Antología del curso en línea

Excel

avanzado

EDUCACIÓN VIRTUAL 1
 Antología del Curso de
Excel avanzado
Primera Edición: Agosto 2016
Última Actualización: Agosto 2016
Instituto de Capacitación para el trabajo
del Estado de Hidalgo
Circuito Ex Hacienda la
Concepción, Lote 17, Edificio “C”,
San Juan Tilcuautla, C.P. 42060,
San Agustín Tlaxiaca, Hgo.
Departamento de Educación Virtual ICATHI
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EDUCACIÓN VIRTUAL 3
 Unidad 4 Macros, Escenarios y listas dependientes
Objetivo de la unidad

Al finalizar la unidad el alumno realizará la creación de macros, escenarios y listas

dependientes en hojas y libros de cálculo de Microsoft Excel, de acuerdo a lo solicitado.

Mientras que las macros permiten la automatización de acciones, los Escenarios

ayudan al análisis de variables, y las listas dependientes nos permiten controlar el ingreso
de datos, creando un formato. Ya sean juntas o separadas, estas tres herramientas son
poderosas y facilitaran de enorme manera el procesamiento de los datos.

4.1 Creación de macros

Una macro se define como una acción o un conjunto de acciones que ayudan a
automatizar tareas, las macros quedan grabadas en Excel, y en el momento que se
necesiten sean ejecutadas por el usuario. Las macros son guardadas en el lenguaje de
programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA), este lenguaje permite acceder a todas
las funciones de Excel.

Es importante que se planee los pasos y comandos que se desea sean ejecutados por la
macro, debido a que Visual Basic almacena todos los comandos realizados durante la
grabación, lo que incluye correcciones, además, la única manera de modificar una macro
es por medio del lenguaje de programación, por lo que es mejor eliminar la macro con
errores y grabar una nueva.

La siguiente ilustración muestra el código BVA de una macro.

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 Visualizar opción para grabar macro

Existen dos formas de visualizar la opción de macros. La primera y más sencilla es a través de
la pestaña Vista, en el menú superior.

La otra es por medio de la pestaña Programador, sin embargo, esta no se encuentra

visible, por lo que hay que activarla

Se abrirá otra ventana con diversos apartados, dentro Más frecuentes se debe activar la
opción Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Posteriormente hacer clic
en el botón aceptar.

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Se puede observar que la pestaña Programador se encuentra activa y dentro está ubicada
la herramienta Macros

4.1.1 Crear una macro.

Para crear una macro en Excel 2010, debemos hacer clic sobre la opción Grabar
macro, por medio de las dos opciones antes mencionadas.

Aparecerá una ventana donde podremos asignar el nombre a la macro, un método

abreviado para ejecutarla, donde guardarlo, y una descripción.

Nota: Para que la macro pueda ser ejecutada en cualquier documento de Excel, la
macro debe ser guardada en el libro de macros personales.

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Al dar clic en agregar, la macro comenzará a grabarse y todo los que hagamos en la
hoja de Excel se guardará. Como ejemplo, se realizará el formato de una tabla para
ingresar calificaciones y calcule su promedio.

Dibujar una tabla con dos columnas y once filas, en la primera fila escribir
“Asignatura” y “Calificación” en cada columna, como se muestra en la figura.

Agregar en una celda, la fórmula para calcular el promedio de las calificaciones que
se introducirán en la tabla.

FÓRMULA
=PROMEDIO(rango de celdas separadas por : )

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Una vez terminando, se debe detener la grabación. Por medio del icono que aparece
en pestaña de Programación.

La macro ha sido grabada, para ser ejecutada en otro momento.

NOTA: Es importante tomar en cuenta que un documento de Excel normal (*.xlsx) no

permite la ejecución de macros, por lo que debe ser guardado en otro tipo de archivo,
de nombre Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)

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4.1.2 Ejecutar una macro

Siguiendo el ejemplo se seleccionará la hoja 2 del libro (donde se desea ejecutar la

macro), después la opción de Ver macros, en ella se listarán las macros que se
tengan grabadas en ese libro, junto con diversos botones:

 Ejecutar: Para activar la macro seleccionada y realice automáticamente las

funciones que contiene.
 Paso a paso: Mostrará los comandos grabados como lenguaje VBA,
permitiendo ejecutarla desde el editor de Visual Basic.
 Modificar: Permite modificar el código de VBA de la macro.
 Crear: Para crear una macro nueva.
 Eliminar: Borrar la macro seleccionada.
 Opciones: Permite modificar la tecla de método abreviado y la descripción,
establecida anteriormente.

Seleccionar la macro, es este caso es “EjemploMacro” y hacer clic en Ejecutar.

El formato grabado se duplicará en la hoja, lista para la introducción de datos.

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Como se puede observar, desde el formato hasta la formula fue almacenado y
ejecutado igual.

4.1.3 Eliminar una macro

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Del mismo modo que se accede para ejecutar una macro, se elimina, entre las opciones de
la ventana de Macro, se encuentra Eliminar.

4.1.3 Asignar botón a una macro

Las macros pueden ser ejecutadas desde un botón dentro del documento Excel, para ello
se utilizaran Formas.

Primeramente, abrir un documento que contenga macros, crear una forma con la
apariencia de un botón. Seleccionar la figura y dar clic derecho, entre las opciones del
menú desplegable seleccionar Asignar macro, aparecerá una ventana para elegir la
macro. Para guardar los cambios hacer clic en Aceptar.

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Al hacer clic en la forma, se ejecutará la macro establecida.

Como se puede observar, el uso de macros es un método que permite agilizar y

automatizar los procedimientos, brindando una amplia gama de utilización.

4.2 Creación de Escenarios

Los escenarios permiten hacer análisis de distintos resultados al sustituir el valor de varias
celdas al mismo tiempo, bastante útil para estimaciones o cálculos a futuro. Forman parte
de la herramienta Análisis Y si, que se encuentra en la pestaña de Datos.

Un escenario admite la introducción de un máximo de 32 variables, no obstante la creación

de escenarios no tiene límite.

Como ejemplo se toma el análisis de ventas de cartuchos para impresora, de una

distribuidora de artículos de oficina.

Como se observa, la tabla solo hace referencia al mes de enero y se desea hacer una
estimación de las ventas de los próximos meses.

Por medio del uso de Escenarios se estimarán los valores.

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Dentro de la pestaña Datos, hacer clic en el icono de Análisis Y si, seleccionando la
opción Administrador de escenarios. Emergerá una ventana, la cual nos permitirá crear,
modificar y eliminar los Escenarios creados.

Para crear un nuevo escenario, hacer clic en el botón Agregar, que abrirá una ventana
nueva, donde introducir los datos necesarios.

 Nombre del escenario: Para establecer un nombre al escenario creado.

 Celdas Cambiantes: Seleccionar las celdas que cambiarán.
 Comentarios: Anotaciones del autor, por defecto contendrá la fechas de creación y
modificación del escenario.
 Protección: Para permitir la modificación de la configuración del escenario y/o
ocultarlo.

Nota: Para un trabajo más estético es recomendable establecer un nombre para las celdas
y/o columnas cambiantes por medio de Selección de celda a nombrar → clic derecho →
Asignar nombre a un rango.

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En este ejemplo se crearan cuatro escenarios, referentes a los meses de año (Enero,
febrero, marzo y abril). Las celdas cambiantes serán dos: el nombre del mes y la cantidad
de cartuchos vendidos.

Al hacer clic en Aceptar, otra ventana emergerá y en ella se debe establecer los datos que
sustituirán los originales.

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Si se desea seguir agregando escenarios, hacer clic en Agregar y se abrirá la ventana de
Agregar escenario.

Se agregaran cuatro escenarios en total, con los valores que se muestran en la siguiente
tabla.

MES (B2) CANTIDAD (C3)

Enero 50

Febrero 42

Marzo 51

Abril 48

Al finalizar de agregar los escenarios, hacer clic en aceptar, y regresará a la opción de

Administración de escenarios, al seleccionar algún escenario y hacer clic en mostrar, se
puede observar el cambio de datos en la tabla.

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4.2.2 Reportes de escenarios.

Dentro de la ventana de Administración de escenarios se encuentra una opción

denominada Resumen, con ella, se generan reportes generales de los escenarios,
mostrándolos en tablas dinámicas.

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Posteormente podremos elegir el tipo de informe a generar, teniendo dos opciones:
Resumen e Informe de tabla dinámica de escenario. Otro aspecto que se requiere son
las Celdas de resultado, aquellas que mostrarán el cambio generado en los diversos
escenarios. En el ejemplo, mostrará el monto total por las ganancias de la venta de
cartuchos para impresora.

Como se puede observar en la siguiente ilustración el resumen muestra los valores

establecidos en los escenarios (Celdas cambiantes) y sus los valores que generan
(celdas de resultado).

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Por otro lado, y como su nombre lo indica, el informe genera una tabla dinámica con las
celdas elegidas, y como todas las tablas dinámicas puede ser editada a la necesidad del
usuario.

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4.2.3 Edición de Escenarios

Para poder editar un escenario, simplemente se debe seleccionar en el Administrador de

escenarios y hacer clic en la opción Modificar.

Desplegará otra ventada, donde realizar los cambios requeridos. Al guardar cambios, el
cuadro de Comentarios mostrará la fecha de modificación.

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Se debe tomar en cuenta que, al modificar un escenario, este cambio puede aparecer de
forma separada al original, cuando se realiza combinaciones de escenarios.

4.3 Listas dependientes

Las listas desplegables es una de las herramientas más útiles en cuanto al ingreso de datos
se refiere, ya que permite uniformidad. Por ejemplo, cuando distintas personas ingresan
datos, no todos los escriben de la misma manera, aunque se trate de la misma frase o
palabra. Como consecuencia, los datos no pueden ser agrupados de manera correcta y no
generará resultados correctos. Las listas desplegables permiten que al ingresar datos el
usuario elija entre una lista establecida en lugar de escribir.

Cuando se habla de listas dependientes se refiere a dos o más listas desplegables

vinculadas entre sí, es decir, de la elección de una primera lista, el valor de la siguiente
cambiara relacionado a la opción previa, permitiendo una mayor organización y uniformidad
de datos.

4.3.1 Creación y edición de listas dependientes

En una hoja de Excel, crear una tabla con los datos que formaran parte de las listas
dependientes.

Dentro de otra hoja, elaborar un formato para las listas, la celda donde se generará la lista
debe asignársele un nombre para identificarla

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Después, seleccionar los datos y por columnas asignar nombres, estos deben ser iguales su
encabezado

Ahora, se debe seleccionar la celda donde se desea crear la lista desplegable,

posteriormente dirigirse a la pestaña Datos y hacer clic en la opción Validación de datos.

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Una ventana se abrirá, en la pestaña Configuración, seleccionar Lista en la opción

Permitir. Habilitar Omitir blancos y Celda con lista desplegable (Esta última en caso de
que no importe si los usuarios dejen la celda vacía).

En la opción Origen escribir el signo igual (=) seguido del nombre asignado a la lista de
datos. O por medio del icono a la orilla del cuadro, seleccionar la lista (en caso de que la
lista se encuentre en la misma hoja de destino).

La pestaña Mensaje de entrada permite mostrar un mensaje de entrada al seleccionar la

lista, si no desea mostrar el mensaje, desactivar la opción Mostrar mensaje de entrada al
seleccionar la celda.

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La última pestaña, Mensaje de error, permite activar un mensaje de advertencia si se
introducen datos no validos a la lista.

Guardando los cambios, la primera lista desplegable se encuentra activa.

Ahora se debe seleccionar la celda donde se ubicara la lista dependiente de la primera.

Para ello se repiten los pasos de Validación de datos → Configuración → Permitir: Lista.

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Ahora la que cambia es la sintaxis de Origen, donde se especificará que el resultado se
establece por la primera lista desplegable: =INDIRECTO(nombre de la celda de la primera
lista).

Clic en Aceptar y la lista dependiente se mostrará al seleccionar una opción de la lista

principal.

4.3.2 Eliminar listas dependientes

Para eliminar una lista dependiente, se debe entrar a la opción de Validación de datos y
en la opción de Permitir asignar Cualquier valor, para que la celda acepte valores de todo
tipo.

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Y en el casa de querer convertir la lista dependiente en una lista desplegable simple,
modificar la sintaxis de origen, quitando la palaba INDIRECTO e introduciendo el nombre
de la lista deseada.

Las listas dependientes son una herramienta importante para la uniformidad de datos, el
llenado de formulario y una mejor organización de información.

BIBLIOGRAFÍA

Mediaactive. (2011). Manual de Word 2010. México: Alfaomega.

Moreno, F. (2011). Excel 2010. Modelos económicos y financieros. España: Anaya

Multimedia – Anaya Interactiva.

Rigollet, P. (2010). Microsoft Excel 2010. Funciones integradas. 150 Ejercicios y

soluciones. España: Eni.
Castellanos, R. (2011). Aprenda Office 2010. Colombia: Alfaomega.

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