Módulo

Servicios Auxiliares de
Contabilidad
Unidad No.2
Procedimiento de un Sistema de
Contabilidad y Libros de Registros
SERVICIOS
AUXLIARES DE
CONTABILIDAD

Procedimientos de un Sistema de Contabilidad y Libros

de Registros.

Objetivo General del Curso:

Ofrecer profesionales capacitados y competitivos de la
ocupación para organizar, controlar y gestionar
eficazmente un sistema contable, según indicaciones y
procedimientos.
 PROCEDIMIENTOS DE UN
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Y LIBROS DE REGISTROS MODULO NO.

Objetivo General del Módulo:

Al finalizar el módulo las personas participantes estarán en la

capacidad de aplicar procedimientos de un sistema contable y los
libros de registros, según las operaciones y transacciones de la
empresa.
Contenido
INTRODUCCION .........................................................................................................................1

PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Y LIBROS DE REGISTROS

..........................................................................................................................................................2

DEBITOS Y CREDITOS ...............................................................................................................3

BALANCE DE UNA CUENTA: ....................................................................................................3

ECUACION BASICA DE LA CONTABILIDAD: ......................................................................4

EFECTO DE LAS OPERACIONES DE NEGOCIOS EN LA ECUACION CONTABLE. ......7

LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y SUS COMPONENTES: .......................................19

COMPONENTES BASICOS DE UN SISTEMA: .....................................................................19

CONCEPTOS RELATIVOS A LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN SISTEMA ........20

BALANCE DE APERTURA DEL SISTEMA ............................................................................21

CARACTERÍSTICAS DEL BALANCE DE APERTURA.........................................................21

LIBROS Y DOCUMENTOS DE REGISTROS: ........................................................................21

ENTRADA DE DIARIO..............................................................................................................22

DIARIO GENERAL .....................................................................................................................22

REGISTRO DE LAS OPERACIONES EN EL DIARIO GENERAL .......................................24

MAYOR GENERAL: ....................................................................................................................25

MAYORES AUXILIARES: ..........................................................................................................25

MAYOR DE CUENTA T: ............................................................................................................26

DOCUMENTOS COMERCIALES COMO FUENTE DE INFORMACION .........................27

BIBLIOGRAFIA ...........................................................................................................................29

EQUIPO TECNICO .....................................................................................................................29

 Servicios Auxiliares de Contabilidad

INTRODUCCION
La contabilidad se basa en un sistema de registro de partida doble, por tanto, cada
transacción que realice una organización afectará a dos o más cuentas del sistema
contable. Para procesar adecuadamente la información económica de los negocios es
importante conocer los libros que integran un sistema contable, de qué manera se
afectan y cómo contribuyen para la elaboración y presentación de los estados
financieros. Por ello, este módulo estudiará los fundamentos para registrar las
transacciones de negocios como la ecuación contable básica y otras igualdades, El libro
Diario, El mayor General, la cuenta T y los saldos de ésta, así como las reglas del débito
y el crédito.

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Unidad No.2 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad y Libros de Registros

PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE
CONTABILIDAD y LIBROS DE REGISTROS
Una de las tareas que se le atribuye al contador, es conocer los procedimientos relativos
a los registros de las operaciones que realizan las entidades económicas en sus libros de
contabilidad. Independientemente de que un negocio sea grande o pequeño, o que su
procedimiento sea simple o complejo o que se empleen métodos manuales, mecánicos
o electrónicos, el mantenimiento de los registros constituye un proceso sumamente
vital, en razón de que el desarrollo eficiente de la mayor parte de las actividades
contables depende en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de
contabilidad. Cuando un estudiante posee una preparación sólida en la teoría de la
contabilidad esto le permitirá de manera consciente, asegurarse
de que los registros se llevan de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, y además, estará en
condiciones de comprender e interpretar los estados financieros.

Los sistemas de contabilidad deben elaborarse atendiendo al

tamaño y la naturaleza de cada empresa, para así brindar
informaciones pertinentes y adecuadas, que le permitan a los
diferentes usuarios (Bancos, Acreedores, Inversionistas, etc.)
tomar decisiones acertadas.

En este módulo señalamos los componentes fundamentales de

un sistema de contabilidad, en esta parte nos referiremos a los
libros que utilizan las empresas para registrar sus operaciones.

La secuencia de los procedimientos contables utilizados para

registrar, clasificar y resumir la información contable, con frecuencia se denomina ciclo
contable. El ciclo contable comienza con los registros iniciales de las transacciones
comerciales y concluye con la preparación de los estados financieros formales que
resumen los efectos de estas transacciones sobre las cuentas de una empresa. El término
“ciclo” indica que estos procedimientos se deben repetir continuamente para permitir
que la empresa prepare estados financieros nuevos y actualizados a intervalos
razonables.

Los procedimientos contables se pueden resumir de la siguiente manera:

1. Registro de las transacciones en el diario. A medida que ocurre una transacción

comercial, ésta se asienta en el diario, y así se crea un registro cronológico de
eventos. Este procedimiento completa el paso de registro en el ciclo contable.

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 Servicios Auxiliares de Contabilidad

2. Mayorización de las cuentas. Los cambios débitos y créditos en los saldos de las
cuentas se trasladan del diario al mayor. Este procedimiento clasifica los efectos
de las transacciones comerciales en términos de cuentas específicas.

3. Preparación de un balance de prueba. Un balance de prueba demuestra la

igualdad de los asientos débitos y créditos en el mayor. El propósito de este
procedimiento consiste en verificar la exactitud del proceso de mayorización y el
cálculo de los saldos de las cuentas del mayor.

4. Preparación de los estados financieros. La preparación de los estados

financieros resume los efectos de las transacciones comerciales que ocurren hasta
la fecha de los mismos y completa el ciclo contable.

DEBITOS y CREDITOS

En la terminología contable, la casilla del lado izquierdo, se utiliza para registrar los
Débitos y en el lado derecho se registran los Créditos. Al registro de un asiento en el
lado izquierdo de una cuenta se le llama débito o cargo" y a un asiento que se anota en
el lado derecho se le llama crédito o abono.

En muchas ocasiones, las personas que desconocen la teoría de la contabilidad suelen

creer que los cargos representan algo desfavorable y que los créditos constituyen un
concepto favorable. En tal sentido, en ninguno de los dos casos se presentan situaciones
favorable ni desfavorable, ya que esto se refiere a los dos lados de una cuenta y por
consiguiente, todas las cuentas se debitan y se acreditan.

BALANCE DE UNA CUENTA:

El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los
créditos, colocándose dicho balance del lado donde su importe sea mayor. Si los débitos
de una cuenta son superiores a los créditos, el balance se coloca del lado del débito (lado
izquierdo) en cambio, si los créditos de una cuenta son superiores a los débitos, el
balance se coloca de lado del crédito.

Ejemplo del balance de una cuenta.

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Unidad No.2 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad y Libros de Registros

ECUACION BASICA DE LA CONTABILIDAD:

En el primer módulo nos referimos al principio de la partida doble, atribuida al Monje
Franciscano Fray Luca Paciolo en su obra Suma Arithmética, Geometría, et Portionalista
difundida en el año 1494, el cual consiste en verificar que en toda operación contable la
suma de los Débitos debe mantener una igualdad con la suma de los Créditos; esto
guarda relación con la ecuación básica de la contabilidad, la que a su vez expresa que la
suma de las cuentas con saldos de débito, debe ser igual a la suma de las cuentas con
saldos de crédito.

La ecuación básica se expresa de la forma siguiente:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

Como en cualquier ecuación algebraica, la ecuación básica puede descomponerse de la
forma siguiente:

A=P+C
A-P=C
A-C=P
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

$100,000.00 $20,000.00 $80,000.00

$100,000.00 $100,000.00

PASIVO = ACTIVO - CAPITAL

$20,000.00 $100,000.00 $80,000.00

$20,000.00 $20,000.00

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 Servicios Auxiliares de Contabilidad

CAPITAL = ACTIVO - PASIVO

$80,000.00 $100,000.00 $20,000.00

$80,000.00 $80,000.00

La ecuación contable básica se muestra en la ecuación a) de la gráfica más abajo, y

representa la relación entre activos, pasivos y capital contable. De un lado están los
activos totales y del otro las fuentes de financiamiento y los derechos legales y
económicos sobre estos activos (pasivo y capital contable).

Por su parte, el capital contable agrupa dos elementos que se muestran en la ecuación
b) y son: el capital social, que expresa las aportaciones de los accionistas y las utilidades
retenidas,
que representan las utilidades generadas por el negocio y reinvertidas en éste.

A su vez, las utilidades retenidas están integradas por las utilidades de periodos
anteriores no repartidas más la utilidad del periodo actual, disminuidas por los
dividendos, es decir, por aquella porción de las utilidades repartidas entre los
accionistas. Esta explicación se observa de forma gráfica en la igualdad c). Finalmente,
la ecuación d) indica que la utilidad del periodo actual está integrada por los ingresos
menos los gastos.

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Unidad No.2 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad y Libros de Registros

Para saber más…

ACTIVOS

Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se espera

rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina con base en
el costo de adquisición del artículo, más todas las erogaciones necesarias
para su traslado, instalación y arranque de operación. Los tipos de activos
de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un
pequeño negocio de servicios puede tener sólo un equipo de transporte de
materiales y una oficina en la casa del dueño. Una gran tienda puede tener
edificios, mobiliario, máquinas y equipo.

Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad tiene en su

poder, o depositado en alguna institución bancaria, las cuentas por cobrar
pendientes con sus clientes, o con sus empleados, los productos o
mercancías disponibles para su manufactura o comercialización, las
instalaciones físicas donde están los almacenes, oficinas y plantas
productivas, el terreno donde están construidas dichas instalaciones, el
equipo para transportar la mercancía o el personal de la entidad, el
mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas y productividad, el
equipamiento de las oficinas administrativas, así como la maquinaria y
herramientas del área de producción.

PASIVOS

El pasivo representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades

conocidas como acreedores. Éstos tienen derecho prioritario sobre los
activos del negocio, antes que los dueños, quienes siempre ocuparán el
último lugar. En caso de disolución o cierre de un negocio, con el producto
de la venta de los activos se debe pagar primero a los trabajadores. En
segundo lugar, se encuentran los acreedores, mientras que el remanente
queda para los dueños.

Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar a los
proveedores provenientes de compras efectuadas a crédito, los sueldos o
salarios pendientes de pago a empleados de la entidad, los impuestos por
pagar y los préstamos bancarios a corto y a largo plazos solicitados para la
adquisición de activos.

CAPITAL

El capital es la aportación de los dueños conocidos como accionistas.

Representa la parte de los activos que pertenecen a los dueños del negocio.

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 Servicios Auxiliares de Contabilidad

En síntesis, es la diferencia entre el monto de los activos que posee el

negocio y los pasivos que debe. Capital contable y capital neto son otros
términos de uso frecuente para designar la participación de los dueños.

La participación de los dueños, o capital contable, puede aumentar en dos

formas:

1. Por la aportación en efectivo o de otros activos al negocio.

2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operación del negocio.

El capital contable puede disminuir en dos formas:

1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los
accionistas. Dicho retiro puede ser un reembolso del capital aportado o
un reparto de las utilidades obtenidas, llamadas, en este caso,
dividendos. Es decir, estos últimos representan la distribución de las
utilidades obtenidas entre los accionistas. Los dividendos no son un
gasto, sino reparto de utilidades obtenidas. Las distribuciones suelen
realizarse en efectivo o en acciones adicionales a favor de los
accionistas.

2. Por las pérdidas provenientes de la operación del negocio.

EFECTO DE LAS OPERACIONES DE

NEGOCIOS EN LA ECUACION
CONTABLE.
Los negocios realizan múltiples operaciones o transacciones que tienen un efecto directo
en los componentes de la ecuación contable básica. Una sola operación puede afectar a
uno o más elementos de la ecuación. Por ello, en esta sección se analizará cómo las
transacciones de los negocios afectan la igualdad.

Transacción 1: Aportación de los dueños

Rodrigo Santos y Andrea Montalvo han decidido emprender un negocio dedicado a
ofrecer el servicio de renta de equipo para oficinas. Ellos denominan a su empresa
OfficeMart, S.A., rentan un local y realizan una aportación inicial de capital. Rodrigo
aportó $350,000 y Andrea contribuyó con $250,000. El total de la aportación fue

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Unidad No.2 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad y Libros de Registros

depositado en una cuenta bancaria a nombre de OfficeMart, S.A. Después de esta

transacción, el activo y el capital contable se incrementan por un total de $600,000. En
Seguida se presenta el efecto de la transacción realizada por OfficeMart sobre la
igualdad contable:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos = Capital Social

+ 600,000 + 600,000

Total $600,000 = Total $600,000

Transacción 2: Obtención de préstamo bancario

A fin de comenzar las operaciones y contar con suficiente equipo para ofrecer sus
servicios, la empresa solicita un préstamo bancario de $200, 000, el cual se les otorga
inmediatamente y se deposita en su cuenta. El efecto en la igualdad contable es:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos = Préstamo
+ 200,000 Bancario
+ 200,000

Total $200,000 = Total $200,000

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Transacción 3: Compra de mobiliario en efectivo

OfficeMart, S.A. compra escritorios, sillas, copiadoras, impresoras y equipos para fax
por un total de $120,000, a fin de iniciar las operaciones. Dicha cantidad fue pagada
con el cheque número 0001 de la cuenta de la empresa. El efecto en la igualdad
contable es:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos Mobiliarios =
- 120,000 + 120,000

Total $0 = Total $0

Transacción 4: Compra de equipo de transporte

Para ofrecer un mejor servicio a los clientes, OfficeMart, S.A. decidió comprar una
camioneta seminueva para transportar el equipo hasta el domicilio de sus clientes. El
costo de la camioneta fue de $80,000 y se pagó con el cheque número 0002 de la
empresa. El efecto de esta operación es:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos Equipo =
- 80,000 transporte
+ 80,000

Total $0 = Total $0

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Transacción 5: Compra de mobiliarios a crédito.

OfficeMart, S.A. ha tenido mucho éxito en sus servicios y por ello decidió comprar más
equipo para después ofrecerlo en renta. El señor Santos acordó con su proveedor de
muebles de oficina la compra a crédito de escritorios y sillas de diferentes modelos por
$56,000, que serán pagados en 30 días. En seguida se ilustra gráficamente el impacto de
esta transacción en la ecuación contable:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Mobiliarios y = Cuentas por +

Equipos pagar
+ 56,000.00 + 56,000.00

Total $56,000.00 = Total $56,000.00

Transacción 6: Prestación de servicios con pago en

efectivo.
El primer servicio que brinda OfficeMart, S.A. es al despacho de arquitectos Diseña,
S.C., que renta una copiadora por ocho días y paga $54,000 con el cheque número
7910. Esta transacción impacta a la ecuación contable de dos formas: incrementa la
cuenta de bancos y aumenta la cuenta de capital contable por un aumento en los
ingresos:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos = Ingresos por

+ 54,000 Servicios
+54,000

Total $54,000 = Total $54,000

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 Servicios Auxiliares de Contabilidad

Transacción 7: Pago de alquiler del local

A mitad del mes se tiene que pagar la renta del local en donde está operando
OfficeMart, S.A. Para ello se extiende el cheque número 0003 de la cuenta de OfficeMart
por un total de $15,000.

El efecto en la ecuación contable básica es de dos formas: disminuye la cuenta de bancos

y disminuye la cuenta de capital contable por los gastos efectuados:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos = Gastos de
- 15,000 Alquiler
-15,000

Total -$15,000 = Total -$15,000

Transacción 8: Pago de sueldos

En la primera quincena de inicio de operaciones se tienen que pagar los sueldos a los
empleados Que trabajan en OfficeMart. Para ello se extiende el cheque número 0005
por un total de $25,000. El efecto en la ecuación contable básica es de dos formas:
disminuye la cuenta de bancos Y disminuye la cuenta de capital contable por los gastos
efectuados:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos = Gastos de
- 25,000 sueldos
-25,000

Total -$25,000 = Total -$25,000

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Transacción 9: Pago de préstamo bancario

Debido al éxito que ha tenido OfficeMart, S.A., los dueños deciden liquidar el total del
préstamo bancario que obtuvieron para iniciar el negocio. Por ello, del saldo que se
tiene en la cuenta de cheques del negocio se pagan los $200,000 del préstamo bancario.
El efecto de esta transacción en la ecuación es:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos = Préstamo Bancario

- 200,000 – 200,000

Total -$200,000 = Total -$200,000

Transacción 10: Pago de mercancías comprada a crédito

Ha transcurrido un mes desde que OfficeMart, S.A. compró a su proveedor los muebles
de oficina. Por ello OfficeMart expide el cheque número 0006 de la cuenta de la empresa
para liquidar la cuenta por pagar que tenía pendiente por $50,000. El efecto en la
ecuación se analiza en el Siguiente cuadro:

ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL

Bancos = Cuentas por Pagar

- 50,000 – 50,000

Total -$50,000 = Total -$50,000

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Para saber más…

Antes de entrar al registro contable, es primordial que te
asegures de que dominas la manera en que las diferentes
operaciones que efectúa una organización económica
impactan a la ecuación contable básica.

Veamos el efecto de las transacciones pasadas en la Ecuación Contable.

ACTIVOS PASIVO CAPITAL CONTABLE
Mobiliarios y Prestamos
Equipo de
Bancos Equipos de Cuentas por pagar Bancario por Capital social Ingresos Gastos
Transporte
Oficina Pagar

1 600,000.00 (+) 600,000.00 (+)

2 200,000.00 (+) 200,000.00 (+)

3 -120,000.00 (-) 120,000.00 (+)

4 -80,000.00 (-) 80,000.00 (+)

5 56,000.00 (+) 56,000.00 (+)

6 54,000.00 (+) 54,000.00 (+)

7 -15,000.00 (-) -15,000.00 (-)

8 -25,000.00 (-) -25,000.00 (-)

9 -200,000.00 (-) -200,000.00 (-)

10 -50,000.00 (-) -50,000.00 (-)

Saldo
Final 364,000.00 176,000.00 80,000.00 6,000.00 0.00 600,000.00 54,000.00 -40,000.00

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ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL

620,000.00 6,000.00 614,000.00
ACTIVOS PASIVOS + CAPITAL
620,000.00 = 620,000.00

Nota: Los ingresos suman al capital, en cambio, los gastos restan al capital.

Caso demostrativo: registro de transacciones

En esta sección se aplicará lo que se ha explicado detalladamente en las secciones
anteriores. Para ello se presenta una serie de transacciones efectuadas durante mayo
del 20XX por la empresa Servi-Mant, SRL.

Servi-Mant, S.A. es una empresa que se dedica al servicio de limpieza de pisos,

ventanas e instalaciones en general. Esta empresa inició sus operaciones como una
sociedad de responsabilidad limitada integrada por tres socios, quienes realizaron
una aportación de $100,000.00 cada uno.

A continuación, se muestran las transacciones que efectuó Servi-Mant, S.A. durante

el primer mes de operaciones y sus efectos en la Ecuación Contable Básica:

1. El 1o. de mayo, con la aportación total de los socios, se abrió una cuenta de cheques
empresarial en Banco Popular a nombre de la empresa.

Transacción 1:

• ACTIVO: En la cuenta de Bancos, ya que se realizó la apertura de una cuenta

bancaria; por lo tanto, se debe hacer un debito por $300 000 (3 socios * $100
000) para aumentar el activo.

• CAPITAL: La cuenta de Capital social aumenta por $300 000 con la

contribución de los tres socios; por lo tanto, se debe hacer un crédito para
aumentar el capital.

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 Servicios Auxiliares de Contabilidad

2. El 2 de mayo, los socios firmaron un contrato de alquiler por el local en donde se

establecerá el negocio y pagaron $50,000.00, correspondientes al pago por adelantado
de los próximos cinco meses. Este pago se realizó con el cheque número 0001 de la
cuenta de la empresa.

Transacción 2

• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo cual

desciende el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un
crédito por $50,000.

• ACTIVO: Aumenta en la cuenta de Renta pagada por anticipado, ya que la

renta aún no se ha utilizado, lo cual representa un activo; por tanto, se debe
realizar un debito por $50 000.

3. El 2 de mayo se compró mobiliario y equipo de oficina a Fabricantes

Muebleros, S.A. El total de la compra fue de $120,000. Se pagó la mitad de la
factura con el cheque número 0002 y el resto deberá pagarse en 15 días.

Transacción 3

• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo

cual desciende el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar
un crédito por la cantidad de $60,000.

• ACTIVO: Aumenta la cuenta de Mobiliario y equipo de oficina, que es una

cuenta de activo que deberá debitarse por $120,000.

• PASIVO: Aumenta por tener el compromiso de pagar a Fabricantes

Muebleros el resto de la factura. Este aumento debe registrarse en la cuenta
Cuentas por pagar Proveedores y por ello debe registrarse un crédito por
$60,000.

4. El 3 de mayo se pagaron $20,000 por concepto de publicidad; para ello se

emitió el cheque número 0003.

Transacción 4

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Unidad No.2 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad y Libros de Registros

• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque se realizó un pago, lo cual

desciende el saldo de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un
crédito por $20,000.

• GASTOS: La publicidad representa un gasto, por lo cual se debe aumentar

la cuenta Gasto por publicidad con un debito por un monto de $20,000.

5. El 6 de mayo se compró un camión para la operación del negocio en $270 000.

Las condiciones de compra fueron las siguientes: 40% de inicial, para lo cual
se emitió el cheque número 0004, y el resto se deberá pagar en pagos
mensuales a un plazo de 24 meses.

Transacción 5

• ACTIVO: Aumenta debido a que el camión representa un activo para la empresa,

por ello debe realizarse un debito por $270,000 a la cuenta de Equipo de
transporte.

• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos porque una parte de esta compra se realizó
con un pago de la cuenta de cheques; por lo que se debe realizar un crédito por
$108,000 ($270,000 * 40%).

• PASIVO: Aumenta por la parte que se va a pagar a crédito; se debe acreditar

la cuenta de Documentos por pagar a Largo Plazo.

6. El 8 de mayo se contrataron a seis personas para el trabajo operativo y se acordó

pagarles $2,500 quincenales a cada uno. Además, se contrató personal
administrativo con un sueldo quincenal total de $40,000. Sus labores comenzarán
el 16 de abril.

Transacción 6

• En esta operación no se ve afectada ninguna cuenta contable, por ende, no se

requiere hacer ningún asiento contable. Cuando se contrata un personal no se
genera un gasto de salario porque no es costumbre pagar salarios por adelantado.

7. El 11 de mayo se compró a un mismo proveedor material para oficina por $5,000,

además de productos químicos por $63,000. El pago se hará posteriormente.

Transacción 7

• ACTIVO: La cuenta de Materiales de oficina, así como la de Productos químicos

aumentan, por lo cual deben hacerse débitos de $5,000 y de $63,000.

16
 Servicios Auxiliares de Contabilidad

• PASIVO: Aumenta porque la compra se realizó a crédito, por lo cual debe hacerse
un asiento crédito a la Cuenta por Pagar Proveedores por $68,000, que es el total
de las compras realizadas.

8. El 15 de mayo se solicitó un préstamo de $40,000 al Banco Popular, por lo que se

firmó un documento a un plazo de 24 meses con una tasa de interés de 12% anual
pagadero mensualmente. El préstamo fue otorgado y recibido en forma
inmediata.

Transacción 8

• ACTIVO: La cuenta de Bancos aumentará porque se obtuvo el préstamo, por lo que

debe aumentarse con un debito de $40,000.

• PASIVO: La cuenta de Prestamos por pagar a largo plazo, que es una cuenta de pasivo,
sufre un aumento porque se contrajo la obligación de pagar al banco $40,000.

9. El 17 de mayo se pagó el resto de la factura de Fabricantes Muebleros, S.A. con el

cheque número 0005.

Transacción 9

• PASIVO: La Cuenta por Pagar Proveedores disminuye con un crédito de $60,000 para
saldar esa cuenta por pagar que tenía pendiente de pago.

• ACTIVO: La cuenta de Bancos disminuye con un crédito porque el pago se realizó con
cheque y afecta directamente el saldo de la cuenta de cheques.

10. El 20 de mayo se efectuó una venta de $160,000, de la cual se cobraron $60,000; los
$100,000 restantes serán cobrados hasta el siguiente mes. El total del dinero
recibido se depositó en la cuenta de cheques de la empresa.

Transacción 10

• ACTIVO: La cuenta de Bancos aumenta por la entrada de efectivo a la cuenta de

cheques, por lo cual se debe hacer un debito por $60,000.

• ACTIVO: La Cuenta por Cobrar Clientes aumenta por la prestación del servicio a
crédito, se debe registrar un debito por $100,000.

•INGRESOS: La cuenta Ingresos por servicios aumenta con un crédito por $160 000.

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11. El 22 de mayo se pagaron $1,300 por concepto de reparaciones de equipo de

cómputo. Para ello se emitió el cheque número 0006.

Transacción 11

• ACTIVO: La cuenta de Bancos disminuye por el pago de las reparaciones realizadas,

por lo que se debe hacer un crédito de $1,300.

• GASTOS: La cuenta de Gasto por mantenimiento aumenta, por lo cual se debe

registrar un debito de $1,300.

12. El 25 de mayo se facturó al cliente Gaseoductos, S.A. la cantidad de $40,000 como

anticipo por los servicios que se otorgarán durante los próximos 60 días. El total
del efectivo recibido se depositó en la cuenta de cheques de la empresa.

Transacción 12

• ACTIVO: En esta transacción se recibió efectivo, mismo que se depositó en la

cuenta de cheques. Por ello aumenta la cuenta de Bancos con un debito de $40,000.

• PASIVO: La cuenta de Anticipo de clientes se debe aumentar porque se le debe el

servicio a Gaseoductos, S.A.; representa un pasivo que debe acreditarse por los
$40,000

13. El 25 de mayo se pagaron con un cheque los siguientes servicios públicos: $2,000
de servicio telefónico y $900 de luz.

Transacción 13

• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago de servicios; se registra un

crédito de $2,900 ($2,000 + $900).

• GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por servicios públicos con un debito de

$2,900

14. El 31 de mayo se pagaron sueldos y salarios al personal operativo,

correspondientes a la segunda quincena de mayo. Para ello se emitió el cheque
número 0009.

Transacción 14

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• GASTO: Aumenta la cuenta de Gasto por sueldos y salarios con un debito de

$55,000.

• ACTIVO: Disminuye la cuenta de Bancos por el pago de sueldos y salarios del

personal que labora en Servi-Mant, S.A.; se registra un crédito de $55,000.

LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y SUS

COMPONENTES:
Para una empresa iniciar sus operaciones, el primer proceso que desarrolla dentro del
campo de la información financiera, es la planeación e instalación de su sistema de
contabilidad. Para lograr conformar un buen sistema que tienda a satisfacer las
expectativas de la entidad económica, el especialista estudia su naturaleza, analiza los
tipos de operaciones que probablemente habrán de ocurrir y a su vez proyecta o
selecciona, las formas de registros necesarios para controlar las operaciones que se han
de producir.

Es bueno anotar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en
función de las operaciones en su forma y libros que lo integran. El proceso de registro,
puede ser ejecutado por varios métodos, desde el uso de libros manuales hasta
dispositivos electrónicos; lo que hoy en día se conoce como el proceso electrónico de
datos (Sistema PEP).

COMPONENTES BASICOS DE UN SISTEMA:

1.- Elaboración de organigrama
2.- Manual de funciones.
3.- Diseño de formularios.
4.- Instructivos para uso de formularios
5.- Elaboración del catálogo de cuentas.
6.- Elaboración de los procedimientos de control interno.
7.- Diseño de los libros de registros: diario general, mayor general y mayores
auxiliares.
8.- Formatos de Estados Financieros.

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Unidad No.2 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad y Libros de Registros

CONCEPTOS RELATIVOS A LOS

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN SISTEMA
ORGANIGRAMA Es la representacion grafica de la estructura, el
orden jerarquico y la division de funciones en una organizacion, entidad
o empresa

MANUAL DE FUNCIONES Es un manual donde se describen todas

las actividades a desarrollarse en cada uno de los puestos que se
describen en el organigrama de la empresa.

DISEÑO DE FORMULARIOS
•Consiste en elaborar de manera coordinada todos los formularios que utiliza una empresa para
anotar sus operaciones y asi facilitar el control y le registro de las mismas. Estos pueden ser:
Facturas, cheques, entradas de almacen

INSTRUCTIVO PARA USO DE FORMULARIO Es describir la forma

de cómo debe llenarse el contenido de cada formulario para facilitar su
aplicacion.

ELABORACION DE CATALOGO DE CUENTAS Consiste en

confeccionar una lista de los nombres y numeros de cuentas que
integran el sistema. Esto debe hacerse de manera ordenada,
atendiendo a la importancia y prioridad de cada cuenta con relacion a
la empresa.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Consiste en describir

de manera ordenada la forma de como la empresa va a desarrollar cada
una de sus actividades, atendiendo a sus politicas generales.

DISEÑO DE LOS LIBROS DE REGISTROS Es diseñar los formatos

concernientes a los libros que la empresa va a utlilizar para registrar sus
operaciones

FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS Consiste en esquemas

preelaborados concernientes a la forma de presentacion de los Estados
Financieros.

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BALANCE DE APERTURA DEL SISTEMA

Es el balance que refleja la situación financiera de la empresa al comienzo de un año

contable. Este balance de apertura fija la situación desde la que parte la empresa para
seguir con su actividad al comienzo del siguiente ejercicio .

Características del balance de apertura

Incluye el saldo al final del periodo de las cuentas de la empresa, tras realizar todos los
ajustes necesarios para cerrar el año, de acuerdo con lo que dicta el Plan General
Contable.

Cuando una empresa realiza el cierre del balance de situación al final del periodo, éste
se convierte en el balance de apertura del siguiente periodo, simplemente cambiándole
el signo al saldo de las cuentas.

Así se lleva al balance de situación del nuevo año contable como la primera entrada del
año.

LIBROS Y DOCUMENTOS DE REGISTROS:

Los libros de registros se clasifican en dos:

1.- Libros legalizados

a) Diario General
b) Libro de Inventario

2.- Libros no legalizados

a) Mayor General
b) Mayores auxiliares
e) Diarios auxiliares o especializados

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Unidad No.2 Procedimientos de un Sistema de Contabilidad y Libros de Registros

Para saber más…

Por el avance de la Tecnología y el aumento en las
transacciones comerciales, se vio necesario que los
registros contables se registraran a través de programas de
Contabilidad. Por vía de consecuencia, ya no es necesario
legalizar los libros contables, como se hacía antes.

ENTRADA DE DIARIO
Para fines de registrar en los libros de contabilidad las operaciones de una empresa, es
práctica general hacer la recolección-de los datos a través de los documentos fuente
como son los recibos de ingreso, las facturas, los cheques, etc. y clasificado por tipo de
operación en un formulario denominado ENTRADA DE DIARIO. Este formulario
permite agrupar cada una de las transacciones por tipo, previo análisis, cuya finalidad
consiste en no registrar los documentos uno a uno, sino de manera agrupada, lo que a
su vez facilita los registros de manera resumida en los libros de contabilidad para una
optimización en el proceso y una mayor exactitud.

DIARIO GENERAL

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El diario general es un libro o medio magnético en el cual quedan registradas,

cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de acuerdo con los
principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco
cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

Con este paso, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo
de los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada operación registrada debe
tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual.

Para saber más…

Cuando existen dudas sobre cuál es la cuenta contable correcta que se
debe utilizar para proceder al registro de una transacción de negocios,
debe consultarse el catálogo de cuentas, el manual contable o ambos.
El catálogo de cuentas lo veremos en el Módulo No.4

En cada transacción registrada, la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de
los abonos, mecanismo que se conoce como contabilidad por partida doble. En otras
palabras, para que el asiento sea correcto tiene que estar balanceado.

Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario general

se le denomina asentar. Las siete partes básicas de un asiento de diario son:

1. Fecha.
2. Nombre de la(s) cuenta(s) a cargar.
3. Nombre de la(s) cuenta(s) a abonar.
4. Cantidad(es) a cargar.
5. Cantidad(es) a abonar.
6. Explicación.
7. Referencia.

Los asientos deben prepararse de manera clara y exacta. Siempre debe recordarse que,
después de determinado tiempo, tanto quien efectúa el asiento como otras personas
tendrán necesidad de leerlo y entenderlo. Por tanto, es necesario utilizar un formato
estándar en las empresas.

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Registro de las operaciones en el diario general

A continuación se presenta un ejemplo sobre cómo se realiza el proceso de registro de
transacciones en el diario general.

El 10 de junio del 2014, Office Clean, S.A., que se dedica a brindar el servicio de limpieza
de oficinas, compró a una agencia de automóviles una camioneta tipo pick-up para
integrarla a su equipo de transporte. La camioneta tuvo un costo de $180,000.00 y para
ello se expidió el cheque número 2610 de Banco Popular. En seguida se presenta el
registro de esta operación en el diario de Office Clean, S.A.

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MAYOR GENERAL:
Es el libro donde se registran de manera resumida, todas las transacciones registradas
en el Diario General. Debe ordenarse con los números de cuentas, según aparecen en el
catálogo de cuentas.

El mayor general es un libro o medio electrónico en el que se efectúa un registro

individual, o separado, de los aumentos o las disminuciones de cuentas específicas en
el sistema contable. Es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas que
maneje una compañía. Por lo tanto, si en el sistema existen 100 cuentas individuales,
cada una será conocida como cuenta de mayor, mientras que el total de las 100 cuentas
será el mayor general. Esto quiere decir que el número de cuentas que haya será
equivalente al número de cuentas de mayor general. La función principal del mayor
general es resumir los movimientos de las cuentas generales (controles) a través de los
débitos y créditos para la elaboración de los Estados Financieros.

MAYORES AUXILIARES:
Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en
cuentas controles, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.

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MAYOR DE CUENTA T:
Los formatos de los libros mayores que se esquematizaron anteriormente corresponden
a la estructura que' generalmente emplean las empresas en la práctica contable, pero
para simplificar los ejemplos y las soluciones de los problemas, se acostumbra a
representar las cuentas de un mayor mediante una T mayúscula grande, eliminando el
rayado a que nos hemos referido anteriormente.

La cuenta “T” es una manera muy rápida de informar cuando se trabaja en la solución
de un problema. Esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales,
ya que representa sólo un método didáctico.

A continuación presentamos un ejemplo:

TITULO DE LA CUENTA
Lado del Lado del
Débito Crédito

El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los
créditos, colocándose dicho balance del lado donde su importe sea mayor.

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CUENTAS POR COBRAR (Título de la Cuenta)

$10,000.00 $5,000.00
(Lado del Débito) $ 6,000.00 (Lado del Crédito)

$16,000.00 $5,000.00
Balance
$11,000.00

DOCUMENTOS COMERCIALES COMO

FUENTE DE INFORMACION

Todas las transacciones comerciales que realiza una empresa deben ser plasmadas en
un documento, según corresponda al tipo o naturaleza de cada una de ella. Los sistemas
de contabilidad proveen el diseño de los documentos atendiendo a tres objetivos
básicos:

1. Establecer responsabilidad e identidad con la persona o empresa con quien se

realizó la transacción.
2. Llevar para fines de control un historial de todas las transacciones realizadas.
3. Proporcionar la fuente de datos para los registros contables.

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BIBLIOGRAFIA

 Curso de Contabilidad para el Primer Nivel

o Damaso A. Toribio L., Luis E. Madrigal, Víctor R. De La Rosa

 Contabilidad Financiera
o Gerardo Guajardo Cantú, Nora E. Andrede de Guajardo

EQUIPO TECNICO
Creado Por: Richard Manuel Pérez Cabelo

Revisado por: Alexis De La Rosa

Supervisado por: Temis de Gracia

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