Formación de Auditores Internos

Formación de Auditores Internos

Objetivo: Contar con bases firmes para desarrollarse como auditores internos y aplicar los
elementos que conforman el protocolo internacional ISO 9001:2015 / ISO 19011:2018

Gestión de Seguridad
Sistema de y Salud Ocupacional
Gestión
Ambiental
Sistema de Gestión de
Calidad
 Requisitos de la
Norma ISO 9001:2015
 Requisito 4. Contexto de la Organización
La organización debe identificar las cuestiones internas y externas que pueden influir en los resultados
esperados, así como todas las partes interesadas y sus necesidades.

Requisito Requisito
4 4 Determinación del
Comprensión de la
organización y su alcance del Sistema
contexto. de Gestión de
Calidad.

Comprensión de las
Sistema de Gestión
necesidades y
de la Calidad y sus
expectativas de las
procesos.
partes interesadas.
 Requisito 5. Liderazgo
La Alta Dirección es responsable de que se integren los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad en los
procesos de negocio de la organización para asegurar que se logran los resultados.

Requisito Requisito
5 5 Roles,
Liderazgo y responsabilidades y
compromiso. autoridades en la
organización.

Política.
 Requisito 6. Planificación
La organización debe identificar los riesgos y oportunidades y determinar como van a ser tratados,
incluyendo el establecimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad y la forma en que se
cumplirán.

Requisito Requisito
6 6
Acciones para
abordar riesgos y Planificación de los
oportunidades. cambios.

Objetivos de la
Calidad y
planificación para
lograrlos.
 Requisito 7. Apoyo
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento,
implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad. Incluye
personal, infraestructura, ambiente, medición y seguimiento.

Requisito Requisito
7 7
Recursos.
Comunicación.
Competencia.

Información
Toma de conciencia.
documentada.
 Requisito 8. Operación
La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
La gestión global se realiza a través del control de la provisión del servicio.

Requisito
Requisito Requisito 8
8 Planificación y 8 Diseño y Producción y
control desarrollo de provisión del
operacional. los productos y servicio.
servicios.
Control de los
Requisitos para procesos, Liberación de los
los productos y productos y productos y
servicios. servicios servicios.
suministrados
externamente.
 Requisito 9. Evaluación del desempeño
La organización debe determinar el seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación de la eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad para asegurar que éste se ajusta a los requisitos.

Requisito Requisito
9 9
Seguimiento,
medición, análisis y Revisión por la
evaluación. Dirección.

Auditoría Interna.
 Requisito 10. Mejora Continua
Ejecución e Implementación de planes de mejora, de esta manera se mejora el servicio y aumentará la satisfacción de
la Ciudadanía.

10. Mejora Continua 4. Contexto del Instituto

Generar y establecer 5. Liderazgo
mejoras hacia 6. Planificación
objetivos, recursos y
la ejecución. De acuerdo con los
requisitos y recursos
Auditorías Internas y definir y establecer:
Externas. Actuar Planificar • ¿Qué hacer ?
• ¿Cómo hacerlo?
• ¿Cuándo hacerlo?

9. Evaluación del
Verificar Hacer 7. Apoyo
Desempeño 8. Operación

• Evaluar y demostrar • Ejecutar lo planeado.

conformidad vs el Plan y
objetivos.

Procedimiento de Acciones Correctivas

Cédula de No Conformidad
Temas
• Términos y definiciones
• Programa de Auditoría
• Plan de Auditoría
• Listas de Verificación
• Informe de Auditoría
• Seguimiento de la Auditoría
Términos y definiciones
 • Proceso sistemático, independiente y documentado para
Auditoría obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva.

• Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo

Programa de Auditoría de tiempo determinado.

• Extensión y límites de una auditoría (descripción de las

Alcance de la Auditoría ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y
los procesos).

• Descripción de las actividades y detalles acordados en una

Plan de la Auditoría auditoría.

• Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados

Criterios de la Auditoría como referencia.
 • Registros, declaraciones y hechos o cualquier otra
Evidencia de la Auditoría información que es pertinente para la auditoría.

• Resultado de la evaluación de la evidencia de la

Hallazgos de la Auditoría auditoría.

Conformidad • Cumplimiento de un requisito.

No Conformidad • Incumplimiento de un requisito.

 Auditado • Organización que es auditada.

Auditor • Persona que lleva a cabo una auditoría.

Equipo Auditor • Una o más personas que llevan a cabo una auditoría.

Riesgo • Efecto de la incertidumbre.

Programa de Auditoría
 Gestión de un Programa de Auditoría

Generalidades

El Instituto deberá establecer un Programa de Auditoría que contribuya a la determinación de

la eficacia del Sistema de Gestión.

La Alta Dirección debe asegurarse de que los objetivos del Programa de Auditoría se han
establecido.

El alcance de un Programa de Auditoría deberá basarse en el tamaño y la naturaleza de la

organización que se audita.

Debe darse prioridad a asignar los recursos del Programa de Auditoría para auditar los
asuntos de importancia dentro del Sistema de Gestión.

El Programa de Auditoría deberá incluir la información y los recursos necesarios para

organizar y llevar a cabo las auditorías de forma eficaz y eficiente.
 Gestión de un Programa de Auditoría

Objetivos para el Programa de Auditoría y para las auditorías

individuales.

Alcance, número, tipos, duración, ubicaciones, calendario de

las auditorías.

Procedimiento de Auditoría. ✓ El Programa de

Auditoría se sigue
y se mide para
Criterios de auditoría.
asegurarse de que
se han alcanzado
Métodos de auditoría. los objetivos.

Selección del equipo auditor.

✓ El programa se
revisa para
identificar
Recursos necesarios, incluyendo viajes y alojamiento. posibles mejoras.

Procesos para tratar la confidencialidad, seguridad de la

información, salud, seguridad y otros asuntos similares.

Riesgos y Oportunidades
 Establecimiento de los objetivos del Programa de Auditoría

➢ Los objetivos del Programa de Auditoría deben ser coherentes y servir de apoyo a la Política y los
Objetivos del Sistema de Gestión.
➢ Los aspectos que se deben considerar son los siguientes:

Características de procesos,
Prioridades de la
Propósitos del Instituto. servicios, proyectos y
Dirección. cualquier cambio en ellos.

Requisitos legales y
Requisitos del Sistema de contractuales y otros
Gestión. Necesidad de evaluar a los
requisitos con los que el
Instituto esta comprometido.
proveedores.

Necesidades y expectativas Nivel de desempeño del

auditado, como se refleja en
de partes interesadas, Resultados de auditorías
la ocurrencia de fallos o
incluyendo a la incidentes o en queja de previas.
Ciudadanía. clientes.

Nivel de madurez del

Sistema de Gestión que se
audita.
 Ejemplos de Objetivos de un Programa de Auditoría

Contribuir a la mejora del Sistema de Gestión y a su desempeño.

Cumplir los requisitos externos, por ejemplo, la certificación con una

Norma de Sistemas de Gestión.

Verificar la Conformidad con los requisitos contractuales.

Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor.

Determinar la eficacia de un Sistema de Gestión.

Evaluar la compatibilidad y la alineación de los objetivos del Sistema de

Gestión con la Política y objetivos globales de la organización.
 Determinación del alcance del Programa de Auditoría

1 La persona responsable debe determinar el

alcance del Programa de Auditoría.

2 El alcance del Programa de Auditoría puede variar

dependiendo el tamaño, naturaleza, funcionalidad,
complejidad y nivel de madurez del Sistema de
Gestión.

El alcance de la auditoría incluye una descripción

3 de las ubicaciones físicas en las que se realizará, los
procesos, áreas del Instituto, actividades a realizar,
procesos a revisar, así como el período de tiempo a
cubrir.
Funciones y responsabilidades del Responsable del Programa de Auditoría

Establecer el alcance del Programa de Auditoría.

Identificar y evaluar los riesgos para el Programa de Auditoría.

Establecer responsabilidades de la auditoría.

Establecer procedimientos para los Programas de Auditoría.

Determinar los recursos necesarios.

Asegurarse de la implementación del Programa de Auditoría:

objetivos, alcance y criterios, métodos de la auditoría, selección
del equipo auditor y evaluación de los auditores.

Asegurarse de que se mantienen y gestionan los registros

apropiados del programa.

Seguimiento, revisión y mejora del Programa de Auditoría.

 Seguimiento del Programa de Auditoría

Existen factores que pueden modificar el Programa de Auditoría, como:

• Los hallazgos de la auditoría;

• El nivel demostrado en el Sistema de Gestión de Calidad;
• Los cambios en el Sistema de Gestión del cliente o del
auditado;
• Los cambios en las normas, los requisitos legales o
contractuales a los que la organización esté comprometida;
• El cambio del proveedor.
 Clasificación de las Auditorías
CONCEPTO PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE
La que realiza una organización a sus
La que realiza una organización a su La que realiza un organismo de
proveedores para evaluar la
Definición sistema de gestión auditorías
conformidad del servicio que se
certificación a una organización
internas para autoevaluarse. que la solicita.
entrega.
Verificar la capacidad de un proveedor
Determinar si el Sistema de
Verificar el nivel de implementación, para asignarle un contrato.
Gestión cumple con los requisitos
Objetivo mantenimiento y mejora del Sistema Evaluar el cumplimiento de un
establecidos para otorgar el
de Gestión. requisito.
certificado.
Evaluar su desempeño.
De acuerdo a su Programa de Cuando esté listo y lo acuerde la
Frecuencia Auditoría o cuando lo requiera la Cuantas veces requiera el cliente. organización con el organismo
organización. certificador.
Auditor líder calificado y
Responsable Auditor Interno calificado. Auditor Interno calificado.
certificado.
Conocimiento sobre técnicas de
Conocimientos sobre técnicas de Conocimientos técnicos en el
auditorías. Los procedimientos de la
Experiencia organización y los documentos de
auditorías, procesos y reglamentación proceso de auditoría, procesos y
aplicable. Sistemas de Gestión.
referencia.
Norma ISO/IEC 17021, Requisitos
Procedimientos internos, productos
Requisitos especificados en el contrato para los organismos que realizan
Criterio de la Auditoría y servicios de la organización,
y normas de referencia. la auditoría y la certificación de
reglamento aplicable.
Sistemas de Gestión.
La totalidad del Sistema de Gestión.
La totalidad del Sistema de Gestión o La totalidad del Sistema de
Alcance sólo una parte.
Una parte del sistema.
Gestión de la organización.
Algunos controles.
Dependerá del tamaño de la
Duración organización y del alcance de la Uno o dos días promedio. De tres a diez días hábiles.
auditoría.
Plan de Auditoría
 El Plan de Auditoría debe contener:

El alcance de la auditoría,
incluyendo identificación de las
Los objetivos de la auditoría.
unidades y procesos que van a
auditarse.

Ubicaciones, fechas, horario y

Los criterios de auditoría y
duración previstos de las
documentos de referencia.
actividades de auditoría.

Métodos de auditoría que se van

a usar para obtener las Responsabilidades y funciones de
evidencias de auditoría los miembros del Equipo Auditor.
suficientes.

La asignación de los recursos

apropiados.
 Preparación del Plan de Auditoría
Es necesario:
✓ Elaborar un plan detallado y calcular los tiempos para determinar la duración de cada actividad, el
número de auditores y días requeridos para la auditoría.
✓ Debe incluir un desglose de actividades indicando el tiempo a utilizar, el responsable de atender la
auditoría y el auditor asignado.

Factores para elaborar un Plan de Auditoría

Tamaño de la organización.

Productos y/o servicios que proporciona la organización.

Procesos declarados en el Sistema.

Complejidad del Sistema de Gestión.

Requisitos adicionales (legales, contractuales, reglamentarios).

 Preparación del Plan de Auditoría
Alcance de la auditoría

Definir adecuadamente el alcance de la auditoría, permite al Equipo Auditor aprovechar el tiempo establecido
para la realización de la auditoría.

Planeación de la auditoría

➢ Ejemplos de las fases y tiempos:

Actividad Tiempo empleado

Reunión de Apertura 30 minutos

Desarrollo de la auditoría 32 horas (dos auditores) Nota: Los tiempos

pueden disminuir o
Reunión entre auditores 30 minutos (por jornada) aumentar
dependiendo de la
Reunión con el responsable de la 60 minutos (Informe preliminar y de no experiencia del
organización conformidad) equipo.

Reunión entre auditores 60 minutos

Reunión de cierre 30 minutos

 Factores que tienen impacto en un Programa y/o Plan de Auditoría

El objetivo, alcance, duración El número, importancia,

Los factores que influyen en
de cada auditoría y el complejidad, similitud y la
la eficacia del Sistema de
número de auditorías a llevar ubicación de las actividades
Gestión.
a cabo. a auditar.

Los criterios de auditoría

Las conclusiones de Los resultados de una
aplicables, los requisitos de
auditorías internas o revisión previa al Programa
gestión, normas, legales y
externas previas. de Auditoría.
contractuales.

Las preocupaciones de las

partes interesadas, tales Los cambios significativos
El idioma, contexto cultural y
como quejas de la para el auditado o sus
social.
ciudadanía o incumplimiento operaciones.
en los requisitos.

La ocurrencia de sucesos
La disponibilidad de las internos y externos: fallas en el
tecnologías de la servicio, filtraciones en
información y la seguridad de la información,
comunicación para las incidentes de seguridad,
actividades de la auditoría. delictivos o incidentes
ambientales.
Auditor Líder
 Asignación de responsabilidades al Auditor Líder

La Alta Dirección es responsable de

asignar al Auditor Líder para la
ejecución del Programa de
Auditoría.

La asignación debe hacerse con

anticipación para que la planeación
sea eficaz.
 Actividades y Responsabilidades del Auditor Líder

Competencia Sus actividades y responsabilidades comprenden de:

Auditor Líder
1. Responsable de todas las fases de la auditoría.
2. Ayudar en la selección del Equipo Auditor
3. Preparar el Plan de Auditoría.
✓ Responsabilidad
4. Orientar al Equipo Auditor.
✓ Compromiso 5. Asignar actividades al Equipo Auditor.
✓ Autoridad para tomar 6. Definir los requisitos a auditar.
decisiones 7. Cumplir con los requisitos de la auditoría.
✓ Gestión de auditorias 8. Revisar la documentación de SGC.
✓ Conocimiento en 9. Presidir las reuniones de apertura y cierre.
métodos de auditoría 10. Supervisar al Equipo Auditor durante la auditoría.
✓ Normas de SGC 11. Tomar decisiones sobre los resultados.
✓ Sobre la organización y 12. Informar observaciones y/o No Conformidades.
su contexto 13. Informar cualquier obstáculo en la auditoría.
14. Informar claramente los resultados.
15. Elaborar el Informe de Auditoría.
16. Verificar el seguimiento y cierre de la auditoría.
 Asignación de las tareas al Equipo Auditor

El Auditor Líder debe asignar a cada miembro del equipo, la

1 responsabilidad para auditar procesos, actividades,
funciones o lugares.

Debe tener en cuenta la independencia y la competencia de

los auditores, el uso eficaz de los recursos, funciones y
2 responsabilidades, auditores en formación y expertos
técnicos.

Debe realizar reuniones informativas del Equipo Auditor,

3 distribuir las asignaciones de trabajo y decidir los posibles
cambios.

¿Qué persigue un Auditor?

Constatar de manera efectiva que existan evidencias de Conformidades o No Conformidades en

el Sistema de Gestión.
Equipo Auditor
 Selección de los miembros del Equipo Auditor

La persona responsable del Programa de Auditoría deberá designar a los miembros del Equipo Auditor,
Líder de Equipo y Experto Técnico (cuando aplique).

a) La competencia global del Equipo Auditor para conseguir los objetivos de la

auditoría.

b) La complejidad de la auditoría y si la auditoría es combinada.

El Equipo Auditor deberá c) Los métodos de auditoría que se han seleccionado.

seleccionarse considerando
lo siguiente:
d) Los requisitos legales y contractuales con los que la organización esté
comprometida.

e) La independencia de los miembros del Equipo Auditor a las actividades a

auditar.

f) La eficacia del Equipo Auditor para interactuar con el auditado y trabajar

juntos.

g) El idioma de la auditoría, características culturales y sociales del auditado.

 Requisitos para la selección de auditores

El Equipo Auditor se compone de dos o más personas y a uno de ellos les corresponde ser
el Auditor Líder. Se deben considerar las siguientes características:

➢ Paciencia. ➢ Observador.
➢ Buen juicio. ➢ Seguro de sí mismo.
➢ Mente abierta. ➢ Capacidad para escuchar.
➢ Capacidad de comunicación. ➢ Analítico.
➢ Tenacidad. ➢ Honesto.
➢ Capacidad de probar y cuestionar. ➢ Diplomático.
➢ No importarle lo que piensen de él/ella. ➢ Disciplinado.
 ¿Cómo asegurar la competencia del Equipo Auditor?

Seleccionar a los miembros del

Identificar los conocimientos y las
Equipo Auditor de tal manera que
habilidades necesarias para
cuenten con los conocimientos y
alcanzar los objetivos.
habilidades necesarias.

Nota: Si el Equipo Auditor no

cumple con todas las
competencias necesarias
deberán incluirse en el
equipo expertos técnicos
con habilidades adicionales.
Los expertos técnicos no
actuarán como auditores.
 ¿Qué prácticas tiene un buen auditor?

Un buen auditor debe:

Realizar la
Identificar Administrar Registrar datos
Mantener el investigación de
indicios de No tiempo para relevantes para
control de la acuerdo con la
Conformidades realizar la fundamentar
situación. Lista de
e investigar. auditoría. los hallazgos.
Verificación.

Hacer las
Hacer Obtener Observar y
mismas
Mantenerse preguntas a las respuestas de cumplir las
preguntas a
alerta. personas la persona reglas del área
diferentes
indicadas. entrevistada. auditada.
personas.

Evitar tomar la Evitar hacer

Reunirse al menos
posición de declaraciones de
una vez al día con
“sabelotodo” o No Conformidades
el equipo.
“experto”. prematuras.
Listas de Verificación
 Lista de Verificación

El Equipo Auditor debe recopilar información pertinente a la auditoría y preparar documentos de

trabajo, dichos documentos pueden incluir:

Listas de verificación.

Ventajas: Debe dar a conocer:

✓ Mantiene un objetivo claro de la

✓ Lo que quiere ver.
auditoría.

✓ Mantiene la continuidad de la auditoría. ✓ Lo que está buscando.

✓ Da un registro exacto de lo que se revisó. ✓ Con quién quiere hablar.

✓ Lo que quiere preguntar.

Ejecución de la Auditoría
 Ejecución de las actividades de Auditoría

Reunión de Apertura

Confirmar el acuerdo de todas las partes.

Las actividades de
auditoría se realizan en
Presentar al Equipo Auditor. una secuencia definida,
puede variar para
Asegurar de que se pueden realizar las actividades planificadas. adaptarse a las
circunstancias.

La reunión de apertura se realiza con la

Dirección del auditado y/o con aquellos
responsables de las funciones o procesos
que se van a auditar.
 ¿Qué debe considerarse en una reunión de apertura?

Confirmación del Plan de

Presentación de los Auditoría, fecha, hora de Métodos para gestionar los
participantes (observadores, Confirmación de los reunión de cierre o cualquier riesgos para la organización
guías) y descripción de sus objetivos, alcance y criterios. reunión intermedia de que resulten de la presencia
funciones. equipo y cualquier cambio a del Equipo Auditor.
última hora.

Confirmación de los canales Confirmación de que el

Confirmación de los recursos
de comunicación formal Confirmación del idioma que auditado será informado
e instalaciones que necesita
entre equipo auditor y se utilizará (cuando aplique). sobre el avance de la
el Equipo Auditor.
auditado. auditoría.

Confirmación de los temas Confirmación de los Método de la presentación Condiciones bajo las cuáles la
de confidencialidad y procedimientos pertinentes de la información sobre auditoría puede darse por
seguridad de la información. para el equipo auditor. hallazgos de la auditoría. terminada.

Confirmación de la Reunión
de cierre.
 Comunicación durante la auditoría

Puede ser necesario llegar a acuerdos formales para la comunicación en el Equipo Auditor, con el
auditado, cliente y/u organismos externos.

El Equipo Auditor debe reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la
auditoría y reasignar tareas.

Las evidencias recopiladas que sugieran un riesgo deben comunicarse inmediatamente al auditado.

Cuando se detecta que los objetivos de la auditoría no son alcanzables, el Auditor Líder debe informar y
tomar las acciones correspondientes.

Todos los cambios realizados al Plan de Auditoría deben revisarse y aprobarse por el Responsable del
Programa de Auditoría y por el auditado.
 Entrevista

¿Qué considerar en una entrevista?

a) Ser cortés y amable b) Silencio

• Has que el entrevistado se sienta • El silencio es apropiado para obtener

cómodo para que sea accesible y respuestas adicionales, será útil
responda. porque alguna No Conformidad
• Solicita al auditado amablemente que puede ser detectada.
explique sus actividades.
• Escucha cuidadosamente, las
preguntas deben ser pertinentes a la
actividad auditada.
 Entrevista

c) Habla en voz alta al revisar documentos

• Una recomendación es que, al revisar

documentos, comenta en voz alta
“ahora veo, esto se controla así o se
hace así”, el auditado lo corregirá en
caso de estar equivocado o dará d) Consideraciones adicionales
información adicional.
• Pregunta directamente a la persona que ejecuta.
• No subestimes al entrevistado.
• Utiliza el mismo lenguaje del entrevistado.
• Habla directamente con la persona.
• Sé flexible y mantén la mente abierta.
• No te salgas del tema, has preguntas relacionadas
al Sistema de Gestión.
• Agradece al auditado una vez que la auditoría
termine.
 Estrategias para obtener información

Has preguntas abiertas usando:

Evita preguntas que sean:
¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde? Entrevista al personal adecuado
*Cerradas, repetitivas, obvias,
¿Por qué? hipotéticas.
¿Cómo?

Escoge tú siempre la muestra que

Escucha un 70% y habla un 30%. Confirma una afirmación.
quieres auditar.

Has registros para identificar:

No trates de ver todo porque si no, *Donde estabas, con quien hablaste,
No te involucres en discusiones.
no verás nada. qué documentos revisaste, qué se
examinó, el número de hallazgos.
 Recopilación y verificación de la información

Los métodos para recopilar información pueden ser:

Entrevistas Observaciones

✓ Los auditores investigan solamente una muestra representativa.

✓ No se debe investigar una muestra demasiado grande ya que puede tomar mucho tiempo de las
actividades de la auditoría.

¿Qué debe hacer un auditor cuando toma una muestra?

Contemplar todas las áreas Asegurarse que la muestra es

relacionadas con los objetivos y representativa para tener un
alcance de la auditoría. panorama real del sistema.
 Identifica las posibles actitudes que puede tener un auditado:

Información
Autoritarismo
copiosa/excesiva
Antagonismo
Conflictos internos
Hostilidad (Agresividad)
Decepción
Tácticas dilatorias
Estrés
Tácticas de manipulación

Tácticas de distracción Mutismo

 Tiempos para el Auditor

a) Tiempo para preguntar

Depende del requisito y de lo
que quiere saber. Tiempo d) Tiempo para realizar actividades
estimado de 10 a 20 minutos
para realizar preguntas.
Con base en la complejidad de la
actividad, proceso o requisito.
Tiempo estimado no mayor a 3
b) Tiempo para escuchar horas, incluyendo registro de
datos y/o hallazgos.
Depende de sus preguntas y de
la complejidad de las respuestas.
Tiempo estimado de 30 a 40
minutos.
e) Tiempo para mirar alrededor
Esta actividad se puede realizar
c) Tiempo para analizar datos durante el proceso de auditoría.
La actividad está implícita en los
Depende de la experiencia y tiempos ya definidos.
de la habilidad en el manejo
del requisito. Tiempo
estimado de 30 a 40 minutos.
 También hay palabras que un auditor no debe usar:

No personalices las conclusiones y no uses frases como:

• Yo creo
• Yo siento
• Yo pienso
• De acuerdo con mis conocimientos
Como auditor, • Mi experiencia dice
recuerda utilizar las
palabras adecuadas
para sustentar tus
Puedes utilizar las siguientes:
conclusiones.
• Con base en….existe una observación.
• Es incorrecta la aplicación del requisito…
• Verifiqué el incumplimiento en el procedimiento con
respecto a…
• De acuerdo con el requisito de la norma…

✓ Durante la auditoría, recuerda: preguntar, observar, pensar, escuchar, evaluar, registrar.

Identificación, clasificación y
documentación de hallazgos
 Clasificación de las No Conformidades

No Conformidad No Conformidad
Observación
Mayor Menor

• Incumplimiento o • Incumplimiento o • Riesgo potencial

la no aplicación la no aplicación que puede
de un requisito parcial de un convertirse en un
del Sistema de requisito del incumplimiento al
Gestión. Sistema de Sistema de
Gestión. Gestión.

Ejemplos Ejemplos Ejemplos

• No hay auditorías • Procedimientos • Documentos sin

internas. incompletos. fechas.
• No se evalúan • Documentación • Documentos sin
proveedores. incompleta de firmas.
• Documentos sin capacitación. • Listas desactualizadas
control. • Falta de registros. (proveedores).
• Sin seguimiento a No • Utilización de • Registros de los
Conformidades. formatos no procesos
establecidos. incompletos.
 Evita redactar inadecuadamente una No Conformidad

Cuando se identifique una No

Conformidad, comunícalo al
Responsable del área para
obtener un acuerdo.

Si estás seguro de la No
Conformidad, sostenla, el
auditado podría estar en
desacuerdo.

El Responsable del proceso te

corregirá si cometes un error
o mal interpretas la
documentación.

Registra la No Conformidad y
la evidencia que esté basada
en hechos.
 Factores para redactar adecuadamente una No Conformidad:

1 Identifica la evidencia (documentos, registros,

etc.)

2 Identifica la clasificación de la No
Conformidad.

3 Redacta la No Conformidad en una sola

oración.

4 Identifica el requisito de la norma que se

incumple.

5 Recuerda que las No Conformidades están

siempre relacionadas con los requisitos de la
norma.
 Conclusiones de la Auditoría

Antes del cierre de la auditoría, el equipo auditor se reunirá para:

Conclusiones Revisar los hallazgos de la auditoría y demás información recopilada.

de la auditoría.

Acordar las conclusiones de la auditoría.

Preparar recomendaciones (esto en caso de estar considerado en el Plan

de Auditoría).

Comentar el seguimiento de la auditoría, cuando sea aplicable.

 Reunión de Cierre

La reunión de cierre se realiza para

presentar los hallazgos y conclusiones
de la auditoría.

Asistentes:
• Alta Dirección.
• Responsables de Procesos.
• Cliente de la auditoría.

✓ En la reunión de cierre se da lectura a las

No Conformidades y se informa sobre las
observaciones relevantes para que el
auditado pueda establecer acciones.

✓ Los participantes acuerdan el tiempo

para hacer el Plan de Acción que trate
dichos hallazgos.
Informe de Auditoría
 Preparación, aprobación y distribución del Informe de Auditoría

1. Preparación del Informe de Auditoría.

Objetivos de auditoría.

Los hallazgos de la auditoría y

evidencias relacionadas.
Alcance de la auditoría,
identificación de las unidades de la
organización y procesos auditados.
Conclusiones de la auditoría.
La identificación del Equipo
Auditor y de los participantes
(auditado). Una declaración del grado en
que se han cumplido los criterios
de auditoría.
Las fechas y lugares donde se
realizó la auditoría.
 Preparación, aprobación y distribución del Informe de la Auditoría

2. Distribución del Informe de Auditoría.

Debe distribuirse
El Informe de a los receptores,
Auditoría debe tal como se
Debe estar
emitirse en el defina en el
fechado, firmado
periodo de Procedimiento
y aprobado.
tiempo de Auditorías o
acordado. en el Plan de
Auditoría.
Seguimiento de la Auditoría
 Realizar las actividades de seguimiento de la auditoría.

Acciones que debe de realizar el auditado y el Equipo Auditor:

Las conclusiones de
El Auditor Líder
la auditoría indican Las acciones son El auditado debe
debe verificar las
la necesidad de decididas y informar esas
acciones y
correcciones o emprendidas por el acciones al Equipo
evidencias para
acciones de auditado. Auditor.
evaluar su eficacia.
mejora.

El Auditor Líder
El Auditor Líder
confirma la eficacia
Programa en caso
de las acciones
necesario, la
establecidas de
auditoría de
acuerdo con lo
seguimiento.
programado.