Las funciones de la Secretaría Técnica en el PAD

Secretaría Técnica como apoyo en el procedimiento administrativo

disciplinario (PAD)

José María Pacori Cari

Maestro en Ciencias Políticas y Derecho Administrativo por la Universidad

Nacional de San Agustín. Miembro de la Asociación Argentina de Derecho
Administrativo. Socio de la Asociación Española de Derecho del Trabajo y de
la Seguridad Social. Columnista en el Suplemento “La Gaceta Jurídica” del
Diario La Razón en Bolivia. Fue Catedrático de Derecho Administrativo en la
Universidad La Salle del Perú; Catedrático de Derecho del Trabajo, Derecho
de la Seguridad Social y Derecho Comercial en la Universidad José Carlos
Mariátegui del Perú. Miembro del Ilustre Colegio de Abogados de Arequipa
en el Perú. Docente de LP el portal jurídico del Perú

Vigilantibus non dormientibus iura subveniunt[1]. Las autoridades del

procedimiento administrativo disciplinario (PAD), jefe inmediato, jefe de
recursos humanos, titular de la entidad, cuentan con el apoyo de un
secretario técnico[2]. Las autoridades de los órganos instructores del
procedimiento disciplinario cuentan con el apoyo de una Secretaría Técnica
que puede estar compuesta por uno o más servidores; de preferencia serán
abogados[3]. La secretaría técnica depende de la oficina de recursos
humanos de la entidad o la que haga sus veces[4]. El secretario técnico
puede ser un servidor civil de la entidad que se desempeña como tal, en
adición a sus funciones[5].

Es así que la normatividad hace referencia indistinta a la Secretaría Técnica

y al Secretario Técnico, en las entidades públicas donde su presupuesto e
infraestructura lo permita se podrá crear una órgano denominado Secretaría
Técnica a cargo del Secretario Técnico, en las entidades públicas que no
cuentan con suficiente presupuesto y tienen una infraestructura esencial
sólo se designará al Secretario Técnico.

1. ¿QUÉ ES LA SECRETARÍA TÉCNICA?

La Secretaría Técnica apoya el desarrollo del procedimiento disciplinario y

está a cargo de un Secretario Técnico que es designado por la máxima
autoridad administrativa de la entidad, en adición a las funciones que viene
ejerciendo en la entidad o específicamente para dicho propósito. El
Secretario Técnico puede ser un servidor civil que no forme parte de la
Oficina de Recursos Humanos (ORH), sin embargo, en el ejercicio de sus
funciones reporta a esta[6]. Para tal efecto, debe presentar semestralmente
al Jefe de Recursos Humanos o quien haga sus veces un reporte sobre el
estado de las denuncias recibidas y/o procedimientos administrativos
disciplinarios iniciados, pudiendo la entidad establecer plazos menores para
la emisión de dicho reporte[7].

La Secretaría Técnica puede contar con servidores civiles que colaboren con
el Secretario Técnico en el cumplimiento de sus funciones, por el principio
de flexibilidad, la entidad define su composición en razón a las dimensiones
de la entidad, carga procesal, complejidad de los procedimientos, cantidad
de órganos desconcentrados, entre otros criterios[8].

In essentia, el secretario técnico es el encargado de precalificar las

presuntas faltas, documentar la actividad probatoria, proponer la
fundamentación y administrar los archivos emanados del ejercicio de la
potestad sancionadora disciplinaria de la entidad pública; no tiene
capacidad de decisión y sus informes u opiniones no son vinculantes[9].
Asimismo, tiene por funciones esenciales precalificar y documentar todas
las etapas del PAD, asistiendo a las autoridades instructoras y
sancionadoras del mismo[10]. Ahora, estas funciones generales, las
estudiaremos en específico.

2. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA

Es claro que las funciones de la Secretaría Técnica en el marco de su
función de asistencia a las autoridades del PAD se encuentran debidamente
señaladas en la Ley 30057, el Decreto Supremo 040-2014-PCM, Perú y la
Versión actualizada de la Directiva 02-2015-SERVIR/GPGSC, por lo que la
actuación de dicho órgano de apoyo debe realizarse dentro del ámbito de
dicha competencia, sin poder excederse en dichas atribuciones[11].

a) Función de recepción de denuncias y reportes. Recibir las denuncias

verbales o por escrito de terceros y los reportes que provengan de la propia
entidad, guardando las reservas del caso, los mismos que deberán contener,
como mínimo, la exposición clara y precisa de los hechos[12].

Cualquier persona que considere que un servidor civil ha incurrido en una

conducta que tenga las características de falta disciplinaria, debe informarlo
de manera verbal o escrita ante la Secretaría Técnica[13]; de esta manera,
cualquier persona que considere que un servidor civil ha cometido una falta
disciplinaria o transgredido el Código de Ética de la Función Pública, puede
formular su denuncia ante la Secretaría Técnica, de forma verbal o escrita,
debiendo exponer claramente los hechos denunciados y adjuntar las
pruebas pertinentes, de ser el caso[14].

Cuando la denuncia sea formulada en forma verbal, la Secretaría Técnica

que la recibe debe brindarle al denunciante un formato para que este
transcriba su denuncia, la firme en señal de conformidad y adjunte las
pruebas pertinentes[15].

b) Función de tramitación de denuncias. Tramitar las denuncias y brindar

una respuesta al denunciante en un plazo no mayor de treinta (30) días
hábiles[16]. Es decir, la Secretaría Técnica tramita la denuncia y brinda una
respuesta al denunciante en un plazo no mayor de treinta (30) días hábiles a
partir del día siguiente de su recepción[17].

Cuando un denunciante se sienta afectado por una presunta actuación

dilatoria al no dársele respuesta dentro del plazo señalado por ley, se
encontrará facultado para interponer queja por defecto de tramitación
contra la Secretaría Técnica. Si bien es posible la interposición de la queja
por defecto de tramitación durante la tramitación del PAD, la aplicación de
las medidas correctivas previstas en el artículo 169 del TUO de la Ley del
Procedimiento Administrativo General[18] no podrán desnaturalizar, ni
contravenir los principios, ni las reglas sustantivas y procedimentales que
regulan el desarrollo del PAD. Si bien los plazos previstos para la realización
de las actuaciones durante la etapa de precalificación de un PAD,
constituyen plazos ordenadores, esto no significa que la Secretaría Técnica
pueda desconocer abiertamente el cumplimiento de dicho plazo, puesto que
se encuentra obligada a tramitar la denuncia y comunicarla al denunciante,
salvo razones debidamente justificadas[19].

c) Función de tramitación de informes de control. Tramitar los informes de

control relacionados con el procedimiento administrativo disciplinario,
cuando la entidad sea competente y no se haya realizado la notificación
dispuesta en el artículo 96.4 del Reglamento de la Ley 30057 – Decreto
Supremo 040-2014-PCM [20].

En relación a esta función es importante referirnos al plazo de prescripción

para el inicio del PAD en el caso de denuncias derivadas de informes de
control, de esta manera, el plazo es de un (1) año desde que el funcionario a
cargo de la conducción de la entidad recibió el informe. La Contraloría
General de la República (CGR) a través de la Resolución de Contraloría N°
202-2019-CG de fecha 11 de julio de 2019 ha establecido la forma en que
deberán proceder sus correspondientes autoridades en caso se advirtiera la
existencia de indicios de responsabilidad administrativa como
consecuencia de una auditoria de cumplimiento, precisando que no resulta
de aplicación el PAS, por lo que dichos casos deberán ser puestos en
conocimiento de las propias entidades auditadas a efectos que se proceda
con el deslinde de responsabilidades a que hubiera lugar, esto es, a través
del PAD regulado por la Ley del Servicio Civil (LSC). Si bien la Resolución de
Contraloría N° 202-2019-CG no se ha pronunciado expresamente respecto a
los casos de PAS ya iniciados, resulta evidente que ante una virtual
declaratoria de nulidad de los mismos por parte de la CGR (en virtud a la
declaratoria de inconstitucionalidad) y frente a la imposibilidad de realizar el
deslinde de responsabilidades a través de dicho procedimiento, no existiría
óbice para que las entidades a las que pertenecen los servidores
investigados, a través de sus Secretarías Técnicas y autoridades del PAD,
pudieran efectuar el correspondiente deslinde de responsabilidades por las
presuntas infracciones identificadas en los informes de control a través del
PAD regulado por la LSC. Existen casos en que la CGR habría advertido
presuntas infracciones a través de un informe de control que fue notificado
a la entidad pero que a su vez hubiera dispuesto que esta se abstuviera de
efectuar el deslinde de responsabilidades por asumir directamente el
conocimiento de dichos hechos a través de un PAS, pero que luego hubiera
devuelto el informe de control al Titular de la entidad para el deslinde
respectivo al no poder iniciar PAS por no contar con marco legal para esos
efectos. En dicho contexto, teniendo en cuenta que en la primera
oportunidad en que la CGR remitió el informe de control al Titular de la
entidad esta no contaba con la posibilidad de desplegar su potestad
disciplinaria por disposición expresa de la propia CGR, dicha momento no
puede ser tomado en cuenta para el inicio del cómputo del plazo de
prescripción para el inicio del PAD, pues la entidad se encontraba
materialmente impedida de iniciarlo. Así pues, en dichos casos, el cómputo
del plazo de prescripción de un (1) año para el inicio del PAD deberá iniciar
cuando la CGR remite por segunda vez el informe de control al Titular de la
entidad para el deslinde de las responsabilidades a que hubiera lugar. Sin
perjuicio de lo anterior, a efectos de computar el plazo de un (1) año antes
mencionado, las entidades deberán verificar que no hubiera transcurrido el
plazo de prescripción de tres (3) años desde la fecha de comisión de la falta,
previsto en el artículo 94 de la LSC[21].

d) Función de precalificación. Efectuar la precalificación en función a los

hechos expuestos en la denuncia y las investigaciones realizadas[22].

De esta manera, queda claro que la competencia para calificar las denuncias
recae en la Secretaría Técnica, como órgano de apoyo de las autoridades
del PAD, que, de ser el caso, deberá emitir el informe respectivo
recomendando el inicio de un procedimiento administrativo disciplinario o,
en caso no encuentre fundamento probatorio o indiciario suficiente,
dispondrá el archivo en virtud de la declaración de no ha lugar a trámite de
una denuncia. Es así que, cuando la Oficina de Recursos Humanos tome
conocimiento sobre la presunta comisión de hechos irregulares deberá
remitir dicha denuncia a la Secretaria Técnica para que esta última realice
las acciones de investigación necesarias y evalúe si los hechos denunciados
ameritan o no el inicio de un PAD, a efectos de que emitan el informe
correspondiente. No se establece que la Oficina de Recursos Humanos
cuente con la atribución para calificar y/o emitir pronunciamiento sobre los
hechos materia de denuncia, salvo que tenga la condición de órgano
instructor o órgano sancionador, según sea el caso. Cabe agregar que la
emisión de un informe previo sobre hechos materia de denuncia por parte
de la Oficina de Recursos Humanos, podría verse inmersa en causales de
abstención o generar vicios de nulidad que afecten la tramitación del
PAD[23].

e) Función de suscripción de requerimientos. Suscribir los requerimientos

de información y/o documentación a las entidades, servidores y ex
servidores civiles de la entidad o de otras entidades. Es obligación de todos
estos remitir la información solicitada en el plazo requerido, bajo
responsabilidad[24]. Es de señalar que la posibilidad de iniciar las acciones
de deslinde de responsabilidad contra un servidor a través de un PAD se
encuentra condicionada a que la conducta incurrida por el mismo se
encuentre tipificada como una falta pasible de sanción disciplinaria en las
normas que regulan su régimen disciplinario; consecuentemente, a efectos
de la instauración de procedimiento administrativo disciplinario contra algún
servidor y/o funcionario por la inobservancia de la obligación remitir
información solicitada por la Secretaría Técnica en el plazo requerido, dicha
infracción debe ser subsumida en alguna de las faltas descritas en el
artículo 85 de la LSC o, en su defecto, en el Reglamento Interno de
Servidores Civiles (RIS) o el Reglamento Interno de Trabajo (RIT)[25].
f) Función de emitir informes de precalificación. Emitir el informe
correspondiente que contiene los resultados de la precalificación,
sustentando la procedencia o apertura del inicio del procedimiento e
identificando la posible sanción a aplicarse y al Órgano Instructor
competente, sobre la base de la gravedad de los hechos o la
fundamentación de su archivamiento[26].

En ese sentido, queda claro que el Secretario Técnico es el único personal

competente para emitir y suscribir el respectivo informe de precalificación
como resultado de las investigaciones que realice en virtud de la denuncia
que se interponga, sea recomendándose el inicio de un PAD o el archivo del
caso. Por tanto, debe advertirse que las autoridades del PAD no podrían
suscribir ni visar el Informe de Precalificación por no encontrarse dicha
función dentro del marco de sus competencias establecidas en el régimen
disciplinario de la LSC[27].

Es importante indicar que en el PAD el Secretario Técnico no tiene

capacidad de decisión y sus informes y recomendaciones no son
vinculantes[28], siendo solo el encargado de: i) precalificar las presuntas
faltas; ii) documentar la actividad probatoria; iii) proponer la
fundamentación; y, iv) administrar los archivos que provengan del ejercicio
de la potestad sancionadora disciplinaria de la entidad[29].

g) Función de apoyo a las autoridades del PAD. Apoyar a las autoridades del

PAD durante todo el PAD, documentar la actividad probatoria, elaborar el
proyecto de resolución o acto expreso de inicio del PAD y, de ser el caso,
proponer la medida cautelar que resulte aplicable, entre otros. Corresponde
a las autoridades del PAD decidir sobre la medida cautelar propuesta por el
Secretario Técnico[30]. En ese sentido, resulta indispensable señalar que las
autoridades del PAD pueden pedir el apoyo del Secretario Técnico, toda vez
que constituye una de sus atribuciones brindar tal función, pudiendo ser la
elaboración del proyecto de resolución o acto expreso de inicio del PAD,
proyecto de informe final del Órgano Instructor, o proyecto de resolución de
sanción[31].
Por otro lado, debe quedar claro que la imposición de las medidas
cautelares antes del inicio del PAD es competencia exclusiva del Jefe de la
Oficina de Recursos Humanos o el que haga sus veces, por lo que la
Secretaría Técnica no tendría intervención en la adopción de dicha medida
toda vez que la Secretaría Técnica, antes del posible inicio de un PAD, tiene
como función realizar las investigaciones preliminares por la comisión de
faltas disciplinarias; por su parte, resulta menester señalar que, durante el
inicio de un PAD, el Secretario Técnico,  como parte la función de apoyo a
las autoridades del PAD, podrá proponer al Órgano Instructor la adopción de
la medida cautelar que resulte aplicable[32].

h) Función de custodia de los expedientes del PAD. Administrar y custodiar

los expedientes administrativos del PAD[33]. Se puede colegir que la función
de administrar los expedientes administrativos del PAD es una consistente,
entre otros, en documentar todas las etapas del PAD, de modo ordenado y
organizado. Por otra parte, la función de custodiar es una consistente en
guardar los expedientes administrativos del PAD con cuidado y vigilancia. La
Versión actualizada de la Directiva 02-2015-SERVIR/GPGSC no ha
especificado el modo en que el Secretario Técnico habrá de ejercer dicha
función de custodia, ello en la medida que corresponde a las entidades
establecer la forma en que se custodiarán los expedientes administrativos
del PAD, sin contravenir que la función recae en el Secretario Técnico, así
como implementar mecanismos que contribuyan a esta labor, de acuerdo a
sus posibilidades. Ahora bien, durante el PAD se darán oportunidades en
que el Secretario Técnico tenga que poner el expediente administrativo a
conocimiento de la autoridad competente del PAD que corresponda; sin
embargo, la Directiva no ha indicado un traslado de la función de custodia
por cada etapa del PAD, por lo que se entiende que la titularidad de dicha
función sigue recayendo sobre el Secretario Técnico, aunque esta se
relativice o se dé indirectamente de acuerdo al proceso de custodia
establecido en la entidad. Finalmente, debe tenerse en cuenta que la función
de custodia que ejerce el Secretario Técnico no se limita a los expedientes
administrativos durante el desarrollo del PAD, sino que comprende también
a los expedientes administrativos de los PAD finalizados[34].
i) Función de investigar de oficio. Iniciar de oficio, las investigaciones
correspondientes ante la presunta comisión de una falta[35].

En ese sentido, se puede apreciar que la labor de la Secretaría Técnica antes

de la instauración de un procedimiento administrativo disciplinario, se
enmarca en la recepción, trámite e investigación previa sobre las de
denuncias y/o informes de control que pudieran contener la presunta
existencia de faltas de carácter disciplinario. Consecuentemente, si bien una
de las funciones de este órgano de apoyo es la de iniciar de oficio las
investigaciones ante la presunta comisión de una falta, esto no lo habilita a
configurarse como un órgano de auditoría interna que ejecute motu
proprio acciones de control en los distintos órganos y/o unidades de la
Entidad, sino que dicha función de actuación de oficio se refiere a los
supuestos en los que, con ocasión del desarrollo de sus competencias,
hubiera advertido indicios de otras infracciones de índole disciplinaria frente
a lo cual se encuentra facultado a iniciar las investigaciones
correspondientes[36].

j) Función de desestimación de denuncias. Declarar “no ha lugar a trámite”

una denuncia o un reporte en caso que luego de las investigaciones
correspondientes, considere que no existen indicios o indicios suficientes
para dar lugar a la apertura del PAD[37]. Así, cuando el Secretario Técnico
estime manifiestamente deficiente una denuncia porque carezca, verbi
gratia, de todo fundamento probatorio o existan otros indicios o elementos
que le resten eficacia, con la fundamentación debida, puede determinar no
ha lugar una respectiva denuncia, esta facultad es de ejercicio
excepcional[38]. Durante la etapa de investigación previa y precalificación la
responsabilidad de declarar no ha lugar a trámite una denuncia, cuando
corresponda y siempre que no se haya emitido el informe de precalificación
que recomiende el inicio del procedimiento disciplinario, es competencia y
recae estrictamente en el Secretario Técnico[39].

En caso el nuevo Secretario Técnico recibiera una denuncia relacionada a

los mismos hechos que fueron objeto de no ha lugar a trámite en un informe
de precalificación emitido por su predecesor, advirtiendo que dicho informe
no se encuentra fundamentado, resulta manifiestamente arbitrario, o
advirtiera que la nueva denuncia contiene nuevo material probatorio con el
que no se contaba al momento de la emisión del primer informe, resulta
posible una nueva evaluación de los hechos objeto de denuncia, pudiendo
asimismo, de ser el caso, emitirse el informe de precalificación
recomendando el inicio de procedimiento disciplinario. En caso el Secretario
Técnico del PAD o el órgano instructor considerasen que existen indicios de
responsabilidad disciplinaria por parte del Secretario Técnico anterior que
declaró no ha lugar al trámite de la denuncia, ello ameritará la emisión de un
informe de precalificación independiente, tramitándose de ser el caso
también través de un PAD independiente del que se instauró como
consecuencia de la nueva denuncia[40].

k) Función de dirección. Dirigir y/o realizar las acciones necesarias para el

cumplimiento de sus funciones[41]. Sin desnaturalizar las funciones
otorgadas al Secretario Técnico este puede ejercer acciones afines para el
cumplimiento de sus funciones, esto es, el uso de los medios necesarios
para el cumplimiento de sus funciones, verbi gratia, convocar a su oficina al
presunto servidor infractor para que dé su declaración sobre los hechos
materia de investigación.

3. CONCLUSIONES

La Secretaría Técnica, a cargo de un Secretario Técnico, es un órgano de

apoyo de las autoridades disciplinarias en el Procedimiento Administrativo
Disciplinario (PAD) y como tal tiene funciones previamente establecidas que
no puede exceder o dejar de ejercer; estas funciones de apoyo se
encuentran previstas en Ley 30057, el Decreto Supremo 040-2014-PCM,
Perú y la Versión actualizada de la Directiva 02-2015-SERVIR/GPGSC.