¿Qué es la contabilidad electrónica?

de acuerdo con el propio SAT, consiste en simplificar y hacer más sencilla la

elaboración y gestión de la Contabilidad al interior de las compañías; y con la
aportación de integrarlas a mayores niveles de productividad y competitividad
mediante el uso y aprovechamiento de la tecnología, en específico un software
contable.
Toca a los empresarios, y a los Contadores, por qué no, expresar si la
Contabilidad Electrónica verdaderamente ha ayudado a hacer más ágiles,
simples y productivos los procesos en las empresas y, sobre todo, en la gestión
de la Contabilidad. O, por el contrario, ha generado una mayor carga de trabajo.
Por lo pronto, compartimos la definición del SAT para esta obligación: la
Contabilidad Electrónica es el registro de las transacciones en medios
electrónicos que realizan los contribuyentes y el envío de archivos en formato
XML a través del Buzón Tributario.
En términos más prácticos, se trata de un modelo de operación contable que
permite sustituir los registros contables en papel, libros y hojas sueltas por
archivos contables generados y almacenados en formato digital. Ahora, la
información contable se convierte en archivos cuyo formato electrónico XML es
entregado por los contribuyentes a la autoridad fiscal utilizando el Buzón
Tributario.

¿Quiénes están obligados a llevar la

Contabilidad Electrónica?
La obligación se establece de manera general; es decir, para todos los
contribuyentes. Por lo que en principio todos, sin importar su tamaño y giro,
incluso , su régimen fiscal, están obligados en llevar su Contabilidad en formato
electrónico.
De manera específica, el SAT apunta lo siguiente en cuanto los obligados:
• Personas Físicas, con actividad empresarial, actividades profesionales con
ingresos superiores a los 2 millones de pesos y arrendamiento. Siempre y cuando
no utilicen la aplicación de Mis Cuentas.
• Personas Morales, incluyendo las Personas Morales con fines lucrativos.
Las Personas Físicas con actividad empresarial y profesional cuyos ingresos no
sean mayores a dos millones de pesos y utilicen la plataforma de Mis Cuentas, o
 se encuentren en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), quedan exentas de
presentar la Contabilidad Electrónica.
Más importante considerar que, de acuerdo con el SAT, los contribuyentes que
no están obligados deben conservar toda documentación relacionada con el
cumplimiento de las disposiciones fiscales, ya que el no llevar su Contabilidad,
no las exenta de conservar y, en caso que la autoridad fiscal lo requiera,
presentar dicha documentación comprobatoria.
Este proceso se puede simplificar gracias a un validador de CFDI que almacena
los comprobantes digitales y la documentación relacionada. Sin embargo, no es
lo mismo llevar la Contabilidad Electrónica que presentarla.
Con esto, queremos decir que, invariablemente, la tecnología se ha convertido
en un aliado en los negocios. El uso de software para registrar y procesar la
información contable cobra relevancia toda vez que puede ayudarnos a generar
reportes cuyo valor principal radica en el análisis de datos e indicadores
relevantes para las empresas.
Por ejemplo, un estado financiero reporta en qué situación se encuentra una
compañía. Dependiendo si es positiva o negativa, a partir de la información que
presenta, pueden tomarse decisiones de hacia dónde llevar el negocio y qué
hacer.
Respecto a las Personas Morales que no están obligadas a la Contabilidad
Electrónica, el SAT indica instituciones como la Federación, entidades
federativas, municipios, sindicatos obreros y administración pública paraestatal,
a menos que realicen actividades empresariales.
Las donatarias autorizadas que hayan percibido ingresos en una cantidad igual
o menor a dos millones de pesos, y las asociaciones religiosas que registren sus
operaciones en Mis Cuentas, también quedan relevadas de llevar y presentar la
Contabilidad Electrónica.
Hay casos específicos en la categoría de Personas Físicas que no están obligadas.
A saber, quienes perciban ingresos por:
• Sueldos y salarios
• Dividendos
• Enajenación de bienes
• Adquisición de bienes
• Obtención de premios
• Intereses
• Demás ingresos de las Personas Físicas
• Contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), Arrendamiento y
Actividades Profesionales, que utilicen Mis Cuentas del SAT
• Con actividad empresarial cuyos ingresos del ejercicio de que se trate no
excedan dos millones de pesos y registren sus operaciones en Mis Cuentas del
SAT
Valdría la pena aclarar quiénes son los contribuyentes que hoy en día están en
el RIF:
• Contribuyentes que antes eran REPECOS (Régimen de Pequeños
Contribuyentes), ya que por disposición oficial ahora automáticamente están
inscritos en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
• Los que pertenecían al Régimen Intermedio, actualmente pueden optar por
incorporarse al RIF; siempre y cuando sus ingresos sean menores a dos millones
de pesos.
Lo anterior fue determinado por la autoridad con un plazo del 1 de julio al 1 de
octubre de 2014. Después de esas fechas, quienes no hicieran su cambio, de
acuerdo con el régimen fiscal con el cual tributan, tendrían que contar desde ese
plazo con un software para elaborar y presentar su Contabilidad Electrónica.

Fundamento legal de la Contabilidad

Electrónica
Hace cuatro años que la Contabilidad Electrónica en México está con nosotros
como una obligación. El paso uno, lo comentamos al inicio de este contenido,
fue la Facturación Electrónica y el segundo estuvo representado por la Nómina
Electrónica (hoy conocida como Nómina Digital).
El paso 3, de este modo, consistió en la Contabilidad Electrónica fijándose de
manera generalizada para todos los contribuyentes.
La obligación inició el 1 de julio de 2014, de acuerdo con las modificaciones
hechas a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), específicamente al artículo 43
transitorio de ese documento. Lo cual significa que cada mes los contribuyentes
deberán presentar su información contable vía Internet ante del SAT, de
acuerdo con las reglas establecidas para tal efecto en el artículo 28, fracción IV,
del Código Fiscal de la Federación (CFF) y el artículo 34 de la Resolución del CFF.
Como es costumbre, la autoridad fiscal otorgó un periodo de tiempo para que
el contribuyente conociera la disposición, se familiarice para así saber cómo
 hacerlo. El objetivo perseguido es que todos, los obligados, se preparen para su
cumplimiento.
En la actualidad, podemos decir que la Contabilidad Electrónica es un proceso
controlado en las empresas o con quienes deban presentarla. No obstante, es
muy importante mantenerse actualizado en las modificaciones a fin de siempre
cumplir en tiempo y forma de acuerdo con los requisitos establecidos.
En 2017 se dio a conocer que la Contabilidad Electrónica está en el Anexo 24 de
la Resolución Miscelánea Fiscal. En dicho marco legal se hace el repaso que
indica:
• El envío de la Contabilidad Electrónica es una obligación de los contribuyentes
conforme a lo establecido en el Artículo 28 fracción IV y la reglas 2.8.1.6., 2.8.1.7.
y 2.8.1.11. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2017.
• Se hace referencia a la descripción de la información que deben contener los
archivos de Contabilidad Electrónica:
• Catálogo de cuentas
• Código agrupador del SAT
• Balanza de Comprobación
• Pólizas del periodo
• Auxiliar de folios de comprobantes fiscales
• Auxiliares de cuenta y subcuenta
• Catálogo de monedas
• Catálogo de bancos
• Catálogo de métodos de pago
La publicación en el portal del SAT de este Anexo 24 se dio el 6 de enero de 2017,
dándonos a conocer los esquemas de los 5 XML que integran la Contabilidad
Electrónica en su versión 1.3. Esta modificación entró en vigor a partir del 1 de
junio del mismo año, lo cual significa que los archivos a entregar de la
Contabilidad Electrónica justamente deben estar en esa versión.
¿Cuáles son los archivos para entregar de la Contabilidad Electrónica?
En México, la Contabilidad Electrónica implica cumplir con las nuevas
disposiciones de las reformas fiscales promovidas por el Servicio de
Administración Tributaria (SAT). Esto significa que tanto las Personas Morales y
Personas Físicas deben presentar ante la autoridad fiscal su información
contable para su revisión.
De inicio, los contribuyentes deben entregar mensualmente dos archivos en
formato XML de acuerdo con la regla 2.8.1.4 del Anexo 24.
 Catálogo de Cuentas
Debe entregarse una sola vez y en cada ocasión que se modifique, especificando
el periodo utilizado y agregando un campo con el código agrupador de cuentas
del SAT. El Catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el
contribuyente a todos los niveles.
Importante decir que cada compañía diseña su catálogo dependiendo de sus
necesidades y puede hacerlo de forma numérica, numérica decimal, alfabética,
numérica alfabética o alfanumérica. Este documento se compone de varios
niveles, pero los dos básicos son el de cuenta mayor y la subcuenta a primer
nivel; se agrupan conforme a su naturaleza, objetivo y función.

Balanza de Comprobación
Esta incluye saldos iniciales y finales, y movimientos del periodo de todas las
cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden (ingresos,
costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas. En el caso de la
balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes
que, para efectos fiscales se registren: se deberán identificar todos los
impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no
deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente
cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.

¿Cuándo se empiezan a generar y enviar estos archivos de la Contabilidad

Electrónica? De acuerdo con el SAT, lo explicamos con la siguiente tabla:
 Los XML de la Contabilidad Electrónica que el contribuyente no entregará pero
que sí deberá tener a disposición del SAT son:
• Auxiliar de Pólizas: incluye la Información de las Pólizas del Periodo y
deberán incluir al nivel de detalle (registros contables) la relación con el folio
fiscal que soporte la operación. Dicha asociación permitirá identificar la forma
de pago, o distintas contribuciones, tasas y cuotas.
• Auxiliar de Folios: incluye la información de los auxiliares de folios fiscales
asignados a los comprobantes fiscales (CFDI) dentro de las pólizas. Cuando no se
logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las
pólizas contables, como contribuyentes podemos, a través de un reporte
auxiliar, relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los
comprobantes que amparen dicha póliza.
• Auxiliar de Cuentas: incluye la Información de los auxiliares de cuenta de
nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel. Servirá para permitir la
identificación de cada operación, acto o actividad conforme al Anexo 24.

¿Por dónde debe empezar?

Si somos contribuyentes obligados a presentar la Contabilidad Electrónica,
¿cuáles son los primeros pasos?:
1. Revisar la vigencia de su FIEL y Certificado de Sello Digital (CSD). En caso de no
tener alguno de estos archivos, tramitarlos ante el SAT. Si ya está vencida su
vigencia, renovar esta o solicitar uno nuevo.
2. Contar con un software contable que les ayude a preparar la información y a
generar los XML, de acuerdo con los requisitos que marca la autoridad.
Para cumplir con la Contabilidad electrónica, los contribuyentes pueden utilizar
la tecnología que ofrece un software contable o la plataforma gratuita del SAT:
Mi Contabilidad.
La primera opción ofrece la posibilidad de automatizar por completo el área
contable, simplificando acciones, actividades y el cumplimiento de obligaciones
fiscales. Una ventaja de negocio, tiene que ver con la generación de reportes,
como estados financieros, que proporcionan información sobre la situación de
la empresa a fin de tomar decisiones.
En tanto, Mi Contabilidad, ayuda a llevar la Contabilidad de una empresa y un
profesionista independiente, pero está pensada para un volumen bajo de
operaciones. Quienes la utilizan, principalmente, son empresas micro y
 pequeñas, y personas físicas con arrendamiento y actividad empresarial cuyos
ingresos.
Mi Contabilidad no está habilitada para generar reportes, validación de facturas
y otras funcionalidades importantes para la Contabilidad.
En el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica, hay reglas generales que las
empresas no deben dejar escapar para cumplir con la Contabilidad Electrónica.
Estas se dieron a conocer como parte de los lineamientos que dan fundamento
a la obligación. Podemos mencionar:
3. Los registros contables deben identificar cada operación y su relación con los
CFDI; principalmente de gastos, ingresos e inversiones.
4. En cada registro deberá detallarse la Forma de Pago.
5. Los contribuyentes tienen que conservar y almacenar toda la documentación en
el software contable que utilizan para almacenar y procesar su información
contable.
6. Poner a disposición de las autoridades su información, cuando estas lo requieran
para cuestiones de comprobación.
7. La Contabilidad debe permitir la identificación de los depósitos y retiros en las
cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente.
De no considerar estas reglas, pueden enfrentar algunas problemáticas que
dificultan el cumplimiento de la obligación. Entre las que podemos mencionar:
8. Una carga de trabajo adicional, ¿por qué?
-De acuerdo con el total de operaciones de la empresa, puede haber una gran
cantidad de información a procesar y preparar.
-Cometer alguna omisión o equivocación que ocasione la revisión de la
Contabilidad enviada, su corrección y reenvío.
9. Enfrentar una saturación de los servicios del SAT para tramitar o actualizar la
vigencia de su Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y Certificado de Sello Digital
(CSD).
10. Retrasos o la no presentación de la Contabilidad Electrónica; lo cual ocasiona
sanciones por parte de la autoridad.
11. No elegir la opción más conveniente para realizar la Contabilidad Electrónica.
12. No obtener el mejor costo-beneficio en la inversión a realizar para iniciar la
Contabilidad Electrónica.
Cuando un contribuyente no envía su Contabilidad Electrónica a tiempo, el SAT
se encarga de poner multas o sanciones:
• Por no presentar la información contable a través de los medios designados por
la autoridad fiscal, la multa va de los $5,000 a $15,000.
• Por omitir la obligación de entregar la Contabilidad Electrónica, la multa puede
ir de $31,120 a $54,470.
• Por presentar registros contables inexactos, la multa puede ser de $260 a
$4,790.
Por incumplir con el manejo de la Contabilidad Electrónica, los contribuyentes
se hacen acreedores a una multa de 1,520.00 a 15 mil 140 pesos, de acuerdo a
lo marcado por la ley.