Tu Puedes Organizar Un Evento de Lanzamiento

Tu puedes organizar un evento de
lanzamiento
Para llevar a cabo un evento de lanzamiento de nueva empresa o de un

nuevo servicio o producto no debemos ser expertos en mercadeo o en
áreas afines, solo debemos tener en consideración los pasos descritos
aquí y de seguro su evento será un éxito!
A medida que vaya desarrollando cada uno de los pasos, les pondré de
ejemplo un evento que organizamos hace unas semanas con motivo del
lanzamiento de un proyecto familiar que desde hace unos meses
veníamos dándole forma.
Primer Paso: ¿Qué quiero hacer con mi empresa?

Lo primero que debemos definir son los servicios que se van a ofrecer a
través de la empresa, los objetivos, misión y visión; así como los
elementos diferenciadores de compañías similares en el mercado.
En nuestro caso: el propósito de la compañía es ofrecer servicio de

asesoría y consultoría legal, coordinación y supervisión de procesos
legales con altos niveles de complejidad.
Segundo Paso: Creación de la identidad corporativa

Nombre de la compañía. Se debe seleccionar un nombre que sea
atractivo, de fácil recordación y que vaya acorde con los objetivos de la
empresa.
En nuestro caso: Jorge Subero Isa, Consultores y Asesores

Estratégicos Logo: diseñar el logo de la empresa es de suma
importancia, ya que será el encargado de transmitir la personalidad de la
misma, la carta de presentación ante el mundo exterior.
En nuestro caso: contactamos al diseñador gráfico Héctor

Frías (829-872-1921/ hfrias04@gmail.com) para que nos diseñara un
logo sencillo, elegante y que transmitiera confianza y solidez.
Slogan. Elaborar un slogan de la compañía consiste en una frase corta y

sencilla que transmita de forma rápida las bondades del producto o
servicio.
En nuestro caso: Utilizamos el slogan «Una opinión siempre es

importante. Nosotros se la ofrecemos».
A continuación les remitimos unas guías que le servirán para la

elaboración de slogans: Webmaster y Consultor Web.
Tercer Paso: ¿Cuánto voy a invertir en el evento?
Uno de los pasos más importantes es definir el presupuesto para el
evento, de tal manera se pueden prevenir gastos innecesarios y nos
permite trabajar organizadamente.
Cuarto Paso: Lista de invitados

Definir los invitados es primordial. Contabilizar desde el inicio la cantidad
de potenciales clientes, relacionados, empresarios, profesionales,
autoridades que serán invitadas nos ayudará a tener una visión amplia
sobre la planificación de nuestro evento.
Es importante tener en consideración si se tendrá la presencia de

invitados especiales, como al cuerpo diplomático y consular, autoridades
gubernamentales. Esta confirmación debe hacerse con antelación, ya
que dentro del programa del evento debe haber un momento para el
saludo a estas personalidades.
Para el éxito de un evento es imprescindible llevar a cabo la labor de

confirmación a cada una de las personas que enviamos invitaciones, esto
será un termómetro de la asistencia que tendremos en el evento.
En nuestro caso: hicimos una selección de 230 abogados,

empresarios, personalidades, embajadores y relacionados que
serían invitadas, donde esperaríamos la presencia de un 80% de los
invitados.
Quinto Paso ¿Dónde será el evento?

Para definir el lugar debemos inicialmente identificar el concepto del
evento y el propósito del mismo, la hora del evento y su duración;
tener ideas sobre la decoración, la cantidad de invitados; de igual
manera debemos decidir si los invitados se mantendrán de pie o se
proveerán asientos. De igual manera, al momento de seleccionar un
lugar debemos tomar en consideración:
• Facilidades para alimentos y bebidas

• Cristalería
• Facilidades eléctricas
• Camareros
• Costo del descorche en caso de proveerles las bebidas al hotel
• Posibilidad de llevar bares de patrocinadores (en caso de ser
necesario)
• Disponibilidad de sillas, mesas, sonido, tarima.
• Parqueos
• Valet Parking
En nuestro caso: desde el inicio tuvimos claro que la idea era hacer
un evento sencillo a la vez que elegante, ponderamos varias
opciones hasta que visitamos el Hotel Occidental El Embajador y
decidimos que era la opción ideal para un evento que tendría una
duración de dos horas (de 7:00 pm a 9:00 pm). Definimos con el
Hotel nuestras necesidades, seleccionamos el menú de alimentos y
bebidas a ser bandejeados, luego de concluido el programa de
presentación.
Sexto Paso ¿Debo seleccionar un menú de alimentos y bebidas?

El brindis es muy importante al momento de planificar un evento. Existen
una gran variedad de suplidores que nos pueden dar un buen servicio en
este sentido. Generalmente los hoteles y restaurantes no cobran por el
alquiler del salón, pero los alimentos deben ser ordenados dentro de las
opciones de menú que ofrecen, desde tradicionales hasta sofisticados.
Seleccionar 5 o 6 opciones de alimentos son suficientes para un evento.
Las bebidas también dependerán del presupuesto del evento. En un post

anterior podrá tener idea sobre la importancia de las bebidas en los
eventos.
Séptimo Paso ¿Cómo invito a mis relacionados?
«La primera impresión es la que cuenta». Definitivamente las invitaciones

le darán a los invitados una idea del tipo de evento, es por esto que la
mismas deben ser seleccionadas cuidadosamente y ser diseñadas de
acuerdo al propósito del evento. Al momento de personalizar las
invitaciones siempre me ha parecido elegante utilizar un pendolismo con
tinta negra o gris, dependiendo del tipo de invitación. El uso de labels
debe ser para invitaciones informales, en caso de que resulte complicado
imprimir los sobres directamente.
En las invitaciones se debe colocar un numero de teléfono con las siglas

RSVP, las cuales significan répondez s’il vous plaît en francés, para que
los invitados tengan la posibilidad de llamar para confirmar su presencia
o para excusarse en caso de no poder presentarse.
En nuestro caso: ya conocíamos de la profesionalidad de Unigráfica
(809-227-9209), por tal razón nos reunimos una vez más con ellos y
les explicamos el concepto general de nuestro evento y los
resultados fueron unas invitaciones muy elegantes y adecuadas
para la ocasión.
Octavo Paso ¿Qué tan importante es la decoración?

A través de la ambientación que se logre en el establecimiento
seleccionado, los invitados podrán transportarse al servicio que se
ofrecerá en la nueva empresa. Una vez definido el lugar, se deben
seleccionar los suplidores para el montaje y la decoración. Una reunión
inicial debe ser con el suplidor seleccionado para la decoración donde se
le explique cuál es el objetivo del evento, el tipo de invitados que serán
parte del evento, el lugar seleccionado, y el presupuesto establecido. En
la reunión con los suplidores deben tomar en cuenta:
• Lugar seleccionado
• Colores a utilizar
• Proveer el logo de la empresa o del producto
• Cantidad de invitados
• Tipo de invitados
• Si el evento será de pie o sentado
• Definir la escenografía
• Iluminación
• El uso de hostess o anfitrionas
• Programa del evento (definir si se utilizará presentaciones como
apoyo)
• Uso de audiovisuales (micrófonos, pantallas, sonido)
• Musica en vivo o DJ
• Uso de salas tipo lounge y/o mesas de apoyo; mesas de dulces
• El tipo de alimentos a ofrecer (definir si habrán mesa de buffet)
• Material promocional o POP a distribuir
Los decoradores deben estar claro sobre el Presupuesto a invertir en el

evento, de esta manera se trabaja de una manera más sistematizada y
se puede optimizar el mismo.
En nuestro caso: seleccionamos suplidores los cuales ya hemos

tenido la experiencia de su profesionalidad, buen gusto y
responsabilidad. Nathalie Dominguez & Asociados (809-222-4943) y
VIP Audiovisual (829-421-4770), a quienes les explicamos a nuestras
intenciones de hacer un evento sencillo, pero a la vez elegante,
comentamos que contaríamos con embajadores, importantes
empresarios, abogados y profesionales de varios sectores. De igual
manera, les explicamos sobre el breve programa que estaríamos
llevando a cabo y los recursos audiovisuales que necesitaríamos.
Seleccionamos los salones El Embajador II y III para llevar a cabo el

evento, los cuales se convierten en un solo gran salón. Al tratarse
de un evento de pie, y esperar unas 150 personas, utilizamos la
escenografía para disminuir un poco el salón y aprovechar
aproximadamente un ¼ del salón para utilizarlo para equipos de
sonido, salida de los camareros, entre otras cosas.

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Para llevar a cabo un evento de lanzamiento de nueva empresa o de un

Primer Paso: ¿Qué quiero hacer con mi empresa?

En nuestro caso: el propósito de la compañía es ofrecer servicio de

Segundo Paso: Creación de la identidad corporativa

En nuestro caso: Jorge Subero Isa, Consultores y Asesores

En nuestro caso: contactamos al diseñador gráfico Héctor

Slogan. Elaborar un slogan de la compañía consiste en una frase corta y

En nuestro caso: Utilizamos el slogan «Una opinión siempre es

A continuación les remitimos unas guías que le servirán para la

Cuarto Paso: Lista de invitados

Es importante tener en consideración si se tendrá la presencia de

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En nuestro caso: hicimos una selección de 230 abogados,

Quinto Paso ¿Dónde será el evento?

• Facilidades para alimentos y bebidas

Sexto Paso ¿Debo seleccionar un menú de alimentos y bebidas?

Las bebidas también dependerán del presupuesto del evento. En un post

Séptimo Paso ¿Cómo invito a mis relacionados?

«La primera impresión es la que cuenta». Definitivamente las invitaciones

En las invitaciones se debe colocar un numero de teléfono con las siglas

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