Control Interno de los Inventarios

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación

automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos
departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no

solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la
importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón,
el cual tiene las siguientes ventajas:

 Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de

inventarios
 Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
 Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
 Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Actividades del Control Interno

1. Autorizaciones.
2. Segregación de funciones.
3. Registro.
4. Salvaguarda.
5. Conciliaciones (Verificaciones)

Método de Control de los Inventarios

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con
antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá
controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control
Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando

acumulación excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control
preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los
registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control
preventivo.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:  

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema
se utilice.
2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados,
especialmente si se mueven una gran variedad de artículos.  El sistema debe proveer
control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto
en cantidad como en precios.  
4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes
de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas
por la empresa.  Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por
notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para
garantizar que tendrán el destino deseado.
5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o
de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén
debidamente autorizado.
6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías
deterioradas.  También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de
propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.
7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.
9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
11. Comprar el inventario en cantidades económicas.
12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artículos innecesarios.
14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los
inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante
de la organización.
15. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
16. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los
robos.
17. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
18. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
19. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
20. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores,
entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por
contabilidad.
21. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad
material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por
negligencia.
22. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a
entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar
productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
23. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la
persona que entrega y por la que recibe.
24. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener
acceso a los mismos.
25. Cantidad Mínima:  Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de u
artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
26. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del
almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda
soportar la buena marcha de la empresa.  No obstante, pueden concurrir ciertas
circunstancias para que, en un época determinada, se aumente la cantidad máxima.
27. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los
inventarios, al observar que algún artículo esta llegando al límite mínimo de existencias,
cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén.  Este le devolverá una
copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad
física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras.  De esta forma
chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.
 28. Entrada de mercancías:  El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que
llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento.  Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y
pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías.  Este
departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la
factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la
factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura,
todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.
29. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas
que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien
quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas.  En
estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de baja en nuestras
disponibilidades.  Es decir estarán en existencias pero no disponibles.  El Departamento de
ventas pasara información al encargado del registro de control de inventarios para que la
operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo
disponible.  Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas,
pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue
regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
30. Salida de mercancías del almacén :El control de salida de inventarios del almacén debe
ser sumamente estricto.  Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están
respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han
de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.  
31.Conteo físico de los inventarios, por lo menos una vez a la año.
32.Hacer conteos periódicos o cíclicos para verificar las existencias vs lo
reportado en sistema.
33.Tener el control de inventarios en un ERP, especialmente si, se cuenta
con una gran variedad de productos. El sistema debe proveer control
permanente de inventarios, teniendo actualizadas las existencias, tanto
en calidad como en precio.
34.Establecer un control claro y preciso de las entradas de mercancía al
almacén, informes de recepción de materia prima compradas e
informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las
mercancías saldrán únicamente si están respaldadas por notas de
despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente
autorizadas, para garantizar el destino.
35.Los inventarios deberán en instalaciones que los protejan de deteriores
físicos o de robos.
36.Vigilar las condiciones de temperatura, separar o segregar por grupos
en cuarentena.
37.Acceso eficiente para los inventarios con mayor movimiento.
38.Si es posible, los operarios del almacén deben desconocer el precio-
costo de los inventarios que manejan. Sus movimientos en el ERP solo
deben ser de piezas y estos reflejarse en la contabilidad ya con valores
39.Que los inventarios estén asegurados contra daños, incendios, robo y
fenómenos hidrometeorológicos y terremotos para que en caso de
presentarse el siniestro haya recuperación de los mismos y la empresa
pueda dar continuidad a su objeto de negocio.

INFORME COSO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

 INFORME COSO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
Definición Marco integrado de control Desarrollo
interno
Ambiente de Control
“El ambiente de control da el - Integridad y valores éticos. - Código de Ética. -
tono de una organización, Estructura orgánica. Competencias según el cargo.
influenciando la conciencia de - Asignación de autoridad y - Estructura organizacional
control de sus empleados. Es responsabilidades. propuesta.
el fundamento de todos los - Competencia de los - Manual de Organización y
demás componentes del empleados. Funciones.
control interno, - Filosofía y Estilo de - Políticas y Prácticas de
proporcionando disciplina y operaciones. Recursos Humanos
estructura” - Política de recursos
humanos y procedimientos.
- Junta de Directores.
- Comité de Auditoría.
Valoración del Riesgo
“La valoración de riesgos es la - Objetivos globales. - Escala de valoración de
identificación y el análisis de - Objetivos por actividad. efectividad de los controles. -
los riesgos relevantes para la - Identificación y análisis del Determinación del riesgo. -
consecución de los objetivos, riesgo. Cuestionario de Evaluación de
constituyendo una base para - Gestión del cambio. Control Interno.
determinar cómo se debe - Riesgo de fraude.
administrar los riesgos”. Establecimiento de políticas,
Políticas y procedimientos. - objetivos generales y
Las actividades de control son Indicadores de desempeño. - específicos para el área de
las políticas y los Controles físicos. - inventarios. - Manual de
procedimientos que ayudan Segregación de funciones. - procedimientos y diagramas
asegurar que las directivas Procesamiento de la De Flujo para el área de
administrativas se lleven a información TI. inventarios.
cabo, estas actividades se da a
todo lo largo de la
organización, en todos los
niveles y en todas las
funciones
Información y Comunicación
Los sistemas de información Calidad de información. -
producen reportes, contienen Efectividad de las
información operacional, comunicaciones internas y
financiera y relacionada con el externas.
cumplimiento, que hace
posible operar y controlar el
negocio, y la comunicación
efectiva también debe darse
en un sentido amplio,
fluyendo hacia abajo, a lo
largo y hacia arriba de la
organización.
Monitoreo
 Los sistemas de control - Monitoreo continuo.
interno deben monitorearse, - Evaluaciones puntuales o
proceso que valora la calidad autoevaluaciones.
del desempeño del sistema en - Comunicación de
el tiempo, incluye actividades deficiencias de control.
regulares de administración y
supervisión y otras acciones
personales realizadas en el
cumplimiento de sus
obligaciones por tanto las
deficiencias del control
interno deberían reportarse a
lo largo de la organización,
informando a la alta gerencia
y al consejo solamente los
asuntos serios.

Instrumentos a usar:

1. Guía de entrevista.
Entrevista

Pregunta Nº 1.- ¿Cuál es el nombre o razón social de la empresa?

Pregunta Nº 2.- ¿Cuál es la actividad económica que desempeña esta empresa?
Pregunta Nº 3.- ¿Con cuántos empleados cuenta la empresa?
Pregunta Nº 4.- ¿Considera usted que existe algún tipo de falencias en su
empresa?
Pregunta Nº 5.- ¿Existe un manual de procedimientos actualizado que administre
las adquisiciones?
Pregunta Nº 6.- ¿Dónde y quiénes elaboran el pedido de compras?
Pregunta Nº 7.- ¿Existe un programa calendarizado de adquisiciones de materiales
de consumo, bienes y servicios?
Pregunta Nº 8.- ¿Se cuenta con un catálogo por artículos?
Pregunta Nº 9.- ¿El personal, equipo y espacio físico asignado al área de
adquisiciones es el adecuado y suficiente para el cumplimiento de sus funciones?
Pregunta Nº 10.- ¿La recepción de mercancía está confiada a una oficina o persona
independiente de las funciones de compras, almacenes o despacho de materiales?
Pregunta Nº 11.- ¿Con qué periodicidad se practican inventarios físicos en el
almacén?
Pregunta Nº 12.- ¿Se corrigen las diferencias de los inventarios?
Pregunta Nº 13.- ¿La persona responsable de la custodia de la mercadería se
responsabiliza de los faltantes de mercaderías?
Pregunta Nº 14.- ¿Se cuenta con algún procedimiento para controlar las entregas
parciales a cuenta de un pedido?
Pregunta Nº 15.- ¿Cómo se realiza la recepción de los artículos? Describa
brevemente el procedimiento.
 Pregunta Nº 16.- ¿Se tienen asegurados los bienes, artículos y materiales que hay
en el almacén?
Pregunta Nº 17.- ¿Se tiene el registro actualizado en cuanto a la información de los
inventarios?
Pregunta Nº 18.- ¿Qué personal interviene en la realización de inventarios?
Pregunta Nº 19.- ¿Qué medidas se han tomado para evitar y regularizar esta
situación?

2. Cuestionario de encuesta.

ENCUESTA DIRIGIDA A LOS COLABORADORES

N° PREGUNTA SI NO
1 ¿Existe un manual de procedimientos que describa lo relacionado con
autorización, custodia, registro, control y responsabilidades en los
inventarios?
2 ¿Piensa usted que es importante que la empresa disponga de un Manual
de funciones?
3 ¿Existen políticas claramente definidas y expresas en cuanto a la
recepción, almacenamiento y conservación?
4 ¿Existe un procedimiento fijo para el ingreso y despacho de mercaderías?
5 ¿Existe un control sobre el máximo y mínimo de existencias?
6 ¿Cree usted que se están cumpliendo los objetivos de servicios de la
empresa?
7 ¿Existe un responsable del ingreso y despacho de mercaderías?
8 ¿Piensa usted que el problema de los inventarios dentro de la empresa
radica en la falta de control?
9 ¿Se realiza un conteo físico de los pedidos al momento de la recepción?
10 ¿Se realiza constataciones físicas de inventarios de forma periódica?
11 ¿Se cuenta control automatizado en los inventarios?
12 ¿Existe alguna persona encargada de bodega?
13 ¿Existe alguna persona encargada de bodega?
14 ¿Se encuentra satisfecho o a gusto de trabajar en esta empresa?

Objetivos Específicos.

1. Mejorar el ambiente de control

2. Medir la valoración del riesgo
3. Elaborar actividades de control
4. Mantener Información y Comunicación
5. Aplicar Monitoreo

Aplicación Informe Coso y gestión de Inventarios.

1. Ambiente de Control.
1.1 Integridad y valores éticos: El personal de esta entidad debe someterse al cumplimiento
de los principios de integridad y valores éticos, que serán establecidos los cuales regularán
su conducta en las actividades diarias que cada uno de ellos realicen para el logro de los
objetivos de la empresa; siendo los siguientes.

Se describen cuales con los principios de Integridad y valores éticos.

1.2 Estructura organizacional

La estructura organizacional definirá claramente las competencias y responsabilidades de

cada unidad de trabajo alcanzando la coordinación del mismo de tal manera que se
cumpla con los objetivos y metas institucionales.

Toda organización funciona con un buen personal y de ello se hablan de personas capaces
y con deseos de cooperación entre sí, trabajando efectivamente en cada una de sus
funciones ya que todo se relaciona.

La estructura organizacional tiene que estar planteada de manera clara para todos y así
cada quien sabrá realizar la tarea estipulada y saber quién será el responsable por cada
uno de los resultados obtenidos al momento de realizarla; de tal forma se eliminaran
todas las dificultades que originan la imprecisión en el momento de la asignación de
responsabilidades y logrando un sistema de comunicación y de fácil toma de decisiones
promoviendo los objetivos de la empresa.

Este organigrama estructural siguiente se ha elaborado con el propósito de mejorar el

organigrama actual basándose en las necesidades de la administración de la empresa y así
sirva de asistencia y orientación al manifestar la estructura organizativa, pudiéndose
identificar todos los niveles jerárquicos existentes, para que la gestión de la empresa
comercial sea exitosa.

(Organigrama ACTUAL de la empresa)

(Organigrama PROPUESTO)

1.3 Asignación de autoridad y responsabilidades.

 El Gerente General y las jefaturas deben asignar la autoridad, la responsabilidad y
establecer en forma clara y por escrito en un Manual de Organización y Funciones los
aspectos importantes para el desempeño de cada cargo

MANUAL DE FUNCIONES (DESCRIPCIÓN DE CADA GERENCIA, ejemplo: Gerente general,

compras, ventas, caja, contabilidad, inventarios, control interno)

1.4 Competencia de los empleados: Se deben definir las competencias de cada una de las
unidades de negocios, ejemplo: secretaria, Auxiliar contable, cejara, facturación,
vendedores, bodeguero, despachador, chofer.

1.5 Filosofía y Estilo de operaciones.

La correcta dirección que se realice en esta empresa debe ser muy bien llevaba por el
Gerente General; ya que la filosofía y el estilo de operación afecta la manera de cómo la
empresa es manejada. La responsabilidad de las actividades de una empresa recae
directamente en la dirección, y a ello se suman los sistemas de Control Interno que la
entidad posea. Dando forma a los principios, valores y las políticas principales que son la
base fundamental de un buen Sistema de Control Interno. Pudiendo así cumplir los
objetivos planteados por la entidad mediante las acciones y actitudes que se demuestren
en la empresa

1.6 Política de recursos humanos y procedimientos.

Para lograr una buena eficiencia y compromiso de responsabilidad del recurso humano el
cual apoyara al alcance de las metas y objetivos planteados por la empresa; para ello se
mencionan dichas políticas.

2. Valoración del riesgo.

Para conocer sus puntos críticos y falencias y así estructurar un sistema de control interno
óptimo que se adapte de mejor manera a las necesidades y requerimientos de la
organización se estructuró un cuestionario que evalúa de forma general y objetiva los
controles empíricos llevados a cabo por la gerencia en la actualidad.

AMBIENTE DE CONTROL
BODEGA
N° PREGUNTAS SI NO PON OBSERVACIÓN
D CAL
1 ¿La empresa tiene claramente establecidos los X 2 Verbalmente, No por
principios de integridad y valores éticos? escrito
2 ¿Existe en la empresa una estructura X 3 Existe pero no se está
organizacional? publicada.
3 Existen indicadores de gestión que detecten X 1 No existen, se cumple
cumplimiento de los procedimientos aprobados con el trabajo nada más.
por la gerencia.
4 ¿Conoce claramente las funciones que tiene que X 2 No existen, se cumple
desempeñar? con el trabajo nada más.
5 ¿Sigue un flujograma del proceso de compra, X 2 Es más práctico que
recepción, almacenaje y control de las sistemático.
mercaderías?
6 ¿Cuenta con la experiencia y conocimiento para X 3
llevar a cabo su trabajo?
7 ¿Se están cumpliendo los objetivos de servicios de X 4
la empresa?
TOTAL PONDERADO 17/35 17%
VALORACIÓN DE RIESGOS
8 ¿Conoce la visión de la empresa? X 4
9 ¿Los objetivos generales de la organización están X 3
claramente definidos?
10 ¿Conoce de indicadores de eficiencia y efectividad X 1 No existen solo se basan
con respecto a la consecución de objetivos? al final de los resultados
11 ¿Existe un manual de procedimientos que describa X 1 No existe, Es más práctico
lo relacionado con autorización, custodia, registro, que sistemático
control y responsabilidades en los inventarios?
12 ¿Existe un procedimiento fijo para el ingreso y X 2 Se lo realiza de manera
despacho de mercaderías? empírica.
TOTAL PONDERADO 11/25 44%
ACTIVIDADES DE CONTROL.
1 ¿Realiza un informe de stocks de mercaderías? X 1 Las novedades se las
realiza verbalmente.
2 ¿Existen políticas de máximos y mínimos para el X 1 No, solo se adquieren la
control de inventarios? mercadería según la
necesidad del cliente.
3 ¿Se realizan inventarios físicos periódicamente? X 2 Se los realiza, pero
existen ciertos errores.
4 ¿Se cuenta con mecanismos de procedimientos en X 1
inventarios?
5 ¿Tiene conocimiento de las políticas X 3
departamentales de bodega
6 ¿Existe un proceso de recepción y revisión de las X 3 El proceso no está
mercancías adquiridas? documentado se lo
realiza empíricamente
7 ¿Hay documentos que respalden los pedidos de X 2 Existen, pero falta de
compra de mercadería para el departamento? orden en archivo.
TOTAL PONDERADO 13/35 37%
TOTAL PONDERADO
1 ¿La decisión y realización de compra se la toma por X 1 El gerente se basa tan
un sistema adecuado? solo en las necesidades
del momento.
2 ¿Conoce usted de un sistema adecuado que facilite X 1 El control se lo hace de
la información interna para el Control de manera empírica
Inventarios?
3 ¿Les comunican de las actividades y X 3
responsabilidades que se deben realizar para el
correcto funcionamiento dentro del departamento
de bodega?
4 ¿Considera usted que esta apropiadamente X 3
 ubicado de acuerdo con su grado de
conocimientos, experiencia, habilidades?
5 ¿Existe cierta privacidad e ingreso a los flujos datos X 3
en el sistema?
6 ¿Existen normas para la seguridad de acceso en X 3
línea a la información?
TOTAL PONDERADO 14/30 47%
MONITOREO
1 ¿Se controla y se supervisa las actividades X 2 Si pero muy pocas veces.
asignadas al personal por el encargado del
departamento?
2 ¿Los objetivos son discutidos y validados X 1 No por falta de
periódicamente por la gerencia? comunicación
3 ¿Los objetivos son discutidos y validados X 2 Comunica verbalmente.
periódicamente por la gerencia?
4 ¿Se investiga y se corrige las deficiencias X 1 Comunica verbalmente.
encontradas dentro del departamento de Control
de Inventarios?
5 ¿Es informado de los riesgos y controles sugeridos? X 1 Comunica verbalmente.
6 ¿Las mejoras a los procesos quedan X 2 No existe orden en el
documentadas? archivo
TOTAL PONDERADO 9/30 30%

ELEMENTOS PROMEDIO NIVEL DE RIESGO

CONFIANZA
Ambiente de Control 49% Medio Medio
Ambiente de Control 44% Medio Medio
Actividades de Control 37% Bajo Alto
Actividades de Control 47% Bajo Alto
Monitoreo 30% Bajo Alto

Conclusión:

- Se identificó que empresa no tenía claramente definidos los principios y valores éticos;
problema que ya se trató con anterioridad y se establecido los principales principios y
valores éticos los cuales deben estar claramente conocidos por el personal de la
organización
- Un aspecto importante que se detecto fue el desconocimiento por parte de ciertos
empleados de la no existencia de un manual de procedimientos que describa lo
relacionado con autorización, custodia, registro, control y responsabilidades en los
inventarios, el ingreso y despacho de mercaderías, lo que ocasiona que el personal no esté
inmerso completamente en el procedimiento que se debe seguir para un mejor control de
los mismos.
- No existe un manual de procesos que indique como deben manejarse las actividades
para un buen funcionamiento.
- Un problema y muy importante es que no existen políticas claramente definidas y
expresas en cuanto a la recepción, almacenamiento y conservación incluso nos está
claramente definido los responsables del ingreso y despacho de la mercadería.
 - Se observó la carencia de la estructuración de indicadores que midan la eficiencia y la
efectividad en la consecución de los objetivos de la empresa. Esta problemática conlleva a
que la Gerencia, no pueda medir el desempeño de sus actividades, por tanto se halla en
una situación en la que desconoce si se cumplen o no sus objetivos.

Es por ello que la gerencia deberá tomar acciones las cuales le permitan en mejorar el
control de las mercancías.

3. Actividades de control.

 Se detallan las políticas generales de la empresa.

 Resumen de las políticas principales de inventario (Recepción de bodegas,
despacho de mercaderías, etc)
 Actividades relevantes dentro del sistema.
3.1 Estructuración de Políticas, Procedimientos e Indicadores.

Por las principales funciones encomendadas a las áreas de compra, recepción, almacenaje,
y despacho, se considera de suma importancia ya que se involucra el personal en el
proceso y son responsables del manejo de inventarios, también que conozcan
ampliamente la normativa aplicable y; dispongan de un documento práctico que los guíe y
oriente en su quehacer diario.

La estructuración de políticas y procedimientos tiene como fin el de constituir un

documento de apoyo y consulta al personal que se desempeña en esta materia, razón por
la cual, contiene lo relativo al aspecto legal, los formatos a utilizar y las diferentes áreas
que participan en cada procedimiento. Especialmente, los procedimientos incluyen las
normas jurídicas que los sustentan, su objetivo, políticas, especificaciones y los diagramas
de flujo de cada uno de ellos. Cabe mencionar, que los procedimientos podrán ser
modificados y actualizados, a fin de luego una revisan previa, periódica y sistemática
efectué la Gerencia se considerada la correcta para su aplicación.

Y se concluye resaltando que este documento será considerado como de consulta y apoyo,
deberá ser dado a conocer y permitir su libre acceso al personal que se encuentra
involucrado en su aplicación, razón por la cual, invariablemente, permanecerá en las
instalaciones.

3.1.1 Estructura: Se detallan las políticas, procedimientos y diagramas de flujo, de las áreas
siguientes (Objetivos, Alcance, políticas.):
 Compras
 Pago de inventario a los proveedores
 Ingresos de mercadería a bodega
 Bodega

3.1.2 Documentos para el control de inventario

 Nota de pedido de Bodga
 Orden de compra
  Factura del proveedor
 Orden de salida
 Kardex por ítems
 Catalogo de codificación de inventario
 Formato de inventarios de control

3.1.3 Razones financieras.

Razones de liquidez, de apalancamiento y de actividades de eficiencia.

Rotación de inventarios
Costo de Ventas = 874,904.03 =8,33
Inventarios 105,044.32

Muestra que 8 veces en el periodo los inventarios rotan, es decir se compran y se

venden, lo que aumenta posibilidades de mejorar las utilidades.

Plazo promedio de reposición de inventarios

360 días = 360 = 43.33
Rotación de inventarios 8.33

Es fácilmente de comprobar que el inventario de mercadería ha rotado en 43 días; lo

que no es tan bueno porque deberían rotar mucho más rápido los inventarios.

4. Información y Comunicación

4.1 Información: Para contar con un óptimo componente de control interno en lo que
respecta a información y comunicación se estableció como prioridad los siguientes
aspectos a modo que haya una garantía razonable de que:

 Estados financieros confiables y oportunos, que permitan conocer lo ocurrido en poco

tiempo en cuanto al control interno y así mejorar para el próximo periodo.

 Las políticas y procedimientos deben ser informados claramente y en medio físico a los
miembros y empleados de la empresa lo cual les permita conocer claramente hacia
donde se orienta la organización.

 El procesamiento automático de datos se realice de forma correcta y de esta forma se

obtenga información exacta y oportuna necesaria para el proceso de toma de decisiones
en todos los niveles de la organización.

 Exista integridad y seguridad sobre los datos almacenados en el sistema de

información.

 La empresa posea independencia en la manipulación de sus sistemas de información

automatizada. Para esto, se debe considerar en la estructura del control interno los
siguientes aspectos.

4.2 Sistema de procesamiento en línea.

a) Los sistemas automatizados deben tener un alto nivel de integración, de manera tal que
cuando se registra una transacción, en el computador, todos los archivos asociados se
 actualicen simultáneamente. Esto garantiza la integridad de los datos y a su vez se evita la
redundancia de los mismos.

b) Controles de seguridad de los datos.

- Acceso restringido a los sistemas:
- Respaldo de datos
- Mantener dispositivos de almacenamiento.
- Poseer un sistema de energía ininterrumpida
- Acceso restringido a documentación-.

c) Seguridad física de los equipos.

- Cada equipo e impresora debe tener un regulador de voltaje. - El servidor central estará
protegido por el UPS.
- Los equipos tienen que estar amparados por una póliza de mantenimiento preventivo y
correctivo de modo que se disminuya el riesgo de paralización de actividades por fallas en
los mismos.

d) Modificaciones del software y bases de datos.

- Las solicitudes de modificaciones de software y base de datos serán únicamente
aprobadas por la Gerencia General y se debe mantener una planilla de todos los cambios
realizados.
- Las nuevas aplicaciones o modificaciones al software tienen que ser sometidos a un
período de prueba.

5. Comunicación

La constante comunicación entre las personas que conforman el personal de

colaboradores de la entidad es básica ya que al existir permanencia en la comunicación es
un gran paso para lograr el éxito; ya que por falta de comunicación nadie caminara en la
misma dirección. Dentro de los canales o actividades que promueva la alta gerencia para
mantener una buena comunicación consideramos los siguientes aspectos:
- Reuniones en grupo, reuniones individuales, publicaciones internas.
- Comunicar a todos los miembros y empleados de la empresa los objetivos que tiene la
entidad, para que estos trabajen conjuntamente en función de los resultados.
- Deben conocer las metas a corto y largo plazo todos los miembros y empleados de la
empresa. –
Los empleados deben conocer los procedimientos que deben seguir en las actividades a
realizar.
- Los responsables de cada una de las áreas deben conocer los procedimientos que deben
seguir ya sea por un documento proporcionado por la institución.
- La gerencia debe elaborar circulares y hacerlas llegar a cada empleado, por cada
actividad nueva a realizar.

La comunicación interna se refiere a la comunicación que debe poseer la gerencia de la

empresa, emitiendo mensajes claros y correctos en cuanto a responsabilidades específicas
a empleados, administración y todos los miembros de la empresa.
 En tanto que la comunicación externa permite que se mantenga una relación efectiva de
manera que proporciones información importante a la empresa como podría ser un buzón
de sugerencias o reuniones con los proveedores; perteneciéndole esta competencia a la
gerencia.

6. Monitoreo

Algunas de las actividades de monitoreo que debe realizar la entidad para obtener el logro de los
objetivos y metas son las siguientes reflejadas en una matriz de pos evaluación:

Matriz de monitoreo Cumple

Actividades SI NO Observaciones
Verificar las actividades que realizan los empleados de la
entidad, por medio de guías de control, por parte de la gerencia
Las jefaturas existentes deberán cumplir con los lineamientos
establecidos y verificar que las actividades se desarrollen
conforme se requiere para lograr los objetivos.
La gerencia, debe tomar en consideración los informes de las
jefaturas, para revisar los diferentes problemas que tiene la
entidad y verificar que se tomen las medidas recomendadas para
corregir los errores.
Se están cumpliendo con las políticas y procedimientos
propuestos para mejorar el control interno de los inventarios.
Cada miembro cumple con las funciones establecidas en el
manual
Se llena correctamente los documentos de soporte para la
realización de cada proceso y están debidamente firmados por
los responsables.
Se archivan de manera ordena todos los documentos los cuales
sirvan de soporte para el cumplimento de procesos y objetivos
en los inventarios.

La empresa debe considerar la conveniencia de crear un departamento de auditoría interna, pero

de no ser así pues la gerencia y los jefes departamentales podrían asumir esa función con el fin de
que se lidere el proceso de revisión y evaluación de los distintos elementos que conforman el
sistema de control interno. Informándose regularmente sobre el funcionamiento del control
interno, así como ofrecer las recomendaciones para mejorarlo. Es decir, la función de auditoría
interna además de vigilar el sistema de control interno, es a su vez un elemento fundamental del
mismo. Con respecto al manejo y administración del inventario, las funciones de auditoría interna
estarán orientadas a lo siguiente:

- Diseñar y ejecutar un plan que comprenda la revisión y evaluación anual de las áreas y
operaciones donde esté involucrado el inventario de mercancía. Este plan debe estar orientado
tanto a la evaluación de las operaciones manuales como computarizadas.

- Impartir todas las instrucciones que se consideren muy necesarias para que los procedimientos
con el inventario (compras, recepción, custodia, despacho) se realicen en conformidad con lo
establecido en las leyes y en los reglamentos y políticas interna de la organización.
- Verificar hasta qué punto los inventarios se encuentran seguros, protegidos contra cualquier tipo
de perdida.

- Evaluar la eficiencia y calidad del trabajo de los colaboradores de todas las aéreas que se
vinculen con la administración y manejo de los inventarios.

- Verificar que la administración y manejo del inventario, se ajuste a las políticas y procedimientos
establecidos por la organización.

- Recomendar las mejoras al sistema de control interno.

- Evaluar y participar en la toma de inventario físico.

Es importante destacar que la función de auditoría interna será siempre de apoyo o asesoría, ya
que su actividad va estar orientada hacia la realización de evaluaciones de hechos frente a
disposiciones legales y estatutarias de la organización las cuales sustentaran sus logros.

¿Cómo Evaluar el Diseño y la Implementación

de un Control?

Al momento de evaluar el diseño e implementación de los controles, primero debemos considerar el

diseño del control y si este ha sido diseñado de manera efectiva, luego evaluamos también si se
implementó de manera efectiva para prevenir, o detectar y corregir, errores materiales.
De acuerdo a la NIA 315, la evaluación del diseño de un control requiere considerar si el control, ya sea
individualmente o en combinación con otros, es capaz de prevenir, o detectar y corregir, errores
materiales con efectividad. La implementación de un control quiere decir que este existe y que la entidad
lo está usando. No tiene ningún sentido evaluar la implementación de un control que no es efectivo, por
lo que primero se considera su diseño. Un control mal diseñado puede representar una deficiencia
considerable en el control interno.
Los procedimientos de evaluación de riesgos para obtener evidencia de auditoría sobre el diseño y la
implementación de controles relevantes, deben incluir:

 Las indagaciones con el personal de la entidad

 Observar la aplicación de controles específicos, inspeccionar documentos e informes, y
 Rastrear, a través del sistema de información, las transacciones que sean relevantes a la emisión
de información financiera.

Cabe resaltar, que las indagaciones por sí solas no son suficientes para evaluar el diseño y la
implementación de los controles relevantes.
Podemos hacer pruebas de recorrido como parte de obtener un entendimiento del sistema de información
relevante a la emisión de información financiera para identificar y entender mejor lo que podría fallar en
el proceso e identificar los controles relevantes que la gerencia haya implementado para cubrir lo que
podría fallar. Con esto se puede obtener información suficiente para poder evaluar el diseño e
implementación de los controles relevantes sin tener que hacer procedimientos adicionales. Si hemos
hecho una prueba de recorrido que incluye una combinación de indagación, observación o inspección,
esto generalmente es suficiente para evaluar el diseño e implementación de controles.
Cuando estemos evaluando el diseño e implementación de un control, podemos considerar:

 El objetivo del control

 Cómo se hace y documenta, incluyendo la naturaleza y el tamaño de los errores potenciales
cubiertos y las consideraciones sobre computación para el usuario final
 La naturaleza del control
 Si el control cubre un riesgo de fraude con qué frecuencia se aplica
 El conocimiento, la experiencia y las habilidades de la persona que lo ejecuta, estableciendo si
se trata de un control manual o de un control manual con un componente automatizado
 La aplicación de TI relacionada, de haberla
 Si el control depende de información producida por la entidad
 Si el control cubre las consideraciones del usuario para una organización de servicios el nivel de
juicio requerido
 Si la entidad consideró debidamente los factores internos y externos que pueden afectar el
diseño del control

AUDITORIA DE INVENTARIO
Los inventarios son activos que:

 Son poseídos para ser vendidos en el curso ordinario del negocio,

 Están en proceso de producción para su venta, o
 Están en forma de materias primas o suministros para ser consumidos en el proceso de
producción o en la prestación de servicios.

Los inventarios se medirán al menor entre su costo y su valor neto realizable.

Los costos de los inventarios son aquellos derivados de su adquisición, transformación, producción u
otros costos para darles su condición y ubicación actuales, y el valor neto realizable corresponde al
precio estimado de venta, menos los costos estimados para terminar su producción, y menos los costos
necesarios para llevar a cabo la venta.
En el caso de los inventarios producidos y de los productos en proceso, los costos incluyen una parte de
los costos generales de producción en base a la capacidad operativa normal. El proceso de distribución
de costos fijos se basa en la capacidad normal de producción, considerando el promedio de varios
ejercicios o temporadas y teniendo en cuenta la pérdida de capacidad derivada de operaciones previstas
de mantenimiento.
Los costos de intereses por pagos diferidos se registran en resultados, solamente se activan si cumplen
con lo establecido en la NIC 23.
El valor neto realizable es apropiado si los costos de las existencias pueden no ser recuperables, y se
debe tener en cuenta, las estimaciones deben estar basadas en la información más fiable al cierre del
ejercicio, considerando fluctuaciones en precios y costes relacionados directamente con hechos
posteriores, en la medida que confirmen condiciones existentes al cierre del ejercicio.
Las técnicas de medición de los costos son:

 Método del costo estándar: Se establecen según consumos normales, y las condiciones de
cálculo se deben revisar en forma regular; y
 Método de los minoristas: Se utiliza en el sector comercial al por menor.
Estas técnicas podrán ser utilizadas por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos se aproxime
al costo.
Las fórmulas de cálculo del costo del inventario son:

 Identificación específica: Costo real específico.

 PEPS: Las primeras existencias adquiridas (producidas) son las primeras en venderse. La
tendencia es que las existencias en balance estén valorizadas al costo de las últimas unidades
adquiridas (producidas).
 Promedio ponderado: Requiere que las existencias al final del período reflejen el precio medio
ponderado basado en el precio medio de unidades en existencias al comienzo del período, y
unidades adquiridas (producidas) durante el período. El promedio se aplicará sobre una base
periódica, o medias móviles.

El método último en entrar, primero en salir (UEPS o LIFO) ya no es aceptado como método según
IFRS.
Reconocimiento ingreso y gasto:

 Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos se reconocerá como
gasto del periodo en el que se reconozcan los correspondientes ingresos.
 Se debe registrar como un gasto la reducción de valor hasta el valor neto realizable y todas las
pérdidas de existencias en el periodo en el que se producen.
 Se deben registrar las reversiones de las reducciones de valor como un menor monto de las
existencias registradas como gasto en el periodo en el que se produce la reversión.

El valor razonable de los inventarios adquiridos en una combinación de negocios se determina sobre la
base del precio de venta estimado en el curso normal del negocio, menos los costos estimados de
terminación venta, y un margen de utilidad razonable basado en el esfuerzo que se requiere para producir
y vender dichos inventarios.
La reducción del valor en libros de los inventarios al valor neto de realización, al igual que cualquier
reversión de tales rebajas, debe presentarse en la misma línea que el costo de los inventarios vendidos.
A continuación detallamos el siguiente programa de auditoría para la cuenta de inventarios:
1. Realizar pruebas de controles y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de
auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.
2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca
de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser
punto para nuestra carta de recomendaciones.
3. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean
necesarias de acuerdo con las circunstancias.
4. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
5. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
6. Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
7. Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a los
procedimientos establecidos por la empresa.
8. Verificar que los costos de adquisición solo incluyan los siguientes conceptos:

 Precio de compra (menos descuentos, reducciones y similares).

 Aranceles y otros impuestos no recuperables.
  Costos de transporte y almacenamiento.
 Otros costos directamente atribuibles a la adquisición de productos terminados, materiales y
servicios.

9. Verificar que los costos de transformación y producción solo incluyan los siguientes conceptos:

 Materiales incorporados.
 Mano de obra directa.
 Otros costos directos.
 Parte calculada de forma sistemática de costos indirectos fijos y variables (Overheads).

10. Verificar que los otros costos incurridos solo incluyan los siguientes conceptos:

 Costos indirectos fijos y variables (Overheads) fuera de la producción.

 Costos de diseño de un producto especialmente para un cliente.

11. Verificar que los costos de los inventarios no incluyan:

 Cantidades anormales de desperdicio, mano de obra u otros costos de producción.

 Costos de almacenamiento, a menos que sean necesarios en el proceso productivo.
 Costos indirectos de administración sin relación con las existencias.
 Costos de venta.

12. Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.

13. Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
14. Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los
documentos que estén involucrados en la entrada y salida de inventarios y las cuentas correspondientes.
15. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los
inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
16. Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o al valor neto realizable, al que
sea más bajo, de acuerdo con las Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en
Colombia.
17. Verificar si las existencias de los inventarios están recopilados, calculados, valuados uniformemente
soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares.
18. Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades,
precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios
al cierre del periodo anterior.
19. Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos
correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad de la Compañía.
20. Verificar que las partidas excesivas, de poco movimiento o defectuosas deben estar
reducidas a su valor neto realizable.
21. Revisar las conciliaciones de inventario y verificar:

 Su exactitud matemática.
 Sus montos con la fuentes correspondientes
 Extraer la información del módulo de Inventarios a la fecha de cierre.
 Extraer la información del módulo de Contabilidad a la fecha de cierre.
 Verificar la existencia y exactitud de las bases de datos Vs. datos incluidos en la conciliación
preparada por el cliente.
  La razonabilidad de las partidas conciliatorias.
 Las partidas de conciliación inusuales y evaluar si se han registrado apropiadamente.
 Para aquellas partidas que tengan antigüedad superior a tres (3) meses, obtenga la justificación
por parte del cliente.
 Determine la necesidad de efectuar ajustes contables.
 La adecuada segregación de funciones de las personas que intervienen en el procedimiento:
Quien elabora, revisa y aprueba el procedimiento.

22. Asistir a la toma física de inventarios programada por el cliente para fin de año y verificar:

 Que el monto del inventario contado corresponda a los registros contables; si existieron
diferencias, asegúrese que éstas hayan sido ajustadas previa autorización por parte de los cargos
asignados para esta labor según la directriz de la Compañía.
 Verificar el adecuado corte de documentos.
 Observar los procedimientos establecidos por la Compañía para efectuar los conteos físicos
(instrucciones, registrar y controlar los resultados del conteo, etc.)
 Establecer la eficacia y efectividad de los procedimientos de control internos aplicados por la
compañía para la conservación, protección y custodia del inventario propiedad de la compañía.
 Verificar que el personal asignado para la toma física está familiarizado con los productos a ser
inventariados y que las medidas de control físico, y las de seguridad son suficientes y
adecuadas.

23. Seleccionar una muestra del inventario, y probar la valuación de los métodos utilizados por la
Compañía, ya sea identificación específica, PEPS o promedio ponderado.
24. Para los costos por inventarios en tránsito, revisar inicialmente la modalidad de importación, y luego
validar si el monto registrado cumple con la definición de activo para la Compañía, es decir, que sea un
recurso controlado por una entidad como resultado de sucesos pasados del que se espera obtener
beneficios económicos futuros, y que se le hayan trasladado los riesgos de esos inventarios.