SISTEMAS COMPUTARIZADOS DE

GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
CONTENIDO

5.1.- Visión general de los Sistemas Computarizados de Gestión del Mantenimiento (CMMS)
5.2.- Módulos de CMMS
5.3.- Evaluación de sistemas de gestión de mantenimiento computarizado
5.4.- Evolución del CMMS para un mantenimiento efectivo
INTRODUCCIÓN
 El objetivo de las organizaciones de mantenimiento es maximizar el
tiempo de actividad de la manera más rentable. Para lograr este
objetivo, deben especificarse claramente las siguientes estrategias:

Monitoreo de
Técnicas eficaces para actividades de
Estrategias de
la planificación y mantenimiento,
mantenimiento
programación de recolección de datos
efectivas derivadas de
órdenes de trabajo y e informes de
la condición e historia
utilización de desempeño para
del equipo.
recursos. apoyar la mejora
continua.
El CMMS ayuda en el proceso de
recopilación, registro, almacenamiento,
actualización, procesamiento, comunicación
y predicción de datos.
Es esencial para la planificación,
programación y control de las actividades de
mantenimiento. A través de informes
efectivos, un CMMS puede proporcionar a
los gerentes e ingenieros de mantenimiento
la información necesaria para la toma de
decisiones sanas para controlar y mejorar el
proceso de mantenimiento.
La mayoría de las organizaciones hoy en día cuentan con algún tipo de soporte
computarizado de mantenimiento y pueden haber fracasado en obtener todos los beneficios
de un CMMS. Las principales razones para ello son las siguientes:

En muchos casos, el
sistema no cumple con El sistema no es fácil
los requisitos de de usar.
mantenimiento.

Los planificadores de
Los reportes del CMMS
mantenimiento e
no se utilizan para
ingenieros no están
mejorar el
bien entrenados para
mantenimiento.
usar el CMMS.
5.1.- VISIÓN GENERAL DEL CMMS
El éxito de un CMMS se puede medir por su capacidad de
dar soporte al proceso de mantenimiento. Dos elementos
importantes son esenciales para una CMMS eficaz.

La primera es su capacidad para apoyar las principales

actividades del proceso de mantenimiento.

La segunda es la capacidad de la configuración del

software y del hardware en términos de confiabilidad,
facilidad de uso, calidad de la información y
procesamiento oportuno.
En términos de soporte al proceso de mantenimiento, el CMMS generalmente
incluye las siguientes funciones:
Identificación
del equipo y Costos y Informes de
lista de presupuesto rendimiento
materiales

Mantenimiento Historial del Informes de

preventivo equipo calidad

Gestión de
Norma laboral
órdenes de
y de trabajo
trabajo

Control de
Planificación y
inventarios y
programación
compras
En el proceso de diseño de un CMMS, una o más de las funciones anteriores se
agrupan generalmente en un módulo. Estos son los siguientes:

Gestión del Control de la Gestión de

equipo orden de trabajo trabajadores

Suministro y
Informes de
control de
rendimiento.
materiales
5.2.- MÓDULOS CMMS
Fig. 10.1 Estructura del
sistema de información de
gestión de mantenimiento
1. MÓDULO DE GESTIÓN DE EQUIPOS
Este módulo proporciona información sobre la
identificación del equipo, la ubicación, la fecha de
instalación, el estado, la información técnica, el historial
del equipo y el calendario de mantenimiento preventivo,
las herramientas especiales y el procedimiento de
seguridad. Se pueden almacenar información adicional
sobre las especificaciones del programa de lubricación,
el aceite de lubricación y el método de aplicación, los
trabajos estándar y el historial de reparaciones.
2. MÓDULO DE CONTROL DE ÓRDENES DE TRABAJO
El módulo de control de órdenes de trabajo automatiza el proceso de generación de órdenes
de trabajo. Este módulo es el corazón del CMMS, ya que es responsable de la ejecución del
sistema de orden de trabajo, que es el corazón del control de mantenimiento. La orden de
trabajo cumple las siguientes funciones:

Documentar el
proceso de solicitudes Planificar, monitorear y
de trabajo y autorizar controlar el trabajo real
el trabajo a realizar.

Ayudar en la
Proporcionar la recopilación de datos
información necesaria sobre el desempeño y
para mejora continua los costos de
mantenimiento
Fig. 10.2 Archivo de equipo
La orden de trabajo requiere dos tipos de información.
El primer tipo se utiliza para la planificación y la
programación, y el segundo para la identificación.
La figura 10.3 muestra el diagrama de flujo para el
módulo de control de órdenes de trabajo. Este módulo
inicializa la orden de trabajo suministrando la
información necesaria con respecto a nuevos trabajos.
A continuación se enumeran las categorías de información:

Número de orden de trabajo

Fecha

Definición del problema y herramienta necesaria

Número de equipo, plan de trabajo, y ubicación

Horas – hombre estimadas y costos estimados

Código de trabajador

Material
Fig. 10.3 Diagrama de flujo de
control de la orden de trabajo
(continúa)
La tabla 10.1 ilustra la prioridad del trabajo y el código del trabajador que indican la
especialidad del trabajador. Este módulo ayuda en el proceso de planificación y programación.
Existe la necesidad de tener un algoritmo de programación para formar parte del módulo de
control de órdenes de trabajo. Para cada orden de trabajo completada, se genera un informe.
Este informe proporciona una indicación del flujo de trabajo y puede utilizarse en un diagrama
de flujo del desempeño en el trabajo.

Código de trabajo Código de obra

Código Definición Código Definición

A Emergencia 1 Mecánico
Tabla 10.1 Códigos de
B Rutina 2 Electricista

C Mantenimiento preventivo 3 Soldador trabajo y trabajador

D Apagado 4 Plomero

E Otro 5 Pintor

6 Carpintero
3. MÓDULO DE GESTIÓN DE TRABAJADORES
Este módulo realiza un seguimiento del estado del trabajador para
proporcionar al planificador/programador la información necesaria
para programar órdenes de trabajo. El planificador/programador, al
ejecutar el módulo de control de orden de trabajo, necesita interactuar
con este módulo para conocer la disponibilidad de mano de obra. El
reporte de estado del trabajador se da en la Tabla 10.2 como ejemplo
para dicha información. La Tabla 10.3 muestra un archivo personal para
un trabajador (Figuras 10.4 y 10.5).
4. MÓDULOS DE SUMINISTRO Y CONTROL DE MATERIAL
La planificación de requerimientos de material y el control de inventarios son
fundamentales para el rendimiento general del sistema de mantenimiento. Un
CMMS debe proporcionar un inventario y suministro de material efectivos.
 Tabla 10.2 Códigos de trabajo y trabajador

Función Ponderación (𝑊𝑖 )

Gestión de orden de trabajo 25

Gestión de mantenimiento preventivo 15

Gestión de inventarios 15

Gestión de control de calidad 15

Reportes de mantenimiento 10

Evaluación del proveedor 10

Consideraciones generales 10
No. Características del sistema Puntaje

1. Pueden producirse órdenes de trabajo correctivas

2. Pueden producirse órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo

3. Registra costos de trabajo automáticamente

4. Registra costos de material automáticamente

5. La orden de trabajo usa códigos de prioridad

6. La orden de trabajo usa códigos de estado

7. Ordena retrasos por trabajador y prioridad

8. Produce una lista de órdenes de trabajo activas Tabla 10.3 Características de la

9. Mantiene un historial de equipo activo
gestión de órdenes de trabajo
10. Permite la entrada manual de estimados de costo de la orden de trabajo

11. Produce una lista de órdenes de trabajo listas para programar

12. Proporciona cálculos de capacidad neta para compensar interrupciones de trabajo

13. Permite la planificación compleja como herramientas de trabajadores y materiales

14. Proporciona algoritmos de programación efectivos

Calcular puntuación total

14
A1 = 𝑊1 𝑆1𝑗
𝑗 =1
En el proceso de planificación de una orden de trabajo, el
planificador identifica los repuestos y materiales necesarios.

Luego, comprueba la disponibilidad de repuestos y material

en las cantidades necesarias antes de abrir la orden de
trabajo.

La disponibilidad de repuestos y materiales es fundamental y

esencial para una planificación, programación y control de los
trabajos de mantenimiento sin problemas.

El sistema debe tener la capacidad de clasificar a los

repuestos de acuerdo a su uso y costo. Debe realizarse un
análisis ABC de todo el stock y almacenes de mantenimiento.
Fig. 10.4 Reporte de estado de trabajadores
Fig. 10.5 Archivo personal de un trabajador
Dichos módulos de suministro pueden proporcionar información sobre elementos críticos y
verificaciones de existencias cuando sea necesario. Típicamente, dichos módulos están
vinculados a la compra para iniciar solicitudes de compra. Las funciones básicas del módulo
dado en las Figs. 10.6 y 10.7 son los siguientes:

Proporcionar información
Indicar la disponibilidad de Borrar órdenes de compra
sobre el material solicitado
material abiertas
y su estado

Buscar órdenes de trabajo

Realizar ajustes de en espera de material y
Iniciar órdenes de compra
inventario cambiar su estado a la
llegada del material
Fig. 10.6 Diagrama de flujo
para material recibido
Fig. 10.7 Diagrama de flujo para
orden de compra
5. MÓDULO DE REPORTE DE
RENDIMIENTO
Este módulo de CMMS interactúa con
todos los otros módulos para supervisar
las actividades de mantenimiento y
proporciona varios tipos de reportes de
costo y rendimiento. El módulo se puede
personalizar para generar todos los
informes necesarios.
Sin embargo, generalmente se proporcionan los siguientes reportes:
Reporte de Reporte de
Informes de
disponibilidad de confiabilidad de
costos
la planta la planta

Ordenes de Reporte de horas

Reportes de
trabajo estimado versus
calidad
completas reales

Distribución de los
Reportes de trabajos de
retrasos mantenimiento por
prioridad

Reporte de Reporte de
estado de la rendimiento de
orden de trabajo trabajadores
6. REPORTES DE MANTENIMIENTO

El CMMS facilita la preparación de reportes a la

administración. Estos reportes ayudan a la
administración a tomar medidas para mejorar el
estado del proceso de mantenimiento.

Los reportes deben basarse en datos reales y

presentarse en forma resumida y gráfica. Los
indicadores estadísticos y el análisis de tendencias
deben ser una parte integral de dichos reportes.
El siguiente principio general puede utilizarse para evaluar la calidad
de la información:

El informe debe ser conciso y basarse en datos reales.

Algunos informes periódicos deben compararse con períodos anteriores para

mostrar tendencias

Deberá disponerse de información importante

El CMMS debería poder proporcionar la mayoría de estos informes

Deberán prepararse en estrecha coordinación con los departamentos interesados

La gerencia de mantenimiento debe proporcionar retroalimentación sobre los informes

Los departamentos de mantenimiento deben contar con un sistema de notificación regular. La
mayoría de los departamentos de mantenimiento tienen lo que se denomina informe de
mantenimiento mensual. El contenido de dicho informe debe reflejar el estado del
mantenimiento y normalmente incluye lo siguiente:

3. Los costos de
1. Un resumen 2. Resumen de los
mantenimiento comparados
conteniendo los trabajos de
con los últimos tres meses
principales logros y mantenimiento
para identificar las
problemas realizados
tendencias

4. Reportes de atraso
6. Tiempo de
comparadas con las 5. Informe de
inactividad de los
cifras de los últimos inspección de MP
equipos principales
tres meses
 7. Porcentaje de
mantenimiento 9. Informes de eficiencia
8. Abrir informe de
programado cambiado que comparan las horas
trabajo
a un estado no estimadas con las reales
programado

12. El informe mensual de

11. Presupuesto
mantenimiento debe
10. Material e informe mensual de
prepararse antes del final
de suministro mantenimiento y
del quinto día del mes
varianza
siguiente y presentarse

13. El ejecutivo superior

debe proporcionar
retroalimentación sobre
el informe antes del día
20 del mes siguiente
5.3.- EVALUACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO COMPUTARIZADO
Las funciones básicas del sistema que se dan en la Fig. 10.6 se utilizarán como
patrón de medida.

Sean 𝑖 = 1, . . . , 𝑛 los requisitos específicos o funciones deseadas de un sistema

de gestión de mantenimiento computarizado para su utilización prevista.

Estas funciones son gestión de orden de trabajo, gestión de mantenimiento

preventivo, gestión de trabajadores, gestión de inventarios, informes de gestión
de mantenimiento, evaluación de proveedores, gestión de la calidad y
consideraciones generales.

Sean 𝑤1 , 𝑤2 , . . . , 𝑤𝑛 las respectivas ponderaciones o importancia relativa de

estas funciones de acuerdo con su uso previsto.
Para cada una de estas 𝑛 funciones, sean 𝑗 = 1, . . . , 𝑚 las características
principales que el sistema debe ofrecer para su uso efectivo.

Estas características de una función no son igualmente importantes para cada

usuario. Sean 𝑏1 , 𝑏2 , . . . , 𝑏𝑛 las ponderaciones relativas de estas 𝑚 características.

Para comparar o seleccionar un CMMS apropiado de los disponibles, asigne una

puntuación de diez a cada una de las características basadas en su disponibilidad
a través de la perfección.

Sea 𝑆𝑖𝑗 la puntuación de una posible puntuación de diez para la característica 𝑗 de

la función 𝑖.
Entonces, la puntuación total de una función se puede calcular como
𝐴𝑖 = 𝑊𝑖 𝑚 𝑗=1 𝑏𝑗 𝑆𝑖𝑗

El puntaje compuesto para un CMMS es

𝑛 𝑛 𝑚

CS = 𝐴𝑖 = 𝑊𝑖 𝑏𝑗 𝑆𝑖𝑗
𝑖=1 𝑖=1 𝑗=1

La puntuación compuesta (CS) se puede calcular para todos los sistemas de gestión de
mantenimiento disponibles, y se prefiere la que tiene el CS más alta que las demás.

Las ponderaciones para cada función 𝑊𝑖 o la importancia relativa de cada función se

pueden determinar utilizando el método AHP. Cada tabla especifica las características
relevantes de cada función. Las tablas se pueden utilizar fácilmente para calcular la
puntuación compuesta para cualquier CMMS.
 Tabla 10.4 Gestión de mantenimiento preventivo (MP)
No. Características del sistema Puntaje

1. El sistema programará el MP por fechas del calendario

2. Permite más de una orden de MP por pieza de equipo

3. Imprime órdenes de trabajo de MP individuales

4. Proporciona una descripción detallada de las tareas del MP a realizarse

5. Imprime un pronóstico de carga de trabajo de MP para cualquier semana o semanas

6. Permite un tiempo de espera o de retraso para programar la orden de trabajo del MP

7. Permite un listado detallado de tareas de MP a realizarse

8. Produce un reporte de órdenes de trabajo de MP retrasadas

9. Proyecta el impacto de la carga de trabajo de MP sobre el programa semanal

10. Produce un reporte de los resultados de inspección del MP

Calcular puntuación total

10
A2 = 𝑊2 𝑆2𝑗
𝑗 =1
 Tabla 10.5 Gestión de inventarios
No. Características del sistema Puntaje

1. Produce un reporte de reordenamiento de inventarios

2. Mantiene información de precio por unidad de todos los repuestos

3. Identifica la ubicación de los depósitos de todos los repuestos

4. Produce un reporte para todas las órdenes de trabajo que esperan por material

5. Adjunta los costos de todos los materiales a la orden de trabajo

6. Mantiene un historial sobre todos los artículos del almacén utilizados

7. Mantiene la cantidad económica de pedido para el reordenamiento del stock

8. Mantiene las cantidades máximas y mínimas del stock en un registro

9. Produce un reporte del costo del inventario a cargo

10. Produce un catálogo completo del stock del almacén

11. Proporciona información en línea de piezas del inventario

12. Permite introducir materiales sin utilizar de regreso al inventario del almacén

Calcular puntuación total

12
A3 = 𝑊3 𝑆3𝑗
𝑗 =1
 Tabla 10.6 Gestión del control de calidad
No. Características del sistema Puntaje

1. Están disponibles técnicas estadísticas utilizadas

2. El sistema mantiene registros de capacitación de calidad

3. El sistema mantiene los registros de calidad

4. El sistema mantiene un registro de quejas del cliente

5. Los datos de falla de calidad están disponibles para el análisis

6. Es capaz de rastrear datos pertinentes a la calidad

Calcular puntuación total

6
A4 = 𝑊4 𝑆4𝑗
𝑗 =1
 Tabla 10.7 Reportes de mantenimiento
No. Características del sistema Puntaje

1. Produce reportes de control diarios

2. Produce reportes del historial de equipos

3. Produce reportes de gestión mensuales

4. Puede producir reportes de gestión bajo pedido

5. Produce reportes que registran los retrasos del sistema por el trabajador

6. Produce reportes de análisis de falla

7. Produce reportes de utilización de trabajadores

8. Produce reportes de rebase de presupuesto

9. Reporta sobre todas las órdenes de trabajo incompletas por prioridad

10. Es capaz de realizar análisis estadístico y de tendencia

Calcular puntuación total

10
A5 = 𝑊5 𝑆5𝑗
𝑗 =1
 Tabla 10.8 Sistema de evaluación del proveedor y del servicio
No. Características del sistema Puntaje

1. El proveedor puede suministrar soporte de instalación

2. El proveedor tiene un programa de instalación documentado

3. El proveedor proporcionará una lista de referencias de instalación

4. El proveedor proporcionará guía durante la entrada de datos

El proveedor tiene un equipo de consultoría de mantenimiento para proporcionar

5.
asistencia en el formateo de datos de entrada al sistema

El proveedor proporciona documentación para la instalación, manuales de usuario, y

6.
manuales de capacitación

7. El software puede ser auto instalado

8. El proveedor puede proporcionar capacitación in situ o en sus instalaciones

El proveedor ofrece un programa planificado de mejora y soporte para software

9.
existente y futuro

Calcular puntuación total

9
A6 = 𝑊6 𝑆6𝑗
𝑗 =1
 Tabla 10.9 Consideraciones generales
No. Características del sistema Puntaje

1. El sistema es amigable al usuario

2. El sistema es basado en menús

3. El sistema se encuentra en línea e integrado

4. El sistema tiene un programa de soporte en marcha

5. El sistema mantiene registros históricos hasta que sean borrados del sistema

6. El sistema tiene contraseñas de seguridad de protección de código

7. El sistema funciona con hardware in situ

8. El sistema requiere la compra de hardware especial

Calcular puntuación total

8
A7 = 𝑊7 𝑆7𝑗
𝑗 =1
5.4.- EVOLUCIÓN DEL CMMS PARA UN
MANTENIMIENTO EFECTIVO
Además, en la sección anterior se ha esbozado un marco para evaluar la CMMS existente. Las
capacidades del CMMS necesitan ser mejoradas y expandidas para reflejar los desarrollos
recientes en el modelado matemático y estadístico. Las siguientes características deben
agregarse a los elementos del CMMS:
Control efectivo
sobre la
programación de
mantenimiento

Capacidades de
Características
toma de
de
decisiones y
modelamiento
pronóstico
Los siguientes módulos del CMMS necesitan ser expandidos a fin de incorporar las 3
características anteriores:

Gestión del
equipo

Control de la Informes
orden de sobre el
trabajo rendimiento
Fig. 10.8 Funciones de los
sistemas computarizados de
gestión de mantenimiento