Resolucion de Foliacion

Firmado digitalmente por SEVILLA
CARNERO Carmen Lourdes FAU

20546537782 soft
Cargo: Director(A) Ejecutiva
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 20.10.2023 15:55:26 -05:00
San Isidro, 20 de Octubre del 2023

San Isidro, 20 de octubre de 2023
RESOLUCION
RESOLUCION DE DE DIRECCION
DIRECCION EJECUTIVA
EJECUTIVA N° N° 001411-2023-MIDIS/PNCM-DE
-2023-MIDIS/PNCM-DE
VISTO:
Los Memorando n° 2327 y 3115-2023-MIDIS/PNCM-UA de fechas 31 de julio y 26 de setiembre de
Documento electrónico firmado digitalmente en el marco de la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, su Reglamento y modificatorias.
2023, respectivamente, ambos de la Unidad de Administración, los Memorando n° 419 y 477-2023-
MIDIS/PNCM-UPPM de fechas 4 de setiembre y 13 de octubre de 2023, respectivamente, ambos
La integridad del documento y la autoría de la(s) firma(s) pueden ser verificadas en: https://apps.firmaperu.gob.pe/web/validador.xhtml
de la Unidad de Planeamiento, Presupuesto y Modernización y el Informe n° 2357-2023-
MIDIS/PNCM-UAJ de fecha 19 de octubre de 2023, de la Unidad de Asesoría Jurídica; y
CONSIDERANDO:
Que, mediante Decreto Supremo nº 3-2012-MIDIS se crea el Programa Nacional Cuna Más, como
programa social focalizado, adscrito al Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social, con el propósito
de brindar atención integral a niñas y niños menores de 36 meses de edad en zonas en situación de
pobreza y pobreza extrema, para superar las brechas en su desarrollo cognitivo, social, físico y
emocional; cuya vigencia ha sido ampliada hasta el 31 de diciembre de 2027, mediante Decreto
Supremo n° 7-2022-MIDIS;
Que, mediante la Resolución Ministerial n° 105-2021-MIDIS se aprueba el Manual de Operaciones

del Programa Nacional Cuna Más, el cual establece la estructura, funciones específicas y
mecanismos de interrelación de las unidades que lo integran, así como los principales procesos
técnicos y/o administrativos del Programa, orientados al logro de su misión, visión y objetivos
estratégicos;
Que, de acuerdo con el literal w) del artículo 18 del referido Manual, la Unidad de Administración
tiene como función proponer directivas y normas de aplicación en el ámbito institucional relacionadas
con el Sistema Administrativo de Gestión de Recursos humanos;
Que, de acuerdo con el artículo 1 de la Ley nº 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos,
se crea el "Sistema Nacional de Archivos" con la finalidad de integrar estructural, normativa y
funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la
aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa,
conservación, organización y servicio del "Patrimonio Documental de la Nación";
Que, de conformidad con el artículo 4 de la citada norma el Archivo General de la Nación es el

Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos de carácter multisectorial y goza de
Firmado digitalmente por CERRON
autonomía técnica y administrativa;
MEZA Rossana Elvia FAU
20546537782 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 20.10.2023 15:55:05 -05:00 Que, mediante la Resolución de Dirección Ejecutiva n° 438-2020-MIDIS/PNCM se aprueba la
Directiva n° 22-2020-MIDIS/PNCM-DE “Lineamientos que regulan los Procesos Archivísticos en el
Programa Nacional Cuna Más”;
Firmado digitalmente por OSORIO

ORELLANA Miurka Alejandra FAU
20546537782 soft
Que, mediante Resolución Ministerial n° 159-2022-MIDIS se aprueba la Directiva n° 003-2022-MIDIS
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 20.10.2023 15:13:57 -05:00 “Catálogo de Documentos Oficiales del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social”, cuyo ámbito de
aplicación incluye a los Programas Nacionales adscritos;
Firmado digitalmente por

GUERRERO PORTILLA Jenny Esta es una copia auténtica imprimible de un documento electrónico archivado en el Programa Nacional Cuna Más,
Fatima FAU 20546537782 soft
Motivo: Doy V° B° aplicando lo dispuesto por el Art. 25 de D.S. 070-2013-PCM y la Tercera Disposición Complementaria Final del D.S. 026-
Fecha: 20.10.2023 15:09:16 -05:00
2016-PCM. Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas a través de la siguiente dirección web:
https://sgd.cunamas.gob.pe:8181/validadorDocumental e ingresando la siguiente clave: CQXBEZO
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Que, mediante Resolución de Dirección Ejecutiva nº 562-2022-MIDIS/PNCM-DE de fecha 11 de julio
de 2022, se aprueba la Directiva “Elaboración, Aprobación y Control de documentos normativos de
gestión, planes y registros en el Programa Nacional Cuna Más”, versión 4, mediante la cual se
establecen las disposiciones para la elaboración, trámite de aprobación y control de los documentos
normativos de gestión y los planes; así como la identificación y control de los registros del Programa
Nacional Cuna Más;
Que, mediante Resolución Jefatural n° 00107-2023-AGN/JEF de fecha 20 de abril de 2023 se
aprueba la Directiva n° 001-2023-AGN/DDPA denominada “Norma de administración de archivos en
las entidades públicas”;
Que, mediante Memorando n° 2327-2023-MIDIS/PNCM/UA de fecha 31 de julio de 2023, sustentado
en el Informe nº 418-2023-MIDIS/PNCM-UA-CTDA y complementado con el Memorando n° 3115-
2023-MIDIS/PNCM/UA de fecha 26 de setiembre de 2023, la Unidad de Administración comunica
que ha procedido a revisar la Directiva n° 22-2020-MIDIS/PNCM-DE “Lineamientos que regulan los
Procesos Archivísticos en el Programa Nacional Cuna Más”, considerando conveniente su
derogación, puesto que con posterioridad a ella se ha emitido la Directiva n° 001-2023-AGN/DDPA
denominada “Norma de administración de archivos en las entidades públicas” por lo cual recomienda
la aprobación de la Directiva “Disposiciones que regulan el Sistema Institucional de Archivo en el
Programa Nacional Cuna Más”;
Que, la propuesta de la directiva en mención tiene como objetivo establecer las disposiciones para
regular el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del Programa Nacional Cuna Más,
alineando y estableciendo la aplicación de los principios, métodos y técnicas archivísticas y
garantizando la integridad del patrimonio documental de la Institución;
Que, mediante el Memorando n° 419-2023-MIDIS/PNCM/UPPM de fecha 4 de setiembre de 2023,

sustentado en el Informe nº 41-2023-MIDIS/PNCM-UPPM-CPLA, complementado con el
Memorando n° 477-2023-MIDIS/PNCM/UPPM de fecha 13 de octubre de 2023, la Unidad de
Planeamiento, Presupuesto y Modernización emite opinión favorable para la aprobación del citado
proyecto de directiva indicando que la misma se encuentra de acuerdo a la estructura del Catálogo
de Documentos Oficiales del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social" aprobada mediante
Resolución Ministerial n° 159-2022-MIDIS. Asimismo, señala que la aprobación de la referida
Directiva dejaría sin efecto la Directiva n° 22-2020-MIDIS/PNCM-DE “Lineamientos que regulan los
Procesos Archivísticos en el Programa Nacional Cuna Más”, aprobada mediante Resolución de
Dirección Ejecutiva nº 438-2020-MIDIS/PNCM;
Que, mediante el Informe n° 2357-2023-MIDIS/PNCM-UAJ de fecha 19 de octubre de 2023, la

Unidad de Asesoría Jurídica opina que resulta jurídicamente viable aprobar la Directiva denominada
“Disposiciones que regulan el Sistema Institucional de Archivo en el Programa Nacional Cuna Más”,
por estar dentro de los alcances de la Directiva “Elaboración, Aprobación y Control de documentos
normativos de gestión, planes y registros en el Programa Nacional Cuna Más”, versión 4, la Directiva
n° 003-2022-MIDIS "Catálogo de Documentos Oficiales del Ministerio de Desarrollo e Inclusión
Social" aprobada mediante Resolución Ministerial n° 159-2022- MIDIS y demás normativa vigente
sobre la materia;
Esta es una copia auténtica imprimible de un documento electrónico archivado en el Programa Nacional Cuna Más,
aplicando lo dispuesto por el Art. 25 de D.S. 070-2013-PCM y la Tercera Disposición Complementaria Final del D.S. 026-
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Con el visado de acuerdo a sus competencias, de la Unidad de Administración; la Unidad de
Planeamiento, Presupuesto y Modernización; y, de la Unidad de Asesoría Jurídica;
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Supremo n° 3-2012-MIDIS, Decreto Supremo que

crea el Programa Nacional Cuna Más, la Resolución Ministerial n° 105-2021-MIDIS, que aprueba el
Manual de Operaciones del Programa Nacional Cuna Más y la Directiva n° 001-2023-AGN/DDPA
denominada “Norma de administración de archivos en las entidades públicas”, aprobada por
Resolución Jefatural n° 00107-2023-AGN/JEF;
SE RESUELVE:
Artículo 1. DEJAR SIN EFECTO la Directiva nº 22-2020-MIDIS/PNCM-DE “Lineamientos que
regulan los Procesos Archivísticos en el Programa Nacional Cuna Más”, aprobada mediante
Resolución de Dirección Ejecutiva n° 438-2020-MIDIS/PNCM de fecha 26 de agosto de 2020.
Artículo 2. APROBAR la Directiva “Disposiciones que regulan el Sistema Institucional de Archivo

en el Programa Nacional Cuna Más” en el Programa Nacional Cuna Más”, la misma que se encuentra
contenida en el anexo que forma parte de la presente resolución.
Artículo 3. Hacer de conocimiento la presente Resolución a todas las Unidades que conforman el
Programa Nacional Cuna Más.
Artículo 4. Disponer la publicación de la presente resolución en el Portal Institucional del Programa

Nacional Cuna Más (www.cunamas.gob.pe).
Regístrese y comuníquese.
DOCUMENTO FIRMADO DIGITALMENTE

CARMEN LOURDES SEVILLA CARNERO
DIRECTORA EJECUTIVA
Programa Nacional Cuna Más
Esta es una copia auténtica imprimible de un documento electrónico archivado en el Programa Nacional Cuna Más,
aplicando lo dispuesto por el Art. 25 de D.S. 070-2013-PCM y la Tercera Disposición Complementaria Final del D.S. 026-
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Fecha de aprobación: 20 / 10 / 2023
Unidad de Administración
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DIRECTIVA
DISPOSICIONES QUE REGULAN EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS EN EL PROGRAMA NACIONAL CUNA MÁS
Versión N° 00
Aprobado mediante RDE N°1411-2023-MIDIS/PNCM
Etapa Responsable Cargo Visto Bueno y sello:
Ejecutiva de Administración
Formulado Miurka Alejandra Osorio
por:
de la Unidad de
Orellana Firmado digitalmente por OSORIO
Administración ORELLANA Miurka Alejandra FAU
20546537782 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 20.10.2023 14:59:42 -05:00
Ejecutiva de Planeamiento,
Presupuesto y
Modernización de la
Jenny Fátima Guerrero Portilla
Unidad de Planeamiento, Firmado digitalmente por
GUERRERO PORTILLA Jenny
Fatima FAU 20546537782 soft
Presupuesto y Motivo: Doy V° B°
Fecha: 20.10.2023 14:55:27 -05:00
Modernización
Revisado
por:
Jefa de la Unidad de Asesoría

Rossana Elvia Cerrón Meza
Jurídica Firmado digitalmente por CERRON
MEZA Rossana Elvia FAU
20546537782 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 20.10.2023 14:52:12 -05:00
Aprobado
Carmen Lourdes Sevilla Carnero Directora Ejecutiva
por: Firmado digitalmente por SEVILLA
CARNERO Carmen Lourdes FAU
20546537782 soft
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 20.10.2023 15:04:59 -05:00
Directiva Fecha de aprobación 20 /10/2023
Disposiciones que regulan el Sistema Institucional de Archivos en el
Programa Nacional Cuna Más Página 2 de 37
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Documento
Versión Fecha Textos modificados Responsable
sustento
00 Elaboración inicial del documento UA
Toda copia de este documento que se encuentre fuera del entorno del Portal web institucional es una “COPIA NO
CONTROLADA”.
ÍNDICE
I. OBJETIVO…………………………………………………………………………….…………..…...04
II. ÁMBITO DE APLICACIÓN……………………………………………………..……..….……..…...04
III. BASE LEGAL…………………………………………………………………………..……..........…04
IV. DEFINICIONES……………………………………………………………………….……………….05
V. RESPONSABILIDADES…………………………………………………………….……………..…08
VI. DISPOSICIONES GENERALES……………………………………………………..…................ 09
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS……………………………………………………..…………….15
VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS…………………………………………..…………….. 24
IX. PROCESOS RELACIONADOS………………………………………………..…………………... 25
X. ANEXOS……………………………………………………………………………………………….25
CONTROLADA”.
I. OBJETIVO
Establecer disposiciones para regular el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos

del Programa Nacional Cuna Más, alineando y estableciendo la aplicación de los principios,
métodos y técnicas archivísticas y garantizando la integridad del patrimonio documental de la
Institución.
II. AMBITO DE APLICACIÓN
La presente directiva es de cumplimiento y aplicación obligatoria para todas las Unidades de

Funcionales del Programa Nacional Cuna Más.
III. BASE LEGAL
3.1 Ley n° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos; y su Reglamento aprobado
por Decreto Supremo n° 008-92-JUS.
3.2 Ley n° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación; y su Reglamento
aprobado por Decreto Supremo n° 011-2006-ED.
3.3 Decreto Ley n° 19414, que declara de utilidad pública la Ley de Defensa, Conservación
e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación y su Reglamento aprobado por
Decreto Supremo n° 022-75-ED.
3.4 Decreto Supremo n° 003-2012-MIDIS, que crea el Programa Nacional Cuna Más.
3.5 Decreto Supremo n° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
n° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.
3.6 Decreto Supremo n° 021-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
n° 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento
aprobado por el Decreto Supremo n° 072-2003-PCM.
3.7 Decreto Supremo n° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto
Legislativo n.° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y
establece disposiciones sobe las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y
medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
3.8 Resolución Ministerial n° 105-2021-MIDIS, que aprueba el Manual de Operaciones del
Programa Nacional Cuna Más.
3.9 Resolución Jefatural n° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva n° 001-2018-
AGN/DAI, Norma para la Eliminación de Documentos de Archivo del Sector Público y
sus modificaciones.
3.10 Resolución Jefatural n° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva n° 001-2019-
AGN/DDPA, Normas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las
Entidades Públicas.
3.11 Resolución Jefatural n° 022-2019-AGN-J, que aprueba la Directiva n° 002-2019-
AGN/DDPA, Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos en las
Entidades Públicas.
3.12 Resolución Jefatural n° 026-2019-AGN-J, que aprueba la Directiva n.° 006-2019-AGN-
DDPA, Lineamientos para la Foliación de Documentos Archivísticos de las Entidades
Públicas.
3.13 Resolución Jefatural n° 027-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva n.° 007-2019-AGN-
DDPA, Directiva para la supervisión en Archivos de las Entidades Públicas.
CONTROLADA”.
3.14 Resolución Jefatural n° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva n.° 010-2019-

AGN/DDPA, Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública.
3.15 Resolución Jefatural n° 213-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva n.° 011-2019-
AGN/DDPA, Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública.
AGN/DDPA, Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública.
AGN/DC, Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública.
AGN/DDPA, Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública.
3.19 Resolución Jefatural n° 00107-2023-AGN/JEF, que aprueba la Directiva n.° 001-2023-
AGN/DDPA, Norma para la Administración de Archivos en las Entidades Públicas.
IV. DEFINICIONES
Para efectos de la presente directiva se entenderá por:
4.1. Administración de Archivos: Conjunto de principios, métodos, procesos,
procedimientos y funciones para gerenciar los archivos, con el objetivo de lograr su
eficiente organización, preservación y servicio; y el idóneo funcionamiento del Sistema
Institucional de Archivos en el Programa Nacional Cuna Más.
4.2. Archivo: Conjunto organizado de documentos producidos y/o recibidos por una
persona natural o jurídica, entidad pública o privada en el ejercicio de sus funciones,
respetando su procedencia y orden original. También puede ser entendido, en su
dimensión institucional, como una unidad de organización o funcional que administra
documentos archivísticos y brinda servicios de acceso.
4.3. Ciclo vital del documento archivístico: Etapas que atraviesan los documentos
archivísticos desde su producción y custodia en los archivos de la entidad hasta su
disposición final mediante la eliminación o transferencia para su conservación
permanente, se determinan de acuerdo con el uso y la finalidad de la información que
contienen los documentos archivísticos; comprenden la etapa activa, semiactiva e
inactiva (histórica).
4.4. Custodia: Responsabilidad de un determinado nivel de archivo sobre la protección y
conservación de los documentos archivísticos, acorde al periodo señalado.
4.5. Disponibilidad: Cualidad o característica de un documento archivístico para ser
localizado, recuperado, legible, consultado, presentado o interpretado. El documento
archivístico debe señalar la actividad o actuación donde se generó; proporcionar la
información necesaria para la comprensión de las actuaciones que motivaron su
creación y utilización; identificar el contexto marco de las actividades y las funciones de
la entidad y mantener los vínculos existentes con otros documentos como reflejo de
una secuencia de actuaciones.
4.6. Disposición final: Conjunto de operaciones que se realizan atendiendo los periodos
de retención y el valor de la serie documental, con la finalidad de transferir la
responsabilidad de la custodia y control de los documentos archivísticos para su
destrucción o eliminación.
CONTROLADA”.
4.7. Documento archivístico: Es aquel que contiene una información en cualquier soporte
(físico y/o electrónico), producido y conservado como evidencia y como activo por una
organización o individuo, en el ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de su
actividad o en virtud de sus obligaciones legales.
4.8. Documento electrónico: Unidad básica estructurada de información, es susceptible
de ser clasificada, transmitida, procesada o conservada utilizando medios electrónicos,
sistemas de información o similares. Contiene información de cualquier naturaleza, es
registrada en un soporte electrónico o digital, en formato abierto y de aceptación
general, a fin de facilitar su recuperación y conservación en largo plazo. Asimismo,
tiene asociado datos que permiten su individualización, identificación, gestión y puesta
al servicio del ciudadano/a. Entiéndase también como documentos archivísticos.
4.9. Documento archivístico digital: Documento electrónico que contiene información en
soporte o medio digital y es conservado de manera segura como evidencia y/o activo
de información, respetando su integridad documental. Es producido por una persona
natural, persona jurídica o una entidad pública, en el ejercicio de sus actividades,
procesos, funciones y/o competencias.
4.9.1. Documento digitalizado: Representación digital, obtenidas a partir de un
documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso de
digitalización. Se puede considerar como una forma de producción de documentos
electrónicos.
4.9.2. Documento nativo digital: Documentos producidos originalmente en medios
electrónicos y que permanecen en estos durante su ciclo vital.
4.10. Expediente: Unidad documental compuesta por dos o más tipos documentales. Se
forma con el objetivo de estructurar los documentos que se producen (generan o
reciben) en un acto administrativo, gestión operativa o procedimiento.
4.11. Expediente electrónico: Conjunto organizado de documentos archivísticos digitales
que respetando su integridad documental están vinculados lógicamente y forman parte
de un procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad en una
determinada entidad de la Administración Pública, conforme con lo establecido en el
artículo 31 del Texto Único Ordenado de la Ley n.° 27444. Asimismo, todas las
actualizaciones del procedimiento se registran y conservan íntegramente y en orden
sucesivo en el expediente electrónico.
4.12. Fondo documental: Corresponde a todos los documentos producidos (emitidos y
recibidos) por la entidad, por todas las Unidades Funcionales (productores) en el
ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de sus actividades, estructurados de
acuerdo con los criterios orgánicos, funcionales o mixtos.
4.13. Gestión archivística: Conjunto de actividades administrativas y técnicas orientadas a
la planificación, ejecución, control, evaluación y mejora continua de los archivos.
4.14. Gestión documental: Conjunto de operaciones dirigidas a garantizar el control eficaz
y sistemático de la creación, recepción, registro, uso, mantenimiento, valoración,
eliminación, transferencia y conservación de los documentos archivísticos a lo largo de
su ciclo vital, incluidos los procesos para incorporar y mantener evidencias de las
actualizaciones o actividades de dicha entidad; en forma de documentos y sistemas de
información auténticos, fiables y disponibles.
4.15. Informe Técnico de Evaluación de Actividades Archivísticas Ejecutadas (ITEA):
es un instrumento de gestión archivística que reporta las actividades ejecutadas y las
razones de incumplimiento de actividades programadas anualmente.
CONTROLADA”.
4.16. Integridad: Cualidad o característica de un documento archivístico que asegura que

su contenido y atributo están protegidos a lo largo del tiempo, sin tener ninguna
alteración que no sea autorizada y que no haya afectado esencialmente su identidad
univoca en sus respectivos sistemas de información.
4.17. Patrimonio documental: Constituido por los documentos de cualquier época,
generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier
organismo o entidad de carácter público.
4.18. Periodo de retención: Tiempo (reflejado en años) asignados a cada serie documental
para cada fase de archivo (gestión o central). Para el caso del archivo de gestión, el
periodo de retención inicia una vez concluido el trámite que le dio origen.
4.19. Pieza documental: Información contenida en cualquier soporte (físico o electrónico),
producida o conservada como evidencia y como activo por una organización o
individuo, en el ejercicio o en desarrollo de su actividad.
4.20. Principio de procedencia: Principio básico y fundamental de la archivística, que
establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben
mezclarse con los de otros.
4.21. Principio de orden original: Principio básico y fundamental de la archivística, que
establece que los documentos de archivo deberán ser conservados de acuerdo con el
orden que le dio la institución, organismo o área productora, esto quiere decir que esta
debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento (Manual de
Operaciones, Reglamento de Organización y Funciones, etc.)
4.22. Procesos archivísticos: Secuencias de operaciones y actividades que se relacionan
o interactúan, de forma mecánica e intelectual, que permiten el adecuado tratamiento
de los documentos archivísticos, así como la elaboración de instrumentos archivísticos
a ser utilizados a lo largo del ciclo vital de los documentos archivísticos de manera
confiable, en atención a los principios y fines del Sistema Nacional de Archivo.
4.23. Repositorio: Área o espacio físico especialmente equipado y adecuado para la
custodia y la conservación de los documentos archivísticos.
4.24. Sección: Conjunto de documentos que corresponden a la división de un fondo
documental. Para la identificación de cada sección documental se toma en cuenta la
unidad de organización o división funcional de la entidad.
4.25. Serie documental: Es el conjunto de documentos que poseen características
comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad,
etc.) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser
transferidos, conservados o eliminados como unidad.
4.26. Soporte documental: Medio que contiene, registra y recupera la información, además
del papel, estos pueden ser audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos,
informáticos, sonoros, visuales y otros, producto del avance tecnológico.
4.27. Supervisión de archivos: Es una actividad archivística que consiste en la verificación
de la correcta aplicación de las normas archivísticas emitidas por el PNCM y por el
Archivo General de la Nación.
4.28. Valoración documental: Acción que consiste en determinar los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de su ciclo vital.
4.29. Unidad de archivamiento o conservación: Corresponde al material adecuado en el
que se ubican los documentos para su archivo y conservación, como cajas,
archivadores de palanca, legajos o paquetes.
CONTROLADA”.
4.30. Unidades Funcionales: Conjunto de unidades que integran la estructura funcional de

un programa o proyecto especial. Excepcionalmente una entidad pública pueda
conformar una unidad funcional al interior de alguno de sus órganos o unidades
orgánicas, no aparecen en el organigrama y se constituyen como un equipo de trabajo,
a cargo de un coordinador, dentro de un programa o proyecto especial, así como de un
órgano o unidad orgánica de una entidad pública que debe formalizarse mediante
resolución de la máxima autoridad administrativa.
4.31. AGN: Archivo General de la Nación
4.32. CED: Comité Evaluador de Documentos
4.33. PATA: Plan Anual de Trabajo Archivístico
4.34. PCDA: Programa de Control de Documentos Archivísticos
4.35. PNCM: Programa Nacional Cuna Más
4.36. SNA: Sistema Nacional de Archivos
4.37. SIA: Sistema Institucional de Archivos
4.38. OAA: Órgano de Administración de Archivos
V. RESPONSABILIDADES
5.1. El Titular del PNCM es responsable de regular la administración de archivos para la

implementación, funcionamiento y desarrollo del SIA en concordancia con los principios,
objetivos, fines y funciones del SNA.
5.2. La Unidad de Administración como Órgano de Administración de Archivos es responsable
de la gestión documental y archivística del Programa Nacional Cuna Más, debe proponer,
gestionar y dirigir la implementación, funcionamiento y desarrollo del SIA.
5.3. El Órgano de Administración de Archivos a través del Archivo Central, será responsable
de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar, controlar y supervisar la
aplicación de los procesos y de procedimientos archivísticos a nivel institucional, así como
de la conservación y el uso de los documentos provenientes de los Archivos de Gestión.
5.4. El Órgano de Administración de Archivos a través del Archivo Central, será el responsable
ejecutar la transferencia de documentos archivísticos de los Archivos de Gestión al Archivo
Central y de la eliminación de los documentos archivísticos, en coordinación con el Archivo
General de la Nación.
5.5. Los/las Jefes/as o quienes hagan sus veces y Coordinadores/as de las Unidades
Funcionales del PNCM, son los responsables de brindar las condiciones necesarias para
el funcionamiento de sus archivos, así como de dar cumplimiento a las disposiciones
establecidas en la presente directiva.
5.6. Los responsables y/o encargados del Archivo Central y de los Archivos de Gestión de las
Unidades Funcionales son responsables de la protección y conservación adecuada del
acervo documental en custodia.
5.7. Los responsables y/o encargados de los Archivos de Gestión serán responsables de la
organización (identificación, clasificación, ordenamiento y signatura), foliación,
descripción, conservación y brindar los servicios archivísticos; asimismo serán
responsables de realizar la transferencia de documentos archivísticos y de la elaboración
y actualización de las Fichas Técnicas de Series Documentales del PCDA.
CONTROLADA”.
5.8. El Comité Evaluador de Documentos (CED) del PNCM, será responsable de conducir el
proceso de elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) y
brindar opinión favorable sobre la eliminación de documentos.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1. Del Sistema Institucional de Archivos del PNCM (SIA – PNCM)
6.1.1. El SIA del PNCM es un sistema funcional encargado de planificar, dirigir y

monitorear la implementación, adecuación y cumplimiento del marco normativo
vigente relacionado a la gestión documental y archivo.
6.1.2. El OAA del PNCM deberá proponer, implementar el funcionamiento y desarrollo
del SIA en el PNCM, como responsable de la gestión archivística y documental.
6.1.3. El SIA del PNCM depende normativamente del Archivo General de la Nación, en
calidad de ente rector del Sistema Nacional de Archivos; y administrativa,
económica y funcionalmente del Programa Nacional Cuna Más.
6.1.4. El SIA del PNCM debe contar con un conjunto integrado de componentes,
instancias, principios, normas, procesos, procedimientos, técnicas, instrumentos
y funciones que interactúan durante el ciclo vital de los documentos archivísticos,
de acuerdo con los instrumentos y procesos de gestión archivística y proceso de
gestión documental.
6.1.5. Este sistema permitirá la participación de todas las Unidades Funcionales del
PNCM, para una adecuada producción, custodia, conservación y acceso de los
documentos archivísticos.
6.1.6. El SIA del PNCM tiene como finalidad:
a) Asegurar el cumplimiento y aplicación de los procesos y procedimientos
archivísticos e implementación de los instrumentos de gestión archivística.
b) Planificar, dirigir y monitorear la implementación del marco normativo
dispuesto por el AGN.
c) Monitorear y supervisar la ejecución y mantenimiento de los instrumentos
de gestión archivística en el PNCM.
d) Garantizar la cadena de custodia o preservación digital de los documentos
archivísticos a lo largo de su ciclo vital en el PNCM, en los diferentes
entornos y soportes documentales.
e) Garantizar la transparencia y accesibilidad de la información existente en
los documentos generados y/o recibidos por las Unidades Funcionales del
PNCM.
f) Garantizar el servicio y acceso de los documentos archivísticos a las/los
ciudadanas/os, personas jurídicas y órganos fiscalizadores.
g) Brindar el tratamiento archivístico adecuado a los documentos, conforme
con las normas, instrumentos u otros documentos emitidos por el Archivo
General de la Nación.
h) Cumplir con los plazos establecidos en el Cronograma Anual de
Transferencia Documental y el Cronograma Anual de Eliminación de las
series documentales custodiadas en los Archivos del PNCM.
CONTROLADA”.
i) Emplear las nuevas tecnologías en el desarrollo de los procesos,

procedimientos y actividades archivísticas en el PNCM.
j) Efectuar las acciones de asesoramiento, supervisión, control y
seguimiento de los archivos que conforman el SIA del PNCM.
k) Velar que el personal de los archivos que conforman el SIA del PNCM,
sea idóneo y capacitado para el desarrollo de la gestión y de las
actividades archivísticas.
l) Velar que los archivos que conforman el SIA del PNCM cuenten con la
adecuada infraestructura, equipos, mobiliario y materiales para el
desarrollo de los procesos y procedimientos archivísticos en el PNCM.
m) Promover la cultura de la conservación, preservación y aplicación de las
nuevas tecnologías de la información garantizando la integridad de los
documentos.
n) Colaborar en el desarrollo de los proyectos, planes, programas y otras
actuaciones, en materia de digitalización, descripción de documentos u
otros relacionados a la gestión documental y gestión archivística que
puedan impulsarse a nivel institucional.
o) Facilitar a las Unidades Funcionales el acceso a sus documentos
archivísticos, considerando las excepciones de acceso a la información,
protección de datos personales y competencias funcionales, conforme a
la normativa vigente.
6.2 De los componentes del SIA del PNCM
• Órgano de Administración de Archivos del PNCM

• Archivos del PNCM
• Comité Evaluador de Documentos
• Procesos Archivísticos
• Instrumentos de Gestión Archivística
• Procesos de Gestión Documental
6.3 De los roles del SIA en el PNCM
• El Órgano de Administración de Archivos del PNCM posee un rol directivo

• Los Archivos del PNCM poseen un rol operativo
• El Comité Evaluador de Documentos posee un rol consultivo
6.4 Los archivos del PNCM
Se cuenta con:
• Archivos de Gestión
• Archivo Central
6.5 Recursos:
• Infraestructura y equipamiento
• Personal
CONTROLADA”.
6.6 Del Órgano de Administración de Archivos del PNCM (OAA)
6.6.1 La Unidad de Administración como OAA del PNCM será responsable de la

gestión archivística y documental en el PNCM, así mismo, velará por la
implementación, funcionamiento, desarrollo y control del SIA.
6.6.2 El responsable del OAA debe de cumplir con las funciones y responsabilidades
en su rol directivo del SIA, así mismo, debe gestionar y coordinar las funciones
y responsabilidades designadas de manera profesional y ética.
El OAA tiene las siguientes funciones en su rol directivo:
a) Promover la aplicación eficaz y eficiente de los procesos archivísticos y/o
procesos de gestión documental en los archivos que conforman el SIA del
PNCM.
b) Realizar la articulación de la gestión archivística con los/las titulares de las
Unidades Funcionales y los/las encargados/as de los archivos que conforman
el SIA del PNCM.
c) Formular y proponer los planes y normas relacionados a la gestión
documental y gestión archivística del SIA del PNCM, acorde con el marco
normativo vigente.
d) Formular, proponer, articular, evaluar y actualizar los instrumentos
archivísticos del SIA del PNCM.
e) Brindar las capacitaciones, asesoramiento y asistencia técnica a los archivos
que conforman el SIA del PNCM, para la ejecución de los procesos
archivísticos y procesos de gestión documental.
f) Coordinar, monitorear y supervisar las acciones y ejecución de los procesos
técnicos en los archivos que conforman el SIA y en los proyectos destinados
a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y de
gestión documental.
g) Gestionar las propuestas de transferencias de los documentos que
cumplieron su periodo de retención, de los Archivos de Gestión al Archivo
Central, así mismo, deben gestionar la realización de las trasferencias
documentales del PNCM hacia el AGN.
h) Gestionar la eliminación de documentos con valor temporal ante el Archivo
General de la Nación, a fin de efectuar la eliminación de documentos
declarados innecesarios.
i) Gestionar y controlar que los documentos archivísticos mantengan su
autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y usabilidad durante su ciclo
vital.
j) Velar por el desarrollo y articulación de la gestión archivística de acuerdo con
el marco normativo vigente, con la finalidad de garantizar el acceso a la
información, custodia y preservación de los documentos archivísticos de valor
permanente en el PNCM.
6.6.3 El Órgano de Administración de Archivo dirige la planificación y regulación del

SIA del PNCM, para lo cual formula y propone los siguientes documentos:
• Plan Anual de Trabajo Archivístico

• Política de Gestión Documental
CONTROLADA”.
• Modelo de Gestión Documental

• Manual de Procesos Archivísticos
• Programa de Control de Documentos Archivísticos
• Nomas del Sistema Institucional de Archivo del PNCM.
La Unidad de Administración como OAA del PNCM, puede evaluar, analizar,

formular y proponer otros planes, proyectos y/o programas para alcanzar
objetivos, atender una necesidad o problema, de ejecución a corto, mediano y
largo plazo, a nivel institucional, de conformidad con los objetivos del SNA y la
PGD del MIDIS.
6.7 De los archivos del PNCM
a. Los/Las titulares de las Unidades Funcionales del PNCM, designará a un/a

responsable de archivo o, en su defecto, el/la titular asumirá las responsabilidades
del archivo bajo su custodia.
b. Los Archivos que conforman el SIA del PNCM, ejecutará y sistematizará el
tratamiento técnico archivístico en todas las fases del ciclo vital de los documentos
archivísticos.
c. El SIA en el PNCM, se encuentra integrado y/o conformado por los siguientes
archivos:
• Archivo de Gestión
• Archivo Central
6.7.1 De los Archivos de Gestión
a) Se encuentran conformados por los documentos que son producidos o

recibidos por las Unidades Funcionales del PNCM, custodia los documentos
archivísticos en proceso de tramitación o que conforme a su periodo de
retención son objeto de consulta y uso constante, como parte de la fase activa
y semiactiva del ciclo vital del documento archivístico. (Ver anexo 01)
b) El/la titular de la Unidad Funcional debe gestionar la capacitación del
responsable y del personal que realiza el tratamiento archivístico, así mismo,
debe gestionar los recursos (equipos, mobiliarios, materiales y personal) para
el correcto funcionamiento del Archivo de Gestión.
c) Los/las responsables y el personal del Archivo de Gestión deben contar con
conocimiento en materia archivística y gestión documental para el
cumplimiento de sus funciones archivísticas de manera profesional y ética.
d) El Archivo de Gestión deberá cumplir con las siguientes funciones:
• Cumplir con el marco normativo institucional y nacional vigente en materia
archivística.
• Administrar los documentos archivísticos que han sido producidos por la
Unidades Funcionales de Organización de forma eficaz y eficiente.
• Organizar, foliar, describir y conservar los documentos archivísticos de
acuerdo con las series documentales y conforme con lo establecido en el
marco normativo vigente.
CONTROLADA”.
• Conformar las unidades documentales simples o compuestas

(expedientes), vigilando su apertura, tramitación, cierre y disposición final.
• Identificar y proponer las series documentales al Archivo Central en el
marco de la normativa vigente, así mismo, proponer el valor y los períodos
de retención, mediante las Fichas Técnicas de Series Documentales en
coordinación con el Archivo Central.
• Transferir los documentos archivísticos al Archivo Central una vez
cumplido el periodo de retención de las series documentales de acuerdo
establecido en el PCDA y conforme a las fechas establecidas en el
Cronograma Anual de Transferencia Documentales.
• Garantizar el acceso a la información contenido en los documentos
archivísticos en soportes físicos, electrónicos y digitales.
• Brindar el servicio archivístico de la documentación que se encuentra en
custodia y controlar el acceso a los documentos, con la finalidad de
garantizar la transparencia y acceso a la información pública.
6.7.2 Del Archivo Central
a) El Archivo Central del PNCM, depende del Órgano de Administración de

Archivos y se encuentra conformado por los documentos archivísticos que
han sido transferidos por los Archivos de Gestión, una vez concluido el trámite
y cumplido el periodo de retención establecido en el PCDA, conservando los
documentos archivísticos producidos por el PNCM, como parte de la fase
semiactiva o inactiva del ciclo vital del documento archivísticos.
b) El/la titular de la Unidad de Administración como OAA, deberá asignar y/o
encargar mediante acto de administración interna al responsable del Archivo
Central del PNCM.
c) El/la titular del OAA debe gestionar la capacitación del responsable y del
personal del Archivo Central, así mismo, debe gestionar y dotar los recursos
(presupuesto, infraestructura, equipos, mobiliario, materiales y personal) para
el correcto funcionamiento del Archivo Central.
d) El/la responsable y personal del Archivo Central debe contar con
conocimiento en materia archivística y de gestión documental para el
cumplimiento de sus funciones archivísticas.
e) El Archivo Central del PNCM cumple las siguientes funciones:
• Cumplir con el marco normativo institucional y nacional en materia
archivística.
• Identificar y proponer las series documentales de valor permanente que
conforme al PCDA hayan cumplido con su periodo de retención, y deban
ser transferidas al AGN para su conservación.
• Apoyar a la Unidades Funcionales del PNCM en la identificación de las
series documentales que conforman el PCDA.
• Identificar y proponer las series documentales que hayan cumplido con su
periodo de retención conforme con lo establecido en el PCDA, y deban ser
eliminados y declarados innecesarios.
CONTROLADA”.
• Recibir las transferencias de los Archivos de Gestión conforme con los

plazos establecidos en el PCDA y a las fechas establecidas en el
Cronograma Anual de Transferencias Documentales.
• Efectuar acciones de control de la aplicación de los procesos archivísticos
en los documentos archivísticos recibidos por transferencias
documentales.
• Ejecutar las acciones de conservación de los documentos archivísticos en
custodia del Archivo Central.
• Brindar el servicio archivístico de la documentación que se encuentra en
custodia a través de las distintas modalidades, así mismo, controlar el
acceso a los documentos, con la finalidad de garantizar la transparencia y
acceso a la información pública.
• Elaborar instrumentos archivísticos como inventarios, registros de
transferencias, registros de eliminación, registro de los servicios
archivísticos, entre otros.
• Supervisar y monitorear la correcta aplicación de los procesos
archivísticos en los Archivos que conforman el SIA del PNCM.
• Brindar asesoramiento, charlas, talleres y asistencia técnica a los Archivos
que conforman el SIA del PNCM.
• Administrar el Repositorio Archivístico Digital en el Programa Nacional
Cuna Más.
6.8 Del Comité Evaluador de Documentos del PNCM (CED)
6.8.1 El CED del PNCM cuenta con atribuciones para la emisión de opiniones de
carácter consultivo en materia archivística y de gestión documental.
6.8.2 La conformación del CED debe ser aprobado mediante una Resolución de
Dirección Ejecutiva y debe ser comunicado al AGN.
6.8.3 El CED del PNCM, tiene las siguientes funciones:
a) Asesorar a la Dirección Ejecutiva sobre el cumplimiento de la normativa
vigente dispuesta para el Sistema Nacional de Archivo.
b) Emitir opinión técnica respecto a los instrumentos archivísticos del PNCM.
c) Emitir opinión técnica previa a la aprobación de la identificación y
determinación de las series documentales y el Cuadro de Clasificación del
Fondo.
d) Evaluar y validar el valor temporal o permanente, y el periodo de retención de
las series documentales en el PCDA, así mismo, deben proponer, evaluar,
validar y revisar los criterios o factores de valoración de documentos
archivísticos.
e) Evaluar y validar los planes, programas y proyectos que intervengan en el
SIA del PNCM.
f) Evaluar y aprobar las propuestas de eliminación de documentos de las series
documentales con valor temporal, en caso el fondo documental no cuente con
PCDA.
g) Acompañar la modernización y automatización de los procesos que
involucren el tratamiento de documentos de archivísticos digitales.
CONTROLADA”.
h) Apoyar en el diseño y desarrollo de herramientas que faciliten la gestión

archivística y documental de los documentos archivísticos digitales.
i) Documentar a través de actas todas las decisiones tomadas por el CED.
VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
7.1 El Órgano de Administración de Archivo formula y propone los siguientes documentos:
7.1.1 Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA)
a. Es un instrumento de gestión archivística que establece las actividades a

desarrollar en un periodo determinado de tiempo, en relación con los objetivos
y metas programadas para el desarrollo de los archivos del PNCM. Asimismo,
permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos
en los archivos de la entidad pública.
b. El OAA del PNCM formulará el Plan Anual de Trabajo Archivístico, teniendo
en consideración la política institucional contenida en el Plan Operativo
Institucional (POI).
c. El Plan Anual de Trabajo Archivístico será aprobado mediante una
Resolución de Dirección Ejecutiva y remitida al Archivo General de la Nación
hasta el 15 de diciembre del año anterior a su ejecución, de acuerdo con lo
establecido por el ente rector.
d. El OAA del PNCM elabora el Informe Técnico de Evaluación de Actividades
Archivísticas ejecutadas, mediante la cual se reportará las actividades
ejecutadas y las razones de incumplimiento de actividades programadas en
el PATA, debiendo ser presentada al Archivo General de la Nación hasta 31
de enero posterior a su ejecución, de acuerdo con lo establecido por el ente
rector.
7.1.2 Política de Gestión Documental (PGD)
Documento de gestión archivística que establece las directrices, visión,

estrategias, responsabilidades y principios rectores para garantizar la gestión
eficaz y eficiente de los documentos archivísticos durante el ciclo vital para su
preservación a largo plazo, conforme con lo establecido por el Midis.
7.1.3 Modelo de Gestión Documental (MGD)
Esquema que facilita y orienta de manera idónea la implementación de la PGD

en el SIA del PNCM. Así mismo, su diseño modela los procesos e instrumentos
de gestión documental, tecnología y normas, contemplando el ciclo vital del
documento archivístico digital desde su producción hasta su disposición final,
conforme con lo establecido por el MIDIS.
7.1.4 Manual de Procesos Archivísticos (MAPRO)
Documento de gestión archivística que regula los procesos archivísticos,

precisando los instrumentos archivísticos que son utilizados en los procesos y
procedimientos.
CONTROLADA”.
7.1.5 Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA)
a. Instrumento de gestión archivística que determina las agrupaciones

documentales, teniendo en consideración el fondo, sección y serie
documental y estableciendo los valores y periodos de retención de cada serie
documental.
b. El PCDA debe ser aprobado mediante una Resolución de Dirección Ejecutiva.
c. El PCDA está conformado por:
- Fichas Técnicas de Series Documentales, en la cual se registra las
series documentales de las Unidades Funcionales, precisando los valores,
periodos de retención en cada nivel de archivo, tipos documentales que la
integran, marco normativo, entre otros.
- Tabla de Retención de Documentos Archivísticos, en la cual se registra
las denominaciones de las series documentales, sus secciones, valores y
periodos de retención en cada nivel de archivos.
7.1.6 Normas del Sistema Institucional de Archivos
Instrumentos archivísticos y/o de gestión documental que el OAA del PNCM

debe formular y proponer en el marco de la normativa archivística vigente emitida
por el ente rector.
7.2 De los Procesos Archivísticos

Los procesos archivísticos del SIA del PNCM son: organización, descripción,
valoración, conservación y servicios archivísticos:
7.2.1 De la Organización
a. Es un proceso archivístico orientado a identificar las series documentales y la

formación de agrupaciones documentales a partir de los siguientes criterios:
• Identificación: Esta actividad se realiza previo a la organización, realizando
el análisis del fondo documental, las secciones, series documentales, tipos
documentales.
• Clasificación: La clasificación de los documentos en el PNCM es de
manera orgánica funcional, realizando la agrupación de las series
documentales identificadas en cada sección, a su vez teniendo en
consideración el Cuadro de Clasificación de Fondo.
• Ordenamiento: El ordenamiento de los documentos se realizará según el
sistema más conveniente, pudiendo ser cronológico, numérico, alfabético
o alfanumérico, dependiendo de las características de los documentos que
conforman la serie documental y de acuerdo con las recomendaciones del
Archivo Central.
• El ordenamiento interno de la pieza documental se realizará siguiendo el
criterio cronológico, de abajo hacia arriba.
• Signatura: Se le asignará la signatura previa coordinación entre los
responsables de los Archivos de Gestión y el Archivo Central, y estará
compuesta de cuatro (4) letras que identifiquen la Sección, más el número
de orden de cada serie documental, de acuerdo con el mayor tiempo de
retención.
CONTROLADA”.
b. Los archivos del SIA, deberán aplicar el principio de procedencia y el principio

de orden original a los documentos archivísticos del PNCM.
c. Las piezas documentales pueden ser simples, las cuales están conformadas
por un tipo documental o generados por un mismo acto, o pueden ser
compuestas, formado por dos o más tipos documentales correlacionados.
d. Durante este proceso se debe realizar la depuración de los documentos
considerados no archivísticos, como son: los documentos de apoyo
informativo (impresiones, fotocopias, normas legales, etc) así como las
revistas, formatos en blanco, periódicos, boletines, trípticos, etc.
e. De la foliación:
• La foliación de los documentos archivísticos consistirá en numerar de

forma secuencial cada hoja del documento, la cual se realizará por pieza
documental, sin omitir ni repetir folios, de abajo hacia arriba, respetando
el orden cronológico de los documentos (desde el más antiguo al más
reciente)
• La foliación se realizará en números arábigos con numerador automático,
utilizando (04) dígitos, con tinta de color negro o azul, en el margen
superior derecho de cada hoja que conforma la pieza documental, sobre
un espacio en blanco.
• La foliación de las Resoluciones de Dirección Ejecutiva, Resoluciones
Jefaturales y Resoluciones Administrativas, se realizará con lápiz,
mientras que sus antecedentes se realizarán con numerador automático
de manera consecutiva.
• En caso se detectaran errores de la foliación, como son la repetición, la
ilegibilidad u omisión de los folios, se realizará el tachado de la foliación
incorrecta, con una línea oblicua ( / ) utilizando lapicero color negro o azul,
luego se procederá a realizar la foliación correcta y sin errores.
• No se debe foliar las hojas en blanco, las tapas y contratapas, los
separadores, las caratulas, las unidades documentales empastadas,
foliadas o paginadas de fábrica.
7.2.2 De la Descripción Documental
a. Proceso archivístico orientado a representar en forma objetiva y

estructurada la información contenida en cada pieza o agrupación
documental, aplicándose a los documentos archivísticos que previamente
deben estar identificados y organizados.
b. La descripción de los documentos archivísticos consistirá en la
identificación, análisis y determinación de las características internas y
externas de los documentos generados o recibidos de las distintas
Unidades Funcionales del PNCM, mediante los instrumentos descriptivos
para su identificación, localización y contextualización, con el propósito de
garantizar la accesibilidad, recuperación, comprensión, control y usabilidad
de su contenido.
c. La descripción de las piezas documentales debe ser puntual y
representativa, teniendo en cuenta el análisis de cada elemento descriptivo.
Se deberá identificar el estado de conservación, el correlativo, las fechas
extremas, etc; asimismo, los documentos faltantes.
CONTROLADA”.
d. El Programa Nacional Cuna Más cuenta con los siguientes instrumentos o

auxiliares descriptivos:
• Inventario de Documentos de los Archivos de Gestión, el cual deberá
ser utilizado por los Archivos de Gestión registrando de forma detallada
las piezas documentales (documentos simples o compuestos). (Ver
anexo 02).
• Inventario General del Fondo Documental, el cual deberá ser utilizado
por el Archivo Central, registrando la información de las series
documentales, el fondo, la sección y subsección al que pertenece la
documentación. (Ver anexo 03).
• Inventario de Transferencia de Documentos Archivísticos, el cual
deberá ser utilizado por los Archivos de Gestión durante las
transferencias documentales. (Ver anexo 04).
7.2.3 De la Valoración Documental
a. Consistirá en la identificación, análisis y establecimiento del valor y período

de retención de la serie documental, permitiendo la selección de los
documentos archivísticos que por su importancia o jerarquía ameriten una
conservación adecuada.
b. Para la realización de la valoración documental se requiere tener un
conocimiento profundo del contexto de producción de las series
documentales, así mismo, que los documentos archivísticos se encuentren
organizados.
c. La valoración de documentos aplica para todo tipo de documentos
independientemente de su medio o soporte.
d. Para la valoración documental, se debe tener en consideración los siguientes
valores:
• Permanente:
Corresponde al valor que tiene la serie documental, de acuerdo con el
marco legal vigente, importancia para la investigación, derecho de acceso,
utilidad para las investigaciones científicas, sociales, culturales o
memorias colectivas, entre otros. Dichos documentos no pueden
eliminarse.
• Temporal:
Corresponde al valor que tiene la serie documental, una vez que los
documentos que la conforman hayan cumplido los fines administrativos,
fiscales, contables, legales, entre otros, que lo originó, podrán ser
declarados innecesarios para el PNCM.
e. Permite realizar los procedimientos de la transferencia de documentos
archivísticos, así como la eliminación de los documentos con valor temporal,
conforme con los plazos de retención establecidos en el PCDA.
f. De la Transferencia de documentos
• La transferencia documental consiste en el traspaso de una fracción de
serie documental una vez cumplido o concluido su periodo de retención
de los Archivos de Gestión al Archivo Central.
CONTROLADA”.
• Las transferencias documentales se realizarán conforme a lo establecido

en el Cronograma Anual de Transferencias Documentales, la cual es
comunicada de manera anual por la Unidad de Administración como
Órgano de Administración de Archivo del PNCM.
• El procedimiento de la transferencia documental en el PNCM se realizará
en tres (3) etapas:
- Presentación
De acuerdo con el Cronograma Anual de Transferencias
Documentales, los Archivos de Gestión presentarán las transferencias
documentales al Archivo Central, de acuerdo con los requisitos
establecidos y adjuntando el Formato de Inventario de Transferencia
de Documentos Archivísticos (Ver anexo 04) y el Acta de Transferencia
de Documentos Archivísticos (Ver anexo 11).
- Verificación
El Archivo Central realizará la validación mediante un control de
calidad del acervo documental propuesto a transferir por los Archivos
de Gestión, debiendo validar la organización, foliación, descripción,
conservación, entre otros.
- Suscripción del Inventario y Acta de transferencia.
Finalizada la verificación y no contando con observaciones, se
procederá a recibir la transferencia documental y se suscribirá el
Inventario y Acta de Transferencia de Documentos Archivísticos,
entregando una copia a la Unidad Funcional para su conocimiento.
• De acuerdo con la integridad de la documentación, las series
documentales deben contener documentos originales y completos.
Cuando se trata de series documentales correlativas, se debe incluir los
documentos anulados. Solo se aceptará copia única en caso de que el
original haya sido extraviado y se indicará la situación del documento, en
el campo de observaciones del inventario de transferencia.
• Los documentos para transferir deben haber culminado su trámite
administrativo en la entidad y haber cumplido con su periodo de retención
mínimo en el Archivo de Gestión, el cual se encuentra establecido en el
Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA).
• La documentación para transferir deberá estar previamente organizada
(identificada, clasificada y ordenada), foliada, descrita y conservada,
conforme al marco normativo vigente.
g. De la Eliminación
• La eliminación consistirá en la destrucción de documentos con valor
temporal una vez cumplido con su periodo de retención, es decir, una vez
concluido su fin administrativo, fiscal, contable o legal que los originó.
• La eliminación de documentos se realizará previa autorización por el
Archivo General de la Nación.
• El/la responsable del Archivo Central seleccionará las series
documentales con el periodo de retención vencido, de acuerdo con el
PCDA vigente, en caso de no contar con el PCDA se realizará a través del
CED.
CONTROLADA”.
• No se podrá eliminar las series documentales de documentos que formen

parte o sean sustento de un proceso contencioso, penal, comercial,
arbitraje, investigación fiscal o sean requeridos por comisiones del
Congreso de la República, el Ministerio Público o la Contraloría General
de la República.
7.2.4 De la Conservación Documental
a. La conservación documental permitirá ejecutar las acciones preventivas y

correctivas para la protección del soporte o medio físico e integridad de
información de los documentos archivísticos en los distintos niveles de
archivo en el PNCM.
b. De los locales de Archivo que conforman el SIA:
• Las Unidades Funcionales deberán disponer de espacios acondicionados
para la custodia adecuada del acervo documental.
• El ambiente del Archivo Central debe tener tres (03) áreas básicas y cada
una deberá mantener su independencia entre ellas: Área de Repositorio,
Área de Procesos Archivísticos y Área de Servicios.
• La infraestructura del ambiente del Archivo Central y de los Archivos de
Gestión deberán cumplir con las disposiciones sobre la materia, conforme
a la normativa vigente emitida por el AGN.
• El repositorio documental del Archivo Central y de los Archivos de Gestión,
deberán contar con mantenimiento periódico de las instalaciones
eléctricas, sanitarias, techo y paredes.
• El ambiente del Archivo Central y de los Archivos de Gestión deberán
evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial sobre
los documentos por tiempos prolongados.
• El ambiente del Archivo Central y de los Archivos de Gestión, deberán
contar con ventilación, de preferencia natural y controlada, para evitar el
ingreso de agentes contaminantes.
• Los ambientes del Archivo Central y de los Archivos de Gestión, los
mobiliarios y la documentación, deberán limpiarse diariamente y la
fumigación deberá realizarse por lo menos dos veces al año.
• El ambiente del Archivo Central y los Archivos de Gestión, serán de uso
exclusivo para la custodia de documentación archivística y no deberán ser
usados como almacén.
• El ambiente del Archivo Central y los Archivos de Gestión deberán adoptar
medidas de seguridad para el acceso, restringiendo el ingreso de
personas no autorizadas al repositorio documental y se dispondrá de un
registro de ingreso y salida del personal, para el adecuado control.
c. De la Conservación del Soporte
• Los/Las responsables de los Archivos de Gestión y el/la responsable del
Archivo Central deberán evitar el uso excesivo de materiales corrosivos
para los documentos, tales como grapas, clips, fastener de metal, papel
adhesivo, entre otros.
• Los/Las responsables de los Archivos de Gestión y el/la responsable del
Archivo Central acondicionarán los documentos, eliminando elementos
CONTROLADA”.
metálicos (grapas, fastener, clips) ligas, micas, etiquetas, cintas

autoadhesivas, anillados, etc., para una adecuada conservación.
• Los documentos archivísticos deberán estar ubicados en su respectiva
unidad de conservación (archivadores de palanca, paquetes) y/o unidades
de archivamiento (cajas archiveras) las cuales deberán estar debidamente
rotuladas. (Ver anexo 05 y 06)
• Los/Las responsables de los Archivos de Gestión y del Archivo Central
deberán evitar la saturación de documentos en las unidades de
archivamiento o conservación, ya que se debe facilitar que el documento
mantenga su integridad, sin que se deforme y a la vez deben permitir cierto
espacio para manipularlos.
• Los/Las responsables de los Archivos de Gestión y del Archivo Central
deberán adoptar las medidas convenientes para la custodia de
documentos, a fin de prevenir su pérdida o sustracción.
d. De los Contenedores y Mobiliarios
• Las Unidades Funcionales garantizarán la dotación de las unidades de

conservación y/o archivamiento con mejor resistencia y perdurabilidad, las
cuales podrían ser: cajas archiveras, archivadores de palanca, carpetas o
sobres, legajos, encuadernaciones, entre otros.
• Las Unidades Funcionales deberán solicitar al Archivo Central las
especificaciones técnicas de los materiales de archivo y/o mobiliarios
(estanterías, cajas archiveras, pabilo, foliador o numerador automático,
entre otros).
• Los/Las responsables de los Archivos de Gestión deberán ubicar las
unidades de archivamiento (archivador de palanca y cajas archiveras) en
muebles de metal (estanterías fijas de metal ángulos ranurados), madera
o melamina, para una adecuada custodia y conservación.
• La estantería que utilizará el Archivo Central, deberá ser estantería fija de
metal de ángulo ranurado y/o móvil, la pintura de la estantería deberá tener
resistencia a la corrosión de modo que no repercuta en los soportes
físicos.
• La estantería por utilizar debe ofrecer garantía de que mantendrá su
integridad estructural, con resistencia al peso, además de ser funcional en
cuanto a las dimensiones y características de los documentos.
• La distribución de la estantería en el PNCM será conforme a la normativa
vigente emitida por el Archivo General de la Nación.
7.2.5 De los Servicios Archivísticos
a. Los Archivos de Gestión y el Archivo Central brindarán los servicios

archivísticos, el cual consistirá en brindar acceso de los documentos de
manera transparente, oportuna y eficiente.
b. El Archivo Central deberá brindar acceso a los documentos archivísticos que
custodia en sus repositorios, teniendo en consideración las restricciones de
información (confidencialidad, secreta y reservada); relacionada a los datos
personales y el grado de deterioro del documento solicitado.
CONTROLADA”.
c. El Archivo Central y los Archivos de Gestión recibirán las Solicitudes de

Servicio Archivístico dentro de horario de atención, de lunes a viernes desde
las 8:30 hasta las 17:30 horas.
d. El plazo de atención de los servicios archivísticos en el Archivo Central,
independientemente de su modalidad, es de cinco (05) días hábiles, contados
a partir del día siguiente de la recepción de la solicitud del servicio archivístico,
el cual puede ser ampliado hasta por dos (02) días hábiles, debidamente
justificado.
e. El Archivo Central y los Archivos de Gestión brindarán servicios archivísticos
de la documentación que custodian y conservan en los repositorios
documentales, bajo la modalidad de consulta, reprografía o reproducción de
los documentos (fotocopias, copias en versión digital, copias fedateadas) y
préstamo de documentos originales.
f. Los/las responsables de los Archivos de Gestión y del Archivo Central
mantendrán un registro de los servicios archivísticos que permita el control,
seguimiento de la entrega y devolución de la documentación proporcionada,
velando por su integridad, elaborando el Registro de Servicios Archivísticos
(Ver anexo 07).
g. Del Préstamo documental
• El préstamo de documentos se brindará de manera exclusiva a los/las

usuarios/as internos del PNCM, consiste en la entrega temporal de la
documentación que custodia el Archivo Central.
• Los préstamos documentales deberán ser solicitados a través del
Sistema de Gestión Documental, mediante un Memorando y adjuntarán
como anexo el formato de Solicitud de Documentos Archivísticos. (Ver
anexo 08)
• Cuando se retiren documentos de las unidades de conservación (cajas
archiveras) para el préstamo documental, deberán dejar una constancia
de retiro utilizando la hoja testigo (ver anexo 10), la cual deberá ser
retirada cuando el documento sea devuelto a la unidad de conservación.
• El tiempo de permanencia de los documentos en calidad de préstamo en
las Unidades Funcionales, no deberá exceder los veinte (20) días hábiles.
En caso la Unidad Funcional necesite una ampliación del periodo de
préstamo del documento, se deberá presentar un pedido de renovación a
través de un Memorándum, con dos (02) días hábiles de anticipación al
vencimiento del plazo determinado. La ampliación del periodo de
préstamo del documento no deberá exceder los 20 días hábiles; concluido
el plazo adicional, se deberá efectuar la devolución del documento al
Archivo Central.
• En caso el plazo de devolución del préstamo exceda el tiempo señalado
sin haber presentado pedido de renovación, se solicitará la documentación
mediante Memorándum al/la Jefe/a o Coordinador/a de la Unidad de
solicitante.
• Las Unidades Funcionales que tengan documentos pendientes de
devolución y cuyo plazo haya vencido, no podrán solicitar un nuevo
préstamo de documentos hasta regularizar dicha situación.
CONTROLADA”.
• No está permitido efectuar ninguna clase de modificación (incorporación,

retiro de páginas, anotaciones, modificación del contenido, etc.) sobre los
documentos archivísticos que se encuentren en calidad de préstamo.
• Los documentos devueltos deben estar en las mismas condiciones en las
que fueron entregados al momento del préstamo. De encontrarse
irregularidades, la Unidad Funcional solicitante debe subsanarlo dentro de
las veinticuatro (24) horas bajo su responsabilidad, caso contrario se
procederá a informar a la Dirección Ejecutiva y el expediente quedará en
custodia hasta su regularización.
h. De la reprografía o reproducción de documentos del Archivo Central
• La reprografía o reproducción de documentos consiste en la reproducción
de los documentos archivísticos a través de las fotocopias, copias
fedateadas y copias en versión digital, de los documentos que se
encuentran en custodia del Archivo Central.
• La Unidad Funcional que requiera un servicio de reprografía o
reproducción, lo solicitará por medio del Sistema de Gestión Documental,
dirigido a Trámite Documentario y Atención al Ciudadano, mediante el
formato de Solicitud de Documentos Archivísticos (Ver anexo 08)
• Ubicado el documento en el Archivo Central se procederá a realizar la
reproducción solicitada, posterior a ello se entregará la documentación
solicitada a los usuarios, los cuales deberán firmar el formato de entrega
y recepción de documentos. (ver anexo 9)
i. De la consulta de documentos del Archivo Central
• El servicio de consulta de documentos consistirá en brindar acceso al
documento archivístico o brindar información de los datos contenidos en
ellos solo a usuarios internos.
• Este tipo de servicio podrá realizarse mediante el correo electrónico
serviciosarchivisticos@cunamas.gob.pe adjuntando el formato de
Solicitud de Documentos Archivísticos (Ver anexo 08), y las
coordinaciones se realizarán vía telefónica o de forma presencial.
• La consulta del documento de forma presencial se realizará en las
instalaciones del Archivo Central o en un ambiente habilitado para tal fin.
• El horario para su atención es de lunes a viernes de 8:30 a 13:00 horas y
de 14:00 a 17:30 horas, previa coordinación.
• Si después de realizar la consulta se requiere el préstamo o reproducción
del documento, se debe solicitar el servicio archivístico de acuerdo con lo
establecido anteriormente.
7.3 Instrumentos Archivísticos
7.3.1 Los instrumentos archivísticos permiten el desempeño de los procesos

archivísticos y gestión documental a lo largo del ciclo vital de los documentos.
7.3.2 Los instrumentos archivísticos mínimos utilizados en el PNCM son:
a. Cuadro de Clasificación del Fondo
El Archivo Central en coordinación con los/las responsables de los Archivos
de Gestión, realizarán la elaboración del CCF, determinando e identificando
CONTROLADA”.
las secciones, las series documentales y estableciendo una codificación de

las agrupaciones documentales que se establezcan en el CCF.
b. Inventarios, Guías y/o Catálogos de Documentos
En el PNCM se realizará la elaboración de inventarios, en los cuales se
registrará de forma puntual y representativa la información de las piezas
documentales, teniendo en cuenta el análisis de cada elemento descriptivo.
c. Cronograma Anual de Transferencia de Documentos
Es un calendario de trabajo que indica la fecha en la que los Archivos de
Gestión deben transferir los documentos al Archivo Central, una vez cumplido
su función administrativa y culminado su periodo de retención en los Archivos
de Gestión.
d. Cronograma Anual de Eliminación de Documentos
Es un calendario de trabajo que indica la fecha en la que el Archivo Central
deberá realizar y remitir la propuesta de eliminación documental al Archivo
General de la Nación, para su evaluación y autorización.
e. Registro de Transferencia de Documentos
El Archivo Central deberá mantener el registro de todas las transferencias
documentales ejecutadas por los Archivos de Gestión, en cumplimiento con
lo establecido por el marco normativo vigente.
f. Registro de Eliminación de Documentos
El Archivo Central deberá mantener el registro de todas las propuestas de
eliminaciones documentales, autorizadas y/u observadas por el Archivo
General de la Nación, en cumplimiento de lo establecido en el marco
normativo vigente.
g. Registro de Atenciones de Servicio Archivístico
Los archivos que conforman el SIA, deberán mantener un registro de todos
los servicios brindados a través de las distintas modalidades, utilizando el
formato del anexo 07.
7.4 De los Recursos
7.4.1 Infraestructura y equipamiento
El PNCM debe garantizar que los locales y ambientes cuenten con repositorios
archivísticos, así como con equipos, mobiliarios y materiales necesarios e
idóneos para el cumplimiento de las actividades archivísticas.
7.4.2 Personal
El PNCM debe garantizar que los archivos cuenten con servidores públicos o
civiles idóneos y capacitados, que cumplan con los requisitos mínimos del perfil
relacionado a archivo.
VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
8.1. La Unidad de Administración como Órgano de Administración de Archivo a través de

Trámite Documentario y Atención al Ciudadano atiende y resuelve situaciones no
previstas en la presente Directiva que dificulten el normal desarrollo de las actividades
archivísticas.
CONTROLADA”.
8.2. El Comité Evaluador de Documentos evaluará y resolverá los casos en los que se
presenten nuevas series documentales no contempladas en el Programa de Control de
Documentos Archivísticos, hasta la actualización.
IX. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA DEROGATORIA
Con la entrada en vigor de la presente directiva, queda sin efecto la Directiva nº 022-2020-
MIDIS/PNCM denominada “Lineamientos que regulan los procesos técnicos archivísticos del
Programa Nacional Cuna Más”, aprobado con Resolución de Dirección Ejecutiva nº 438-2020-
MIDIS/PNCM.
X. PROCESO RELACIONADO
S1.04.02 Gestión de Archivo
XI. ANEXOS
• Anexo 01: Relación de los Archivos de Gestión del PNCM

• Anexo 02: Formato Inventario de Documentos del Archivo de Gestión
• Anexo 03: Formato Inventario General del Fondo Documental
• Anexo 04: Formato Inventario de Transferencia de Documentos Archivísticos
• Anexo 05. Estructura del Rotulo de Paquete
• Anexo 06: Estructura del Rotulo de Caja
• Anexo 07: Formato Registro de Servicios Archivísticos
• Anexo 08: Formato Solicitud de Documentos Archivísticos
• Anexo 09: Formato Entrega y Recepción de la Documentación
• Anexo 10: Formato Hoja de Testigo
• Anexo 11: Formato Acta de Transferencia de Documentos Archivísticos.
CONTROLADA”.
Anexo 01
RELACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL PROGRAMA NACIONAL CUNA MÁS
PROGRAMA NACIONAL CUNA MÁS NIVEL DE ARCHIVO
1 DIRECCIÓN EJECUTIVA ARCHIVO DE GESTIÓN
2 ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL ARCHIVO DE GESTIÓN
3 UNIDAD DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y MODERNIZACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN
4 UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICA ARCHIVO DE GESTIÓN
5 UNIDAD DE INTEGRIDAD Y GESTIÓN DE LA CALIDAD ARCHIVO DE GESTIÓN
6 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN
7 LOGÍSTICA ARCHIVO DE GESTIÓN
8 CONTABILIDAD ARCHIVO DE GESTIÓN
9 TESORERÍA ARCHIVO DE GESTIÓN
10 TRÁMITE DOCUMENTARIO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO ARCHIVO DE GESTIÓN
11 UNIDAD DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ARCHIVO DE GESTIÓN
12 SECRETARIA TÉCNICA ARCHIVO DE GESTIÓN
13 UNIDAD DE COMUNICACIONES ARCHIVO DE GESTIÓN
14 UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN
15 UNIDAD TÉCNICA DE ATENCIÓN INTEGRAL ARCHIVO DE GESTIÓN
16 UNIDAD OPERATIVA DE ATENCIÓN INTEGRAL ARCHIVO DE GESTIÓN
17 UNIDAD TERRITORIAL AMAZONAS ARCHIVO DE GESTIÓN
18 UNIDAD TERRITORIAL ÁNCASH ARCHIVO DE GESTIÓN
19 OFICINA DE COORDINACIÓN TERRITORIAL CHIMBOTE ARCHIVO DE GESTIÓN
20 UNIDAD TERRITORIAL APURÍMAC ARCHIVO DE GESTIÓN
21 OFICINA DE COORDINACIÓN TERRITORIAL ANDAHUAYLAS ARCHIVO DE GESTIÓN
22 UNIDAD TERRITORIAL AREQUIPA ARCHIVO DE GESTIÓN
23 UNIDAD TERRITORIAL AYACUCHO ARCHIVO DE GESTIÓN
24 UNIDAD TERRITORIAL CAJAMARCA ARCHIVO DE GESTIÓN
25 OFICINA DE COORDINACIÓN TERRITORIAL JAÉN ARCHIVO DE GESTIÓN
26 UNIDAD TERRITORIAL CALLAO ARCHIVO DE GESTIÓN
27 UNIDAD TERRITORIAL CUSCO ARCHIVO DE GESTIÓN
28 UNIDAD TERRITORIAL HUANCAVELICA ARCHIVO DE GESTIÓN
29 UNIDAD TERRITORIAL HUÁNUCO ARCHIVO DE GESTIÓN
30 UNIDAD TERRITORIAL ICA ARCHIVO DE GESTIÓN
CONTROLADA”.
31 UNIDAD TERRITORIAL JUNÍN ARCHIVO DE GESTIÓN
OFICINA DE COORDINACIÓN TERRITORIAL

32 ARCHIVO DE GESTIÓN
LA MERCED
33 UNIDAD TERRITORIAL LA LIBERTAD ARCHIVO DE GESTIÓN
34 UNIDAD TERRITORIAL LAMBAYEQUE ARCHIVO DE GESTIÓN
35 UNIDAD TERRITORIAL LIMA METROPOLITANA ARCHIVO DE GESTIÓN
36 OFICINA DE COORDINACIÓN TERRITORIAL CAÑETE ARCHIVO DE GESTIÓN
37 UNIDAD TERRITORIAL LIMA PROVINCIAS ARCHIVO DE GESTIÓN
38 UNIDAD TERRITORIAL LORETO ARCHIVO DE GESTIÓN
OFICINA DE COORDINACIÓN TERRITORIAL

39 ARCHIVO DE GESTIÓN
YURIMAGUAS
40 UNIDAD TERRITORIAL MADRE DE DIOS ARCHIVO DE GESTIÓN
41 UNIDAD TERRITORIAL MOQUEGUA ARCHIVO DE GESTIÓN
42 UNIDAD TERRITORIAL PASCO ARCHIVO DE GESTIÓN
43 UNIDAD TERRITORIAL PIURA ARCHIVO DE GESTIÓN
44 UNIDAD TERRITORIAL PUNO ARCHIVO DE GESTIÓN
45 UNIDAD TERRITORIAL SAN MARTÍN ARCHIVO DE GESTIÓN
46 UNIDAD TERRITORIAL TACNA ARCHIVO DE GESTIÓN
47 UNIDAD TERRITORIAL TUMBES ARCHIVO DE GESTIÓN
48 UNIDAD TERRITORIAL UCAYALI ARCHIVO DE GESTIÓN
49 UNIDAD TERRITORIAL VRAEM ARCHIVO DE GESTIÓN
CONTROLADA”.
Anexo 02
Anexo 03
Toda copia de este documento que se encuentre fuera del entorno del Portal web institucional es una “COPIA NO CONTROLADA”.
Anexo 04
Toda copia de este documento que se encuentre fuera del entorno del Portal web institucional es una “COPIA NO CONTROLADA”.
Anexo 05
ESTRUCTURA DEL ROTULO DE PAQUETE

Anexo 06
ESTRUCTURA DEL ROTULO DE CAJA
CONTROLADA”.
Anexo 07
Anexo 08
Anexo 09
CONTROLADA”.
Anexo 10
CONTROLADA”.
Anexo 11

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Firmado digitalmente por SEVILLA

CARNERO Carmen Lourdes FAU

San Isidro, 20 de Octubre del 2023

Los Memorando n° 2327 y 3115-2023-MIDIS/PNCM-UA de fechas 31 de julio y 26 de setiembre de

Que, mediante la Resolución Ministerial n° 105-2021-MIDIS se aprueba el Manual de Operaciones

Que, de conformidad con el artículo 4 de la citada norma el Archivo General de la Nación es el

Firmado digitalmente por OSORIO

Firmado digitalmente por

Que, mediante el Memorando n° 419-2023-MIDIS/PNCM/UPPM de fecha 4 de setiembre de 2023,

Que, mediante el Informe n° 2357-2023-MIDIS/PNCM-UAJ de fecha 19 de octubre de 2023, la

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Supremo n° 3-2012-MIDIS, Decreto Supremo que

Artículo 2. APROBAR la Directiva “Disposiciones que regulan el Sistema Institucional de Archivo

Artículo 4. Disponer la publicación de la presente resolución en el Portal Institucional del Programa

DOCUMENTO FIRMADO DIGITALMENTE

DISPOSICIONES QUE REGULAN EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE

Aprobado mediante RDE N°1411-2023-MIDIS/PNCM

Etapa Responsable Cargo Visto Bueno y sello:

Jefa de la Unidad de Asesoría

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

00 Elaboración inicial del documento UA

Establecer disposiciones para regular el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos

II. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente directiva es de cumplimiento y aplicación obligatoria para todas las Unidades de

III. BASE LEGAL

3.14 Resolución Jefatural n° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva n.° 010-2019-

4.16. Integridad: Cualidad o característica de un documento archivístico que asegura que

4.30. Unidades Funcionales: Conjunto de unidades que integran la estructura funcional de

5.1. El Titular del PNCM es responsable de regular la administración de archivos para la

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1. Del Sistema Institucional de Archivos del PNCM (SIA – PNCM)

6.1.1. El SIA del PNCM es un sistema funcional encargado de planificar, dirigir y

i) Emplear las nuevas tecnologías en el desarrollo de los procesos,

• Órgano de Administración de Archivos del PNCM

6.3 De los roles del SIA en el PNCM

• El Órgano de Administración de Archivos del PNCM posee un rol directivo

6.4 Los archivos del PNCM

6.6 Del Órgano de Administración de Archivos del PNCM (OAA)

6.6.1 La Unidad de Administración como OAA del PNCM será responsable de la

6.6.3 El Órgano de Administración de Archivo dirige la planificación y regulación del

• Plan Anual de Trabajo Archivístico

• Modelo de Gestión Documental

La Unidad de Administración como OAA del PNCM, puede evaluar, analizar,

6.7 De los archivos del PNCM

a. Los/Las titulares de las Unidades Funcionales del PNCM, designará a un/a

6.7.1 De los Archivos de Gestión

a) Se encuentran conformados por los documentos que son producidos o

• Conformar las unidades documentales simples o compuestas

6.7.2 Del Archivo Central

a) El Archivo Central del PNCM, depende del Órgano de Administración de

• Recibir las transferencias de los Archivos de Gestión conforme con los

h) Apoyar en el diseño y desarrollo de herramientas que faciliten la gestión

VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.1 El Órgano de Administración de Archivo formula y propone los siguientes documentos:

7.1.1 Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA)

a. Es un instrumento de gestión archivística que establece las actividades a

Documento de gestión archivística que establece las directrices, visión,

7.1.3 Modelo de Gestión Documental (MGD)

Esquema que facilita y orienta de manera idónea la implementación de la PGD

7.1.4 Manual de Procesos Archivísticos (MAPRO)

Documento de gestión archivística que regula los procesos archivísticos,