Control Interno de Inventarios

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí

la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer
al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica…
VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS
 Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas

de inventarios
 Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
 Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
 Reduce el costo de la toma del inventario físico anual
LOS PROCESOS TÍPICOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS

INVENTARIOS
Controles de recepción:
 Riesgo: Recibir materiales con cantidades, especificaciones o calidades diferentes a las

ordenadas.
 Control: Verificación por parte de personal de control de calidad de las cantidades y
características del material recibido. En su caso rechazar, devolver al proveedor y
documentar el rechazo.
 Riesgo: No registrar apropiadamente el tipo y cantidad del material recibido.
 Control: Registro del material en el sistema de administración del inventario y
verificación independiente de la recepción del material.
 Riesgo: Valuación incorrecta del material en los sistemas de información de la
empresa.
 Control: Registro en el sistema y supervisión del mismo por personal de un área
diferente a la que recibe y custodia el almacén.
Controles de administración de la existencia:
 Riesgo: Pérdida por robo o extravío del material en el almacén.

 Control: Acceso restringido al área de almacenes, registro de entradas y salidas tanto
de personas como de materiales.
 Riego: Pérdida de control sobre la existencia en el almacén.
 Control. Conteo físico del inventario regular por lo menos una vez al año, análisis,
investigación y control de las diferencias y explicación de las mismas. Supervisión de
este proceso por un área diferente a la de custodia de los materiales.
 Riesgo: Pérdida de valor de los materiales por deterioro o lento movimiento.
 Control: Seguimiento por lo menos mensual al nivel de las existencias y antigüedad de
los materiales. Autorización independiente por un nivel adecuado de las disposiciones
o destrucciones de el material obsoleto o dañado.
Control de producción:
 Riesgo: Uso excesivo de materias primas o insumos en la producción, desperdicio por

arriba de él estándar aceptable, bajo nivel de producción en relación con los
materiales utilizados.
 Control: Utilización de fórmulas de preparación, órdenes o planes de producción con
las especificaciones precisas de utilización de las materias primas e insumos. Reportes
de producción adecuadamente supervisados y autorizados.
Consumos de materias primas y salidas para venta
 Riesgo: Salidas de inventarios no autorizadas.

 Control: Para consumos: Todas las salidas deben estar autorizadas y registradas en el
sistema de inventarios.
Para venta: todas las salidas deben de corresponder a un pedido/remisión/factura a un
cliente válido.
LOS ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema
debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las
existencias, tanto en cantidad como en precios.
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén,
informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para
las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están
respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente
autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacén debidamente autorizado.
6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de
mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación
o en depósito.
7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
11. Comprar el inventario en cantidades económicas.
12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto
de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de
los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte
importante de la organización.
15. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
16. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten
los robos.
17. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
18. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
19. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
20. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en
valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los
registrados por contabilidad.
21. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad
material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por
negligencia.
22. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
23. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la
persona que entrega y por la que recibe.
24. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos,
tener acceso a los mismos.
25. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u
artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
26. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del
almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda
soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas
circunstancias para que, en un época determinada, se aumente la cantidad máxima.
27. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan
los inventarios, al observar que algún artículo esta llegando al límite mínimo de
existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le
devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y
comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de
compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la
existencia real.
28. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en
que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos,
y pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías. Este
departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo
con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su
aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al
importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el
costo unitario por artículo.
29. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de
ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato
o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos
enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de
baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no
disponibles. El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro
de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de
cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al
cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se
modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las
cantidades reservadas.
30. Salida de mercancías del almacén:El control de salida de inventarios del almacén
debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si
están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las
cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino
deseado.
 1. Conteo físico de los inventarios, por lo menos, una vez al año, no importando cual
 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

sistema utilice.
 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
 4. Permitir el acceso al inventario, solamente al personal que no tiene acceso a los

descomposición.
 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

registros contables.
 6. Comprar el inventario en cantidades económicas.

unitario.
 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el

cual conduce a pérdidas en ventas.
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

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Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí

VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS

 Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas

LOS PROCESOS TÍPICOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS

 Riesgo: Recibir materiales con cantidades, especificaciones o calidades diferentes a las

 Riesgo: Pérdida por robo o extravío del material en el almacén.

 Riesgo: Uso excesivo de materias primas o insumos en la producción, desperdicio por

 Riesgo: Salidas de inventarios no autorizadas.

LOS ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO

 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o

 4. Permitir el acceso al inventario, solamente al personal que no tiene acceso a los

 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

 6. Comprar el inventario en cantidades económicas.

 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo

 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el

gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

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