Docs Fun PR SG 02 - Control - de - Registros

INDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. DIAGRAMA DE FLUJO
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6. ARCHIVO DE REGISTROS
7. ANEXOS
8. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
La impresión de este Documento es “Copia No Controlada”. Su uso es responsabilidad de quien lo mantiene

impreso
1. OBJETIVO
Establecer las actividades para identificar, acceder, archivar, mantener y dar un destino final a los
registros del sistema de gestión de calidad de Fundart Ltda.
2. ALCANCE
A todos los registros definidos en el Sistema de Gestión de Calidad de Fundart Ltda. para evidenciar
que se cumple lo establecido.
3. DEFINICIONES
Registros : Toda aquella información suficiente y necesaria para

demostrar la ejecución de una actividad establecida en el Sistema de
Gestión de Calidad. Los registros se generan por la implementación
de la documentación del sistema y pueden estar en papel o medios
electrónicos.
Codificación: Forma de Identificar un determinado registro, logrando que

sea único dentro del SGC. Mediante grupo de letras que poseen un
significado, según lo que describe el Punto 5.3 del presente
procedimiento.
Indexación : Forma en que el registro es archivado, es decir,
cronológicamente, por orden alfabético, por número correlativo, por
fecha, etc.
Almacenamiento : Lugar de archivo y medio en el que se encuentra el registro

(Papel, magnético, etc.)
Acceso : Personas que pueden utilizar los registros almacenados.
Mantención : Tiempo mínimo de almacenamiento de los registros del

sistema.
Disposición : Actividad que se realiza una vez transcurrido el plazo de

mantención del registro, estos pueden ser almacenados en bodega,
eliminados u otra actividad.

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4. DIAGRAMA DE FLUJO

impreso
5. DESCRIPCIÓN
5.1 Método de Archivo e Identificación.
Todos los registros se identifican y archivan de forma que sean fácilmente localizables. Su período
mínimo de conservación es lo que se define en la documentación del sistema.
La responsabilidad de archivar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los mismos.
Los archivos, tanto en soporte papel como informático, deben reunir condiciones tales que se minimice
la posibilidad de pérdida o deterioro por accidente o condiciones ambientales.
5.2 Respaldo de registros mantenidos en Soporte Informático.
Cuando existan, se han de mantener copias de seguridad de todos los registros en soporte informático
del Sistema de Gestión Integrado y toda aquella documentación que Fundart Ltda., utiliza para la
entrega de su servicio. Teniendo presente lo siguiente:
Respaldo Casa Central:
El respaldo es realizado por medio de apoyo externo (Proveedor Informático), con una periodicidad
mensual, por medio de un disco duro externo, siendo gerencia quién determine su disposición o
resguardo.
Respaldo Obra
Cada jefe o responsable de área realizará su respaldo con una periodicidad mensual, por medio de una
memoria externa ubicada en la oficina de administración, la cual se encuentra a cargo del Jefe de
Adquisiciones.
Respaldo Físico de los Registros

Este se realiza por medio del almacenamiento en archivadores que se especifican en el registro Listado
de Control de Registros (Anexo 1). La disposición de los archivadores para casa central se realizará en
gabinetes.
Para el caso de una obra los registros son almacenados en estanterías construidas en las oficinas
levantadas (según instalación de faena) por los responsables especificados en cada una de las áreas.
Ante el caso de un término de una obra los responsables de áreas asociados a los registros deben
decidir su traslado en común acuerdo con el encargado de calidad a casa central.

impreso
5.3 Codificación de Registros
La codificación de los registros del Sistema de Gestión de Calidad de Fundart Ltda. se realiza de la
siguiente forma:
FUN-R-WXXYY-ZZ
FUN: Constructora Fundart Ltda.

R: Registro.
W: Documento del Sistema de Calidad de Fundart Ltda.
XX: Área al que pertenece el registro (Administración, Sistema de Gestión, otras).
YY: Correlativo del documento en el área correspondiente.
ZZ: Correlativo del registro asociado al documento del área correspondiente.
FUN-R-POP02-01: Registro perteneciente al procedimiento de Planificación y Control de la Ejecución de

una Obra del área Operativa número 1.
La codificación es definida por el encargado de calidad y/o Asistente de Calidad, ante la generación de un
nuevo registro.
5.4 Archivo y custodia de los registros de calidad.
Las siguientes notas detallan las actividades indicadas en el diagrama de flujo.
Nota 1: Realización de actividad que da origen a un registro.

En la ejecución de los procesos, el responsable definido en la documentación del sistema de gestión
de Calidad es quién genera y/o actualiza el registro.
Nota 2: Aprobación y coordinación de la incorporación del registro del documento.

El Encargado de Calidad es el responsable de aprobar la actualización del procedimiento que
describe en sus actividades su utilización, siendo la Asistente de Calidad la responsable de realizar
las respectivas actualizaciones en conjunto con el responsable de la elaboración del registro.
Nota 3: Actualización listado Control de Registros.

Posteriormente la Asistente de Calidad procede a actualizar el listado de Control de Registros (Anexo
Nº 1) mediante la incorporación del nuevo registro, según corresponda. Lo anterior con el propósito
de mantener controlada la disposición de los mismos.

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Nota 4: Uso del Registro.
Una vez generado el registro según lo definido en la documentación (procedimiento, instructivo, otros)
del Sistema de Gestión de Calidad, el responsable de área lo archiva siguiendo los criterios
establecidos en el punto 5.1
Nota 5: Disposición del Registro.

Una vez que transcurre el plazo fijado en el listado control de registros, se procede a eliminar,
almacenar en bodega u otra actividad estipulada en el ítem disposición.
5.5 Control de los registros
Los registros del Sistema de Gestión de Calidad de Fundart Ltda. están identificados en el pto. 6, de
cada procedimiento y además en el listado de control de registros FUN-R- PSG02-01 (ver Anexo
N°1), el cual se encuentra en poder del Asistente de Calidad.
Los informes son un tipo especial de registros, que adoptarán el formato según la necesidad.
6. ARCHIVO DE REGISTROS
 Listado Control de Registros
7. ANEXOS
Anexo Nº 1: Control de Registros.

impreso
ANEXO Nº1
Rev:01
CONTROL DE REGISTROS
FUN-R-PSG02-01
ALMACENAMIENTO
IDENTIFICACIÓN CODIFICACIÓN INDEXACIÓN LUGAR MEDIO ACCESO MANTENCIÓN DISPOSICIÓN

impreso
8. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN PARRAFO MODIFICACIÓN REALIZADA

00 Pto. 6 Se modifica el Pto. 6 archivo de registros (sólo se menciona los que utilizarán)
00 Encabezado y Pie Se modifica quien aprueba y revisa los procedimientos al igual que el pie de página.
de Página
00 Anexo Nº1 Se modifica formato de “Control de Registros” Se agrega la columna de codificación de
los mismos.

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INDICE

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

8. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

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Registros : Toda aquella información suficiente y necesaria para

Codificación: Forma de Identificar un determinado registro, logrando que

Almacenamiento : Lugar de archivo y medio en el que se encuentra el registro

Acceso : Personas que pueden utilizar los registros almacenados.

Mantención : Tiempo mínimo de almacenamiento de los registros del

Disposición : Actividad que se realiza una vez transcurrido el plazo de

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5.1 Método de Archivo e Identificación.

5.2 Respaldo de registros mantenidos en Soporte Informático.

Respaldo Casa Central:

Respaldo Físico de los Registros

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FUN: Constructora Fundart Ltda.

FUN-R-POP02-01: Registro perteneciente al procedimiento de Planificación y Control de la Ejecución de

5.4 Archivo y custodia de los registros de calidad.

Las siguientes notas detallan las actividades indicadas en el diagrama de flujo.

Nota 1: Realización de actividad que da origen a un registro.

Nota 2: Aprobación y coordinación de la incorporación del registro del documento.

Nota 3: Actualización listado Control de Registros.

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Nota 5: Disposición del Registro.

5.5 Control de los registros

 Listado Control de Registros

Anexo Nº 1: Control de Registros.

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REVISIÓN PARRAFO MODIFICACIÓN REALIZADA

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