INSTRUMENTOS Y TECNICAS

ADMINISTRATIVAS
(CONTOL)

LIC. ROSSY YUJRA GUTIERREZ

Para asegurar el cumplimiento de los planes se
utilizan algunas herramientas, métodos o
instrumentos propios de la administración,
como los siguientes.
 PRESUPUESTO
El presupuesto es una herramienta de
planificación, expresado en unidades
monetarias, que permite prever y controlar el
desarrollo de las actividades de una
organización en un período de tiempo.
 CONTINUA………..

Funciones del presupuesto:

La función del presupuesto es programar la
distribución de ingresos y egresos financieros,
prever el aprovechamiento de recursos y
apoyar la consecución de objetivos.
 CONTINUA………..
Importancia del presupuesto:
El presupuesto es importante porque, de la
utilización adecuada y racional de los recursos
disponibles, dependerá el logro de objetivos
organizacionales.
 CONTINUA………..
Requisitos del presupuesto:
 Elaborarse por partidas
 Prever cambios e imprevistos
 Fijar ingresos y egresos
 Ser flexible
 Aprovechar al máximo los recursos
disponibles
 Fijar controles
 CONTINUA…………
Elaboración del Presupuesto:
La responsabilidad de elaborar el presupuesto corresponde a un
equipo, conformado por los patrocinadores, administradores,
jefes de departamentos o áreas y sectores de trabajo.

En el proceso presupuestal, cada jefe de departamento

presenta sus necesidades de financiamiento.
Posteriormente, este se aprueba o modifica.
 CONTINUA…………
Tipos de Presupuestos:
 Presupuesto de ingresos y egresos. (Se
presupuestará sólo partidas importantes)
 Presupuesto de costos fijos. (por lo general son las
mismas por periodos prolongados.)
 Presupuesto de costos variables. (Varia según
demanda)
 Presupuesto por programa. (Es de utilización
Temporal).
 Presupuesto financiero. (Unidades monetarias)
 POLITICAS

.Laspolíticas son líneas generales para la acción,

cuyo propósito se orienta a la toma de decisiones.

Como lineamientos generales, contienen las ideas

directrices del nivel estratégico de dirección.
 CONTINUA…………

Funciones de la Políticas: Sirven para:

• Guiar las acciones,
• Orientar los programas,
• Comunicar las decisiones que provienen del
nivel directivo estratégico, y
• Para interpretar los objetivos
organizacionales.

Además, las políticas establecen los lineamientos a

seguir para el funcionamiento de la institución.
 CONTINUA…………
Requisitos:
• Redacción clara y orientación positiva. (términos
que todos conozcan, beneficiar a los implicados).
• Ser alcanzables.
• Poseer un alto grado de permanencia. (al paso del
tiempo, seguirá vigente).
• Anticiparse al futuro. su cumplimiento).
• Ser de interés para toda la comunidad.
• Ser congruentes con las leyes respectivas. (Una
política es considerada como una orden).
• Ser flexibles. (encargados de su cumplimiento).
 CONTINUA………….

Clasificación:
 Políticas generales. Son aquellas que emanan del
nivel estratégico y afectan a toda la organización.
 Políticas específicas. Son políticas especiales que se
establecen para normar la acción, por ejemplo, las
departamentales o sectoriales.
 Por su área de influencia. Son políticas cuyo
propósito es proporcionar líneas de acción en ciertas
zonas o aspectos de la institución, por ejemplo:
políticas de servicio, políticas económicas, políticas
sociales, etc.
 PROGRAMAS
En ellos se establecen los objetivos específicos, la secuencia
de las actividades y principalmente, el tiempo requerido para
su ejecución.

Los programas incluyen: metas, políticas y procedimientos. .

Función
Son las alternativas de solución que deciden la secuencia en
las actividades, la utilización de recursos y la forma de
alcanzar los objetivos en un tiempo determinado.
 CONTINUA………….
Función de los Programas
Los programas son las alternativas de
solución que deciden:

• La secuencia en las actividades,

• La utilización de recursos y
• La forma de alcanzar los
objetivos de la organización en
un tiempo determinado.
 CONTINUA…………….

Clasificación:
 Programas generales: se
elaboran en el nivel directivo
estratégico, se aplican a nivel
operativo.
 Programas específicos: se
aplican a procesos de trabajo
especiales (departamentales y
sectoriales).
 CONTINUA………….
Por el tiempo
 A largo plazo:
➢Distantes, no mayor a 6 años ni menor de 4;
➢Remotos, mayor a 6 años.

 A corto plazo:
➢Inmediatos, no mayor de un año, ni menor de 6
meses
➢Mediatos, no mayor de 2 años ni menor de 1 año.
 CONTINUA………..
Debe contener por lo menos los siguientes aspectos:
1. Datos generales.
2. Introducción
3. Indice de contenido.
4. Diagnóstico administrativo.
5. Justificación.
6. Objetivos.
7. Organización.
8. Presupuesto.
9. Actividades.
10. Evaluación.
 CRONOGRAMAS
Los cronogramas son diagramas en los que se describen
acciones o eventos, los periodos considerados como
estándar.

La función de los cronogramas es relacionar dos variables:

eventos y tiempo.

Son importantes como plan y control. Además de permitir

visualizar el inicio y el final de una actividad o evento,
permiten sincronizar en forma sencilla los diversos tipos de
actividades, ubicándolas en espacios temporales
 CONTINUA………..

1. Diagrama de Gantt
2. Diagrama de flujos

TAREA: INVESTIGAR Y
PRESENTAR POR ESCRITO
Algunas de las herramientas propias de la
organización como función administrativa se
describen a continuación:
 ORGANIGRAMAS
Son “la representación gráfica de la estructura
de organización interna”, también se les conoce
como cartas gráficas o cuadros de organización.

Representación esquemática de las diferentes

unidades organizativas y los cargos que
conforman una entidad, con la correspondiente
indicación de las líneas de autoridad y mando.
 CONTINUA…………...
Función de los Organigramas
Es establecer los niveles jerárquicos, con
sus correspondientes líneas de autoridad y
responsabilidad, delimitar funciones, relaciones
y coordinación entre los diversos puestos.
 CONTINUA………….
Importancia:
Representan la estructura de una
organización, ofreciendo en forma
sintetizada un panorama general del
funcionamiento interno.
 CONTINUA………..
Niveles:
 Estratégico. Es el nivel más alto de dirección, donde se
toman decisiones, se establecen las políticas, las
estrategias y los objetivos de la organización.
 Directivo intermedio. Dependiendo de la organización, el
nivel directivo intermedio es el encargado de administrar
las organizaciones.
 Operativo. Es el nivel encargado de la ejecución de las
funciones y actividades específicas de la empresa.
.
 CONTINUA…………

Tipos de organigramas:

Los organigramas pueden mostrar

diversas formas de organización, entre los
tipos más comunes tenemos:
 ORGANIGRAMA LINEAL

.
 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

.
 ORGANIGRAMA HORIZONTAL

.
 ORGANIGRAMA ESCALAR

.
ORGANIGRAMA CIRCULAR
 ORGANIGRAMA MATRICIAL

.
 NORMAS
Una ley, una pauta o un principio
que se impone, se adopta y se
debe seguir para realizar
correctamente una acción o
también para guiar, dirigir o
ajustar la conducta o el
comportamiento de los
individuos.
 CONTINUA…………

La función de las normas en la organización es

establecer pautas generales para orientar las
acciones del personal hacia el logro de los objetivos
organizacionales, mantener la disciplina y el orden.

Su importancia radica en señalar líneas generales

y requisitos para ejecutar las actividades.
 CONTINUA……..
Requisitos:
1. Fijarse por escrito. Las normas se emiten para ser
aplicadas, son disposiciones legales que deben
cumplirse. La omisión o el desconocimiento de las
normas no eximen de responsabilidad.

2. Difusión. Por toda la organización, para asegurar que

los trabajadores y directivos las conozcan.

3. Orientar la conducta. Una norma determina y rige

un deber.
 EJEMPLOS

 Todo el material e instrumental de cirugía deberá llevar

doble envoltura.
 La atención al público debe ser continua y permanente.
 El personal de nuevo ingreso deberá ser capacitado.
 El personal de nivel operativo deberá solucionar sus
problemas con su jefe inmediato superior.
 REGLAS
Son señalamientos imperativos, sujetos a sanción en caso de
no ser aplicados, preceptos que deben respetarse y ser de
cumplimiento obligatorio. Las reglas se establecen en
documentos denominados reglamentos.

Función
Establecer medidas disciplinarias.

.
 CONTINUA…………
Importancia:
 Representan la seguridad de que las
acciones y comportamientos sean las
adecuadas.
 Disciplina y la convivencia armónica de los
trabajadores al interior de la organización,
son aspectos que se establecen en los
reglamentos.
 El respeto y la conducta positiva se
autorizan en los reglamentos, las
violaciones al reglamento son sancionadas.
 CONTINUA……….
Características:
 Se deben cumplir al pie de la letra
 Son rígidas
 Determinan lineamientos precisos
 Su incumplimiento se sanciona
 No dan margen de interpretación
 Son obligatorias
.
 EJEMPLOS

 Queda prohibido permanecer en la institución fuera

 de las horas de trabajo.
 No introducir comida a los servicios.
 Queda prohibido entrar a la sala de quirófanos sin
el uniforme reglamentario.
 CONTINUA………….
Requisitos al elaborar las reglas

1. Expresar por escrito.

2. Darse a conocer a todos los miembros de la
organización.
3. Asegurar su observancia y cumplimiento.
4. Servir de control efectivo.
5. Deben estar acordes con las leyes respectivas.
 MANUALES
Un manual es la concentración sistemática en un
folleto o libro fácil de manejar, de los elementos
administrativos propuestos para alcanzar un objetivo.

Función
 Garantizar la conducta uniforme.
 Orientar al personal en el desempeño de su
trabajo.
 CONTINUA…………
Objetivos:
 Precisar funciones.
 Unificar criterios en la realización de las acciones.
 Simplificar el trabajo, (elemento de consulta).
 Orientar la selección de personal.
 Establecer rutinas de trabajo.
 Permitir el mejor aprovechamiento de recursos.
 Facilitar la adaptación del personal de nuevo ingreso.
 Obrar como medio de comunicación entre niveles de
autoridad.
 Servir de instrumento de control.
 CONTINUA…………..
CLASIFICACION:
Por su área de aplicación, los manuales se clasifican en:
 Macroadministrativos. Contienen elementos relativos a
la organización, incluyendo departamentos, áreas,
secciones y relaciones externas.
 Microadministrativo. Referentes a un departamento, una
sección o un área.

Por su contenido, se clasifican en manuales de:

 Organización.
 De procedimientos.
 Múltiples.
 CONTINUA…………..
Para elaborar se sugiere incluir los siguientes aspectos:
1. Datos generales. O
2. Contenido (por capítulos). R
M
3. Introducción. G
A
A
4. Directorio (principales funcionarios). N
N
5. Antecedentes históricos de la institución. U
I
6. Base legal. A
Z
7. Estructura y organización. L
A
8. Organigramas.
C
9. Descripción de puestos. D
I
10. Otros manuales. E
O
11. Bibliografía.
N
 CONTINUA……….
Contiene la secuencia cronológica de las operaciones de un
determinado trabajo. Para su elaboración es necesario
establecer los siguientes aspectos:
 Datos generales.
 Indice de contenido.
 Introducción.
 Procedimientos. (incluyendo; Objetivos del
procedimiento, reas de aplicación, descripción por pasos,
Gráficas).
 Bibliografía.
 ANALISIS DE PUESTO

Es el estudio científico y la exposición de todas las

circunstancias que concurren en un puesto.
Puesto: es la descripción del trabajo que se
efectuara y de las aptitudes necesarias para hacerlo
bien.
Si se quiere obtener la máxima productividad es
necesario colocar en el puesto a la persona
adecuada, en vez de adecuar el puesto a las
capacidades de la persona.
 CONTINUA……….
Objetivos

 Mejorar los sistemas de trabajo.

 Orientar la distribución y selección de
personal.
 Delimitar las funciones.
 CONTINUA……….
Ventajas:
 Delimita funciones y responsabilidades
 Permite una remuneración más justa
 Contribuye a una mejor selección de personal
 Asegura una mejor planeación y distribución de
personal
 Permite mejorar los sistemas de trabajo
 Actúa como instrumento de información en los
programas de orientación e introducción al puesto
 CONTINUA………..
Para elaborar un análisis de puestos es necesario
aplicar el método científico. Los aspectos motivo
de la investigación serán:
1. Habilidad y capacidad mental que requiere
el puesto.
2. Esfuerzo físico necesario.
3. Responsabilidad y salud mental.
4. Condiciones de trabajo.
5. Riesgos de trabajo.
DESCRIPCION DE PUESTO

Es el documento en el cual se consignan

las funciones, relaciones, jerarquías,
requisitos y percepciones referentes al
puesto.
 CONTINUA………..
Objetivos
• Delimitar funciones.
• Orientar al personal.
• Facilitar la supervisión.
• Apoyar la valuación de puestos.
• Mejorar la administración de personal.
 ESTRUCTURA DE PUESTO

1. Datos de identificación del puesto

2. Descripción (funciones)
3. Requisitos
4. Responsabilidades
5. Condiciones
 EJEMPLO
Datos de identificación

Nombre del puesto: Enfermera instrumentista

Dependencia: Hospital General de Zona
Horario: De 08:00 a 14:00 horas

Descripción genérica

La enfermera instrumentista es el eje principal del área

quirúrgica. Es la persona encargada de dirigir, distribuir y
controlar los recursos humanos y materiales dentro de un
quirófano. El buen trabajo, el adecuado trato al personal y la
precisión en las indicaciones que deben seguirse, redundarán
en el logro de los objetivos trazados.
 EJEMPLO
Descripción específica
La enfermera instrumentista realizará las siguientes
funciones:
1. Con un día de anticipación debe enterarse de la
programación de intervenciones quirúrgicas en las que
participará, a fin de preparar oportunamente el instrumental
quirúrgico necesario.
2. Presentarse al quirófano con puntualidad y debidamente
uniformada, y cambiar su uniforme por el apropiado en la
sala de operaciones.
3. Verificar si se modificó la programación.
4. Solicitar en la central de equipos el instrumental, ropa y
material que va a utilizar…….
 EJEMPLO

• Escolaridad indispensable
.
Requisitos • Experiencia previa indispensable
intelectuales • Adaptabilidad al puesto
• Aptitudes requeridas

• Esfuerzo físico requerido

Requisitos físicos • Concentración visual
• Destreza o habilidades
 EJEMPLO
Supervisión de personal

Material, herramientas o
equipo
RESPONSABILIDADES
Dinero, títulos y
documentos

Relaciones internas y
externas

Información confidencial
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 EJEMPLO

Ambiente de trabajo

Condiciones Riesgos de trabajo

de trabajo Acciones de trabajo
Enfermedades profesionales

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.