Ejw 100

MANUAL DE CALIDAD EFFICIENTE JOINT WORK (EJW)
Presentan:
Durán Pineda Tomy Lisbeth
García Rosas Vanessa Juliette
Prieto Alcalá Ana Berenice
Sánchez Jiménez Norahenit
Veloz López Eduardo Alejandro
Docente : Martha Hilda Navarro Salcedo
1
Indice
Indice ...............................................................................................................................................2
Nuestra historia..............................................................................................................................3
Misión ..............................................................................................................................................3
Visión...............................................................................................................................................3
Valores ............................................................................................................................................3
FODA ...............................................................................................................................................4
Mapeo de procesos .......................................................................................................................5
Procedimiento de normalización de operación para recepción de la información ...............6
Instructivo de trabajo para captación de clientes .................................................................. 13
Bitácora de registro para dar de alta a clientes ...................................................................... 14
Bitácora de registro para agendar reunión ............................................................................. 15
Instructivo de trabajo para registro de la información proporcionada por el cliente
utilizada para su respectiva solicitud....................................................................................... 16
Bitácora de registro de recepción de la información ............................................................. 17
Control de entregas a tiempo .................................................................................................... 18
Procedimiento normalizado de operación para la implementación de uso de la plataforma
EJW............................................................................................................................................... 18
Instructivo de trabajo para registro e inicio en la plataforma EJW dispositivos de trabajo
(sistemas) .................................................................................................................................... 34
Formato de registro de usuarios .............................................................................................. 37
Bitácora de registro de necesidades del cliente ..................................................................... 38
Instructivo de trabajo para cierre de sesión en la plataforma ejw en dispositivos de
trabajo .......................................................................................................................................... 38
Bitacora de registro de finalización de sesión de usuarios .................................................. 42
Bitácora de registro de cambio de correo electrónico .......................................................... 42
2
Nuestra historia
Somos una agencia de comunicación y creación digital, ubicada en Guadalajara, Jal. Desde el
2008 ofrecemos Soluciones Creativas y Profesionales a los requerimientos de comunicación
gráfica, con los que día a día se enfrentan nuestros clientes.
Nuestra estrategia está basada en el desarrollo de un producto accesible en todos los
dispositivos. Quizá hayan cambiado los tiempos, pero no así nuestra forma de trabajar. La
capacidad de hacer presentaciones interesantes en cualquier parte y en cualquier dispositivo es
fundamental para equipos empoderados y globales. Una base sólida de ingeniería es
fundamental para que la plataforma de presentaciones sea accesible en todos los dispositivos.
Solo imagina la facilidad de crear y compartir una presentación desde cualquier dispositivo.
Misión
Empoderar a los miembros de Empresas y Universidades para que logren trabajos en conjunto
sobresalientes con respecto a lo acostumbrado así diferenciándose y con ello ayudándoles a
crecer en el ámbito que se desarrollen.
Visión
Tener presencia en más a partir de un servicio que aproveche las diferentes vías digitales para
agilizar procesos y establecer una cultura de trabajo online.
Valores
● Respeto. Respetar a nuestros Clientes. Compromiso hacia los acuerdos que hagamos
con ellos. Valorar el tiempo.
● Trabajo en equipo. Colaboración interna, como equipo, y externa, para sumarnos a los
intereses de nuestros Clientes.
● Innovación. Actualizar y mantener actualizadas nuestras herramientas técnicas y
tecnológicas. Colocamos a la vanguardia en temas de trabajo a la distancia.
● Calidad. Brindamos nuestro servicio cumpliendo con los parámetros establecidos y
prometidos, que sólo pueden ser cercanos a la perfección.
Politica
Cumplir con los requisitos acordados con los clientes, mejorar continuamente nuestro sistema
de gestión de calidad y lograr los objetivos de calidad establecidos.
Objetivos
1.Incrementar en un 25% el número de subscripciones.
2.Poner en el mercado la primera función de colaboración digital en la industria.
3.Fidelizar clientes ofreciendo una buena experiencia, manteniendo el contacto y ganándose su
confianza.
4.Maximizar el retorno de la inversión en un 100%.
5.Crear canales de comunicación efectivos entre clientes potenciales.
3
FODA
4
Mapeo de procesos
5
Procedimiento de normalización de operación para recepción de la información
PROCEDIMIENTO DE NORMALIZACIÓN DE OPERACIÓN

PARA RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Clave Versión Vigente a Próxima Sustituye a Página

partir de revisión
EJW-PNO-01 01 Noviembre Noviembre Nuevo 1-7

2023 2024
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
01-11-2023 14-11-2023 22-11-2023
Tomy Lisbeth Durán Pineda Vanessa Juliette Eduardo Alejandro Veloz

García Rosas Lopez
INDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
5. DESARROLLO DEL PROCESO
6. DIAGRAMA DE FLUJO
7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
8. ANEXOS
9. CONTROL DE CAMBIOS
6

partir de revisión

2023 2024
1. OBJETIVO
Establecer el proceso correcto para la recepción, el manejo y uso de la información
proporcionada por el cliente, con el fin de brindar una buena plataforma y servicio
acorde a las necesidades del cliente.
2. ALCANCE
Este proceso aplica a todo recurso humano que tenga comunicación y reciba
información del cliente para otorgar al siguiente departamento.
· Es responsabilidad del profesional de marketing digital enviar correos,
promociones y ofertas a clientes potenciales.
· Es responsabilidad del analista de transacciones verificar y autorizar la
compra hecha por el cliente.
· Es responsabilidad del agente de ventas de acompañar a los clientes en la
identificación de sus necesidades y ofrecerle la solución.
4. DEFINICIONES
4.1 Procedimiento de normalización de operación: Son documentos que
contienen las instrucciones mínimas necesarias para llevar a cabo una operación de
manera reproducible, así como el objetivo, alcance, responsabilidad, desarrollo del
proceso y referencias bibliográficas.
4.2 Stakeholders: El público de interés para una empresa que permite su completo
funcionamiento. Refiriéndose como público a todas las personas u organizaciones
7

partir de revisión

2023 2024
que se relacionan con las actividades y decisiones de una empresa como:

empleados, proveedores, clientes, gobierno, entre otros.
4.3 Panorama empresarial: La evolución y desarrollo que van experimentando las

empresas a lo largo del tiempo mediante la mejora continua, aumento de rentabilidad,
cumplimiento de metas, logro de objetivos exitosamente y posicionamiento de marca.
4.4 Software: Conjunto de reglas o programas que dan instrucciones a un ordenador

para que realice tareas específicas. También se conoce como aplicaciones de
software, paquetes de software, herramientas de software y programas de software.
El software puede utilizarse para gestionar datos, automatizar procesos y crear
aplicaciones o productos informáticos.

La implementación de plataformas digitales revoluciona la manera en que operan las
empresas, y/o estudiantes ofreciendo eficiencia, accesibilidad y conectividad sin
precedentes. Estas soluciones tecnológicas optimizan procesos, mejoran la
colaboración y potencian la experiencia del usuario, redefiniendo el panorama
empresarial en la era digital.
Para ello es necesario contar con las necesidades del cliente a través de la
comunicación de ambas partes para brindarle el mejor servicio de software posible.
Solicitud inicial
1. Acceder al sitio web y buscar la opción de "Registro" o "Crear una cuenta".

Proporciona la información requerida, como nombre, dirección de correo
electrónico y una contraseña segura.
2. Después de registrarse, se deberá verificar la dirección de correo electrónico.
Esto generalmente implica hacer clic en un enlace enviado al correo.
8

partir de revisión

2023 2024
3. Después de registrarse, se deberá verificar tu dirección de correo electrónico.

Esto generalmente implica hacer clic en un enlace enviado al correo
electrónico.
4. Se solicitará información adicional para completar el perfil. Esto incluye
detalles como dirección, número de teléfono u otras preferencias.
5. Ajustar las preferencias según sea necesario. Esto incluye la configuración de
herramientas para procesamiento de texto, hojas de cálculo, presentaciones y
la elección de temas de interés.
6. Una vez que se haya completado el registro, iniciar sesión con la dirección de
correo electrónico y contraseña para acceder a la cuenta.
Entendimiento de Requisitos
1. Examinar a fondo los requisitos iniciales para identificar posibles

ambigüedades o áreas que requieren aclaración. Realizar entrevistas
adicionales para cualquier aclaración.
2. Documentar de manera clara y detallada todos los requisitos identificados.
Esto puede incluir especificaciones funcionales, no funcionales, casos de uso
y cualquier otra información relevante.
3. Presentar la documentación de requisitos a los stakeholders para su validación
y recopilación de retroalimentación. Asegurarse de que todos los aspectos
críticos sean comprendidos y aceptados por todas las partes involucradas.
4. Realizar interacciones según sea necesario. A medida que el proyecto avanza,
es posible que surjan cambios en los requisitos. Mantén un proceso de
actualización continua para reflejar cualquier cambio y asegurarte de que la
comprensión de los requisitos evolucione con el proyecto.
9

partir de revisión

2023 2024
6. DIAGRAMAS DE FLUJO
10

partir de revisión

2023 2024
7. REFERENCIAS
Berg, J., Furrer, M., Harmon, E., Rani, U., & Silberman, M. (2019). Las plataformas digitales y
el futuro del trabajo. Organización Internacional del Trabajo, 1. Ed.
8. ANEXOS
Ilustración del sitio web para iniciar sesión.
11

partir de revisión

2023 2024
REVISIÓ FECHA DESCRIPCIÓN JUSTIFICACIO REALIZADO APROBADO

N DEL CAMBIO N POR POR
Noviembre Documento de Durán Veloz Lopez
01 2023 nueva creación Pineda Tomy Eduardo
Lisbeth Alejandro
02
03
12
Instructivo de trabajo para captación de clientes
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
PARA CAPTACIÓN DE CLIENTES
Código Responsable de función Documentos de No. Revision

referencia
IT-DV- Agente de ventas PNO R00

012023
Objetivo de la actividad. Alcance la actividad
Asegurar la adecuada captación de clientes. Departamento de ventas
Secuencia Descripción
1 Interacción con el cliente.
Contexto: Si se desea contactar con el cliente desde la empresa por medio digital
seguir el siguiente procedimiento.
1. Tener el nombre de la empresa o institución qué se desea contactar.

2. Acudir a la agenda de clientes del año vigente.
3. Dirigirse al apartado de la agenda correspondiente guiándose por orden
alfabético.
4. Identificar el contacto asegurándose qué sea el correcto.
5. Dirigirse a la sección de "Número telefónico" o "Correo" según la vía por
la que se desea contactar.
6. Realizar llamada o enviar correo según sea el caso.
2
Dar de alta a un cliente.
Para dar de alta a un nuevo cliente en la agenda de clientes seguir el siguiente

procedimiento:
1. Se genera integración con el cliente (Sección 1)

2. Dirigirse a la agenda de clientes del año vigente.
3. Preguntar razón social y determinar por orden alfabético la sección a la
que corresponde.
4. Llenar el registro determinado con los datos completos correspondientes.
3
Para agendar una reunión.
13
Contexto: Si se quiere acordar una reunión para plantear necesidades del cliente
y la oferta de partida de nuestra empresa.
1. Se genera interacción con el cliente ( Sección 1)

2. Dirigirse a la agenda de reuniones del año vigente.
3. Revisar disponibilidad próxima para atender al cliente.
4. Plantearle al cliente una propuesta de fecha.
5. Una vez aprobada la fecha por el cliente anotar en la agenda de relaciones
del año vigente.
6. Agradecer por el tiempo y disposición y confirmar hora y fecha repitiendo
la misma al cliente.
Control de cambios
No. Sección Numero de política o ¿Qué cambio se

Revision secuencia está realizando?
00 N/A N/A N/A
cora de registro para dar de alta a cli
Bitácora de registro para dar de alta a clientes.
Fecha de Nombre de la Razón No. de Dirección Telefono Correo RFC Nombre

registro empresa o social cliente de la de quien
institución empresa registra
14
Bitácora de registro para agendar reunión
Bitácora de registro para agendar una reunión.
Fecha de No. de Motivo de Fecha y hora de Fecha y hora Nombre de

registro cliente reunión preferencia acordada quien registra
15
Instructivo de trabajo para registro de la información proporcionada por el cliente utilizada para su respectiva solicitud
PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL CLIENTE,

UTILIZADA PARA SU RESPECTIVA SOLICITUD.

referencia
IT-DV- Agente de ventas PNO R00

022023
Asegurar el adecuado registro de información Departamento de ventas

proporcionada por el cliente.
1 Para confirmar cita con el cliente.
Contexto: Si se requiere confirmar una cita con algún cliente próximo a la fecha
acordada.
1. Tener la agenda de citas próximas y visualizar la cita del cliente a

confirmar.
2. Una vez obtenida la información de la cita dirigirse a la agenda de clientes
del año vigente.
3. En la agenda buscar por el respectivo orden alfabético el nombre de la
empresa o institución con la que se requiere contactar.
4. Visualizar el contacto y dirigirse al apartado del teléfono o correo.
5. Una vez contactado recordarle al cliente toda la información de la cita
incluyendo fecha, hora medio o lugar.
6. Pedir confirmación de la misma.
2 Para recibir al cliente
1. Recibirlo y preguntar su nombre y si tiene cita agendada.

2. Revisar en la agenda de citas si concuerda con el horario asignado, y en
caso de no tener cita revisar IT-DV-012023 sección 3.
3. Confirmar la cita en el apartado de asistencia y pedir firma de autorización
de inicio de la cita de negocio.
16
Para la recepción de la información proporcionada por el cliente
1. Tener a la mano la bitácora de registro de recepción de la información.

2. Preguntar si el cliente tiene en mente lo que necesita, de no ser así acudir
al catálogo de sugerencias predeterminadas.
3. Empezar a llenar la bitácora de registro en el orden de los apartados en
sin omitir ninguno.
4. Una vez lleno repetir la información al cliente para evitar equivocaciones.
5. Aceptada así la información proporcionada pedir al cliente una firma de
4 conformidad y autorización de la misma.
Finalizar la cita de trabajo
Contexto: Se ha culminado el registro de la información y se requiere finalizar la

cita de trabajo.
1. Una vez obtenida la firma de conformidad se repetirá al cliente la fecha

próxima de entrega de sus plataformas pilotos.
2. Para esto agendar otra cita de trabajo siguiendo el IT-DV-012023 sección
3.
3. Una vez confirmada la cita y anotada en la bitácora de citas agradecer
por el tiempo al cliente y mencionarle el respectivo proceso a seguir.
Control de cambios
No. Sección Numero de ¿Qué cambio

Revision política O se está
secuencia realizando?
00 N/A N/A N/A
Bitácora de re
17
gistro de recepción de la información
Bitácora de registro de recepción de la información.
No. De Nombre Contexto Platafor Nombre Fecha de Fecha de Observa

cliente de la de la mas de quien solicitud entrega ciones
empresa empresa requerid recibe la del
solicitante as. solicitud cliente.
Control de entregas a tiempo
Control de entregas a tiempo.
No. De Nombre Contexto Platafor Nombre Fecha de Nombre Nombre

cliente de la de la mas de entrega de quien de quien
empresa empresa requerid respons entrega recibe
solicitante as. able de (Empres (cliente)
realizaci a)
ón de
platafor
ma
18
normalizado de operación para la implementación de uso de la plataforma EJW
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA LA

IMPLEMENTACIÓN DE USO DE LA PLATAFORMA EJW

partir de revisión
EJW-PNO-1123 01 Diciembre 2023 Diciembre 2024 Nuevo
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
01-11-2023 14-11-2023 22-11-2023
Lic. Norahenit Sánchez Lic. Vanessa Juliette Lic. Ana Berenice

Jímenez García Rosas Prieto Alcalá
Auxiliar de Sistemas Jefe de Sistemas Director de departamento de

sistemas
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. ALCANCE Y APLICACIÓN
4. DEFINICIONES
6. POLÍTICAS
10. ANEXOS
19

partir de revisión
1. INTRODUCCIÓN
La introducción de tecnologías que permiten la colaboración eficiente y el trabajo remoto se ha

convertido en una prioridad para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos y
adaptarse a entornos laborales cambiantes. En este sentido, la implementación de una
plataforma de trabajo en línea se presenta como una herramienta fundamental para facilitar la
comunicación, colaboración y gestión de proyectos entre equipos distribuidos geográficamente.
Este Procedimiento Normalizado de Operación (PNO) tiene como objetivo establecer un conjunto
de pasos estructurados y prácticos para guiar la implementación exitosa del uso de la plataforma
de trabajo en línea Efficient Joint Work (EJW).. Esta implementación está diseñada para mejorar
la eficiencia, promover la colaboración efectiva y optimizar los procesos internos mediante el uso
adecuado de la plataforma seleccionada.
A través de este documento, se proporcionarán directrices claras y detalladas para cada fase del
proceso de implementación. Desde la evaluación de necesidades hasta la capacitación de
usuarios y la evaluación continua, este PNO está diseñado para asegurar una transición fluida y
efectiva hacia el uso pleno y adecuado de la plataforma de trabajo en línea.
Es crucial destacar que este procedimiento se adapta a las características específicas de nuestra
organización, considerando las particularidades de nuestros equipos, flujos de trabajo y objetivos
estratégicos. Además, se enfoca en garantizar una implementación gradual y efectiva que
maximice los beneficios de la plataforma, minimizando las interrupciones en las actividades
laborales habituales.
El compromiso con la adopción exitosa de esta plataforma de trabajo en línea es fundamental

para su éxito. Por ello, se promoverá activamente la participación de todos los usuarios
involucrados, asegurando una comprensión clara de los beneficios, la funcionalidad y la forma
de utilizar eficazmente esta herramienta.
20

partir de revisión
A través de la implementación de este PNO, nuestra organización pretende no solo mejorar la

colaboración y eficiencia en el trabajo, sino también adaptarse a un entorno laboral en constante
evolución, permitiendo a nuestros equipos trabajar de manera más inteligente y efectiva en un
mundo cada vez más interconectado y digitalizado.
2. OBJETIVO
Establecer un proceso estandarizado para la correcta implementación y adopción de la

plataforma de trabajo en línea EJW con el fin de mejorar la colaboración y eficiencia en los
procesos de la organización.
3. ALCANCE Y APLICACIÓN
Los criterios, lineamientos, y controles establecidos en este procedimiento aplican para todos los
colaboradores de la plataforma de trabajo Efficient Joint Work (EJW). El alcance de este
procedimiento abarca todas las etapas y actividades necesarias para llevar a cabo una
implementación exitosa del uso de dicha plataforma de trabajo en línea dentro de la organización.
4. DEFINICIONES
4.1 Procedimiento Normalizado de Operación (PNO): al conjunto detallado de pasos y

directrices establecidas para la implementación consistente y eficiente de una plataforma de
trabajo digital en una organización.
21
4.2 Plataforma de Trabajo Digital: al entorno en línea que facilita la colaboración, comunicación
y gestión de tareas y proyectos entre los miembros de una organización, utilizando herramientas
digitales y tecnologías de la información.
4.3 Objetivos de Implementación: a las declaraciones claras y medibles que delinean los
resultados deseados de la implementación, como mejorar la eficiencia, facilitar la colaboración
remota y optimizar la gestión de proyectos.
4.4 Equipo de Implementación: al grupo de personas responsables de llevar a cabo la

implementación de la plataforma de trabajo digital, incluyendo roles como líder del proyecto,
analistas de negocios, especialistas en tecnología y formadores.
4.5 Capacitación del Personal: al programa estructurado para proporcionar a los usuarios
finales y al equipo de implementación las habilidades necesarias para utilizar efectivamente la
plataforma, cubriendo aspectos técnicos y prácticos.
4.6 Políticas y Procedimientos: a las directrices y reglas establecidas para regular el uso y la
administración de la plataforma, abordando temas como la seguridad de la información, la
colaboración efectiva y el cumplimiento normativo.
4.7 Pruebas Piloto: a la evaluación inicial de la plataforma con un grupo selecto de usuarios
para identificar posibles problemas, evaluar la usabilidad y realizar ajustes antes de una
implementación completa.
4.8 Implementación Gradual: a la introducción progresiva de la plataforma en la organización,

comenzando con un equipo o departamento antes de extenderla a toda la empresa, con el
objetivo de minimizar las interrupciones.
4.9 Gestión de Cambios: al manejo planificado y controlado de cambios en la plataforma,

comunicando eficazmente las actualizaciones a los usuarios y asegurando una transición suave.
22

partir de revisión
5.1 Es responsabilidad de los analistas de negocios y usuarios clave identificar y documentar los
requisitos específicos de la plataforma.
5.2 Es responsabilidad del equipo de TI y expertos en infraestructura verificar la compatibilidad

de la infraestructura tecnológica existente.
5.3 Es responsabilidad de los Equipos de formación y desarrollo proporcionar formación a los

usuarios finales sobre el uso efectivo de la plataforma.
5.4 Es responsabilidad del departamento de recursos humanos y equipo legal crear políticas y
procedimientos para el uso adecuado de la plataforma.
5.5 Es responsabilidad del equipo de sistemas configurar la plataforma según los requisitos
específicos del usuario final, realizar pruebas piloto para identificar y corregir posibles problemas
antes de la implementación completa, desplegar la plataforma de manera gradual para minimizar
interrupciones, establecer un sistema de monitoreo para evaluar el rendimiento de la misma, así
como también realizar una evaluación post-implementación para recopilar retroalimentación y
mejorar procesos
5.6 Es responsabilidad del equipo de soporte técnico y servicio al cliente brindar

asistencia a los usuarios durante y después de la implementación.
5.7 Es responsabilidad del equipo de documentación mantener actualizada la

documentación relacionada con la plataforma y el usuario, así como también mantener
comunicación para resolver problemas y obtener actualizaciones.
23

partir de revisión
6. POLÍTICAS
6.1 Compromiso con la Seguridad de la Información: garantizar la seguridad de la información

mediante el establecimiento de medidas de protección, control de accesos y encriptación de
datos en la plataforma EJW.
6.2 Cumplimiento Normativo y Legal: asegurar que la implementación cumple con las
regulaciones y normativas aplicables a las instituciones escolares y empresas de trabajo
incluyendo normas de privacidad y protección de datos.
6.3 Accesibilidad y Usabilidad: garantizar que la plataforma sea accesible para todos los
usuarios, incluyendo aquellos con discapacidades, y que su interfaz sea intuitiva y fácil de usar.
6.4 Respaldo y Recuperación de Datos: establecer procedimientos para realizar copias de

seguridad periódicas de los datos almacenados en la plataforma, así como planes de
recuperación en caso de pérdida de información.
6.5 Estándares de Calidad del Contenido: promover la creación de contenido de alta calidad en
la plataforma, asegurando que la información compartida sea precisa, actualizada y relevante
para los usuarios.
6.6 Colaboración y Comunicación Efectiva: fomentar la colaboración y la comunicación efectiva

entre los usuarios en la plataforma, promoviendo un entorno digital que facilite la interacción y el
intercambio de ideas.
24

partir de revisión
6.7 Gestión de Riesgos y Contingencias: identificar y evaluar posibles riesgos asociados con la
plataforma, y establecer planes de contingencia para mitigar cualquier impacto negativo en caso
de problemas.
6.8 Monitoreo Continuo y Mejora: implementar un sistema de monitoreo continuo para evaluar el
rendimiento de la plataforma y recopilar retroalimentación de los usuarios, con el objetivo de
realizar mejoras constantes.
6.9 Capacitación y Desarrollo del Usuario: proporcionar programas de capacitación continuos

para usuarios finales, asegurando que estén familiarizados con las funciones y mejores prácticas
de la plataforma.
6.10 Protección de la privacidad: garantizar la protección de la privacidad de los usuarios,

estableciendo controles estrictos sobre la recopilación, almacenamiento y uso de datos
personales.
6.11 Estándares de Seguridad Tecnológica: adoptar y mantener estándares de seguridad

tecnológica, incluyendo la aplicación de parches de seguridad, actualizaciones regulares y el uso
de prácticas seguras de desarrollo.
6.12 Integración con Sistemas Existentes: asegurar la integración efectiva de la plataforma con
sistemas existentes en la institución escolar o empresa, minimizando las interrupciones y
garantizando la interoperabilidad.
25

partir de revisión
6.13 Gestión Eficiente de Proyectos: aplicar metodologías de gestión de proyectos efectivas para
garantizar la implementación oportuna y exitosa de la plataforma, cumpliendo con los plazos y
presupuestos establecidos.
6.14 Satisfacción del Usuario: evaluar regularmente la satisfacción del usuario mediante
encuestas y retroalimentación directa, y utilizar esta información para realizar mejoras continuas
en la plataforma.
6.15 Sostenibilidad y Escalabilidad: diseñar la plataforma para ser sostenible a largo plazo y
capaz de escalar conforme las necesidades de la institución escolar o empresa evolucionan.
7.1 Definir los objetivos específicos de la implementación, tales como mejorar la comunicación
interna, facilitar la colaboración, y optimizar procesos de trabajo.
7.2 Analizar y recolectar los requisitos específicos del usuario para garantizar que la plataforma
cumpla con sus necesidades particulares.
7.3 Seleccionar las características particulares que tendrá la plataforma de trabajo EJW y lograr
que estas se ajusten a las necesidades del cliente considerando la seguridad, escalabilidad y
facilidad de uso.
26

partir de revisión
7.4 Evaluar la infraestructura verificando que la tecnología existente cumpla con los requisitos
técnicos de la plataforma.
7.5 Capacitar al equipo de implementación sobre la configuración, administración y uso de la

plataforma.
7.6 Informar a los usuarios sobre la implementación, destacando los beneficios y proporcionando
información clave.
7.7 Configurar la plataforma de acuerdo con los requisitos específicos de los clientes, incluyendo
la personalización de roles y permisos.
7.8 Realizar pruebas piloto con grupos representativos de usuarios para identificar posibles
problemas y realizar ajustes antes de la implementación completa.
7.9 Implementar la plataforma de manera gradual, comenzando con un departamento o área

antes de extenderla a toda la institución u empresa o en su defecto en el área que el cliente lo
requiera.
7.10 Proporcionar entrenamiento detallado a los usuarios sobre el uso efectivo de la plataforma,
destacando funciones clave y mejores prácticas.
7.11 Implementar estrategias para fomentar la participación activa de los usuarios, como la
creación de contenido, la colaboración en proyectos y la comunicación en línea.
27

partir de revisión
7.12 Establecer un sistema de monitoreo continuo para evaluar el uso y rendimiento de la

plataforma, recopilando retroalimentación de los usuarios.
7.13 Implementar actualizaciones y mejoras periódicas en base a la retroalimentación de los

usuarios y las nuevas características disponibles en la plataforma.
7.14 Establecer un sistema de soporte técnico para resolver problemas técnicos, responder
preguntas y brindar asistencia a los usuarios.
7.15 Mantener actualizada la documentación que describe el uso de la plataforma, políticas y

procedimientos.
7.16 Realizar revisiones periódicas del procedimiento y la plataforma, identificando

oportunidades de mejora y ajustando según sea necesario.
28

partir de revisión
Definir los
Analizar y recolectar los Seleccionar las
objetivos
requisitos específicos del características
específicos de la
usuario particulares que tendrá
implementación
la plataforma de trabajo
Evaluar la infraestructura
Informar a los usuarios Capacitar al equipo de
verificando la tecnología
sobre la implementación Implementación
existente con la que
cuenta el usuario
Configurar la plataforma de Realizar pruebas piloto con Implementar la plataforma de

acuerdo con los requisitos grupos representativos de manera gradual
específicos de los clientes usuarios
Establecer un sistema de Implementar estrategias Proporcionar entrenamiento

monitoreo continuo para para fomentar la detallado a los usuarios
evaluar el uso y rendimiento participación activa de los sobre el uso
de la plataforma usuarios
29
Establecer un sistema de Mantener actualizada la
Implementar actualizaciones
soporte técnico para resolver documentación que describe el
y mejoras periódicas
problemas uso de la plataforma
Realizar revisiones
periódicas del
procedimiento y la
plataforma
Berg, J., Furrer, M., Harmon, E., Rani, U., & Silberman, M. (2019). Las plataformas digitales y el
futuro del trabajo. Organización Internacional del Trabajo, 1. Ed.
10. ANEXOS
10.1 Esquema básico de la plataforma EJW.
30

partir de revisión
31

partir de revisión
32

partir de revisión
REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN JUSTIFICACIÓN REALIZADO REVISADO APROBADO

DEL CAMBIO POR POR POR
01 Diciembre Documento de - Lic. Lic. Lic. Ana

23 nueva creación Norahenit Vanessa Berenice
Sánchez Juliette Prieto Alcalá
Jímenez García
Rosas
02
03
04
33
Instructivo de trabajo para registro e inicio en la plataforma EJW dispositivos de trabajo (sistemas)
PARA REGISTRO E INICIO EN LA PLATAFORMA

EJW EN DISPOSITIVOS DE TRABAJO
(SISTEMAS)

referencia
IT-EJW-010223 Ana Berenice Prieto Alcalá EJW-PNO-02 01
Fecha de emisión: 22-11-2023 Página:
Orientar a los usuarios ya sean empleados o clientes a Usuarios registrados en la

través del proceso de registro e inicio de sesión en la plataforma EJW, así como también
plataforma EJW, facilitando el acceso y la comprensión empleados que utilizan la
de cómo utilizar la plataforma de manera efectiva para plataforma.
cumplir con sus objetivos o tareas específicas.
GENERALIDADES
Una plataforma de trabajo en línea es un entorno digital que facilita la colaboración, la
comunicación y la realización de tareas entre individuos o equipos, independientemente de su
ubicación geográfica. La implementación del uso de plataformas de trabajo en línea implica una
serie de generalidades que son fundamentales para asegurar una adopción efectiva y un uso
exitoso por parte de los usuarios.
1 1.Para Iniciar la Aplicación.

Procedimiento:
1. En Windows o Mac OS abrir EJW. Aparecerá el cuadro de diálogo Inicio

de la aplicación.
2. Seleccione el origen de datos
3. Especifique el nombre de inicio de sesión y la contraseña, si es preciso:
○ Utilice una cuenta de Windows o Mac OES.
Si la aplicación se ejecuta en un entorno de Windows o Mac OES, puede
utilizar el mismo nombre de inicio de sesión y la misma contraseña que
34

(SISTEMAS)

referencia
utilizó para abrir la sesión. Si marca esta opción, los cuadros Usuario y
Contraseña quedan desactivados.
○ Usuario
○ Contraseña
○ Guardar contraseña (este campo se usa para memorizar la contraseña
del usuario para conexiones futuras)
Nota: Cuando la aplicación está abierta, puede modificar la contraseña
del usuario conectado.
4. Seleccione el administrador de orígenes de datos.
5. Haga clic en “Aceptar”. Se abrirá el escritorio.
2
2. Para visualizar su información personal:
Contexto: Si desea visualizar su información personal almacenada dentro de la

aplicación, siga el procedimiento siguiente:
1. Desde cualquier sitio dentro de la aplicación, haga clic en Herramientas y

luego en Información personal.
El cuadro de diálogo Información personal muestra toda la información
relacionada con el usuario con el que está conectado. Visualiza
información como el código, la descripción breve y larga del usuario y su
dirección de correo electrónico.
3
3. Para salir de la aplicación y desconectarse de la base de datos:
35

(SISTEMAS)

referencia
Contexto: Si cierra todos los escritorios, saldrá de la aplicación y se

desconectará de la base de datos.
Procedimiento:
Seleccione “archivo” y luego “cerrar todos los escritorios".
NOTA: El Escritorio de EJW aparece al iniciar la aplicación. El Escritorio le

permite navegar por todos los objetos de la aplicación.
Está compuesto por dos secciones principales:

● La barra de navegación, que está compuesta por los dominios y sus vistas.
Cuando abra la aplicación por primera vez, se abrirá el escritorio en la ventana
“Página de bienvenida" La próxima vez que ejecute la aplicación, el escritorio se
abrirá en el último módulo que haya usado.
● El Visor de información, mediante el cual puede acceder a los objetos del
módulo seleccionado. Cuando navegue por los dominios y los módulos, podrá
obtener acceso a los editores de cada objeto. También podrá obtener acceso al
“Menú de propiedades” desde el escritorio y realizar una serie de operaciones,
como, por ejemplo, imprimir.
Puede abrir varios escritorios al mismo tiempo con el mismo nombre de

inicio de sesión.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
EJW. Manual de usuario 2022.
36

(SISTEMAS)

referencia
HISTORIAL DE REVISIÓN
No. REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DE CAMBIO
00 Documento nuevo 22-11-2023
Formato de registro de usuarios
Formato de Registro de Usuarios - Plataforma EJW
No. De Nombre No. de Fecha de Teléfono Extensión Célular E-mail

cliente de la contrato inscripción
empresa
solicitante
(usuario)
37
Bitacora de registro de necesidades del cliente
Bitácora de registro de necesidades del cliente
Fecha No. De Empresa Evaluación Tipo de Descripción Nombre de

cliente solicitante obtenida sugerencia/ quien recibe
reclamo
Edición N° Identificación de la modificación Fecha
00 Edición Inicial
Instructivo de trabajo para cierre de sesión en la plataforma ejw en dispositivos de trabajo
38
PARA CIERRE DE SESIÓN EN LA PLATAFORMA

(SISTEMAS)

referencia
IT-EJW-010223 Norahenit Sánchez Jiménez EJW-PNO-02 02
Orientar a los usuarios como cerrar sesión de Usuarios registrados en la

manera correcta y segura. plataforma EJW, así como también
empleados que utilizan la
plataforma.
GENERALIDADES
Una plataforma de trabajo en línea es un entorno digital que facilita la colaboración, la
comunicación y la realización de tareas entre individuos o equipos, independientemente de
su ubicación geográfica. La implementación del uso de plataformas de trabajo en línea implica
una serie de generalidades que son fundamentales para asegurar una adopción efectiva y un
uso exitoso por parte de los usuarios.
1 1.Para cerrar la sesión.

Procedimiento:
1. En Windows o Mac OS abrir EJW. Asegurarse de estar en la página

principal de la plataforma de la agencia de comunicación y creación
digital.
2. Identificación:
2 Contexto: Cada usuario tiene un nombre ID y/o un avatar:
1. Localizar su nombre de usuario o avatar en la esquina superior derecha

de la pantalla. Este suele estar acompañado de una imagen o icono que
te representa.
39

(SISTEMAS)

referencia
3 3. Menú Desplegable
Contexto: Al oprimir el nombre ID o el avatar este despliega un menú con

distintas opciones.
1. Hacer clic sobre su nombre de usuario o avatar para abrir un menú

desplegable con opciones relacionadas a su cuenta.
4. Opción "Cerrar Sesión”
Contexto: Al oprimir el nombre ID o el avatar este despliega un menú con

4 distintas opciones.
2. En el menú desplegable, busca y selecciona la opción que indica "Cerrar

Sesión" o un término similar.
5. Confirmación
5 3. La plataforma podría solicitarle una confirmación antes de cerrar la

sesión. En este caso, es posible que le pregunte si está seguro de que
desea cerrar sesión. Haga clic en "Sí" o en la opción que corresponda.
6. Cierre Exitoso
6
40

(SISTEMAS)

referencia
4. Una vez confirmado, la plataforma cerrará su sesión y le redirigirá a la

pantalla de inicio de sesión o a la página principal, dependiendo de la
configuración de la plataforma.
7. Verificación (Opcional)
5. Si lo desea, verifique que ha cerrado sesión correctamente. Puede

7 hacerlo intentando acceder a alguna sección que requiera inicio de sesión
y observando que te pida ingresar sus credenciales.
8. Recomendaciones Adicionales
8
6. Si está utilizando un dispositivo compartido, asegurarse de cerrar sesión
siempre que finalice tu actividad para garantizar la seguridad de su
cuenta.
Puede abrir varios escritorios al mismo tiempo con el mismo nombre de

inicio de sesión.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
EJW. Manual de usuario 2022.
41
HISTORIAL DE REVISIÓN
No. REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA DE CAMBIO
00 Documento nuevo 22-11-2023
Bitacora de registro de finalización de sesión de usuarios
Bitacora de registro de finalización de sesión de usuarios
No. Fecha Fecha Fecha de Descripción Observaciones

cliente de finalización
inicio
Bitácora de registro de cambio de correo electronico
Bitácora de registro de cambio de correo electrónico
No. Fecha Correo Correo Estado del Observaciones

cliente de anterior nuevo cambio
cambio
42

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MANUAL DE CALIDAD EFFICIENTE JOINT WORK (EJW)

Docente : Martha Hilda Navarro Salcedo

PROCEDIMIENTO DE NORMALIZACIÓN DE OPERACIÓN

Clave Versión Vigente a Próxima Sustituye a Página

EJW-PNO-01 01 Noviembre Noviembre Nuevo 1-7

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

01-11-2023 14-11-2023 22-11-2023

Tomy Lisbeth Durán Pineda Vanessa Juliette Eduardo Alejandro Veloz

5. DESARROLLO DEL PROCESO

Clave Versión Vigente a Próxima Sustituye a Página

EJW-PNO-01 01 Noviembre Noviembre Nuevo 2-7

Clave Versión Vigente a Próxima Sustituye a Página

EJW-PNO-01 01 Noviembre Noviembre Nuevo 3-7

que se relacionan con las actividades y decisiones de una empresa como:

4.3 Panorama empresarial: La evolución y desarrollo que van experimentando las

4.4 Software: Conjunto de reglas o programas que dan instrucciones a un ordenador

5. DESARROLLO DEL PROCESO

1. Acceder al sitio web y buscar la opción de "Registro" o "Crear una cuenta".

Clave Versión Vigente a Próxima Sustituye a Página

EJW-PNO-01 01 Noviembre Noviembre Nuevo 4-7

3. Después de registrarse, se deberá verificar tu dirección de correo electrónico.

1. Examinar a fondo los requisitos iniciales para identificar posibles

Clave Versión Vigente a Próxima Sustituye a Página

EJW-PNO-01 01 Noviembre Noviembre Nuevo 5-7

Clave Versión Vigente a Próxima Sustituye a Página

EJW-PNO-01 01 Noviembre Noviembre Nuevo 6-7

Ilustración del sitio web para iniciar sesión.

Clave Versión Vigente a Próxima Sustituye a Página

EJW-PNO-01 01 Noviembre Noviembre Nuevo 7-7

REVISIÓ FECHA DESCRIPCIÓN JUSTIFICACIO REALIZADO APROBADO

PARA CAPTACIÓN DE CLIENTES

Código Responsable de función Documentos de No. Revision

IT-DV- Agente de ventas PNO R00

Objetivo de la actividad. Alcance la actividad

Asegurar la adecuada captación de clientes. Departamento de ventas

1 Interacción con el cliente.

1. Tener el nombre de la empresa o institución qué se desea contactar.

Para dar de alta a un nuevo cliente en la agenda de clientes seguir el siguiente

1. Se genera integración con el cliente (Sección 1)

1. Se genera interacción con el cliente ( Sección 1)

No. Sección Numero de política o ¿Qué cambio se

00 N/A N/A N/A

cora de registro para dar de alta a cli

Bitácora de registro para dar de alta a clientes.

Fecha de Nombre de la Razón No. de Dirección Telefono Correo RFC Nombre

Bitácora de registro para agendar una reunión.

Fecha de No. de Motivo de Fecha y hora de Fecha y hora Nombre de

PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL CLIENTE,

Código Responsable de función Documentos de No. Revision

IT-DV- Agente de ventas PNO R00

Objetivo de la actividad. Alcance la actividad

Asegurar el adecuado registro de información Departamento de ventas

1 Para confirmar cita con el cliente.

1. Tener la agenda de citas próximas y visualizar la cita del cliente a

2 Para recibir al cliente

1. Recibirlo y preguntar su nombre y si tiene cita agendada.

1. Tener a la mano la bitácora de registro de recepción de la información.

Contexto: Se ha culminado el registro de la información y se requiere finalizar la

1. Una vez obtenida la firma de conformidad se repetirá al cliente la fecha