INSTITUTO URRACA

GESTIÓN EMPRESARIAL – FORMULACIÓN DE PROYECTO

CONTENIDO #3
DOCENTES: LUZ DE BALLESTEROS, EDILMA SALDAÑA__ “La autoridad se delega y la responsabilidad se
SECCIÓN: CIENCIAS. 12° GRADOS. comparte.”

TEMA #3: EL PROCESO ADMINISTRATIVO – ORGANIZACIÓN

EL CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN: Es el segundo en el proceso administrativo. En la práctica, la organización debe

adaptarse a las necesidades y planes específicos de la empresa; es más, debe ser una herramienta a la disposición del
cumplimiento de los objetivos organizacionales.

También el término organización utilizado para el título de la unidad, se refiere a la acción de organizar, como verbo,
y no debe confundirse con el término organización que aborda a las empresas y las organizaciones sin ánimo de lucro.

Como función administrativa constituye la etapa que se refiere a la estructuración de la organización y a todas las
actividades y tareas, que, de acuerdo con los planes preestablecidos, deban ejecutarse.

La organización responde a las siguientes preguntas:

- ¿Cuáles son las unidades básicas constitutivas de la Organización?
- ¿Qué cantidad de personas debe tener cada unidad?
- ¿Cuáles con las áreas claves para garantizar el éxito?
- ¿Cómo deben relacionarse las unidades básicas?
Para Eugenio Sisto Velasco. Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y
jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN: Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización

son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a
cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de
efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN: Como en el caso de la planeación, son muchos los principios que hay que
observar para organizar una empresa. Muchos de estos principios fueron generados por Fayol; veamos algunos
principios básicos en la organización: la división del trabajo. La departamentalización, la jerarquía de la
organización, la coordinación.

 Principio de división del trabajo: La división del trabajo es una forma de organizar la producción de bienes
y servicios en la que se asignan tareas específicas a cada trabajador. Esto significa que cada trabajador es
responsable de realizar una parte específica del trabajo, lo que contribuye a la eficiencia y el ahorro de
tiempo al producir productos y servicios.

En otras palabras, la división del trabajo consiste en la partición de las diferentes tareas que conforman el
proceso productivo de un bien o servicio, el cual se reparte entre un grupo determinado de personas. A lo largo
de la historia, este fenómeno ha sido fundamental para el desarrollo económico y ha permitido la
especialización del trabajo.
  La departamentalización: La departamentalización es un proceso por medio del cual se divide el trabajo
dentro de una organización. De acuerdo con las actividades o funciones que son similares y que se encuentran
lógicamente relacionadas.

Es decir, cuando varias personas realizan trabajos en común en una empresa necesitan coordinarse entre sí.
Para facilitar esta coordinación se toma como base el trabajo en común para agrupar a los individuos, con lo
cual se crean departamentos a través de la especialización laboral.

Por ejemplo, el personal de ventas trabaja agrupado en el departamento de ventas o el personal de

contabilidad trabaja agrupado en el departamento de contabilidad.

 Jerarquía de la organización: La jerarquía en una estructura organizativa se refiere a la forma en que las
personas o elementos dentro de un sistema se clasifican u ordenan según su nivel de importancia. En
organizaciones jerárquicas, los individuos de mayor rango tienen más autoridad que aquellos en niveles
inferiores. Esto establece una cadena de mando entre los niveles superiores y subordinados del sistema

Cuando más claras sean las líneas de autoridad de cada nivel, más eficaces serán las decisiones y la
comunicación organizacional.

 La coordinación: Es la sincronización (o unificación o integración) de las acciones de todos los individuos,

que trabajan en la empresa en diferentes capacidades; con el fin de llevar al logro más exitoso de los objetivos
comunes. Su objetivo es evitar duplicación de esfuerzos y acciones divergentes, buscando la coherencia y la
consecución de un resultado común

 Principio de unidad de mando. Este principio indica que cada miembro de la organización debe ser
responsable sólo frente a una autoridad. Esto no implica que el colaborador se aísle, sin espíritu de equipo.

PROCESOS DE ORGANIZACIÓN: Se entiende por proceso organizacional la secuencia de actividades que hay que
realizar para organizar o reorganizar a una empresa. Las principales etapas del proceso organizacional son:

a. Departamentalización conforme a bases y necesidades empresariales

El primer paso que suelen establecer los principales autores de este tema es definir las grandes áreas de la estructura
conforme a las funciones y los puestos mediante lo que se denomina departamentalización.

b. Estructura Jerárquica
Conocidas las grandes áreas de trabajo, el paso siguiente es generar una estructura por secciones. Las empresas se
organizan conforme las siguientes bases: debido a su(s) producto(s), del área funcional, del cliente, del proyecto o
estructuras matriciales, o del área geográfica ca en donde operan. Además, deben llevar estudios de agrupamientos de
tareas para definir la división estructural, y determinar las unidades de trabajo denominadas puestos.

c. Definición de autoridad formal estructural y sus tipos: Estructural y formalmente, la autoridad se debe
delegar y establecer conforme a la siguiente clasificación:
Líneo-funcional: La organización líneo-funcional combina los tipos de organización de línea y funcional, con la
intención de aprovechar las ventajas de ambas. En esta estructura, se mantiene la línea de mando (principio de
unidad de mando), pero también se aprovecha la división del trabajo y la especialización.
Autoridad staff o asesora: En materia de autoridad administrativa estructural se conoce como staff al conjunto
de colaboradores indirectos de la estructura que apoyan a la dirección con asesoría en materias específicas a los
titulares de las áreas o gerencias. Regularmente se trata de personal externo, experto en diversas materias
relacionadas con la actividad de la empresa como los despachos contable financieros, de abogados, de
mercadólogos, etcétera.
En teoría, su función es ayudar con consejos para mejorar la eficiencia de las unidades, por lo que, cuando se
expresa en un organigrama, la línea de autoridad es intermitente (-------), a diferencia de la autoridad lineal, que
es continua.
 Autoridad normativa: Se entiende por autoridad normativa la que tienen las áreas centrales de dirección y
gerencia de una empresa, que cuenta con un territorio de operaciones en el que estableció un sistema
descentralizado, donde se faculta a gerentes regionales para que actúen empresarialmente en zonas
determinadas.

d. Definición de comunicación formal y autoridades informales.

El diseño de la estructura organizacional, la departamentalización y las definiciones de autoridad de cada nivel

jerárquico, como ya se mencionó, debe definir el tipo de autoridad estructural. Obviamente, junto con ella deben
quedar claros los canales de comunicación formales para cada función. En estricto sentido, cada área básica tiene
toda la autoridad lineal sobre su función. Sin embargo, en muchas ocasiones, la autoridad líneo-funcional está
limitada, como en el caso de selección y contratación de personal, pues, aunque el titular de Recursos humanos
(RH) debe hacer cumplir las normas, la decisión final de contratar o no a una persona para otra área no le
corresponde a él, sino al titular del área en la que trabajará el candidato.

En las empresas se generan grupos informales, como ya se vio en capítulos anteriores; estos grupos reconocen a
alguna persona con autoridad informal; es decir que aun sin tener nivel gerencial, influye. Como esta situación es
inevitable en las empresas, el que ocupa un puesto de gerencia debe aprender a canalizar esos liderazgos hacia el
cumplimiento de los objetivos; además, el hecho de tener una autoridad formal dada por la empresa no implica
que el gerente no genere un liderazgo que le permita, junto con su autoridad legal, influir también en los grupos
informales.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: Toda organización supone la existencia de una estructura que determina: la división
del trabajo, las jerarquías necesarias, y la agrupación de actividades o tareas, con el fin de simplificar las mismas y sus
funciones dentro del grupo social. La estructura organizativa se refiere al diseño de puestos y la asignación de
funciones y responsabilidades dentro de una empresa para alcanzar sus objetivos. Es fundamental para mejorar la
eficiencia y establecer sistemas de comunicación y coordinación entre los diferentes roles. Para funcionar de manera
adecuada, la estructura organizativa tiene una serie de elementos que la compone, como lo son: Autoridad Línea y
Staff- cadena de mando, organigrama, departamentalización y comunicación.

 Elementos de la estructura organizativa: Estos son los elementos de la estructura organizacional que debes
considerar:

a) Autoridad Línea y Staff - Cadena de mando: Es la base de todo modelo organizacional. Se trata de una línea
de autoridad que fluye desde la más alta dirección hasta los puestos más bajos. Esta cadena define a quién hay
que dirigirse según el tema que se trate.

b) Los organigramas: Un organigrama es la representación gráfica de la estructura jerarquizada de una

organización. En él se evidencian los niveles de autoridad, así como la relación entre los integrantes y el flujo
de la comunicación dentro de la entidad.

En el organigrama se debe representar lo siguiente:

* Las unidades o áreas que componen la empresa.
*Las relaciones entre las diferentes unidades estructurales.
*Los cargos y funciones.
*Los niveles jerárquicos.
*Los niveles de autoridad.
*Las relaciones entre los niveles de autoridad y jerárquicos.
Existen diversos tipos de organigramas: Organigrama funcional, Organigrama de matriz, Organigrama
horizontal, Organigrama vertical, Organigrama divisional, Organigrama mixto, Organigrama basado en
equipos, Organigrama circular. El más utilizado por su versatilidad y visualización es el organigrama
funcional. Este tipo de esquema es clave para muchas empresas, pues así es más fácil tener visión y control de
las tareas que se necesitan para cumplir con los objetivos de negocio.
10 ejemplos de organigramas de empresas reales
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c) La departamentalización: Las diferentes actividades de una organización se dividen en departamentos, cada

uno de ellos con sus propios proyectos. Cuando se construye el modelo organizacional, se estudia la necesidad de
departamentalizar de forma rígida o flexible. Las estructuras más rígidas alcanzan mayor grado de especialización,
mientras que las flexibles incentivan la colaboración entre departamentos.

En materia de organización, hay muchas formas de subdividir las grandes áreas. Una línea aérea se organiza en
forma muy diferente a una cadena de supermercados, sin embargo, en ocasiones, lo único que cambia es el nombre;
por ejemplo, una fábrica cuenta con un departamento de producción, y en un hotel esta función se denomina
“operaciones”, pero en el fondo es lo mismo: se produce el servicio o el bien.

Existen diferentes tipos de departamentalización, algunos de los más usados:

*Departamentalización por funciones: Se puede utilizar en cualquier tipo de empresa, sin embargo, su uso es muy
común en las industrias. Se agrupan a las personas según sus habilidades y conocimientos para que ejecuten una
actividad en particular. De esta forma puede haber departamentos de: producción, finanzas, ventas, calidad,
mantenimiento, etc.
*Departamentalización por producto: Cada departamento fabrica un producto o un grupo de productos similares.

* Departamentalización geográfica o por territorios: Se hace según el territorio o área geográfica. Por ejemplo:
Territorio de Herrera, Veraguas, Los Santos y así sucesivamente.

* Departamentalización por clientes: Es muy utilizado e empresas comerciales y consiste en que cada departamento se
especializa en un tipo de clientes en particular. De esta forma en una tienda de ropa pueden existir los siguientes
departamentos: Departamento de damas, departamento de caballeros, departamento de niños, departamento de
jóvenes y así sucesivamente.

* Departamentalización por proceso o equipo: Las actividades se agrupan alrededor de un proceso, de esta forma se
logra más eficiencia y ahorro de tiempo.

LA COMUNICACIÓN: La comunicación organizacional es esencial en cualquier empresa, ya que permite a los

miembros del equipo comunicarse de manera efectiva y garantizar que todos trabajen hacia un objetivo común. La
falta de comunicación puede llevar a una falta de coordinación y colaboración, lo que a su vez puede causar una
disminución en la productividad y en la calidad del trabajo. Por lo que la comunicación:

 Mejora la colaboración y coordinación.

 Aumenta la motivación y la moral de los empleados.
 Mejora la cultura corporativa.
 Facilita la toma de decisiones.
 Mejora la satisfacción del cliente.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL: Tenemos que diferenciar entre organización formal e informal.

A) La organización formal de la empresa es la que viene establecida por la dirección de la empresa y que ha sido
comunicada a toda la organización por medio de organigrama, reglas y procedimientos por tanto tiene que ser
aceptada por todos. En toda organización se refleja la estructura organizativa.

B) La organización informal de la empresa son relaciones personales y sociales que surgen de manera espontánea
porque las personas se relacionan más allá de lo que establece la dirección. Surgen amistades, intereses comunes y
líderes naturales a los que los compañeros respetan y siguen. Todo esto provoca que miembros de diferentes
departamentos se comuniquen entre sí.

NUEVAS TENDENCIAS DE ORGANIZACIÓN: Las nuevas tendencias organizacionales incluyen:

1. Organizaciones en red: Conexiones fluidas entre equipos y departamentos, fomentando la colaboración y la
agilidad.
2. Modelo Teal: Organizaciones basadas en la autogestión, donde la autoridad se distribuye de manera
horizontal y se fomenta la autonomía y la responsabilidad individual.
3. Estructuras borderless y circulares: Descentralización y flexibilidad en las estructuras organizacionales,
fomentando la innovación y la adaptabilidad.
4. Enfoque humano: Priorización del bienestar del empleado, promoviendo el trabajo en equipo, la conciliación
y la igualdad de oportunidades.
5. Adopción de tecnologías avanzadas: Integración de inteligencia artificial y realidad virtual para mejorar la
eficiencia y la experiencia laboral.

https://www.avanselseleccion.es/nuevas-tendencias-organizacionales-de-las-empresas/
https://www.econosublime.com/2020/03/organizacion-formal-informal-empresa2.html
organizacional/#6_elementos_clave_de_la_estructura_organizacional
https://mail.google.com/mail/u/0/#sent?projector=1
libro: International Business School.
IA
CASO DE APLICACIÓN CON EL TEMA LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN (ELEMENTO O FUNCIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO).

CASO PRÁCTICO: OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA EN “COSMÉTICOS BELPER”

Contexto: “Cosméticos BELPER” es una empresa dedicada a la fabricación y venta de productos de belleza. A lo largo de los años, ha
experimentado un crecimiento significativo, pero su estructura organizativa no ha evolucionado de manera eficiente. El fundador, Don Manuel,
ha estado a cargo de todas las tareas, desde la producción hasta la administración. Ahora, la empresa busca mejorar su organización para
enfrentar los desafíos del mercado actual.

A usted se le pide: Identificar el desafío o problema de la empresa, proponer posibles acciones para resolver el desafío y resultados esperados.

1.- Desafío:
Descentralización: La empresa necesita descentralizar las responsabilidades y empoderar a los empleados para una operación más ágil y
eficiente.

2.- Acciones propuestas:

a. Departamentalización:
Crear departamentos específicos para áreas clave:
Producción: Encargado de planificar y ejecutar los planes de producción.
Finanzas: Controlar facturas y movimientos bancarios, aplicando el Plan General de Contabilidad.
Ventas y Marketing: Desarrollar estrategias de ventas y promoción.
Recursos Humanos: Encargado de la gestión del personal.

b. Descripción de puestos:
Definir claramente las funciones y responsabilidades de cada puesto:
Director de Producción: Planifica y ejecuta los planes de producción.
Contador: Controla facturas y movimientos bancarios.
Especialista en Marketing: Desarrolla estrategias de ventas y promoción.
Responsable de Recursos Humanos: Gestiona el personal.

c. Comunicación y coordinación:
Establecer canales de comunicación efectivos entre los departamentos.
Realizar reuniones periódicas para coordinar esfuerzos y compartir información.

3.- Resultados esperados:

*Mayor eficiencia en las operaciones.
*Reducción de la duplicidad de esfuerzos.
*Empoderamiento de los empleados.
*Adaptación ágil a los cambios del mercado.

Conclusión: “Cosméticos BELPER” está en camino hacia una organización más efectiva y flexible. La descentralización y la estructura
departamentalizada permitirán un crecimiento sostenible y una mejor respuesta a las demandas del mercado.