18.

GESTIÓN DE REPUESTOS

1. Los problemas de los repuestos:

Los problemas de las piezas de repuesto se pueden clasificar en términos

generales como: -

(a) Debido a la incertidumbre sobre el momento en que se requerirá y la

cantidad requerida;
(b) Debido a las dificultades para convertir las estimaciones de
necesidades en cantidades de aprovisionamiento;
(c) Debido a dificultades en la adquisición física;
(d) Por dificultades de distribución, almacenamiento y control,
identificación;
(e) Debido a la indiferente calidad de los repuestos suministrados;
(f) Por actitudes de gestión.

Algunos de ellos están interrelacionados, pero en aras de la claridad, estos

problemas se analizan en las categorías anteriores. También se exponen
posibles soluciones y el estado actual de la gestión de repuestos.

2. Incertidumbre del requisito

Generalmente no se comprende que la mayoría de los problemas de la

gestión de repuestos, incluidos los de adquisición, surgen de la
incertidumbre sobre los requisitos. Se necesitan repuestos para el
mantenimiento preventivo periódico (p. ej., cambio de todos los filtros cada
pocas semanas) o para reemplazar un componente defectuoso. Los
requisitos de los primeros pueden evaluarse con precisión, pero representan
sólo un pequeño porcentaje del rango total. Además suelen ser bastante
económicos y no presentan ningún problema. Los repuestos de reparación
son los que presentan más problemas, porque son requeridos cuando ocurren
fallas; y las fallas ocurren en momentos aleatorios. Aunque se puede
calcular o estimar la tasa promedio de fallas y, por ende, la tasa promedio de
reemplazo, el momento exacto en el que ocurrirá una falla individual está
más allá de toda predicción. De manera similar, también se ha observado
universalmente que existe una variación considerable en la cantidad de
repuestos necesarios en períodos iguales de tiempo. Normalmente, si el uso
promedio por mes fuera 5, el requisito puede variar desde tan solo 0 en
algunos meses hasta 10 o incluso más en algunos meses, aunque pocos. No
se puede determinar en qué mes en particular surgirá el requisito alto (o
bajo). Como tal, el gerente de repuestos tiende a tener a mano el máximo
requerimiento estimado posible. Dado que esto siempre excede el promedio,
es decir, el verdadero requerimiento (el exceso se llama 'stock de
seguridad'), el stock de repuestos siempre es excesivo, algunas veces varias
veces el verdadero requerimiento.

En general, no se sabe que la variación por encima y por debajo del

promedio también depende del uso promedio en sí. La variación es alta para
piezas de bajo uso y baja para piezas de alto uso. Normalmente, si el uso es
10 por mes, la variación puede ser, como máximo, de 6 a 16, es decir, +40
%, pero para un uso mensual de 1, puede ser de 0 a 3 o incluso 4, es decir, -
100 %. a + 400%. La mayoría de los repuestos son artículos de bajo uso.
Para artículos de uso muy bajo, por ejemplo, 1 cada 10 años, incluso un
stock de 1 pieza representa un stock excesivo, ya que es posible que dichas
piezas nunca sean necesarias durante la vida útil de la máquina y, sin
embargo, siempre existe una pequeña posibilidad de que se necesiten.

La evaluación de la tasa de uso en sí no es difícil para artículos que se

mueven rápidamente, ya que los datos de uso se acumulan rápidamente. La
mayoría de la gama de productos de lento movimiento arroja muy poca
información y a menudo es engañosa, lo que hace extremadamente difícil
evaluar su tasa de uso. Como se mencionó anteriormente, la variabilidad de
los requisitos para artículos de bajo uso es muy alta. Como tal, los juicios
basados en observaciones durante un período corto pueden ser muy
erróneos. Un uso observado de 2 durante los 2 años anteriores no
necesariamente significa un uso anual de 1. Incluso un promedio anual real
de 0,5 puede crear tal situación.

Por lo tanto, todo el problema de la evaluación de los índices de utilización

de repuestos requiere ayudas y técnicas estadísticas adoptadas de la
investigación operativa. Aunque las Fuerzas Armadas han desarrollado
estas técnicas, en general la industria no las conoce. Los problemas se
complican aún más con respecto a artículos que tienen una vida útil limitada:
mezclas de diferentes marcas de la misma pieza y, por lo tanto, tienen una
vida útil variable, capacidad de recuperación parcial, intensidad de uso,
política del fabricante de dar servicio a kits de reparación en lugar de piezas
individuales, alcance de reparaciones permitidas, etc. Sin embargo, el
problema más básico es evaluar la tasa de uso promedio para un conjunto de
condiciones estándar y luego aplicar correcciones locales. Esto será
posible, para la mayoría de los repuestos, si los usuarios intercambian datos
de uso. Estos bancos de datos podrían crearse con los propios fabricantes,
como se hace en los países occidentales. Cuando una planta tiene equipos
 de grupos de edades mixtas, la evaluación de la tasa de uso debe realizarse
tanto en base a consideraciones de ingeniería como a estadísticas de uso.
Estos métodos no están actualmente disponibles para las industrias.

3. Determinación de cantidades de aprovisionamiento

Básicamente, los repuestos se adquieren en tres etapas: en primer lugar,

cuando se adquiere el equipo por primera vez, se compra un conjunto de
repuestos que se espera cubra un período inicial vago que oscila entre 6
meses y 2 años. Casi siempre se siguen las recomendaciones del fabricante.
Ocasionalmente, un gerente de planta prudente pide suficiente para toda la
vida útil de la máquina, especialmente si existe riesgo de aumento de precios
o falta de disponibilidad por diversas razones en años posteriores. La
mayoría de las veces, estas estimaciones son erróneas en varios órdenes de
valores: demasiado o muy poco. La segunda etapa es la sustitución regular,
periódica o "cuando sea necesario" en la forma de comprar materias primas.
Ni el momento del pedido, ni la cantidad ni la periodicidad del pedido se
determinan sobre la base de alguna regla ad hoc como, por ejemplo, un
requisito de muchos meses. Esta parte del proceso de adquisición es similar
al control de inventario normal de cualquier otra tienda.

La tercera etapa es cuando el equipo se va a dejar de utilizar

progresivamente o el proveedor indica que se le debe indicar un “requisito
de todo el tiempo”. Esta es una compra de última oportunidad y se realiza
de la misma manera que la posibilidad de adquisición de por vida
mencionada anteriormente, con un margen de error aún mayor.

De ellas, la segunda etapa se puede llevar a cabo con mucha más precisión
que las otras dos, aunque muy pocas plantas se dan cuenta de ello. En una
técnica científica, la probabilidad de un uso excesivo sobre el uso promedio
se evalúa utilizando un mínimo estadístico bien conocido y se determina la
cantidad que se debe proporcionar para hacer frente a cualquier riesgo
elegido de quedarse sin existencias. Luego se elabora una tabla de
decisiones que tiene en cuenta el costo del repuesto, su tasa de uso y su
criticidad (es decir, el costo de no tener el repuesto cuando se necesita),
indicando el riesgo apropiado para varias combinaciones de los parámetros
anteriores. La cantidad que es necesario almacenar para responder al riesgo
elegido para cada repuesto se lee simplemente en una tabla basada en la ley
estadística (POISS ON Distribution).

Este sistema, desarrollado en el ejército, está poco a poco encontrando uso

en la industria (análisis de criticidad de costos o análisis ABC-VED). La
simple regla de tener tantos meses de existencias es una regla muy
 insatisfactoria para los repuestos porque tiende a brindar una protección
desigual contra el agotamiento de existencias de diferentes tasas de uso.

4. Repuestos como materiales

Como ocurre con todos los demás materiales, las preguntas básicas en la
gestión de repuestos son "cuándo pedir" y "cuánto pedir". Los sistemas de
inventario más comunes utilizados por el administrador de repuestos son el
habitual "Sistema de cantidad de pedidos de punto de registro" y el "Sistema
de ciclo de registro" (también conocido como "Sistema de período de
revisión fijo"). El primero se utiliza principalmente para el control de
repuestos en plantas individuales, mientras que el segundo es común para los
puntos de distribución.

En los puntos de distribución, el uso, es decir, la tasa de demanda, suele ser

bastante sustancial, ya que es un agregado de las demandas de los minoristas
o de los usuarios finales y, por tanto, tiene un patrón de demanda
relativamente estable (normalmente, la distribución normal). Los stocks de
seguridad se pueden calcular de la misma manera que para otros tipos de
material. Los problemas surgen de vez en cuando cuando surgen una serie
de fallos inesperados en nuevos modelos de máquinas, electrodomésticos o
vehículos introducidos en el mercado. También hay algunos efectos de tipo
"estacional" causados por el envejecimiento de la población. Estos
problemas no han sido abordados seria o satisfactoriamente hasta el
momento, probablemente porque no se puede predecir el momento en que
ocurrirán, o porque sus efectos son transitorios o, muy probablemente,
porque las acciones de ingeniería iniciadas después de su ocurrencia suelen
ofrecer una solución más rápida y duradera que las lo que el administrador
de inventario puede asumir por sí solo. En el caso del envejecimiento de la
población, se produce una "mezcla" cambiante de máquinas de diferentes
épocas, de modo que se produce un aumento y una disminución alternados
en la necesidad de repuestos en períodos sucesivos. Este fenómeno se
conoce, pero como los cálculos manuales son tediosos, el uso de este análisis
para predecir dichos requisitos se ha restringido a equipos completos o
conjuntos importantes y costosos (llamados "rotables" en el lenguaje de las
aerolíneas), como los motores de avión. El análisis ha sido utilizado casi
exclusivamente por las fuerzas aéreas y líneas aéreas del mundo. Con la
disponibilidad generalizada de computadoras y la posibilidad de
simulaciones a gran escala, los propios fabricantes de máquinas, que
conocen su población de máquinas en diferentes años de servicio, podrían
extender estas predicciones a otras piezas de repuesto costosas y de lento
movimiento.
 La mayoría de los fabricantes y distribuidores de repuestos utilizan criterios
ad hoc, junto con cualquier información anterior disponible sobre el uso de
repuestos, para pronosticar las necesidades futuras. Sin embargo, estos datos
no se utilizan de forma muy científica. Recientemente apareció un artículo
en una revista profesional que describe cómo un fabricante indio de
camiones automotrices utiliza la suavización exponencial para pronosticar
los requisitos de repuestos en los almacenes.

Un problema cada vez más acuciante en materia de previsión es el de

evaluar la duración de la vida útil de las piezas de repuesto necesarias para
una máquina o una planta que va a dejar de producir. Los países en
desarrollo a menudo tienen que importar repuestos para que duren toda la
vida útil de la máquina importada, ya que es posible que no se presente otra
oportunidad de importar. Si la compra se puede posponer hasta la mitad de
la vida útil del equipo o más tarde, se acumulan algunos datos sobre
repuestos y esto mejora el pronóstico, pero si las piezas se van a comprar
junto con la máquina se convierte en un problema en el análisis de riesgos.
No parece que se haya trabajado mucho en esta área.

Las EOQ (cantidades de pedido económicas) solo se pueden utilizar cuando

el uso de repuestos individuales es sustancial. Esto ocurre principalmente en
los puntos de distribución o a nivel de fabricantes (o proveedores). A nivel
de usuario (planta), apenas entre el 2% y el 3% de las piezas de repuesto
tendrán un EOQ superior a 1. En casi todos los demás casos, la EOQ resulta
ser fraccionaria, de modo que la cantidad del pedido es casi siempre 1.

La interacción de la cantidad de pedido con las existencias de seguridad es,

por tanto, mucho mayor que con respecto a otros materiales.
Específicamente, es bastante concebible que el requisito de existencias de
seguridad para una pieza de repuesto típica sea cero, simplemente porque la
cantidad óptima para ordenar es una o más. Esto sucederá en el caso de
piezas con un uso extremadamente bajo. En este artículo se destacará que el
stock de seguridad es el factor dominante en el control de repuestos a nivel
de planta.

5. Existencias de seguridad: el parámetro dominante

El nivel de existencias de seguridad de repuestos, como cualquier otro

material, está determinado por el patrón de demandas durante el tiempo de
entrega, el costo de mantener las existencias de seguridad y el costo de
existencias agotadas, que pueden medirse en términos de dinero o de
satisfacción. Las piezas de repuesto sacrificadas, al ser artículos de
movimiento lento, casi siempre siguen la distribución de demandas de
POISSON (el ejército de EE. UU. utiliza la distribución de POISSON
compuesta siendo el patrón más preciso, pero este refinamiento no parece
valer la pena). La distribución de POISSON está muy sesgada
(sequilibrada), por lo que se requieren existencias de seguridad cada vez
mayores para brindar niveles adicionales de satisfacción o garantía de
disponibilidad. Por lo tanto, para usos fraccionados, el stock de seguridad
puede ser muy alto, incluso mayor que el stock de ciclo, en varios órdenes
de valores. Esto se muestra a continuación: -

Stock de seguridad requerido para un nivel de aseguramiento de

Uso 50% 75% 90% 95% 99%

durante el
tiempo de
entrega
9 0 2.1 3.9 5.1 6.9
4 0 1.4 2.6 3.4 4.6
1 0 0.7 1.3 1.7 2.3
0.01 0 0.23 0.43 0.56 0.76
0.001 0 0.07 0.13 0.17 0.23

Para usos fraccionarios, la cantidad mínima de pedido puede ser 1. Esto

también incluye automáticamente el stock de seguridad, de modo que, para
un uso muy bajo, el stock de seguridad se proporciona dentro de la cantidad
del pedido. Incluso con valores de uso más altos, la cantidad del pedido
tiene una fuerte influencia en el stock de seguridad, un fenómeno peculiar de
las piezas de repuesto.

El patrón ABC (ley de Pareto) es aplicable a las piezas de repuesto en más

de un sentido, a saber,

 Una pequeña gama de repuestos representa la mayor parte del valor de

uso durante un largo período.
 Una pequeña gama de repuestos representa la mayor parte de los
reemplazos durante un período de tiempo. En consecuencia, una amplia
gama de repuestos tiene un uso individual (o incluso un valor de uso)
insignificante durante un largo período.
 Esta amplia gama de piezas de movimiento lento presenta la mayoría de
los problemas de control de inventario, tales como:
 - Un nivel de stock de seguridad muy alto, ya que se deben mantener
en un stock mínimo de 1.
- Un valor de stock muy grande, ya que la mayoría de estas piezas
también son caras individualmente.
- Alto coste de obsolescencia.

La mayoría de las técnicas desarrolladas hasta ahora han intentado crear una
combinación realista y, con suerte, rentable de stock de seguridad y costo de
sobresaliente.

6. Problema de adquisiciones

Los problemas de la adquisición física de repuestos parten de su

identificación. Un catálogo del fabricante o una lista de piezas con su
número de identificación y descripción es imprescindible porque, a
diferencia de las materias primas, los repuestos tienen una gama muy amplia
y piezas aparentemente similares pueden no ser intercambiables. Si no se
dispone de catálogos de máquinas antiguas, lo mejor que se puede hacer es
enviar una muestra para comparar.

Muchos fabricantes nacionales ni siquiera preparan un catálogo de repuestos

para sus productos. Incluso cuando se hace esto, a menudo no pueden dar
detalles sobre las piezas de repuesto de los conjuntos "comprados". Cuando
se realizan cambios en el diseño de las piezas o en el modelo de la máquina,
la intercambiabilidad o incluso los cambios en los números de pieza no se
incluyen en los catálogos. Todos estos lapsos aumentan enormemente las
dificultades de identificación y causan muchos retrasos en su obtención. Las
técnicas de catalogación utilizadas en la industria automotriz son
generalmente muy superiores a las utilizadas en la industria de máquinas
herramienta.

Con demasiada frecuencia, el fabricante está más preocupado por la

producción de las máquinas que por las piezas de repuesto para ellas. De
hecho, la capacidad de producción de repuestos ni siquiera está incorporada
en la planta cuando se emprende el proyecto. Otro problema desde el punto
de vista de los fabricantes es la economía de la producción. Normalmente,
las piezas complicadas que requieren costosas configuraciones de la
máquina deben producirse en grandes cantidades (cantidades de lote
económicas). Sin embargo, la tasa de uso de dichos artículos puede no
justificar una producción excesiva. Por lo tanto, transfiere parte de sus
costos de producción al consumidor al recomendar dichas piezas para que
las almacenen los distribuidores o incluso los usuarios.
Aunque año tras año aumenta la producción nacional de plantas hasta ahora
importadas, la necesidad de algunas máquinas importadas, normalmente más
complicadas que antes, continuará debido a la mayor sofisticación de
nuestros productos. También tenemos una población muy grande de plantas
importadas de una variedad desconcertante de orígenes, modelos y
antigüedades, y el problema de la sustitución de importaciones de repuestos
continuará. Por lo tanto, estos se analizan con mayor detalle a continuación.

Cuando existe una industria local de ingeniería y construcción de

maquinaria, los repuestos del equipo fabricado en el país también pueden
ser, y son, producidos por fabricantes nacionales. La mayoría de los
repuestos para equipos importados, ya sean nuevos o de segunda mano, son
importados, aunque ocasionalmente los repuestos para máquinas importadas
se solicitan en talleres de reparación o máquinas locales. Pero esto todavía
no es muy común. Hay varias razones por las que se prefiere la importación
a la producción nacional de repuestos.

(a) Dificultad para producir artículos técnicamente complicados o de alta

precisión;

(b) Las piezas importadas se producen en gran escala y se ofrecen a

precios comparativamente bajos que dejan pocas posibilidades de
sustitución interna a precios competitivos.

(c) Es posible que no se puedan obtener dibujos y diseños de productores

extranjeros, o que los derechos de patente impidan su reproducción.

(d) Temores por la calidad inferior de los artículos producidos

localmente, no necesariamente debido al trabajo incompetente o
descuidado de los talleres mecánicos locales, sino quizás debido a la
mala calidad de las materias primas disponibles, por ejemplo, el acero.

(e) Con una grave escasez de materias primas, la producción local de

repuestos puede llevar tanto tiempo y ser tan costosa como obtener
una licencia para importarlos. Normalmente, durante un período de
racionamiento de materias primas estratégicas, las empresas auxiliares
de pequeña escala a menudo se quedan sin ninguna cuota de materias
primas esenciales y, si quieren continuar con la producción, se ven
obligadas a adquirirlas a un precio más alto.

(f) Puede que falten incentivos para la producción local de repuestos

porque la importación de repuestos no está restringida o porque la
moneda nacional está revisada. La importación de repuestos bien
 puede ser sólo un hábito desarrollado en tiempos de políticas de
importación liberales, y puede no motivar a buscar otras soluciones.
Siempre es más barato obtener repuestos cuando la moneda está
considerablemente sobrevaluada en relación con las monedas fuertes.
Incluso si existe una industria de maquinaria local, no podrá competir
con la oferta extranjera, que está artificialmente abaratada por tipos de
cambio poco realistas.

(g) Si los talleres mecánicos son de pequeña escala y no están

concentrados localmente, la falta de información sobre la demanda de
repuestos puede no interesar a los fabricantes para producir el artículo
que sustituirá las importaciones. La falta de información, a su vez,
puede reflejar el descuido del problema de las piezas de repuesto por
parte de los organismos gubernamentales.

En los dos primeros casos citados anteriormente, el productor indígena no

tiene ninguna ventaja en costos. Sería una política muy costosa para el
Gobierno obligar a la producción de tales piezas de repuesto a sustituir las
importaciones. Esta política obligaría al Gobierno a imponer elevados
derechos de importación e iniciar otras medidas administrativas que son
difíciles de aplicar. El posible resultado podría estar lejos de ser deseable.

En todas las situaciones restantes, el productor indígena no tiene ninguna

ventaja en costos. Sería una política muy costosa para el Gobierno forzar la
producción de tales piezas de repuesto para sustituir las importaciones. Esta
política obligaría al Gobierno a imponer elevados derechos de importación e
iniciar otras medidas administrativas que son difíciles de aplicar. El posible
resultado podría estar lejos de ser deseable.

(a) Una política cambiaria realista generaría verdaderas ventajas

comparativas en la producción de repuestos, especialmente si la
producción puede hacerse intensiva en mano de obra. Los efectos
distorsionadores de un tipo de cambio poco realista, por supuesto, no
se limitan a la importación de repuestos.

(b) El suministro de materias primas para repuestos es vital. En relación con

las necesidades de materias primas para la planta, esta cantidad es
pequeña, por lo que las asignaciones de cuotas podrían ser fácilmente
más generosas y aseguradas para la producción de repuestos.

(c) La difusión de información sobre el mercado local de piezas de repuesto

debería ser más eficaz a cargo de organismos gubernamentales o de
organizaciones profesionales, por ejemplo, asociaciones de
 empleadores, o de una agencia de almacenamiento de piezas de
repuesto a nivel regional o local. La agencia sería particularmente
adecuada como “cámara de compensación” para posibles
compradores y fabricantes de piezas.

(d) Si es necesario obtener acuerdos sobre derechos de patentes, diseños y

dibujos de propietarios extranjeros de derechos y documentos,
también en este caso la agencia de repuestos o una organización
profesional pueden tomar la iniciativa.

En la medida en que sea necesario importar equipos y repuestos, las normas

de importación siguen siendo un punto crucial de la política de
mantenimiento. La denegación de licencias de importación refleja una
subestimación de la importancia del mantenimiento y la reparación por parte
de las autoridades gubernamentales o el retraso de las importaciones debido
a algunos procedimientos administrativos engorrosos.

Una importación rápida y sin trabas de piezas de repuesto es esencial para la

plena utilización de la capacidad instalada, problema al que tienen que hacer
frente la mayoría de los países en desarrollo. La negativa a conceder divisas
por una pieza de repuesto faltante puede dejar una unidad fuera de
funcionamiento durante un largo tiempo. tiempo: una unidad cuya
instalación puede haber costado un múltiplo del precio del repuesto faltante
en desembolsos en divisas. Esto es ahorrar en el lugar equivocado. Si la
importación de repuestos no se retrasa mediante una política miope de
concesión de licencias, se evitará su embarque innecesario y despilfarrador y
la inmovilización de capital.

7. Problema de distribución

Como se señaló anteriormente, la inversión en repuestos de baja rotación

suele ser desproporcionada con su utilidad. El problema de la centralización
es la descentralización o distribución de las existencias de repuestos que
cobra relevancia. Las ventajas de un gran stock de repuestos a nivel de
planta es que los repuestos están disponibles rápida y fácilmente si es
necesario. El tiempo de inactividad del equipo se puede mantener lo más
corto posible. Esto es especialmente importante en el caso de procesos de
producción pesados o líneas continuas, donde la penalización de costos por
cualquier parada de operaciones es mayor.

La desventaja más grave de las grandes acciones descentralizadas es que

cantidades considerables de capital están inmovilizadas. Se ha observado
que muchas empresas tienden inicialmente a mantener los inventarios de
repuestos a un nivel muy bajo, pero después de su mala experiencia caen en
el otro extremo de acaparar los repuestos que pueden conseguir.

Las condiciones particulares de un país en desarrollo como el nuestro

inducen a las empresas a mantener mayores existencias de repuestos de lo
que es habitual y necesario en industrias similares de los países
desarrollados. Las razones son:

(a) Las condiciones climáticas severas y húmedas provocan el deterioro

de piezas que normalmente no necesitan ser reemplazadas en países
de zonas templadas. El tratamiento inadecuado y la sobrecarga de las
máquinas por parte de operadores que no están suficientemente
capacitados, así como el mantenimiento incompetente (ambas cosas
más frecuentes en los países en desarrollo) también contribuyen a
mayores grados de deterioro.

(b) Los sistemas de comunicación y distribución poco fiables hacen que a

menudo sea imposible realizar pedidos urgentes de piezas de repuesto
y recibirlas en poco tiempo. Si hay que pedir piezas al extranjero, el
despacho de aduanas retrasa considerablemente la entrega; No son
inusuales los retrasos de diez días o más causados únicamente por el
despacho de aduana de piezas de repuesto enviadas por avión a un
país.

(c) Las licencias de importación y los controles cambiarios incitan a

muchas empresas a almacenar más repuestos de los necesarios. La
incertidumbre sobre las cuotas futuras hace que parezca más seguro
utilizar plenamente las oportunidades de importación cuando se
ofrecen, en lugar de confiar en la futura asignación de licencias de
importación de divisas cuando se necesiten repuestos. En los sistemas
de control de las importaciones, las necesidades de sustitución
previstas, tal como se reflejan en las solicitudes de licencias de
importación, tienden a exagerarse. El temor a cambios repentinos en
las regulaciones de importación (por ejemplo, introducción de nuevos
controles, derechos de importación más altos, etc.) también explica el
mantenimiento excesivo de existencias. Puede señalarse que es el
sistema económico, más que la incapacidad de los directivos, lo que
conduce al despilfarro de recursos de capital escasos, a una
competencia entre las ganancias y pérdidas de una sola empresa y las
ganancias y pérdidas económicas generales de la empresa. país.
Cuando las condiciones de los procesos de fabricación requieren una pronta
disponibilidad de repuestos, el sistema de almacenamiento descentralizado
de repuestos tiene muchas ventajas que ningún otro sistema ofrece. Sin
embargo, si se elige este sistema, es necesario hacer todo lo posible para
alcanzar niveles óptimos de carga, es decir:

(a) Los operadores y trabajadores de mantenimiento deben estar bien

capacitados para trabajar con el equipo para minimizar las averías.

(b) Es necesario mejorar los sistemas de comunicación y distribución de

repuestos. Se podría ganar mucho facilitando y acelerando el
despacho de aduana de las importaciones de repuestos.

(c) El control de las importaciones de repuestos debería ser menos arbitrario

y liberarse de largos procedimientos administrativos.

Se inmovilizará menos capital si se centraliza el almacenamiento de

repuestos. Cuanto mayor es la centralización, menores son los inventarios
necesarios para todo tipo de repuestos, porque entra en vigor una especie de
“principio de seguro”. Desde este punto de vista, lo más preferible sería el
más alto grado de centralización, es decir, el mantenimiento de existencias
centrales a nivel nacional. Otros argumentos a favor de centralizar stocks
son:

(a) Una agencia central tiene mejor información sobre posibles

proveedores de repuestos tanto en el país como en el extranjero.

(b) Los pedidos para la fabricación nacional de repuestos pueden

agruparse y así racionalizarse la producción.

(c) Las piezas de repuesto para modelos más antiguos que ya no se

fabrican están mejor identificadas; el mantenimiento central de
existencias facilita mucho su disponibilidad.

(d) Se facilita y acelera la gestión de licencias de importación y despacho

de aduanas.

Sin embargo, el buen funcionamiento del sistema de almacenamiento central

depende de una serie de condiciones que deben cumplirse para evitar daños
a la economía que sean más graves que cualquier posible beneficio:

(a) El sistema de comunicación debe estar bien desarrollado; debe permitir la

pronta realización de pedidos. Esto es muy importante.
(b) La gestión de los stocks centrales debe tener excelentes estándares
profesionales. La contabilidad y el control de inventarios precisos
deberían ser algo natural. Además, los hombres encargados de
planificar los inventarios y comprar las piezas deben ser técnicos
calificados y familiarizados con las tecnologías de las distintas
industrias.

(c) Deben existir instalaciones suficientes para el transporte rápido de las

piezas solicitadas, tanto desde los proveedores de estas piezas hasta el
stock central como desde allí hasta los fabricantes que las demandan,
y estas instalaciones deben estar disponibles independientemente de
los monzones, las sequías y otros efectos estacionales.

Sin embargo, la situación actual dista aún de cumplir estas condiciones; los
sistemas de comunicación y transporte tienen cuellos de botella de un tipo u
otro; Además, las distancias dentro del país son enormes en comparación
con los estándares extranjeros. Sin embargo, el punto más crucial parece ser
dominar la tarea administrativa de una agencia central que garantice el
suministro para tantas y diferentes empresas. Incluso en un sector industrial
pequeño, la centralización de existencias requerirá una gestión muy
sofisticada.

La mejor manera de gestionar eficientemente una agencia central de

repuestos podría ser mediante una empresa comercial, por ejemplo, una
cooperativa o agencia de compras y almacenamiento. Los formularios
individuales deben tener confianza en esta agencia como un proveedor
rápido. A su vez, el suministro rápido sólo es posible para la agencia si tiene
acceso seguro a piezas de repuesto, ya sea mediante importaciones o
producción local. El papel principal de la agencia central sería racionalizar
el almacenamiento de repuestos y así ahorrar capital escaso.

La agencia central, si se concibe como una autoridad pública y se le dota del

poder de controlar y aprobar los pedidos de repuestos de las empresas
individuales, correría el peligro de convertirse en una institución
superburocrática que sea un obstáculo más que un promotor del desarrollo
económico. inversión, mantenimiento y reposición de capital. Puede que
valga la pena tomar en consideración las experiencias de los países europeos
y aquí bajo el régimen de racionamiento y suministro controlado durante la
Segunda Guerra Mundial y los primeros años de la posguerra. La
experiencia de una gran acería del sector público en un país en desarrollo
bastante avanzado también puede ilustrar este punto:
 “La gestión de los pedidos de las distintas plantas al
departamento de compras en relación con piezas de repuesto y
accesorios que se necesitan con urgencia amenaza gravemente
las operaciones de producción. En algunos casos, las
solicitudes urgentes de plantas no fueron transmitidas por las
oficinas, que no están en condiciones de juzgar la necesidad o
urgencia de las compras. Las repetidas solicitudes de las
plantas no tuvieron éxito”.

Las dificultades a nivel de una agencia central nacional para el suministro de

repuestos se multiplicarían en comparación con las que surgen a nivel de una
sola empresa.

De las discusiones anteriores se desprende que un almacenamiento central

de repuestos a nivel nacional probablemente sea una política racional sólo
para sectores industriales especializados o pequeños, para una industria que
no esté demasiado diversificada o para grandes departamentos
gubernamentales como P&T, Ferrocarriles, Estado Transporte por Carretera,
Líneas Aéreas etc., que dispongan de una red de comunicaciones cautiva.
Incluso entonces no debería aspirarse a una centralización completa; Las
piezas económicas que se necesitan con frecuencia se almacenan mejor en la
planta individual, al igual que los repuestos importantes para la producción
continua. El stock central asumiría el papel de “mayorista”, una agencia
general de compras; podría ser administrado de forma privada o por una
autoridad pública, lo que fuera más apropiado dentro del contexto de la
economía; sin embargo, debería gestionarse sobre una base comercial.

En todos los demás casos, las probabilidades parecen estar más a favor de
una solución modificada para establecer existencias centrales de repuestos a
nivel regional. Esta solución sería similar a la media central a nivel nacional
en un país pequeño. La distancia entre las distintas empresas y el stock
regional de repuestos es cada vez menor; Se reducen los problemas de
transporte, disminuyen las dificultades de gestión. Las salvedades y
limitaciones que se esbozaron al hablar de las existencias de repuestos a
nivel nacional se aplicarán, por supuesto, también aquí. En términos
generales, las existencias centrales de repuestos a nivel regional son un
compromiso razonable entre una fácil disponibilidad de repuestos y la
inmovilización del menor capital posible.

Un problema que puede resolverse mejor a nivel nacional que a nivel

regional es la asignación de pedidos para la producción nacional de
repuestos. Si se da preferencia a los talleres mecánicos que se encuentran
dentro de la región (para reducir los problemas de comunicación y
 transporte), las capacidades se utilizan de manera desigual entre las
diferentes regiones, a menos que los talleres mecánicos también estén
distribuidos equitativamente.

Se pueden establecer existencias centrales de repuestos a nivel de sucursales

para todo el país o a nivel regional. Dividir las existencias regionales de
repuestos, según las distintas ramas industriales, en unidades de
almacenamiento independientes puede resultar económico, siempre que se
cumplan las condiciones previas de buena comunicación y transporte.

Las existencias de repuestos especializados para ramas individuales pueden

reducir los estándares técnicos y administrativos que se requieren cuando se
mantienen grandes existencias generales para todas las industrias. Pero no
deben pasarse por alto ciertas excepciones; Si una industria no está
concentrada regionalmente, la opción sería mantener menos existencias,
racionalizando así los problemas de almacenamiento pero creando
problemas de transporte y comunicación, o mantener un mayor número de
existencias al alcance de todas las empresas pero renunciando a posibles
ahorros de capital. en almacen. Las existencias regionales de repuestos a
nivel de sucursales serían favorables si las industrias estuvieran concentradas
regionalmente; Serían muy económicos si se concentraran diferentes tipos de
industrias en diferentes regiones.

8. Fabricación Local de Repuestos

A veces puede resultar imposible conseguir las divisas necesarias para la

compra de piezas de repuesto al fabricante de una instalación o de una
máquina. Además, otras circunstancias podrían justificar una fabricación
local de repuestos.

Así, la fabricación de repuestos para maquinaria de alta calidad, al menos

piezas tratadas térmicamente, piezas mecanizadas con tolerancias estrechas,
engranajes, componentes hidráulicos, componentes neumáticos,
componentes eléctricos y electrónicos, piezas más grandes de acero o hierro
fundido, rodamientos de bolas y de rodillos y Componentes similares de
máquinas o plantas requerirán artesanos altamente cualificados y máquinas
herramienta de alta calidad, así como suministro de materias primas
adecuadas. Otro hecho importante es que los planos y descripciones del
proceso de fabricación no suelen ser proporcionados por el fabricante, y
obtenerlos se vuelve especialmente difícil después de firmar el contrato de
compra original. Esta información tiene un gran valor de venta potencial
 para el fabricante si está patentada o tiene características secretas de diseño y
fabricación.

Otro hecho es que la fabricación local de piezas de repuesto es en muchos

casos más cara que la compra, aunque los fabricantes suelen exigir un precio
bastante elevado en comparación con los costes reales de fabricación. Sin
embargo, un fabricante normalmente está en condiciones de poder fabricar
más de una pieza a la vez y también tiene las herramientas especiales
necesarias, plantillas, accesorios, máquinas herramienta adecuadas, etc.

Si la fabricación local de repuestos es la única solución, la máquina o planta

debe analizarse cuidadosamente para establecer qué repuestos se necesitan y
qué datos técnicos se necesitan para facilitar la fabricación, por ejemplo,
materia prima, herramientas e instalaciones y su costo.

Las compras adicionales necesarias y toda la organización de la fabricación

local deben establecerse y considerarse como parte de la inversión propuesta
para la máquina o planta. Si no se planifican estas instalaciones adicionales,
toda la base de la inversión inicial es falsa. Si se compra e instala la
instalación o la máquina, la producción puede detenerse porque no se puede
realizar el mantenimiento necesario.

El análisis de los requisitos de las instalaciones a veces resulta difícil porque

el conocimiento sobre la planta o máquina propuesta puede ser insuficiente.
Sería útil y necesaria una discusión abierta con el fabricante, con otros
compradores y usuarios o consultores con experiencia en mantenimiento
para aclarar la importancia del suministro de repuestos.

9. Problemas de identidad y calidad del surtido

Hay demasiadas piezas de repuesto en comparación con otros materiales.

Una planta de tamaño moderado con pocas máquinas tiene que almacenar
miles de repuestos, mientras que incluso una planta multiproducto puede
necesitar sólo unas pocas materias primas. El enorme tamaño del rango
impone una carga tremenda sobre las acciones de control de la dirección. En
última instancia, las piezas de repuesto son manejadas de manera rutinaria
en el nivel más bajo de la gestión, la mayoría de las veces, por los
empleados de las tiendas, a menos que se utilice una computadora.

Las materias primas se requieren continuamente y se identifican fácilmente.

Es casi imposible para un almacenista de la planta identificar los miles de
repuestos que han estado en su inventario durante meses o años sin mi
emisión. Las piezas se mezclan, pierden etiquetas de identidad o marcas de
 reconocimiento y nadie sabe qué pieza estaba destinada a qué máquina. A
menudo, las máquinas ya no existen en la planta, pero las piezas siguen
almacenadas por falta de identificación.

Para una planta promedio es casi imposible verificar la calidad de cada una
de las variedades de repuestos que se necesitan. Sólo usuarios como Arm
Forces, Railways, P&T y otros usuarios importantes pueden permitirse estos
controles de calidad. La planta promedio tiene que protegerse contra
repuestos espurios.

Mientras que los efectos de las materias primas inferiores suelen ser
detectados incluso por una organización primitiva de control de calidad en
una planta, los efectos de los repuestos espurios se retrasan
considerablemente; incluso si un repuesto de este tipo falla prematuramente,
no es fácil culpar a la calidad del repuesto, en vista de la alta variabilidad
natural en las necesidades de un período a otro, incluso de repuestos
utilizables. Sólo en el caso de una pieza de repuesto que se mueve
rápidamente la naturaleza espuria se identifica razonablemente pronto.

10. Actitud de gestión

La gestión de repuestos plantea algunos problemas teóricos y prácticos muy

desafiantes. Aunque los avances en el aspecto teórico no son tan extensos
como en el caso de la clase general de materiales, en los últimos años se han
realizado algunos análisis notablemente penetrantes. Entonces, ¿por qué
tienen tan poco impacto en la gestión real de repuestos? Las razones más
bajas han sido las responsables de este estado de cosas;

(a) Las piezas de repuesto se consideran sólo una de las diversas clases de
materiales utilizados por una planta. El gerente de materiales suele
estar más preocupado por la disponibilidad inmediata de las materias
primas. En términos de consumo diario y de problemas causados por
la falta de disponibilidad de alguno de ellos, tienen un valor de
molestia mucho mayor e inmediato que cualquier otro tipo de
material. En cualquier caso, las piezas de repuesto son demasiadas,
demasiado especializadas y demasiado complicadas de pronosticar o
controlar. Por lo tanto, toma el camino de menor resistencia y deja su
gestión a una persona relativamente menor.

(b) Los repuestos no se consideran un problema de la élite de la planta, es

decir, del personal de producción o de operaciones. El suministro de
repuestos en tiempo y en la cantidad requerida, es un servicio al
departamento de mantenimiento. y el departamento de mantenimiento.
 En sí mismo es un servicio para el departamento de
producción/operaciones. piezas de repuesto. Por lo tanto, son un
servicio para un servicio y, en consecuencia, pierden importancia.

(c) El administrador de repuestos no tiene acceso a una computadora de alta

velocidad (ni siquiera a una máquina sumadora, a veces) que calculará
los numerosos parámetros de inventario para una gama enloquecedora
de repuestos; no tiene acceso a un analista de alto nivel que le ayude,
explique o resuelva sus problemas únicos ni a un funcionario de alto
nivel en su propia organización que intente dedicar algún tiempo a
comprender las limitaciones con las que trabaja; o incluso a un
ingeniero de mantenimiento comprensivo que no lo despreciará
diciéndole “es su trabajo conseguirme el repuesto que quiero y cuando
lo quiero”.

(d) La mayoría de los ingenieros de mantenimiento adoptan la misma actitud

hacia el director de repuestos que la que adopta el personal de
producción hacia el ingeniero de mantenimiento. No entienden que el
papel que juega un ingeniero en la gestión de este material es mayor
que en la gestión de cualquier otro material. A menos que la
profesión de la ingeniería (particularmente los ingenieros de
mantenimiento) se tome en serio el estudio de este aspecto de la
gestión de materiales, no hay esperanza de ninguna mejora
satisfactoria en esta área. Afortunadamente, es fácil para un ingeniero
comprender los problemas y el análisis estadístico involucrado,
debido a su experiencia. Los ingenieros serían excelentes
administradores de repuestos. Según la experiencia, los ingenieros
que participan en programas de capacitación en gestión de
mantenimiento comprenden los problemas relacionados con la gestión
de repuestos y sus soluciones mucho mejor que los participantes que
no son ingenieros en programas de gestión de materiales. Esto no
pretende reducir la potencia de este último, pero el hecho es que la
gestión de repuestos implica una gran cantidad de conocimientos de
ingeniería, criterio de ingeniería y familiaridad con conceptos
estadísticos de los que comúnmente están disponibles para un gerente
de materiales.
(e) Finalmente, los teóricos también han hecho muy poco para ayudar al
administrador de repuestos. Un estudio de varios artículos eruditos
que aparecen en revistas de investigación de operaciones o de ciencias
de la gestión (casi toda la literatura sobre problemas de piezas de
repuesto parece aparecer en revistas de matemáticas) que adjuntan, y a
veces ofrecen, soluciones a algún problema específico, muestra que
existe una gran brecha entre De hecho, a menudo uno se pregunta si
 estas personas y el pobre gerente de repuestos de bajo nivel conocen
siquiera la existencia del otro. Lo que el responsable de repuestos
necesita hoy en día son reglas básicas y sencillas. Hasta que una
planta promedio pueda darse el lujo de compartir el tiempo de la
computadora, los cálculos manuales serán la regla. Incluso con la
computadora, el juicio del ingeniero seguirá siendo un elemento
subjetivo que influirá fuertemente en las decisiones de inventario.

Parece, entonces, que cualquiera que sea el patrón organizacional, la gestión

de repuestos a nivel de planta la realiza mejor una persona con experiencia
en ingeniería. Una ventaja para la posteridad será que es probable que dicha
persona exponga los problemas más claramente al teórico. En cualquier
caso, él y el ingeniero de mantenimiento podrán hablar el mismo idioma y
en esa medida su trabajo será más fácil. En plantas muy pequeñas, el
ingeniero de mantenimiento tendrá que actuar como asesor (debe estar
capacitado en gestión básica de materiales) si la planta no puede permitirse
un ingeniero gerente para repuestos. Sería demasiado para el ingeniero de
mantenimiento ser también responsable de repuestos.

A medida que uno se aleja de las unidades individuales consumidoras de

repuestos (por ejemplo, una fábrica), el problema de la gestión se vuelve
más parecido al de otros materiales y la necesidad de influencia del criterio
de ingeniería se vuelve menos urgente. A nivel de un almacén central, el
problema es casi puramente un problema de gestión de materiales; Es
posible que solo se requiera la asistencia de un ingeniero cuando el patrón de
demanda de un repuesto en particular muestre desviaciones inesperadas e
inexplicables.

Es poco probable que todos los problemas teóricos de la gestión de repuestos

tengan alguna vez una solución completa. Lo que ahora se necesita es una
definición más clara de los problemas existentes, su discusión en revistas
dedicadas a la gestión de materiales, en lugar de a la investigación operativa,
para que los especialistas en el campo puedan abordar problemas que valgan
la pena y ofrecer soluciones consistentes con las capacidades de las personas
que van a utilizarlos, contando con instalaciones y tiempo a su disposición.
Además, la profesión de ingeniería debería colaborar con el administrador de
materiales para desarrollar la ciencia de la gestión de repuestos.