Antologia2 AUDITORIA ADMISNITRATIVA

Facultad de Administración
Administración y Dirección de PyMES

Antología II
Materia:
Auditoria Administrativa de las PyMES
Materia: Auditoria Administrativa de las PyMES BUAP | Vicerrectoría de Docencia | Dirección General de Innovación Educativa
Como parte de la evolución que ha mostrado el desarrollo de la auditoría, que en sus inicios solo se pensaba como la auditoría de los estados financieros (misma que no deja
de tener importancia para comprobar la correcta presentación de las cifras que conforman los estados financieros de una empresa, y que son la base de la toma de decisiones), la
auditoría administrativa constituye hoy una disciplina que apoya a las empresas en el establecimiento permanente de un control administrativo, orientándolas al logro de
sus objetivos y al análisis de las desviaciones que afectan en el alcance del mismo.
Por su ámbito de aplicación tan amplio -pues se aplica a toda la conformación de una organización en movimiento constante-, es necesario que esta se clasifique en función
de lo que se desea evaluar. De esta manera, la auditoria administrativa se divide en:
• Auditoría Funcional.
• Auditoria Procesal.
• Auditoria de Estructuras y Procesos.
• Auditoria del Entorno.
2.1 Auditoria Funcional
Un punto esencial para evaluar a una empresa, es el análisis y definición de sus áreas funcionales; la auditoría funcional es el instrumento para medir la eficacia de éstas
áreas. Es importante para ello identificar los sistemas funcionales básicos, teniendo en primer lugar a la Gerencia General y dependiendo de ésta, las áreas que son más comunes:
Mercadotecnia/Ventas, Producción/Compras, Finanzas y Personal, recordando que una empresa se puede conceptualizar como un sistema que comprende subsistemas (áreas
funcionales) que le permiten operar adecuadamente de acuerdo a sus requerimientos. Si bien, toda organización son cinco los subsistemas básicos que se interrelacionan para
proveer una secuencia en el desarrollo de las operaciones.
2 de 16 Esta obra es exclusivamente de uso académico para los estudiantes de la BUAP. Esta obra se distribuye con una licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 2.5 México
BUAP | Vicerrectoría de Docencia | Dirección General de Innovación Educativa Materia: Auditoria Administrativa de las PyMES
A continuación son necesarias algunas definiciones de lo que es la Auditoria Funcional:
1. R THIERAUF sostiene que “es un instrumento para medir la eficacia de las áreas funcionales de una organización”.
2. Por otra parte J. RODRIGUEZ VALENCIA afirma que es “un examen y evaluación sistemática de un sistema funcional, con el objeto de detectar deficiencias e
irregularidades en sus funciones y determinar qué condiciones pueden mejorar ” 1
2.1.1 Áreas de análisis
Es necesario precisar cada área funcional. En este tema nos enfocaremos en las áreas generales que pueden cambiar dependiendo del tipo de organización y tamaño,
mismas que cambiarán en el número de funciones a revisar, pero no el procedimiento de revisión, sino que sólo se hará una réplica tomando en cuenta el objeto de análisis, por lo
tanto son:
Auditoria de ventas
Si no hay ventas la empresa va muriendo, por lo tanto esta área es fundamental para encarrilar la operación de toda organización. Es importante conocer a detalle las
actividades que debe desarrollar para provocar la acción de venta y que ésta se cristalice en un ingreso.
La auditoría de Ventas tiene por objetivo identificar la forma en que la función de ventas se lleva a cabo en la empresa y su ubicación en el organigrama.
1
Tomado de: Rodríguez Valencia, J. (2014). Auditoria Administrativa. Trillas: México. Pp.277
Esta obra es exclusivamente de uso académico para los estudiantes de la BUAP. Esta obra se distribuye con una licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 2.5 México 3 de 16
se establecen para definir el curso que deberá darse a la operación de

ventas, en el proceso de revisión el auditor valorará en primer lugar si
Políticas existen políticas definidas por la Administración, y son apropiadas al tipo
de empresa.
Distribución son los formatos y medios de reportes que se han establecido para que
en ellos se refleje los datos de la operación de ventas, de tal manera que
Registro se tenga información diaria, semanal, mensual y anual del comporta-
miento de las ventas.
Es lo que permiten al gerente general y al responsable del área de ventas,

AUDITORÍA DE VENTAS
Control el alcance de sus metas por semana, quincena o mes que le permitan
oportunidades para cambios y ajustes a las políticas de ventas.
Son las acciones que permiten conocer lo que se ha hecho para generar
Análisis de venta sus ventas. El auditor valorará las acciones que la empresa ha empren-
dido para mantener y aumentar su pronóstico de ventas.
Es la información que proyecta las ventas, el auditor debe investigar los

Pronóstico de ventas medios utilizados para su elaboración y compromiso de llevarlo a cabo.
Investigación de Acciones que llevan a obtener información sobre clientes actuales, clien-
tes potenciales, competidores, productos y actividades de ventas.
mercados
Planeación de Constituyen las acciones que se han propuesto la organización mantener

y mejorar sus ventas.
la mercadotecnia
Auditoria de compras y abastecimiento
La revisión al área funcional de compras y abastecimiento se encamina a determinar niveles de eficiencia y eficacia en la cantidad, calidad, tiempo y precio en la
mercancía que se adquiere para la venta y suministro de materiales para que opere la empresa. El auditor valorará si la organización cuenta con procedimientos adecuados,
verificando la existencia de políticas, registros, análisis de costos y una planeación adecuada a las circunstancias.
Auditoria de crédito y cobranza
La operación de crédito y cobranza concierne al área financiera, que debe trabajar de manera coordinada con las áreas de ventas y compras, a fin de mantener un nivel de
ingreso y gasto que dé continuidad a la operación de la empresa. El auditor valorará los procedimientos y políticas en el otorgamiento de crédito, la forma de recuperación y
medios para promover pagos morosos o incobrables, todo amparado en los registros establecidos.
Auditoria de recursos humanos
El personal sin lugar a dudas implica un examen minucioso de su inserción, acoplamiento y desarrollo en una organización y es factor clave para que los objetivos estableci-
dos en los planes se cumplan. El auditor valorará las políticas, procedimientos y programas que se están operando respecto del recurso humano.
2.2 Auditoria Procesal
Esta auditoria surge por la necesidad de precisar si todo lo que se realiza de acuerdo a la planeación, organización, dirección y control se lleva a cabo y la forma que los
objetivos se están alcanzando, de lo que se deriva la revisión del proceso administrativo y se conoce como auditoria del Proceso de Administración (Procesal).
2.2.1 Examen del Sistema de Planeación
La Planeación como primer elemento del

proceso administrativo, en donde se fijan los El auditor administrativo deberá evaluar
objetivos a alcanzar por la organización, y valorar la pertinencia en el estableci-
constituyen su existencia misma y tiene que miento de cada uno de los elementos de la
considerarse en su propuesta los siguientes planeación, para garantizar el cumplimiento
elementos: de objetivos para alcanzar una meta que se
fija, bajo un campo propicio de acción y con
• Políticas una orientación perfectamente definida.
• Procedimientos
• Programas
2.2.2 Examen del Sistema de Organización
Segundo elemento del proceso adminis- El auditor administrativo deberá evaluar

trativo, la Organización es sin duda la y valorar la pertinencia del tipo de organiza-
columna vertebral de toda organización, ya ción diseñada para cumplir con el objetivo
que provee: que se pretende alcanzar, analizara si es
adecuada la división del trabajo conforme a
• División y especialización del trabajo las características específicas del tipo de
• Jerarquización actividad , la forma en que se ejerce la
• Departamentalización autoridad ,la delegación de funciones y res-
• Descripción de Funciones ponsabilidades, cerciorándose de la exis-
• Coordinación del Trabajo tencia de una adecuada coordinación entre
departamentos y áreas.
2.2.3. Examen del Sistema de Dirección
La dirección puede considerarse como la

El auditor administrativo deberá evaluar
parte más crítica en una organización, cons-
y valorar la forma de dirigir las acciones
tituye la integración de esfuerzos individua-
hacia el cumplimiento del objetivo de una
les hacia los objetivos planteados, por lo
organización, el Administrador ( Director
tanto es importante ubicar:
/Gerente General) tiene el rol principal apo-
yado en sus mandos superiores (Gerentes de
• Mando o autoridad
áreas funcionales) para proveer de las ins-
• Comunicación
trucciones y dar seguimiento a las acciones
• Toma de decisiones
que lleven a dar buenos resultados.
• Motivación
• Supervisión
2.2.4 Examen del Sistema de Control
El auditor administrativo deberá evaluar

Como último elemento del proceso y valorar la forma en que la organización
administrativo es el Control el proceso que lleva a cabo actividades de control, la pri-
se encarga de verificar que todo lo que se ha mera de ella debe ser la verificación de
planeado, la forma en que se ha organizado flujos de información que precisen los datos
y dirigidos las acciones se han cumplido a para poder evaluar los resultados de
través de contar con: acuerdo a las metas establecidas, que la
empresa opere bajo normas preestableci-
• Fijación de Sistemas de Información das por la dirección , la periodicidad con
• Desarrollo de normas de actuación que se miden los resultados, se entregan
• Medición de resultados. informes y las acciones correctivas que se
• Tomar medidas correctivas establecen para promover cumplimiento y
mejora de las actividades.
2.3 Auditoría de Estructura y Procesos
La auditoría de estructura y procesos requiere el análisis de los elementos del proceso como lo son los sistemas elegidos para la operación, sus costos, diseño de
actividades que llevan a determinar deficiencias y promover la mejora.
El auditor administrativo deberá evaluar y valorar la forma en que la organización opera en la consecución diaria de sus actividades para poder determinar posibles fallas u
omisiones de cada proceso que se tenga establecido en la organización.
2.3.1 Objetivos de los Procedimientos
Tomando como referencia un área funcional, una vez que se han definido las diferentes actividades para cumplir con la función, éstas deben quedar descritas de principio a
fin, desarrollando con ello un procedimiento que constituye la medida de control para que cada persona se involucre en el puesto y conozca lo que debe hacer así como la
forma de reportarlo. Todos los procedimientos de todas las áreas quedan documentados en el “Manual de procedimientos”.
El auditor administrativo deberá evaluar y valorar la pertinencia del manual de procedimientos autorizado por la Dirección, contra lo que se lleva a cabo en cada área
funcional de la empresa.
2.3.2 Puestos del Personal Involucrados
Es el “Manual de Organización” el documento formal y autorizado por la dirección en que se localiza de acuerdo a cada función, la descripción del puesto, el perfil del puesto y
la relación con los integrantes de la organización para reportar y atender.
El auditor administrativo deberá evaluar y valorar la pertinencia del manual de organización autorizado por la Dirección, al verificar que cada integrante de la organización
cumpla con el perfil del puesto y las actividades encomendadas.
2.3.3 Formas, Registros y Archivos
No será posible un adecuado control de la información si se carece de las formas de control que se establecen en las organizaciones para dejar el sustento de las actividades;
en muchas ocasiones, van incluidas en el manual de procedimientos, en otros casos hay un manual independiente de formas y formatos para la empresas en particular. Estos son
imprescindibles para poder dejar la historia a través de ir conformando un archivo que pueda ser de consulta permanente, también las formas son elementos que demuestran la
autenticidad de una operación, ya que debe llevar quien lo ha elaborado, quien ha autorizado y quien ha registrado.
El auditor administrativo deberá evaluar y valorar la pertinencia del manejo y existencia de formatos autorizados por la dirección y la forma en que estos están dando la
confianza de lo debe procesar sus sistema de información.
2.3.4 Secuencia y Métodos
En este punto es necesario aclarar que de acuerdo a las necesidades de las organizaciones, en algunas de ellas llegan a promover un departamento para instrumentar un
sistema de gestión de la calidad, partiendo de lo que la organización cuenta, desarrolla secuencias y métodos que permitan una mejora continua, lo cual se documenta en un
manual específico para su Sistema de Gestión de la Calidad.
El auditor administrativo deberá evaluar y valorar la pertinencia de secuencia y métodos que tienden a llevar a la organización a una mejora continua.
2.3.5 Relaciones de Coordinación
La coordinación no constituye una orden o decisión, más bien es un acto que es el resultado de un conjunto de acciones, decisiones, actitudes y comportamientos, que se
identifican como:
• Comunicación.
• Unidad de acción (Departamento)
• Colaboración.
• Tiempo, espacio y cantidad.
El auditor administrativo deberá evaluar y valorar la pertinencia en la coordinación de todas las unidades de acción de la organización, verificando canales de comunicación,
colaboración entre departamentos, así como el tiempo espacio y cantidad de las operaciones.
2.3.6 Políticas de operación, de control y decisión
En toda organización el establecimiento de políticas es fundamental, es por ello que se debe contar con Reglamentos internos de trabajo -tanto de tipo general como por
departamento-que coadyuven a llevar a cabo cada una de las actividades sin perjuicio de otras, el clima laboral es muy importante para promover eficiencia y eficacia, como
también adhesión e identidad a la organización, los valores deben promoverse a través de un Código de Conducta Laboral, todo esto contribuirá a la consecución del objetivo de
la Empresa.
El auditor administrativo deberá evaluar y valorar la pertinencia de los reglamentos establecidos para apoyar el funcionamiento y operación de la empresa.
2.4 Auditoria del Entorno
Comprende la revisión de los factores externos que influyen en la operación de una empresa.
Difícilmente van a poder ser controlados por la Dirección de

la Organización, sin embargo si ameritan tomarlos en cuenta
para minimizar los problemas que pudieran interferir en el
logro de objetivos planteados, por lo tanto es importante su
identificación siendo los más comunes los siguientes:
2.4.2 Análisis del entorno operativo
Un aspecto que hoy las organizaciones es su propio ambiente operativo han adoptado y se han comprometido estableciendo de acciones y políticas que contribuyan a un
clima laboral que promueva “La Responsabilidad Social”, respondiendo con acciones relacionadas al cuidado del medio ambiente, equidad de género, cuidado de la salud, no
violencia , respeto en lo que se hace y se difunde en la empresa entre otros, compromiso que cada día toma mayor interés y que todos desde el lugar en que no encontremos La
Responsabilidad social no debe ser un argumento debe ser una Acción Continua de cabal convivencia.
Para reforzar esta unidad te invito a ver los siguientes videos:
i. Responsabilidad Social Empresarial

ii. ¿Qué es una empresa socialmente Responsable?
iii. Etapas del proceso administrativo
Fuentes de información:
• Mondaca Leiva, M.A. (2014 sept. 26). Responsabilidad Social Empresarial. [Archivo de video]. Recuperado desde: https://www.youtube.com/watch?v=cSJVq4Kv_VY
• Rodríguez Valencia, J. (2014). Auditoria Administrativa. Trillas: México
• Usuario Rse. (2012 mar. 23). ¿Qué es una empresa Socialmente Responsable? [Archivo de video. Recuperado desde: https://www.youtube.com/watch?v=6uPez79NH3M
• Vane Raya (2017 mar. 12). Etapas del proceso administrativo. [Archivo de video]. Recuperado desde: https://www.youtube.com/watch?v=ge4MA5g_ewY
Participantes en la elaboración
del contenido:
Responsables de contenido:
Mtra. Guadalupe Inés Solís Salazar
Mtro. Víctor Hugo Aguilar Hernández
Diseñador Instruccional:
Daniel Méndez Encarnación
Desarrollador Multimedia:
Joshua Ezenwa Carrasco
Desarrollador de Sistemas:
Aarón Juárez Sierra

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2.1 Auditoria Funcional

A continuación son necesarias algunas definiciones de lo que es la Auditoria Funcional:

2.1.1 Áreas de análisis

se establecen para definir el curso que deberá darse a la operación de

Es lo que permiten al gerente general y al responsable del área de ventas,

Es la información que proyecta las ventas, el auditor debe investigar los

Planeación de Constituyen las acciones que se han propuesto la organización mantener

Auditoria de compras y abastecimiento

Auditoria de crédito y cobranza

Auditoria de recursos humanos

2.2 Auditoria Procesal

2.2.1 Examen del Sistema de Planeación

La Planeación como primer elemento del

2.2.2 Examen del Sistema de Organización

Segundo elemento del proceso adminis- El auditor administrativo deberá evaluar

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La dirección puede considerarse como la

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El auditor administrativo deberá evaluar

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2.3.1 Objetivos de los Procedimientos

2.3.2 Puestos del Personal Involucrados

2.3.3 Formas, Registros y Archivos

2.3.4 Secuencia y Métodos

2.3.5 Relaciones de Coordinación

2.3.6 Políticas de operación, de control y decisión

2.4 Auditoria del Entorno

Difícilmente van a poder ser controlados por la Dirección de

2.4.2 Análisis del entorno operativo

Para reforzar esta unidad te invito a ver los siguientes videos:

i. Responsabilidad Social Empresarial

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