1-Manual de Procesos y Procedimientos Version 6 Oct 20

CODIGO: CF-MPP001
CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

VERSIÓN: 3
FIMPROEX 2017 PÁGINA: 1 de 143
Asset Management Colombia
PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ELABORÓ: SONIA ALVAREZ – ANYELA DIAZ REVISÓ: Alvaro Rojas Sanabria, APROBÓ: Comité Operativo
– NELSON PINTO. Gerente Consorcio Fimproex 2017 Fiduciarias Consorciadas.
TABLA DE CONTENIDO
ALCANCE ............................................................................................................. 10
RESPONSABILIDADES ....................................................................................... 12
DEFINICIONES ..................................................................................................... 12
CAPITULO I .......................................................................................................... 14
GENERALIDADES ............................................................................................... 14
1. MARCO LEGAL .......................................................................................... 14
2. APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ... 14
3. PRINCIPIOS Y VALORES – CÓDIGO DE ÉTICA ...................................... 14
4. ORGANIGRAMA UNIDAD DE GESTIÓN ................................................... 15
5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ........................................................ 16
6. RELACIÓN DE LOS PROCESOS .............................................................. 16
6.1 Procesos relativos al recaudo .............................................................................. 17
6.2 Procesos Relativos a Giros ................................................................................... 17
6.3 Procesos relativos a informes .............................................................................. 17
6.4 Procesos contables y financieros ....................................................................... 17
6.5 Procesos de Administración de documentos e información ....................... 17
6.6 Otros Procesos Administrativos:......................................................................... 17
7. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................... 18
CAPITULO II ......................................................................................................... 19
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ............................. 19
1 RECAUDO DE IMPUESTOS ...................................................................... 19
1.1 Definición.................................................................................................................... 19
1.2 Objetivo ....................................................................................................................... 19
1.3 Políticas ...................................................................................................................... 19
1.4 Procedimiento ........................................................................................................... 20
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

1.5 Descripción del proceso ........................................................................................ 23

2 TRASLADO DE RECURSOS - INVERSIONES .......................................... 24
2.1 Definición.................................................................................................................... 24
2.2 Objetivo ....................................................................................................................... 24
2.3 Políticas ...................................................................................................................... 24
2.4 Procedimiento ........................................................................................................... 25
3 REGISTRO DECLARACIONES DE IMPUESTO AL CONSUMO ANTE EL
FONDO CUENTA EN EL APLICATIVO FONDO CUENTA .............................. 29
3.1 Definición.................................................................................................................... 29
3.2 Objetivo ....................................................................................................................... 29
3.3 Políticas ...................................................................................................................... 29
3.4 Procedimiento ........................................................................................................... 30
3.5 . Descripción del proceso ...................................................................................... 38
4 PROCESOS RELATIVOS A GIROS ........................................................... 40
4.1 Definición.................................................................................................................... 40
4.2 Objetivo ....................................................................................................................... 40
4.3 Políticas ...................................................................................................................... 40
4.4 Procedimiento ........................................................................................................... 40
4.5 . Descripción del proceso ...................................................................................... 42
5 CAPTURA DE INFORMACIÓN DECLARACIONES ANTE EL
DEPARTAMENTO ............................................................................................. 43
5.1 Definición.................................................................................................................... 43
5.2 Objetivo ....................................................................................................................... 43
5.3 Políticas ...................................................................................................................... 43
5.4 Procedimiento ........................................................................................................... 44
5.5 Descripción del proceso .............................................................................................. 49
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

6 PROCESO CRUCE DECLARACIONES ANTE EL DEPARTAMENTO Y

TORNAGUIAS DE REENVÍO VS. DECLARACIONES ANTE EL FONDO
CUENTA. ........................................................................................................... 51
6.1 Definición.................................................................................................................... 51
6.2 Objetivo ....................................................................................................................... 51
6.3 Políticas ...................................................................................................................... 51
6.4 Procedimiento ........................................................................................................... 51
7 ANÁLISIS DE CRUCE Y GENERACIÓN DE LAS CERTIFICACIONES DE
GIRO. ................................................................................................................. 54
7.1 Definición.................................................................................................................... 54
7.2 Objetivo ....................................................................................................................... 54
7.3 Políticas ...................................................................................................................... 54
7.4 Procedimiento ........................................................................................................... 55
8 ARCHIVO PLANO, TABLA DE GIROS Y DISPERSIÓN DE RECURSOS 63
8.1 Definición.................................................................................................................... 63
8.2 Objetivo ....................................................................................................................... 63
8.3 Políticas ...................................................................................................................... 63
8.4 Procedimiento ........................................................................................................... 64
9 PRESENTACIÓN DE INFORMES .............................................................. 68
9.1 Definición.................................................................................................................... 68
9.2 Objetivo ....................................................................................................................... 69
9.3 Políticas ...................................................................................................................... 69
9.4 Procedimiento ........................................................................................................... 69
10 PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES ................................... 75
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

10.1 Procedimiento de Tesorería para Ejecución de Otros Giros - Pagos ..... 75

10.1.1 Definición................................................................................................................ 75
10.1.2 Objetivo ................................................................................................................... 75
10.1.3 Políticas .................................................................................................................. 75
10.1.4 Procedimiento ....................................................................................................... 75
10.1.5 Descripción del proceso .................................................................................... 76
10.2 Procedimiento Registro Contable de Inversiones (Fondos de inversión
Colectiva) ................................................................................................................................ 77
10.2.1 Definición................................................................................................................ 77
10.2.2 Objetivo ................................................................................................................... 77
10.2.3 Políticas .................................................................................................................. 78
10.2.4 Procedimiento ....................................................................................................... 78
10.3 Registro Contable de Aportes (recaudo de impuestos) ................................ 80
10.3.1 Definición................................................................................................................ 80
10.3.2 Objetivo ................................................................................................................... 80
10.3.3 Políticas .................................................................................................................. 80
10.3.4 Procedimiento ....................................................................................................... 80
10.4 Registro Contable de Giros - Pagos.................................................................... 83
10.4.1 Definición................................................................................................................ 83
10.4.2 Objetivo ................................................................................................................... 83
10.4.3 Políticas .................................................................................................................. 83
10.4.4 Procedimiento ....................................................................................................... 83
10.5 Elaboración Conciliaciones Bancarias............................................................... 86
10.5.1 Definición................................................................................................................ 86
10.5.2 Objetivo ................................................................................................................... 86
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

10.5.3 Políticas .................................................................................................................. 86

10.5.4 Procedimiento ....................................................................................................... 86
10.6 Cierre Contable ......................................................................................................... 90
10.6.1 Definición................................................................................................................ 90
10.6.2 Objetivo ................................................................................................................... 90
10.6.3 Políticas .................................................................................................................. 90
10.6.4 Procedimiento ....................................................................................................... 91
11 PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN
93
11.1 Procedimiento de Recepción, Envío y Atención de Correspondencia y
Requerimientos..................................................................................................................... 93
11.1.1 Definición................................................................................................................ 93
11.1.2 Objetivo ................................................................................................................... 93
11.1.3 Políticas .................................................................................................................. 93
11.1.4 Procedimiento ....................................................................................................... 93
11.2 Archivo Documental ................................................................................................ 97
11.2.1 Definición................................................................................................................ 97
11.2.2 Objetivo ................................................................................................................... 97
11.2.3 Políticas .................................................................................................................. 97
11.2.4 Procedimiento ....................................................................................................... 98
11.2.5 Descripción del proceso .................................................................................. 100
12 RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE QUEJAS Y RECLAMOS .... 101
12.1 Definición.................................................................................................................. 101
12.2 Objetivo ..................................................................................................................... 101
12.3 Políticas .................................................................................................................... 101
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

12.4 Procedimiento ......................................................................................................... 101

12.5 Descripción del proceso ...................................................................................... 102
13 OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS .................................. 103
13.1 Comité Fiduciario ................................................................................................... 103
13.1.1 Definición.............................................................................................................. 103
13.1.2 Objetivo ................................................................................................................. 103
13.1.3 Políticas ................................................................................................................ 103
13.1.4 Procedimiento ..................................................................................................... 104
14 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES .................................................. 106
14.1 Definición.................................................................................................................. 106
14.2 Cargos ....................................................................................................................... 106
14.2.1 GERENCIA DEL CONSORCIO ......................................................................... 106
14.2.2 CORDINADOR OPERATIVO ............................................................................. 108
14.2.3 COORDINADOR FINANCIERO Y CONTABLE ............................................. 110
14.2.4 COORDINADOR DE SISTEMAS ...................................................................... 112
14.2.5 ANALISTAS DE INFORMACION...................................................................... 113
16. CREACIÓN DE TERCEROS POR EL CONSORCIO ............................... 114
17. ESTRATEGIAS Y POLITICAS DE INVERSION ....................................... 114
17.1 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 114
17.2 ALCANCE ................................................................................................................. 114
17.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA EN LA TOMA DE DESICIONES ............ 115
17.3.1 Fiduciarias Consorciadas .................................................................................... 115
17.3.2 Comité fiduciario .................................................................................................... 115
17.3.3 Federación Nacional de Departamentos .......................................................... 116
17.3.4 Unidad de Gestión Consorcio Fimproex 2.017. ............................................. 117
17.3.4.1 Seguimiento a los Fondos de Inversión Colectiva Abiertos .............. 117
17.3.4.1.1 Características mínimas de cumplimiento: ............................................... 117
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

17.3.4.1.2 Factores de evaluación para mover recursos entre Fondos de Inversión

Colectiva Abiertos que cumplen condiciones mínimas: ................................................. 118
17.3.1.1 Procedimiento operativo de inversiones ..................................... 119
17.3.1.2 Políticas .......................................................................................... 120
18. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FONDO CUENTA
120
18.1 VALIDACIÓN PERFIL DE USUARIOS ................................................... 120
18.1.1 Objetivo..................................................................................................................... 120
18.1.2 Alcance ..................................................................................................................... 120
18.1.3 Responsables.......................................................................................................... 121
18.1.4 Definiciones ............................................................................................................. 121
18.1.5 Proceso ..................................................................................................................... 123
18.1.6 Líder del proceso ................................................................................................... 123
18.2 MODIFICACIÓN DE USUARIOS EN EL SISTEMA ................................ 123
18.2.1 Objetivo..................................................................................................................... 123
18.2.2 Alcance ..................................................................................................................... 124
18.2.3 Responsables.......................................................................................................... 124
18.2.4 Definiciones ............................................................................................................. 124
18.2.5 Proceso ..................................................................................................................... 127
18.2.6 Líder de proceso .................................................................................................... 130
18.3 MODIFICACIÓN DIRECTA A LA BASE DE DATOS .............................. 130
18.3.1 Objetivos .................................................................................................................. 130
18.3.2 Alcance ..................................................................................................................... 130
18.3.3 Responsables.......................................................................................................... 130
18.3.4 Definiciones ............................................................................................................. 131
18.3.5 Proceso ..................................................................................................................... 132
18.3.6 Líder de proceso .................................................................................................... 134
18.4 ADMINISTRAR MEDIOS DIGITALES-COPIAS DE RESPALDO ........... 134
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

18.4.1 Objetivo..................................................................................................................... 134

18.4.2 Alcance ..................................................................................................................... 134
18.4.3 Responsable ............................................................................................................ 134
18.4.4 Definiciones ............................................................................................................. 135
18.4.5 Procesos................................................................................................................... 135
18.4.5.1 Backup de los documentos físicos de fondo cuentas y
departamentalizaciones ....................................................................................................... 135
18.4.5.2 Backup de los servidores de producción........................................................... 135
18.4.5.3 Backup de Código Fuente ................................................................................... 136
18.4.5.4 Pruebas de Restauración de Base de Datos ................................................... 136
18.4.5.4 Backup de la información en estaciones de trabajo ........................................ 137
18.5 CONTROLAR VERSIONES DEL APLICATIVO FONDO CUENTA ........ 137
18.5.1 Objetivo .................................................................................................................. 137
18.6.2 Alcance .................................................................................................................. 137
18.6.3 Responsable ........................................................................................................ 137
18.6.4 Definiciones del formato de registro ............................................................. 138
18.6.5 Proceso ................................................................................................................. 138
18.6.6 Líder de proceso .................................................................................................... 139
18.7 MODIFICACIÓN Y/O DESARROLLOS EN EL SISTEMA. ..................... 139
18.7.1 Objetivo..................................................................................................................... 139
18.7.2 Alcance ..................................................................................................................... 139
18.7.3 Responsable ............................................................................................................ 139
18.7.4 Gestión de cambios ............................................................................................... 140
18.7.5 Definiciones ............................................................................................................. 140
18.7.6 Proceso ..................................................................................................................... 140
18.7.7 Líder de proceso .................................................................................................... 141
18.8 Monitoreo a disponibilidad y capacidad de Recursos y Aplicaciones
141
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

18.8.1 Objetivo..................................................................................................................... 141

18.8.2 Alcance ..................................................................................................................... 141
18.8.3 Responsable ............................................................................................................ 142
18.8.4 Definiciones ............................................................................................................. 142
18.8.5 Procedimiento ......................................................................................................... 142
18.9 Pruebas de Vulnerabilidad y Penetración a la Plataforma ................. 142
18.9.1 Objetivo..................................................................................................................... 142
18.9.2 Alcance ..................................................................................................................... 142
18.9.3 Responsable ............................................................................................................ 143
18.9.4 Definición ................................................................................................................. 143
18.9.5 Procedimiento ......................................................................................................... 143
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

OBJETIVO
El objetivo de este Manual es documentar los procesos y procedimientos que

requiere el Consorcio Fimproex 2017, en cumplimiento de las obligaciones
contractuales y reglamentarias que se derivan del contrato de fiducia pública
No. 261 del 2 de agosto de 2.017, celebrado con la Federación Nacional de
Departamentos. Los procedimientos hacen referencia a las diferentes actividades
que realiza la Unidad de Gestión del Consorcio, para el recaudo, la administración
y giro de los recursos propios del consumo de productos extranjeros tales como:
Impuesto al consumo de Licores, Vinos, Aperitivos y Similares, impuesto al
consumo de Cervezas, Sifones, Refajos y Mezclas, impuesto al consumo de
Cigarrillos y tabaco elaborado.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha diseñado el presente Manual de Procesos y

Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales
actividades y tareas dentro del Consorcio. Los procesos aquí contenidos son:
recaudo, giro, administración de los recursos, generación de informes,
administrativos, operación del sistema entre otros.
Este documento sirve como mecanismo de consulta permanente y actualizada,

estableciendo un método estándar para ejecutar el trabajo en las diferentes áreas
del Consorcio Fimproex 2017, en razón del cumplimiento de los objetivos del
negocio.
Este Manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la

actual administración, conociendo de antemano el compromiso de los funcionarios
en su construcción, ejecución y revisión permanente.
ALCANCE
Este documento describe los procesos y procedimientos que realiza la Unidad de

Gestión del Consorcio Fimproex 2017, en cumplimiento de la operación, las
obligaciones contractuales, las normas y políticas que rigen la ejecución del
contrato de Fiducia Pública 261 de 2017 en secuencia ordenada y coherente,
exponiendo la descripción y/o pasos que componen cada proceso. Se precisa
que, en el detalle del manual, se acogen algunos procedimientos propios de la
Fiduciaria Bogotá.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

RESPONSABILIDADES
El Comité Operativo de las Fiduciarias consorciadas, el Gerente del Consorcio y

todos los funcionarios de la Unidad de Gestión del Consorcio Fimproex 2017, son
los responsables del cumplimiento de los lineamientos definidos en este manual,
el cual está basado en todas las obligaciones contraídas en el contrato de fiducia
pública 261 de 2017, celebrado con la Federación Nacional De Departamentos.
DEFINICIONES
Federación Nacional de Departamentos (FND): Es la unidad administradora del

fondo cuenta y actúa en calidad de fideicomitente. Es la entidad que representa a
los departamentos en los asuntos de interés común ante las diferentes instancias
del Estado, con el objeto de trabajar en la defensa y el fortalecimiento de estas
entidades territoriales como piezas estratégicas y esenciales entre la Nación y el
municipio.
Consorcio FIMPROEX 2017: Entidad (operador Fiduciario) con la cual suscribió

el contrato de Fiducia pública, que tiene por objeto, el recaudo, administración y
pago de los recursos obtenidos por concepto de impuestos al consumo de
productos extranjeros y del impuesto al cigarrillo extranjero con destino al deporte.
Ente Territorial: Departamentos y Distrito Capital en donde se declaran los

productos de los cuáles se va a recaudar el impuesto al consumo de productos
extranjeros (Licores, cervezas, cigarrillos) y al cuál se giran los impuestos
recaudados, una vez son administrados por el Consorcio FIMPROEX 2017.
Contribuyentes: Son los importadores y distribuidores de los productos

responsables del pago del impuesto al consumo de productos extranjeros en las
entidades bancarias autorizadas.
Fondo Cuenta (Fondo-Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos

Extranjeros): Fondo especial creado dentro del presupuesto de la Conferencia
Nacional de Gobernadores-Hoy Federación Nacional de Departamentos, en el
cual se administran los recursos por concepto de impuesto al consumo de
productos extranjeros.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Formularios Fondo Cuenta: Documento público que contiene información a

diligenciar por parte del contribuyente con respecto a los productos declarados.
Son tres: Rosado (Licores, vinos aperitivos y similares); Verde (Cervezas, Sifones,
Refajos y Mezclas); azul (Cigarrillos y Tabaco), disponibles en el sistema.
Declaraciones ante el Departamento: Documento público mediante el cual el

contribuyente registra, declara y legaliza las mercancías ante el ente territorial
correspondiente.
Tornaguía: Documento público que sirve como soporte del movimiento o traslado
de mercancías entre departamentos. Se clasifica en tornaguía de movilización, de
tránsito y reenvío.
Certificado de giros y descuentos: Reporte del aplicativo del Fondo Cuenta

donde se detallan los giros y descuentos realizados por el Consorcio FIMPROEX
2.017 a cada ente territorial.
Declaración de Importación: Documento público mediante el cual el declarante

o importador indica el régimen aduanero que ha de aplicarse a las mercancías y
consigna los elementos e información exigida por la legislación aduanera.
Asamblea de Gobernadores y del Alcalde del Distrito Capital: Máxima

autoridad administrativa del Fondo Cuenta y por tanto le corresponde señalar las
directrices y políticas que en materia de administración e inversión de recursos
deba realizar el consejo de administración y el administrador del Fondo Cuenta,
entre otras funciones.
SIFI: Sistema fiduciario integrado.

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

CAPITULO I
GENERALIDADES
1. MARCO LEGAL
Cumplir con lo preceptuado en la Ley 223 de 1995, sus decretos reglamentarios

1640 y 2141 de 1996 y 3071 de 1997; Ley 788 de 2002 y su decreto
reglamentario 1150 de 2003; Ley 1111 de 2006; Decreto 127 de 2010; Ley 1393
de julio 12 de 2010, ley 1816 de 2.016, ley 1819 de 2016; las disposiciones
contenidas en los regímenes aduaneros especiales; las Resoluciones de la
Asamblea de General de Gobernadores y del Alcalde del Distrito Capital, del
Consejo de Administración del Fondo Cuenta, los lineamientos y disposiciones de
la Dirección Ejecutiva de la Federación Nacional de Departamentos, las
circulares, resoluciones, acuerdos, y demás actos administrativos proferidos por
los organismos de control y vigilancia y demás instituciones relacionadas directa o
indirectamente con la operación del Fondo Cuenta.
2. APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
La aprobación de este manual está a cargo del Comité Operativo del Consorcio.
3. PRINCIPIOS Y VALORES – CÓDIGO DE ÉTICA
Los funcionarios vinculados a la Unidad de Gestión del Consorcio Fimproex 2017,

deben observar los mismos principios y valores que rigen para los funcionarios de
la Fiduciaria Bogotá S.A., en calidad de representante del Consorcio Fimproex
2017, los cuales se describen a continuación:
 Respeto
 Lealtad
 Transparencia
 Sentido de pertenencia
 Comunicación Efectiva.
 Innovación y Creatividad
 Trabajo en equipo
 Voz del Cliente
 Confianza
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Todos los funcionarios de la Unidad de Gestión del Consorcio podrán obtener el

texto completo del Código de Etica y Conducta a traves de la Intranet de
Fiduciaria Bogota. Asimismo, el Gestor de Riesgo de la Unidad de Gestión, velará
por su divulgación y cumplimiento.
4. ORGANIGRAMA UNIDAD DE GESTIÓN
Para efectos de la operación del contrato de Fiducia Publica No 261 de 2017, el

Consorcio Fimproex 2017, estructuró una Unidad de Gestión, conformada por
once (11) funcionarios, con el fin de centralizar en ésta, las actividades de tipo
operativo y seguimiento en el cumplimiento de las obligaciones contractuales
contraídas. A través de la Unidad de Gestión se dispone la coordinación para
atender todas las solicitudes e instrucciones impartidas por la Federación
Nacional de Departamentos, relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones
contractuales en calidad de fideicomitente.
IMAGEN 1. - ORGANIGRAMA UNIDAD DE GESTIÓN FIMPROEX 2017

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
Para la descripción detallada de los procesos se definió la siguiente estructura:
Controles
Actividad Periodicidad
Proveedor Entrada Responsable y Puntos Salida Aplicativo
Descripción y fecha
de Control
Proveedor: Se refiere al funcionario, entidad, particular etc., que suministra los

insumos necesarios para la ejecución de una actividad.
Entrada: Hace referencia a los insumos requeridos para la ejecución de la

actividad.
Responsable: Corresponde al funcionario responsable de la ejecución de la

actividad.
Actividad-Descripción: Se describen las actividades que se realizan en desarrollo

del proceso.
Controles y Puntos de Control: Se refiere a los seguimientos que ejecutan los

funcionarios o que se controlan a través de registros en el sistema (Aplicativo de
recaudos), con el fin de validar que las actividades ejecutadas cumplan con los
requisitos o condiciones que se establezcan.
Salida: Se refiere al producto que se obtiene como resultado de la actividad

realizada.
Periodicidad y Fecha: Hace referencia a la periodicidad con la que se realiza la

actividad, y el periodo en el cual debe realizarse.
Aplicativo: Corresponde a los sistemas de información utilizados en la realización

de las actividades.
6. RELACIÓN DE LOS PROCESOS
Los procesos se han agrupado en los siguientes tipos, con el objeto de integrarlos
en los niveles estratégico, táctico y operacional, así:
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

6.1 Procesos relativos al recaudo
De este capítulo hacen parte aquellos procedimientos que se ejecutan para

cumplir con el proceso de recaudo de los recursos correspondientes al Fondo
Cuenta, el registro de la información contenida en las declaraciones de
importación y la administración de los recursos.
6.2 Procesos Relativos a Giros
En este capítulo se consolida el procedimiento para la ejecución de los procesos

de Giro de los recursos recaudados mensualmente, correspondientes al Fondo
Cuenta, de conformidad con las normas que rigen la materia, las resoluciones de
la Asamblea General de Gobernadores y/o directrices del Consejo Directivo y de
Administración y la Dirección Ejecutiva de la Federación Nacional de
Departamentos.
6.3 Procesos relativos a informes
En este capítulo se consolida el procedimiento para la ejecución de los procesos

de elaboración de informes establecidos en el contrato No. 261 de 2.017, como lo
son los informes mensuales, anuales y la rendición de cuentas.
6.4 Procesos contables y financieros
Corresponde a los procedimientos relacionados con las políticas y normas del

registro contable de las operaciones que se derivan de las operaciones del Fondo
cuenta en desarrollo del contrato de Fiducia pública 261 de 2.017 y de las normas
expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.
6.5 Procesos de Administración de documentos e información
Procedimientos de administración de documentos (series documentales) y

herramientas tecnológicas (Aplicativo de quejas y reclamos, manual del usuario,
matrices de usuarios y perfiles de acceso).
6.6 Otros Procesos Administrativos:
Procedimientos relacionados con las actividades administrativas que desarrolla la

Unidad de Gestión del Consorcio.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

7. CONTROL DE CAMBIOS
La información que resume los cambios que se efectúen al presente documento,

serán registrados por el Gerente de la unidad de gestión y aprobada por el comité
operativo de las Fiduciarias Consorciadas, en la siguiente bitácora de eventos y/o
modificaciones, de la siguiente manera.
FORMATO CFB-2011-001
Fecha Revisión- Novedad o Cambio Observaciones y/o aprobación
Aprobación
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

CAPITULO II
DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1 RECAUDO DE IMPUESTOS
1.1 Definición
Especifica la actividad a realizar por el contribuyente, para la iniciación del

proceso de recaudo de los recursos, por impuestos al consumo sobre productos
extranjeros; Licores, Vinos, Aperitivos y Similares; Cervezas, Sifones, Refajos y
Mezclas; Cigarrillos y tabaco elaborado, realizando el pago a través de entidades
de la red bancaria y luego administrados por el Consorcio.
Las entidades definidas como la Red Bancaria son: Banco de Bogotá, Banco
BBVA, Banco Agrario y el sistema de pago electrónico (PSE) quienes actúan
como figura habilitada, para el recaudo de los recursos correspondientes al Fondo
Cuenta.
1.2 Objetivo
Recaudar a nivel nacional el pago de impuestos al consumo, así como las

sanciones e intereses de mora en las obligaciones tributarias sobre productos
extranjeros; Licores, Vinos, Aperitivos y Similares; Cervezas, Sifones, Refajos y
Mezclas; Cigarrillos y tabaco elaborado, incluyendo las correcciones que
voluntariamente realicen los contribuyentes.
1.3 Políticas
 Sólo será recaudado el impuesto en los formularios que para el efecto

diseñe u homologue la Dirección General de Apoyo Fiscal, artículo 191 y
213 de la Ley 223 de 1995, y la Federación Nacional de Departamentos
(Fideicomitente), artículo 53 de la Ley 788 de 2002. El tipo de formulario se
identifica de la siguiente manera:
» Declaración del impuesto al consumo de Licores, Vinos, Aperitivos y similares,

identificado con el número de referencia 1.
» Declaración del impuesto al consumo de Cervezas, Sifones, Refajos y Mezclas,

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

» Declaración del impuesto al consumo de Cigarrillos y Tabaco Elaborado

Nota: El diligenciamiento de las declaraciones ante el Fondo Cuenta es responsabilidad

exclusiva del contribuyente.
 El contribuyente podrá realizar el pago del impuesto, según sea el caso:

Declaración de Impuesto al Consumo de Licores, Vinos, Aperitivos y
Similares, Declaración de Impuesto al Consumo de Cervezas, Sifones,
Refajos y Mezclas y Declaración de Impuesto al Consumo de Cigarrillos y
tabaco elaborado; únicamente de dos (3) formas, así:
 Efectivo a través de las oficinas bancarias establecidas para ello.

 Pagos electrónicos por PSE.
 Cheque de gerencia.
 Todas las declaraciones ante el Fondo Cuenta, recibidas por el banco

deben tener anexa copia o fotocopia de la declaración de importación.
 Las entidades de la red bancaria deben recibir todas las declaraciones ya

sea en las oficinas o por sistema pago electrónico PSE.
 Todos los recaudos deben quedar identificados totalmente durante el mes

respectivo, para proceder con el cierre contable mensual.
1.4 Procedimiento
a). Las declaraciones del Impuesto al Consumo ante el Fondo Cuenta, constan de
un (1) original y cuatro (4) copias originales, así:
 Original con destino al Fondo Cuenta.
(Anexo a este original, el contribuyente debe entregar la copia de la declaración de importación).
 Primera copia con destino al banco.

 Segunda copia declarante.
 Tercera copia declarante.
 Cuarta copia declarante.
b). Valor del Impuesto: Es responsabilidad del banco revisar y recibir

correctamente los valores registrados en la sección de pagos, casilla “Valor Total”
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

de la declaración, antes de recaudar el impuesto ante el Fondo Cuenta; es decir,

el valor del impuesto más las sanciones e intereses si allí están contenidos
correspondan al valor efectivamente recibido como recaudo.
En las declaraciones ante el Fondo Cuenta se dejará constancia por parte de la

entidad bancaria del timbre con fecha, valor y oficina donde se recauda,
incluyendo la presentación de la declaración con o sin pago.
c) Verificación en las Declaraciones: Al momento de recibir en la Unidad de

Gestión, la información enviada por los bancos, deberá verificarse uno a uno los
formularios, evidenciando que contengan la información relacionada a
continuación y que el formulario sea original; de lo contrario, se dejará constancia
escrita en el documento remisorio y en la copia recibida, sobre la posible
inconsistencia.
 El formulario de declaración debe ser diligenciado en su totalidad directamente

por el aplicativo. No se admiten formularios con tachones o enmendaduras.
 Que los renglones no utilizados registren valor (0).
 Que esté diligenciado el tipo de declaración para la sección A.
 La declaración debe estar diligenciada en su totalidad para la casilla
correspondiente a la información del declarante sección C Información
General.
 Que la sección “Forma de Pago” este diligenciada.
 Que el valor consignado en la casilla “Valor Total-R.57” coincida en el original y
sus copias.
 El valor del pago coincida con el consignado en la casilla “Valor Total – R.57”.
 Que el formulario este acompañado de una declaración de importación.
 Que estén firmadas las casillas de la sección F Firmas, por la(s) personas
autorizadas, representante legal, revisor fiscal y/o contador público.
d). Declaraciones ante el Fondo Cuenta: Las entidades de la red bancaria

recepcionarán las declaraciones en los formatos establecidos (original con destino
al fondo cuenta) y/o correcciones con o sin valor; anexando a estas la declaración
de importación respectiva.
Las entidades de la red bancaria deben recibir las declaraciones tributarias que se
le presenten de forma física, todo de conformidad con la ley o con las
disposiciones y aprobaciones que otorgue la Federación Nacional de
Departamentos.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

e). Horarios: La recepción y el recaudo, en la red bancaria, se efectuará dentro de

los horarios establecidos por la Superintendencia Financiera.
f). Cuentas Recaudadoras: Una vez recibido el pago de los impuestos

correspondientes, estos quedan inmediatamente abonados en las cuentas
recaudadoras a disposición del Consorcio Fimproex 2017.
Diariamente se revisa en los portales bancarios el movimiento de las cuentas

recaudadoras, validando que los montos acreditados correspondan efectivamente
a recaudos de impuestos. Adicionalmente los convenios que se tienen con los
bancos permiten obtener por el portal bancario la siguiente información:
 Fecha, valor del recaudo y forma de pago.

 Sucursal recaudadora.
 Número de la declaración ante el Fondo Cuenta.
Nota: Toda la información mencionada anteriormente está contenida en las declaraciones tributarias (fondo
cuenta).
Esta información también es recibida a través de los sistemas web services de los
bancos, con esto la información de los formularios es cruzada con las
declaraciones generadas en el aplicativo Fondocuenta para ser autorizadas en el
momento de la presentación en el banco.
g). Envío declaraciones ante el Fondo Cuenta: Cuando el recaudo se recibe a

través de las oficinas bancarias, los bancos deben entregar al Consorcio Fimproex
2017, los formularios físicos, de las declaraciones tributarias presentadas por el
contribuyente, máximo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de
su recibo, junto con una planilla donde se evidencie la información enunciada en el
literal anterior.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

1.5 Descripción del proceso

Controles y Puntos de Periodicidad
Proveedor Entrada Responsable Actividad - Descripción Salida Aplicativo
Control y fecha
El cajero timbra y sella el Verificar el valor
formulario y recibe el dinero consignado en la casilla Dinero en las cuentas Sistema Red
Importador Dinero Cajero red bancaria Diario
abonando a la cuenta del “valor total” antes de recaudadoras. Bancaria
Consorcio. recaudar el impuesto.
Declaraciones ante el
Recibir declaraciones ante el
Declaraciones ante el Fondo Cuenta y Sistema Red
Importador Cajero red bancaria Fondo Cuentas junto con la Diario
Fondo Cuenta declaración de Bancaria
declaración de importación.
importación.
Declaraciones ante el Timbra declaraciones ante el Declaraciones ante el

Declaraciones ante el
Fondo Cuenta y Fondo Cuenta Fondo Cuentas timbrados Sistema Red
Importador Cajero red bancaria Fondo Cuentas Diario
declaración de y coloca sellos según sea el caso con la fecha, valor y oficina Bancaria
timbrados y sellados
importación (con o sin pago) donde se recauda.
Declaraciones ante el Planilla con

Cajero red Funcionario red Genera planilla bancaria con Sistema Red
Fondo Cuenta y información Diario
bancaria bancaria información básica. Bancaria
declaración importación consolidada
Planilla con información

consolidada, Fondo cuentas y
Oficina Principal
Funcionario declaraciones ante el Recepción los fondo cuentas declaraciones de Sistema Red
red Bancaria Diario
red bancaria Fondo Cuentas y recaudados a nivel nacional importación a nivel Bancaria
declaraciones de nacional.
importación.
Validación de información
Fondo cuentas y Planilla, Fondo
Analista de Recepción y verificación de los contenida en planilla Aplicativo
Oficina declaraciones de cuentas y
Información fondo cuentas y declaraciones de bancaria frente a Diario de
Principal importación a nivel declaraciones de
Consorcio importación frente a la planilla documentos físicos Recaudo
nacional importación
recibidos.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

2 TRASLADO DE RECURSOS - INVERSIONES
2.1 Definición
Una vez recibido el pago de los impuestos en las cuentas recaudadoras, las
entidades bancarias deberán poner a disposición de la Fiduciaria, de manera
inmediata, los recursos para que se realice la inversión y traslado del disponible
diariamente, al medio día, a los Fondos de Inversión Colectiva (Fics) que cumplan
con los requisitos exigidos por la Federación Nacional de Departamentos.
En el evento en el cual por circunstancias del mercado las rentabilidades de los

Fondos de Inversión Colectiva generen rendimientos negativos por más de cuatro
(4) días consecutivos, los recursos se deberán invertir en cuentas de ahorro cuya
tasa de rentabilidad dada por el banco estará acorde al mercado, para lo cual, el
Consorcio deberá presentar a LA FEDERACIÓN sendas cotizaciones de por lo
menos cinco (5) entidades financieras calificadas AAA en las cuales se puedan
mantener los recursos mientras el mercado normaliza su operación. Las
condiciones de retorno dependerán del análisis del mercado presentado por el
administrador fiduciario y en la medida que se prevea estabilidad en el mercado
financiero, en todo caso LA FEDERACIÓN deberá autorizar nuevamente la
Inversión en Fondos de Inversión Colectiva.
2.2 Objetivo
Trasladar a diario el 100% de los recursos disponibles percibidos desde las

cuentas corrientes recaudadoras a los encargos, con el fin de que los dineros
invertidos generen rendimientos financieros.
2.3 Políticas
 Trasladar diariamente al medio día los recursos disponibles en las cuentas

recaudadoras.
 No subir al aplicativo Fondo Cuenta ningún recurso sin identificar; es decir,

que no contenga la información completa y veraz.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 La consulta de portales bancarios y autorizaciones de traslados solo está en

cabeza del Coordinador financiero y contable conservando el control dual
en las operaciones.
 Los traslados a los Fondos de Inversión Colectiva se deben realizar dentro

de los horarios establecidos por la Fiduciaria Bogotá y en los formatos y
condiciones definidos por esta.
2.4 Procedimiento
a). Generación Movimiento Diario
Actividad a través de la cual se genera el movimiento bancario diario, es decir que

desde el portal de cada una de las entidades de la red bancaria se genera el
detalle de los valores que ingresan diariamente por concepto del recaudo del
impuesto al consumo de productos extranjeros, sólo trasladando los recursos
disponibles que muestre el reporte. Adicionalmente, se genera un documento
digital de los soportes de movimientos diarios y se conserva en la estación de
trabajo del Coordinador financiero y contable de la Unidad de Gestión.
El acceso a los portales bancarios sólo se hace con los usuarios y claves
autorizados por las entidades bancarias, la Fiduciaria Bogotá y previa autorización
del Consorcio Fimproex 2017.
b) Preparar y diligenciar el formato de operación.
El Consorcio procederá a realizar diariamente o cuando a ello hubiere lugar, el

traslado de recursos disponibles a los Fondos de Inversión Colectiva,
diligenciando manualmente el formato establecido por la Fiduciaria con el código
FB-PSFA-FOR-026.
Este formato contiene la información básica de las cuentas bancarias y Fics

definidos en el aplicativo SIFI y contendrá dos firmas del Consorcio, de las que se
registraron en el área de Gestión Operativa de la Fiduciaria. Esta operación será
autorizada por la Fiduciaria.
c) Revisión y Autorización de Traslados
A través de la coordinación de Consorcios de Fidubogota serán radicadas en el

área de Gestión Operativa de Fidubogota todas las instrucciones de traslados
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

solicitados por el Consorcio, previo envío por correo electrónico al área de

Coordinación de Consorcios.
d). Confirmación de la Operación
Al día inmediatamente siguiente, mediante correo electrónico masivo llega a la

cuenta de correo del Gerente y del Coordinador financiero y Contable, el
movimiento de los Fics, que incluye movimientos y saldos diarios de las
inversiones asociadas al Consorcio Fimproex 2017.
Todos los correos electrónicos mediante los cuales se solicitan las operaciones de
traslados y retiros, son enviados con las debidas medidas de seguridad
establecidas por el Consorcio Fimproex 2017 y Fiduciaria Bogotá S.A.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control y fecha
Coordinador
Información recaudos Revisar portales Claves de acceso de Documento movimiento Portales
Red Bancaria financiero y Diario
diarios Bancarios consulta diario Bancarios
Contable
Coordinador
Revisar disponibilidad de Claves de acceso de Portales
Red Bancaria Movimiento diario financiero y Documento verificado Diario
recursos recaudados. consulta Bancarios
Contable
Coordinador Coordinador
Revisar y suscribir formato de Soporte de portal bancario
financiero y Documento verificado financiero y Formato de operación Diario N/A
operación verificar su disponible
Contable Contable
Coordinador Formatos de operación

Gerente Revisar soportes, verificar y
financiero y Formato de operación visadas por firmas Formato aprobado Diario N/A
Consorcio firmar formato de operación.
Contable registradas.
Verificar montos
Coordinador
Área operaciones disponibles en las cuentas
financiero y/o Orden de operación Realizar traslado. Traslado Diario N/A
Fiduciaria Bogotá recaudadoras según
gerente
soportes de movimientos.
Área Confrontar datos de la hoja
Firmar y radicar ordenes de
operaciones Coordinador de de operación frente a
operación en el área de gestión Diario Correo
Fiduciaria Consorcios- soporte de disponible del Orden de operación
operativa de Fidubogota. Electrónico
Bogotá Ordenes de operación Fidubogota portal bancario. radicada.
Área
Coordinador Consolidar los soportes
operaciones Copia ordenes de
Consorcios consecutivos de las órdenes de Ninguno. Listado de radicación. Diario N/A
Fiduciaria operación física radicada.
Fidubogota operación radicadas.
Bogotá
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Área
Asigna el analista o auxiliar que Verificar datos documentos
operaciones Orden de operación Gerente Gestión Orden operación Diario
digite la orden de operación en físicos vs. Registros SIFI
Fiduciaria original Operativa grabada
aplicativo SIFI aplicativo
Bogotá
Dispersión,
Registro de operación Revisar por el aplicativo SIFI la Comparar valores grabados
Área de Coordinador Área transferencia, carta
grabada en aplicativo operación solicitada y ejecutar su en SIFI vs. Solicitud del Diario SIFI
Cumplimiento de Cumplimiento manual según
SIFI cumplimiento pago en la pantalla SIFI
corresponda.
Verificar diariamente con la
Coordinador Verificación de valores Correo electrónico vs.
Correo electrónico información recibida vía mail por SIFI-Correo
Red bancaria financiero y solicitados frente a valor de Movimientos diarios de Diario
Movimiento el área comercial la ejecución de electrónico
contable-Gerente la operación realizada. los Fics
la operación.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

3 REGISTRO DECLARACIONES DE IMPUESTO AL CONSUMO ANTE EL

FONDO CUENTA EN EL APLICATIVO FONDO CUENTA
3.1 Definición
Comprende todas aquellas funcionalidades del aplicativo SISTEMA DE

INFORMACIÓN FONDO CUENTA DE IMPUESTO AL CONSUMO PARA
PRODUCTOS EXTRANJEROS, que permiten al usuario capturar y consultar la
información del tributo contenida en las declaraciones, gracias a una plataforma
tecnológica que facilita, agiliza y proporciona en tiempo y seguridad los resultados
necesarios para el funcionamiento de la operación. El contribuyente que tome la
opción de realizar su pago a través de Internet deberá diligenciar su declaración
ante el Fondo-cuenta, a través de los diferentes formularios (Licores, Cerveza o
Cigarrillo) que el sistema le permite ingresar.
El módulo Formulario FND, autorizado tanto para los contribuyentes como los
usuarios del operador, comprende todo lo referente a la captura de las
declaraciones ante el Fondo Cuenta del Impuesto de Consumo sobre cervezas,
sifones, refajos, mezclas; licores, vinos, aperitivos y similares; y cigarrillos y tabaco
elaborado.
3.2 Objetivo
Capturar todas las declaraciones ante el fondo cuenta del Impuesto de Consumo
sobre cervezas, sifones, refajos, mezclas; licores, vinos, aperitivos y similares;
cigarrillos y tabaco elaborado, de manera oportuna bajo principios de efectividad,
eficacia y eficiencia garantizando la operación adecuada, oportuna e
ininterrumpida del fondo cuenta.
3.3 Políticas
 Digitar en el aplicativo de recaudos la información relativa al proceso de

recaudo, contenida en las declaraciones presentadas ante el Fondo
Cuenta,
 La información del recaudo de las declaraciones de impuesto al consumo

de productos extranjeros, debe ser digitada diariamente, en la medida que
vayan siendo recibidas por el Consorcio Fimproex 2017.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 La información diligenciada por el Contribuyente en las declaraciones ante

el Fondo Cuenta es inmodificable, dada su calidad de documento público.
(si dichos documentos llegaran a contener errores de diligenciamiento y/o
inconsistencias, estas serán reportadas a la Federación Nacional de
Departamentos y registradas en el aplicativo tal como aparecen en el
formulario).
 El proceso para ingresar la información en el aplicativo de recaudo se

realiza entre el área financiera y contable y el área operativa.
3.4 Procedimiento
a). Encabezado de los Formularios
El analista de información de la Unidad de Gestión, recibe y radica las

declaraciones ante el Fondo Cuenta, verifica que los documentos físicos coincidan
con lo registrado en la planilla* que envía el banco e ingresa al aplicativo de
recaudo en el módulo de pagos la siguiente información.
 Número de fondo cuenta

 Fecha de recaudo
 Valor recaudado
 Ciudad-donde se recaudó el impuesto
 Sucursal-oficina bancaria
*Nota: La planilla a que se hace referencia, es la misma que realiza la entidad bancaria y que fue mencionada
anteriormente.
b). Declaraciones vs Planillas y Distribución formularios
Luego que el encabezado se encuentra en el aplicativo de recaudos, el analista de

información direcciona las declaraciones al área operativa (Coordinador
operativo), con el fin de que este realice una breve verificación de las
declaraciones vs la(s) planilla(s) y las distribuya a los analistas, para que estos
revisen la información en el aplicativo de recaudo, tal como se presenta en los
formularios.
c) Comprobación de la Información
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Los Analistas visan la información contenida en las planillas bancarias frente a las
declaraciones físicas entregadas por parte del Coordinador operativo, para
confirmar la consistencia de la información reportada por el banco.
Al ingresar al aplicativo de recaudo por el modulo “Formulario FND”, los analistas

inician el proceso de verificación de la información contenida en los formularios,
comprobando que el encabezado registrado por el analista de información en el
sistema, corresponda a la información diligenciada en el formulario físico.
d). Validaciones del Sistema
El aplicativo de recaudo valida la información contenida en las declaraciones ante

el Fondo Cuenta, de acuerdo con los parámetros establecidos por la D.A.F., la
DIAN, el Estatuto Tributario y la Federación Nacional de Departamentos en
concordancia con la normatividad vigente.
Los datos validados por el sistema son los siguientes de acuerdo al tipo de
declaración:
Declaración del impuesto al consumo Licores, Vinos, Aperitivos y Similares
 Sección A – Tipo de Declaración: Identifica si es una declaración inicial o de

corrección. Si la declaración es de corrección, debe ingresar el número de
declaración ante el Fondo Cuenta a corregir (declaración inicial).
 Sección B – Origen de los Productos: Valida que las declaraciones ante el

Fondo Cuenta contengan un número y fecha de la declaración de importación.
 Sección C – Información General: El sistema identifica el usuario registrado en

la base de datos mediante el número de identificación, Nit o cédula de
ciudadanía; en esta sección los datos se presentan dentro de las casillas
Apellidos y Nombres o Razón Social, número de identificación, dirección y
teléfono.
 Sección D – Liquidación: Esta sección contiene cuatro módulos de validación:

Para la sección D1 clase y D3 unidad de medida, considera ambas casillas
utilizando las convenciones correspondientes. En cuanto a la sección D4, la
base gravable corresponde a lo dispuesto en el Art. 49 Ley 788 de 2002.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

La sección D5 tarifas del impuesto al consumo, serán las establecidas en el

Art.50 Ley 788 de 2002 para formularios de la Ley 1111/2006, Art. 6 Decreto
127 de 2010 para formularios del Dec. 127/2010 y Art.8 Ley 1393 de 2010 para
formularios de la Ley 1393/2010. Adicionalmente, en la sección D7 valor del
impuesto se relaciona de acuerdo a la liquidación para cada renglón y de
acuerdo a lo establecido en el Art.20 del Decreto 3071 de 1997.
Para los formularios correspondientes a la Ley 1816 Esta sección contiene las
siguientes validaciones: Para la sección D1 clase y D4 unidad de medida,
considera ambas casillas utilizando las convenciones correspondientes. En
cuanto a la sección D5, la base gravable corresponde a lo dispuesto en el Art.
49 Ley 788 de 2002.
La sección D6 tarifa especifica serán las establecidas en la Ley 1816 de 2016

para formularios de la Ley 1816 de 2016 Adicionalmente, en la sección D10
valor del impuesto se relaciona de acuerdo a la liquidación para cada renglón y
de acuerdo a lo establecido en el Art.20 del Decreto 3071 de 1997 y Ley 1816
de 2016.
 Sección E – Valores Totales: Para la casilla 51, reconoce el valor

correspondiente a la sumatoria de la columna D7 (Para formularios de la ley
1393 de 2010) y D10 (formularios ley 1816 de 2016). En cuanto al renglón 53
valida el valor resultante de la sumatoria de los renglones 51 y 52.
 Sección F – Firmas: Reconoce la selección de las casillas según el caso tanto

para Declarante como para Revisor Fiscal y/o Contador Público de
conformidad con las normas vigentes.
 Sección G – Pagos: Detalla en la casilla 57 valor total, la sumatoria de las

casillas 54 valor impuesto al consumo + casilla 55 valor sanciones* + casilla 56
valor intereses de mora.
*Nota: El valor de la casilla 55 “valor sanciones”, debe ser igual a la información registrada en la casilla 52.
 Sección H – Distribución del Recaudo: El valor de la casilla 58 componente

IVA, corresponde al 35% del valor reportado en el renglón 51 Impuesto al
Consumo. Una vez descontado el porcentaje de IVA (35%), el valor de la
casilla 59 corresponde al 8% del 65% restante del impuesto al consumo para
los formularios del Decreto 127 de 2010 y del 6% para los formularios de la Ley
1393 de 2010.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Para los formularios de la Ley 1816 de 2016: El valor de la casilla 58

Destinación Art. 16 (40%) corresponde al 40% del valor reportado en el renglón
51 Valor Impuesto al Consumo.
En el caso de las correcciones: El valor de la casilla 58 Destinación Art. 16

(40%) corresponde al 40% del valor reportado en el renglón 53 Valor a cargo
por Impuestos más el valor de los intereses.
 Forma de Pago: Si el pago se realiza en efectivo o cheque de gerencia, el

sistema valida que se registre el número de este y el código del banco.
Declaración del impuesto al consumo Cervezas, Sifones, Refajos y Mezclas


Fondo Cuenta contengan un número y fecha de la declaración de importación.

la base de datos mediante el número de identificación, NIT o cédula de
teléfono.
 Sección D – Liquidación: Esta sección contiene los siguientes módulos de

validación: Para la sección D1 clase y D3 unidad de medida, considera ambas
casillas utilizando las convenciones correspondientes.
 Columna D7- Valor del impuesto por renglón.

 Columna D8- Tarifa.
 Columna D9- Impuesto promedio vigente.
 Columna D10- Valor del impuesto por renglón.
 Casilla 11- Valor total al consumo de cervezas y refajos.
 Casilla 14- Valor total a cargo por impuesto y sanciones (casilla 12+
casilla13).
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Sección E – Firmas: Reconoce la selección de las casillas según el caso tanto

para Declarante como para Revisor Fiscal y/o Contador Público de
conformidad con las normas vigentes.
 Sección F – Pagos: Detalla en la casilla 18 valor total, la sumatoria de los

renglones 15 valor impuesto al consumo + renglón 16 valor sanciones +
renglón 17 valor intereses de mora.
 Forma de Pago: Si el pago se realiza en efectivo o cheque de gerencia, el

sistema hace la validación que se registre el número de este y el código del
banco.
Declaración del impuesto al consumo Cigarrillos y Tabaco Elaborado


Fondo Cuenta contengan número y fecha de la declaración de importación.

la base de datos mediante el número de identificación, nit o cédula de
teléfono.
 Sección D – Liquidación: Esta sección contiene los siguientes módulos de

validación: Para la sección D1 clase, considera la casilla utilizando las
convenciones correspondientes.
 Columna D2 - Presentación.
 Columna D3 - Cantidad estándar.
 Columna D4 - Valor del impuesto por renglón.
 Columna D5 - Valor a la sobretasa. *
 Casilla10 - Valor total al consumo de cigarrillos y tabaco elaborado.
 Casilla 14 - Total a cargo por impuesto y sanciones (casilla 10+casilla13).
*Nota: El valor de la sobretasa corresponde solo a los formularios MHCP-D.A.F. CIG.2 REF – 2010 y lo previsto en el
Art.6 Ley 1393 de 2010
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Para el caso de los formularios Ley 1819 de 2016. Esta sección contiene los
siguientes módulos de validación: Para la sección D1 clase, considera la casilla
utilizando las convenciones correspondientes.
 Columna D2 - Presentación.
 Columna D3 - Cantidad estándar.
 Columna D4 - Valor impuesto componente específico.
 Columna D5 - Valor impuesto componente Ad Valorem.
 Casilla10 - Valor total al consumo de cigarrillos y tabaco elaborado.
 Casilla 13 - Total a cargo por impuesto y sanciones (casilla 10+casilla 12).
 Sección E – Firmas: Reconoce la selección de la casilla para Declarante como

para Revisor Fiscal y/o Contador Público de conformidad con las normas
vigentes.
 Sección F – Pagos: Detalla en la casilla 20 valor total a pagar, la sumatoria de

los renglones 15 valor impuesto al consumo + renglón 16 valor impuesto al
deporte + renglón 17 valor sobretasa de consumo + renglón 18 valor sanciones
+ renglón 19 valor intereses de mora.
e). Validaciones Manuales
Cuando el importador y/o declarante incurre en errores de diligenciamiento que no

identifica el sistema (aplicativo de recaudos), esta validación estará a cargo del
analista de información. Algunos ejemplos de estas validaciones son:
 El número de la declaración de importación que el importador registra en la

sección B1, no coincide con la copia de la declaración de importación que
anexa al formulario.
 No anexa copia de la declaración de importación.
 Si de acuerdo a la fecha de la declaración de importación el formato para el

pago de impuesto al consumo utilizado por el declarante, no es el correcto esto
es considerado una inconsistencia manual.
Por lo anterior, las declaraciones ante el Fondo Cuenta deben ser usadas de la
siguiente manera:
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Declaración de importación fechada 31 de enero de 2010 hacia atrás:

Formato FND (F.C.) I – componente IVA 35%.
 Declaración de importación fechada 01 de febrero de 2010 hasta el 11 de

julio de 2010: Formato FND. [F.C.].I E-S – componente IVA 35% y
componente SGSSS discriminación valor 8%.
 Declaración de importación fechada 12 de julio de 2010 en adelante:

Formato FND.[F.C.].1 – componente IVA 35% y componente SGSSS
discriminación valor 6%.
 Declaración de importación fechada 01 de enero de 2017 en adelante:

Formato FND.[F.C.].1 – destinación Art. 16 (40%)
Declaración del impuesto al consumo Cigarrillos y Tabaco Elaborado
 Declaración de importación fechada 31 de enero de 2010 hacia atrás:

Formato MHCP D.A.F.– CIG2 componente deporte 16%.
 Declaración de importación fechada 01 de febrero de 2010, hasta el 11 de

julio de 2010: Formato MCHP D.A.F-CIG2 componente deporte 16% y
componente SGSSS discriminación valor 21%.
 Declaración de importación fechada 12 de julio de 2010 en adelante:

Formato MHCP D.A.F. – CIG2 REF-2010 componente deporte 16% y
componente sobretasa.
 Declaración de importación fechada 01 de enero de 2017 en adelante:

Formato MHCP D.A.F. – CIG2 REF-2010 componente ad valorem.
f). Validaciones Bancos
Todas aquellas verificaciones que deben hacer los cajeros de la red bancaria y
que fueron enunciadas en literal 2.1 “Recaudo de Impuestos”, también son
validadas por el analista, para verificar que se realizaron, de lo contrario se reporta
al Coordinador Financiero y Contable para que realice los trámites respectivos
ante las entidades de la red bancaria según corresponda.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

g). Consolidación de Inconsistencias
Durante el proceso de verificación de las declaraciones de impuesto al consumo

ante el Fondo Cuenta, mes a mes se realizan las validaciones manuales, del
sistema y de bancos; el analista consolida esta información de manera organizada
y coherente en un libro Excel, divido por hojas así:
 Inconsistencias reportadas por el sistema.

 Inconsistencias manuales (detectadas por el analista).
 Inconsistencias Bancos.
La recopilación de toda la información para el informe mensual a presentar a la

FND, la consolida un analista diferente al que verifico los formularios del mes, con
el fin de evidenciar posibles errores de validación o consolidación de información.
Nota: Ver procesos de la elaboración y control de Informes.
h). Reporte de Inconsistencias Fondo Cuenta
Este reporte evidencia el detalle de la información que ha sido capturada y

guardada de los formularios, en el aplicativo de recaudos de las inconsistencias
generadas por el sistema y presentadas en el mismo documento. Este informe es
generado diariamente por el analista, como soporte de la verificación según el
documento físico, validando las inconsistencias reportadas por el sistema.
Una vez finalizada la verificación, el analista entrega informe de inconsistencias al

coordinador operativo, con el fin de revisar, depurar y consolidar el informe final a
entregar a la Federación.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

3.5 . Descripción del proceso

Control y fecha
Declaraciones ante el Analista de Verificar físico de las Confrontar planilla frente a Planilla con
Red bancaria Diario n/a
Fondo Cuenta y planilla información declaraciones Vs. Planilla documentos físicos. declaraciones
Aplicativo
Declaraciones ante el Analista de Ingreso encabezados al Declaración ante el Fondo Encabezados en
Red bancaria Diario de
Fondo Cuenta y planilla información Aplicativo de recaudos. cuenta y planilla del banco. Aplicativo de recaudos
Recaudo
Analista de Declaraciones ante el Coordinador Verificar físico de las Declaración ante el Fondo Planilla con
Diario n/a
información Fondo Cuenta y planilla Operativo declaraciones vs. Planilla cuenta y planilla del banco. declaraciones
Coordinador Declaraciones ante el Verificar físico de las Declaración ante el Fondo Planilla con
Analista Diario n/a
Operativo Fondo Cuenta y planilla declaraciones vs. Planilla. cuenta y planilla del banco. declaraciones
Verificar encabezado vs. Físico Aplicativo

Coordinador Declaraciones ante el Declaración ante el Fondo Encabezados
Analista de la declaración ante el Fondo Diario de
Operativo Fondo Cuenta y planilla Cuenta Verificados
Cuenta Recaudo
Ingresar información de las Validaciones de la Aplicativo

Coordinador Declaraciones ante el Información en
Analista declaraciones ante el Fondo información en el sistema y Diario de
Operativo Fondo Cuenta. aplicativo de recaudo
Cuenta. validaciones manuales Recaudos
Confrontar reporte de
Declaraciones inconsistencias para
Puntear reporte de
Analista 1 y reporte de Analista 2 evidenciar posibles errores Reportes Verificados Diario n/a
inconsistencias.
inconsistencias de digitación o validaciones
del sistema y manual.
Declaraciones Reportar inconsistencias al Reporte de Inconsistencias Informe Consolidado Libro
Analista 2 Analista 3 Diario
y reporte de analista encargado de coordinar y punteo de la información. inconsistencias Excel
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

inconsistencias punteados las declaraciones del mes.

Control y fecha
Validar las inconsistencias en
Informe Consolidado Informe Consolidado Libro
Analista 3 Analista 3 aplicativo y físicos de las Mensual
inconsistencias inconsistencias Excel
declaraciones.
Reportes del aplicativo y
archivo de inconsistencias Informe
Informe Consolidado Coordinador Generar informe inconsistencias Libro
Analista 3 manuales vs. inconsistencias Mensual
inconsistencias Operativo mensuales a enviar a la FND. Word
Declaraciones ante el mensuales
Fondo Cuenta.
Reporte
Coordinador Reportar inconsistencias a los
Informe inconsistencias FND inconsistencias por Mensual n/a
Operativo entes territoriales
contribuyente
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

4 PROCESOS RELATIVOS A GIROS
4.1 Definición
En este proceso se evidencian todas las actividades que se llevan a cabo, para la
recepción, radicación, captura, análisis y giro a los entes territoriales de las
relaciones de declaraciones ante el departamento y tornaguías.
4.2 Objetivo
Propender por el giro oportuno y diligente a las entidades territoriales, todas

aquellas relaciones de declaraciones que se reciban dentro del periodo
establecido, incluyendo las que sean remitidas al Consorcio de manera
extemporánea (para girar en periodo siguiente) de los impuestos recaudados en
el Fondo Cuenta en proporción al consumo en cada uno de ellos.
4.3 Políticas
 Conservar en el Consorcio como evidencia de recibido y fecha de

colocación al correo, el soporte de la guía de envío de la documentación
por parte de los entes territoriales.
 Todas las relaciones de Declaraciones y Tornaguías deben ser remitidas

con las copias de las declaraciones ante el departamento, tornaguías y
demás documentos que puedan soportar la distribución de los recursos.
4.4 Procedimiento
a). Relación de Declaraciones
Documento determinado por la Federación Nacional de Departamentos, conforme

a lo señalado en los artículos 196 y 217 de la ley 223 de 1995. Este documento es
enviado por los Secretarios de Hacienda de los entes territoriales a la Unidad de
Gestión (Consorcio Fimproex 2017).
b). Recepción de Relaciones de Cobro
Recibir la relación y sellar la guía o documento similar del correo certificado con
sello del Consorcio Fimproex 2017 que contiene la razón social, NIT y la fecha en
que fue recibida la relación.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

c) Radicación Relaciones
Registrar en el aplicativo de recaudo, por el módulo relación - relación de

declaraciones, cada una de las relaciones asignando un número consecutivo
para cada ente territorial. Adicionalmente, registra la fecha en que la recibió el
Consorcio Fimproex 2017 y nombre del departamento remitente.
d). Encabezado de Relaciones
Registrar en el aplicativo de recaudo, por el módulo relación- relación de giro, el

encabezado que contenga el número consecutivo, tipo de relación, fecha de
radicación departamento remitente y el periodo. Finalmente hace entrega al
coordinador operativo.
e). Distribución de Relaciones
Registrar en archivo cada una de las relaciones, controlando los valores cobrados
y realizar distribución a cada analista para el proceso de las correspondientes
relaciones, esta actividad es realizada por el coordinador operativo.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

4.5 . Descripción del proceso

Proveedor Entrada Responsable Actividad – Descripción Salida Aplicativo
Control y fecha
Verificar la fecha de envío
Relación de Declaraciones Analista de Recibir relación de cobro radicar Relaciones de Cobro
Ente territorial de la relación de cobro, Mensual n/a
y tornaguías información con sello y fecha. radicadas.
según guía anexa.
Ingreso de relaciones de cobro Aplicativo

Relación de Declaraciones Analista de Consecutivo de radicación Relaciones en
Ente territorial por departamento al aplicativo de Mensual de
y tornaguías información en archivo de Excel. aplicativo de recaudo
recaudo con número de radicado. Recaudo
Archivo en Excel control

Relación de Declaraciones Relación de
Analista de Coordinador Distribuir relaciones a los consecutivo por número de
y tornaguías registradas Declaraciones y Mensual n/a
información Operativo analistas radicado y por
en aplicativo de recaudo. tornaguías
departamento.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

5 CAPTURA DE INFORMACIÓN DECLARACIONES ANTE EL

DEPARTAMENTO
5.1 Definición
Actividades mediante las cuales se verifica que el consecutivo y el periodo de las

declaraciones ante el departamento correspondan a la información contenida en la
relación de declaraciones y tornaguías, para luego capturar toda la información
contenida en cada uno de los documentos físicos de las declaraciones ante el
departamento y tornaguías, en el aplicativo de recaudo así:
Ley 111/2006
Dec. 127/2010
LICORES Ley 1393/2006
Ley 1816/2016
APLICATIVO DE RECAUDOS PAGOS DEPARTAMENTO CERVEZAS
CIGARRILLOS Ley 111/2006

Dec. 127/2010
Ley 1393/2006
Ley 1819/2016
5.2 Objetivo
Confrontar y verificar la documentación recibida proveniente de los entes

territoriales y el Distrito Capital, certificando que cumpla con las normas que sobre
el particular rigen la materia, además de registrar toda la información en el
aplicativo de recaudos del Fondo Cuenta reportando las inconsistencias que se
presenten.
5.3 Políticas
 Las declaraciones y tornaguías que lleguen físicas al Consorcio Fimproex

2017 y que no tengan fecha o no se encuentren registradas en la relación o
que la fecha no corresponda al periodo de giro, no se procesan (digitan).
Asimismo, se reportará a la FND de estas inconsistencias en el informe de
gestión mensual.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 La información diligenciada por el contribuyente en las declaraciones ante el

departamento y tornaguías de reenvío es inmodificable, dada su calidad de
documento público. (Si dichos documentos llegaran a contener errores de
diligenciamiento y/o inconsistencias, estas serán reportadas a la Federación
Nacional de Departamentos y digitadas en el aplicativo, tal como se
presenta la declaración).
 Las Relaciones de declaraciones y tornaguías serán procesadas durante

los primeros quince (15) días de cada mes.
 La liquidación y pago de los impuestos que correspondan a las relaciones

enviadas extemporáneamente por los entes territoriales al Fondo Cuenta,
se efectuará en el mes siguiente.
5.4 Procedimiento
a). Revisión Relaciones vs. Documentos Físicos
Al recibir cada una de las relaciones, el analista realiza las siguientes

verificaciones:
 Que la fecha de radicación de los documentos físicos de las declaraciones y

las tornaguías coincida con la registrada en la relación de declaraciones y
tornaguías.
 Revisar que no falten documentos físicos de declaraciones y/o tornaguías

versus la información registrada en la relación de cobro; si fuera así, reportar al
Coordinador operativo tal circunstancia.
 Reportar al Coordinador operativo si hay documentos físicos que no

pertenecen a la relación por el consecutivo del documento o por la fecha (fuera
del periodo).
 Validar que el número de radicación no se encuentre enmendado, si existe

enmendadura, se procesa y se reporta a la FND la inconsistencia.
 Verificar que la relación de Declaraciones y Tornaguías este firmada por el

Secretario de Hacienda y/o Jefe de Rentas o por el funcionario encargado y
autorizado para firmar, según el registro de firmas y cuentas que reposa en
el Consorcio Fimproex 2017.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

b). Declaraciones ante el Departamento
Son las declaraciones que se presentan ante el Departamento según sea el caso,
de los productos extranjeros introducidos al país. Las declaraciones se identifican
así:
 Impuesto al Consumo y/o Participación de Licores, Vinos, Aperitivos y

Similares de origen extranjero ante los Departamentos.
REF: FND. (F.C.).DPT.I
 Impuesto al Consumo y/o Participación de Licores, Vinos, Aperitivos y

Similares de origen extranjero ante Cundinamarca.
REF: FND. (F.C.).DPT.II. Cundinamarca.
 Impuesto al Consumo y/o Participación de Cigarrillos y Tabaco elaborado de

origen extranjero ante los departamentos o el Distrito Capital.
REF: MHCP.D.A.F.CIG.3.
 Impuesto al Consumo y/o Participación de Cervezas, Sifones, Mezclas y

Refajos de origen extranjeros ante los Departamentos.
REF.: MHCP. D.A.F.-DPTO.3.
c) Digitación Declaraciones ante el Departamento y Tornaguías
Ingresar al aplicativo de recaudo toda la información contenida en las

declaraciones ante el departamento y tornaguías de reenvío. Esta información se
digita tal y como la diligenció el contribuyente en cada uno de los documentos.
La digitación de las declaraciones se realiza a diario durante los quince (15)

primeros días del mes. Al finalizar la captura de la información, la relación de
declaraciones y tornaguías, deberá ser sellada y firmada por el analista
responsable de procesar la información.
d). Soportes
Con el fin de ratificar las validaciones hechas por el sistema y en especial cuando
estas indiquen inconsistencia de tipo aritmético y/o de diligenciamiento, el Ente
Territorial envía documentos soporte que contienen la información registrada en
las declaraciones ante el departamento. Los soportes son:
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Tornaguía de reenvío
 Declaraciones ante el Fondo Cuenta.
 Documentos soporte para cada declaración.
La información contenida en las declaraciones y tornaguías versus los soportes

que anexan los entes territoriales para cada uno de los formularios y que afectan
la distribución del consumo deben ser consistentes.
Todas las relaciones de soporte de giro, son custodiadas en archivadores del

Consorcio bajo llave temporalmente, mientras se realiza el envío al administrador
documental para su almacenamiento y custodia definitivo.
e). Tornaguías de Reenvío
Es el certificado expedido por los Departamentos o por el Distrito Capital a través

del cual se autoriza y controla la movilización de productos gravados con impuesto
al consumo, entre las entidades territoriales.
f). Validaciones del Sistema
Las Declaraciones y Tornaguías de reenvío en el sistema son alimentadas con la

información que se digitó inicialmente de las declaraciones ante el Fondo Cuenta y
son validadas internamente por el aplicativo de recaudo, verificando que todos los
campos estén diligenciados.
g). Reporte de Inconsistencias
Todas las inconsistencias que contengan las declaraciones ante el departamento,

tornaguías y la relación, se reportan a la Federación Nacional de Departamentos a
través de un comunicado, en el cual se informa que ya se encuentran disponibles
para ser consultadas por Departamento, periodo de giro e inconsistencia.
Para reportar las inconsistencias cada analista crea un archivo Excel que se
remite al Coordinador operativo por correo electrónico, con la información
mencionada en el párrafo anterior, las cuales se verifican, depuran y consolidan,
para posteriormente subir al aplicativo de recaudos.
En caso de presentar inconsistencia en el valor del impuesto por renglón, el Ente

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Territorial puede identificar directamente la inconsistencia dentro de los soportes

de Giro según el caso:
Menor Valor Cobrado: Cuando la entidad territorial realice un cobro o un reenvío

por menor valor al declarado ante el fondo cuenta, este no será pagado. En el
caso de los cobros o descuentos (reenvíos), esta inconsistencia puede ser
identificada directamente en el soporte de giro “Informe de cobros rechazados”.
Mayor Valor Cobrado: Los cobros o reenvíos por mayor valor, se pagan o
descuentan (reenvíos) a los Entes Territoriales, y se reporta dicha inconsistencia a
través de un soporte de giro “Informe de Inconsistencias de declaraciones ante los
departamentos” en el cual se refleja el valor pagado o descontado según sea el
caso y las diferencias con respecto al valor correcto.
h). Validación de Relaciones
Al finalizar la digitación se realiza la validación de información capturada frente a

los soportes físicos. Es decir, se validad que las declaraciones presentadas estén
en su totalidad capturadas con la información correcta. La verificación se realiza
de la siguiente manera:
Aplicativo de Recaudos
 APLICATIVO DE RECAUDOS MODULO RELACIÓN RELACIÓN
 Ingresar el número de relación y verificar que el encabezado corresponda al

Departamento, periodo y tipo de relación.
 Cruzar las declaraciones que correspondan al consecutivo y el periodo;

grabar.
Reportes
 Inconsistencia de relación: En este informe se refleja toda la información

digitada en el aplicativo de recaudos, los totales por cobros (declaraciones
ante el departamento) y reenvíos (tornaguías).
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Certificación de Giro – Formato Excel
 En esta certificación se verifica que los totales de la información capturada

coincida con el cobro realizado por el ente territorial.
Validación de captura de información
Procedimiento que se realiza con el objeto de verificar la digitación de información

en el aplicativo y que es realizada por un analista diferente al que digitó. Este
cruce se realiza con el informe de relaciones de declaraciones y tornaguías que es
generado por el sistema.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Controles y Puntos de Periodicidad y

Control fecha
Verificar relaciones de
Validar la información
declaraciones y tornaguías vs.
contenida en las Relación de
Relación de Declaraciones físicas,
Coordinador Analista declaraciones físicas frente a Declaraciones y Diario durante el
Declaraciones y tornaguías validando que la n/a
Operativo la relación de declaraciones y tornaguías periodo de giro
documentación esté firmada
tornaguías. Verificar firmas
por el Secretario de Hacienda o
registradas.
por el funcionario encargado.
El aplicativo valida las Declaraciones y

Digitar declaraciones y
Coordinador Relación de posibles inconsistencias y tornaguías Diario durante el Aplicativo de
Analista tornaguías en el aplicativo de
Operativo Declaraciones y tornaguías detección de inconsistencias capturadas en el periodo de giro Recaudo
recaudo.
manuales. aplicativo de recaudo.
Informe de Relaciones de
declaraciones ante el
Verificar los valores reportados
Coordinador Relación de Declaraciones departamento y tornaguías y Archivo cuadre de Diario durante el Aplicativo de
Analista en la relación de declaraciones
Operativo y tornaguías el reporte de relación de giro en Excel. periodo de giro Recaudo
vs. Reporte del sistema.
declaraciones y tornaguías
de reenvío.
Archivo de Excel con
Informe de relación de Verificar la información digitada
Mediante cruce detectar el resumen de la
Analista 1 declaraciones y tornaguías Analista 2 en el aplicativo de recaudos, Una sola vez
posibles errores de digitación. información
de reenvío. reportando las inconsistencias.
verificada.
Informe de relación
Declaraciones Físicas con Corregir las inconsistencias Verificar la realización de las de declaraciones y
Analista 2 Analista 1 Una sola vez
todos sus soportes reportadas por el analista 2. correcciones. tornaguías de reenvío
definitivo.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Verificar y consolidar las Soportes físicos de las Archivo
Archivo Excel de las Coordinador Informe de
Analista inconsistencias de todos los declaraciones frente al Una sola vez Excel y
inconsistencias Operativo inconsistencias
analistas archivo de Excel por analista. Word
Informe de
Coordinador Reportar inconsistencias a los Verificar oficio de envío por la
Informe de inconsistencias FND inconsistencias por n/a
Operativo entes territoriales. Gerencia.
ente territorial.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

6 PROCESO CRUCE DECLARACIONES ANTE EL DEPARTAMENTO Y

TORNAGUIAS DE REENVÍO VS. DECLARACIONES ANTE EL FONDO
CUENTA.
6.1 Definición
En este proceso, el aplicativo de recaudos, valida los cobros y descuentos

efectuados por los entes territoriales en el periodo, frente a las declaraciones de
impuesto al consumo ante el fondo cuenta (recaudos) y frente a los reenvíos
aprobados por los entes territoriales.
6.2 Objetivo
Validar que los cobros de las relaciones de declaraciones y tornaguías de reenvío

registrados en el aplicativo, correspondan a la realidad y haya concurrencia con la
información de las declaraciones del impuesto al consumo ante el fondo cuenta
presentadas en periodos anteriores o en el mismo periodo.
6.3 Políticas
 El cruce solo se lleva a cabo si el Coordinador operativo informa mediante

correo electrónico las relaciones a cruzar al área de sistemas.
 Para asegurar la información, antes de efectuar el cruce mensual, se realiza

el back up de la base de datos del aplicativo del Fondo Cuenta.
6.4 Procedimiento
a). Ejecución del Programa
El coordinador operativo realiza el proceso de cruce en el aplicativo de recaudos

por el módulo procesos – proceso cruce-.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Una vez en ejecución por esta misma opción los usuarios podrán verificar el
avance de la ejecución del proceso.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Verificar la información
entregada por los analistas, de Confrontación datos del Excel
Archivo de Excel
Coordinador los valores cobrados por cada vs. Relaciones de Archivo en Excel para
Analista Verificación de información Mensual n/a
Operativo departamento y los descuentos Declaraciones y Tornaguías cruce
giro
realizados y consolida archivo Físicas.
con las relaciones procesadas.
Copia de respaldo Servidor Base
Verifica que se haya
Coordinador Archivo Excel con número Coordinador de Realizar Back Up en servidor con la información de datos y
realizado exitosamente el Mensual
Operativo de relación y departamento sistemas de base de datos contenida en base de servidor
backup.
datos. Hosting.
Verifica que todas las

Coordinador Archivo Excel con número Coordinador de Marca relaciones en aplicativo relaciones queden marcadas Consolidado de Aplicativo de
mensual
Operativo de relación y ente territorial. sistemas de recaudo. vs archivo de Excel y Relaciones para giro. recaudos
Aplicativo de Recaudo.
Ejecuta programa e informa a

Informe de porcentaje de Certificaciones de
Coordinador Archivo Excel con número Coordinador de los analistas la tarea realizada Aplicativo de
registros procesados. giro e informe de Mensual
Operativo de relación y departamento sistemas para imprimir certificaciones de recaudos
cobros rechazados.
giro.
Archivo
Cruzar información de Excel
Estados de cuenta por cada Certificación borrador
Coordinador Archivo consolidado con Coordinador de declaraciones ante el fondo
una de las declaraciones ante e informe de cobros
Sistemas relaciones procesadas Sistemas cuenta vs. Declaraciones ante Aplicativo
el fondo cuenta. rechazados.
el Depto. y Tornaguías. de
Recaudos
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

7 ANÁLISIS DE CRUCE Y GENERACIÓN DE LAS CERTIFICACIONES DE

GIRO.
7.1 Definición
Procedimiento de validación que permite determinar que los cobros y los reenvíos
realizados por cada uno de los entes territoriales cumplan con los requisitos
establecidos en las normas que rigen el Fondo Cuenta, con el fin de establecer la
pertinencia del giro (en el caso de los cobros) y los descuentos (en el caso de los
reenvíos).
7.2 Objetivo
Certificar que la información capturada y procesada para el giro de los recursos,

cumple con los requisitos tributarios y de ley, asegurando que los recursos a girar
correspondan con los cobros realizados.
7.3 Políticas
 El Consorcio Fimproex 2017 no realiza giros o descuentos parciales, por

tanto, si el Ente Territorial cobra o reenvía por un menor valor al declarado
por el contribuyente ante el fondo cuenta, este valor no se gira o no se
descuenta según, sea el caso.
 Para los cobros por reenvío, cuando el departamento origen (desde donde
se traslada la mercancía), no remite la Tornaguía o la remite con
inconsistencia, no se realizará el giro de los recursos al Departamento
origen (recibe mercancía).
 La certificación es un documento indispensable para la realización del giro,

sin el cual no es posible realizar el trámite y el mismo debe estar suscrito y
validado por el analista y coordinador operativo del Consorcio.
 Los saldos negativos que se generan en el periodo, por concepto de

reenvíos (tornaguías) se descuentan en giros posteriores, generando
contablemente un valor a descontar en los futuros giros.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

7.4 Procedimiento
a). Declaraciones ante el departamento y reenvíos
Luego de realizado el pago del impuesto al consumo de productos extranjeros por

parte del contribuyente, este debe declarar la mercancía ante los Entes
Territoriales o el Distrito Capital y puede hacerlo declarando la totalidad de las
unidades que ingresó al País en un solo Departamento o de manera parcial en
varios Departamentos.
Cuando se haya declarado la mercancía, el Ente territorial recibe y radica la

declaración ante el departamento debidamente diligenciada por el contribuyente.
Con este documento, el ente territorial o el Distrito Capital realiza el cobro al
Consorcio Fimproex 2017, por el impuesto al consumo de productos extranjeros.
Asimismo, cuando el Consocio ha girado la totalidad de los recursos y el

importador decide trasladar las mercancías a otro Ente Territorial, este debe
solicitar una tornaguía de reenvío al Departamento donde inicialmente las declaró,
para que pueda ser movilizada.
Adicionalmente, el Ente Territorial envía al Consorcio Fimproex 2017, copia de la

tornaguía de reenvío para efectos de realizar el descuento correspondiente y a su
vez el departamento destino debe remitir la declaración ante el Departamento con
copia de la tornaguía como soporte, para cobrar al Consorcio Fimproex 2017 el
valor por impuesto de la mercancía recibida.
Si la dinámica descrita anteriormente presentara alguna inconsistencia en los

datos tanto de la declaración ante el departamento como en la tornaguía de
reenvíos, estos valores no se girarán ni se descontarán.
b). Análisis del proceso de cruce
Durante el periodo de Giro y luego del proceso de cruce de declaraciones ante el

Departamento y tornaguías de reenvío Vs declaraciones ante el Fondo Cuenta, se
realiza el análisis para verificar si existen inconsistencias y determinar los valores
totales a girar y a descontar de la relación de declaraciones y tornaguías.
Los valores cobrados en cada una de las declaraciones son confrontados con los
valores que declaró el contribuyente ante el fondo cuenta según los documentos
físicos.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Análisis
 Preliminar Certificaciones de Giro

Imprimir todas las certificaciones para iniciar la revisión de los cobros y reenvíos
negados.
REPORTES CERTIFICACIONES DE GIRO CONSECUTIVO RELACIÓN BAJAR PDF IMPRIMIR
 Informe de cobros rechazados – renglones no pagados

En este informe se reflejan todos los cobros y reenvíos rechazados en el periodo
para cada una de las relaciones y la causal por la cual se encuentran negados.
REPORTES RENGLONES NO PAGADOS CONSECUTIVO RELACIÓN BAJAR PDF IMPRIMIR
 Revisión Renglones Negados (cobros rechazados)
En cada periodo y para cada relación algunos cobros o reenvíos son negados por
no cumplir con las condiciones exigidas para ser girados o descontados, cuyo
resultado se refleja en el informe de renglones no pagados, generados por el
sistema con la causal correspondiente.
Cada cobro o reenvío se niega por motivos diferentes y de acuerdo a esto el

sistema le asigna una causal establecida por la FND.
 Revisión Estado de Cuenta
El estado de cuenta es un reporte del sistema que contiene la información

histórica de todos los registros y novedades de cada una de las declaraciones
ante el Fondo Cuenta y los movimientos (cobros-reenvíos por Ente Territorial) que
se hayan realizado.
Al ingresar al estado de cuenta, se revisa de acuerdo con la causal y con los

documentos físicos remitidos por el Departamento, si realmente el cobro o reenvío
cumple con las condiciones exigidas, se debe proceder al giro o descuento de los
recursos, de lo contrario no se realiza giro y/o descuento y se rechaza.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Cierre Tornaguías
El proceso de cierre de tornaguía es concatenar los cobros (número radicación)

por reenvió a la(s) tornaguía(s) correspondiente(s).
Este proceso es utilizado únicamente cuando el sistema genera cobros negados

por la causal 47: reenvío no procesado o no localizado. Cuando se presenta un
renglón negado por esta causal y la tornaguía se identifica en el estado de cuenta,
se deben girar los recursos al departamento que está realizando el cobro y
proceder a relacionar el cobro con la tornaguía de reenvío en el aplicativo de
recaudo.
APLICATIVO DE RECAUDO
PROCESOS
CIERRE TORNAGUIA
LICORES CERVEZAS CIGARRILLOS
Número de Tornaguia
TORNAGUIA
Número de Radicación (cobro)

DATOS
Código del Departamento

Formulario
Número de Renglón
 Pago de Renglones Negados
Si en el análisis se determina que el cobro o reenvío negado debe ser girado o

descontado según corresponda, los analistas de información del Consorcio
Fimproex 2017, proceden a autorizar el pago o el descuento en el aplicativo de
recaudo. De lo contrario, se deja negado y reflejado en el informe de renglones no
pagados, hasta cuando el ente territorial subsane lo correspondiente.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

APLICATIVO DE RECAUDO
PROCESOS
FORMULARIO PAGAR RENGLONES
LICORES CERVEZAS CIGARRILLOS
MARCAR ÚNICAMENTE LOS COBROS O REENVÍOS A PAGAR
 Revisión Mayores Valores
Cuando el Ente Territorial cobra o reenvía por un valor diferente (mayor o menor
valor) al realmente declarado ante el Fondo Cuenta y luego de realizado el cruce,
estas diferencias quedan reflejadas en el Reporte Informe de Inconsistencias
que se genera mediante el aplicativo de recaudos. Asimismo, estas diferencias se
revisan frente a documentación física para validar su consistencia.
Las siguientes son las imágenes de cómo se reflejan las diferencias en los
reportes que genera el sistema, luego de realizado el cruce.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Mayor Valor
Para el caso de los cobros o reenvíos realizados por mayor valor al declarado ante
el Fondo cuenta, se procede a girar o descontar el valor real y las diferencias
quedan reflejadas tanto en el Estado de Cuenta como en el Informe de
Inconsistencias.
 Menor Valor
Caso contrario al mayor valor cobrado o reenviado, si el cobro es menor al

declarado ante el Fondo Cuenta, se niega según los parámetros establecidos por
la FND, en el sentido de no realizar pagos o descuentos parciales a los Entes
Territoriales.
 Certificaciones de Giro Definitivo
Al finalizar el proceso de cruce, se procede con la impresión final de la certificación

de giro para identificar los valores totales a girar y a descontar por concepto. Así
mismo, revisar que se refleje la disminución en los valores negados y los mayores
valores depurados.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Esta certificación es el soporte definitivo para tramitar el giro y enviar a los

Departamentos con el soporte bancario, adjuntando el informe de cobros
rechazados, si a ello hubiere lugar. Este documento debe estar firmado por el
analista que procesó la relación y por el Coordinador Operativo.
c) Valores por Concepto
 Consumo: Valor total cobrado por consumo de vinos y licores, menos

valor IVA del 35%.
 IVA salud: Este valor corresponde al 70% del valor del IVA (35%).
 IVA deporte: Este valor corresponde al 30% del valor del IVA (35%).
 Salud Licores SGSSS (Decreto 127 de 1 febrero 2010): Una vez
descontado el porcentaje de IVA (35%), al 65% restante del impuesto al
consumo se discrimina el 8%.
 Salud Licores SGSSS (Ley 1393 de 12 de julio de 2010): Una vez
descontado el porcentaje de IVA (35%), al 65% restante del impuesto al
FORMULARIOS LEY 1816 de 2016:
 Consumo: Valor total cobrado por consumo de vinos y licores, menos

destinación Art.16 (40%).
 Salud 37%: Este valor corresponde al 37% del valor de destinación
Art.16 (40%).
 Deporte 3%: Este valor corresponde al 3% del valor de destinación
Art.16 (40%).
Declaración del impuesto al consumo de Cigarrillos y Tabaco Elaborado
 Consumo: Valor total cobrado por consumo de cigarrillos y tabaco

elaborado, menos el 16% correspondiente a deporte.
 Deporte: 16% del valor total cobrado por impuesto al consumo
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Consumo (Decreto 127 de 1 febrero 2010): Es el resultante del valor total

cobrado por el consumo de cigarrillos y tabaco, luego de discriminar el 21%
con destino salud y 16% con destino deporte.
 Salud Cigarrillo SGSSS (Decreto 127 de 1 febrero 2010): 21% del valor
total cobrado por impuesto al consumo.
 Deporte (Decreto 127 de 1 febrero 2010): Una vez descontado el
componente con destino a salud (21%), al 79% restante del impuesto al
 Sobretasa (Ley 1393 de 12 de julio de 2010): Valor adicional que
corresponde al 10% de la base gravable, (base gravable= Cantidad
estándar por el precio de venta DANE).
FORMULARIOS LEY 1819 de 2016:
 Consumo: Valor total cobrado por consumo de cigarrillos y tabaco

elaborado 100%.
 Ad Valorem Cigarrillo Valor adicional que corresponde al 10% de la
base gravable, (base gravable= Cantidad estándar por el precio de venta
DANE).
Declaración del impuesto al consumo de Cervezas, Sifones, Refajos y

Mezclas.
 Consumo: Valor Total por consumo de cervezas distribuido en

proporción 40/48.
 Salud: Valor del consumo distribuido en proporción 8/48.
Las anteriores variables están contempladas en el aplicativo, soportadas en la

normatividad vigente al momento de su parametrización.
d). Verificación de Certificaciones
Una vez impresas todas las certificaciones definitivas, los analistas las direccionan
al Coordinador operativo quien realiza una verificación a la información contenida
en las mismas. Esta información es enviada al Coordinador Financiero y Contable.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Imprimir reporte preliminar de
certificaciones de giro y Informe renglones
Reporte preliminar de
proceder al análisis de cada Verificar las declaraciones rechazados, mayores Aplicativo
Coordinador de certificaciones de giro e
Analistas uno de los renglones físicas vs. Registros en el valores, saldos Mensual de
Sistemas informe renglones
rechazados en cada estado de cuenta. negativos y valores Recaudo
negados.
certificación y establecer su totales a girar.
pertinencia.
Autorizar en el sistema el pago
Informe renglones Informe depurado de Aplicativo
de los renglones que durante el
Analista rechazados junto con la Analista renglones Mensual de
proceso de análisis se
certificación de giro. rechazados. Recaudo
determinó que deben girarse.
Informe de
Revisar mayores y menores Verificar las declaraciones Aplicativo
Coordinador de inconsistencias, estado Mayores y menores
Analista valores por cobros y por físicas vs. el estado de Mensual de
Sistemas de cuenta y Certificación valores depurados.
reenvíos. cuenta. Recaudo
de Giro.
Imprimir e ingresar la
información a los cuadros de Validación aritmética del Aplicativo
Certificación de giro Certificación de giro y
Analista Analista giro en Excel, con los valores sistema y manual por los Mensual de
definitiva. soportes adicionales
totales a pagar y descuentos analistas. Recaudo
efectuados en el periodo.
Verificación definitiva de la
certificación de giro para Cuadro control explicativo de
Certificación de giro y Coordinador Cuadro control en
Analista determinar las causales de no lo cobrado por entes Mensual N/A
soportes adicionales operativo Excel.
giro y alimentar cuadro territoriales frente a lo girado.
consolidado.
Verificar los valores cobrados

Coordinador Validar las observaciones por Cuadro Excel para
Cuadro control de giro Gerente frente a lo girado, revisando las Mensual N/A
Operativo las diferencias presentadas. archivo magnético.
aclaraciones correspondientes.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

8 ARCHIVO PLANO, TABLA DE GIROS Y DISPERSIÓN DE RECURSOS
8.1 Definición
Consiste en la generación de un archivo plano y al descargue de una tabla de

pagos que contenga la información completa para proceder a autorizar la
dispersión de los recursos a los Entes Territoriales, por concepto del impuesto al
consumo de productos extranjeros, cuyo desembolso se realiza a más tardar el
día 15 de cada mes.
8.2 Objetivo
Verificar los valores a pagar a los entes territoriales por cada concepto,
referenciados en la Certificación de Giros y Descuentos y en el archivo plano de
dispersión, asegurando la calidad y confiabilidad de la información y de las
transacciones bancarias en la dispersión de fondos.
8.3 Políticas
 La dispersión de los fondos únicamente la debe realizar la Fiduciaria Bogotá

bajo los controles y procedimientos de esta entidad.
 Toda la información enviada vía correo electrónico al área de operaciones

de la Fiduciaria Bogotá es de uso confidencial y es enviada bajo las políticas
de seguridad y control de la información definida por esta.
 Las cuentas de cada Ente Territorial en las que son depositados los
recursos, permanecen actualizadas a través de los formatos recibidos por el
Consorcio Fimproex 2017 de cada uno de los entes.
 La dispersión de los recursos debe realizarse a más tardar el día 15 de cada

mes.
 Todos los giros a realizarse a los entes territoriales son autorizados por el
área de operaciones de Fiduciaria Bogotá, previa instrucción de la Gerencia
del Consorcio.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

8.4 Procedimiento
a). Generación de Archivos Planos
Consiste en alimentar el sistema a través del aplicativo de recaudo con las

relaciones procesadas en el periodo, para que este a su vez, arroje un archivo de
valores (csv) con la información consolidada de todas las certificaciones.
APLICATIVO PROCESOS FORMULARIO DE FECHA DE MARCAR

DE RECAUDOS PAGOS GIRO RELACION
ES
ENVÍAR ARCHIVO PLANO POR CERTIFICACIÓN DE GIRO Y CONSOLIDACIÓN DE VALORES CVS.
Después de las validaciones al archivo de valores (cvs), se cargan los archivos de

valores en el portal de banco de Bogota y se verifica que el cargue coincida con la
tabla de pagos.
b). Tabla de Pagos
Los archivos planos y el consolidado de valores (csv), son guardados en una

carpeta del equipo de trabajo del Coordinador financiero y contable, que contiene
toda la información del giro de los recursos por periodo.
Los archivos planos se generan en formato texto, manteniendo una estructura

necesaria para el cargue de la información, la cual no puede ser modificada. El
Coordinador financiero y contable genera desde el aplicativo Fondocuenta la tabla
de pagos donde se relaciona por valor, departamento y número de relación.
El objetivo de la tabla de pagos es determinar el número de certificaciones a girar

e identificar posibles valores duplicados en las transacciones; si este fuese el
caso, debe agregarse un peso ($1) a cada una de las transferencias repetidas,
con el fin de que las mismas no sean rechazadas por el portal bancario.
c) Informe Pagos del Mes
Es un reporte del aplicativo de recaudo en donde se detallan los valores a girar por
cada una de las certificaciones de giro y por concepto. Al generar este reporte se
confronta la información con la tabla en Excel elaborada por el Coordinador
financiero y contable.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

d). Área Operaciones – Fiduciaria Bogotá
En cuanto el Coordinador financiero y contable tenga los datos exactos del

número de certificaciones y del valor total a girar (sumatoria de todas las
certificaciones), remite por correo electrónico al área de operaciones de Fiduciaria
Bogotá la información referente a la cantidad de operaciones y el monto total a
dispersar para preparar el fondeo de los recursos.
e). Autorización y Dispersión de Recursos
La información consolidada por el Coordinador financiero y contable (tabla de

pagos, archivos planos y ordenes informativas) es remitida físicamente y por
correo electrónico al Gerente del Consorcio Fimproex 2017, quien corrobora los
datos de giro y autoriza el envió de las operaciones al área de operaciones de
Fidubogotá para la dispersión de los recursos a través del correo electrónico,
adjuntando la relación de las transacciones (tabla de pagos), los archivos planos
los cuales son descargados desde el aplicativo fondo cuenta para el cargue en
SIFI y el reporte de cargue de las plantilla en el portal del banco de Bogota. En
caso de ausencia del Gerente, el Coordinador Financiero y Contable será el
encargado de realizar el procedimiento.
Los correos se envían bajo las políticas de seguridad establecidas por la Fiduciaria
Bogotá para este tipo de transacciones.
f). Cuenta Bancaria Dispersora (pagadora)
La cuenta dispersora es aquella desde la cual se realizan las transferencias a los

diferentes Entes Territoriales. Solo el área de operaciones de la Fiduciaria Bogotá
tiene la autorización para afectar la cuenta pagadora.
g). Preparar y diligenciar el formato de operación.
El Consorcio procederá a realizar el traslado para la situación de los fondos

necesarios para atender los giros a los entes territoriales, diligenciando
manualmente el formato establecido por la Fiduciaria con el código FB-PSFA-
FOR-026. Con este trámite se atiende también los demás giros que se deban
realizar con cargo a los recursos del Fondo Cuenta.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Este formato contendrá la información básica de las cuentas bancarias y Fics

definidas en el aplicativo SIFI, llevará Dos firmas de las personas autorizadas por
parte del consorcio, de las que se registraron en el área de Gestión Operativa de
la Fiduciaria
h). Revisión y Autorización de Traslados
A través de la coordinación de Consorcios de Fidubogota serán radicadas en el

área de Gestión Operativa de Fidubogota todas las instrucciones de traslados
solicitados por el Consorcio, previo envío por correo electrónico al área de
Coordinación de Consorcios.
i). Confirmación de la Operación
El Consorcio confirmará la realización de la operación con base en el (los) correos

electrónicos que recibe del área de cumplimiento de Fidubogotá y a través de la
consulta de saldos en el portal bancario.
Todos los correos electrónicos mediante los cuales se solicitan las operaciones de
traslados y retiros, son enviados con las debidas medidas de seguridad
establecidas por el Consorcio Fimproex 2017 y Fiduciaria Bogotá S.A. en la cuenta
de correo electrónico, dependiendo del destinatario.
Para el fondeo de la cuenta dispersora, se traslada el monto exacto de recursos a

girar desde los Fics a la cuenta dispersora. Para este caso, el Consorcio tramita la
orden de traslado mediante el procedimiento adoptado al área de operaciones de
Fiduciaria Bogotá el traslado de dichos recursos dentro de los horarios
establecidos para este tipo de operaciones.
j). Portal Bancario
El Coordinador Financiero y Contable ingresa al portal Bancario para cargar la

información de los pagos a realizar desde la cuenta dispersora, los cuales son
autorizados por las áreas de operaciones y cumplimiento de Fiduciaria Bogota.
También ingresa para verificar y confirmar el éxito de las operaciones.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Controles y
Actividad - Periodicidad
Proveedor Entrada Responsable Puntos de Salida Aplicativo
Control
Archivo Marcar todas Validación de
consolidado las relaciones información
Coordinador Tabla de pagos,
Coordinar de giro con de giro del física vs. El Aplicativo
Financiero y Archivo de Mensual
Operativo número de periodo en el archivo de Recaudos
Contable valores csv
relaciones y aplicativo de consolidado de
sus montos. recaudo. giro recibido.
Tabla de Generar Verificación y
Coordinador Coordinador Tabla de pagos,
pagos, archivo de punteo de la Libro
Financiero y Financiero y Archivo de Mensual
Archivo de información tabla de pagos Excel
Contable Contable valores csv
valores csv .csv y el archivo cvs
Validar la
Tabla de
Coordinador Coordinador información e Verificación y
pagos, Tabla de pagos Libro
Financiero y Financiero y Identificar punteo de la Mensual
Archivo de depurada. Excel
Contable Contable valores a girar tabla de pagos.
valores csv
repetidos.
Comparar y
confirmar que
coincida la
Punteo de la
información en
Coordinador Informe Coordinador información por
el informe de Tabla de pagos
Financiero y pagos del Financiero y número de Mensual
pagos del mes del mes definitivo.
Contable mes Contable relación y
vs. tabla de
concepto.
pagos
depurada.
Enviar correo Correo

Tabla de electrónico con electrónico con
Coordinador Área de
pagos del número de Confirmación total de Correo
Financiero y Operaciones Mensual
mes operaciones y de correos operaciones y Electrónico
Contable Fidubogota
definitivo. monto total a valor a girar en el
girar. periodo.
Revisa y envía
correo
Correo electrónico con Revisa tabla de Información
Coordinador
electrónico y la tabla de pagos vs. confirmada y Correo
Financiero y Gerente Mensual
documentos pagos y los Certificaciones autorización de Electrónico
Contable
de giro. archivos planos de giro giro.
de dispersión.
Copia de
Autorizar las correo
Correos
Gerente/Dire electrónicos dispersiones electrónico al
Operaciones
por cada una Coordinador Matriz para el Correo
cción autorizando Fiduciaria
de las Financiero y proceso de giro.
Mensual
Electrónico
Consorcios dispersión Bogotá
certificaciones Contable.
de fondos.
de giro.
Controles y
Control
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Envío por
Hoja de correo
Verificación y Correo
operación electrónico el
Dirección de firma de la Orden operación Mínimo Electrónico
Gerente con el valor formato
Consorcios orden de firmada. Mensual
del monto a operación para
operación.
girar. firma de
Fidubogota.
Dirección Hoja de Radicar orden Verificar

Coordinador de Soporte de Mínimo Reporte de
Consorcio operación de operación número
Consorcios radicado Mensual radicado
Fidubogota traslado. traslado radicación
Grabar, revisar Aviso de registro

Gerencia
Original hoja Gerente área y aprobar en Verificar operación para el
Gestión Mínimo Aviso por
de operación Gestión SIFI la montos y área de
Operativa Mensual SIFI
traslado. Operativa operación de soportes cumplimiento de
Fidubogota
traslado Fidubogota
Alerta de
Realizar la
Área de SIFI de Coordinador Verificar código Mínimo
dispersión de Alerta de SIFI SIFI
cumplimiento operación cumplimiento encargo Mensual
los recursos
pendiente
Coordinador Verificar la Verificación Afectación

SIFI y correo Registro SIFI y portal
Financiero y aplicabilidad de frente a contable y portal Permanente
electrónico operaciones bancario
Contable operaciones soportes físicos bancario
9 PRESENTACIÓN DE INFORMES
9.1 Definición
Corresponde a la generación y presentación de informes de gestión, los cuales se

elaboran y se presentan con el fin de dar cumplimiento con obligaciones
contractuales y disposiciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, los
cuales se deben remitir dentro de los plazos establecidos en forma escrita, medio
magnético o por cualquier otro medio tecnológico que lo supere en eficiencia y
eficacia. Estos consolidan datos operativos, financieros y administrativos del
negocio, ejerciendo control y evaluación a la Unidad de Gestión y evidenciando la
trazabilidad de la operación.
Cualquier modificación, aclaración o variación, a los informes se reporta por

escrito al cliente (Federación Nacional de Departamentos), cuando este lo solicite
o cuando internamente se observa cualquier inconsistencia en la información
reportada.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

9.2 Objetivo
Dar cumplimiento con las obligaciones contractuales y normatividad de la

Superintendencia Financiera de Colombia, en cuanto a la entrega de la rendición
de cuentas e informes de gestión sobre los resultados y evolución del negocio
fiduciario, dentro de los periodos de tiempo establecidos y acordados.
9.3 Políticas
 Mantener la confidencialidad y seguridad de la información bajo los

principios de integridad, autenticidad, veracidad y privacidad de la
información.
 De la información entregada a la Federación Nacional de Departamentos,

así como las modificaciones que se realicen a la misma, se debe conservar
evidencia con el fin de conocer la gestión de las partes y mantener el
debido control.
 El Manejo de la información generada, es de uso exclusivo del Gerente y el

funcionario encargado de elaborar los informes.
 Evaluar los resultados obtenidos en los informes, con el fin de establecer

mejoras al proceso operativo de la Unidad de Gestión.
9.4 Procedimiento
a). Informes de Gestión
Como su nombre lo indica en estos informes se detalla la gestión durante

determinado periodo de tiempo, (mensual, semestral y anual) por lo tanto, en ellos
se plasman aspectos tales como:
Monto de los recaudos generados en el período para cada producto, por

fecha de recaudo y el total acumulado, especificando el número de
declaraciones por producto, sus cantidades y giros.
 Pagos efectuados en el mes.

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Recaudados en el periodo discriminado por producto, punto de

nacionalización y Sanciones e intereses.
 Resumen de los giros a los departamentos y al Distrito Capital,

especificando tipo de impuesto, producto, período, concepto, saldo y
descuento.
 Relación de giros a la FND causados en el mes y acumulado para el

año correspondiente.
 El monto de los rendimientos generados por las inversiones y el período

dentro del cual se causaron
Los informes se preparan con una semana de anticipación, partiendo de los datos
entregados por el área operativa, financiera, contable y de sistemas. Esta
información es consolidada en un archivo formato
A medida que la información es recibida es almacenada en carpetas independientes

en el sistema donde se confronta contra la registrada en el aplicativo de recaudo y
los documentos físicos que se conservan en la Unidad de Gestión.
El montaje de los informes se realiza en las estructuras establecidas en formato

Word y se reporta en el mismo orden establecido en el contrato de fiducia,
presentando los datos de manera clara, precisa y comprensible para el cliente
(FND) y los usuarios que dispongan de ellos.
Por último, los informes son verificados y ajustados según las observaciones y
criterios del Gerente, para proceder a la impresión final de dos copias adjuntando
los soportes correspondientes. Los documentos borrador utilizados son destruidos.
El cuerpo del informe es visado con firma en su totalidad por el Gerente del
Consorcio. Cuando el informe haya sido recibido por la FND y devuelto al Consorcio
Fimproex 2017 con sello de radicación (hora y fecha), este es enviado para que sea
digitalizado por el proveedor externo. Finalmente, los informes son archivados y
custodiados bajo llave en las instalaciones del Consorcio, su consulta es limitada
para otros usuarios.
b). Informes Área Operativa

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Los informes del área operativa, son elaborados con fines contractuales y de la
misma manera que los informes de gestión se remiten al cliente en fechas
establecidas. Esta información es confrontada con los datos de reportes contenidos
en el aplicativo de recaudo.
Informe Cuadro de Pagos del Mes: Este informe es generado por el Coordinador
Operativo a través del aplicativo de recaudo y es enviado a la FND el día siguiente
al giro de los recursos, en él se detalla el número de relación, departamento y los
valores girados por concepto.
Se verifica que todas las relaciones registradas en este informe sean las que
efectivamente fueron remitidas en el archivo de Excel al Coordinador Financiero
(proceso análisis, cruce-verificación certificaciones).
Informe de Inconsistencias: En este informe se consolidan tanto las

inconsistencias de las declaraciones ante el Fondo Cuenta como las presentadas
ante el Departamento durante el periodo de giro. En el caso de las inconsistencias
ante el Fondo Cuenta se reporta el número de declaración, el nombre del
Contribuyente y la inconsistencia y para las inconsistencias generadas en el giro se
reporta el Departamento, el periodo y la inconsistencia.
Este informe se remite a la FND, diez (10) días después de la fecha del giro de los
recursos.
c) Informes Contables
El informe contable se incluye dentro del informe mensual que se remite a la FND,
el mismo es verificado por la gerencia del Consorcio. Este informe contiene la
siguiente información:
1. El monto de los rendimientos generados por las inversiones,
2. Los extractos mensuales de las cuentas bancarias y de los Fics
3. La composición del Fondo de Inversión Colectiva
4. Informe financiero diario
5. Información de los traslados realizados entre los Fondos de Inversión
Colectiva.
6. Los libros auxiliares de las cuentas y conciliaciones bancarias.
7. Balance general, estado de resultados, balance de prueba al máximo nivel de
detalle
8. Balance público homologado de acuerdo con las indicaciones de la FND.
Nota: Ver procesos administrativos y contables.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Controles y
Control
Soportes de Confrontar la
todos los información
Aplicativo de
movimientos informes
Coordinador Informe Recaudos
financieros Analista de generados en Validación de
Financiero y financiero Mensual
del mes información aplicativo de cifras.
Contable consolidado Portales
respectivo recaudo vs.
Bancarios
(extractos, documentos
reportes) soportes.
Consolidar
Soportes de
información
Coordinador todos los Analista de Validación de Validación de Aplicativo de
operativa junto Mensual
Operativo movimientos Información cifras. la información Recaudos
con reportes
operativos.
del aplicativo.
Modificacion
Consolidar
es y o
información de
actualizacion
Coordinador Analista de tecnología en el Validación de Libro
es Mensual
de sistemas Información capítulo la información Word
realizadas al
correspondient
sistema
e.
aplicativo.
Verificar
Informe con
informe, validar
observacione
Analista de Informe cifras y realizar Archivo de
Gerente Cruce de cifras s o Mensual
Información completo observaciones Word
modificacione
de
s a realizar
modificación.
Validar
Coordinador
Indicadores Analista de información y Verificación de Validación de Libro
Financiero y Trimestral
de Gestión Información consolidar datos. la información Excel
Contable
justificación.
Soportes
mensuales
de
información
operativa
(inconsistenc
ias en Aplicativo de
Relaciones, Verificar Recaudos
Notificación información Consolidado
Coordinador de cambios Analista de frente a Validación de de la Libro
Trimestral.
Operativo Cuentas Información reportes del datos. información Excel
Bancarias, aplicativo de operativa.
capacitacion recaudo. Archivo de
es, relación Word
de
tornaguías,
otros).
Indicadores
de Gestión
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Reportes de
Consolidar la
fiscalización
Analista de Consolidar información Libro
Coordinador y
Información información de sistemas Trimestral. Excel
de sistemas actualizacion
en el informe.
es del
sistema.
Verificar
informe, validar
Informe de información y
Analista de Validación datos y Informe
gestión Gerente realizar Trimestral. n/a
Información cifras. definitivo
completo observaciones
de
modificación.
Ejecución y
seguimiento Analista de Consolidar Informe de
Gerencia Semestral. n/a
al mapa de información información riesgos
riesgos.
Coordinador
Calificación Analista de Consolidar Anexos al Portales
Financiero y Verificación fechas Semestral
Fics información información informe Fiduciarios
Contable
Coordinador Consolidar
Estados Analista de Anexos al
Financiero y información Semestral
Financieros información informe
Contable como anexos
Informe de
auditoría Seguimiento y
Analista de Consolidar Anexos al
Gerencia interna del respuestas al Semestral
información información informe
semestre. informe.
Licenciamien
to de
Informe de
software,
Coordinador Analista de Consolidar tecnología y
sistema de Semestral
de sistemas información información anexos al
quejas y
informe.
reclamos y
otros.
Verificar
informe, validar
información y
Analista de Informe Validar datos y Informe
Gerencia realizar Semestral n/a
información completo anexos definitivo
observaciones
de modificación
si es del caso.
Información
consolidada
Aplicativo de
que se
Cada una de Anual y Recaudos
reportó a lo Analista de Consolidar Informe
las áreas del rendición de
largo del año información información completo
Consorcio cuentas Archivo de
en cada uno
Word
de los
informes
Verificar
Visado en su
informe, validar
totalidad por el
información y Anual y
Analista de Informe Gerente del Informe
Gerencia realizar rendición de n/a
información completo consorcio y suscrito definitivo
observaciones cuentas.
por representante
de modificación
legal.
si es del caso.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

OTROS INFORMES
Controles y
Control
Reporte de
Inconsistenci
as en las
Aplicativo de
declaracione Consolidar y Validar información Informe de
Analistas de Coordinador Recaudos
s ante el validar inconsistencia Mensual
información operativo
Fondo y ante inconsistencias s definitivo.
el
Departament
o.
Revisar y visar
Informe de Informe de Aplicativo de
Coordinador el informe para
inconsistenci Gerente Validar datos. Inconsistencia Mensual Recaudos
operativo autorizar el
as definitivo s
envío a la FND.
Información
giros
realizados
Coordinador Validar
en el mes Coordinador Informe Aplicativo de
de información del
(Informe Operativo Validar datos. definitivo Mensual Recaudos
Sistemas reporte
cuadro
pagos del
mes).
Consolidar y
Información validar
contable, información
Coordinador Aplicativo de
Aplicativo de conciliacione frente al Verificar firmas
Financiero y Balances Mensual Recaudos
recaudo s , auxiliares aplicativo de representante legal
Contable SIFI
por cuentas recaudo,
y terceros portales
bancarios
Balances
aprobados,
Verificar
Coordinador Verificación de conciliaciones
información y
Financiero y Balances Gerente datos ecuación y Mensual n/a
aprobar
Contable contable observacione
balances
s a las
conciliaciones
Notas a los
estados
financieros,
observacion
es al manejo
KPMG Coordinador Consolidar
de la Informe
(Revisoría Financiero y información y Anual n/a
contabilidad, definitivo
Fiscal) Contable enviar a FND
balances
comparativo
s en
periodos
semestrales
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

10 PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
10.1 Procedimiento de Tesorería para Ejecución de Otros Giros -

Pagos
10.1.1 Definición
Trámites de pagos ordenados por el fideicomitente, diferentes a los pagos que se

hacen mensualmente a los entes territoriales (giro). Dentro de estos pagos, se
encuentran: Los pagos a los contribuyentes por concepto de devoluciones por
mayores valores pagados ordenados por la FND, giro de rendimientos a los
departamentos, pago de cuota para la Supersalud, entre otros.
10.1.2 Objetivo
Generar los pagos de manera oportuna en cumplimiento del objeto contratado,

según solicitud escrita enviada por el fideicomitente.
10.1.3 Políticas
 Todo desembolso diferente a los giros que se haga a los entes territoriales y
la cuota de administración de la FND, debe hacerse solamente con la
autorización escrita del fideicomitente.
 A más tardar dentro de los dos días siguientes al recibo de la instrucción del
fideicomitente se procede con el desembolso.
 Todo pago se realiza por transferencia electrónica a la cuenta bancaria del

beneficiario, informada por el fideicomitente mediante comunicación escrita.
 Todo pago que se realice a un tercero es verificado con la base de datos de

control administrada por Fiduciaria Bogotá (listas ft/la).
10.1.4 Procedimiento
El fideicomitente mediante comunicación escrita firmada en original por el

ordenador del gasto registrado, con firma autorizada ante el Consorcio, procede a
radicar la correspondiente instrucción de pago.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

La información es revisada por el Coordinador financiero y contable y/o el

Coordinador operativo, para establecer la pertinencia del desembolso. Si es viable,
el Coordinador financiero y contable procede al trámite y diligenciamiento de la
operación de traslados de recursos para la situación de los fondos y pago
mediante el formato establecido por la Fiduciaria (FORMATO FB-PSFA-FOR-026)
y se continúa con el mismo procedimiento indicado en el proceso de traslado de
recursos indicado en este documento.
Los formatos de operaciones y soportes son archivados en folder A-Z clasificados

por fecha de operación y custodiados en la Unidad de Gestión.
10.1.5 Descripción del proceso
Controles
Proveedor Entrada Responsable y Puntos Salida Aplicativo
de Control
Recibe la
solicitud de
desembolso y
pasa al
Coordinador
Verifica firma
operativo para
Comunicación de de solicitud
Coordinador su revisión Solicitud
solicitud de de Cuando se
Financiero y cuando se trata desembolso
Fideicomitente desembolso con desembolso requiera n/a
Contable de reintegro a con soportes
firma registrada y y pertinencia
contribuyentes,
soportes. del pago.
los demás
pagos los
revisa
directamente él
para determinar
su pertinencia.
Elabora la hoja
de operación Revisa hoja
de traslado de de operación
Coordinador Solicitud de Coordinador Formato y
recursos de los manual Cuando se
Financiero y desembolso con Financiero y soportes de n/a
Fics colectiva impresa requiera
contable soportes contable traslado y pago.
vigente a la frente a
cuenta soportes.
pagadora.
Revisa y firma
formato de
Formato de trabajo de
operación con traslado y pago
Verificar Correo
Coordinador soportes y visto revisa y
Soportes y Electrónico y Cuando se
Financiero y bueno del Gerente aprueba y n/a
formato de junto con requiera
contable Coordinador envía correo
operación. soportes.
financiero y electrónico a la
contable. Dirección de
Consorcios de
Fidubogota.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Envío por
correo
Hoja de operación Verificación y Correo
electrónico el Orden
con el valor del Dirección de firma de la Cuando se Electrónico
Gerente formato operación
monto a girar- Consorcios orden de requiera
operación para firmada.
trasladar. operación.
firma de
Fidubogota.
Dirección Radicar orden Verificar

Hoja de operación Coordinador de Soporte de Cuando se Reporte de
Consorcio de operación número
traslado-giro. Consorcios radicado requiera radicado
Fidubogota traslado-giro radicación
Aviso de
Grabar, revisar
Gerencia registro
Original hoja de Gerente área y aprobar en Verificar
Gestión operación para Cuando se Aviso por
operación traslado- Gestión SIFI la montos y
Operativa el área de requiera SIFI
giro. Operativa operación de soportes
Fidubogota cumplimiento
traslado-giro
de Fidubogota
Alerta de SIFI de Realizar la Verificar

Área de Coordinador Cuando se
operación dispersión de código Alerta de SIFI SIFI
cumplimiento cumplimiento requiera
pendiente los recursos encargo
Verificación
Coordinador Verificar la Afectación
SIFI y correo Registro frente a SIFI y portal
Financiero y aplicabilidad de contable y Permanente
electrónico operaciones soportes bancario
Contable operaciones portal bancario
físicos
10.2 Procedimiento Registro Contable de Inversiones (Rendimientos

Fondos de inversión Colectiva)
10.2.1 Definición
Es la consolidación de la información contable de los Fics con destino al registro

en la contabilidad del encargo fiduciario. Esta información es suministrada por el
responsable del área de Inversiones y de los Fics de las fiduciarias consorciadas,
la cual debe ser entregada directamente al área contable de Fidubogota para su
registro en los estados financieros.
10.2.2 Objetivo
Proporcionar confiabilidad y veracidad en la contabilización de los recursos

invertidos en los Fics y de los rendimientos generados mensualmente.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

10.2.3 Políticas
 Tal como lo establece el contrato de encargo fiduciario, los recursos que

sean recaudados por concepto del impuesto al consumo de productos
extranjeros, deberán ser invertidos por el Consorcio en los Fics definidos en
el contrato fiduciario, propendiendo por su seguridad, rentabilidad y liquidez.
 El registro contable de las inversiones se realiza de conformidad con el Plan

Único de Cuentas - PUC financiero y también debe ser entregado al
fideicomitente en plan único de cuentas - PUC Público.
 Los recursos objeto del encargo fiduciario deberán invertirse diariamente

cuando estos se encuentren disponibles en los Fics de las entidades
fiduciarias consorciadas, dentro de las condiciones establecidas en el
contrato.
 Cuando el Consorcio considere que se deban realizar traslados de recursos

entre Fics, deberá informarle previamente por escrito a la Federación
Nacional de Departamentos para su aprobación.
 El Consorcio entrega mensualmente, un reporte que contiene los

movimientos diarios de adiciones, retiros, rentabilidades, rendimientos
financieros, gastos de administración y saldos finales de cada uno de los
Fics donde se encuentran invertidos los recursos.
Diariamente al momento de autorizar los traslados de los recursos disponibles,

desde las cuentas recaudadoras a los Fics, se realizan los asientos contables
pertinentes a través del aplicativo SIFI, previa actualización del sistema por parte
del área contable de Fidubogota.
Al finalizar cada mes, el Coordinador financiero y contable realiza el ingreso en el

aplicativo SIFI el registro de los rendimientos financieros de los Fics diferentes a
Fidubogota.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Diariamente el Coordinador
financiero y contable verifica los
movimientos de cuentas Verificación de saldos y
Coordinador Extractos y
Contribuyentes Consignación Recursos recaudadoras, generando el movimientos. Se identifica el Portales
Financiero y movimientos Diario
(Importadores) cuentas recaudadoras movimiento diario de cada una aportante y el tipo de Bancarios
Contable bancarios.
de las cuentas recaudadoras impuesto por producto.
tanto en físico como en archivo
digital.
Verifica los registros en SIFI,
que ya han sido registrados por
Coordinador Coordinador
el área ejecutora dentro del Revisa registros en SIFI Formato orden de
Financiero y Orden de Operación Financiero y Diario SIFI
proceso de traslado realizado al frente a soportes. operación y soportes
Contable Contable
momento de autorizar los
mismos.
Coordinador Coordinador Mensualmente imprime balance

Verifica saldos frente a
Financiero y Balances de pre-cierre Financiero y de pre-cierre y revisa los saldos Balance de cierre mensual SIFI
extractos físicos.
Contable Contable de los Fics frente a extractos.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

10.3 Registro Contable de Aportes (recaudo de impuestos)
10.3.1 Definición
Este procedimiento se utiliza para realizar el registro contable de los recursos que
ingresan a las cuentas recaudadoras del CONSORCIO FIMPROEX 2017
provenientes de los pagos de impuesto al consumo que hacen los contribuyentes
y que posteriormente son trasladados a los Fics.
10.3.2 Objetivo
Registrar y clasificar los recaudos percibidos por pago de impuestos al consumo

con el fin de presentar resultados que orienten el curso del mercado y la evolución
del recaudo mes a mes.
10.3.3 Políticas
 Los traslados de recursos por parte del Consorcio Fimproex 2017, se

realiza diariamente de acuerdo con el reporte bancario trasladando el valor
disponible.
 Los Registros contables de inversiones solo es realizado mediante el

aplicativo SIFI, mediante el mismo procedimiento utilizado para el recaudo.
 Mensualmente se realiza conciliación detallada de cada uno de los

recaudos recibidos entre los valores registrados contablemente y el control
extracontable que realiza el Coordinador financiero y contable.
El Coordinador contable y financiero, diariamente baja de los portales bancarios

los movimientos detallados de las cuentas y los remite al analista de información
del Area Operativa para que los verifique frente a los recaudos recibidos en el
aplicativo Fondo Cuenta y frente a los formularios físicos en la medida que estos
se van recibiendo. El registro en el aplicativo de recaudos se realiza previa
confrontación de la consistencia y suficiencia de los soportes de la operación con
lo contenido en el movimiento bancario por partes de los analistas.
Al momento de autorizar los traslados de recursos desde cuentas recaudadoras a

los Fics, se realizan los asientos contables directamente en SIFI correspondientes
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

a salida de bancos (crédito) e ingreso a las cuentas de los Fics (débito), de todos
los recaudos (aportes) de consignaciones realizadas por los contribuyentes.
Luego, al finalizar cada mes, a través de la interface que se hace con archivo
plano que se genera desde el aplicativo de recaudos del Fondo Cuenta, se envía
al área contable de Fidubogotá para que lo ejecute en el aplicativo contable de la
Fiduciaria y se actualice el sistema para la generación del balance. El área de
contabilidad de Fidubogota, es la única autorizada para registrar en los balances
los registros informados por el Consorcio.
El asiento contable que genera la interface por los aportes recibidos debe ser
afectando la cuenta de ingreso de los recaudos-aportes al banco (débito) y realice
un abono a la cuenta de aportes-recaudos de contribuyentes (crédito).
El Coordinador contable y financiero genera balance de prueba y procede a

realizar las verificaciones de movimientos de recaudos frente a controles
manuales y reportes del aplicativo SIFI, revisando que se hayan afectado las
cuentas de aportes.
Mensualmente, el Coordinador Financiero y Contable, homologa las cuentas del

PUC financiero al PUC público. Este proceso sirve de control para hacer una
nueva revisión de los movimientos de aportes que se hayan generado durante el
mes.
Para este proceso de registro contable de aportes, se entiende como tal los
recaudos de impuestos al consumo de productos extranjeros que consignan los
contribuyentes en los bancos recaudadores definidos por el Consorcio.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Controles y Puntos Periodicidad y

Control fecha
Una vez registrados y digitados
todos los formularios del Fondo
Coordinador Coordinador Cuenta en aplicativo de Cruce entre reporte de Aplicativo de
Creación Interface en Archivo plano
Contable y Contable y recaudos, se genera archivo recaudo frente a archivo Mensual Recaudos Fondo
aplicativo de recaudos definitivo
financiero Financiero plano con toda la información plano. Cuenta
de recaudos y se envía al área
contable de Fidubogota.
Cargar el archivo plano en el Correo electrónico

Coordinador
Archivo plano Analista contable Software contable de informando que se cargó
Financiero y Balances de Prueba Mensual SIFI
definitivo. Fidubogota Fidubogota - (SIFI) y actualiza exitosamente toda la
Contable.
el sistema. información.
Proceso de revisión y
conciliación de cifras finales Aplicativo de
Analista Coordinador entre el balance de prueba. Verificación de saldos de Recaudos Fondo
contable Balances de Prueba Contable y Reportes de recaudos de extractos y reporte de Balance de prueba Mensual Cuenta y
Fidubogota Financiero aplicativo y movimientos recaudo de aplicativo.
extracontables de recaudos por SIFI
productos y por bancos.
Coordinador Realiza los ajustes de recaudos Se imprime balance de

Analista contable
Contable y Balance de prueba que eventualmente le solicite el prueba para revisar que los Balance de Prueba Mensual n/a
Fidubogota
Financiero Consorcio. ajustes se hayan realizado.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

10.4 Registro Contable de Giros - Pagos
10.4.1 Definición
Este procedimiento se utiliza para realizar el registro contable de los recursos que
se giran a los entes territoriales y otros desembolsos ordenados por la FND,
afectando las cuentas contables del PUC financiero.
10.4.2 Objetivo
Recolectar todas las operaciones de giro clasificándolas por partidas,

presentándolas de manera clara y consistente y veraz.
10.4.3 Políticas
 Todos los registros contables se realizan con base en las cuentas del PUC
financiero acogiendo las políticas contables de Fidubogota.
 Todo ajuste o reclasificación de saldos o registros, debe ser informado al

área contable de Fidubogota para su revisión y trámite en el software
contable.
 El Consorcio realiza homologación de cuentas del PUC financiero a cuentas

del PUC de las entidades públicas.
 La homologación a cuentas del PUC público se hace con la autorización e

instrucciones de la FND.
Cuando se trata de los giros a los entes territoriales, la afectación contable de

estos giros se realiza cada fin de mes con el archivo de interface que se envía por
correo electrónico al analista contable de Fidubogota, quien lo ejecuta en el
aplicativo contable de la Fiduciaria. Cuando el analista ha realizado esta actividad,
procede a confirmar al Consorcio que ha ejecutado la interface con éxito y que se
puede generar el balance de prueba.
El Coordinador contable y financiero del Consorcio, genera balance de prueba y

revisa el registro contable de los giros que se hace a los entes territoriales
confrontando los datos con las certificaciones de pago que genera el aplicativo de
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

recaudos del Fondo Cuenta cruzando sus movimientos al detalle por cada uno de
los conceptos correspondientes (Licores, cigarrillos y cervezas).
Al termina de revisar, se procede con la contabilización de las diferencias que se

presentan por aproximaciones al mil en la cuenta contable correspondiente, que
se generan al momento de la liquidación y distribución de los cobros que hacen los
entes territoriales. Los ajustes y/o reclasificaciones mensuales se realizan a través
del analista contable de Fidubogota.
Para el caso de los desembolsos diferentes al giro, el registro contable se hace al

momento de realizar la ejecución de la orden de operación por parte del área
ejecutora de Fidubogota y cuando se actualiza el sistema de información SIFI por
parte del área contable de la Fiduciaria.
El Coordinador contable y financiero, revisa en el balance de prueba que haya

quedado registrado el pago en debida forma y que también haya afectado el
código contable del banco donde se realizó el giro.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Realiza traslado de recursos a

Coordinador cuenta pagadora y afecta Mensualmente y
Coordinador Soportes de giro y otros Verifica valores a pagar
Financiero y asientos contables al momento Orden de operación según solicitud de SIFI
Operativo desembolsos según soportes.
Contable. que el área ejecutora de la FND
Fidubogota realiza el trámite.
Una vez registradas y cruzadas

todas las relaciones de giro en
el aplicativo de recaudos, se
genera archivo plano y se envía
Coordinador Coordinador Mensualmente y
Soportes de giro y de al área contable de Fidubogota. Ordenes de
Financiero y Financiero y según solicitud de SIFI
otros desembolsos. Los demás desembolsos operación-disfones
Contable. Contable. la FND
afectan registros contables
directamente al momento de
ser ejecutadas por
FIDUBOGOTA.
Cargar el archivo plano en el Correo electrónico
Coordinador
Analista contable Software contable de informando que se cargó
Financiero y Archivo plano definitivo. Balances de Prueba Mensual SIFI
Fidubogota. Fidubogota y actualiza el exitosamente toda la
Contable.
sistema de información. información.
Proceso de revisión y
Analista Coordinador conciliación de cifras finales Verificación frente a
contable Balance de Prueba Contable y entre el balance de prueba, certificaciones de giro y Balance de prueba Mensual SIFI
Fidubogota Financiero reportes de giros de aplicativo soportes bancarios.
del Fondo Cuenta.
Coordinador Realiza los ajustes de giro que Se imprime balance de

Analista contable
Contable y Balance de prueba eventualmente le solicite el prueba para revisar que los Balance de Prueba Mensual SIFI
Fidubogota
Financiero Consorcio. ajustes se hayan realizado.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

10.5 Elaboración Conciliaciones Bancarias
10.5.1 Definición
Consiste en la comparación mensual de los registros efectuados en los libros

auxiliares de contabilidad de la cuenta de bancos frente a los movimientos
registrados en los extractos bancarios de las cuentas recaudadoras y pagadoras
del Consorcio, con el fin de establecer posibles diferencias entre las dos fuentes
de información y proceder a su regularización y registro de los ajustes o requerir a
los bancos soportes de la operación o reintegro de los recursos según
corresponda.
10.5.2 Objetivo
Determinar y analizar las partidas que se presenten y establecer la diferencia entre

el saldo en bancos según los registros contables del Consorcio, contra el saldo
que muestra el estado de cuenta bancario.
10.5.3 Políticas
 Los informes de conciliaciones bancarias se generan con periodicidad

mensual y son elaboradas por la Gerencia de Conciliaciones de
Fidubogota.
 La depuración y regularización de partidas conciliatorias corresponde al

Consorcio Fimproex 2017 y deberá hacer seguimiento permanente a las
partidas mayores a 30 días de antigüedad.
 Las conciliaciones se realizan con base en la información contenida en los

extractos bancarios, los cuales deben obtenerse dentro de los primeros
cinco (5) días de cada mes.
 Las conciliaciones bancarias deberán enviarse a la FND dentro de los

primeros diez (10) días de cada mes.
Las conciliaciones bancarias preliminares son elaboradas por la Gerencia de

Conciliaciones de Fidubogota y posteriormente enviadas al Coordinador financiero
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

y contable del Consorcio para su aprobación y/o depuración de partidas

conciliatorias, si necesario.
Una vez el Coordinador financiero y contable realiza la depuración de partidas

conciliatorias, autoriza al auxiliar conciliador de Fidubogota para que realice las
conciliaciones definitivas, obtenga las firmas respectivas y entregue al Consorcio
Fimproex 2017 el paquete completo de conciliaciones.
El Coordinador financiero y contable del Consorcio, recibe conciliaciones

definitivas toma copia para enviar al fideicomitente y archiva los originales.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Realiza los cruces de las dos
fuentes de información uno a
uno (punteo) determinando las
partidas conciliatorias y el Portales
Extracto bancario y Auxiliar de cuadre de los saldos. Genera Informes de
Bancarios
Bancos libros auxiliares de conciliaciones de informe de conciliación Conciliación Mensual
contabilidad Fidubogota bancaria de cada una de las bancaria.
SIFI
cuentas administradas por la
Unidad de Gestión del
Consorcio.
Analiza y verifica las partidas

conciliatorias de pre
conciliación y procede con su
depuración e informa al auxiliar
Ajustes para
de conciliaciones los ajustes y
Coordinador depuración de
Auxiliar contable Formato Pre reclasificaciones que se deben Cruce de registros débitos y
contable y partidas conciliatorias Mensual SIFI
Fidubogota conciliaciones realizar según sea el caso. Si créditos
Financiero y documentos
es necesario, se prepara
soportes.
comunicaciones a bancos
solicitando soportes de
operaciones o reintegro de
recursos según corresponda.
Realiza los ajustes en el

Únicamente el analista
sistema contable y procede a
Coordinador Informe de Ajustes y contable de Fidubogota está
Analista contable generar auxiliares definitivos e Auxiliares contables
contable y conciliaciones autorizado ingresar Mensual SIFI
de Fidubogota informa al analista contable y depurados.
financiero bancarias realizadas. información al software
financiero para que siga el
contable.
trámite.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Prepara conciliación definitiva,

Coordinador Auxiliar de tramita firmas autorizadas del
Libros contables Revisión de Jefes de área de Conciliaciones
contable y conciliaciones área de conciliaciones de Mensual SIFI
auxiliares definitivos. Conciliaciones bancarias definitivas
financiero bancarias Fidubogota y entrega al
Consorcio Fimproex 2017.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

10.6 Cierre Contable
10.6.1 Definición
Este procedimiento consiste en las actividades que se requieren para llevar a cabo
la generación y firma definitiva de los estados financieros mensuales y periódicos
del encargo de fiducia 261 de 2017.
10.6.2 Objetivo
Cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de

balance respectivas con el fin de determinar el resultado económico del ejercicio o
del periodo.
10.6.3 Políticas
 Especialmente las contenidas en Código de Comercio, Decreto

Reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993, Circular Externa No. 070
de 1993 de la Superintendencia Financiera Circular Básica Financiera y
Contable 100 de 1995 de la Superintendencia Financiera y Circular Externa
054 de 2017, Carta Circular 72 de diciembre de 2006 de la Contaduría
General de la Nación y demás normas emitidas por esta entidad
relacionadas con la materia.
 El registro contable de las operaciones se realiza en el sistema contable de

Fiduciaria Bogotá S.A.
 Es responsabilidad de Fidubogotá, como Representante del Consorcio

Fimproex 2017, realizar la transmisión mensual a la Superintendencia
Financiera de los estados financieros mensuales del fideicomiso, gestión
que realiza con base en la confirmación de cierre dada por el Coordinador
Financiero y Contable del Consorcio Fimproex 2017.
 Mensualmente se procede con el cierre de las cuentas de ganancias y

pérdidas, afectando las cuentas contables correspondientes según
corresponda el resultado del ejercicio.
 Mensualmente se emiten balances suscritos por el contador general de

Fidubogota y por el representante del Consorcio Fimproex 2017.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Teniendo en cuenta la naturaleza de los recursos administrados en el

encargo fiduciario – públicos - los estados financieros debe ser
dictaminados de conformidad con el numeral 4.4.3.7 de la Circular Externa
054 de 2017 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Durante el mes respectivo, los analistas de información ingresan al Fondo Cuenta

todas las operaciones del fideicomiso (recaudos, giros, otros desembolsos,
ajustes, entre otros) y al finalizar cada mes calendario se obtienen del sistema los
respectivos archivos los cuales son remitidos vía mail al Area Contable o en el
caso de los recaudos se suben mediante interface al aplicativo SIFI.
Antes del cierre, el Coordinador financiero y contable del Consorcio genera el

balance de prueba para revisión y procede a cruzar los saldos finales del balance
de prueba frente a los saldos acumulados en los reportes del aplicativo de
recaudos del Fondo Cuenta. Una vez validados los registros, informa al analista
contable de Fidubogota para que genere el cierre contable del mes.
El analista contable y Financiero genera los balances definitivos imprime y obtiene

firmas del representante del Consorcio y del Contador General de Fidubogota para
luego enviarlos al fideicomitente.
También se realizan registros manuales los cuales son remitidos al Area de

Contabilidad de Fidubogotá para su cargue en el sistema SIFI.
El sistema contable no permite realizar ninguna modificación a los estados

financieros una vez son cerrados definitivamente.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Imprime reportes contables,

Coordinador
Aplicativo verifica los ajustes efectuados,
Balance de Prueba contable y Revisión saldos Pre balance Mensualmente SIFI
contable valida y entrega balance a
financiero
gerencia para revisión.
Coordinador Revisa los movimientos y Cruce saldos frente a

Gerente del
Financiero y Balance de Prueba saldos del balance verificando reportes del aplicativo de Balance de prueba. Mensualmente SIFI
Consorcio
Contable naturaleza de cuentas. recaudos.
Autoriza por correo electrónico

Gerente Gerente al analista contable de Verificar respuesta y cifras
Balance de prueba Correo electrónico Mensualmente SIFI
Consorcio Consorcio Fidubogota para que realice el del balance
cierre definitivo del balance.
Genera estados financieros

Analista Coordinador imprime para vistos buenos y Estados financieros e Mensual a más
Correo electrónico
contable Contable y firma de contador y informes contables tardar el 5 día hábil n/a
confirma cierre
Fidubogota Financiero representante legal de definitivos del mes
Fidubogota.
Recibe balances e informes

Estados financieros e Coordinador Estados financieros e
Fiduciaria contables definitivos para Revisión firmas en todos los
informes contables Contable y informes contables Mensualmente n/a
Bogotá enviar al fideicomitente y balances.
definitivos Financiero firmados
archivar.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

11 PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS E

INFORMACIÓN
11.1 Procedimiento de Recepción, Envío y Atención de

Correspondencia y Requerimientos
11.1.1 Definición
Proceso mediante el cual se reciben, envían, direccionan y procesan los

requerimientos y demás solicitudes allegados al consorcio a través de
comunicados, procedentes de la FND, entes territoriales, contribuyentes y demás
entidades relacionadas con el Fondo Cuenta.
11.1.2 Objetivo
Organizar y mantener la documentación del Consorcio, conservando su

autenticidad y confidencialidad.
11.1.3 Políticas
 Dar proceso y repuesta a los requerimientos en el menor tiempo posible.
 Independiente del tipo de requerimiento y del área que los procese las
respuestas son aprobadas por el Gerente del Consocio Fimproex 2017.
 Todas las soluciones y respuestas a los requerimientos de los Entes

Territoriales procesados en el área operativa son verificadas y aprobadas
por el Coordinador Operativo.
 Toda la correspondencia que se recibe en el Consorcio, debe ser entregada

a la Gerencia del Consorcio Fimproex 2017 para su análisis y seguimiento.
a). Recepción y Envío
Toda la correspondencia allegada al Consorcio Fimproex 2017 es recibida por el

analista de información quien radica los documentos con sello del consorcio (razón
social, NIT y fecha de recibido), firma y hora y los entrega a la Gerencia del
Consorcio. De igual forma, la correspondencia enviada es entregada al analista de
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

información para su coordinación y despacho; las comunicaciones enviadas son

controladas mediante consecutivo que se lleva en el aplicativo separado de
manera automática.
b). Procesos de Respuesta y/o Seguimiento
Una vez recibido el comunicado por parte del analista de información, se evalúa el
contenido del mismo y se procede con el trámite correspondiente. Los
requerimientos atendidos usualmente en el Consorcio, son provenientes de la
FND, los entes territoriales y contribuyentes.
 Requerimientos de la FND
Habitualmente el fideicomitente requiere información pertinente a la operación de

la Unidad de Gestión, dependiendo del tipo de solicitud se da trámite en el área
que maneje la información correspondiente. Todas las respuestas elaboradas son
aprobadas por el Gerente del Consocio Fimproex 2017.
 Requerimientos de los Entes Territoriales
Generalmente estos son evaluados y procesados en el área operativa, luego de

ser recibidos por el Coordinador Operativo que hace una breve verificación con
relación al requerimiento y lo remite a un analista de información quien elabora
una repuesta a la solicitud, todas las respuestas son re-direccionadas al
Coordinador Operativo para que este las verifique y apruebe.
Estos requerimientos usualmente están encaminados a solicitar claridad sobre

temas relacionados con las declaraciones ante el Fondo Cuenta y el giro de los
recursos a los entes territoriales.
 Requerimientos de los Contribuyentes
Regularmente las solicitudes realizadas por los contribuyentes, están orientadas a

requerimientos menores.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Registrar en el sistema
Radicar correspondencia, (sello del
Analista de toda la correspondencia
FND Comunicado consorcio-registro de ingreso en Comunicado radicado Diario Libro de Excel
información enviada y recibida por el
libro de Excel)
consorcio
Analista de Revisar requerimiento evaluar, Respuesta al

Comunicado radicado Gerente Diario n/a
información procesar y dar respuesta requerimiento
Quien Respuesta al
Gerente Verificar, aprobar y firmar respuesta Respuesta definitiva Diario Archivo de Word
Corresponda requerimiento
Respuesta en las
Analista de Entregar personalmente respuesta
Gerente Respuesta definitiva instalaciones de la Diario n/a
información en las instalaciones de la FND
FND
Radicar correspondencia, (sello del Sello para radicar
Analista de
Ente Territorial Comunicado consorcio-registro de ingreso en correspondencia, Comunicado radicado Diario n/a
información
libro de Excel) permanece bajo llave
Analista de Coordinador Evaluar requerimiento y direccionar Requerimiento Ente Herramienta

Comunicado radicado Diario
información Operativo al analista de información Territorial tecnológica
Herramienta
Coordinador Requerimiento Ente Analista de Revisar requerimiento evaluar, Solución al
Diario tecnológica
Operativo Territorial Información procesar y dar respuesta requerimiento
Aplicativo de
Analista de Solución al Coordinador Revisar la solución al requerimiento Solución al Recaudo y
Diario
Información requerimiento Operativo evaluar y aprobar requerimiento Herramienta
tecnológica
Coordinador Solución al Verificar solución-Firmar

Gerente Solución definitiva Diario n/a
Operativo requerimiento comunicado
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Remitir respuesta por correo

Respuesta en Cada vez que se
Analista de certificado o entregado
Gerente Solución definitiva instalaciones de la presente un n/a
información directamente por funcionario del
fiduciaria requerimiento
consorcio
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

11.2 Archivo Documental
11.2.1 Definición
Proceso de almacenamiento, custodia y escaneo realizado por periodos

mensuales a los documentos enviados por los entes territoriales en el periodo de
giro y a las declaraciones presentadas por los contribuyentes ante el Fondo
Cuenta. Esta actividad es realizada por un tercero contratado por el Consorcio.
11.2.2 Objetivo
Operar el acervo documental producido y recibido en el Consorcio, así como velar

por la protección y conservación del patrimonio documental y la administración de
los archivos de gestión de cada oficina.
11.2.3 Políticas
 Las relaciones de giro deben ir a custodia y escaneo, solo hasta finalizar el

proceso de giro.
 Al finalizar el giro a cada Ente Territorial, se debe imprimir informes y

documentos que soporten el proceso realizado por el consorcio.
 Los soportes que se imprimen por el consorcio y los documentos físicos

remitidos por el Ente Territorial deben ser organizados por número de
relación.
 Todas las relaciones giradas aparecen en el cuadro de pagos del mes.
 Las relaciones son archivadas en cajas en el orden del cuadro de pagos

del mes.
 Los formularios de Fondo Cuenta de recaudo del mes, son enviados en

una caja, ordenados por Banco y fecha de recaudo.
 Las cajas para el almacenamiento de los documentos son remitidas por el

proveedor de archivo, debidamente identificadas con el logo del proveedor
externo.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Cada caja es marcada con el nombre del consorcio y con un número de

consecutivo.
 Se realiza un informe en el cual se especifica detalladamente el contenido

de cada caja y el número de cajas para custodia.
Dado el alto volumen de documentos utilizados en el Consorcio, es necesario que

los mismos sean almacenados por una empresa especializada en archivo y
logística documental donde son digitalizados y custodiados. Los documentos que
se encuentran a cargo del proveedor son aquellos enviados por los Entes
Territoriales durante el periodo de giro y las declaraciones ante el fondo cuenta
procesadas en el mes.
a). Declaraciones ante el Fondo Cuenta
Informe de Declaraciones Capturadas por Fecha y Banco el cual se genera por el

Aplicativo del Fondo Cuenta, se debe imprimir un informe por cada banco.
Las declaraciones ante el Fondo Cuenta son organizadas, verificadas y

almacenadas en cajas de cartón suministradas por el proveedor documental,
clasificadas dentro de estas por banco (Bogotá, BBVA y Agrario), de acuerdo al
informe de Declaraciones Capturadas por Fecha y Banco en original adjuntando la
declaración de importación y el informe de inconsistencias por cada uno de los
fondo cuenta.
b). Resoluciones y Correcciones a las Declaraciones por Departamentos
En la caja de almacenamiento para Fondo Cuenta, se remiten los documentos

que son ingresados al sistema por Resoluciones y Las correcciones a las
Declaraciones del Departamento, remitidas por Los Entes Territoriales durante
ese periodo.
Para cada fondo cuenta y relación de corrección de Declaraciones se realiza una

portada y un cuadro informativo que se adjunta al informe de remisión. Se realiza
un cuadro detallado del número de fondo cuenta que se remite y su fecha de
recaudo.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Se realiza un cuadro detallado de las relaciones de corrección con el nombre del

Ente territorial y el periodo al cual pertenece.
c). Relación de Declaraciones ante el Departamento y Tornaguías de Reenvío
Cada relación es legajada con una portada que la identifica con el número de
relación y el nombre del Ente Territorial.
Cada paquete es punteado de acuerdo al cuadro de pagos del mes, para que las
relaciones en su totalidad lleguen a custodia y escaneo.
Cada relación legajada debe llevar el mismo orden en los documentos, soportes
de giro del consorcio, cuenta de cobro del Ente Territorial, documentos físicos de
Departamentalizaciones y tornaguías.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Radicado y digitalización de cuenta
Relación del Analista de Verificación de fecha de Relación del
Ente Territorial de cobro de la Relación del Ente Mensual n/a
Departamento información envío al consorcio. Departamento
Territorial
Entrega a analistas
Analista de Relación del Coordinador Distribuye a los analistas para su
Cuadro en Excel para su proceso en el Mensual n/a
información Departamento Operativo digitación y análisis
sistema
Coordinador Relación del Digitar y procesar información para Validar información con Aplicativo de
Analista Certificación de giro. Mensual
Operativo Departamento giro de recursos. cuenta de cobro. Recaudo
Coordinador Verificar información presentada por Validar las relaciones Aplicativo de

Analista Certificaciones de giro Archivo de pagos Mensual
operativo analista. para giro. Recaudo
Coordinador Soportes de
Coordinador Giro de recursos según Aplicativo de
Certificaciones de giro financiero y Realizar giro de recursos Transferencia Mensual
operativo certificación. Recaudo
Contable Bancaria
Organizarla por número Aplicativo de
Coordinador
Soportes de Analista de Imprimir la documentación de los de relación y con el orden Recaudo
financiero y Soportes de giro. Mensual
Transferencia Bancaria información soportes de giro. del cuadro de pagos del
Contable
mes Portal Bancario
Organizar, legajar, foliar y adjuntar Organizarla por número
Relaciones de Analista de soportes impresos de la relación del de relación y con el orden Cajas para custodia y
Analistas Mensual n/a
Departamentos información Ente Territorial, almacenarlos en del cuadro de pagos del escaneo.
cajas. mes.
Informe autorizado
Analista de Verificar, aprobar y firmar Verificar número de folios
Informe de remisión Gerente para ser enviado a Mensual n/a
información Informe de remisión a enviar
AT
Analista de Cajas para custodia y Archivos CD con información
Custodia y Escaneo Mensual n/a
información escaneo. Tecnológicos digitalizada
Verificación de la factura
Archivos CD con información Analista de de cobro contra base de Coordinador
Recepción de correo Mensual n/a
Tecnológicos digitalizada información datos de numero de folios operativa
remitidos
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

12 RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE QUEJAS Y RECLAMOS
12.1 Definición
Aplicación web que permite a los usuarios del Consorcio Fimproex, a la

Federación Nacional de Departamentos y a los clientes internos y externos
usuarios del Fondo Cuenta, directamente en la aplicación del fondo Cuenta o
accediendo a través de internet con usuario registrado; registrar quejas y
reclamos, ya sean propias o recibidas por cualquier medio (Teléfono, Carta,
Correo electrónico, etc.).
12.2 Objetivo
Facilitar el manejo de la información referente a las Quejas y Reclamos, que

permitan el control y consulta de las solicitudes realizadas por los usuarios del
Fondo Cuenta.
12.3 Políticas
 El sistema de quejas y reclamos es implementado para todos los usuarios

del Fondo Cuenta (Entes Territoriales, FND, funcionarios del Consorcio
Fimproex 2017 y contribuyentes)
 Todas las quejas y reclamos, son administradas a través de un aplicativo

web de propiedad del Consorcio Fimproex 2017.
12.4 Procedimiento
El procedimiento detallado se encuentra disponible dentro de la misma aplicación

WEB.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3


Control fecha
Ingresa al aplicativo de quejas y
reclamos y registra el requerimiento Aplicativo
correspondiente. Cualquier duda sobre Sistema de
Aplicativo de Consorcio Seguridades internas Número consecutivo Cuando se
Queja y/o reclamo el proceso de registro de la queja o Quejas y
SQR Fimproex 2017 del administrador de queja y/o reclamo requiera
reclamo se puede consultar en el Reclamos –
manual del usuario dentro de la misma ambiente web
página web.
Aplicativo
Tiempos de respuesta Solución a Sistema de
Responsables Solicitud, queja y/o Administrador del Cuando se
Dar trámite a la solicitud y alertas de llegada y solicitud, queja y/o Quejas y
de dar respuesta reclamo aplicativo requiera
vencimientos reclamo Reclamos-
ambiente web.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

13 OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
13.1 Comité Fiduciario
De conformidad con lo establecido en el contrato de encargo fiduciario 261 de

2017, los comités se realizan dentro de la periodicidad establecida y estos fueron
establecidos de conformidad con el siguiente reglamento:
13.1.1 Definición
El comité fiduciario es el órgano de administración que tiene a su cargo controlar,

hacer seguimiento, tomar decisiones y realizar las recomendaciones necesarias
en desarrollo de la ejecución del contrato de encargo fiduciario 261 de 2017
celebrado entre la FND y el Consorcio Fimproex 2017.
13.1.2 Objetivo
Establecer las directrices, lineamientos y políticas necesarias para llevar a cabo

los comités fiduciarios y otras reuniones que programe la FND (Federación
Nacional de Departamentos) en desarrollo del contrato de encargo fiduciario 261
de 2.017.
13.1.3 Políticas
 Los comités de carácter ordinario serán programados como mínimo

uno cada bimestre.
 Los comités extraordinarios y demás reuniones, se llevarán a cabo cuando

se haga necesario y pueden ser solicitados tanto por la FND como por el
Consorcio. En estos casos, el convocante indicará las personas que deben
asistir y las fechas de realización de estas reuniones, que en todo caso
deberán efectuarse en la ciudad de Bogotá D.C.
 El acta de los comités será elaborada y tramitada para aprobación de los

asistentes, por parte del Consorcio Fimproex 2017.
 La fecha y hora de la reunión de comité ordinario será acordada entre las

partes, pero en todo caso, se deberá llevar a cabo como mínimo un comité
cada bimestre.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 El Consorcio participará con voz, pero sin voto.
 Cuando en las reuniones se vayan a discutir temas sobre la base de un

documento o una presentación, estos deberán ser enviados a los
miembros del comité por la entidad que disponga de dicho documento con
una antelación no inferior a dos (2) días antes de la celebración de la
reunión.
 Todos los asistentes a las reuniones, deberán dar un uso adecuado de la

información que se entrega y de todos los temas que se discutan en dichas
reuniones.
 Este reglamento podrá ser modificado parcial o totalmente por decisión de

los miembros del Comité.
a). Citaciones
Para las reuniones ordinarias convocará el Supervisor del Fondo Cuenta o el

Gerente del Consorcio, mínimo con tres (3) días de anticipación, señalando la
hora, fecha, sitio de la reunión y asuntos a tratar. Para las reuniones
extraordinarias convocará el Supervisor del Fondo Cuenta o el Gerente del
Consorcio, la cual podrá ser con un (1) día de anticipación, fijando la fecha, hora,
sitio y el tema que van a tratar.
Nota 1: Las citaciones para las reuniones ordinarias se podrán hacer

verbalmente, en forma directa, por teléfono o vía correo electrónico.
Nota 2: Las reuniones extraordinarias se limitarán sólo a los temas para los
cuales se hizo la convocatoria, las cuales también se podrán citar verbalmente, en
forma directa, por teléfono o vía correo electrónico.
b) Alcance
Este reglamento aplica para las sesiones de los comités ordinarios y

extraordinarios programados por la FND que se establecen en el contrato de
fiducia pública 261 de 2.017. Las demás reuniones serán de libre convocatoria y
se regirán por los acuerdos que se lleguen en las mismas.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Nota 3. En este Comité el administrador Fiduciario deberá presentar lo sucedido

en el Fideicomiso en el período inmediatamente anterior, entre otra la siguiente
información: a) Recaudos recibidos por fuente, b) Giros realizados, c) Inversiones
realizadas, d) Volúmenes de operaciones e) Sistema de quejas y reclamos
recibidas y su estado f) Estado del aplicativo, g) Las demás que se consideren
necesarias.
c) Integrantes
Los integrantes de los comités serán como mínimo las siguientes personas:
 Comité Fiduciario:
Supervisor del Fondo Cuenta de la FND

Gerente del Consorcio Fimproex 2017
Coordinador Contable y Financiero, Consorcio Fimproex 2.017
Coordinador Operativo Consorcio Fimproex 2017.
Coordinador de Sistemas del Consorcio Fimproex 2017.
d) Firmas
Las actas de las reuniones deberán ser suscritas por todos los asistentes a las
reuniones, excepto cuando se acuerde que, por el tipo de vinculación a alguna de
las entidades de ciertos invitados, no sea necesario que sea firmado por todos los
asistentes.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

14 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
14.1 Definición
El Consorcio Fimproex 2017 está compuesto por el Comité Directivo (Fiduciarias

Consorciadas), el Gerente del Consorcio, el Coordinador Operativo, el
Coordinador Financiero y Contable, el Coordinador de Sistemas, el ingeniero
Desarrollador y personal operativo (Analistas).
14.2 Cargos
14.2.1 GERENCIA DEL CONSORCIO
Revisar el contrato del Fideicomiso, entenderlo y elaborar ficha del mismo, con el
fin de implementar el plan de seguimiento a cada una de las obligaciones
establecidas en el contrato de encargo fiduciario.
Propender porque cada uno de los funcionarios que conforman la Unidad de

Gestión, conozca el contrato de encargo fiduciario y establezca los controles y
planes de trabajo para atender de manera adecuada todas las obligaciones
establecidas en el mismo.
Realizar seguimiento a los Coordinadores en el desarrollo de sus funciones y de

las tareas y funciones que le correspondan a cada uno de ellos, propendiendo por
la oportunidad, calidad, eficiencia y eficacia en el resultado.
Diseñar los procesos operativos y administrativos que se requieran para el normal

desarrollo de todas las actividades que se requieran en desarrollo del contrato de
encargo fiduciario.
Asistir a las reuniones y comités citados por la Federación Nacional de

Departamentos y las Fiduciarias Consorciadas.
Atender telefónica y personalmente a los llamados que efectúe el fideicomitente

(Federación Nacional de Departamentos).
Elaborar las actas de las reuniones y comités especiales convocados por las
directivas de las Fiduciarias Consorciadas.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Coordinar con la Gerencia Jurídica y Secretaría General, la Gerencia de

Contabilidad y la Gerencia de Operaciones los procesos de los negocios.
Dar lineamiento a los Coordinadores para responder la correspondencia del

fideicomiso, dentro de los términos del contrato y normas vigentes.
Analizar, revisar y aprobar los estados financieros y conciliaciones bancarias del

fideicomiso, proponiendo los ajustes y/o reclasificaciones a que haya lugar.
Controlar la ejecución y liquidación de los contratos celebrados con personas

jurídicas y personas naturales necesarios para el desarrollo del de actividades
derivadas del contrato de encargo fiduciario.
Administrar el aplicativo financiero, en condiciones de seguridad y confidencialidad

de la información.
Firmar los documentos necesarios para la ejecución de las operaciones.
Participar en la definición de parámetros para el desarrollo de los diferentes

aplicativos tecnológicos.
Atender los requerimientos internos de las Fiduciarias consorciadas.
Contestar y atender los requerimientos de las Entidades de Control y Vigilancia,

relacionados con el contrato de encargo fiduciario 261 de 2.017.
Velar por el cumplimiento de los compromisos adquiridos por los Coordinadores

de los acuerdos establecidos con las otras áreas de la Fiduciaria.
Controlar las obligaciones adquiridas por la Fiduciaria en desarrollo del contrato de

encargo fiduciario, realizando verificación continua de las mismas.
Asistir a los comités operativos y financieros-contables convocados por el

fideicomitente y levantar las actas correspondientes.
Implementar y responder por los indicadores de gestión del área.
Coordinar anualmente la expedición de certificados de derechos fiduciarios,

retención en la fuente e ICA.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Coordinar con la Gerencia de Contabilidad la elaboración de medios magnéticos

para enviar a la DIAN, de conformidad con las normas tributarias correspondientes
y las políticas definidas por la Fiduciaria Bogotá.
Velar porque se dé cumplimiento a las normas y procedimientos relacionados con

el tema de prevención de lavado de activos, especialmente en el tema de
conocimiento del cliente, actualización de información y documentación de
clientes. Esta actividad, también se debe atender en la celebración de contratos
derivados que suscriba la Fiduciaria, con base en las instrucciones del
fideicomitente.
Cuidar los recursos físicos y de información que le sean asignados, buscando su

adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
Cumplir las normas legales y las políticas, normas y procedimientos establecidos

por la Compañía.
Atender de manera oportuna todas y cada una de las obligaciones contraídas por
la Fiduciaria en el contrato de encargo fiduciario 261 de 2.017
Coordinar y ejecutar todas las actividades necesarias para el desarrollo normal de

la Unidad de gestión creada para la ejecución del contrato de fiducia.
Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo.
14.2.2 CORDINADOR OPERATIVO
El Coordinador Operativo es responsable por el control de documentación recibida

y entregada (correspondencia y documentos valor), análisis y entrega de
información solicitada. Entre las principales funciones y responsabilidades están:
Administrar la recepción y radicación de las relaciones y cuentas de cobro

enviadas por las entidades territoriales.
Coordinar, soportar y verificar el proceso de digitación de las Declaraciones,

Tornaguías y relaciones de Declaraciones remitidas por las entidades Territoriales.
Verificar el proceso de cruce de fondo cuentas con las declaraciones que se hayan
recibido de los departamentos. Verificar la integración de reenvíos y las
correcciones enviadas por las entidades territoriales.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Tener identificadas y controladas las declaraciones faltantes o erróneas.
Controlar y asegurar que se efectúe el giro a las entidades territoriales.
Verificar envío de las comunicaciones a las secretarias de Hacienda y Salud,

correspondientes al proceso de giros, las cuales posteriormente se envían a la
Federación a los Departamentos.
Verificar, analizar y dar respuesta a las comunicaciones remitidas por las

Entidades Territoriales.
Proporcionar inducción y soporte vía telefónica o personal a los Contribuyentes y

funcionarios de las Entidades Territoriales.
Verificar y analizar los Actos administrativos que expidan las Entidades

Territoriales y dar el respectivo tramite.
Procesar y generar información requerida, para dar cumplimiento con los informes
contractuales.
Apoyar, a la gerencia, en la atención de los requerimientos formulados por

diferentes entidades.
Administrar responsablemente todos los insumos que se le encomiende para

desempeñar sus funciones.
Utilizar la información de la cual tenga conocimiento por razón de sus funciones

para los fines previstos y darles el trato confidencial que ameritan.
Utilizar en forma eficiente y responsable los recursos puestos a su disposición

para el desempeño de sus funciones.
Entregar documentos procesados a la persona responsable del archivo y

supervisar el diligente y oportuno archivo de los mismos.
Controlar y verificar las firmas de las personas autorizadas en las entidades

territoriales para el manejo de giros y cuentas de cobro.
Informar a gerencia resultados y dificultades observadas en el proceso de giros.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Distribuir el trabajo entre los analistas a cargo.
Todas las demás que le asigne la gerencia de Consorcio FIMPROEX 2017.
14.2.3 COORDINADOR FINANCIERO Y CONTABLE
El Coordinador Financiero y Contable es responsable por la administración y uso

eficiente de los recursos para la operación del negocio, presupuestos de gastos,
contabilidad, seguimiento y control de las actividades de la Unidad de Gestión,
manejo de la comunicación con entidades externas, supervisión de los procesos
internos y control de documentos valor. Entre las principales funciones y
responsabilidades están:
Soportar a la gerencia en el manejo administrativo que se requiera para operar el

fondo cuenta y del Consorcio.
Administrar y mantener las normas aplicables, así como los procedimientos que
incidan en la administración del fondo cuenta, así como el control de los contratos
que se requieran para posibilitar la operación del fondo cuenta.
Apoyar a la gerencia en la realización de las capacitaciones que correspondan a

sus temas, ilustración e instrucción que se requiera, a clientes internos y externos.
Controlar el inventario y coordinar la reposición de insumos de buena calidad y a

precios razonables, necesarios para la operación de la unidad de gestión del
consorcio.
Estar atento a la elaboración y aplicación del reglamento de higiene y seguridad

industrial, distribución aseo y seguridad del área física y renovación de las pólizas
de seguros; necesarias para dar la seguridad adecuada a las operaciones de la
unidad de gestión del consorcio.
Hacer seguimiento al cumplimiento mensual del presupuesto de gastos, la

provisión y causación de los gastos, así como su pago oportuna y correcta
contabilización.
Apoyar la elaboración de los contratos que se requieran para complementar la

operación del consorcio.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Informar a la gerencia los movimientos efectuados a diario por recaudo, inversión

y giro.
Verificar diariamente a través de los portales bancarios con el fin de obtener los
movimientos y los saldos de las cuentas del encargo y del consorcio.
Realizar los traslados de los recursos recaudados de manera correcta y oportuna

con el fin de cumplir con el compromiso contractual de invertir y mantener los
recursos recaudados en cada uno de los fondos comunes de las fiduciarias del
consorcio, así como procesar en el sistema de recaudos del Fondo Cuenta, los
traslados a los Fics.
En coordinación con el Coordinador operativo realizar los giros a las entidades

territoriales y los demás que se establezcan en el contrato fiduciario y que estén
aprobados por el Fideicomitente.
Conciliar la realización oportuna y correcta de las operaciones ordenadas a los

bancos y fondos y apoyar a la gerencia en la atención de requerimientos sobre
recaudo, inversión, rendimientos.
Solicitar y recibir mensualmente de cada fiduciaria los recursos que se requieran

para el funcionamiento de la unidad de gestión
Revisar las liquidaciones tributarias de los pagos que se realizan por cuenta del
consorcio.
Realizar la gestión para el reembolso de la caja menor legalizada.
Realizar el proceso de cierre contable mensual con el cuadre de saldos bancarios

con el analista de contabilidad.
Utilizar los datos e información de la cual tenga conocimiento por razón de sus
funciones para los fines previstos y darles el trato confidencial que ameritan.
Utilizar en forma eficiente y responsable los recursos puestos a su disposición

para el desempeño de sus funciones.
Entregar documentos procesados al área responsable del archivo y supervisar el

diligente y oportuno archivo de los mismos.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

La revisión, validación final y firmas de los balances del Consorcio Fimproex 2017,
son realizadas por el Contador de Fidubogota.
14.2.4 COORDINADOR DE SISTEMAS
El Ingeniero de Sistemas es responsable de la seguridad de la información, el

buen funcionamiento de la plataforma, el buen uso de los aplicativos del sistema,
la buena administración de las bases de datos, mejoras y actualizaciones del
sistema de información. Ente sus funciones y responsabilidades están:
Realizar un plan de contingencias para ayudar a resolver las dificultades que se

presenten en la operación del software, back up de información y bases de datos.
Realizar mantenimiento correctivo, adaptativo, perfectivo, actualizaciones o

nuevos desarrollos del software, las cuales deberán efectuarse con estricta
sujeción al protocolo de cambios que se concerté con la Federación, al igual que
actualizar los manuales del usuario y técnico y remitirlos a la FEDERACIÓN,
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que se introdujo la
última modificación.
Actualizar la infraestructura tecnológica de acuerdo con las necesidades del

proceso y de la FEDERACIÓN, que se vayan presentando.
Informar por escrito a la FEDERACIÓN, los usuarios, su nivel de acceso y

cualquier novedad que se presente respecto al software específico además de
vigilar el mantenimiento de los usuarios del sistema, asegurando que cambien la
clave de acceso en forma periódica, mínimo cada dos (2) meses, retirando los
usuarios inactivos o temporales y creando los nuevos.
Controlar la seguridad del software, la seguridad tanto física como lógica en la

base de datos vigilando que se tenga acceso al mismo de acuerdo con el perfil del
usuario, además de garantizar la transmisión de los datos definiendo e
implementando normas y procedimientos que garanticen el respaldo y
recuperación de la información.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Realizar back-up diarios y semanales. Asegurar que diariamente se ubica una

copia fuera de las instalaciones de El Consorcio FIMPROEX 2017 en una bóveda
de seguridad.
Realizar trimestralmente un informe sobre las dificultades y limitaciones en la

operación del software, acompañado de las sugerencias para allanarlas si pueden
ser establecidas.
Presentar un plan de mejora sobre el proceso de reenvíos, para hacer más fácil y
rápida su operatividad y una propuesta para mejorar el sistema de captura de los
formularios de las declaraciones del Fondo Cuenta, a fin de eliminar la captura
manual o dejar ésta como sistema de contingencia únicamente. Esta mejora debe
entregarse funcionando en un (1) año, contado a partir del perfeccionamiento del
contrato.
Diseñar los reportes que adicionalmente se soliciten.
Todas las demás que le asigne la gerencia de Consorcio FIMPROEX 2017 y que
se encuentren dentro del objetivo del contrato fiduciario.
14.2.5 ANALISTAS DE INFORMACION.
Capturar la información reportada en las Declaraciones ante el Fondo Cuenta.

Validar las inconsistencias generadas. Capturar la información contenida en las
Declaraciones y Tornaguías de reenvío remitidas por las Entidades Territoriales.
Analizar las inconsistencias generadas en el proceso de cruce de las

Declaraciones y Tornaguías de Reenvío remitidas por las Entidades Territoriales.
Verificar y analizar los giros y los descuentos efectuados a las entidades
Reportar al Coordinador Operativo las inconsistencias presentadas en las

revisiones realizadas.
Analizar las solicitudes realizadas por las Entidades Territoriales y analizar los
Fondo cuentas involucrados para realizar los ajustes pertinentes.
Manejar con el debido cuidado y emplear únicamente para los fines previstos todo
material, documento que se le encomiende para desempeñar sus funciones.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Utilizar los datos e información de la cual tenga conocimiento por razón de sus
funciones para los fines previstos y darles el trato confidencial que ameritan,
además del uso en forma eficiente y responsable los recursos puestos a su
disposición para el desempeño de sus funciones.
16. CREACIÓN DE TERCEROS POR EL CONSORCIO
Para la creación de terceros, el Consorcio adoptará el mismo procedimiento

utilizado por Fiduciaria Bogotá y deberá solicitar este trámite a la Unidad de
Control y Cumplimiento adjuntando todos los documentos requeridos para tal fin.
Esto por cuanto todas las operaciones del encargo fiduciario, son registradas por
los aplicativos operativos y contables de la Fiduciaria.
17. ESTRATEGIAS Y POLITICAS DE INVERSION
17.1 INTRODUCCIÓN
Este manual describe los objetivos, políticas, funciones y procedimientos para una
correcta inversión de recursos en los Fondos de Inversión colectivos de las
Fiduciarias consorciadas que cumplan con las características establecidas en el
contrato de fiducia Pública, del recaudo de impuestos al consumo de productos
extranjeros en desarrollo del contrato 261 de 2.017, celebrado entre la Federación
Nacional de Departamentos y el Consorcio Fimproex 2.017.
Así mismo, los lineamientos definidos en el presente documento, estarán acorde

con el cumplimiento de lo establecido en el reglamento de cada uno de los Fondos
de Inversión.
17.2 ALCANCE
La gestión de tesorería e inversiones a realizar por parte del Consorcio Fimproex

2.017, está enfocada a realizar la mejor gestión dentro de los lineamientos
otorgados por la normatividad y lo definido contractualmente en el contrato de
fiducia pública 261 de 2.017, por el reglamento de los Fondos de Inversión de las
Fiduciarias consorciadas y por las directrices que para el efecto imparta la
Federación Nacional de Departamentos.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

17.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA EN LA TOMA DE DESICIONES
El seguimiento a realizar para la seguridad, liquidez y rentabilidad de los recursos

del Fondo Cuenta y demás toma de decisiones en la administración de los Fondos
de Inversión, estará dada por las siguientes áreas de las entidades que garanticen
una separación clara, organizacional y funcional, así:
17.3.1 Fiduciarias Consorciadas
Son las empresas responsables de todas las actividades de trading, monitoreo,

control, procesamiento y contabilidad y operaciones de tesorería conformada por
back office, middle office y front office, cuyos procedimientos y políticas estarán
enmarcados dentro de la estructura organizacional de cada Fiduciaria para el
manejo y administración de los Fondos de Inversión donde se encuentren los
recursos del Fondo Cuenta. En este sentido, ni la Federación Nacional de
Departamentos ni el Consorcio, podrán intervenir en el manejo y administración
interna de los Fondos de Inversión.
17.3.2 Comité fiduciario
Es el órgano responsable de la adecuada organización, seguimiento, monitoreo y

aprobación de las políticas que se establezcan para la toma de decisiones
relacionadas únicamente con los traslados o aperturas de nuevos Fondos de
Inversión que correspondan a las Fiduciarias consorciadas y que cumplan con las
características definidas en el contrato de fiducia pública 261 de 2.017, previo
análisis financiero y económico que realicen los expertos de las Fiduciarias
consorciadas en las reuniones que para el efecto sean convocadas por la
Federación Nacional de Departamentos o por el Consorcio.
Dentro de sus funciones, se encuentran las siguientes:
 Evaluar bimestralmente o cuando sea convocado, el comportamiento de los

recursos invertidos en los Fondos de Inversión.
 Sugerir y recomendar a la Federación Nacional de Departamentos los
posibles traslados de recursos a otros Fondos de Inversión de las
Fiduciarias consorciadas, teniendo en cuenta la participación porcentual de
cada una de las Fiduciarias. Adicionalmente, cumplir con las características
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

mínimas que deben cumplir los Fondos de Inversión, según lo establecido

en el contrato de fiducia, es decir, realizar las inversiones financieras que
garanticen la seguridad, liquidez y rentabilidad de los recursos del Fondo
Cuenta y ser invertidos de manera exclusiva en los Fondos de Inversión
Colectiva Abiertos, sin pacto de permanencia con calificación AAA y riesgo
crediticio 1 o 2.
 Informar y proponer el procedimiento a seguir en caso de sobrepasar los
límites permitidos en los Fondos de Inversión Colectiva o de enfrentar
cambios fuertes e inesperados en el mercado y tasas de interés, de
acuerdo a lo establecido en el contrato de Fiducia Pública.
 Establecer políticas, directrices y procedimientos de gobierno corporativo y
de control interno, orientadas a administrar los riesgos que puedan afectar a
los Fondos de Inversión Colectivos.
 Velar por el cumplimiento de las reglas establecidas en el Decreto 2175 y
demás normas que lo modifiquen o sustituyan, en cuanto al manejo de
Fondos de inversión Colectivos, se refiere.
 Establecer políticas en cualquier otro aspecto que tenga relevancia con el
adecuado funcionamiento y correcta gestión de los Fondos de Inversión
Colectiva.
Al Comité Fiduciario deberán asistir los expertos financieros de las Fiduciarias

consorciadas para efectos de ilustrar completamente a los asistentes a las
reuniones sobre el comportamiento financiero y económico de los Fondos de
Inversión y sus expectativas en el corto, mediano y largo plazo.
17.3.3 Federación Nacional de Departamentos
La Federación Nacional de Departamentos, en calidad de fideicomitente y

ordenador del gasto del encargo fiduciario 261 de 2.017, impartirá al Consorcio
Fimproex 2.017, las instrucciones correspondientes en la inversión de los recursos
en los Fondos de Inversión que considere prudente realizarlas. Dentro de sus
funciones están:
 Convocar por escrito, telefónicamente o por correo electrónico, a las

reuniones del Comité de Inversiones ordinarias o extraordinarias cuando lo
considere necesario.
 Evaluar los informes que para el efecto le envíe el Consorcio Fimproex
2.017
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

 Impartir al Consorcio Fimproex 2.017, las instrucciones que considere

pertinentes sobre la inversión de recursos en los Fondos de Inversión
colectivos.
17.3.4 Unidad de Gestión Consorcio Fimproex 2.017.
Dentro de la operatividad específica de las inversiones de recursos, La Unidad de

Gestión del Consorcio Fimproex 2.017, está sujeta a que los Fondos de Inversión
son administrados al 100% por las Fiduciarias Consorciadas y en estricto sentido
solo atenderá las instrucciones de la Federación Nacional de Departamentos para
efectos de traslados, retiros o apertura de nuevos encargos y todo dentro de las
directrices fijadas en el contrato de fiducia 261 de 2.017 y el reglamento aprobado
por la Superintendencia Financiera de Colombia para cada Fondo de Inversión en
particular. En ese sentido, el trámite y procedimiento operativo realizado por la
Unidad de Gestión es el siguiente:
17.3.4.1 Seguimiento a los Fondos de Inversión Colectiva Abiertos
Además de hacer el seguimiento de las condiciones mínimas establecidas en el

contrato fiduciario para la inversión de los recursos en los Fondos de Inversión de
las Fiduciarias consorciadas, al momento de realizar un traslado de recursos entre
los Fondos de Inversión o se realice la apertura de un nuevo encargo, se debe
cumplir con las condiciones mínimas establecidas en el contrato fiduciario. El
consorcio Fimproex 2.017, realizará el análisis de los Fondos de Inversión de las
Fiduciarias consorciadas, determinando y evaluando como mínimo las siguientes
variables, cuyo resultado se presentará en la reunión de comité fiduciario, con el
detalle del respectivo análisis:
17.3.4.1.1 Características mínimas de cumplimiento:
 Análisis de riesgo de mercado. “…Se entenderá como riesgo de mercado la posibilidad de que la
entidad incurra en pérdidas asociadas a la disminución del valor de sus portafolios, las caídas del
valor de los Fondos de Inversión colectiva que administra, por efecto de cambios en el precio de los
instrumentos financieros en los cuales se mantienen posiciones dentro o fuera del balance....”. 1 En
ese sentido, de acuerdo con lo establecido en el contrato de fiducia, este riesgo de mercado debe ser
fondos de inversión con riesgo mínimo 2.
 Análisis de riesgo de crédito “…posibilidad de que Fiduciaria Bogotá S.A. incurra en pérdidas y se
disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que un deudor o contraparte incumpla sus
1
Manual tesorería y riesgo - Módulo de riesgo de mercado - Fidubogota S.A.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

obligaciones, en caso que llegare a administrar cartera de créditos.…”.2 Para la inversión de los
recursos del Fondo Cuenta, los Fondos de Inversión donde se inviertan estos recursos debe tener
calificación AAA.
 Análisis de liquidez “la contingencia de no poder cumplir plenamente y de manera oportuna las
obligaciones de pago en las fechas correspondientes, la cual se manifiesta en la insuficiencia de los
activos líquidos disponibles para ello y/o en la necesidad de asumir costos inusuales de fondeo.…”.3.
Para el caso de los recursos del Fondo Cuenta, es preciso indicar que una de las
características principales de los Fondos de Inversión Colectiva abiertos sin pacto de
permanencia, es precisamente que la redención de las participaciones que tiene el Fondo
Cuenta en cada una de estos Fondos, se puede realizar en cualquier momento, es decir,
siempre existirá la disponibilidad inmediata de los recursos.
 Los recursos invertidos en los Fondos de Inversión Colectiva Abiertos provenientes del
Fondo Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos Extranjeros deberán cumplir con
todos y cada uno de los aspectos especificados en los reglamentos de los Fondos de
Inversión en los cuales se mantengan dichos recursos.
17.3.4.1.2 Factores de evaluación para mover recursos entre Fondos

de Inversión Colectiva Abiertos que cumplen condiciones mínimas:
 Barreras de entrada y salida (son evaluaciones internas de cada fiduciaria).

En el momento en que se presenten novedades o se prevean cambios
importantes a nivel externo, serán informadas a la Federación Nacional de
Departamentos o se enviará el boletín económico que emitan las
fiduciarias.
 La rentabilidad a 30 y 60 días y la rentabilidad esperada en cada Fondo de
Inversión disponible, de acuerdo con la mayor rentabilidad esperada se
realizarán movimientos entre Fondos de Inversión disponibles para el
Fondo Cuenta. Estas variables, serán analizadas en los comités de
inversiones programados periódicamente.
 La evolución de las características de los Fondos de Inversión analizadas,
que pueden ser cambiantes con el paso del tiempo, tales como la variación
del valor del fondo, el número de adherentes, el tipo de inversiones que se
manejan al interior de cada Fondo y en general cualquier aspecto que
pueda incidir de manera directa o indirecta en el comportamiento de la
rentabilidad de los diferentes Fondos de Inversión colectiva estudiadas.
Finalmente, sobre los requisitos mínimos que deben tener los Fondos de Inversión
donde se invierten los recursos del Fondo Cuenta, en los comités fiduciarios, se
evaluará la información contenida en los informes de gestión presentados
mensualmente por el Consorcio,
2
Manual tesorería y riesgo - Módulo de riesgo de Crédito - Fidubogota S.A.
3
Manual tesorería y riesgo - Módulo de riesgo de Liquidez - Fidubogota S.A.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

17.3.1.1 Procedimiento operativo de inversiones
a). Generación Movimiento Diario

Actividad a través de la cual se genera el movimiento bancario diario, es decir que
desde el portal de cada una de las entidades de la red bancaria se imprime el
detalle de los valores que ingresan diariamente por concepto del recaudo del
impuesto al consumo de productos extranjeros, sólo trasladando los recursos
disponibles que muestre el reporte. Adicionalmente, se genera un documento
digital de los soportes de movimientos diarios y se conserva en la estación de
trabajo del Coordinador contable y financiero de la Unidad de Gestión.
El acceso a los portales bancarios sólo se hace con los usuarios y claves
autorizados por las entidades bancarias, la Fiduciaria Bogotá y previa autorización
del Consorcio Fimproex 2.017.
b). Preparar orden de operación de Traslado

El Coordinador Contable y Financiero, diligencia la orden de operación de traslado
manual la cual es revisada y suscrita por el Coordinador financiero y contable y
por el gerente del Consorcio, en las cuales se incluye la siguiente información
básica exigida por el aplicativo SIFI:
 Número del encargo fiduciario

 Consecutivo de la operación
 Destino (Fics)
 Origen (Cuenta recaudadora)
 Concepto: traslado de recursos
 Monto a trasladar (valor reportado en el movimiento diario)
 Códigos de movimientos contables y tributarios
 Firmas
c) Ejecución de Traslados
La ejecución de traslados de recursos es realizada directamente por la Fiduciaria
Bogotá a través del sistema SIFI, dentro del procedimiento de recaudos definido
en este manual operativo.
d) Traslado de recursos entre Fondos de Inversión colectiva.

Luego de los análisis económicos y de riesgos que se realice en los comités
fiduciarios y se recomiende el traslado de recursos entre Fondos de Inversión, es
necesario que el Consorcio envíe una comunicación a la Federación Nacional de
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Departamentos o se defina en comité fiduciario, justificando tal recomendación

para lo cual la Federación deberá instruir al Consorcio sobre tal decisión. Para
realizar estos traslados, se realizará el fondeo a la cuenta dispersora si es el caso
o se realizara directamente entre Fondos
17.3.1.2 Políticas
 Convocar de manera inmediata a Comité Fiduciario, cada vez que se

presenten coyunturas económicas que afecten el desempeño de los
Fondos de Inversión.
 Trasladar diariamente al medio día la totalidad de los recursos disponibles
en las cuentas recaudadoras.
 No realizar el cargue al aplicativo de recaudos ni trasladar ningún recurso
que no se encuentre plenamente identificado; es decir, que contenga la
información completa y veraz, que el dinero es producto del recaudo del
impuesto al consumo de productos extranjeros con destino al Fondo
Cuenta.
 La consulta de portales bancarios y autorizaciones de traslados está en
cabeza del Coordinador financiero y contable y/o del analista de
información que esté capacitado para esto, conservando el control dual en
las operaciones.
 Los traslados a los Fondos de Inversión se deben realizar dentro de los
horarios establecidos por la Fiduciaria Bogotá y Fiduciaria BBVA, en los
formatos y condiciones definidos por estas entidades.
18. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FONDO CUENTA
18.1 VALIDACIÓN PERFIL DE USUARIOS
18.1.1 Objetivo
Revisar los cambios que se realizan a los usuarios del Sistema de Información y
Recaudo del Fondo Cuenta respecto a roles y/o estado activo o inactivo dentro del
sistema.
18.1.2 Alcance
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Este documento describe el procedimiento que se debe seguir para controlar y

validar los permisos que se configuran a los usuarios registrados en el Sistema de
Información y Recaudo del Fondo Cuenta.
18.1.3 Responsables
Los usuarios responsables de la integridad de los perfiles de los usuarios,

corresponde al Coordinador de Sistemas y el Coordinador Operativo del Consorcio
Fimproex 2017 o de otro delegado según las necesidades de la operación y de los
recursos.
18.1.4 Definiciones
a) En el cuadro de texto “Usuario” corresponde al nombre del usuario al que se le

realizará el proceso de verificación de estado o roles.
b) Si el usuario existe, el sistema muestra información básica como la siguiente:
a. Tipo de usuario: Corresponde al tipo de usuario definido previamente en
el sistema, por ejemplo: Consorcio, Departamento, Importador.
b. Roles asignados: Corresponde a los roles previamente asignados al
usuario consultado en pantalla.
c. Estado: A través de checkbox, el sistema muestra el estado del usuario.
Si el usuario se encuentra activo, el checkbox de “Activo” se muestra
seleccionado, en caso contrario, el checkbox de “Deshabilitado” será el
que se muestra en ese estado.
d. Fecha de cambio: Es la última fecha registrada en el sistema respecto a
un cambio de estado para el usuario consultado en pantalla.
e. Los campos aparecen en modo de solo edición, excepto los que
permiten cambiar el estado del usuario dentro del sistema (Activo,
Deshabilitado).
c) En la sección de roles asignados, se muestra en forma de listado los roles que
posee actualmente el usuario. A través de Click en el rol a revisar, el sistema
muestra todas las características a nivel de permisos para ese rol dentro del
sistema.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

El Sistema de Información y Recaudo del Fondo Cuenta dispone de un informe

mensual, que muestra los cambios a nivel de estado y/o rol registrados para el
mes y año filtrado en el reporte. Este informe muestra la información de los
usuarios con este tipo de novedad, así como los cambios en estados y roles.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

18.1.5 Proceso
A través del rol Coordinador Operativo se realizará mensualmente la impresión del

reporte Informe control de usuarios del sistema.
Si el informe no contiene novedades, será archivado en una carpeta destinada

para guardar este tipo de reportes. Si el informe reporta cambios en usuarios del
sistema, el Coordinador ingresa a la pantalla Seguridad – Auditoria usuarios y
roles y revisa los cambios reportados en el informe, para validar las novedades del
periodo. Esta pantalla muestra los permisos respecto a roles para cada una de las
pantallas del sistema y sus respectivos permisos (editar, consultar, insertar,
borrar).
18.1.6 Líder del proceso
Coordinador operativo del Consorcio o en su defecto quien se delegue por parte

de la gerencia para realizar esta actividad.
18.2 MODIFICACIÓN DE USUARIOS EN EL SISTEMA
18.2.1 Objetivo
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Permitir a usuarios con roles de carácter administrativo, realizar verificaciones

sobre los usuarios del sistema respecto a su estado de activación o inactivación
dentro del sistema (nuevos o ya existentes).
18.2.2 Alcance
Describe el procedimiento que se debe seguir para monitorear la creación de

usuarios y los cambios de estado registrados en el Sistema de Información del
Fondo Cuenta.
18.2.3 Responsables
Los usuarios responsables de la modificación de los usuarios, corresponde al

Coordinador de Sistemas y el Coordinador Operativo del Consorcio Fimproex
2017 o de otro delegado según las necesidades de la operación y de los recursos.
18.2.4 Definiciones
a) Mesa de Ayuda: Corresponde al aplicativo diseñado por el Consorcio para el

ingreso de la solicitud de creación, activación o inhabilitar usuario. Ver
Imágenes 1 y 2. El link de acceso corresponde a una aplicación en Intranet con
la dirección: http://fpxdbcont01/mvcMesaAyuda2017
b) Cambios de Estado: Corresponde al estado Activo o Inactivo que un usuario en
el Sistema puede llegar a tener. Si el usuario de encuentra Activo podrá
ingresar al Sistema y realizar las operaciones de acuerdo a los roles
configurados para el usuario. Si el usuario se encuentra Inactivo, no podrá
acceder a las pantallas del Sistema de Información. Ver imagen 3.
c) En el cuadro de texto “Usuario” digitar el usuario al cual se le realizará el
proceso de activación o inactivación. Si el usuario existe, el sistema muestra
información básica registrada para la consulta ingresada.
d) Tipo de usuario: Corresponde al tipo de usuario definido previamente en el
sistema, por ejemplo: Consorcio, Departamento, Importador.
e) Estado: A través de checkbox, el sistema muestra el estado del usuario. Si el
usuario se encuentra activo, el checkbox de “Activo” se muestra seleccionado,
en caso contrario, el checkbox de “Deshabilitado” será el que se muestra en
ese estado. Ver imagen 3.
f) Fecha de cambio: Es la última fecha registrada en el sistema respecto a un
cambio de estado para el usuario consultado en pantalla.
g) Observación: Corresponde al campo que permite ingresar un resumen de la
acción que justifica la creación o cambio de estado del usuario en pantalla.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Los campos aparecen en modo de solo edición, excepto los que permiten cambiar
el estado del usuario dentro del sistema (Activo, Deshabilitado).
En la sección Observaciones, se encuentra el historial de cambios realizados para

el usuario consultado en pantalla. Esta información corresponde a la fecha del
cambio, tipo de cambio y la razón que explica el cambio dentro del sistema para el
usuario consultado. Ver imagen 3.
Imagen 1. Creación nuevo usuario

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Imagen 2. Modificación estado de usuario.

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Imagen 3. Ingreso pantalla para crear y/o modificar usuario.
18.2.5 Proceso
Para la creación de un nuevo usuario en el Sistema de Información, el

Coordinador operativo o quien corresponda, seguirá el siguiente procedimiento:
Usuarios Internos de la Unidad de Gestión Consorcio FIMPROEX 2017

Para la creación de estos usuarios y la asignación de permisos el jefe inmediato debe realizar la
solicitud, mediante correo electrónico y/o el aplicativo denominado “Mesa de Ayuda”, en la
opción Creación nuevo usuario, dirigido al coordinador de sistemas de la Unidad de Gestión,
indicando el nombre, cédula y cargo del usuario a crear. Si el usuario requiere algún permiso
adicional al definido en la matriz de roles y según el cargo, se debe justificar tal solicitud de
manera detallada explicando las razones por las cuales se requieren esos permisos especiales
(Cuadro de justificación). Cuando el usuario entrante lo haga con ocasión de remplazo de otro
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

usuario, junto con la solicitud de creación se debe requerir la inactivación del funcionario
anterior.
En el caso que un funcionario se encuentre en vacaciones, se debe reportar al Coordinador de

sistemas dicha novedad, para que se inactive ese usuario en el sistema de información de
recaudo de impuestos al consumo para productos extranjeros. En ese mismo sentido, al
momento del reingreso a la compañía, se debe solicitar la activación de dicho usuario.
Usuarios Federación Nacional de Departamentos

Para la creación de estos usuarios y la asignación de permisos, el fideicomitente a través del
Coordinador del Fondo Cuenta de la FND, deberá solicitar este requerimiento a través de
comunicación escrita o mediante correo electrónico dirigido al Gerente del Consorcio o al
Coordinador de sistemas, indicando el nombre, cédula y los permisos que se deben asignar al
mismo. En el evento que esta solicitud corresponda a un remplazo de un funcionario retirado, se
debe informar el nombre del funcionario a remplazar para inhabilitarlo y heredar los permisos al
nuevo funcionario.
Usuarios Entes Territoriales.

Los usuarios para los entes territoriales, fueron asignados en su totalidad durante la publicación
de la aplicación en internet. Para efectos de cambios de contraseñas o permisos adicionales a
los existentes a estos perfiles ya establecidos, La Federación Nacional de Departamentos
mediante comunicación escrita o mediante correo electrónico proveniente del Coordinador del
Fondo Cuenta de la FND, deberá solicitar dicho trámite.
Luego de creadas o realizadas las modificaciones solicitadas, se procede a informar a la

Federación Nacional de Departamentos mediante comunicación escrita en sobre sellado o
mediante correo electrónico a la Coordinadora del Fondo Cuenta.
Usuarios Contribuyentes
Para asignar estos permisos, es necesario que el contribuyente (Importador-Distribuidor) realice

la solicitud del acceso a la aplicación, mediante carta dirigida a la Federación Nacional de
Departamentos adjuntando una copia del certificado de la Cámara de Comercio, RUT y
fotocopia de la cedula del representante legal, documentos que permiten verificar la existencia
de dicha entidad.
Luego, La Federación Nacional de Departamentos evaluará tal solicitud y si lo considera viable,

remitirá comunicación escrita al Consorcio Fimproex 2017, autorizando la realización de dicho
trámite.
El administrador del sistema (Coordinador de Sistemas) crea el usuario por solicitud de la

Coordinador Operativa del Consorcio, quien valida previamente esta información. Esta solicitud
es registrada a través del aplicativo denominado “Mesa de Ayuda”, en la opción Creación
nuevo usuario, asignando los permisos previamente definidos para los usuarios
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

contribuyentes.
Luego de asignado el permiso correspondiente, El consorcio FIMPROEX 2017 envía una por
correo electrónico dirigido al contribuyente indicando el nombre de usuario y contraseña con la
cual puede acceder al aplicativo.
POLITICAS
 El Administrador del módulo de Seguridad NO podrá asignar roles sin seguir el

procedimiento descrito. Para realizar cualquier trámite de esta asignación, deberá
mediar una solicitud tal como se establece para cada caso.
 La supervisión y seguimiento que se debe ejercer sobre la creación y administración de
usuarios, el fideicomitente precisó que para la creación de usuarios solicitados por la
Federación, funcionarios de entes territoriales, contribuyentes, Federación Nacional de
Departamentos y otros especiales, son de exclusivo manejo y control de esa entidad,
con base en las especificaciones y atribuciones que actualmente se administra en la
base de datos del Fondo Cuenta entregado por la Federación al inicio de ejecución del
contrato de fiducia pública 261 de 2017.
 La creación de usuarios y perfiles del personal de la Unidad de Gestión del Consorcio
Fimproex 2017, pueden ser realizados directamente sin autorización de la Federación
Nacional de Departamentos, siendo esta actividad de su exclusiva responsabilidad,
supervisión y seguimiento de los mismos.
 La autorización de creación de usuarios o modificación de perfiles, será realizada por el
Gerente del Consorcio o por los Coordinadores de la Unidad de gestión.
De igual forma, el Coordinador Operativo del Consorcio podrá consultar a través

del reporte “Control de novedades de usuarios” los cambios de estado de los
usuarios del sistema. Esta revisión se realizará al finalizar cada periodo.
El reporte “Informe nuevos usuarios”, permite conocer en forma mensual, los
nuevos usuarios ingresados al sistema de información. Ver Imagen 4.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Imagen 4.
18.2.6 Líder de proceso
Coordinador operativo o quien delegue para esta actividad, la gerencia del

Consorcio.
18.3 MODIFICACIÓN DIRECTA A LA BASE DE DATOS
18.3.1 Objetivos
Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información de los clientes y del

operador del Sistema de Información del Fondo Cuenta.
Asegurar la integridad de la información administrada por el Sistema de

Información del Fondo Cuenta.
Garantizar la protección de la información de acuerdo con las políticas de

seguridad de la información definidas por el representante del Consorcio.
18.3.2 Alcance
Describe el procedimiento que se debe seguir para realizar cambios directos en la

base de datos del Sistema de Información del Fondo Cuenta.
18.3.3 Responsables
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Los usuarios responsables de la modificación de base de datos, corresponde al

Coordinador de Sistemas y el Coordinador Operativo del Consorcio Fimproex
2017 o de otro delegado según las necesidades de la operación y de los recursos.
18.3.4 Definiciones
a) Mesa de Ayuda: Corresponde al aplicativo diseñado por el Consorcio para el

ingreso de la solicitud de modificación a la información existente en la base de
datos FONDOCUENTA, la cual es utilizada por el Sistema de Información del
Fondo Cuenta. Ver Imágenes 1. El link de acceso corresponde a una
aplicación en Intranet con la dirección: http://fpxdbcont01/mvcMesaAyuda2017
Esta aplicación permite ingresar la justificación y descripción de la solicitud, así

como anexar soportes que permitan dejar una clara evidencia del
requerimiento del cambio en la base de datos.
b) Script: Es una secuencia de comandos de tipo SQL, los cuales permiten crear,
editar, consultar, ejecutar o eliminar objetos que se encuentran en la base de
datos (tablas, procedimientos almacenados, funciones, entre otras)
Imagen 1
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

18.3.5 Proceso
Para realizar un cambio directo en las tablas críticas de la base de datos del
Sistema de Información del Fondo Cuenta, las cuales se encuentran definidas en
el documento “Análisis de tablas críticas del sistema Fondo Cuenta”, el
Coordinador operativo o financiero y contable debe utilizar el aplicativo Mesa de
Ayuda del Consorcio e ingresar al link “Solicitud”. Una vez haya ingresado la
información esta solicitud debe ser autorizada por el gerente del Consorcio para la
posterior ejecución por parte del área de sistemas del Consorcio. Todos los datos
requeridos en la pantalla “Solicitud” deben ser gestionados con el mayor detalle
posible ya que evitaran ambigüedades en el momento de ejecutar la solicitud de
cambio por el área de sistemas del Consorcio.
Una vez es grabada la solicitud, la Mesa de Ayuda genera un número de solicitud

que le permite al usuario solicitante hacer seguimiento a su requerimiento. De
acuerdo con el tipo de solicitud, el sistema verifica si requiere autorización por
parte de la Gerencia del Consorcio o de quien este delegue, quien una vez
gestione en la aplicación este permiso, quedará disponible para que continúe con
el proceso a cargo del Coordinador de Sistemas.
Para la modificación a la base de datos, el Coordinador de Sistemas del Consorcio

debe hacer uso únicamente de los datos registrados en la solicitud realizada a
través del aplicativo, lo cual le permitirá identificar si el requerimiento presenta total
consistencia en la información para realizar el cambio. En caso de faltar
información para ejecutar el script que se requiera, el Coordinador de Sistemas
ingresará en el campo “Gestión” el motivo por el cual no ejecutará la solicitud y en
el campo “Script” la sigla “N/A” de no aplica ya que no se ejecutó ninguna
operación. Ver imagen 2.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Imagen 2
Si la información es consistente y pudo ser verificada directamente en la base de

datos, se procede con la solicitud y en el campo “Script” se almacena el 100% de
los comandos ejecutados directamente contra la base de datos.
Cuando las solicitudes aparecen en estado “CERRADO”, el usuario que registró la

solicitud la puede consultar a través de la Mesa de Ayuda y verificar el resultado
de la gestión. Estos cambios deben ser verificados por el usuario en el Sistema de
Información del Fondo Cuenta con el fin de confirmar que los datos quedaron
modificados en forma consistente y de acuerdo al requerimiento realizado.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Coordinador de Sistemas.
18.4 ADMINISTRAR MEDIOS DIGITALES-COPIAS DE RESPALDO
18.4.1 Objetivo
Definir el procedimiento para respaldar en discos compactos (CD) los archivos de

imágenes correspondientes a los movimientos del fondo cuentan y
departamentalizaciones recibidos por el Consorcio Fimproex 2017.
Prevenir la perdida de datos de los sistemas de información administrados por el

Consorcio FIMPROEX 2017.
Asegurar la utilización de estos medios de respaldo por personas autorizadas.
Permitir la correcta administración de estos medios de respaldo.
18.4.2 Alcance
Este documento está dirigido al personal del Consorcio Fimproex 2017 que
administra el archivo físico del fondo cuenta y departamentalizaciones, así como
las copias de seguridad de la información alojada en los servidores de producción
y estaciones de trabajo de los funcionarios.
18.4.3 Responsable
El usuario responsable del archivo de los discos compactos (CD) que respaldan
los archivos digitalizados de fondo cuentas y departamentalizaciones, corresponde
al analista de información del Consorcio Fimproex 2017 o de otro delegado según
las necesidades de la operación y de los recursos.
La información alojada en los servidores de producción es responsabilidad del

El seguimiento de toma de los backups es del ingeniero de desarrollo.

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Evitar la pérdida de código fuente por corrupción, daño o perdida por cualquier
evento, que impida que se pueda dar soporte correctivo o evolutivo al cliente
Federación Nacional de Departamentos.
Validar la correcta toma y almacenamiento de los backup de base de datos.
La información alojada en cada una de las estaciones de trabajo es

responsabilidad de cada uno de los funcionarios del Consorcio.
18.4.4 Definiciones
a. Medio ópticos: corresponde al CD o disco extraíble que contiene las imágenes

escaneadas de las declaraciones de fondo cuentas y/o
departamentalizaciones.
b. Digitalizar o escanear: convertir documentos físicos (papel) a un formato digital

a través de un escáner
18.4.5 Procesos
18.4.5.1 Backup de los documentos físicos de fondo cuentas y

departamentalizaciones
1. Foliar la documentación del giro de acuerdo con la información recibida en las

instalaciones del Consorcio Fimproex 2017 (departamentalizaciones, fondo
cuentas, tornaguías, otros).
2. Consolidar a través de un inventario la información, la cual es registrada en un
comunicado al proveedor externo quien administra el archivo.
3. Una vez recibida la documentación en medio óptico, el Consorcio verifica que
los documentos recibidos en el CD, concuerde con la información que se
solicitó escanear al proveedor externo.
4. El Consorcio envía copia de la información digitalizada al fideicomitente, dentro
de los periodos correspondientes.
5. El Consorcio almacena los archivos en CD en el lugar definido para tal fin.
18.4.5.2 Backup de los servidores de producción

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

El Consorcio FIMPROEX 2017 contrató con la compañía Claro la toma y

almacenamiento de backup, para las bases de datos se toma un backup
incremental 6 dias a la semana y un backup completo una vez por semana, los
baackup incrementales son retenidos por un mes y los backup cumpletos son
retenidos por un año, para esto Claro utiliza herramientas automatizadas.
Diariamente Claro reporta mediante correo electrónico la información de la toma

de los backup, la cual es utilizada como insumo por el ingeniero de desarrollo para
hacer el seguimiento y registro diario, en caso de encontrar alguna inconsistencia
esta será reportada a Claro mediante su mesa de ayuda para la aclaración o
corrección según sea el caso.
18.4.5.3 Backup de Código Fuente
Para el control del código fuente se utiliza la herramienta Git, como se explica el
documento “CONTROL Y RESPALDO DEL CODIGO FUENTE”, donde se indica que se tienen
repositorios locales, los cuales se sincronizan a través de un repositorio remoto
alojado en el servidor de pruebas, al cual Claro le realiza un backup diario
incluyendo el repositorio de código fuente.
Diariamente Claro reporta mediante correo electrónico la información de la toma
de los backup, la cual es utilizada como insumo por el ingeniero de desarrollo para
hacer el seguimiento y registro diario, en caso de encontrar alguna inconsistencia
esta será reportada a Claro mediante su mesa de ayuda para la aclaración o
corrección según sea el caso.
18.4.5.4 Pruebas de Restauración de Base de Datos
Trimestralmente el coordinador de sistemas solicita a Claro mediante mesa de

ayuda y adjuntando el formato que Claro tiene definido para tal fin, la restauración
de las bases de datos del aplicativo Fondo Cuenta y Orca de las fechas
seleccionadas por este, en el servidor de pruebas.
Una vez ejecutada la actividad

CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Una vez ejecutada, se verifican las bases de datos restauradas, para garantizar
que estén correctas y documenta mediante el “Formato de Restauración de
Backup”, de lo contrario notifica al proveedor las inconsistencias, para que se
ejecuten los ajustes y correctivos necesarios.
18.4.5.4 Backup de la información en estaciones de trabajo
Para generar el backup de las estaciones de trabajo, cada funcionario del

consorcio cuenta con el siguiente procedimiento:
Las copias de seguridad de las estaciones de trabajo se realizan automáticamente

mediante un agente de copia de seguridad bajo las políticas de Fiduciaria de
Bogotá.
18.5 CONTROLAR VERSIONES DEL APLICATIVO FONDO CUENTA
18.5.1 Objetivo
Permitir controlar y registrar las nuevas versiones del Sistema de Información de

Recaudos de Impuesto al Consumo para productos extranjeros que por
requerimientos internos o externos al Consorcio Fimproex 2017 realiza.
Entiéndase como nuevas versiones toda operación relacionada con cambios a los
archivos fuentes del Sistema y/o la base de datos.
18.6.2 Alcance
Este documento describe el procedimiento que se debe seguir para registrar las
nuevas versiones del Sistema de Información de Recaudos de Impuesto al
Consumo para productos extranjeros, ORCA y SPQR
18.6.3 Responsable
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

El usuario responsable de realizar este registro de versiones, será el funcionario o

persona del área de sistemas del Consorcio Fimproex 2017, definido por el
18.6.4 Definiciones del formato de registro
 Aplicación.
Indicar la aplicación que fue actualizada.
 Fecha de Actualización
Indicar la fecha en la que se realizó la actualización del aplicativo en Formato

DD/MM/YYYY)
 Tipo.
Escribir “Corrección” si el paso es para solucionar un incidente y “Nueva

Funcionalidad” si se está publicando una nueva funcionalidad o mejora de una
existente.
 Paso
Registrar si se efectuó la publicación completa de la aplicación con la palabra

“Completo”, indicar “DLL” si solo se actualiza el compilado de la aplicación o
indicar los archivos actualizados.
 Tikect
Escribir el número de mesa de ayuda con que se solicitó a Claro el paso a

producción.
 Observaciones
Descripción de la corrección o nueva funcionalidad desplegada.
18.6.5 Proceso
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Para efectuar un paso a producción se debe solicitar mediante la mesa de ayuda

donde se describan los archivos a actualizar de la aplicación. Para esto se
construyeron unos manuales en conjunto con Claro para que sirva de guía a los
ingenieros al momento de efectuar el despliegue.
Coordinador de Sistemas o quien delegue para esta actividad, la gerencia del

Consorcio.
18.7 MODIFICACIÓN Y/O DESARROLLOS EN EL SISTEMA.
18.7.1 Objetivo
Definir el procedimiento a seguir en la planificación, aprobación y ejecución de los

cambios en el código fuente, así como la implementación de informes especiales o
de uso común en el módulo de reportes del Sistema de Información del Fondo
Cuenta.
18.7.2 Alcance
Este documento está dirigido al personal del área de sistemas del Consorcio
FIMPROEX 2017 para la evaluación y planificación del procedimiento de cambios
en el software del Fondo Cuenta, así como el diseño e implementación de
reportes, con el fin de asegurar que estos se lleven a cabo en forma eficiente,
siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo momento la
calidad y continuidad del servicio TI.
18.7.3 Responsable
Las solicitudes de modificación o desarrollos al Sistema de Información del Fondo

Cuenta pueden ser solicitadas por la Coordinación del Fondo Cuenta de la
Federación Nacional de Departamentos o la persona que en su defecto autorice
esta Entidad.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Las solicitudes de creación, mejora o modificación de reportes pueden ser

solicitadas por el Jefe del Fondo Cuenta de la Federación Nacional de
Departamentos o la persona que en su defecto autorice esta Entidad.
Adicionalmente, la gerencia del Consorcio FIMPROEX 2017 puede realizar

solicitudes de modificación o desarrollo al Sistema de Información al área de
sistemas del Consorcio
18.7.4 Gestión de cambios
La gestión de cambios comprende las siguientes actividades:
 Influir en los factores que eluden el control integrado de cambios, de modo

que únicamente se implementen cambios aprobados.
 Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rápida.
 Gestionar los cambios aprobados.
 Mantener la integridad de las líneas base, incorporando los documentos de
los cambios aprobados.
 Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas
recomendadas.
18.7.5 Definiciones
 Formato “REGISTRO DE CREACION, MEJORA O MODIFICACION DE

REPORTE”: Documento creado por el Consorcio Fimproex 2017 con el
propósito de registrar la solicitud de creación, mejora o modificación de
reportes relacionados con el sistema de información del Fondo Cuenta,
junto con su respectiva firma de autorización a cargo de la Federación
Nacional de Departamentos.
 Formato “REGISTRO DE DESARROLLO, MEJORA O MODIFICACIÓN DE
SISTEMAS”: Documento creado por el Consorcio Fimproex 2.017 con el
propósito de registrar la solicitud de creación, mejora o modificación al
sistema de información del Fondo Cuenta, junto con su respectiva firma de
autorización a cargo de la Federación Nacional de Departamentos.
18.7.6 Proceso
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

Una vez se genera el requerimiento de cambio sobre el Sistema de Información

del Fondo Cuenta, la persona autorizada que solicita el cambio debe enviar un
correo al área de sistemas del Consorcio Fimproex 2017 formalizando esta
solicitud. El correo debe ser lo suficientemente claro ya que con base en esta
información se procede a gestionar el formato definido como REGISTRO DE
DESARROLLO, MEJORA O MODIFICACIÓN DE SISTEMAS o el REGISTRO DE
CREACION, MEJORA O MODIFICACION DE REPORTE, de conformidad con el
contenido del correo recibido.
El coordinador de sistemas del Consorcio procede a tramitar el formato. Una vez

la información se registra en forma clara y completa, debe ser revisado y firmado
por la persona que solicita el cambio. Realizado este proceso de autorización y
definición del cambio se procede a ejecutar una copia de respaldo sobre la
aplicación que se encuentre en producción, con el fin de generar el respectivo
control de versión.
Finalizado el proceso de modificación en los componentes del aplicativo, se

realizan las pruebas funcionales por parte de los analistas del Consorcio, quienes
certifican el correcto funcionamiento de acuerdo a la solicitud de cambio.
Coordinador de Sistemas o quien delegue para esta actividad, la gerencia del

Consorcio.
18.8 Monitoreo a disponibilidad y capacidad de Recursos y Aplicaciones
18.8.1 Objetivo
Garantizar que los recursos con que dispone el consorcio Fimproex 2017 para el
alojamiento de los servicios informáticos administrados por este sea la adecuada
para su correcto funcionamiento.
18.8.2 Alcance
FIMPROEX 2017 para asegurar el monitoreo de los recursos del Data Center del
Consorcio.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

18.8.3 Responsable
El coordinador de sistemas.
18.8.4 Definiciones
Disponibilidad: Capacidad de garantizar que los sistemas de información y sus

datos van a estar disponibles para los usuarios en todo momento.
Claro Colombia como administrador de la infraestructura utiliza herramientas de

monitoreo de los servicios y genera un informe mensual de la disponibilidad y uso
de los recursos.
El responsable realiza seguimiento a través del informe mensual de la ejecución

del monitoreo de disponibilidad de recursos efectuado en tiempo real por el
proveedor Claro, de encontrar indisponibilidad del servicio no notificadas en el
momento de la ocurrencia, el responsable solicita aclaraciones al proveedor. lo
anterior es notificado a la Federación Nacional de Departamentos como parte del
informe mensual. Adicionalmente se registra el consumo de los recursos
informados por Claro para el control de los mismos.
18.9 Pruebas de Vulnerabilidad y Penetración a la Plataforma
18.9.1 Objetivo
Identificar cualquier vulnerabilidad que un hacker pueda explotar para robar datos
o afectar los servicios y poder hacer las correcciones de forma oportuna.
18.9.2 Alcance
FIMPROEX 2017 para coordinar las actividades relacionadas a la ejecución de las
pruebas de vulnerabilidad y la acciones a ejecutar para el cierre de las
vulnerabilidades identificadas.
CODIGO: CF-MPP001

VERSIÓN: 3

18.9.3 Responsable
El Gerente del consorcio aprueba semestralmente la realización de las pruebas de

penetración a través del proveedor.
El Coordinado de Sistemas coordina con el proveedor las actividades a ejecutar

durante las pruebas de vulnerabilidad y penetración
El Coordinador de Sistemas con la FND (Federación Nacional de Departamentos)

y/o con el Comité de Sistemas evalúan los resultados y las correcciones a
ejecutar.
18.9.4 Definición
Prueba y análisis que realiza una compañía experta en ethical hacking sobre las
redes y aplicaciones del Consorcio FIMPROEX 2017. Este procedimiento también
incluye las acciones correctivas y/o preventivas por parte de Consorcio
FIMPROEX 2017.
El Gerente del consorcio aprueba semestralmente la realización de las pruebas de

penetración al proveedor seleccionado, mediante herramientas informáticas a los
servidores. El coordinador de sistemas coordina con el proveedor la ejecución de
las diferentes actividades a realizar por parte del este y al finalizar genera un
informe en el cual se reportan las debilidades, las cuales son evaluadas por el
Coordinador de Sistemas generar un plan de trabajo para ejecutar las acciones
necesarias y las fechas propuestas para cerrar las vulnerabilidades, el cual es
revisado, ajustado y aprobado con el comité de sistemas, siempre dando prioridad
a las que presenten un riesgo más alto. Si la recomendación es atendida durante
el mes siguiente a la entrega del informe, el proveedor llevará a cabo la validación
del cierre de la vulnerabilidad, de lo contrario esta se hará durante la siguiente
prueba.
En caso de decidir no tomar en cuenta alguna de las recomendaciones efectuadas

por el proveedor, se deberá argumentar y aprobar en acta de comité de sistemas.

1-Manual de Procesos y Procedimientos Version 6 Oct 20

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1-Manual de Procesos y Procedimientos Version 6 Oct 20

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

1-Manual de Procesos y Procedimientos Version 6 Oct 20

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CODIGO: CF-MPP001

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1.5 Descripción del proceso ........................................................................................ 23

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

6 PROCESO CRUCE DECLARACIONES ANTE EL DEPARTAMENTO Y

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10.1 Procedimiento de Tesorería para Ejecución de Otros Giros - Pagos ..... 75

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10.5.3 Políticas .................................................................................................................. 86

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

12.4 Procedimiento ......................................................................................................... 101

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

17.3.4.1.2 Factores de evaluación para mover recursos entre Fondos de Inversión

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

18.4.1 Objetivo..................................................................................................................... 134

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

18.8.1 Objetivo..................................................................................................................... 141

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

El objetivo de este Manual es documentar los procesos y procedimientos que

Teniendo en cuenta lo anterior, se ha diseñado el presente Manual de Procesos y

Este documento sirve como mecanismo de consulta permanente y actualizada,

Este Manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la

Este documento describe los procesos y procedimientos que realiza la Unidad de

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

El Comité Operativo de las Fiduciarias consorciadas, el Gerente del Consorcio y

Federación Nacional de Departamentos (FND): Es la unidad administradora del

Consorcio FIMPROEX 2017: Entidad (operador Fiduciario) con la cual suscribió

Ente Territorial: Departamentos y Distrito Capital en donde se declaran los

Contribuyentes: Son los importadores y distribuidores de los productos

Fondo Cuenta (Fondo-Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Formularios Fondo Cuenta: Documento público que contiene información a

Declaraciones ante el Departamento: Documento público mediante el cual el

Certificado de giros y descuentos: Reporte del aplicativo del Fondo Cuenta

Declaración de Importación: Documento público mediante el cual el declarante

Asamblea de Gobernadores y del Alcalde del Distrito Capital: Máxima

SIFI: Sistema fiduciario integrado.

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020

PROCESO : MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Cumplir con lo preceptuado en la Ley 223 de 1995, sus decretos reglamentarios

2. APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

3. PRINCIPIOS Y VALORES – CÓDIGO DE ÉTICA

Los funcionarios vinculados a la Unidad de Gestión del Consorcio Fimproex 2017,

CONSORCIO FECHA: 17 - junio- 2020