DIRECTIVA

“DISPOSICIONES PARA LA
TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS AL ARCHIVO
CENTRAL DEL MINISTERIO DE
EDUCACIÓN”

Resolución de aprobación

Código Versión Páginas Fecha de

aprobación
01
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

“DISPOSICIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO

CENTRAL DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN”

1. OBJETIVO

Regular las transferencias de documentos que deben realizar los Órganos y

Unidades Orgánicas desde sus Archivos de Gestión al Archivo Central del Ministerio
de Educación (MINEDU), para su debida custodia, administración, conservación y
servicio.

2. FINALIDAD

Establecer disposiciones que permitan garantizar una transferencia de documentos

uniforme y con adecuadas medidas de seguridad que garanticen la integridad del
acervo documental a ser custodiado en el Archivo Central del MINEDU.

3. BASE NORMATIVA

3.1. Ley N° 31224, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Educación.

3.2 Ley Nº 25323, Crean el Sistema Nacional de Archivos.
3.3. Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República.
3.4. Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación
3.5. Decreto Ley Nº 19414, Es de utilidad pública la defensa, conservación e
incremento del patrimonio documental.
3.6. Decreto Legislativo Nº 681, Dictan normas que regulan el uso de Tecnologías
Avanzadas en materia de archivo de documentos e información, tanto
respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por
procedimientos en computadoras, modificado por la Ley Nº 26612.
3.7. Decreto Legislativo Nº 827, Amplían los alcances del Decreto Legislativo Nº
681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos
oficiales.
3.8. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, Reglamento de la Ley Nº 25323, que crea
el Sistema Nacional de Archivos.
3.9. Decreto Supremo Nº 001-2015-MINEDU, Aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del Ministerio de Educación.
3.10. Resolución Ministerial N° 368-2020-MINEDU, Conforma el Comité de
Evaluación de Documentos del Ministerio de Educación.
3.11. Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN-J, que aprueba la Directiva N° 002-
2019-AGN/DDPA “Normas para las Transferencias de Documentos
Archivísticos de las Entidades Públicas”.
3.12. Resolución Jefatural N°. 025-2019-AGN-J, que aprueba la Directiva N° 005-
2019-AGN/DDPA “Lineamientos para la elaboración de documentos de
gestión archivística para las entidades del sector público”.
3.13. Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-
2019-AGN/DDPA “Lineamientos para la Foliación de Documentos
Archivísticos de las Entidades Públicas”

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS:
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

4.1 Archivo Central: Es el archivo encargado de planificar, organizar, dirigir,

normar, coordinar, ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y las
actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y
uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión; y ejecutar la
transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo
General de la Nación.

4.2 Archivo de Gestión: Es el archivo de los documentos producidos en cada

unidad de organización (órgano, unidad orgánica, área o dependencia), y en
el que se custodian los documentos archivísticos, conformando series
documentales, de acuerdo a los periodos de retención establecidos en el
PCDA vigente.

Es responsable de la identificación, descripción, conservación, acceso

(préstamos y consultas), separación del material no archivístico y remisión de
los documentos archivísticos (transferencia) al siguiente archivo de acuerdo a
su ciclo vital (Archivo Central). Se encuentra a cargo de un titular responsable.
Toda unidad de organización o funcional debe contar con su archivo de
gestión.

4.3 Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA): Es un

documento de gestión archivística que determina las agrupaciones
documentales (fondo, sección y serie) y establece los valores y periodos de
retención de cada una de las series documentales de una entidad pública.

4.4 Cronograma Anual de Transferencia: Calendario de trabajo que indica la

fecha en la que se debe transferir los documentos que han cumplido su función
administrativa al Órgano de Administración de Archivos o Archivo Central de
la entidad.

4.5 Expediente: Conjunto de documentos debidamente foliados y relacionados

con un mismo asunto que se tramitan a pedido o ante cualquiera de los
órganos, unidades orgánicas o dependencias del MINEDU, progresivamente
se le van adicionando documentos vinculados durante el transcurso del
trámite.

4.6 Inventario de Transferencia: Instrumento que describe los documentos

producidos por una unidad orgánica.

4.7 Rotulación: Acción de colocar una caratula que incluya una signatura que
sistematice la información de la agrupación documental (fondo, sección, serie),
ubicación y numero de la unidad de conservación (caja, paquete, legajo),
fechas extremas y código.

4.8 Serie Documental: Es el conjunto de documentos que poseen características

comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de
contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados,
usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad.

4.9 Transferencia de documentos archivísticos: Procedimiento archivístico que

consiste en el traspaso de la fracción de serie documental remitida desde el
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

Archivo de Gestión al Órgano de Administración de Archivos o Archivo Central

para su custodia, al vencimiento de su período de retención establecido en el
Programa de Control de Documentos Archivísticos o de acuerdo al
Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por la entidad pública.

4.10 Unidad de Archivamiento o Conservación: Corresponde al material

adecuado en el que se ubican los documentos para su archivo y conservación,
como cajas, archivadores o paquetes.

5. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de obligatorio

cumplimiento para el Archivo Central de la Oficina de Atención al Ciudadano y
Gestión Documental y los archivos de gestión de los órganos y unidades orgánicas
del MINEDU, exceptuando sus órganos desconcentrados, programas y proyectos.

6. RESPONSABILIDADES

6.1. La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental - OACIGED, a

través del Archivo Central, es responsable de autorizar la Transferencia
Documental, así como de supervisar y validar el cumplimiento de la presente
Directiva en el MINEDU.

6.2. Los Órganos y Unidades Orgánicas del MINEDU son responsables del
cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Directiva, en
todo aquello que sea de su competencia, como responsables de los Archivos
de Gestión.

7. DISPOSICIONES GENERALES

7.1. La OACIGED a través del Archivo Central, y en coordinación con los órganos
y unidades orgánicas del MINEDU, elabora el Cronograma Anual de
Transferencia.

7.2. El Archivo Central del MINEDU no recibirá documentación de los archivos de

gestión de los Órganos y/o Unidades Orgánicas que no cumplan con las
disposiciones establecidas en la presente Directiva.

8. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

Asistencia Técnica

8.1. El titular del Órgano y/o Unidad Orgánica del MINEDU solicitará a la
OACIGED con documento formal la Asistencia Técnica respectiva,
indicando los datos del responsable del Archivo de Gestión a ser
capacitado, este es un requisito para realizar la transferencia documental.

8.2. Un especialista designado del Archivo Central del MINEDU lleva a cabo la
asistencia técnica, después de la cual se remite el Acta de Asistencia
Técnica (Anexo N° 01) para la firma respectiva, señalando los puntos
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

tratados para el cumplimiento de la presente Directiva permitiendo de esta

forma el adecuado desarrollo de la transferencia documental.

8.3. Finalizada la asistencia técnica, el especialista designado por el Archivo

Central del MINEDU, brindará los formatos de inventario de transferencia
de documentos y de registro de documentos, las que serán empleadas en
el procedimiento de transferencia documental.

Verificación de Documentos

8.4. El titular del Órgano y/o Unidad Orgánica del MINEDU solicita a la
OACIGED, mediante documento formal, la verificación de la
documentación, para lo cual debe anexar el acta de asistencia técnica
debidamente firmada, los inventarios de transferencia de documentos y los
registros de documentos con la finalidad que se programe dicha actividad.

8.5. La documentación a transferir debe estar debidamente clasificada,

ordenada y foliada conformando series documentales, de acuerdo con la
normatividad archivística vigente.

8.6. No se remite boletines, documentos de apoyo informativo, normas legales,

fotocopias de documentos originales, periódicos, revistas, borradores, ni
formato o formularios en blanco.

8.7. La documentación a transferir debe estar debidamente registrada en el

Inventario de Transferencia de Documentos (Anexo N° 02). Así mismo
debe elaborarse un registro detallado de cada unidad documental en el
formato Registro de Documentos (Anexo N° 03).

8.8. La documentación se transfiere en sus respectivas unidades de

archivamiento o conservación según formato y dimensiones (Anexo N° 04),
y la rotulación respectiva (Anexo N° 05 y Anexo N° 06).

8.9. El Archivo Central designa un personal para que realice la verificación de

la documentación a transferir en las instalaciones establecidas
previamente, producto de lo cual se formulan las observaciones o se brinda
la conformidad:

a) En el caso que el personal del Archivo Central formule alguna

observación durante la verificación de la documentación, se procede
con la devolución del expediente al Órgano y/o Unidad Orgánica
respectiva, remitiendo el Acta de Verificación (Anexo N° 07) firmada
por el especialista designado del Archivo Central para la firma del
responsable del Archivo de Gestión, identificándose los requisitos que
no han sido cumplidos, para ser subsanados a fin de poder continuar
con la transferencia.

b) Una vez levantadas las observaciones, el Órgano y/o Unidad Orgánica

solicita la verificación de la documentación subsanada, devolviendo el
Acta de Verificación con la firma del responsable del Archivo de
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

Gestión y anexando los inventarios de transferencia de documentos y

el registro de documentos, debidamente corregidos.

c) De no encontrarse observaciones a la documentación revisada, el

personal de Archivo Central procede a precintar las unidades de
archivamiento o conservación, con la finalidad de garantizar la
integridad de las mismas hasta el momento de ser trasladadas al
Archivo Central.

d) Inmediatamente, se procede a indicar que se cumplieron con los

requisitos para la transferencia documental, en la respectiva Acta de
Verificación (Anexo N° 07), asignándole el número correlativo de
transferencia, la cual deberá ser colocada en el Inventario de
Transferencia de Documentos (Anexo N° 02), Registro de
Documentos (Anexo Nº 03) y en el Acta de Transferencia de
Documentos (Anexo N° 08).

Traslado de Documentos

8.10. Los Órganos y/o Unidades Orgánicas del MINEDU, solicitan mediante
documento formal, el traslado de la documentación verificada al Archivo
Central del MINEDU para lo cual anexan a su solicitud, el Acta de Verificación,
Acta de Transferencia de Documentos, Inventario de Transferencia de
Documentos (debidamente firmadas en los campos que les corresponde) y el
Registro de Documentos que se cargarán en el E-SINAD.

8.11. El responsable del Archivo de Gestión coordina con los equipos de,
Transportes de la Oficina de Logística y del Archivo Central la programación
del traslado físico de sus unidades de archivamiento o conservación.

8.12. El personal del Archivo Central recepciona las unidades de archivamiento o

conservación procediendo a ubicarlas en el repositorio respectivo de acuerdo
a la ubicación topográfica asignada, la misma que se registra actualizando el
Inventario de Transferencia de Documentos.

8.13. El Archivo Central procede a la revisión del expediente y elabora el informe

de transferencia documental, remitiendo al Órgano y/o Unidad Orgánica el
Inventario de Transferencia de Documentos firmado por el especialista
designado y el Coordinador de Gestión Documental y Archivo Central, y el
Acta de Transferencia de Documentos debidamente firmada por la Jefatura
de la OACIGED y por la Coordinación de Gestión Documental y Archivo
Central, con lo cual se da por concluido el proceso de transferencia
documental, archivando el expediente respectivo.

9. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

9.1. La documentación de los Órganos y/o Unidades Orgánicas en proceso de

fusión o desactivación será transferida a quien asumirá sus funciones, a fin
de garantizar la continuidad en su gestión, en el ámbito de sus competencias.
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

9.2. La transferencia de documentos digitales, será regulada progresivamente de

acuerdo con las disposiciones normativas que emita el Archivo General de la
Nación.

9.3. Las consultas o precisiones sobre la aplicación de la presente Directiva, son

absueltas por la OACIGED en el ámbito de su competencia.

10. ANEXOS

ANEXO N° 01: Formato de Acta de Asistencia Técnica

ANEXO N° 02: Formato de Inventario de Transferencia de Documentos
ANEXO N° 03: Formato de Registro de Documentos
ANEXO N° 04: Formato y dimensiones de cajas de archivo
ANEXO N° 05: Formato Rotulo de Caja
ANEXO N° 06: Formato Rotulo de Paquete
ANEXO N° 07: Formato de Acta de Verificación
ANEXO N° 08: Formato de Acta de Transferencia
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

ANEXO N° 01

FORMATO DE ACTA DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA TRANSFERENCIA DE

DOCUMENTOS

ACTA N°…………

Siendo el día de hoy, dd/mm/aa, se realizó la reunión con el personal encargado de

trabajar la documentación del órgano y/o unidad orgánica…………….…., la cual se
detalla a continuación:
Participantes de la Régimen Cargo Capacitación Correo
Asistencia Técnica Laboral en Archivo Electrónico

1.

2.

3.

4.

5.

En el marco de los lineamientos normativos vigentes, se explicaron y desarrollaron las

siguientes pautas:
Acciones realizadas en la Asistencia Técnica Escribir Si o No

Se brindó información sobre organización de documentos

Se brindó información sobre foliación de documentos

Se brindó información sobre descripción y conservación de documentos

Se entregó el instructivo de Transferencia de documentos

Se entregaron los formatos para la transferencia de documentos

Se finalizó con dar lectura a la presente acta, la que suscriben en señal de conformidad.

Responsable de Transferencia Documental Responsable del Archivo de Gestión

Archivo Central – OACIGED
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

ANEXO N° 02
FORMATO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

ANEXO N° 03
FORMATO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

ANEXO N° 04
FORMATO Y DIMENSIONES DE CAJAS DE ARCHIVO

Las especificaciones técnicas son las siguientes

Caja de cartón corrugado con tapa, de cartón no reciclado
Capacidad de apilamiento de aproximadamente 50 Kl.
Medida:
 Largo : 39 cm
 Ancho : 32 cm
 Alto : 27 cm
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

ANEXO N° 05
FORMATO DE RÓTULO DE CAJA
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

ANEXO N° 06
FORMATO DE CARÁTULA DE PAQUETE
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

ANEXO N° 07
FORMATO DE ACTA DE VERIFICACIÓN
ACTA DE VERIFICACIÓN N°…………

PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO CENTRAL DEL

MINEDU
1. Siendo el día de hoy día/mes/año a horas:………., luego de haber realizado la
verificación de la documentación propuesta para transferencia del órgano y/o
unidad orgánica:…………………….., ubicado en………………………………………
3. Al respecto la verificación estuvo a cargo de: nombre y apellidos del verificador,
quien revisó un total de XX cajas, correspondiente(s) al y/o los
años……………………………….. De las siguientes series documentales
(…………………………………) Cabe indicar que se constató en la verificación de la
documentación propuesta para la transferencia documental al Archivo Central, el
cumplimiento de los siguientes requisitos:

2. Ítems desarrollados sobre el cumplimiento de Requisitos Escribir Si o No

Documentación correctamente organizada y ordenada

Documentación correctamente foliada

Documentación correctamente empaquetada y encajada

Documentación correctamente Rotulada

Inventarios de transferencia correctamente llenadas, según las

pautas brindadas en la Asistencia Técnica del Archivo Central

4. Opinión Aprobatoria Escribir Si o No

Cumple con los requisitos para realizar la transferencia

5. Asignación de numero de Transferencia Numero

La verificación del acervo documentario con los inventarios es

correcta

En caso de no cumplir con el total de los requisitos señalados en la presente acta, el Órgano y/o
Unidad Orgánica deberá subsanar las observaciones con la finalidad de continuar con el proceso de
Transferencia Documental. Asimismo, se le remitirá el inventario de transferencia con las
observaciones encontradas.
Se finalizó con dar lectura a la presente acta, la que suscriben en señal de conformidad.

Responsable de Transferencia Documental Responsable de Archivo de Gestión

del Archivo Central
 Denominación del Documento
Código
Normativo
Disposiciones para la
transferencia de documentos al
Archivo Central del Ministerio de
Educación

ANEXO Nº 08

ACTA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS N° …-20….

1) INFORMACIÓN GENERAL

FONDO DOCUMENTAL : CÓDIGO DE LA SERIE :

ÓRGANO DE DIRECCIÓN : FECHA DE TRANSFERENCIA :
UNIDAD ORGÁNICA : N° DE TRANSFERENCIA :
NIVEL DE ARCHIVO : N° DE EXPEDIENTE :
2) DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE 3) METROS LINEALES DE DOC. A
TRANSFERIRSE

4) DE LA OFICINA REMITENTE 5) DE LA OFICNA RECEPTORA

Firma del Coordinador (a) de Gestión

Firma del Responsable de la Recepción Documental y Archivo Central

Firma del Jefe (a) de la Oficina Remitente Firma del Jefe (a) de la OACIGED

EXPEDIENTE:XXXXXX20XX-INT-XXXXX

Esto es una copia autentica imprimible de un documento electrónico archivado del

Ministerio de Educación, aplicando lo dispuesto por el Art. 25 de D.S. 070-2013-PCM y
la Tercera Disposición Complementaria Final del D.S. 026-2016-PCM. Su autenticidad
e integridad pueden ser contrastadas a través de la siguiente dirección web:
http://esinad.minedu.gob.pe/e_sinadmed_1/VDD_ConsultaDocumento.aspx e
ingresando la siguiente clave: XXXXXXX