediatamente que es un concepto
que antes de su implantación exige el compromiso de comprender que lo primordial es el
cliente y no la reclamación en sí. Aquí puede estar la dificultad de su implantación, ya que
muchas empresas todavía no se han dado cuenta de lo que significa “Orientar el negocio al
cliente”.

Hay casos en que los clientes, en sus reclamaciones, plantean algunas sugerencias. Cuando
esto ocurre, las sugerencias deben procesarse por expertos que puedan analizarlas y
decidir si tienen aplicabilidad dentro de la organización. De resultar importante el aporte,
se debe hacer el reconocimiento al cliente o clientes que la plantearon.

4. RETENCIÓN Y FIDELIZACIÓN DE CLIENTES

El cliente, siendo la esencia y la razón de ser de la empresa, requiere un tratamiento
estratégico, es decir, se debe planear y tener claro a qué tipo de clientes se quiere vincular al
negocio y cómo lograr que se mantengan, que sigan consumiendo los productos a lo largo del
tiempo pese a la competencia.

Cuando se planea y actúa buscando que el cliente siga siéndolo, se habla de estrategias de
retención de clientes y cuando se planea y actúa para que no se vaya a la competencia, se
habla de estrategia de fidelización.

Lograr que un cliente sea fiel a la empresa, consiste en lograr que vuelva a comprarle a ella y
no a la competencia, lo cual se logra a través de la diferenciación. Esto sucede cuando se le da
algo más de lo que el cliente espera, algo más que la satisfacción básica de la necesidad
específica, cuando encuentra en la empresa algo que la competencia no le ofrece.

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Estamos hablando de hacerlo fiel a nosotros y ello se logra mediante el servicio, es decir,
mediante el impacto positivo que logramos que viva y sienta el cliente en cada contacto que
tiene con nuestra empresa.

Hay una diferencia entre “retener al cliente” y “fidelizar al cliente”. Se puede retener al cliente
con precios menores que la competencia, con descuentos o con premios; pero estos son
mecanismos de carácter temporal ya que de mantenerse por largo tiempo afectarían
negativamente la rentabilidad y estabilidad del negocio. Es por ello que se deben desarrollar
mecanismos de fidelización, ello implica un ejercicio permanente sobre tres elementos: El
Cliente, el Producto y la forma de interactuar Empresa-Cliente.

Así como nuestro planeta gira alrededor del sol, la empresa moderna, sus políticas, productos
y capital humano, giran alrededor del cliente. Esta reflexión ubica al cliente como centro de la
escena, reconociendo lo importante de contar con una política y estrategia para retención de
clientes llegando a la fidelización de los mismos.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE RETENER Y FIDELIZAR A LOS CLIENTES?

Conservar los clientes actuales es importante desde dos puntos de vista: Cualitativo y
cuantitativo.

1. Cualitativamente es importante porque la pérdida de clientes afecta la imagen de la

empresa, un cliente insatisfecho no sólo no volverá sino que también trasladará su
mala experiencia a otros potenciales clientes y ello puede generar una pirámide
inversa con resultados nocivos para el prestigio de la empresa.

2. Cuantitativamente se ha demostrado el alto costo que implica conseguir nuevos

clientes. Se estima que conseguir un cliente nuevo conlleva diez veces el costo de
conservar un cliente.

El otro aspecto a considerar en la construcción de relaciones duraderas con los

clientes, es que sus necesidades y preferencias van cambiando, lo que exige un
rediseño constante de los productos y del negocio como tal, donde el cliente debe
participar en forma directa.

La invitación es a vivir un proceso de evolución y adaptación del todo hacia a lo particular, es

decir, de lo masivo a lo individual, del consumidor dentro de un segmento de clientes
determinados al consumidor como individuo. Se trata de un enfoque personalizado, a través
de todos y de cada uno de los diferentes puntos de interacción que existen entre la empresa y
el cliente.

EL PROCESO DE REVALORIZACIÓN EN LA RETENCIÓN DE CLIENTES

La retención real del cliente, logrando su fidelidad, se alcanza a través de un proceso de
revalorización que se centra en aspectos cualitativos esencialmente y se fundamenta en el
fortalecimiento de la confianza mutua como paso previo al logro de la fidelidad hacia el

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 producto o servicio.

La revalorización trasciende la figura del cliente y se refiere también a los productos y a la

empresa. Ello es así porque un cliente que se siente valorizado no es garantía que seguirá con
la empresa. Un cliente, debidamente valorizado, podría decir: “muchas gracias por todo su
aprecio, me gusta mucho su producto pero su competidor tiene este mismo producto a un
precio más accesible para mi presupuesto.” Por ello, la revalorización debe considerar dos
variables claramente diferenciadas pero íntimamente interrelacionadas entre si: la
revalorización del cliente propiamente dicho mediante un excelente servicio y la revalorización
del producto ofrecido.

Un excelente servicio debe incluir un muy buen servicio de atención de quejas. Cuando un
cliente siente que nuestros productos y servicios no cumplen con las especificaciones o con
sus requerimientos, es una señal de alerta, que debe ser entendida como su intención de dejar
de ser cliente nuestro.

Es por ello que debe existir un procedimiento muy bien estructurado, para atender las quejas
del cliente. Parte de la retención del cliente e indirectamente, la revaloración del producto,
dependerá en gran medida de la forma, eficiencia y efectividad con que se atienden las
distintas quejas.

LA REVALORIZACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO OFRECIDO

En la cabeza del comprador, la idea o concepto de que un producto o servicio es el que mejor
depende de sus necesidades. Es indiscutible la relación que existe entre la forma de vender y
el proceso de retención de un cliente. Es más que el concepto de ventas, se trata de un
ejercicio exigente, de ayudarle al cliente a volver a ver en el producto o servicio, la solución a
sus necesidades específicas y valorar los beneficios que le genera. El sistema de ventas,
considera dos etapas:

a. La identificación de las verdaderas necesidades del cliente: Se trata de conocer al cliente y

saber qué ofertas se le pueden hacer para mantenerlo. Si el cliente estima que un producto o
servicio tiene un costo elevado, existe un claro indicio de que el cliente no aprecia el costo de
lo recibido en relación a la necesidad planteada. Este es un evidente problema de
“valorización” en la mente del cliente que el proceso de venta debe indagar y resolver. Por lo
tanto, cuando un cliente comenta que un producto o servicio determinado “es caro”, lo que
nos está queriendo decir, en forma indirecta, es “no lo valoro en forma suficiente como para
pagar el dinero que cuesta”.

En estos casos se debe acudir a la información y conocimiento que del cliente se dispone,
para tratar de manera personalizada a este cliente, se trata de datos como el
comportamiento de compra, comportamiento posterior a la compra, aspectos financieros,
creencias, actitudes, percepciones, historial de comunicación postventa, entre otra
información. Hallamos la personalización del cliente, identificamos las auténticas necesidades
y gustos y así ya podemos saber cómo mejorar el servicio a este cliente. Con esto buscamos

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 movernos en el mismo sentido de satisfacción del cliente, para que éste alcance nuevamente
su nivel de satisfacción.

b. El Posicionamiento: Es el lugar que ocupa un producto o servicio en la mente del consumidor

y es el resultado de una estrategia especialmente diseñada para proyectar la imagen
específica de ese producto, servicio, idea, marca o hasta una persona. Autores como Al Ries y
Jack Trout (1992), afirman que:
“El posicionamiento es un sistema organizado para encontrar ventanas en la mente… El
enfoque fundamental del posicionamiento no es crear algo nuevo y diferente, sino manipular lo
que ya está en la mente; reordenar las conexiones que ya existen”.

Revalorizar al cliente en su calidad de “cliente” y revalorizar ante los ojos del cliente el
“producto o servicio” conlleva a un grado de relación comercial mucho mayor que la simple
retención del mismo.

Crecer en el mercado es importante, pero una eficiente y bien elaborada política de retención
implica menores costos y mayor prestigio corporativo. La revalorización es fundamental frente
a la existencia de un consumidor cada día más sofisticado, mejor informado y con
posibilidades de seleccionar entre alternativas para satisfacer sus necesidades.

5. VALORES QUE MEJORAN EL SERVICIO AL CLIENTE

La vida, el crecimiento y el progreso de toda organización, radica en el buen servicio que se dé
al cliente. Se pueden ofrecer promociones y rebajas en los precios para atraer tantos nuevos
clientes como quiera, pero a menos que se logre que algunos de esos clientes regresen, el
negocio no será rentable por mucho tiempo.

Cuando se logra que un cliente regrese, es probable que la razón sea porque está recibiendo
un buen servicio; y si mejor aún, el cliente sale tan contento como para que comente acerca
de su experiencia con otras personas, eso traerá nuevos clientes que querrán experimentar los
productos y servicios de la empresa. Este es el desafío y la recompensa: que además de que el
producto sea de tal calidad que satisface las necesidades del cliente, el servicio cautive al
cliente y logre que éste sea facilitador para vincular a otros clientes.

Los valores son la columna vertebral donde se soporta el conjunto de la organización y su

identidad. Una buena definición de valores muestra las fortalezas de la organización, da
seguridad a los clientes y sirve para generar confianza y respaldo. A continuación veremos
algunos de los valores que son fundamentales en la prestación de un excelente servicio al
cliente.

 SENTIDO DE PERTENENCIA
El sentido de pertenencia se da en la medida en que un individuo genera arraigos,
sentimientos de apego y de conexión hacia un lugar o grupo de personas. Cuando las
personas llevan algún tiempo en una organización, es probable que terminen
identificándose con sus principios, historia, visión, misión y en general con su cultura
corporativa. Es responsabilidad de la dirección lograr que se conformen en los empleados
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 sentimientos positivos y de afecto hacia la organización, que logren identificarse con la
autoestima general de la organización y que se conforme una sólida cultura corporativa,
donde el empleado haga propios todos los elementos que la componen.

La organización debe generar en sus miembros una personalidad empresarial, que será la
que adopte cada empleado durante su permanencia en la empresa. De ella se
desprenderán las actitudes, se desarrollarán competencias y se logrará obtener el máximo
de los valores intrínsecos de la persona, en función de sus labores en la organización. A
través del sentido de pertenencia, se logra inspirar al empleado para que saque lo mejor
de sí y para que tenga una actitud positiva para hacer el trabajo. Una vez logrado este
sentimiento de aprecio por la compañía en todos los empleados, no existirá el menor
inconveniente en lograr el mejor servicio al cliente, puesto que los empleados verán a sus
clientes como invitados en su casa y querrán que se lleven la mejor imagen de la misma,
brindándoles las mejores atenciones a sus expectativas de servicio.

El sentido de pertenencia es un sentimiento que debe convertirse en el ingrediente vital

del ambiente empresarial; esto implica tratar de que los empleados se vuelvan hinchas
fanáticos de la empresa, que estén con ella en las buenas y en las malas, que estén
siempre sugiriendo cómo mejorar y, que pongan su grano de arena para que la compañía
sea un mejor sitio de trabajo. Esto redunda necesariamente en entusiasmo en la labor que,
se proyecta a los clientes, al momento de ofrecerles un servicio o un producto.

 ORIENTACIÓN AL CLIENTE
En la orientación al cliente lo importante es centrar la atención en el cliente, teniendo en
cuenta que todas las dependencias de una organización pueden y deben tener como
objetivo claro que todo lo que hagan debe hacerse en función de hacer llegar a los clientes
el mejor producto con la mejor calidad, a tiempo y con el mejor servicio.

Por ejemplo, la división financiera debe procurar que los recursos para pagar los
proveedores lleguen a tiempo, pues esto puede retrasar las entregas de materias primas
para la elaboración de los productos; la división del talento humano debe buscar personal
con clara orientación al cliente para que le sea fácil aplicar esta competencias en beneficio
de los clientes; la división de investigación y desarrollo o división de mercadeo debe tener
en cuenta las opiniones de los clientes para dar respuestas a sus expectativas y deseos.

Karl Albrecht en su libro “La excelencia del servicio” (2001) sugiere lo siguiente:
“Llegar a concentrarse en el cliente significa que podemos entregar el mejor producto o
servicio. ¿Qué queremos decir con esto? Que podemos colocar nuestros productos o
servicios donde y cuando lo deseen los clientes. Podemos entregar lo que hacemos den tal
forma que satisfaga las expectativas de nuestros clientes. Nuestros conocimientos sobre los
clientes ayudan a crear sistemas que verdaderamente los sitúe en el primer lugar”.

 COMUNICACIÓN ASERTIVA
Sonia González, en su libro “Habilidades de comunicación Escrita: Asertividad+
persuasión+ alto Impacto” (2011) define asertividad como:

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 “La habilidad de expresar ideas y deseos con equilibrio entre ser amable y franco, en forma
adecuada. Sin pasividad ni agresividad. Porque la pasividad evita y la agresividad ofende”.

Si la organización promueve la comunicación asertiva como base fundamental de las

relaciones, logrará una comunicación abierta basada en la sinceridad y el auto-
reconocimiento de sus fortalezas y debilidades, lo cual redunda en un concepto claro de
identidad corporativa.

La comunicación entre los miembros de la organización, y entre la organización y sus

clientes se debe caracterizar por:
 Ser directa
 Tener un control eficaz de las emociones.
 Tener un manejo eficiente del lenguaje.
 Tener capacidad de escucha.
 Plantearse siempre en honor a la verdad.
 Permitir la construcción de relaciones constructivas.

De esta manera, se podrá responder con la verdad, con una actitud de solución a las
inquietudes que planteen los clientes, sin llegar al servilismo ni a la agresividad.

Cuando sea necesario, debemos poder darle un NO al cliente con los suficientes
argumentos, para que, a pesar de la respuesta, se vaya satisfecho. A pesar de la respuesta
negativa a su solicitud el cliente debe irse sintiendo que lo atendieron bien, pero que en
ese caso no tenía la razón o no era posible. Esto contribuye a cumplir con los compromisos
pactados basados en la capacidad de la empresa y sus integrantes y dejando una imagen
de sencillez y sentido humano al servicio del cliente.

La gran ventaja de manejar una comunicación asertiva, es que se busca lograr un

reconocimiento de ambos interlocutores donde se plantee sobre la mesa lo mejor de cada
uno de ellos en cuanto a: valores, habilidades, competencias, calidad y experiencia.
También ofrece espacios para reconocer las fallas, defectos, y límites que se puedan tener.
Todo esto hace que los clientes se formen una imagen realista y de mucha confianza, pues
saben qué pueden recibir de la organización.

La empresa debe reconocer en esta posición la oportunidad de mejorar, consolidar y

generar todos los días, relaciones cálidas y solidarias que inviten a sus clientes a seguir
trabajando con la empresa, por lo agradable que les resulta el trato de su personal y por la
efectividad de su gestión.

 EL TRABAJO EN EQUIPO
En la mayoría de los casos, la excelencia en el servicio es fruto del trabajo coordinado de
un grupo de personas que desempeñan diferentes roles en la organización. Este trabajo
debe caracterizarse por una actitud de ayuda y confianza mutua, una responsabilidad
compartida, y un sentimiento de colaboración entre todos sus miembros; todo esto
apoyado en una base de comunicación y respeto mutuo.
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Con los temas que hemos revisado en los anteriores numerales, podemos conformar una
serie de ingredientes necesarios para lograr la energía colaboradora de un efectivo trabajo
en equipo. Si se tiene una cultura corporativa bien asimilada por los empleados, un
propósito firme de servicio (no solamente al cliente externo sino también al interno), y se
ha desarrollado una comprometida comunicación asertiva, tenemos lo necesario para
juntar grupos y ser más productivos de lo que se puede ser de manera individual.

Leonard Berry, en su libro “Un buen servicio ya no basta” (2004) nos habla de lo
imprescindible que es el trabajo en equipo para lograr un excelente servicio al cliente:
“Los prestadores de servicio deben poseer la capacidad y el deseo de ofrecer el servicio que
el cliente espera. El trabajo en equipo sirve para mejorar, tanto la capacidad como el deseo
de servir. Ofrecer un servicio de calidad es una labor de equipo…. El trabajo en equipo
estimula a los empleados a comunicarse directamente, a sentir empatía mutua y a
ayudarse unos a otros, a discutir constructivamente los diferentes puntos de vista a fin de
resolver los problemas efectivamente, a realizarse personalmente en su trabajo, a tener
confianza en sí mismos, y a sentirse valiosos como personas”.

Un buen trabajo en equipo se debe tener en cuenta las siguientes características:

 Un objetivo claro a lograr por parte del equipo.
 Una estrategia definida de cómo se realizara la labor.
 Un líder que logre optimizar los resultados del equipo y que en lo posible sea
elegido por el mismo equipo de trabajo.
 Una planeación definida y un programa determinado el cual se siga con la
coordinación del líder.
 Los miembros del equipo deben tener las competencias y habilidades, en lo
posible multidisciplinarias y complementarias. No son productivos lo equipos de
trabajo de un misma línea o de similares características.
 Es importante tener claro que en el trabajo en equipo la responsabilidad es
compartida.
 Se debe generar un ambiente armónico de trabajo, regido por una comunicación
abierta, participativa y asertiva, siempre con las metas a lograr como base del
desempeño del equipo.

Otra de las grandes bondades del trabajo en equipo es que es imposible conseguir a un
individuo con todas las cualidades que puede tener un equipo de trabajo. Un grupo de
trabajo puede obtener resultados mucho más pronto que una persona sola.

Por otra parte, el debate que es posible dar al interior del grupo enriquece el conocimiento
y logra resolver momentos críticos o trabas que pueda tener la solución de un problema.

El trabajo en equipo integra y consolida relaciones de compañerismo, cooperación, por eso

es importante propiciar un ambiente de lealtad en donde sea posible la crítica constructiva
y se genere un sentido de la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos.

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 CLASIFICACION DE LOS CLIENTES
Clientes Agresivos
TIPO DE CLIENTE CARACTERISTICAS QUE SE DEBE HACER QUE NO SE DEBE HACER
AGRESIVO EN Carácter fuerte, irritable, Mantener la serenidad. Si es nuestra Pelear, contradecirle.
GENERAL apresurado, rudo, ceño culpa, aceptar el hecho rápidamente y Manifestar ironía o desprecio.
fruncido, tono golpeado. buscar soluciones. Escucharlo con Buscar excusas falsas.
Agrede sin razón, se altera con paciencia. Dejarlo desahogarse. Responder con agresividad
facilidad, posee facilidad para Hágalo creer que él tiene el control.
gritar.
EL QUEJADOR Se queja del servicio, del Escucharlo con calma hasta que Contestar, contradecir en el
producto o de la empresa. termine y luego hacerle saber que lo mismo tono. Ponernos a la
Regaña a diestra y siniestra, se entiende aunque no comparta sus defensiva. Darle cuerda.
aferra a “detallitos” para atacar opiniones. Ser muy cortés y
de diferentes de manera. diplomático
EL DOMINANTE Le gusta imponer sus opiniones. Guardar serenidad, llevándolo al Mostrarse sumiso o asustado.
Siempre busca ser importante y campo de los argumentos lógicos. Rebelarse en forma
quiere obligar a los demás para manifiesta y descortés para
que hagan lo que él desea. No “colocarlo en su sitio”
acepta sugerencias de ninguna
clase.
EL AMENAZANTE Su frase preferida “usted a que Escúchelo, acepte las razones Defenderse, responder con
vino” ·yo a ustedes no les colocando en evidencia la verdad, otra amenaza o ironía.
vuelvo a comprar”. Ataca y muéstrese comprensivo y explique las Asumir las amenazas como
acusa. Narra historias acciones emprendidas para evitar las algo personal. Perder el
distorsionadas de hechos dificultades. Llévelo al cierre cuando él control.
simples incrementando sus haya descargado su amenaza.
efectos. Amenaza con seguir
comprando a la competencia
EL Maneja muy buena información Sea firme, hágale ofertas concretas, Mostrar inseguridad
CONFRONTATIVO del mercado. De entrada ataca. claras y definitivas para no terminar
Desprestigia el producto o dándole la razón de su presión.
servicio. Cierra negocios Concentre su atención en el producto
presionando el precio o las o servicio y los elementos
condiciones de pago. diferenciadores. Recuérdele hechos
positivos que se han vivido con él.
Pídale evidencia de hechos negativos.
EL OFENSIVO Con razón o sin ella pasa al Solicitar respeto sin alterarse; “Igualarse”. Contestar
campo de la grosería y de los demostrar nuestra cultura, con un también con grosería y falta
insultos, o a los intentos de comportamiento adecuado. de respeto.
humillación.

Clientes Arrogantes
TIPO DE CLIENTE CARACTERISTICAS QUE SE DEBE HACER QUE NO SE DEBE HACER

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ARROGANTE EN Se muestra superior a los demás Conservar la serenidad y no darse Sentirse inseguro o molesto
GENERAL y quiere siempre sobresalir. Le por aludido. Comprender que por no ser apreciado; tratar
gusta hacer gala de sus normalmente son personas de “no dejarnos”
cualidades. Exige pleitesía y inseguras en plan de reafirmación. respondiendo con igual
preferencias. Muestra desprecio Sentir consideración por la persona, comportamiento.
y subvaloración por otros. en vez de ira o mal genio.
EL DEMANDANTE Cree que es el único cliente. Hacerlo sentir importante, sin Debemos evitar ser sumisos
Reclama la presencia y contacto descuidar a otros clientes. Debemos porque perdemos
permanente del vendedor. Hace ser muy claros y concretos con la credibilidad.
reclamos. Se nota celoso, es información que le entregamos. Abandonar a otros clientes
controlador, ordenado y Mostrarnos interesados en él para por éste. Todos son
metódico. darle seguridad importantes y merecen
Todo lo sabe y lo que no, no lo nuestra atención. Sentirnos
necesita saber. Es desconfiado inferiores a él.
por naturaleza.
EL OCUPADO No responde correos, ni Concrételo con agenda, hora y Ejercer demasiada presión
llamadas. Nunca está, se compromisos. Sea concreto y claro
mantiene en reuniones o fuera en la información, ofrézcale datos y
de la ciudad. Cuando se logra hechos relevantes del producto o
comunicar con él es evasivo, servicio. Condúzcalo al cierre de
utiliza distractores para manera breve.
interrumpir.
Es muy duro para cerrar
negocios.
EL PETULANTE Concentra su atención en él. Se Respétele su show. Asienta pero no Adular. Criticar su actitud
hace esperar. refuerce.
Asume posturas de imposición.
Le gusta que le rindan pleitesía.
EL ORGULLOSO Es “creído” y mira por encima del Dejarlo hacer su papel y aprovechar Burlarse, ser irónicos.
hombro. Es del tipo “usted no para realizar mejor nuestra labor de No ponerle atención,
sabe con quién está hablando” servicio. Darle gusto, resaltando sus despreciándolo notoriamente.
cualidades para “calmar” su afán de
figuración.
EL SABELOTODO Le gusta hacer gala de sus Satisfacer su deseo de notoriedad, Irritarse, molestarse y
conocimientos; es feliz diciendo permitiéndole que desahogue su reaccionar bruscamente.
lo que se debe hacer; le encanta afán de sobresalir; aprovechar para Tratar de competir.
corregir despectivamente. llevarlo a que defienda nuestros
Necesita hacer conocer su argumentos.
opinión.
EL CRITICON Su política es encontrar defectos Si tiene la razón y exagera, dejarlo Tomar a pecho su actividad y
en todo, las personas, la que hable. Responder con conducta. Ponerse a la
empresa, los productos, el amabilidad, cortesía y educación. defensiva y devolver los
servicio. “golpes” haciendo el juego.
Habla negativamente, se queja
constantemente

Clientes Comunicativos
TIPO DE CLIENTE CARACTERISTICAS QUE SE DEBE HACER QUE NO SE DEBE HACER

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COMUNICATIVO EN Persona extrovertida que le gusta Dejarlo hablar un poco con Caer en la “trampa” y ponerse
GENERAL hablar mucho. Aprovecha la paciencia y cortesía, cambiarle de a hacer visita, a costa del
ocasión para acaparar la tema hacia lo que nos interesa. Si propio tiempo y del de otras
atención, saliéndose del tema y persiste, mirar con frecuencia el personas.
haciendo perder tiempo precioso reloj.
para atender a otras personas.
EL CONQUISTADOR Se concentra más en el vendedor Conserve la distancia sin ofensas ni Nunca le acepte la salida. No
(a) que en el producto o el grosería. Centre la conversación en le prometa ni le siga el juego
servicio. Es adulador (a). el tema que los reúne.
Establece conversaciones Ubíquelo y concrete el negocio
alejadas del foco de interés. Su
frase preferida “cuando nos
vamos a tomar algo”. Cierra
negocios pero hay que centrarlo.
EL CHARLATAN Habla hasta por los codos de uno Es amable y abierto. Agradecerle Sentir lastima por su
y otro tema, sin concentrarse en su amabilidad y lo interesante de necesidad de comunicarse y
el asunto que lo lleva a la su conversación con respeto y darle gusto a costa de la
reunión. Cuenta todos sus firmeza, hacerle caer en cuenta de productividad en el trabajo.
problemas. la limitación de tiempo. Tener miedo a herirlo e
En cada cita o conversación tiene Reconozca sus temas preferidos y interrumpirlo. No le cuente
una historia nueva. Tiene mala evítele preguntar por ellos. usted historias, ni le pregunte
memoria. Implica mucha Escúchelo con atención y cuando por ellas.
inversión en tiempo dé la oportunidad céntrelo en el
improductivo. negocio. Busque siempre la
manera de aterrizar sus historias
en el negocio.
EL PROMETEDOR Por lo general habla de negocios Hay que ser concreto y claro Presentarle ofertas muy
para el futuro. conduciendo la charla con rapidez amplias que sabemos que no
Su frase favorita “llámame esta hacia el pedido. va a tomar.
semana yo te hago el pedido”, Concretar citas con agenda. Permitir aplazar las citas.
por lo general dice que la Hacerle propuestas muy concretas Desgastarse en promesas.
próxima semana y así se va y claras. Ser ambiguo.
llevando al vendedor y no Presione el cierre del negocio,
compra o hace pedidos y después evidencie las ventajas de hacer el
llama a cancelarlos. negocio ahora.

EL SIMPATICO Quiere ser muy gracioso y llamar Interrumpirlo cortésmente. Caer en sus redes, dejándose
la atención con sus apuntes Mantener si es del caso, la llevar por su simpatía. No
simpáticos, se puede propasar seriedad. cortar a tiempo cuando se
siendo indelicado, pesado y mal Cambiarle de tema, diciéndole con pone pesado o imprudente.
educado. Le encanta contar tacto lo ocupado que está.
cuentos y chistes, mantiene Escúchelo con paciencia, céntrelo
chistes nuevos siempre. Requiere con prudencia
ser escuchado, interrumpe
conversaciones del negocio
porque se acordó de un chiste

Clientes Inseguros
TIPO DE CLIENTE CARACTERISTICAS QUE SE DEBE HACER QUE NO SE DEBE HACER
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EL INCREDULO No cree en las características del Cree condiciones de seguridad, No aclarar las dudas.
producto. Desconfía de las nárrele experiencias positivas que le Ser imprecisos con la
promesas. Es inseguro, duro de han ocurrido, indague la razón de sus información.
convencer. temores y hágalo sentir cómodo y
Interroga, llama y pregunta con tranquilo.
frecuencia. Llámelo con frecuencia.
EL INSEGURO EN Personas con poca confianza en sí Contagiarlo de serenidad, inspirarle Impacientarse, combatirlo a
GENERAL mismos. No saben lo que quieren confianza mostrándole un verdadero preguntas y presionarlo
o no son capaces de comunicarlo deseo de servirle. para que concrete lo que
con claridad. Asesorarlo con orientación, hacerle quiere.
La comunicación con estas ofrecimientos concretos, una vez se Despreciarlo y tratarlo
personas es difícil. haya concretado su necesidad. displicentemente.
EL COMPARADOR Siempre te compara con la Pídale evidencias, interrogue y Nunca lo mande para la
competencia, te presiona con el profundice en la información de la competencia
precio, las condiciones de pago, competencia sin juzgar, argumente
la calidad y la oportunidad su venta en los factores
poniendo como referencia otros. diferenciadores (calidad, costo,
Por lo general tiene mejores oportunidad, respaldo)
ofertas, termina comprando pero
con demasiada presión.
EL PREGUNTON Pregunta por todo y de todo, por Envíele información por correo físico Dejarse “enganchar” a fin de
lo general no cierra negocios. y electrónico. Concrételo en demostrarle todo lo que
Demanda mucha información del negocios. sabe.
producto o servicio de la Darle información relevante y Permitirle salirse del tema,
organización. orientarlo para que satisfaga su absolviendo preguntas
Su curiosidad y agilidad mental curiosidad con otras personas. irrelevantes o no
hacen perder tiempo, quieren Diplomáticamente hacerle caer en pertinentes.
saberlo todo. Exige mucha cuenta de las limitaciones de tiempo.
información sobre asuntos que
no son de su incumbencia.
EL MIEDOSO Se amedranta ante los Calmarlo mostrándole que su Ponerlo más nervioso con el
ofrecimientos o sugerencias. intención y la de la empresa son de tono de voz brusco o forma
Desconfía de la buena intención servirlo. Usar un tono de actuar dura.
de las personas condescendiente. Transmitirle Contagiarse de su
sentimientos de amistad. nerviosismo
EL TIMIDO Duda mucho y se ofusca, cambia Genere confianza y seguridad. Ser brusco y aprovecharse
mucho de parecer, suele estar Concrete con preguntas que lo lleven de nuestra “superioridad”
despistado y no sabe lo que a tomar una decisión, asesorarlo con ante su “debilidad”.
realmente quiere. simpatía. Presentarle muchas
Evade la mirada, se distrae y se alternativas complicándolo
ausenta. más.
EL NEGATIVO Nada le parece, todo es feo o ya Ponga en evidencia las características No se deje arrastrar hacia la
lo tiene. Se lo están ofreciendo fuertes del producto o servicio. competencia, no la critique,
mejor, más bonito y más Resalte las bondades y elementos tampoco la alabe.
económico. diferenciadores. Muéstrele
Su frase favorita “no me gusta” novedades en el producto

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EL CALLADO Parece ausente o preocupado Ser capaz de aguantar momentos de Presionarlo en exceso y con
pero no expresa sus silencio sin querer llenar todo el impaciencia para que
pensamientos. Cuesta trabajo vacío. exprese sus pensamientos.
saber cuál es su intención real Hacer preguntas abiertas que Subvalorarlo a un lado para
impliquen respuestas amplias, no un no perder tiempo.
simple “si” o “no”.

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