Control Interno de los Inventarios

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación

automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos
departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no

solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la
importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón,
el cual tiene las siguientes ventajas:

 Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de

inventarios
 Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
 Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
 Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Actividades del Control Interno

1. Autorizaciones.
2. Segregación de funciones.
3. Registro.
4. Salvaguarda.
5. Conciliaciones (Verificaciones)

Método de Control de los Inventarios

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con
antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá
controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando

acumulación excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control
preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los
registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control
preventivo.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:  

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema
se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados,
especialmente si se mueven una gran variedad de artículos.  El sistema debe proveer
control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto
en cantidad como en precios.  
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes
de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas
por la empresa.  Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por
 notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para
garantizar que tendrán el destino deseado.
5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o
de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén
debidamente autorizado.
6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías
deterioradas.  También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de
propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.
7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
11. Comprar el inventario en cantidades económicas.
12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artículos innecesarios.
14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los
inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante
de la organización.
15. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
16. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los
robos.
17. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
18. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
19. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
20. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores,
entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por
contabilidad.
21. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad
material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por
negligencia.
22. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a
entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar
productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
23. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la
persona que entrega y por la que recibe.
24. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener
acceso a los mismos.
25. Cantidad Mínima:  Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u
artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
26. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del
almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda
soportar la buena marcha de la empresa.  No obstante, pueden concurrir ciertas
circunstancias para que, en un época determinada, se aumente la cantidad máxima.
27. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los
inventarios, al observar que algún artículo esta llegando al límite mínimo de existencias,
cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén.  Este le devolverá una
copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad
física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras.  De esta forma
chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.
28. Entrada de mercancías:  El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que
llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento.  Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y
pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías.  Este
departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la
factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la
 factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura,
todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.
29. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas
que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien
quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas.  En
estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de baja en nuestras
disponibilidades.  Es decir estarán en existencias pero no disponibles.  El Departamento de
ventas pasara información al encargado del registro de control de inventarios para que la
operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo
disponible.  Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas,
pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue
regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
30. Salida de mercancías del almacén :El control de salida de inventarios del almacén debe
ser sumamente estricto.  Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están
respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han
de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.  
31.Conteo físico de los inventarios, por lo menos una vez a la año.
32.Hacer conteos periódicos o cíclicos para verificar las existencias vs lo
reportado en sistema.
33.Tener el control de inventarios en un ERP, especialmente si, se cuenta
con una gran variedad de productos. El sistema debe proveer control
permanente de inventarios, teniendo actualizadas las existencias, tanto
en calidad como en precio.
34.Establecer un control claro y preciso de las entradas de mercancía al
almacén, informes de recepción de materia prima compradas e
informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las
mercancías saldrán únicamente si están respaldadas por notas de
despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente
autorizadas, para garantizar el destino.
35.Los inventarios deberán en instalaciones que los protejan de deteriores
físicos o de robos.
36.Vigilar las condiciones de temperatura, separar o segregar por grupos
en cuarentena.
37.Acceso eficiente para los inventarios con mayor movimiento.
38.Si es posible, los operarios del almacén deben desconocer el precio-
costo de los inventarios que manejan. Sus movimientos en el ERP solo
deben ser de piezas y estos reflejarse en la contabilidad ya con valores
39.Que los inventarios estén asegurados contra daños, incendios, robo y
fenómenos hidrometeorológicos y terremotos para que en caso de
presentarse el siniestro haya recuperación de los mismos y la empresa
pueda dar continuidad a su objeto de negocio.

INFORME COSO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

INFORME COSO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Definición Marco integrado de control Desarrollo
interno
Ambiente de Control
“El ambiente de control da el - Integridad y valores éticos. - Código de Ética. -
tono de una organización, Estructura orgánica. Competencias según el cargo.
influenciando la conciencia de - Asignación de autoridad y - Estructura organizacional
control de sus empleados. Es responsabilidades. propuesta.
el fundamento de todos los - Competencia de los - Manual de Organización y
demás componentes del empleados. Funciones.
control interno, - Filosofía y Estilo de - Políticas y Prácticas de
proporcionando disciplina y operaciones. Recursos Humanos
estructura” - Política de recursos
humanos y procedimientos.
- Junta de Directores.
- Comité de Auditoría.
Valoración del Riesgo
“La valoración de riesgos es la - Objetivos globales. - Escala de valoración de
identificación y el análisis de - Objetivos por actividad. efectividad de los controles. -
los riesgos relevantes para la - Identificación y análisis del Determinación del riesgo. -
consecución de los objetivos, riesgo. Cuestionario de Evaluación de
constituyendo una base para - Gestión del cambio. Control Interno.
determinar cómo se debe - Riesgo de fraude.
administrar los riesgos”. Establecimiento de políticas,
Políticas y procedimientos. - objetivos generales y
Las actividades de control son Indicadores de desempeño. - específicos para el área de
las políticas y los Controles físicos. - inventarios. - Manual de
procedimientos que ayudan Segregación de funciones. - procedimientos y diagramas
asegurar que las directivas Procesamiento de la De Flujo para el área de
administrativas se lleven a información TI. inventarios.
cabo, estas actividades se da a
todo lo largo de la
organización, en todos los
niveles y en todas las
funciones
Información y Comunicación
Los sistemas de información Calidad de información. -
producen reportes, contienen Efectividad de las
información operacional, comunicaciones internas y
financiera y relacionada con el externas.
cumplimiento, que hace
posible operar y controlar el
negocio, y la comunicación
efectiva también debe darse
en un sentido amplio,
fluyendo hacia abajo, a lo
largo y hacia arriba de la
organización.
Monitoreo
Los sistemas de control - Monitoreo continuo.
interno deben monitorearse, - Evaluaciones puntuales o
proceso que valora la calidad autoevaluaciones.
del desempeño del sistema en - Comunicación de
el tiempo, incluye actividades deficiencias de control.
regulares de administración y
supervisión y otras acciones
 personales realizadas en el
cumplimiento de sus
obligaciones por tanto las
deficiencias del control
interno deberían reportarse a
lo largo de la organización,
informando a la alta gerencia
y al consejo solamente los
asuntos serios.

Instrumentos a usar:

1. Guía de entrevista.
Entrevista

Pregunta Nº 1.- ¿Cuál es el nombre o razón social de la empresa?

Pregunta Nº 2.- ¿Cuál es la actividad económica que desempeña esta empresa?
Pregunta Nº 3.- ¿Con cuántos empleados cuenta la empresa?
Pregunta Nº 4.- ¿Considera usted que existe algún tipo de falencias en su
empresa?
Pregunta Nº 5.- ¿Existe un manual de procedimientos actualizado que administre
las adquisiciones?
Pregunta Nº 6.- ¿Dónde y quiénes elaboran el pedido de compras?
Pregunta Nº 7.- ¿Existe un programa calendarizado de adquisiciones de materiales
de consumo, bienes y servicios?
Pregunta Nº 8.- ¿Se cuenta con un catálogo por artículos?
Pregunta Nº 9.- ¿El personal, equipo y espacio físico asignado al área de
adquisiciones es el adecuado y suficiente para el cumplimiento de sus funciones?
Pregunta Nº 10.- ¿La recepción de mercancía está confiada a una oficina o persona
independiente de las funciones de compras, almacenes o despacho de materiales?
Pregunta Nº 11.- ¿Con qué periodicidad se practican inventarios físicos en el
almacén?
Pregunta Nº 12.- ¿Se corrigen las diferencias de los inventarios?
Pregunta Nº 13.- ¿La persona responsable de la custodia de la mercadería se
responsabiliza de los faltantes de mercaderías?
Pregunta Nº 14.- ¿Se cuenta con algún procedimiento para controlar las entregas
parciales a cuenta de un pedido?
Pregunta Nº 15.- ¿Cómo se realiza la recepción de los artículos? Describa
brevemente el procedimiento.
Pregunta Nº 16.- ¿Se tienen asegurados los bienes, artículos y materiales que hay
en el almacén?
Pregunta Nº 17.- ¿Se tiene el registro actualizado en cuanto a la información de los
inventarios?
Pregunta Nº 18.- ¿Qué personal interviene en la realización de inventarios?
Pregunta Nº 19.- ¿Qué medidas se han tomado para evitar y regularizar esta
situación?
 2. Cuestionario de encuesta.

ENCUESTA DIRIGIDA A LOS COLABORADORES

N° PREGUNTA SI NO
1 ¿Existe un manual de procedimientos que describa lo relacionado con
autorización, custodia, registro, control y responsabilidades en los
inventarios?
2 ¿Piensa usted que es importante que la empresa disponga de un Manual
de funciones?
3 ¿Existen políticas claramente definidas y expresas en cuanto a la
recepción, almacenamiento y conservación?
4 ¿Existe un procedimiento fijo para el ingreso y despacho de mercaderías?
5 ¿Existe un control sobre el máximo y mínimo de existencias?
6 ¿Cree usted que se están cumpliendo los objetivos de servicios de la
empresa?
7 ¿Existe un responsable del ingreso y despacho de mercaderías?
8 ¿Piensa usted que el problema de los inventarios dentro de la empresa
radica en la falta de control?
9 ¿Se realiza un conteo físico de los pedidos al momento de la recepción?
10 ¿Se realiza constataciones físicas de inventarios de forma periódica?
11 ¿Se cuenta control automatizado en los inventarios?
12 ¿Existe alguna persona encargada de bodega?
13 ¿Existe alguna persona encargada de bodega?
14 ¿Se encuentra satisfecho o a gusto de trabajar en esta empresa?

Objetivos Específicos.

1. Mejorar el ambiente de control

2. Medir la valoración del riesgo
3. Elaborar actividades de control
4. Mantener Información y Comunicación
5. Aplicar Monitoreo

Aplicación Informe Coso y gestión de Inventarios.

1. Ambiente de Control.
1.1 Integridad y valores éticos: El personal de esta entidad debe someterse al cumplimiento
de los principios de integridad y valores éticos, que serán establecidos los cuales regularán
su conducta en las actividades diarias que cada uno de ellos realicen para el logro de los
objetivos de la empresa; siendo los siguientes.

Se describen cuales con los principios de Integridad y valores éticos.

1.2 Estructura organizacional

La estructura organizacional definirá claramente las competencias y responsabilidades de

cada unidad de trabajo alcanzando la coordinación del mismo de tal manera que se
cumpla con los objetivos y metas institucionales.

Toda organización funciona con un buen personal y de ello se hablan de personas capaces
y con deseos de cooperación entre sí, trabajando efectivamente en cada una de sus
funciones ya que todo se relaciona.

La estructura organizacional tiene que estar planteada de manera clara para todos y así
cada quien sabrá realizar la tarea estipulada y saber quién será el responsable por cada
uno de los resultados obtenidos al momento de realizarla; de tal forma se eliminaran
todas las dificultades que originan la imprecisión en el momento de la asignación de
responsabilidades y logrando un sistema de comunicación y de fácil toma de decisiones
promoviendo los objetivos de la empresa.

Este organigrama estructural siguiente se ha elaborado con el propósito de mejorar el

organigrama actual basándose en las necesidades de la administración de la empresa y así
sirva de asistencia y orientación al manifestar la estructura organizativa, pudiéndose
identificar todos los niveles jerárquicos existentes, para que la gestión de la empresa
comercial sea exitosa.

(Organigrama ACTUAL de la empresa)

(Organigrama PROPUESTO)

1.3 Asignación de autoridad y responsabilidades.

El Gerente General y las jefaturas deben asignar la autoridad, la responsabilidad y

establecer en forma clara y por escrito en un Manual de Organización y Funciones los
aspectos importantes para el desempeño de cada cargo

MANUAL DE FUNCIONES (DESCRIPCIÓN DE CADA GERENCIA, ejemplo: Gerente general,

compras, ventas, caja, contabilidad, inventarios, control interno)

1.4 Competencia de los empleados: Se deben definir las competencias de cada una de las
unidades de negocios, ejemplo: secretaria, Auxiliar contable, cejara, facturación,
vendedores, bodeguero, despachador, chofer.

1.5 Filosofía y Estilo de operaciones.

 La correcta dirección que se realice en esta empresa debe ser muy bien llevaba por el
Gerente General; ya que la filosofía y el estilo de operación afecta la manera de cómo la
empresa es manejada. La responsabilidad de las actividades de una empresa recae
directamente en la dirección, y a ello se suman los sistemas de Control Interno que la
entidad posea. Dando forma a los principios, valores y las políticas principales que son la
base fundamental de un buen Sistema de Control Interno. Pudiendo así cumplir los
objetivos planteados por la entidad mediante las acciones y actitudes que se demuestren
en la empresa

1.6 Política de recursos humanos y procedimientos.

Para lograr una buena eficiencia y compromiso de responsabilidad del recurso humano el
cual apoyara al alcance de las metas y objetivos planteados por la empresa; para ello se
mencionan dichas políticas.