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EL ACTA
CONCEPTO. Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia
escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente. ESTRUCTURA O PARTES DEL ACTA. Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unas fórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:
• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.
• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo: En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan... • El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. Ejemplo: lero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva. • El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso.
Pueden incluirse las disposiciones, reglamentos que hay que aprobar,
acuerdos, pactos, etc. El cierre expresa la conclusión con la hora, fecha y el lugar, así como la firma del presidente y las demás personas asistentes que deban firmar dicha acta. Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 8 de la noche, del 15 de abril en la ciudad de Barahona... Algunas actas concluyen con otra fórmula. Por ejemplo: Siendo las 8 de la noche, del día 15 de abril de 1995, en la ciudad de Barahona, se procedió a cerrar la sesión ordinaria... TIPOS DE ACTAS: Actas policiales Actas notariales Actas administrativa Actas de nacimiento
VENTAJAS Dejan claro y por escrito todo lo sucedido así no habrá inconvenientes a la hora de revisar o volver a retomar dicha conversación. Son muy importantes a la hora de constatar algo dicho por alguien sin oportunidad de hacer reclamos por algo que no haya dicho.<br />Hacen parte de lo judicial y lo conforma muy bien.
DESVENTAJAS Tienen mucha información y solo la comparten entre importantes de lo judicial. Solo comparten estos comunicados a la hora de tomas decisiones correctas y concretas MODELO DE ACTA
NOMBRE DE LA SOCIEDAD O ENTIDAD
NIT. DE LA SOCIEDAD O ENTIDAD
ACTA NO. ____
En la ciudad de XXXXXXX a las (horas) del (día) del mes de _________ del año _____, se reunió ( Determine que órgano se reúne, Ejplo: ASAMBLEA DE ACCIONISTAS, JUNTA DE SOCIOS, JUNTA DIRECTIVA, CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, JUNTA DE VIGILANCIA, ENTRE OTROS.), según convocatoria efectuada previamente por __________________ (órgano o persona facultada por estatutos para convocar) mediante _________________ (medio utilizado: oficio, prensa, radio, aviso, etc, que se establezca en estatutos) con termino de antelación _______ (número de días según estatutos), con el objeto de desarrollar el siguiente orden del día:
1. Llamado a Lista y verificación del Quórum
2. Elección Presidente y Secretario de Asamblea
3. Nombramiento Representante Legal de la empresa
4. Aprobación del acta
1. Se llamo a lista y se constato que hubo Quórum para deliberar y decidir conforme a la ley y estatutos.
2. Se eligió por unanimidad al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX como Presidente de la reunión y al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX de XXX como secretario de la reunión.
3. Se designó al Señor (a) XXXXXX con C.C. XXXXX de XXX, como nuevo representante legal (Gerente, Presidente, entre otros) de la entidad, quien manifiesta su aceptación al cargo por la cual fue designado.
4. Agotado el orden del día se levanta la sesión previa lectura y aprobación del acta.
Dada en la ciudad de _______ a los _____ días del mes de ______ de año ________.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
PRESIDENTE SECRETARIO
Este documento es fiel copia tomada de su original.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
SECRETARIO EL MEMORANDUM
CONCEPTO. El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia
información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición. En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral. PARTES DE UN MEMORANDUM 1. Lugar y fecha 2. Código 3. Destinatario 4. Asunto 5. Cuerpo 6. Despedida o antefirma Las siguientes Complementarias: 1. Membrete 2. Nombre del año 3. Referencia 4. Sello 5. Anexo REDACCIÓN DE TEXTO El texto del memorando comprende dos secciones: Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo la frase “sírvase…” “sírvase comunicar a esta dirección el record de…” Existen muchas fórmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las fórmulas: “Sírvase”(como en el caso anterior)y “comunico a Ud.…” como en el siguiente. “comunico a Ud. Que esta jefatura ha visto por conveniente disponer…” Mientras que los memorandos que envían al superior o servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: “por el presente..” “por el presente, me dirijo a Ud. A fin de fin de solicitarle permiso…” “Me dirijo a Ud…” “Me dirijo a Ud. Con el objetivo de comunicarle…” Exposicion: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene párrafos de cierre CLASES Diferenciamos dos clases de memorandos: simple y multiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir o transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la realización de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario Características: Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra “memorando” como nombre del documento Memorando múltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultanea a varios destinatarios. Características: Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que emplea “memorando múltiple” como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de “Memorando Circular” MODELO DE MEMORANDUM
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